党政机关公文写作
2014年8月
同志们，今天很荣幸能有一个与大家共同交流学习的机会。下面，我结合这些年的一些体会, 以下五个方面，跟大家探讨一下党政机关公文方面知识。
一是：机关公文的定义和特点
二是：机关公文的格式标准
三是：机关公文的语言
四是：机关公文的写作要点
五是：机关公文写作要注意的10个方面
一、机关公文的定义和特点
（一）定义
公文，顾名思义，即公务文书。自古以来定义甚多，取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公事所用之文。‚公‛字泛指一切公共事物，严格的讲是指党和国家机关的事物。 ‚文‛字是指按一定程序表达的书面文字。
广义的公文指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。 狭义的公文指通用公文和专用公文。
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。是在领导党的事业和治理国家施政
方面表达意志、传达策令的文字工具和手段。是传达贯彻党和国家政策、公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
（二）种类 中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年颁发了《党政机关公文处理工作条例》，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅也于2012年10月颁布了《新疆维吾尔自治区机关公文处理工作实施细则（试行）》，明确党政机关公文共15种，分别为：
1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12、批复。适用于答复下级机关请示事项。13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询
问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（三）特点
公文与图书、情报、资料等有明显的区别，它由法定作者制发，具有法定的现实执行效用，有规范的体式，履行法定的程序。
1、具有鲜明的政治性和政策性。公文主要用于传达党和国家方针、政策，处理机关行政事务。是为领导活动和社会实践服务的，是决策的载体，上呈下达的纽带，与党的路线、方针、政策和国家的政策以及法律、法规密切相关，体现了较强的政治性、政策性。
2、具有法定的权威。党政机关发布的公文，代表政府部门职权和意图，因而，它有行政领导、行政指挥的权威。
3、具有很强的时效性。公文一般都是针对正在办或将要办的事情，针对已经出现的问题制发的，因此，时效性很强。
4、具有特定体式。公文是一种以说明为主的文章体例，他通常以说明性表达方式为主，以叙述议论的表达方法为辅。具有统一规定的文种和格式。
5、特定的作者和特定的读者。公文的作者是依法成立并能以自己名义行使权力和承担义务的组织和个人。如：主席令是以主席的名义作为公文的作者，而不是以拟文人的身份出现。公文的读者范围也是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。
（四）作用
党政机关公文作用概括起来可以有四个方面。
1、领导和指导作用。公文是上级机关对下级机关进行领导和指导的重要工具,要求下级机关采取切实有效的措施予以贯彻落实，结合实际创造性地贯彻执行。
2、宣传和教育作用。党政机关制发的许多重要公文，在作出工作部署，提出贯彻要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明党的理论、路线、方针、政策和国家的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育。一些公文，如表彰性或批评性的通告，本来就是为了达到宣传教育的目的而制发的，其宣传教育作用更为突出。
3、联系和沟通作用。各党政机关、单位、团体通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验，在纵向、横向的联系和沟通中，上情得以下达，下情得以上达，思想认识得以统一，各项工作能够正常而有序地开展。
4、依据和凭证作用。上级机关制发的公文（决议、决定、批复、通知），是下级机关组织开展工作的依据和凭证；下级机关制发的公文（报告、请示、意见），是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或不相隶属机关制发的公文（函），是彼此之间交流情况、商洽工作的依据和凭证。
二、机关公文的格式标准
机关公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。共包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名和成文日期、印章、附注、附件、版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期18个要素。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。下面，我结合中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》谈谈公文的格式和相关要求。
公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名和成文日期、印章、附注、附件等8个要素。
标题:一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，即发文机关+事由+文种。标题字体为2号小标宋体字。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加符号，换行时省略。
（见PPT例子） 正文中的结构层次序数依次可以用：‚一、‛‚（一）‛‚1﹒‛‚（1）‛标注，在正文层次不多的情况下，第一级用‚一、‛，第二级可用‚1﹒‛，但不能跳跃两级用‚（1）‛。
附件：与正文下空一行，字体字号用3号仿宋体。‚附件：‛前空2个字，后接附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位臵对齐，如‚附件：1．×××‛。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。有两个以上
