第八章 会议类公文的写作
会议类公文主要有两种：议案和会议纪要。
第一节 议案
议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文。在人民代表大会召开期间，“人大”代表个人或联名向会议提出的意见和建议，以议案形式提交会议处理，不代表一级政府的意见，不属公文范畴。
一、特点
议案具有以下四个特点：
（1）作者的法定性。议案的作者要由宪法及其他有关法律规定。行政公文中的议案作者是各级人民政府。宪法规定，全国人民代表大会和地方各级人民代表大会是人民行使国家权力的机关，国家或地方各方面的重大事项须经人民代表大会及其常委会讨论、决定，才能付诸施行。因此，国务院和地方各级人民政府对于应由同级人民代表大会及其常委会讨论、决定的重大事项，应写成议案提请同级人民代表大会或其常委会审议。
（2）内容的特定性。议案所提内容须属于人民代表大会及其常委会职权范围内的事项。根据宪法规定，国务院和地方各级人民政府提请同级人民代表大会及其常委会在其职权范围内审议的重大事项主要有：
①行政法规。如《××省人民政府关于提请审议〈××省城市规划条例（草案）〉的议案》。 ②重要行政机构变动。如《国务院关于提请审议设立中华人民共和国监察部的议案》。 ③重大行政举措。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。
④主要行政领导人任免。如《国务院关于提请审议侯捷等二同志职务任免的议案》。
⑤缔结国际条约和协定。如《国务院关于提请审议批准〈中华人民共和国和乌克兰领事条约〉的议案》。
（3）生效的审议性。议案必须经过各级人民代表大会或其常委会的集体讨论和审议通过后，方能生效。一般来说，向地方各级人民代表大会会议提出的议案，由主席团提请人民代表大会会议讨论，或者交议案审查委员会审查后提请人民代表大会会议讨论。
（4）提交的时限性。议案须由人民政府在法定时间内（人大或人大常委会举行会议期间）以书面形式提出。
（5）行文的定向性。议案只能向同级人民代表大会或其常委会行文，不能向别的任何部门和单位行文。
二、分类
议案主要分为以下种类：法律案（简称法案）、预算案、弹劾案、重大事项案、机构设置案、人事任免案、批准条约案等。
三、格式和写法
议案虽然种类较多，但写法大体相似，一般包括版头、发文字号、标题、主送机关、正文、签署、成文时间等部分。
1. 版头
议案的版头，与其他公文有所不同。只使用发文机关的全称，而不加“文件”二字。
2. 发文字号
与其他公文相似之处是都采用常规发文字号，不同之处是：机关代字后用一“函”字，如“粤府函〔2006〕×号”；也可省略“函”字，如“粤府〔2006〕×号”。
3. 标题
也称“案由”，一般采用完整的公文标题形式，即“议案提出机关+提请审议的事由（或称“议案事项”）+文种”，如《国务院提请全国人民代表大会常务委员会审议〈中华人民共和国学位条例（草
案）〉的议案》；有时也省略机关名称，如《关于提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案》。须注意的是：第一，如果事由是国内事项，其动词应用“提请审议”，属于行政法规与规章，其后应加“（草案）”字样；第二，如果是国际条约或协定，其动词应用“提请审议批准”，条约和协定之后不加“（草案）”字样。
4. 主送机关
议案必须写明主送机关，而且只能写一个主送机关，用同级人民代表大会或者人民代表大会常委务员会的全称或规范化简称，如在人民代表大会或人民代表大会常务委员会开会期间提出议案，应标明届次，如“东莞市第十三届人民代表大会第一次会议”。
5. 正文
正文内容一般包括提出议案的原由、提请审议的事项、提请审议的要求三个具有因果联系的层次，写法近似请示。具体写法主要有以下两种：
（1）含案法，即把提请审议的方案写进议案的正文之中，这样，正文就包括案据、方案、结语三部分。
