谈企业档案的价值作用
张春玲(陕西渭河煤化工集团有限责任公司)
【摘要】:本文主要从三个方面论述了企业档案的价值作用所在档案是企业科学决策的依据、是企业效益的体现、是企业的重要资源。其作用表现在情报功能、参考功能、凭证功能。
【关健词:、企业档案、价值、作用
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工作等方面档案，同企业的生产、经营、技术等方面有着直接的不可分割的联系。企业的每项产品 每台设备、每个课题、侮张工艺图纸等，无一不受档案材料的制约。随着企业现代化管理水平的不断提高，企业档案已成为一项同企业人、财、物同等重要的管理财富，其地位和作用愈来愈受到人们的重视。从某种意义上讲，企业档案储备实际上可以理解为企业技术储备的一种形式，它的丰富程度，标志着企业技术内在的潜力的大小和企业发展后劲的强弱。那么企业档案的价值作用究竟有哪些，大体可以归纳为以下三个方面。
一、企业科学决策的依据
企业档案跟踪现代化的足迹，而现代企业管理的核心又是决策，决策恰恰又是建立在企业庞大、完整、可靠的信息流基础上。优秀企业家的共同特点就是善于将过去的、现在的各类情况、数据进行综合分析，结合现实的客观条件及主观条件加以比较，然后对企业未来的发展做出科学的判断。在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据，不外乎是从档案信息中得到的。如企业通过这些信息资料，能够积累、掌握、判断企业内部、外部情况。企业内部情况一般指生产能力、技术潜力、物质条件、人才储备等等;企业外部情况，诸如本行业、本系统、市场环境等。企业可以通过大量的、可靠的、历史的、现实的档案信息资源来加以比较、分析、研究，最终预见企业活动的未来发展和变化，这样可以审时度势地做出科学的决策，制订出切合实际的企业方针和企业发展规划。
二、企业效益的体现
在当前企业现代化、标准化建设中，主要考核产品质量，物质消耗，经济效益三项指标，实际上也是企业档案效益的具体体现。企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映，它广泛渗透和直接间接作用于企业活动的各个环节，无论是从领导决策、规划制订、方案论 证，还是从设备引进、产品设计、工艺技术改造以及市场信息反馈等等，其效益日益鲜明地显示出来。
三、企业的重要资源
在企业众多的资源中，企业档案信息资源是一项重要的资源，企业档案信息资源，其权威性高于和有别于其他资源，它是企业信息中最主要、最基本的信息。它在企业经营活动中包含着企业方针，规定等方面的政策信息;产品、设备、基建等改造方面的技术信息;以及有关人才培养和人才信息;还有会计核算信息;企业发展史料信息等。这些信息除在本企业提供利用、产生效益外，它还具有交流转让作用，通过双向交流，使档案有了增殖价值，就等于一条信息转为二条信息，最终获得了各自需要的相当等价的效益。由此看来，企业档案既是企业从事现实活动的重要资源，又是企业发展的真实纪录。它既有较大的利用价值，又具有可靠的史料价值。企业档案从发挥作用的性质来分，它具有三种功能:一是情报功能。企业情报中又可分为技术情报和经济情报，如企业的技术档案、生产档案、设备档案、产品、工艺图纸等本身就是重要的技术或经济情报。如何开发好企业档案信息情报资源，对于企业的生存发展更具有重要的战略性意义。二是参考功能。档案中记载了企业各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为企业生产经营管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，
更是进行企业现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了企业经济活动的情况，都能为以企业经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订企业总规划、经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。三是凭证功能。企业档案是一种具有本源性的信息，因为它是企业活动直接地、原始地产物，它不是人们有意编造的，也不是根据个人的好恶或某种需要而修改加工的。它的可靠性足以见证、查证、证明某一事实。我们通常见到的诸如合同协议、单据凭证、规章条例等，就具有这一功能。
综上所述，企业档案作为企业这一特定社会系统中的一个子系统，与企业本身的体制以及企业管理和改革等活动有着密切关系，而企业本身的体制以及企业管理的不断深化又必然会对企业档案产生重要的影响。所以良好的档案意识，定能对企业档案信息工作 的发展起到有力的推动作用，强化档案工作意识，企业档案工作就会蓬勃发展。
【参考文献:】
(浙江档案》2001年03期论企业档案信息的情报功能
(科技档案管理学>王传宇主编
