台山市XX 房地产开发有限公司
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行政部2013年1月10日修正版
目 录
1、公司简介„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3
2、第一章 员工守则„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4
3、第二章 人员组织机构„„„„„„„„„„„„„„„„„7
4、第三章 招聘、转正、离职管理„„„„„„„„„„„„„7
5、第四章 考勤管理制度„„„„„„„„„„„„„„„„„11
6、第五章 薪酬福利管理„„„„„„„„„„„„„„„„„13
7、第六章 奖罚制度„„„„„„„„„„„„„„„„„„„14
8、第七章 文件管理制度„„„„„„„„„„„„„„„„„16
9、第八章 物资采购管理制度„„„„„„„„„„„„„„„23
10、第九章 车辆管理制度„„„„„„„„„„„„„„„„„24
11、第十章 出差管理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25
12、第十一章 集体宿舍管理规定„„„„„„„„„„„„„„26
台山市XX 房地产开发有限公司简介
台山市XX 房地产开发有限公司于2009年注册成立，由XX 有限公司，XX 有限公司，XX 钢铁有限公司，XX 有限公司，XX 制药厂有限公司联合投资组建。注册资金人民币超过2.5亿元，注册地为江门台山市。XX 地产目前开发建设的项目有XX ·中环广场（占地84791㎡，总建面积402200㎡）、XX ·时代广场（占地136612 ㎡，总建面积 629831 ㎡）。目前单在台山的土地储备可供开发的建筑面积超过200万平方米。
其中，XX ·中环广场位于台山市环市中路，项目处于城南新旧城区交接部，是政府确定的优先建设和发展的重点区域。区位地段优越，交通便利，四通八达。生活配套设施完善成熟，生活气氛浓郁，是台城公认的高尚社区。项目总占地面积84791㎡，总建筑面积约402200㎡，其中集中商业面积26700㎡（大型超市，百货）。商业步行街面积13000㎡，会所面积1000㎡，幼儿园面积1200㎡，住宅面积280300㎡，地下室、半地下室、架空层面积80000㎡，绿化率36％. 居住总户数约2238户。居住总人口约7162人，机动车停车位超过2500个。
一直以来，XX 地产秉承着“工程质量是灵魂，优质服务是卖点”的理念在严抓工程质量的同时鞭策自我提升服务水平，充分吸取中西文化的精髓，融合大型艺术园林构筑和谐宜居经典。从材料选择到施工工艺，从施工单位甄选到设计构思，都悉心地从细节中逐步建立品质，满足新时代客户的要求。在多年的开发建设中，建立起标准化、科学化、系统化的质量管理体系，形成过程质量控制和创优机制，力争以品质为最大智慧赢得客户认可。在未来的日子里，XX 地产将继往开来，以品质为核心开发新一代人居家园，为广大客户提供最温馨、最舒服的家居环境。
第一章 员工守则
一、 为了在激烈的市场竞争中取胜，必须加强和整合好公司人力资源管理，建成一支思
想扎实、积极学习、富于创新精神的专业技术队伍，根据公司实际，制定本制度。
二、公司的管理体制包括实行公开、平等、竞争、择优的用人机制和重实绩、重贡献，向
优秀人才和关键岗位倾斜的分配激励机制。
三、员工应尽以下义务
1、遵守国家各项法律、法令、法规和政策。
2、遵守公司各项规章制度、管理办法。
3、遵守与公司所签订劳动合同中规定的义务。
4、恪守“忠诚信用、团结协作、敬业进取、追求卓越”的经营理念，并以此作为行动指南。
5、热爱公司，自觉维护公司信誉和形象。
6、完成本职岗位职责和各级主管临时交付的任务。
7、服从公司管理、人事调配和工作安排。
8、具有敬业精神，工作积极主动，并为公司改善经营管理献计献策。
9、努力钻研专业技能，不断提高自身的业务水平和能力。
10、保守公司秘密，爱护公司财物。
11、不从事与公司、职位有利益冲突的活动。
四、行为准则：
1、人人保持细心、眼明、脚勤、手快的工作风格，以诚待人，与人为善，以工作为乐趣，视公司为和睦的家庭。
2、礼貌礼节做到：对领导致意、让行、恭敬、请示；对同仁谦让、虚心、和气；对来宾热情、有礼。
3、仪容仪态做到：精神饱满、朝气蓬勃、着装整洁、美观大方。
五、职场纪律：
1、遵守公司各项规章制度，服从上级领导的工作安排。
2、倡导平等、团结、互助，工作场合应注意员工之间的相互称谓要得当、合理。