附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。
（见PPT例子）
附注:公文印发传达范围等需要说明的事项（如：此件发至XX级）。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 公文加盖印章的注意事项：
1.成文日期一般右空四字编排。
2.单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
3.联合行文时，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间互不相交或相切，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
几点体会：
（1）成文日期右空4个字，发文机关署名在其上一行居中编排，两者必须同时具备，缺一不可；
（2）只有一个印章压成文日期，一般是最后一个；
（3）采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上
（4）以成文日期 ‚月‛的数字为居中加盖印章，印章下弧与‚月‛的数字相切，做到‚上不压正文，下骑年盖月‛ 。
（5）根据反复试验，应距正文（或附件说明）4行标识成文日期，比较规范。
（见PPT例子）
公文不加盖印章的注意事项：
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
（见PPT例子）
附注：居左空二字加圆括号编排在成文日期下（空1行）。根据工作实践，请示、函这2个文种建议标注附注，其他文种视情况而定。
（见PPT例子）
自治区党委办公厅2012年底印发的《新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施细则（试行）》，对一些细节进行了明确：
1.确定发文字号时，发文机关代字应避免与上级机关、同级机关代字雷同，且不宜过多。
2.撰写正文标题时，有特定发文机关标识的普发性公文，标题中发文机关名称可省略。
3.有主送机关的公文，成文日期标于发文机关署名下方；不标注主送机关公文，成文日期标注于标题下方。
4.党的机关有特定发文机关标识的普发性公文和电报可以不加盖印章。
5.请示件的附注处应当标明联系人姓名和联系方式。
6.附件与正文具有同等的效力。
7.二维条码部分。即包含公文基本信息的二维图形化数据。中央办公厅、国务院办公厅未提及此部分，自治区提出但未作具体要求，一般位于版记末条分隔线以下，右空一字与页码同行。
三、机关公文的语言 大家经常说，机关公文文稿是‚官样文章‛，官腔官调。如果排除其中贬义成份的话，这一说法也不无道理。有的同志进一步说：‚官样文章‛也就是‚‘要’字文章‛。意思是，机关公文中‚要‛字出现率特别高，‚要提高认识‛、‚要坚定信心‛、‚要真抓实干‛、‚要加强领导‛等等。其实，这些也是情理之中的，是公文应当具备的语气。因为公文大部分都是用于督促、指导下级工作的，理所当然的会更多地用到祈使式、号召式甚至是命令式语气，一就一，二就二，不能或者极少使用‚大概‛、‚可能‛之类的模糊语言。
机关公文的语言风格可用十个字来概括，即‚严肃、通俗、明快、朴实、泼辣‛。所谓‚严肃‛，就是不脱离政治，不脱离上级大政方针和领导意图，不脱离客观实际。行文要庄重得体，语句要符合规范。所谓‚通俗‛，就是要明明白白告诉人们要做什么、为什么要这样做和怎样做，使人一听就懂。所谓‚明快‛，就是要开门见山，干净利落，把话说到点子上，而不能拖泥带水，含糊其辞。所谓‚朴实‛，就是遣词造句要做到朴素、实在，不能堆砌华丽辞
藻，不能滥用文学化语言。所谓‚泼辣‛，就是语言要有针对性和穿透力，不能吞吞吐吐，隔靴搔痒。
因此，在机关公文语言使用上应注意以下几个方面：
（一）使用书面语言
这是公文本身特性决定的，就是说不用或少用口语、俗语。书面语本身具有庄重的风格，口语不具备这一点。比如：‚死亡‛一词与逝世、断气、‚见阎王‛、‚上西天‛、‚上路‛、‚一命呜呼‛、‚呜呼哀哉‛、‚命赴黄泉‛等在词义上是相通的。但这些词，公文可以选用的是非常狭窄的，只能是‚死亡‛‚逝世‛等，假若选用其他那些词语，由于是口语、俗语，违背了公文用语的基本风格，因此有失庄重，甚至显得有些俗气。
（二）避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言
如记某一位模范人物的高尚品格时写道：‚他的风格之高，高过喜马拉雅山；他的精神之美，美过富春江‛；记公路上发生重大交通事故的简报，在谈到事故发生时的情形时写道：‚……大客车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊……车内鬼哭狼嚎，混作一团。‛这些都是把文学用语引进公文中来，故使所表达的事物显得有些虚华欠实，读后常常给人一种虚夸的感觉。
（三）语言实在，言之有物
介绍事物，提出要求，凡可以用具体标准表达的都要尽量说清楚，使用语实实在在，具有可操作性。比如，我们常听到因工作需要公费用餐要坚持‚四个菜、一个汤‛的标准。这个提法实际上很缺乏可操作性。‚四个菜‛是什么菜？是‚四素‛、‚四荤‛还是
‚四鲜‛？‚一个汤‛是什么汤？是‚清汤‛、‚番茄汤‛还是‚燕窝汤‛？由于提法缺乏严格的科学性，可大可小、可长可短、可高可低，所以到后来被少数‚嘴馋‛的同志‚创造性地发展‛为‚四个盆、一个缸‛。事实证明，公文在表述事物、特别是提出一个政策主张时，一定要言之有理，言之有物，语言朴素，语言实在，避‚虚‛就‚实‛，让人看得见，摸得着。
（四）少用“特大调”
什么是‚特大调‛？就是在公文中常用一些过分修饰的词语，它有损公文的庄重与平实的风格。具体说：一是由‚特‛字而引起的‚特大调‛，如公文中常见的‚特大盗窃案‛、‚特大文艺晚会‛、‚特大交通肇事‛等。什么是‚特大‛？它缺乏明确的界限，含义往往相差很大，所以用在公文中显得不够实际。二是由‚最‛字引起的‚特大调‛，如‚最最著名的……‛‚这是一种最有特效的解决办法‛等。‚最‛字表示某种属性超过同类的人或事物，把这样一个字用在一个人、一个事物、一个办法、一项措施上显然有些过分。正确的用法应当实事求是，不夸大、不过分，该是什么情况就是什么情况。
（五）不要“学生腔”
由于过多的渲染和不必要的抒情，使公文失去了朴实庄重，就是我们通常说的‚学生腔‛。如一位朋友在写全年总结的开头时，这样写道：‚嘀嗒！嘀嗒！时间如白驹过隙，一年的时间在转瞬间消失了……‛充满文学味道，用语欠朴实。按拟稿者的本意，也许是想使文章语言华丽多姿、词汇丰富一些，或者偏爱‚文学韵味‛，
这恰恰违背了公文写作注重实用的原则。语言要实实在在，任何一点浮华之词都应当力求避免的。
