浅议行政事业单位合同管理内部控制
作者：朱清和
来源：《今日湖北·中旬刊》2015年第05期
摘 要 事业单位的所有经济活动都离不开经济合同，合同是事业单位与其他企业及事业单位经济往来的纽带。但就目前事业单位发展现状来看，合同管理依然有许多问题存在，本文针对这些问题进行分析，并提出有效的解决措施。
关键词 事业单位 内部控制 合同流程控制
一、我国事业单位合同管理现状
1、管理者缺乏法律意识
目前，我国多数事业单位领导者对合同管理的重视度偏低，且法律意识十分淡薄。部分领导者只有在合同纠纷发生时才意识到需要采用法律手段保护自身合法权益，未能做到从合同签署初期就及时与相关法律人士联系，咨询相关信息，利用法律至始至终保护自身合法权益，从而有效规避合同风险。
2、合同管理人才匮乏
在事业单位中，合同管理工作对专业性及技术性的要求普遍较高，这就要求合同管理人员必须具备较强的综合素质。这不仅需要拥有过硬的专业技能，对法律相关知识有充分的了解，还要懂经济，会管理，并能真正运用到实际中。但就目前来看，事业单位合同管理严重缺乏此类综合素养较强的人才。一方面，特定的专职人员少之又少；其次，现有的管理人员缺乏相关专业知识的积累，致使合同管理水平难以提高。
3、合同流程管理缺乏控制
目前，事业单位存在多个部门拥有多个合同章的现象，很大程度加大了管理的难度。通常情况下，事业单位合同管理主要有两大环节，分别是合同的签订环节与合同的履行环节，可具体到立项审批，市场调查，合同的起草、审查、签订、落实，结算款项以及合同纠纷的处理等。许多事业单位针对合同流程管理的衔接能力较弱，合同在签订前的市场调查工作管理不到位，在签订中的审查管理不给力以及签订后的落实监督管理不具体。同时，合同签订后，未能建立专门的合同归档部门，未能完善合同签订全过程的监督管理体系，导致合同后期管理工作举步维艰。
二、事业单位强化合同管理的有效措施
1、增强法律保护意识
以往事业单位由于严重缺乏法律保护意识，对合同管理的重视程度较低，常常忽略了合同内容及条款的严谨性，草率签订合同，导致合同纠纷发生后处理难度大，时常损害自身的利益，不能有效维护自身的合法权益。
因此，事业单位必须增强合同法律保护意识，制定合同的过程中必须严格审核其合法性、科学性及严密性，将可能产生的纠纷因素扼杀在摇篮里，确保合同正常履行。
2、大力培养高素质管理人才
据调查显示，目前我国多数事业单位严重缺乏专业型管理人才，合同管理人员的综合素质普遍较低，很大程度降低了合同管理的难度，导致合同管理工作举步维艰。因此，事业单位需要加大高素质管理人才培养投入，开展形式多样的培训活动，多渠道强化法律宣传，有效提高合同管理人员的法律意识与管理素养，贯彻落实绩效考核制度，有效程度激发管理人员的工作积极性，有效提高合同管理的质量，降低合同纠纷的发生率，减少事业单位的经济损失，从而促进事业单位长远的发展。
3、强化合同准备阶段管理
首先，事业单位需要完善申请管理制度，明确合同必须走申请程序，规定只有申请成功的合同才能进入后期的签订流程，严格要求合同与事业单位发展战略目标相符合。其次，任何一项合同的准备阶段都需对市场行情及该行业的相关信息进行调查，对潜在的合同主体是否符合合法性，是否具有履约能力以及资质的信誉情况有充分的了解。在此基础上，认真分析整合相关信息，提取精髓，最后拟定好合同方案。然后，事业单位需要加强合同资金的全面预算管理，实现有效的成本监控。最后，针对不同类型的合同，事业单位需要制定出相应的合同规范，尤其要保证合同的公平性原则。与此同时，在进行合同洽谈之前需要主动将自身拟定好的合同文本发给合作方，并争取对方同意接受本方案，若有任何异议可通过谈判环节协商确定。
4、强化合同签订阶段管理
针对重大合同的签署，事业单位需要组织审计处、纪委、财务处、法律部门等所有相关部门共同组建成谈判小组，针对合同的主要条款展开讨论、谈判；在整个谈判过程中，必须加强保密制度控制；同时，需要将谈判过程与结果详细的记录下来，并保证其真实性。事业单位需要设立专门的合同归口管理部门，配备专业的合同管理人员，且规定单位自身有且只有一个合同章，并全权交由合同归口管理部门保管，并进行严格的合同条约审核。