3、上班应配戴员工卡，如有遗失应尽快申请补办。工作卡应保持干净清洁。
4、遵守工作时间，做到不迟到，不早退、不旷工。
5、上班时仪表应整洁、大方、得体、斯文。对特定的部门，公司另有统一着装要求的，按具体着装规定执行。
6、工作期间应认真工作，不允许在办公区域内睡觉、赌博、化妆、进食、嬉戏、吸烟、打闹、串岗聊天和在工作区内大声喧哗，如同事间需要进行工作讨论，请在会议室或低声音讨论，不要影响到其他员工的工作。
7、上班时间不得擅自离开工作岗位，如需暂时离开时应与同事交代去向。
8、上班时间不可阅读与工作业务无关的书报杂志。不能玩游戏、看电影、放音乐等与工
作无关的其他事情、不得浏览、下载不安全和黄色网页、网站；不能随便安装盗版、不安全的与工作无关的软件，严禁利用办公室的电脑人为传播电脑病毒或制造病毒。未经允许，不能使用他人电脑。
9、上班时间应将个人手机铃声降低，接打电话要小声，应时刻保持办公室的安静。
10、请随时注意保持办公室的整齐清洁卫生，创造良好的办公环境。上班时间不要在办公
室、楼道等非吸烟区内吸烟。
11、个人办公桌上应保持干净整洁，影响工作的物品不要摆放在办公桌上，特别是办公桌
内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。下班后要整理好个人桌面和办公用品。
12、下班离开办公室前，请将个人电脑显示器、充电器的电源切断。严禁电池或其他用
电器在办公室过夜充电，以避免因电器故障引发火灾。
13、 必须履行对公司机密、业务上的重要信息的保密义务，不得将公司业务及营销信息
泄露给他人。不打听，不传播与本人无关的，不该打听不该传播的事项。
14、如因工作需要其他部门资料，可向相关部门主管申请并经得同意后才可打印或复印。
不得私自索取、打印、复印其他部门的资料。
15、应自觉遵守公司的物料领用制度，物品出仓须经行政部发放，领用人签字确认才能
领走使用，否则行政部有权不给予物品发放。同时，请爱护公共设备，妥善保存好领用的工作资料、办公用品，以免丢失或损坏。
16、如未受到邀请，请不要进入董事会授权人办公室，财务室, 预算室等未授权区域。
17、遵守公共场所秩序，上下班乘电梯时，要遵守“先出后进”的原则。
18、对来访客人有礼，面带微笑，指引来访客人要去的部门，除公司机密和未授权区域。
19、应时刻保持办公场所公共区域的卫生，不得在公共楼道吸烟及大声喧哗，以免影响
公司形象造成不好的影响。
20、为避免盗窃、外单位滋扰，公司大门将实行关闭管理，员工出入公司需自带钥匙。
中午吃饭时间和下班时间，由行政部人员负责把公司大门关上。
21、廉洁奉公，外单位赠送的物品需上缴到财务部门做为公共财物处理由公司同一分配。
否则，一经发现个人私收物品或款项者交由公安经侦大队处理，并追究相应经济法律责任，同时开除出公司。
22、发现行迹可疑的不法分子，应提高警惕，立即报告有关领导和公司保安。
23、发现安全事故隐患，应采取紧急措施并报告领导处理，防止事故发生。
24、未经公司许可，不得以公司名义在外活动，也不得在其他同业公司兼职。
25、以上规范请各位员工认真阅读并遵照执行，如有违反，将由行政部给予责任人30—
60元的现金处罚并视情节严重给予通报批评的处分。
第二章 人员组织机构
一、 公司根据实际工作需要和法规有关要求确定内设机构和人员岗位。
二、组织机构与编制一般由董事会授权人研究拟订，董事会授权人审批，行政部负责贯彻
执行，各部门应严格按编制、要求选聘人员，不得超编，每一岗位都要制定岗位职责，并认真实施。如因特殊需要增设部门、岗位、人员或职务超编，必须经董事会授权人批准。
第三章 招聘、转正、离职管理
一、 招聘程序
1、由常务副总经理及副董事会授权人向董事会授权人提出招聘要求并定义职位和招聘标准，以确定是否招工。
2、由行政部制定招聘计划，并请示董事会授权人确定通过何种渠道进行落实招聘广告。
3、由行政部对应聘者的应聘资料进行有效地筛选，确定初次面试名单，一般地，每个职位需确定3名至5名面试名额（特殊情况另订）。
4、确定并具体通知应聘者准时参加公司组织的面试。
5、应聘者应如实填写好《XX 房地产应聘人员登记表》和提交身份证、毕业证书、资质证书等有效证件复印件，行政部在简历后附上《招聘考核表格》（由面试者填写），以上资料作为一份完整的履历资料给面试者进行面试。
6、面试流程：行政部经理（初试）→常务副总经理（复试）→董事会授权人（最终审核确定）。（注：所有人员聘请必须由董事会授权人确定是否录取试用）
二、聘用管理
1、经核定录用的人员，由行政部通知报到日期，请其于报到时携带下列资料：
（1）相片3张
（2）身份证复印件一份
（3）学历证件和相关的上岗证复印件一份