①案据。是提出议案的依据，包括提出审议事项的目的、原由、意义等，以表明其必要性、重要性，详略据实际需要而定。
②方案。是提出审议的事项和解决有关问题的措施和方法，要写得清楚、明确。
⑧结语。提出审议要求，如“请予审议”、“现提请审议”、“请审议”、“请审议决定”等。
（2）另案法，即把提请审议的方案如行政法规和规章、国际条约和协议放在议案之后而不列入正文。这些方案不能视为附件，因此在正文之后不能加附件说明。
6. 签署
行政首长签名，前面冠以职务名称，如“××市人民政府市长 ×××”。
7. 成文时间
以行政首长签发日期为准，一般标明在正文右下方。
四、例文
关于提请审议《广东省野生动物
保护管理条例(草案) 》的议案
广东省人民代表大会常务委员会：
为加强我省野生动物保护管理，省政府拟订了《广东省野生动物保护管理条例(草案) 》。该草案已经省政府常务会议讨论通过，现提请审议。
广东省人民政府省长卢瑶华
二OO 一年一月十八日
第二节 会议纪要
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的公文。
并不是任何形式的会议都可以使用会议纪要，只有那些达成了共识、作出了指挥工作和行动的决定，并要求有关方面共同执行的专业性或专项性会议，才能使用，如机关领导办公会议（例如《中共××市委常委会二00六年第×次会议纪要》）、专题工作会议（例如《全国统战工作会议纪要》）或工作座谈会议（例如《城市经济体制改革试点工作座谈会纪要》）等。而那些庆典、表彰、讨论、欢迎欢送之类的会议；不能使用会议纪要，若要向外传达会议情况，可用会议简报；代表大会、全体会议也不使用会议纪要，传达这类会议的情况或决议事项，可用“公报”（全国性的代表大会或全体会议）或“决议”。
一、特点
会议纪要主要有如下几个特点：
（一）材料方面，记录性与择要性并存
写作会议纪要必须忠实会议内容，它只能在会议记录、发言材料的基础上形成，不能凭主观臆
想去写。
会议纪要与会议记录都可以用来记载会议情况和议定事项，但会议记录是现场原始记录，有言必记，且是不外发的内部文书，而会议纪要则是在会议记录的基础上择要而成，且既可内部存档备查，又可外发传达会议情况。
（二）作用方面，知照性与指挥性并存
会议纪要与会议简报都可外发，以传达有关会议的信息，但二者也有区别。首先，会议纪要除知照性外还有指挥性，对与会者和有关单位有约束力，必须贯彻执行；简报是纯粹知照性的，只传达会议情况，交流信息，供有关单位参考，对收文者没有约束力，不要求贯彻执行。其次，由于会议纪要具有指挥性，所以它只传达会议情况和议定事项，写作时不能对会议情况和议定事项发表议论以及进行分析、评价；而编写会议简报时，除要写清会议基本情况内容外，还可以对会议及会议有关内容进行评述。第三，由于会议纪要既有知照性，又有指挥性，因而要求写得详尽，以便贯彻执行，其篇幅一般也就不受限制；而简报则要求文字简短，一般在1000~2000字之间。
（三）内容方面，宽泛性与集中性并存
与决议相比，会议纪要的内容更宽泛。决议往往只写重大会议的重大问题、重大事项，有较高的权威性，而会议纪要要写明会议基本情况，并且围绕中心议题全面展开，其内容既可以是国家大事，也可以是机关日常工作，它的权威性比起决议来要小。
会议纪要只写会议中达成一致的意见，存在分歧、尚未成熟的意见，不能写进纪要。
（四）运行方面，上行、平行、下行并存
会议纪要在外发时，可上行送达上级机关，使其掌握本单位、本部门的工作情况；可平行送达兄弟单位，使其了解本单位、本部门的信息；也可下行发给下级机关，使其领会本机关的工作意向。
二、分类
会议纪要的类型取决于会议的类型，亦即会议的内容、性质。可写纪要的会议可分为办公会议和工作会议（包括专题工作会议和工作座谈会议）两类，所以会议纪要也可分为办公会议纪要和工作会议纪要两类。