针对合同的签订，事业单位需要按照合同内容的性质和合同金额进行分类，制定明确的分级授权。对于性质重大的合同，规定无论金额大小均需要经过领导班子集体决策；而对于一般性质的合同，则规定根据不同的合同金额由不同的部门审批。印章保管员需要仔细核对合同审批文件，审核合同金额、性质与合同审批人权限是否匹配，避免发生越权审批或审批不全的现
象。印章保管员确认合同已经适当审批后，应在合同的签字页和骑缝上盖章，并将合同编号；同时就用印事项进行登记。
5、加强合同履行阶段管理
事业单位合同管理部门需要实时追踪合同履行情况，确保合同履行的全过程都能受到充分的监督。加强风险防范意识，合同的主办方需要落实实施工作，对外要加强合同双方的沟通与交流，对内需保证各部门做好衔接工作。合同执行过程的重要相关资料都需收集、保存起来，例如：承诺函、验收单、发货单、收货单等等，当发生合同纠纷时，这些资料可以充当有力证据，能够更大限度的维护事业单位自身的合法权益。
在合同履行过程中出现重大变化时，需要及时与合同单位联系、沟通，共同商议找到最好的解决办法，与此同时需要事业单位上级申请合同变更，申请通过后，根据共识决定合同的更改或解除。
事业单位需要完善合同纠纷处理机制，便于合同纠纷发生能够得到合理的解决。纠纷一旦发生需要及时向单位上级报告，并将书面纠纷报告交予法律部门审核，根据法律部门给予的处理意见及建议处理纠纷，合同纠纷成功处理后，相关资料及结果仍需整理归档。
参考文献：
[1]苗静.浅析科研单位档案管理[J].科技创新与应用，2012.
[2]张兆许.浅谈高校内部控制流程再造—基于采购与付款业务、合同管理[J].经济与管理科学，2012.
[3]陈胜.科研事业单位合同管理的关键风险点及其应对措施[J].西部财会，2012.
浅议行政事业单位合同管理内部控制
作者：朱清和
来源：《今日湖北·中旬刊》2015年第05期
摘 要 事业单位的所有经济活动都离不开经济合同，合同是事业单位与其他企业及事业单位经济往来的纽带。但就目前事业单位发展现状来看，合同管理依然有许多问题存在，本文针对这些问题进行分析，并提出有效的解决措施。
关键词 事业单位 内部控制 合同流程控制
一、我国事业单位合同管理现状
1、管理者缺乏法律意识
目前，我国多数事业单位领导者对合同管理的重视度偏低，且法律意识十分淡薄。部分领导者只有在合同纠纷发生时才意识到需要采用法律手段保护自身合法权益，未能做到从合同签署初期就及时与相关法律人士联系，咨询相关信息，利用法律至始至终保护自身合法权益，从而有效规避合同风险。
2、合同管理人才匮乏
在事业单位中，合同管理工作对专业性及技术性的要求普遍较高，这就要求合同管理人员必须具备较强的综合素质。这不仅需要拥有过硬的专业技能，对法律相关知识有充分的了解，还要懂经济，会管理，并能真正运用到实际中。但就目前来看，事业单位合同管理严重缺乏此类综合素养较强的人才。一方面，特定的专职人员少之又少；其次，现有的管理人员缺乏相关专业知识的积累，致使合同管理水平难以提高。
3、合同流程管理缺乏控制
目前，事业单位存在多个部门拥有多个合同章的现象，很大程度加大了管理的难度。通常情况下，事业单位合同管理主要有两大环节，分别是合同的签订环节与合同的履行环节，可具体到立项审批，市场调查，合同的起草、审查、签订、落实，结算款项以及合同纠纷的处理等。许多事业单位针对合同流程管理的衔接能力较弱，合同在签订前的市场调查工作管理不到位，在签订中的审查管理不给力以及签订后的落实监督管理不具体。同时，合同签订后，未能建立专门的合同归档部门，未能完善合同签订全过程的监督管理体系，导致合同后期管理工作举步维艰。
二、事业单位强化合同管理的有效措施
1、增强法律保护意识