（4）体检表一份
2、由行政部检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。
3、由行政部引导新进人员逐项办理下列手续：
（1）领取员工手册；
（2）向各部门介绍新同事并协助入职；
（3）填制《公司入职表格》；
（4）由该部门主管安排培训；
（5）由行政部对新入职人员档案归档。
4、公司员工分为正式员工和试用期员工
（1）正式员工：是公司员工队伍的主体，享受公司制度中所规定的各种福利待遇。
（2）试用期员工：所有应聘人员都必须经过3个月的试用期后，才可以考虑聘为正式员
工。
5、试用期人员一般不宜担任经济要害部门的工作，也不宜安排具有重要经济责任的工作。
6、如经公司试用不合格者，可延长其试用期或决定不予聘用，对不予聘用者，不发任何
补偿费。
8、各部门应制定好人员编制，各部门用人应控制在编制范围内。
三、转正管理
1、试用人员经试用合格后，可转为正式员工，并根据其工作能力和岗位重新确定职级，
享受正式员工的各种待遇。
2、试用人员核准转正后，应由行政部填写《转正申请单》并逐级上报。
3、《转正申请单》批复后，由行政部协助办理下列转正手续：
（1）下发转正通知单
（2）将转正人员名单上报财务
（3）将转正员工档案按正式员工归档。
四、离职管理
1、辞职
（1）如员工在合同期内（包括试用期间）要求辞职的，须提前一个月以书面的形式向
直属领导提出申请。
（2）由行政部协助办理相关辞职手续：
①由申请离职人员填制《XX 地产员工离职表》并上报行政部；
②《XX 地产员工离职表》逐级核准后由行政部交给总经办领导下发辞职意见； ③由交接人、行政部及辞职人所在部门在一周内共同办理完各项交接手续，方可离职。如未办理完手续离职作自动离职处理；
④由行政部将辞职名单上报财务部；
⑤由行政部将辞职人员档案按辞职人员归档。
（3）经行政部、董事会授权人批准并在五天内办妥有关手续，方可离职。逾期不办者
作自动离职处理。
（4）经公司送外培训的员工，在合同期内辞职，必须赔偿全部培训费和赔偿经济损失。
2、辞退
（1）对违反公司相关规定，或试用不合格者，公司予以辞退。
（2）由行政部协助办理相关辞退手续：
①由被辞退员工所属部门填制《XX 地产员工离职表》并上报行政部；
②《XX 地产员工离职表》逐级核准后由行政部交给总经办领导下发辞退意见； ③由交接人、行政部及被辞退人所在部门在两天内共同办理完各项交接手续，方可
离职。如未办理完手续离职作自动离职处理；
④由行政部将辞退名单上报财务部；
⑤由行政部将辞退人员档案按辞退人员归档。
3、辞职、辞退移交事项；
（1）所有文件移交清册
（2）缴还所领用或保 管的公用物品（簿册、书类、图表、服装、文具、工具、印章、
办公钥匙等）
（3）应办未办及已办未结案应交待清楚。
（4）财务部核实离职人员的借支情况，借支款可在工资里扣减，如借支金额超出可发
放的工资，应将差额以现金的形式还款到财务部方可给予离职。
（5）其他应专案移交事项。
4、各级人员移交应亲自办理，倘是重病或其他特别原因不能亲自办理时或委托有关人员代
为办理，对所有一切责任仍由原移交人负责。
第四章 考勤管理制度
一、考勤管理办法
1、公司员工应遵守作息时间，确保准时上班和良好的仪表仪态。 2、公司正常上下班时间（周一至周六，个别部门周六和周日轮班）：
上午8：30---12：00下午13：30---17：30
3、公司实行行政监督考勤办法。行政部每月3号前上报员工考勤记录给财务，财务部按
考勤记录发放工资至个人，无考勤记录者不发放工资。
4、员工上班时间应按时到岗打卡，如因公事无法到岗的应得到部门领导或行政部经理同
意后填写《因公事无法打卡申请单》以做考勤备案。
5、员工应按时下班，不得提前，如因公外出无法回公司的，事前应得到部门领导或行政经理批准，事后填写《因公事无法打卡申请单》以做考勤备案。 二、迟到、早退、旷工、脱岗管理办法
1、迟到：如上班后无正当理由晚到5分钟以上15分钟以内视为迟到。第一次迟到公司予以口头警告，第二次予以罚款20元，以此类推。如一个月内迟到超过5次的给予降职降薪处理。
2、早退；如未到下班时间无正当理由提前5分钟以上30分钟以内下班视为早退。第一
次早退公司予以口头警告，第二次予以20元现金处罚，以此类推。如一个月内早退超过3次的给予降职降薪处理。
3、旷工：如上班后无正当理由超过30分钟未到岗的，视为旷工。旷工一次的应扣当日
全天工资；旷工两次扣三天工资，并予以降职降薪处理。一月内旷工累计超过两次者，予以辞退。
