具体日常工作流程
一、 抄表(每月1号):
a) 向南加工场抄水表、电表(可安排统计做),计算宿舍用水用电,按标准在住宿员工工资中扣回。
b) 大板桥2号抄表由陈德锦负责(提前给一份上月的表底数给对方对照),1号2点左右要陈德锦交回抄表数,根据抄表数计算每一租户水电费兼填写租金及水电费收据,整理好后交由陈德锦负责收租。收到租金在5号前交租给大板桥2号业主,存入业主中国银行户口,余下款项扣除水电杂费等费用后交回给老板。
二、 考勤,交费(每月约2号):
a) 考勤(每月2号各店交考勤表),未交要催交,计算工资。 b) 填写费用审批单:各店(西乡除外)税款、工商费、水费、电费、环保费、电话费、租金、牌照费等,给老板娘审批,交给兴总缴交。另外,每月初招商国际冷链会传真仓租对帐单来,写审批单给老板审批后安排汇款给对方。
三、 发放工资,门市饼卡回收,交租金(每月约5号)。
a) 发放工资,每月计算好工资后填写审批单给老板审批,将金额写给兴总提款,再与兴总一起发放工资(西乡则将工资单交罗晓红发放即可)。
b) 门市饼卡:每月统计好与各店店长收回转交老板娘。 c) 存大板桥2号租金。
四、 电费查询,报表核对(每月约8号):
a) 单月查询向南加工场电费(三个电表),并填写审批单给老板娘审批,再由她安排款项转交兴总缴交。大板桥2号直接在收取的房租中提取交兴总一起缴交。
b) 单月查询大板桥2号电费(两个电表),并从收取的房租中提取交兴总一起缴交。
c) 双月查询白石洲电费(一个表),填写审批单给老板娘审批再安排款项,给兴总缴交。
d) 报表核对:每月会计做好各店报表后,核对无误再后,打印出来,给老板一份,老板娘一份,各店主管一份,财务部留底一份。
五、 电话费缴交(约15号):
a) 打印手机电话费扣费存折,剔出当月扣款金额合计,填写审批单(附复印一份)给老板娘审批后安排款项交兴总存入该存折。
b) 向南加工场的座机电话直接由对公的发展行扣帐,只需保证有足够款项扣款即可,若然不够,向老板娘提出(存入足够现金)。
六、 水费查询(单月约17号):
a) 向南加工场水费查询(27个水表),查询后写审批给老板娘审批并安排款项交兴总缴交。
b) 允记水费查询(2个水表),查询后写审批给老板娘审批并安排款项交兴总缴交。
c) 大板桥2号水费查询(2个水表),查询后从收取房租中提取交兴总缴交。
七、 工资审批表(约25号):出工资审批表给相应主管填报加工资数,
然后给老板批核,依照批核后工资审批表计算工资,做工资表并填
写审批单给总经理批复,审批后由兴总提款,与兴总一起发放工资。
八、 汇博开增值税发票(约25号):统计每月会将汇博当月应收面包金
额交来,按该金额书面出一份通知书给品佳品财务陈小姐,开具增值税票,将增值税票交送货员莫叔交汇博财务签收,对方出支票后可叫送货员代收或自己直接去收取,收回支票再交品佳品财务陈小姐入票,并挂品佳品应收款。
九、 发票购买(发票用完即自行安排):
1) 购买发票款项从扣税银行帐户中扣除,每次扣减之发票款须填写审批单经老板娘签名后,将款项交由兴总存入该对应之银行帐户(由于金额太少,可季度或半年打印一次银行清单核对后再安排款项存入。地税在购买时直接支付,所以不须此步骤)。
2) 购买发票之公司名称:
a) 深圳市南山区大快乐食品加工场:国税发票。
b) 南山区大快乐第二面包店:国税发票。
c) 深圳市南山区允记大排档:地税发票。
3) 代开发票(国税):
若然加工场不够发票开给客户时,要到国税局代开,事前必须上网申请(须填写客户全称),打印代开清单,加盖公章并复印代办人身份证,计算出税款,将该款项存入该扣税银行帐户,再到税局代开。
十、 存折(每星期),打印存折给会计对帐,并监察各店收入有否存入
银行(西乡店除外,对现金结存)。
十一、 应收款跟进(随时):监管应收款是否收齐,及追收国内之应收
款,及内部应收款之调整或对冲(须经老板娘审批)。
十二、 应付款跟进(随时):安排各店(西乡除外)支付应付款(主要
有外部,内部:兴记等),支付前必须先预留水电费、租金、工资等必须要支出。(特别注意:每月跟进兴记应付大昌行货款,每批货 90 天数期,要在数期内安排货款汇给对方)。
十三、 盘点:每月最后一天安排各仓库盘点,总仓由会计负责,南头
分店仓、西乡分店仓由统计负责(每月倒数第二天盘点)。
十四、 年结:各店(西乡店、南头店)每年12月31日年结,仓存+
预留金-应付款=新一年初始数据。
十五、 每月收回陈德锦社保费,按当月银行实际扣款额收取。 十六、 日记帐:
1) 向南办公室日常费用现金支付,登记现金日记帐。
2) 对公银行 - 发展银行帐户,支票管理,登记银行日记帐。 十七、 其他:
a) 废品处理:各门市卖废品收入要登记入专门登记簿,收入费用用于支付购买清洁用品,员工加菜等。无需登记处入帐,每三个月例行查询即可。
b) 招工:新招员工,除规定范围内的,如果无规定的,要由总经理决定。