四、常用公文的写作要点
草拟文稿的常见问题:
1.文件中称谓太简单、不明确或不规范
2.称谓不统一
3.标题不规范或过于繁琐
4.标题与落款不一致
5.标题排列不美观
6.字体字号混乱
7.文句不通，不符合语法规范
8.出现错别字
9.标点符号使用不规范
（一）通知
1.通知的概念
通知是‚适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员‛的公文。‚通知‛一般为下行文或平行文。
2.通知的种类
指示性通知、任免人员的通知、颁布、转发性通知、会议通知
3. 标题
由制发机关、事由、文种三部分组成。需要注意的是：批转、转发通知的标题也是由三要素组成，不过其中的事由是所批转、所转发公文的名称，如《国务院批转国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题请示的通知》，这个标题的事由部分是：‚国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题(的)请示‛，这即是所批转公文的名称，这个名称（即公文标题）也是‚三要素‛齐全的。转发通知的标题也同此，所以，颁布、批转、转发性通知的标题内又含有一个被批转或被转发公文的标题，是大标题里包孕着一个小标题，这个小标题是作为大标题的事由出现的。如果被转发、批转的公文是法规性文件，则须在法规性文件名称上加上书名号。
4.主送机关
所有通知都须有主送机关，即必须指定此通知的承办、执行和应当知晓的主要受文机关。这些机关一般为直属下级机关，或需要了解通知内容的不相隶属的单位。
5. 正文
一般由三部分构成。通知事由写明制发通知的理由、目的、依据或情况。通知主体，即通知事项。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。通知事项多数分条列项写出，条目分明。
6. 结尾
有三种常用写法：①事项结束，全文就自然结尾；意尽言止，不单写结束语。②用习惯用语‚特此通知‛收尾，但前言和主体之间如用了‚特作如下通知‛作过渡语，则不宜在收尾处再用习
惯用语。③用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视。
7.落款
在正文右下方写明发文机关名称，如果发文机关在标题中标明，落款时可以省略。成文日期写在落款之下。
8.写作要求
(1)指示性通知：须写明提出指示的根据与指示事项，内容要求明确具体。
(2)任免人员的通知：要求写明批准的机关、日期与被任免人员的职务、姓名。
(3)颁布或转发性通知:要求在正文中简短地说明所颁布或转发的公文的制发机关、制发（批准、生效）日期与公文标题以及颁发或转发的目的、意义与要求等。被颁布或转发的公文均为通知的附件，须注明附件的序号与标题、件数。
(4)会议通知：要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、生活用品等）、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。
（二）通报
1.通报的概念
通报是‚适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况‛的公文。
2.通报的种类 有：表扬通报、批评通报、情况通报。
3.正文
一般由三部分组成。导语，写通报的目的或缘由；通报主体，即通报具体内容；结尾，即根据内容提出各类事项的要求或希望。
4.落款
在正文后右下方标注发文机关，如在标题中已出现发文机关，也可不署发文机关。注发文日期，也可注于标题之下。
5.写作要求
及时、快速；材料必须真实、新颖、典型、具有代表性
（三）决定
1.决定的概念
决定是‚适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适应的决定事项‛的公文。
2.决定的种类
法规性决定、指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定和变更性决定。
3.标题
决定的标题与其他公文文种标题的格式相同，由制发机关、
事由、文种三部分组成。需注意，如果是会议通过的决定，还要在标题的下方居中以括号注明批准、通过的会议名称和会议通过的日期。
（四）报告
1.报告的概念
报告是‚适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问‛的公文。报告为上行文。
2.报告的种类
工作报告、专题报告、答复报告、呈转报告、递送报告。
3.标题 由制发机关、事由、文种三部分组成。
4.主送机关 为直属上级机关。
5.正文 由导语、事项和尾语组成。导语写报告的目的或缘由。写完后多用‚现将有关情况报告如下‛的过渡语过渡到下文。主体即报告的具体内容。答复报告的尾语，多用‚特此报告‛、‚专此报告‛。呈转报告的尾语，多用‚以上报告如无不妥，请批转……‛。
6.成文日期 可注于标题之下。
7.写作要求
（1）工作报告的要求：①在正文中主要写明工作进程、工作成绩、经验、存在的问题与下一步工作安排。结语写‚特此报告‛；②主要运用记叙方式。按时间顺序、工作发展过程或逻辑关系分设若干小问题，有层次地概括叙述；③重点突出，点面结
合。要避免把工作报告写成面面俱到的流水账。突出重点，就是要重点撰写本机关或本部门的中心工作的情况。点面结合，即既需要概括叙述整体情况，又需要适当地引用数据，举出有代表性的典型事例说明工作的深度，从而使报告收到全面、具体的表述效果；④实事求是，报告中所列成绩或问题都必须属实，不夸大，也不缩小，并能从中揭示出一定的规律；⑤在报告中可以写设想、提建议，但不可写请示事项。
（2）专题报告的要求： ①在内容上要求反映新事物、新问题、新情况，要有助于推进当前工作的开展；②写作要及时，做完一项专门工作或解决某项问题之后，立即报告。
（3）答复报告的要求：要针对上级的询问，实事求是回答问题。
（4）呈转告的要求： ①与一般工作报告不同，它不侧重汇报工作情况，而是侧重于普遍存在的问题，提出意见或建议。因此其表达方式，是在概括叙述事实的基础上，加强分析和说理。②所提出的意见或建议，要具有科学性和可行性，在表述上多用条款式。要求条理清楚，陈述简练、准确。
（5）递送报告的要求：写作内容简单，将报送的材料(文件、物件)的名称、数量写清楚就可以了。结尾用‚请收阅‛、‚请查收‛等结束。
（五）请示
1.请示的概念
请示是‚适用于向上级机关请求指示、批准‛的公文。请示
为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。