4、脱岗：如上班期间无正当理由离岗超过30分钟的，视为脱岗。第一次脱岗公司予以口头警告，第二次予以50元现金处罚，以此类推。如一个月内脱岗超过3次者给予降职降薪处理。 三、外出管理办法
1、员工上班期间不准外出办私事，特殊原因及因业务需要外出办理者必须征得部门主管
同意方可外出。上班期间如部门经理或主管被抽查手下员工的去向，不知情者和当时人一同按情况作出处罚。
2、如未经部门主管同意外出的，30分钟以上1个小时以内视为脱岗；超过1个小时视
为旷工处理。 四、请假、调休管理办法 1、事假
（1）如员工因事必须本身处理者可向部门领导申请事假，每年累计以20天为限。如
超限者，则必须提供有效的证明，否则给予降职降薪处理。
（2）事假按日计扣工资，一年内事假累计超过20天者予以降职降薪处理，超过25
天者公司予以辞退。
（3）员工必须提前一天填写请假单。请假两天内由部门经理和常务副总审批，如三天
或以上由董事会授权人审批。如未得到同意而擅自离岗者，以旷工论处。
2、病假
（1）如因病治疗或休养者应持公立医院证明向部门领导申请病假。
（2）病假按日计扣工资，经董事会授权人特别核准者不在此限。
（3）员工请假除因急病或紧急突发事件不能自行办理外，都应亲自填写请假申请单办
理请假手续。未办妥请假手续的，不得先行离岗，否则以旷工论。
（4）如因急病或紧急突发事件未能到场请假的，应电话请示直属领导，经批准并事后
24小时内补办请假手续。否则以旷工论。
（5）员工请假期届满未办理续假或办理续假尚未批准而不到职者，除确因病或临时发
生意外等不可抗力事情外，均以旷工论。
（6）请假理由不充分或有妨碍工作时，可酌情不予给假，或缩短假期或令延期请假。 （7）员工依本规定请假如发现有虚假事情者，视情节严重予以旷工或辞退处理。 3、调休、补休
（1）如因特殊工作安排，不能在原定休息日休息的或者节假日安排值班的，事后可在
当月进行调休或补休。（一般情况不得提前调休，如特殊情况跨月调休或补休的，需董事会授权人审批）
（2）调休、补休假期每月最多2天，需提前三天填写《调休申请单》或《补休申请单》，
明确调休、补休原因，并得到部门主管领导和常务副总经理审批后方可进行调休或补休。
(3) 如未得同意而擅自调休、补休者，以旷工论处。
第五章 薪酬管理
一、 员工工资计算是从当月1日起至该月结束，一般下月10日左右支付。 二、缺勤扣除：
（一）、迟到、早退、私自外出、外出超时、旷工按奖罚制度有关条例扣除。 （二）、国家规定放假天数照常支付工资。
（三）、在工资计算期间，中途任用时的工资按日计算工资（每月按26天计算）。 （四）、中途辞职者，当月工资按实际出勤天数结算，并扣除有关服装费用和补偿上月由
公司支付的保险金。
（五）、扣除后剩余的工资不足以支付保险金的由其本人补足。 （六）、个人收入所得税从工资中直接扣除。
第六章 奖罚制度
一、奖励制度：
1、年终奖金：员工在职期间遵守公司纪律，并能妥善完成上级交代的各项工作任务，公
司将于每年春节前视经营状况和个人贡献发放年终奖金。
2、特别贡献奖：经董事会评定对公司有重大贡献者，给予额外的一次性现金奖励。 （1) 、能在工程上促进进度、排出重大的安全隐患或提出建议为公司节省成本者； （2）、在完善管理体制，拓展经营渠道，改善经营管理等方面提出合理化建议经采纳起
到积极效果的；
（3）、超额完成销售任务，经济效益显著者。 二、惩罚制度：
1、有下列事件之一者，每次扣罚50元：
（1）、上班时间外出办私事（经批准有放行条）。 （2）、违反办公室纪律，在办公室抽烟、赌博者。
（3）、无请示领导外出办私事及超过批准时间才回岗位者。 （4）、其他违反公司管理制度、劳动纪律、工作规定情节较轻者。 2、 有下列事件之一者，停发当月工资：
（1）、当月无故旷工两次或以上者。
（2）、重大违规行为者（如违反安全文明生产管理规程、公司规章制度、劳动纪律等
情节严重的）。
（3）、未经请示或未办理动火许可，而发生失火的。 3、有下列情形之一者，可停工或免职处理：
（1）、无能力胜任本职致本职工作不能完成或由于个人因素而影响团体工作质量者。 （2）、由于工作疏忽或责任心不强造成安全、质量事故责任者。 （3）、其他违反有关规定及其他不称职者。
（4）、无故损坏公司财物达一千元以上者（并处追讨赔偿）。 （5）、一年中停发工资达两次者。
（6）、无故连续旷工3天且无正当理由不服从组织安排工作者。
（7）、煽动怠工或罢工者。
（8）、伪造或盗用公司印及文件者。
（9）、故意泄漏公司技术、机密至使公司蒙受损失者（公司将追究其法律责任）。 （10）、违反劳动合同相关规定者。
第七章 文件管理制度
一、文件分类管理
1、工程合同、广告合同、工作联系函、工程图纸等工程资料由行政部和工程资料员统