办公会议纪要和工作座谈会议纪要一般是根据会议的发言记录，在会议之后整理写作而成。起草时，应对发言者所引材料进行核实，以做到内容准确无误。专题工作会议纪要是会议的重要文件之一，所以它常常并非开完会后才起草，而是在开会前或召开会议的过程中根据有关领导的报告、讲话起草，届时拿到会议上交与会人员讨论，取得一致意见后再定稿。
三、格式和写法
会议纪要的结构一般包括标题、题注、正文三部分。它一般不标注主送机关。有的不用题注而在正文之后标明发文机关和时间。
（一）标题
会议纪要的标题一般由“会议名称+文种”构成，如《全国统战工作会议纪要》，《××省供销社办公会议纪要》。有的会议的会议名称不明显，就以会议主要内容代替会议名称，如《××大学关于校庆工作的会议纪要》。
（二）题注
会议纪要一般在标题之下标明时间并用圆括号括住，这一时间应该是其通过或写成时间，而不是会议召开时间。
（三）正文
会议纪要正文的写作，因类型的不同而各有所不同。
1. 办公会议纪要
办公会议纪要正文一般包括两方面内容：
（1）会议召开情况，包括会议时间、地点、主持人、出席人、议题等。这些内容在正文开头写出，也可列表写明。
（2）会议议定事项，包括会议决定的事项，提出的工作要求等。若一次会议研究了几项不相干的工作，也可一一开列出来。
2. 工作会议纪要
工作会议纪要的正文首先也要写明会议的总体情况，如召开会议的机关，会议的目的，参加会议的人员范围、时间、地点、中心议题和会议的成果等内容，这是其开头部分。接下来，要详细写出会议的以下具体内容：
（1）会议的基本认识和结论。认识和结论集中了会议对过去工作的评价和对当前形势的分析，主要用以统一人们的思想。为了增强说服力，使它真正成为一种共识，就不能只简单地说明最后的结论，还需要保留会议对此论证的内容，做到有事实、有根据、有分析，材料和观点高度统一。
（2）会议议定事项和提出的要求。这一部分集中了会议对今后工作的主张、意见，主要用以统一人们的行动。一般应该条分缕析地把有关内容交代清楚。其写法是不仅要写明做法、步骤等议定事项，而且要保留会议中与议定事项有关的论证的内容，比如工作的目的、原则、根据、意义及不这样做的危害等。
（3）会议的希望或建议。这一部分写明对贯彻会议精神的希望和要求，号召人们为完成会议提出的任务而努力。这一部分内容应写得简明扼要，有的甚至不写。
四、例文
广东省第一次防火责任人会议纪要
(××××年×月×日)
广东省第一次防火责任人会议，于××××年×月×日至×日在广州召开。会议由×××和×××同志主持。全省20个地级市和省直单位的防火责任人，各市公安局主管局长、消防支队长出席了会议。朱森林、陈绍基、钟启权同志作了重要讲话，劳动部劳动安全监察局负责同志作了书面发言。
会议认为，近年来我省防火责任制逐步得到了加强。全省大多数市、县、镇政府已任命防火责任人。各地认真贯彻“预防为主，防消结合”的原则，积极开展消防宣传教育和消防专项检查、专项治理，加强消防安全管理规章制度和消防基础建设，落实消防安全措施，较好地防止和减少了火灾事故。
会议指出，当前我省火灾事故仍很严重，今年上半年，全省共发生火灾741次，死88人，伤118人，直接经济损失9714.8万元，与去年同期比，次数上升28.4%，受伤人数上升25.5%，直接经济损失上升64.6%。6月份上半月，平均两天发生一起特大火灾事故。火灾事故的主要原因是：一些单位特别是三资企业和个体经营者在生产和经营活动中忽视消防安全，管理松懈，对消防工作投入少，缺乏抗御火灾事故的能力；群众缺乏消防安全和自防自救知识；消防法制观念薄弱，有法不依、有章不循、执法不严、违法不究现象比较普遍：公共消防设施严重欠缺，消防经费紧缺，不能适应当前消防工作的要求。
会议强调，加强消防工作，防止或减少火灾事故，是各级政府的一项重要工作。当前要认真落实以下几项工作：
一、提高对消防安全的认识，增强消防工作的紧迫感。（略）
二、认真落实消防基础建设，改善公共消防设施设备。（略）
三、动员群众做好自防自救工作。（略）
四、加强消防法制建设，严格依法治理消防安全环境。（略）