具体日常工作流程
一、 抄表(每月1号):
a) 向南加工场抄水表、电表(可安排统计做),计算宿舍用水用电,按标准在住宿员工工资中扣回。
b) 大板桥2号抄表由陈德锦负责(提前给一份上月的表底数给对方对照),1号2点左右要陈德锦交回抄表数,根据抄表数计算每一租户水电费兼填写租金及水电费收据,整理好后交由陈德锦负责收租。收到租金在5号前交租给大板桥2号业主,存入业主中国银行户口,余下款项扣除水电杂费等费用后交回给老板。
二、 考勤,交费(每月约2号):
a) 考勤(每月2号各店交考勤表),未交要催交,计算工资。 b) 填写费用审批单:各店(西乡除外)税款、工商费、水费、电费、环保费、电话费、租金、牌照费等,给老板娘审批,交给兴总缴交。另外,每月初招商国际冷链会传真仓租对帐单来,写审批单给老板审批后安排汇款给对方。
三、 发放工资,门市饼卡回收,交租金(每月约5号)。
a) 发放工资,每月计算好工资后填写审批单给老板审批,将金额写给兴总提款,再与兴总一起发放工资(西乡则将工资单交罗晓红发放即可)。
b) 门市饼卡:每月统计好与各店店长收回转交老板娘。 c) 存大板桥2号租金。
四、 电费查询,报表核对(每月约8号):
a) 单月查询向南加工场电费(三个电表),并填写审批单给老板娘审批,再由她安排款项转交兴总缴交。大板桥2号直接在收取的房租中提取交兴总一起缴交。
b) 单月查询大板桥2号电费(两个电表),并从收取的房租中提取交兴总一起缴交。
c) 双月查询白石洲电费(一个表),填写审批单给老板娘审批再安排款项,给兴总缴交。
d) 报表核对:每月会计做好各店报表后,核对无误再后,打印出来,给老板一份,老板娘一份,各店主管一份,财务部留底一份。
五、 电话费缴交(约15号):
a) 打印手机电话费扣费存折,剔出当月扣款金额合计,填写审批单(附复印一份)给老板娘审批后安排款项交兴总存入该存折。
b) 向南加工场的座机电话直接由对公的发展行扣帐,只需保证有足够款项扣款即可,若然不够,向老板娘提出(存入足够现金)。
六、 水费查询(单月约17号):
a) 向南加工场水费查询(27个水表),查询后写审批给老板娘审批并安排款项交兴总缴交。
b) 允记水费查询(2个水表),查询后写审批给老板娘审批并安排款项交兴总缴交。
c) 大板桥2号水费查询(2个水表),查询后从收取房租中提取交兴总缴交。
七、 工资审批表(约25号):出工资审批表给相应主管填报加工资数,
然后给老板批核,依照批核后工资审批表计算工资,做工资表并填
写审批单给总经理批复,审批后由兴总提款,与兴总一起发放工资。
八、 汇博开增值税发票(约25号):统计每月会将汇博当月应收面包金
额交来,按该金额书面出一份通知书给品佳品财务陈小姐,开具增值税票,将增值税票交送货员莫叔交汇博财务签收,对方出支票后可叫送货员代收或自己直接去收取,收回支票再交品佳品财务陈小姐入票,并挂品佳品应收款。
九、 发票购买(发票用完即自行安排):
1) 购买发票款项从扣税银行帐户中扣除,每次扣减之发票款须填写审批单经老板娘签名后,将款项交由兴总存入该对应之银行帐户(由于金额太少,可季度或半年打印一次银行清单核对后再安排款项存入。地税在购买时直接支付,所以不须此步骤)。
2) 购买发票之公司名称:
a) 深圳市南山区大快乐食品加工场:国税发票。
b) 南山区大快乐第二面包店:国税发票。
c) 深圳市南山区允记大排档:地税发票。
3) 代开发票(国税):
若然加工场不够发票开给客户时,要到国税局代开,事前必须上网申请(须填写客户全称),打印代开清单,加盖公章并复印代办人身份证,计算出税款,将该款项存入该扣税银行帐户,再到税局代开。
十、 存折(每星期),打印存折给会计对帐,并监察各店收入有否存入
银行(西乡店除外,对现金结存)。
十一、 应收款跟进(随时):监管应收款是否收齐,及追收国内之应收
款,及内部应收款之调整或对冲(须经老板娘审批)。
十二、 应付款跟进(随时):安排各店(西乡除外)支付应付款(主要
有外部,内部:兴记等),支付前必须先预留水电费、租金、工资等必须要支出。(特别注意:每月跟进兴记应付大昌行货款,每批货 90 天数期,要在数期内安排货款汇给对方)。
十三、 盘点:每月最后一天安排各仓库盘点,总仓由会计负责,南头
分店仓、西乡分店仓由统计负责(每月倒数第二天盘点)。
十四、 年结:各店(西乡店、南头店)每年12月31日年结,仓存+
预留金-应付款=新一年初始数据。
十五、 每月收回陈德锦社保费,按当月银行实际扣款额收取。 十六、 日记帐:
1) 向南办公室日常费用现金支付,登记现金日记帐。
2) 对公银行 - 发展银行帐户,支票管理,登记银行日记帐。 十七、 其他:
a) 废品处理:各门市卖废品收入要登记入专门登记簿,收入费用用于支付购买清洁用品,员工加菜等。无需登记处入帐,每三个月例行查询即可。
b) 招工:新招员工,除规定范围内的,如果无规定的,要由总经理决定。