一归档管理；
2、零星采购合同、公司资质、人事档案、会议记录等资料由行政部统一归档管理； 3、工程、水电、造价等专业书籍由使用人妥善管理。 二、合同管理制度 1、 总则
（1） 为了加强公司合同管理，规范和完善公司各类合同的订立、履行程序，避免合同
漏洞，防止合同陷阱及合同欺诈行为，特制定本制度。
（2）公司以及各职能部门代表公司签订的以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的
各类合同，除必须遵守国家有关法律法规外，应遵守本制度。 （3） 凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。 （4） 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
（5） 订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿
的原则。
（6）公司由法律顾问根据董事会授权人的授权，全面负责指导、监督有关部门的合同订
立、履行等工作。 2、 合同订立
（1）订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的
单位不得与之订立经济合同。
（2） 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外
订立书面经济合同。
（3） 经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等）数量和质量，价款或者酬
金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。
（4） 每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号。 （5） 合同文本拟定完毕，须复印一份，凭《合同审批单》按规定的流程经业务部门负
责人、预算部、法律顾问、财务部、分管领导、公司董事会授权人审核通过后加
盖公章或合同专用章方能生效。
（6） 公司董事会授权人对合同的订立具有最终决定权。
（7） 合同审批单作为合同审核过程中的记录和凭证由行政部和工程部合同管理员在合
同盖章后留存并及时归档。
（8） 对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我
方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须董事会授权人特批。
（9）单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
（10） 合同盖章生效后，应交由行政部、工程部合同管理员按公司确定的规范对合同进
行编号并登记。
（11） 合同文本原则上我方应持两份，原件分别由财务部和工程部合同管理员留存。 （12） 非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。
（13） 订立合同的双方当事人必须具备合法的资格，即具有签订合同的权利能力和行为
能力，必须具备法定性、合法性、真实性和完整性等。下列情况的合同均不准签订：
①、违反国家法律、政策的合同； ②、采取欺诈、胁迫等手段订立的合同； ③、违反国家、公司和社会公共利益的合同； ④、代理人超越代理权限订立的合同；
⑤、与未取得营业执照的商业机构订立的合同；
⑥、与无履约能力及无承担经济责任能力的人或机构订立的合同； ⑦、条款明显有欠公允的合同。
凡签订没有法律和经济保证的合同或假合同、利用合同进行违法活动等行为，一经发现与查证，送交司法机关处理。 3、 合同履行
（1）合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行，
（2） 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司董事会授权人汇
报并通知法律顾问。
（3） 依据合同履行付款时，参照《财务管理制度》中应付款的管理规定。
（4） 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代
付款证明。
（5） 在合同履行过程中，董事会授权人签定《申请使用资金审批表》同意后，合同
对方必须先开具发票，经财务员审核后，才到财务转账付款。
（6） 合同履行过程中行政部和工程部合同管理员应妥善管理合同资料，对合同原件