2.请示的种类
请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。
3.正文
由事由、请示事项和尾语组成。事由要写明提出请示的原因、背景或依据，这部分是上级机关批复的根据，要阐述充分，有理有据；请示事项是请示正文的主体部分，要写清要求上级机关予以指示、批准、答复的具体问题和事项，这部分要明确具体，切实可行；尾语，常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。如‚以上意见，请予批示‛、‚以上要求，请予批准‛、‚妥否，请批示‛，或‚如无不当，请批转……‛等。
4.落款 在正文之后的右下方写标注发文机关名称。成文日期在落款之下。
5.写作要求
（1）写请示须遵循下列原则，即：一文一事，一般只主送一个主管的领导机关，不多处主送，不送领导者个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下，不越级请示、请示上报的同时不抄送下级与同级机关；请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写‚请示报告‛。
（2）两个以上单位联合向上级机关请示时，要在事前确定主办单位，经过认真磋商，取得统一认识，而后会签、印发。
（3）提出请示事项时，应同时根据本地区、本机关的实际情况，对所请示的问题提出解决的初步意见与方案，供领导批复时参考，因此，事先要经过周密的调查研究，使提出的意见与方案准确切实。
（4）请求批准行政规章的请示，要在正文中说明制定此项规章的必要性及其主要内容，而后将拟制发的规章作为请示的附件，一并报送。
（六）批复
1.批复的概念
批复是用于‚答复下级机关的请示事项‛的公文。批复为下行文。
2.正文 由事由和答复事项组成。
3.落款 在正文后的右下方写标注发文机关名称。成文日期写在落款之下。
4.写作要求
①批复在开首第一行写明所答复的请示的日期、标题或发文编号，如‚你局××××年×月×日关于×××××问题时请示收悉‛，以便收文单位查找办理。②批复具有针对性。批复要针对下级机关的请示表明意见，因此，在内容上要有具体的针对性，即有问有答，问什么答什么，避免泛泛而谈。③尾语常用‚此复‛、‚特此批复‛等语。
收到请示必须予以答复，简明扼要，观点明确，决不能模棱两可。意见要具体可行，以便下级机关按照办理。有的批复如需
要其他所属机关周知时，亦可批转给有关的下属机关或在文件公报上刊登。
（七）函
1.函的概念
函是‚适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项‛的公文。函为平行文。
2.函的种类 商洽函、询问函、答复函。
3.标题
由制发机关、事由、文种三部分组成。如果是便函，可以不写标题。
4.主送机关
为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关。
5.正文、落款要求同上。
6.写作要求
（1）公函是平行文，无论商洽工作还是询问情况，文辞不能向私人函件那样随意，要措辞得体，具有公文的庄重，又有礼貌。
（2）询问函，要求一函一事，便于对方尽速办理与答复。
（3）答复函，因是针对询问函而回答的，因此，在开头第一行要写明来函的标题、日期、发文号或标题，如‚××××年×月×日关于××××问题（或××字“××××”××号）的来函收悉……‛，而后再写答复的内容。
（4）在正文结尾时，常用致意的词语，如‚烦请予以大力
支持为盼‛、‚……为荷‛以及‚敬礼‛等。
（八）会议纪要
1.会议纪要的概念
会议纪要是‚适用于记载和传达会议情况和议定事项‛的公文。
2.文体结构
（1）眉首部分的‚发文机关标示‛处，不是‚某某某文件‛，而是‚某某某会议纪要‛，字体为小标宋体，字号不超过22mm×15mm。
（2）发文字号处可以是主持会议的机关名称、会议日期，也可以是发文字号。
3.标题、主送机关与正文
会议纪要可以写标题也可以不写。可标主送机关也可不标。正文由会议概况和议定事项组成。
4.结尾
会议纪要结尾包括纪要上报下发单位，印发机关和日期。日期可在正文之后，也可在标题之下，落款处不用加盖印章。
5.写作要求
（1）要抓住要点 即抓中心议题和围绕议题所作的决定来写，不要把大量的会议材料都搬到纪要里去，要集中反映会议精神，概括最本质的观点与意见。
（2）善于归纳问题 即需要对会议内容作分类整理和理论概括。归纳概括会议情况的主要依据是会议的原始记录、会议印
发的文件和领导人的讲话稿。
（3）必须实事求是，忠实会议内容 撰写者可以对与会者的发言进行概括和提炼，也可适当删节，但决不可凭空增添内容或篡改原意。
五、常用公文写作要注意的10个方面
1.公文写作之初，首先要弄清楚为什么要写这篇公文?写给谁?写这篇公文究竟是要做什么事?在平时，公文写作大多都是会议研究后领导授意，文秘人员执笔。领导在布臵写作任务时，要认真聆听，最好能边听边记，有不明确的问题当场请教，把握领导讲话的重点、要点。行文时还必须结合实际情况，迅速摸清这项工作或活动的背景、内容、要求，以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况，对工作全局做到心中有数，吃透上下两头。
2．不同公文种类功能各异，适用范围也不同，特别是功能相近，适用范围不太好区分的容易混淆的文种，使用时要格外注意，不要用错。如公告、通告和通知，奖惩性决定与表彰批评性通报，报告与请示，报告与意见等。
3.起草一篇公文，需要积累的东西很多，大致可分为四类。一类是大政方针和领导重要言论。一类是本地基本情况和工作运行情况。一类是专业方面的知识。即本部门、本行业相关的政策、法规、规范、条例和重要文件、资料。一类是格言、佳句类知识。
4.以上和以下的用法。‚以上‛、‚以下‛等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，一般习惯包括前面的本数在内。如果‚以上‛‚以下‛连用，应该将本数单独标出，以防止出现
歧义。如：考试成绩在80分以上有79人，80分以下者50人，这句话概念不准，应该改为考试成绩在80分及其以上者有79人，80分以下者50人。
5.在公文中，使用标点符号，14种通用标点符号，除了感叹号、问号、省略号外，其他的一般都能用到。每行第一格内不得有标点。
6.同一名称在同一篇文稿中出现多次时，力求名词统一。
7.凡是牵涉到音译的词语，均以新华社的译名为准。
8.使用计量单位要规范。
9.公文中不用繁体字。
10、党政机关公文包含电子公文，电子公文处理按自治区相关办法执行，在此不再详细讲解。