以往事业单位由于严重缺乏法律保护意识，对合同管理的重视程度较低，常常忽略了合同内容及条款的严谨性，草率签订合同，导致合同纠纷发生后处理难度大，时常损害自身的利益，不能有效维护自身的合法权益。
因此，事业单位必须增强合同法律保护意识，制定合同的过程中必须严格审核其合法性、科学性及严密性，将可能产生的纠纷因素扼杀在摇篮里，确保合同正常履行。
2、大力培养高素质管理人才
据调查显示，目前我国多数事业单位严重缺乏专业型管理人才，合同管理人员的综合素质普遍较低，很大程度降低了合同管理的难度，导致合同管理工作举步维艰。因此，事业单位需要加大高素质管理人才培养投入，开展形式多样的培训活动，多渠道强化法律宣传，有效提高合同管理人员的法律意识与管理素养，贯彻落实绩效考核制度，有效程度激发管理人员的工作积极性，有效提高合同管理的质量，降低合同纠纷的发生率，减少事业单位的经济损失，从而促进事业单位长远的发展。
3、强化合同准备阶段管理
首先，事业单位需要完善申请管理制度，明确合同必须走申请程序，规定只有申请成功的合同才能进入后期的签订流程，严格要求合同与事业单位发展战略目标相符合。其次，任何一项合同的准备阶段都需对市场行情及该行业的相关信息进行调查，对潜在的合同主体是否符合合法性，是否具有履约能力以及资质的信誉情况有充分的了解。在此基础上，认真分析整合相关信息，提取精髓，最后拟定好合同方案。然后，事业单位需要加强合同资金的全面预算管理，实现有效的成本监控。最后，针对不同类型的合同，事业单位需要制定出相应的合同规范，尤其要保证合同的公平性原则。与此同时，在进行合同洽谈之前需要主动将自身拟定好的合同文本发给合作方，并争取对方同意接受本方案，若有任何异议可通过谈判环节协商确定。
4、强化合同签订阶段管理
针对重大合同的签署，事业单位需要组织审计处、纪委、财务处、法律部门等所有相关部门共同组建成谈判小组，针对合同的主要条款展开讨论、谈判；在整个谈判过程中，必须加强保密制度控制；同时，需要将谈判过程与结果详细的记录下来，并保证其真实性。事业单位需要设立专门的合同归口管理部门，配备专业的合同管理人员，且规定单位自身有且只有一个合同章，并全权交由合同归口管理部门保管，并进行严格的合同条约审核。
针对合同的签订，事业单位需要按照合同内容的性质和合同金额进行分类，制定明确的分级授权。对于性质重大的合同，规定无论金额大小均需要经过领导班子集体决策；而对于一般性质的合同，则规定根据不同的合同金额由不同的部门审批。印章保管员需要仔细核对合同审批文件，审核合同金额、性质与合同审批人权限是否匹配，避免发生越权审批或审批不全的现
象。印章保管员确认合同已经适当审批后，应在合同的签字页和骑缝上盖章，并将合同编号；同时就用印事项进行登记。
5、加强合同履行阶段管理
事业单位合同管理部门需要实时追踪合同履行情况，确保合同履行的全过程都能受到充分的监督。加强风险防范意识，合同的主办方需要落实实施工作，对外要加强合同双方的沟通与交流，对内需保证各部门做好衔接工作。合同执行过程的重要相关资料都需收集、保存起来，例如：承诺函、验收单、发货单、收货单等等，当发生合同纠纷时，这些资料可以充当有力证据，能够更大限度的维护事业单位自身的合法权益。
在合同履行过程中出现重大变化时，需要及时与合同单位联系、沟通，共同商议找到最好的解决办法，与此同时需要事业单位上级申请合同变更，申请通过后，根据共识决定合同的更改或解除。
事业单位需要完善合同纠纷处理机制，便于合同纠纷发生能够得到合理的解决。纠纷一旦发生需要及时向单位上级报告，并将书面纠纷报告交予法律部门审核，根据法律部门给予的处理意见及建议处理纠纷，合同纠纷成功处理后，相关资料及结果仍需整理归档。
参考文献：
[1]苗静.浅析科研单位档案管理[J].科技创新与应用，2012.
[2]张兆许.浅谈高校内部控制流程再造—基于采购与付款业务、合同管理[J].经济与管理科学，2012.
[3]陈胜.科研事业单位合同管理的关键风险点及其应对措施[J].西部财会，2012.