第八章 会议类公文的写作
会议类公文主要有两种：议案和会议纪要。
第一节 议案
议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文。在人民代表大会召开期间，“人大”代表个人或联名向会议提出的意见和建议，以议案形式提交会议处理，不代表一级政府的意见，不属公文范畴。
一、特点
议案具有以下四个特点：
（1）作者的法定性。议案的作者要由宪法及其他有关法律规定。行政公文中的议案作者是各级人民政府。宪法规定，全国人民代表大会和地方各级人民代表大会是人民行使国家权力的机关，国家或地方各方面的重大事项须经人民代表大会及其常委会讨论、决定，才能付诸施行。因此，国务院和地方各级人民政府对于应由同级人民代表大会及其常委会讨论、决定的重大事项，应写成议案提请同级人民代表大会或其常委会审议。
（2）内容的特定性。议案所提内容须属于人民代表大会及其常委会职权范围内的事项。根据宪法规定，国务院和地方各级人民政府提请同级人民代表大会及其常委会在其职权范围内审议的重大事项主要有：
①行政法规。如《××省人民政府关于提请审议〈××省城市规划条例（草案）〉的议案》。 ②重要行政机构变动。如《国务院关于提请审议设立中华人民共和国监察部的议案》。 ③重大行政举措。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。
④主要行政领导人任免。如《国务院关于提请审议侯捷等二同志职务任免的议案》。
⑤缔结国际条约和协定。如《国务院关于提请审议批准〈中华人民共和国和乌克兰领事条约〉的议案》。
（3）生效的审议性。议案必须经过各级人民代表大会或其常委会的集体讨论和审议通过后，方能生效。一般来说，向地方各级人民代表大会会议提出的议案，由主席团提请人民代表大会会议讨论，或者交议案审查委员会审查后提请人民代表大会会议讨论。
（4）提交的时限性。议案须由人民政府在法定时间内（人大或人大常委会举行会议期间）以书面形式提出。
（5）行文的定向性。议案只能向同级人民代表大会或其常委会行文，不能向别的任何部门和单位行文。
二、分类
议案主要分为以下种类：法律案（简称法案）、预算案、弹劾案、重大事项案、机构设置案、人事任免案、批准条约案等。
三、格式和写法
议案虽然种类较多，但写法大体相似，一般包括版头、发文字号、标题、主送机关、正文、签署、成文时间等部分。
1. 版头
议案的版头，与其他公文有所不同。只使用发文机关的全称，而不加“文件”二字。
2. 发文字号
与其他公文相似之处是都采用常规发文字号，不同之处是：机关代字后用一“函”字，如“粤府函〔2006〕×号”；也可省略“函”字，如“粤府〔2006〕×号”。
3. 标题
也称“案由”，一般采用完整的公文标题形式，即“议案提出机关+提请审议的事由（或称“议案事项”）+文种”，如《国务院提请全国人民代表大会常务委员会审议〈中华人民共和国学位条例（草
案）〉的议案》；有时也省略机关名称，如《关于提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案》。须注意的是：第一，如果事由是国内事项，其动词应用“提请审议”，属于行政法规与规章，其后应加“（草案）”字样；第二，如果是国际条约或协定，其动词应用“提请审议批准”，条约和协定之后不加“（草案）”字样。
4. 主送机关
议案必须写明主送机关，而且只能写一个主送机关，用同级人民代表大会或者人民代表大会常委务员会的全称或规范化简称，如在人民代表大会或人民代表大会常务委员会开会期间提出议案，应标明届次，如“东莞市第十三届人民代表大会第一次会议”。
5. 正文
正文内容一般包括提出议案的原由、提请审议的事项、提请审议的要求三个具有因果联系的层次，写法近似请示。具体写法主要有以下两种：
（1）含案法，即把提请审议的方案写进议案的正文之中，这样，正文就包括案据、方案、结语三部分。