党政机关公文写作
2014年8月
同志们，今天很荣幸能有一个与大家共同交流学习的机会。下面，我结合这些年的一些体会, 以下五个方面，跟大家探讨一下党政机关公文方面知识。
一是：机关公文的定义和特点
二是：机关公文的格式标准
三是：机关公文的语言
四是：机关公文的写作要点
五是：机关公文写作要注意的10个方面
一、机关公文的定义和特点
（一）定义
公文，顾名思义，即公务文书。自古以来定义甚多，取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公事所用之文。‚公‛字泛指一切公共事物，严格的讲是指党和国家机关的事物。 ‚文‛字是指按一定程序表达的书面文字。
广义的公文指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。 狭义的公文指通用公文和专用公文。
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。是在领导党的事业和治理国家施政
方面表达意志、传达策令的文字工具和手段。是传达贯彻党和国家政策、公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
（二）种类 中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年颁发了《党政机关公文处理工作条例》，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅也于2012年10月颁布了《新疆维吾尔自治区机关公文处理工作实施细则（试行）》，明确党政机关公文共15种，分别为：
1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12、批复。适用于答复下级机关请示事项。13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询
问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（三）特点
公文与图书、情报、资料等有明显的区别，它由法定作者制发，具有法定的现实执行效用，有规范的体式，履行法定的程序。
1、具有鲜明的政治性和政策性。公文主要用于传达党和国家方针、政策，处理机关行政事务。是为领导活动和社会实践服务的，是决策的载体，上呈下达的纽带，与党的路线、方针、政策和国家的政策以及法律、法规密切相关，体现了较强的政治性、政策性。
2、具有法定的权威。党政机关发布的公文，代表政府部门职权和意图，因而，它有行政领导、行政指挥的权威。
3、具有很强的时效性。公文一般都是针对正在办或将要办的事情，针对已经出现的问题制发的，因此，时效性很强。
4、具有特定体式。公文是一种以说明为主的文章体例，他通常以说明性表达方式为主，以叙述议论的表达方法为辅。具有统一规定的文种和格式。
5、特定的作者和特定的读者。公文的作者是依法成立并能以自己名义行使权力和承担义务的组织和个人。如：主席令是以主席的名义作为公文的作者，而不是以拟文人的身份出现。公文的读者范围也是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。
（四）作用
党政机关公文作用概括起来可以有四个方面。
1、领导和指导作用。公文是上级机关对下级机关进行领导和指导的重要工具,要求下级机关采取切实有效的措施予以贯彻落实，结合实际创造性地贯彻执行。
2、宣传和教育作用。党政机关制发的许多重要公文，在作出工作部署，提出贯彻要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明党的理论、路线、方针、政策和国家的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育。一些公文，如表彰性或批评性的通告，本来就是为了达到宣传教育的目的而制发的，其宣传教育作用更为突出。
3、联系和沟通作用。各党政机关、单位、团体通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验，在纵向、横向的联系和沟通中，上情得以下达，下情得以上达，思想认识得以统一，各项工作能够正常而有序地开展。
4、依据和凭证作用。上级机关制发的公文（决议、决定、批复、通知），是下级机关组织开展工作的依据和凭证；下级机关制发的公文（报告、请示、意见），是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或不相隶属机关制发的公文（函），是彼此之间交流情况、商洽工作的依据和凭证。
二、机关公文的格式标准
机关公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。共包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名和成文日期、印章、附注、附件、版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期18个要素。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。下面，我结合中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》谈谈公文的格式和相关要求。
公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名和成文日期、印章、附注、附件等8个要素。
标题:一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，即发文机关+事由+文种。标题字体为2号小标宋体字。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加符号，换行时省略。
（见PPT例子） 正文中的结构层次序数依次可以用：‚一、‛‚（一）‛‚1﹒‛‚（1）‛标注，在正文层次不多的情况下，第一级用‚一、‛，第二级可用‚1﹒‛，但不能跳跃两级用‚（1）‛。
附件：与正文下空一行，字体字号用3号仿宋体。‚附件：‛前空2个字，后接附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位臵对齐，如‚附件：1．×××‛。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。有两个以上