应建立借阅制度，原则上不准复印留底，以保证合同的完整性、唯一性和保密性。
4、 合同的变更和解除
（1） 变更或解除合同必须依照合同的审批流程，凭《合同审批单》附合同复印件，
经业务部门负责人、预审部、法律顾问、财务部、分管领导、公司董事会授权人审核通过方可。
（2） 我方变更或解除合同时，通知对方应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖
公章或合同专用章。
（3） 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在当日向公司董事会授权人
汇报并通知法律顾问。
（4） 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发应由对方签收，
挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。
（5） 合同变更后，合同编号不予改变。
5、 合同归档管理
（1） 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按季度汇总各自的工作范围内的
合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向董事会授权人汇报。
（2） 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、
图表、传真件以及合同审批单等）按合同编号整理，交由档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
（3） 公司会对合同管理工作进行考核，逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履
行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
（4） 行政部应建立合同档案和合同管理台帐，按月填写《合同情况月报表》，上报公
司领导。
6、 责任
（1） 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造
成损失的，追究其经济和行政责任。
（2） 对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担
全部损失：
①、在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；
②、在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失； ③、其他故意违反本管理制度的行为。
（4） 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
附件1：
合同审批单
附件2：
合同审批流程
附件3：
合同付款流程
三、文件审批管理
1、资金申请类文件需由部门经理起稿，预算部加审批意见后交由行政部分管人员统一走
审批流程；
2、报销类文件由报销人填写后交由行政部分管人员统一走审批流程；
3、采购申请类文件由各使用部门填写申请单，并经部门经理审核后交由行政部分管人员
统一走审批流程。
四、对外文件发放管理
1、发给政府部门的文件由行政部经理审阅后再送出，并留复印件到行政部备案；
2、对工程合作单位、监理单位、设计单位的发文统一由工程资料员对外发放，文件需抄
送给常务副总经理和董事会授权人。
第八章 物资采购管理制度
一、采购规则
遵循公平、公开、公正的原则，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、多个供应商报价对比等采购方式进行采购。材料采购应做到事先进行控制，所采购的原材料、半成品、构配件、工程设备等物资必须符合国家标准、规范及工程设计和合同要求，所采购的材料必须有经销许可证、产品检验检测报告和合格证等。
二、采购分工：
1、行政部负责零散物品，包括：办公用品、电脑耗材、劳保用品等的申购计划制定和执行。
2、工程部负责对工程所需的机器设备、材料等的申购计划制定及管理。根据需要数量、规格、使用时间等制定出采购计划。（零散材料采购用《零星用料采购申请单》，大宗材料采购需签订合同）同时根据工程施工进度，对不同类型的材料分别制定采购计划。
3、物业公司负责对物管所需的机器设备、材料等的申购计划制定及管理。根据需要数量、规格、使用时间等制定出采购计划。（零散材料采购用《零星用料采购申请单》，大宗材料采购需签订合同）
三、采购手续办理流程