①案据。是提出议案的依据，包括提出审议事项的目的、原由、意义等，以表明其必要性、重要性，详略据实际需要而定。
②方案。是提出审议的事项和解决有关问题的措施和方法，要写得清楚、明确。
⑧结语。提出审议要求，如“请予审议”、“现提请审议”、“请审议”、“请审议决定”等。
（2）另案法，即把提请审议的方案如行政法规和规章、国际条约和协议放在议案之后而不列入正文。这些方案不能视为附件，因此在正文之后不能加附件说明。
6. 签署
行政首长签名，前面冠以职务名称，如“××市人民政府市长 ×××”。
7. 成文时间
以行政首长签发日期为准，一般标明在正文右下方。
四、例文
关于提请审议《广东省野生动物
保护管理条例(草案) 》的议案
广东省人民代表大会常务委员会：
为加强我省野生动物保护管理，省政府拟订了《广东省野生动物保护管理条例(草案) 》。该草案已经省政府常务会议讨论通过，现提请审议。
广东省人民政府省长卢瑶华
二OO 一年一月十八日
第二节 会议纪要
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的公文。
并不是任何形式的会议都可以使用会议纪要，只有那些达成了共识、作出了指挥工作和行动的决定，并要求有关方面共同执行的专业性或专项性会议，才能使用，如机关领导办公会议（例如《中共××市委常委会二00六年第×次会议纪要》）、专题工作会议（例如《全国统战工作会议纪要》）或工作座谈会议（例如《城市经济体制改革试点工作座谈会纪要》）等。而那些庆典、表彰、讨论、欢迎欢送之类的会议；不能使用会议纪要，若要向外传达会议情况，可用会议简报；代表大会、全体会议也不使用会议纪要，传达这类会议的情况或决议事项，可用“公报”（全国性的代表大会或全体会议）或“决议”。
一、特点
会议纪要主要有如下几个特点：
（一）材料方面，记录性与择要性并存
写作会议纪要必须忠实会议内容，它只能在会议记录、发言材料的基础上形成，不能凭主观臆
想去写。
会议纪要与会议记录都可以用来记载会议情况和议定事项，但会议记录是现场原始记录，有言必记，且是不外发的内部文书，而会议纪要则是在会议记录的基础上择要而成，且既可内部存档备查，又可外发传达会议情况。
（二）作用方面，知照性与指挥性并存
会议纪要与会议简报都可外发，以传达有关会议的信息，但二者也有区别。首先，会议纪要除知照性外还有指挥性，对与会者和有关单位有约束力，必须贯彻执行；简报是纯粹知照性的，只传达会议情况，交流信息，供有关单位参考，对收文者没有约束力，不要求贯彻执行。其次，由于会议纪要具有指挥性，所以它只传达会议情况和议定事项，写作时不能对会议情况和议定事项发表议论以及进行分析、评价；而编写会议简报时，除要写清会议基本情况内容外，还可以对会议及会议有关内容进行评述。第三，由于会议纪要既有知照性，又有指挥性，因而要求写得详尽，以便贯彻执行，其篇幅一般也就不受限制；而简报则要求文字简短，一般在1000~2000字之间。
（三）内容方面，宽泛性与集中性并存
与决议相比，会议纪要的内容更宽泛。决议往往只写重大会议的重大问题、重大事项，有较高的权威性，而会议纪要要写明会议基本情况，并且围绕中心议题全面展开，其内容既可以是国家大事，也可以是机关日常工作，它的权威性比起决议来要小。
会议纪要只写会议中达成一致的意见，存在分歧、尚未成熟的意见，不能写进纪要。
（四）运行方面，上行、平行、下行并存
会议纪要在外发时，可上行送达上级机关，使其掌握本单位、本部门的工作情况；可平行送达兄弟单位，使其了解本单位、本部门的信息；也可下行发给下级机关，使其领会本机关的工作意向。
二、分类
会议纪要的类型取决于会议的类型，亦即会议的内容、性质。可写纪要的会议可分为办公会议和工作会议（包括专题工作会议和工作座谈会议）两类，所以会议纪要也可分为办公会议纪要和工作会议纪要两类。