附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。
（见PPT例子）
附注:公文印发传达范围等需要说明的事项（如：此件发至XX级）。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 公文加盖印章的注意事项：
1.成文日期一般右空四字编排。
2.单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
3.联合行文时，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间互不相交或相切，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
几点体会：
（1）成文日期右空4个字，发文机关署名在其上一行居中编排，两者必须同时具备，缺一不可；
（2）只有一个印章压成文日期，一般是最后一个；
（3）采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上
（4）以成文日期 ‚月‛的数字为居中加盖印章，印章下弧与‚月‛的数字相切，做到‚上不压正文，下骑年盖月‛ 。
（5）根据反复试验，应距正文（或附件说明）4行标识成文日期，比较规范。
（见PPT例子）
公文不加盖印章的注意事项：
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
（见PPT例子）
附注：居左空二字加圆括号编排在成文日期下（空1行）。根据工作实践，请示、函这2个文种建议标注附注，其他文种视情况而定。
（见PPT例子）
自治区党委办公厅2012年底印发的《新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施细则（试行）》，对一些细节进行了明确：
1.确定发文字号时，发文机关代字应避免与上级机关、同级机关代字雷同，且不宜过多。
2.撰写正文标题时，有特定发文机关标识的普发性公文，标题中发文机关名称可省略。
3.有主送机关的公文，成文日期标于发文机关署名下方；不标注主送机关公文，成文日期标注于标题下方。
4.党的机关有特定发文机关标识的普发性公文和电报可以不加盖印章。
5.请示件的附注处应当标明联系人姓名和联系方式。
6.附件与正文具有同等的效力。
7.二维条码部分。即包含公文基本信息的二维图形化数据。中央办公厅、国务院办公厅未提及此部分，自治区提出但未作具体要求，一般位于版记末条分隔线以下，右空一字与页码同行。
三、机关公文的语言 大家经常说，机关公文文稿是‚官样文章‛，官腔官调。如果排除其中贬义成份的话，这一说法也不无道理。有的同志进一步说：‚官样文章‛也就是‚‘要’字文章‛。意思是，机关公文中‚要‛字出现率特别高，‚要提高认识‛、‚要坚定信心‛、‚要真抓实干‛、‚要加强领导‛等等。其实，这些也是情理之中的，是公文应当具备的语气。因为公文大部分都是用于督促、指导下级工作的，理所当然的会更多地用到祈使式、号召式甚至是命令式语气，一就一，二就二，不能或者极少使用‚大概‛、‚可能‛之类的模糊语言。
机关公文的语言风格可用十个字来概括，即‚严肃、通俗、明快、朴实、泼辣‛。所谓‚严肃‛，就是不脱离政治，不脱离上级大政方针和领导意图，不脱离客观实际。行文要庄重得体，语句要符合规范。所谓‚通俗‛，就是要明明白白告诉人们要做什么、为什么要这样做和怎样做，使人一听就懂。所谓‚明快‛，就是要开门见山，干净利落，把话说到点子上，而不能拖泥带水，含糊其辞。所谓‚朴实‛，就是遣词造句要做到朴素、实在，不能堆砌华丽辞
藻，不能滥用文学化语言。所谓‚泼辣‛，就是语言要有针对性和穿透力，不能吞吞吐吐，隔靴搔痒。
因此，在机关公文语言使用上应注意以下几个方面：
（一）使用书面语言
这是公文本身特性决定的，就是说不用或少用口语、俗语。书面语本身具有庄重的风格，口语不具备这一点。比如：‚死亡‛一词与逝世、断气、‚见阎王‛、‚上西天‛、‚上路‛、‚一命呜呼‛、‚呜呼哀哉‛、‚命赴黄泉‛等在词义上是相通的。但这些词，公文可以选用的是非常狭窄的，只能是‚死亡‛‚逝世‛等，假若选用其他那些词语，由于是口语、俗语，违背了公文用语的基本风格，因此有失庄重，甚至显得有些俗气。
（二）避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言
如记某一位模范人物的高尚品格时写道：‚他的风格之高，高过喜马拉雅山；他的精神之美，美过富春江‛；记公路上发生重大交通事故的简报，在谈到事故发生时的情形时写道：‚……大客车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊……车内鬼哭狼嚎，混作一团。‛这些都是把文学用语引进公文中来，故使所表达的事物显得有些虚华欠实，读后常常给人一种虚夸的感觉。
（三）语言实在，言之有物
介绍事物，提出要求，凡可以用具体标准表达的都要尽量说清楚，使用语实实在在，具有可操作性。比如，我们常听到因工作需要公费用餐要坚持‚四个菜、一个汤‛的标准。这个提法实际上很缺乏可操作性。‚四个菜‛是什么菜？是‚四素‛、‚四荤‛还是
‚四鲜‛？‚一个汤‛是什么汤？是‚清汤‛、‚番茄汤‛还是‚燕窝汤‛？由于提法缺乏严格的科学性，可大可小、可长可短、可高可低，所以到后来被少数‚嘴馋‛的同志‚创造性地发展‛为‚四个盆、一个缸‛。事实证明，公文在表述事物、特别是提出一个政策主张时，一定要言之有理，言之有物，语言朴素，语言实在，避‚虚‛就‚实‛，让人看得见，摸得着。
（四）少用“特大调”
什么是‚特大调‛？就是在公文中常用一些过分修饰的词语，它有损公文的庄重与平实的风格。具体说：一是由‚特‛字而引起的‚特大调‛，如公文中常见的‚特大盗窃案‛、‚特大文艺晚会‛、‚特大交通肇事‛等。什么是‚特大‛？它缺乏明确的界限，含义往往相差很大，所以用在公文中显得不够实际。二是由‚最‛字引起的‚特大调‛，如‚最最著名的……‛‚这是一种最有特效的解决办法‛等。‚最‛字表示某种属性超过同类的人或事物，把这样一个字用在一个人、一个事物、一个办法、一项措施上显然有些过分。正确的用法应当实事求是，不夸大、不过分，该是什么情况就是什么情况。
（五）不要“学生腔”
由于过多的渲染和不必要的抒情，使公文失去了朴实庄重，就是我们通常说的‚学生腔‛。如一位朋友在写全年总结的开头时，这样写道：‚嘀嗒！嘀嗒！时间如白驹过隙，一年的时间在转瞬间消失了……‛充满文学味道，用语欠朴实。按拟稿者的本意，也许是想使文章语言华丽多姿、词汇丰富一些，或者偏爱‚文学韵味‛，
这恰恰违背了公文写作注重实用的原则。语言要实实在在，任何一点浮华之词都应当力求避免的。