谈企业档案的价值作用
张春玲(陕西渭河煤化工集团有限责任公司)
【摘要】:本文主要从三个方面论述了企业档案的价值作用所在档案是企业科学决策的依据、是企业效益的体现、是企业的重要资源。其作用表现在情报功能、参考功能、凭证功能。
【关健词:、企业档案、价值、作用
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工作等方面档案，同企业的生产、经营、技术等方面有着直接的不可分割的联系。企业的每项产品 每台设备、每个课题、侮张工艺图纸等，无一不受档案材料的制约。随着企业现代化管理水平的不断提高，企业档案已成为一项同企业人、财、物同等重要的管理财富，其地位和作用愈来愈受到人们的重视。从某种意义上讲，企业档案储备实际上可以理解为企业技术储备的一种形式，它的丰富程度，标志着企业技术内在的潜力的大小和企业发展后劲的强弱。那么企业档案的价值作用究竟有哪些，大体可以归纳为以下三个方面。
一、企业科学决策的依据
企业档案跟踪现代化的足迹，而现代企业管理的核心又是决策，决策恰恰又是建立在企业庞大、完整、可靠的信息流基础上。优秀企业家的共同特点就是善于将过去的、现在的各类情况、数据进行综合分析，结合现实的客观条件及主观条件加以比较，然后对企业未来的发展做出科学的判断。在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据，不外乎是从档案信息中得到的。如企业通过这些信息资料，能够积累、掌握、判断企业内部、外部情况。企业内部情况一般指生产能力、技术潜力、物质条件、人才储备等等;企业外部情况，诸如本行业、本系统、市场环境等。企业可以通过大量的、可靠的、历史的、现实的档案信息资源来加以比较、分析、研究，最终预见企业活动的未来发展和变化，这样可以审时度势地做出科学的决策，制订出切合实际的企业方针和企业发展规划。
二、企业效益的体现
在当前企业现代化、标准化建设中，主要考核产品质量，物质消耗，经济效益三项指标，实际上也是企业档案效益的具体体现。企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映，它广泛渗透和直接间接作用于企业活动的各个环节，无论是从领导决策、规划制订、方案论 证，还是从设备引进、产品设计、工艺技术改造以及市场信息反馈等等，其效益日益鲜明地显示出来。
三、企业的重要资源
在企业众多的资源中，企业档案信息资源是一项重要的资源，企业档案信息资源，其权威性高于和有别于其他资源，它是企业信息中最主要、最基本的信息。它在企业经营活动中包含着企业方针，规定等方面的政策信息;产品、设备、基建等改造方面的技术信息;以及有关人才培养和人才信息;还有会计核算信息;企业发展史料信息等。这些信息除在本企业提供利用、产生效益外，它还具有交流转让作用，通过双向交流，使档案有了增殖价值，就等于一条信息转为二条信息，最终获得了各自需要的相当等价的效益。由此看来，企业档案既是企业从事现实活动的重要资源，又是企业发展的真实纪录。它既有较大的利用价值，又具有可靠的史料价值。企业档案从发挥作用的性质来分，它具有三种功能:一是情报功能。企业情报中又可分为技术情报和经济情报，如企业的技术档案、生产档案、设备档案、产品、工艺图纸等本身就是重要的技术或经济情报。如何开发好企业档案信息情报资源，对于企业的生存发展更具有重要的战略性意义。二是参考功能。档案中记载了企业各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为企业生产经营管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，
更是进行企业现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了企业经济活动的情况，都能为以企业经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订企业总规划、经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。三是凭证功能。企业档案是一种具有本源性的信息，因为它是企业活动直接地、原始地产物，它不是人们有意编造的，也不是根据个人的好恶或某种需要而修改加工的。它的可靠性足以见证、查证、证明某一事实。我们通常见到的诸如合同协议、单据凭证、规章条例等，就具有这一功能。
综上所述，企业档案作为企业这一特定社会系统中的一个子系统，与企业本身的体制以及企业管理和改革等活动有着密切关系，而企业本身的体制以及企业管理的不断深化又必然会对企业档案产生重要的影响。所以良好的档案意识，定能对企业档案信息工作 的发展起到有力的推动作用，强化档案工作意识，企业档案工作就会蓬勃发展。
【参考文献:】
(浙江档案》2001年03期论企业档案信息的情报功能
(科技档案管理学>王传宇主编