办公会议纪要和工作座谈会议纪要一般是根据会议的发言记录，在会议之后整理写作而成。起草时，应对发言者所引材料进行核实，以做到内容准确无误。专题工作会议纪要是会议的重要文件之一，所以它常常并非开完会后才起草，而是在开会前或召开会议的过程中根据有关领导的报告、讲话起草，届时拿到会议上交与会人员讨论，取得一致意见后再定稿。
三、格式和写法
会议纪要的结构一般包括标题、题注、正文三部分。它一般不标注主送机关。有的不用题注而在正文之后标明发文机关和时间。
（一）标题
会议纪要的标题一般由“会议名称+文种”构成，如《全国统战工作会议纪要》，《××省供销社办公会议纪要》。有的会议的会议名称不明显，就以会议主要内容代替会议名称，如《××大学关于校庆工作的会议纪要》。
（二）题注
会议纪要一般在标题之下标明时间并用圆括号括住，这一时间应该是其通过或写成时间，而不是会议召开时间。
（三）正文
会议纪要正文的写作，因类型的不同而各有所不同。
1. 办公会议纪要
办公会议纪要正文一般包括两方面内容：
（1）会议召开情况，包括会议时间、地点、主持人、出席人、议题等。这些内容在正文开头写出，也可列表写明。
（2）会议议定事项，包括会议决定的事项，提出的工作要求等。若一次会议研究了几项不相干的工作，也可一一开列出来。
2. 工作会议纪要
工作会议纪要的正文首先也要写明会议的总体情况，如召开会议的机关，会议的目的，参加会议的人员范围、时间、地点、中心议题和会议的成果等内容，这是其开头部分。接下来，要详细写出会议的以下具体内容：
（1）会议的基本认识和结论。认识和结论集中了会议对过去工作的评价和对当前形势的分析，主要用以统一人们的思想。为了增强说服力，使它真正成为一种共识，就不能只简单地说明最后的结论，还需要保留会议对此论证的内容，做到有事实、有根据、有分析，材料和观点高度统一。
（2）会议议定事项和提出的要求。这一部分集中了会议对今后工作的主张、意见，主要用以统一人们的行动。一般应该条分缕析地把有关内容交代清楚。其写法是不仅要写明做法、步骤等议定事项，而且要保留会议中与议定事项有关的论证的内容，比如工作的目的、原则、根据、意义及不这样做的危害等。
（3）会议的希望或建议。这一部分写明对贯彻会议精神的希望和要求，号召人们为完成会议提出的任务而努力。这一部分内容应写得简明扼要，有的甚至不写。
四、例文
广东省第一次防火责任人会议纪要
(××××年×月×日)
广东省第一次防火责任人会议，于××××年×月×日至×日在广州召开。会议由×××和×××同志主持。全省20个地级市和省直单位的防火责任人，各市公安局主管局长、消防支队长出席了会议。朱森林、陈绍基、钟启权同志作了重要讲话，劳动部劳动安全监察局负责同志作了书面发言。
会议认为，近年来我省防火责任制逐步得到了加强。全省大多数市、县、镇政府已任命防火责任人。各地认真贯彻“预防为主，防消结合”的原则，积极开展消防宣传教育和消防专项检查、专项治理，加强消防安全管理规章制度和消防基础建设，落实消防安全措施，较好地防止和减少了火灾事故。
会议指出，当前我省火灾事故仍很严重，今年上半年，全省共发生火灾741次，死88人，伤118人，直接经济损失9714.8万元，与去年同期比，次数上升28.4%，受伤人数上升25.5%，直接经济损失上升64.6%。6月份上半月，平均两天发生一起特大火灾事故。火灾事故的主要原因是：一些单位特别是三资企业和个体经营者在生产和经营活动中忽视消防安全，管理松懈，对消防工作投入少，缺乏抗御火灾事故的能力；群众缺乏消防安全和自防自救知识；消防法制观念薄弱，有法不依、有章不循、执法不严、违法不究现象比较普遍：公共消防设施严重欠缺，消防经费紧缺，不能适应当前消防工作的要求。
会议强调，加强消防工作，防止或减少火灾事故，是各级政府的一项重要工作。当前要认真落实以下几项工作：
一、提高对消防安全的认识，增强消防工作的紧迫感。（略）
二、认真落实消防基础建设，改善公共消防设施设备。（略）
三、动员群众做好自防自救工作。（略）
四、加强消防法制建设，严格依法治理消防安全环境。（略）