四、常用公文的写作要点
草拟文稿的常见问题:
1.文件中称谓太简单、不明确或不规范
2.称谓不统一
3.标题不规范或过于繁琐
4.标题与落款不一致
5.标题排列不美观
6.字体字号混乱
7.文句不通，不符合语法规范
8.出现错别字
9.标点符号使用不规范
（一）通知
1.通知的概念
通知是‚适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员‛的公文。‚通知‛一般为下行文或平行文。
2.通知的种类
指示性通知、任免人员的通知、颁布、转发性通知、会议通知
3. 标题
由制发机关、事由、文种三部分组成。需要注意的是：批转、转发通知的标题也是由三要素组成，不过其中的事由是所批转、所转发公文的名称，如《国务院批转国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题请示的通知》，这个标题的事由部分是：‚国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题(的)请示‛，这即是所批转公文的名称，这个名称（即公文标题）也是‚三要素‛齐全的。转发通知的标题也同此，所以，颁布、批转、转发性通知的标题内又含有一个被批转或被转发公文的标题，是大标题里包孕着一个小标题，这个小标题是作为大标题的事由出现的。如果被转发、批转的公文是法规性文件，则须在法规性文件名称上加上书名号。
4.主送机关
所有通知都须有主送机关，即必须指定此通知的承办、执行和应当知晓的主要受文机关。这些机关一般为直属下级机关，或需要了解通知内容的不相隶属的单位。
5. 正文
一般由三部分构成。通知事由写明制发通知的理由、目的、依据或情况。通知主体，即通知事项。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。通知事项多数分条列项写出，条目分明。
6. 结尾
有三种常用写法：①事项结束，全文就自然结尾；意尽言止，不单写结束语。②用习惯用语‚特此通知‛收尾，但前言和主体之间如用了‚特作如下通知‛作过渡语，则不宜在收尾处再用习
惯用语。③用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视。
7.落款
在正文右下方写明发文机关名称，如果发文机关在标题中标明，落款时可以省略。成文日期写在落款之下。
8.写作要求
(1)指示性通知：须写明提出指示的根据与指示事项，内容要求明确具体。
(2)任免人员的通知：要求写明批准的机关、日期与被任免人员的职务、姓名。
(3)颁布或转发性通知:要求在正文中简短地说明所颁布或转发的公文的制发机关、制发（批准、生效）日期与公文标题以及颁发或转发的目的、意义与要求等。被颁布或转发的公文均为通知的附件，须注明附件的序号与标题、件数。
(4)会议通知：要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、生活用品等）、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。
（二）通报
1.通报的概念
通报是‚适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况‛的公文。
2.通报的种类 有：表扬通报、批评通报、情况通报。
3.正文
一般由三部分组成。导语，写通报的目的或缘由；通报主体，即通报具体内容；结尾，即根据内容提出各类事项的要求或希望。
4.落款
在正文后右下方标注发文机关，如在标题中已出现发文机关，也可不署发文机关。注发文日期，也可注于标题之下。
5.写作要求
及时、快速；材料必须真实、新颖、典型、具有代表性
（三）决定
1.决定的概念
决定是‚适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适应的决定事项‛的公文。
2.决定的种类
法规性决定、指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定和变更性决定。
3.标题
决定的标题与其他公文文种标题的格式相同，由制发机关、
事由、文种三部分组成。需注意，如果是会议通过的决定，还要在标题的下方居中以括号注明批准、通过的会议名称和会议通过的日期。
（四）报告
1.报告的概念
报告是‚适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问‛的公文。报告为上行文。
2.报告的种类
工作报告、专题报告、答复报告、呈转报告、递送报告。
3.标题 由制发机关、事由、文种三部分组成。
4.主送机关 为直属上级机关。
5.正文 由导语、事项和尾语组成。导语写报告的目的或缘由。写完后多用‚现将有关情况报告如下‛的过渡语过渡到下文。主体即报告的具体内容。答复报告的尾语，多用‚特此报告‛、‚专此报告‛。呈转报告的尾语，多用‚以上报告如无不妥，请批转……‛。
6.成文日期 可注于标题之下。
7.写作要求
（1）工作报告的要求：①在正文中主要写明工作进程、工作成绩、经验、存在的问题与下一步工作安排。结语写‚特此报告‛；②主要运用记叙方式。按时间顺序、工作发展过程或逻辑关系分设若干小问题，有层次地概括叙述；③重点突出，点面结
合。要避免把工作报告写成面面俱到的流水账。突出重点，就是要重点撰写本机关或本部门的中心工作的情况。点面结合，即既需要概括叙述整体情况，又需要适当地引用数据，举出有代表性的典型事例说明工作的深度，从而使报告收到全面、具体的表述效果；④实事求是，报告中所列成绩或问题都必须属实，不夸大，也不缩小，并能从中揭示出一定的规律；⑤在报告中可以写设想、提建议，但不可写请示事项。
（2）专题报告的要求： ①在内容上要求反映新事物、新问题、新情况，要有助于推进当前工作的开展；②写作要及时，做完一项专门工作或解决某项问题之后，立即报告。
（3）答复报告的要求：要针对上级的询问，实事求是回答问题。
（4）呈转告的要求： ①与一般工作报告不同，它不侧重汇报工作情况，而是侧重于普遍存在的问题，提出意见或建议。因此其表达方式，是在概括叙述事实的基础上，加强分析和说理。②所提出的意见或建议，要具有科学性和可行性，在表述上多用条款式。要求条理清楚，陈述简练、准确。
（5）递送报告的要求：写作内容简单，将报送的材料(文件、物件)的名称、数量写清楚就可以了。结尾用‚请收阅‛、‚请查收‛等结束。
（五）请示
1.请示的概念
请示是‚适用于向上级机关请求指示、批准‛的公文。请示
为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。
2.请示的种类
请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。
3.正文
由事由、请示事项和尾语组成。事由要写明提出请示的原因、背景或依据，这部分是上级机关批复的根据，要阐述充分，有理有据；请示事项是请示正文的主体部分，要写清要求上级机关予以指示、批准、答复的具体问题和事项，这部分要明确具体，切实可行；尾语，常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。如‚以上意见，请予批示‛、‚以上要求，请予批准‛、‚妥否，请批示‛，或‚如无不当，请批转……‛等。
4.落款 在正文之后的右下方写标注发文机关名称。成文日期在落款之下。
5.写作要求
（1）写请示须遵循下列原则，即：一文一事，一般只主送一个主管的领导机关，不多处主送，不送领导者个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下，不越级请示、请示上报的同时不抄送下级与同级机关；请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写‚请示报告‛。
（2）两个以上单位联合向上级机关请示时，要在事前确定主办单位，经过认真磋商，取得统一认识，而后会签、印发。
（3）提出请示事项时，应同时根据本地区、本机关的实际情况，对所请示的问题提出解决的初步意见与方案，供领导批复时参考，因此，事先要经过周密的调查研究，使提出的意见与方案准确切实。
（4）请求批准行政规章的请示，要在正文中说明制定此项规章的必要性及其主要内容，而后将拟制发的规章作为请示的附件，一并报送。
（六）批复
1.批复的概念
批复是用于‚答复下级机关的请示事项‛的公文。批复为下行文。
2.正文 由事由和答复事项组成。
3.落款 在正文后的右下方写标注发文机关名称。成文日期写在落款之下。
4.写作要求
①批复在开首第一行写明所答复的请示的日期、标题或发文编号，如‚你局××××年×月×日关于×××××问题时请示收悉‛，以便收文单位查找办理。②批复具有针对性。批复要针对下级机关的请示表明意见，因此，在内容上要有具体的针对性，即有问有答，问什么答什么，避免泛泛而谈。③尾语常用‚此复‛、‚特此批复‛等语。
收到请示必须予以答复，简明扼要，观点明确，决不能模棱两可。意见要具体可行，以便下级机关按照办理。有的批复如需
要其他所属机关周知时，亦可批转给有关的下属机关或在文件公报上刊登。
（七）函
1.函的概念
函是‚适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项‛的公文。函为平行文。
2.函的种类 商洽函、询问函、答复函。
3.标题
由制发机关、事由、文种三部分组成。如果是便函，可以不写标题。
4.主送机关
为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关。
5.正文、落款要求同上。
6.写作要求
（1）公函是平行文，无论商洽工作还是询问情况，文辞不能向私人函件那样随意，要措辞得体，具有公文的庄重，又有礼貌。
（2）询问函，要求一函一事，便于对方尽速办理与答复。
（3）答复函，因是针对询问函而回答的，因此，在开头第一行要写明来函的标题、日期、发文号或标题，如‚××××年×月×日关于××××问题（或××字“××××”××号）的来函收悉……‛，而后再写答复的内容。
（4）在正文结尾时，常用致意的词语，如‚烦请予以大力
支持为盼‛、‚……为荷‛以及‚敬礼‛等。
（八）会议纪要
1.会议纪要的概念
会议纪要是‚适用于记载和传达会议情况和议定事项‛的公文。
2.文体结构
（1）眉首部分的‚发文机关标示‛处，不是‚某某某文件‛，而是‚某某某会议纪要‛，字体为小标宋体，字号不超过22mm×15mm。
（2）发文字号处可以是主持会议的机关名称、会议日期，也可以是发文字号。
3.标题、主送机关与正文
会议纪要可以写标题也可以不写。可标主送机关也可不标。正文由会议概况和议定事项组成。
4.结尾
会议纪要结尾包括纪要上报下发单位，印发机关和日期。日期可在正文之后，也可在标题之下，落款处不用加盖印章。
5.写作要求
（1）要抓住要点 即抓中心议题和围绕议题所作的决定来写，不要把大量的会议材料都搬到纪要里去，要集中反映会议精神，概括最本质的观点与意见。
（2）善于归纳问题 即需要对会议内容作分类整理和理论概括。归纳概括会议情况的主要依据是会议的原始记录、会议印
发的文件和领导人的讲话稿。
（3）必须实事求是，忠实会议内容 撰写者可以对与会者的发言进行概括和提炼，也可适当删节，但决不可凭空增添内容或篡改原意。
五、常用公文写作要注意的10个方面
1.公文写作之初，首先要弄清楚为什么要写这篇公文?写给谁?写这篇公文究竟是要做什么事?在平时，公文写作大多都是会议研究后领导授意，文秘人员执笔。领导在布臵写作任务时，要认真聆听，最好能边听边记，有不明确的问题当场请教，把握领导讲话的重点、要点。行文时还必须结合实际情况，迅速摸清这项工作或活动的背景、内容、要求，以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况，对工作全局做到心中有数，吃透上下两头。
2．不同公文种类功能各异，适用范围也不同，特别是功能相近，适用范围不太好区分的容易混淆的文种，使用时要格外注意，不要用错。如公告、通告和通知，奖惩性决定与表彰批评性通报，报告与请示，报告与意见等。
3.起草一篇公文，需要积累的东西很多，大致可分为四类。一类是大政方针和领导重要言论。一类是本地基本情况和工作运行情况。一类是专业方面的知识。即本部门、本行业相关的政策、法规、规范、条例和重要文件、资料。一类是格言、佳句类知识。
4.以上和以下的用法。‚以上‛、‚以下‛等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，一般习惯包括前面的本数在内。如果‚以上‛‚以下‛连用，应该将本数单独标出，以防止出现
歧义。如：考试成绩在80分以上有79人，80分以下者50人，这句话概念不准，应该改为考试成绩在80分及其以上者有79人，80分以下者50人。
5.在公文中，使用标点符号，14种通用标点符号，除了感叹号、问号、省略号外，其他的一般都能用到。每行第一格内不得有标点。
6.同一名称在同一篇文稿中出现多次时，力求名词统一。
7.凡是牵涉到音译的词语，均以新华社的译名为准。
8.使用计量单位要规范。
9.公文中不用繁体字。
10、党政机关公文包含电子公文，电子公文处理按自治区相关办法执行，在此不再详细讲解。