1、办公用品、电脑耗材、劳保用品等由需要人员填写申请单后交由行政部汇总确认后，交给常务副总经理和董事会授权人审批签字。
2、工程所需的小型材料和低值易耗品采购由工程部填写申请单后（需明确规格、型号、估价等）交由行政部汇总确认后，交给常务副总经理和董事会授权人审批签字。
3、工程所需的机器设备、施工材料等大型物资的采购，必须先由工程部负责人编制材料采购申请单或合同，并附上《合同审批单》一起交给常务副总经理和董事会授权人审批签字。
4、工程资料员对所有工程材料、设备的库存数量进行动态管理，办理出入仓手续并建立台账登记收发存记录，每月3号前上交工程材料仓库的收发存报表给财务部。
5、行政部专员对所有办公用品、设备的库存数量进行动态管理，办理出入仓手续并建立台账登记收发存记录，每月3号前上交办公材料仓库的收发存报表给财务部。
第九章 车辆管理制度
一、 为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制订本办法。
二、本办法所指车辆系指公司的业务车辆，业务车辆由行政部管理。
三、本公司的车辆锁匙由行政部专人保管，并负责用车登记。
四、车辆应由专职司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人的责任。
五、车辆的有关证件及保险资料由财务部保管，并负责统筹缴纳车辆保险、年审费用。
六、有关部门用车要填写“用车申请单”，经行政部经理审核派车，车匙保管人见单发车
匙，特殊情况，如抢险、救援等，可先用后补办手续。
七、驾驶车辆当事人负责违章处罚，并承负行车安全责任、风险由驾车人承担。
八、公车油费由公司统一现付，指定专人凭加油卡到公司指定的加油站加油，其他人不得
自行加油。如遇特殊情况，经请示董事会授权人同意后才能加油并报销费用。
第十章 出差管理
一、员工出差指经董事会授权人批准的外出学习、开会、业务联系等。
二、出差省内外的交通费用一般按路程远近以乘坐公共汽车、长途客车、火车硬坐为主，
但乘飞机、轮船经济舱，火车软卧的，事先需经董事会授权人批准方可报销，否则费用自负。
三、住宿费凭旅馆、酒店正式发票，按规定标准，按公司财务报销制度报销。一般工作人
员在一般地区住宿费为80元/天，特殊地区为120元/天，超出部分由个人自理。
四、出差伙食补助
1、五邑地区以外地区25元/天。
2、因接待需要餐费报销的，无伙食补助，出差半天无伙食补助。
3、董事会授权人一同出差的，没有出差补助。
第十一章 集体宿舍管理规定
非台山户口或在台城无住所并且就职前约定要安排住宿的员工，统一由行政部负责按以下方案安排及管理：
一、安排入住本公司板房集体宿舍，水、电费均自理。
二、安排入住台山市化学制药有限公司员工宿舍，月租金（二房一厅月租金为300元，三
房一厅为400元/月）、水、电费、其他管理费均自理。董事长特批除外。
三、 每月发工资时，同时缴交上月房租，水、电等费用，到台山市化学制药有限公司财
务部（居住药厂宿舍者）或本公司财务部（居住本公司板房宿舍者）办理。
四、凡住集体宿舍者应以“文明住户”要求进行自我约束，遵守各公司宿舍管理制度及公
司有关的法律法规规定，一切违法行为责任自负。
备注：本手册自签发日期生效。
台山市XX 房地产有限公司
授权人签发：
年 月 日
台山市XX 房地产开发有限公司
员
工
手
册
行政部2013年1月10日修正版
目 录
1、公司简介„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3
2、第一章 员工守则„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4
3、第二章 人员组织机构„„„„„„„„„„„„„„„„„7
4、第三章 招聘、转正、离职管理„„„„„„„„„„„„„7
5、第四章 考勤管理制度„„„„„„„„„„„„„„„„„11
6、第五章 薪酬福利管理„„„„„„„„„„„„„„„„„13
7、第六章 奖罚制度„„„„„„„„„„„„„„„„„„„14
8、第七章 文件管理制度„„„„„„„„„„„„„„„„„16
9、第八章 物资采购管理制度„„„„„„„„„„„„„„„23
10、第九章 车辆管理制度„„„„„„„„„„„„„„„„„24
11、第十章 出差管理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25
12、第十一章 集体宿舍管理规定„„„„„„„„„„„„„„26
台山市XX 房地产开发有限公司简介
台山市XX 房地产开发有限公司于2009年注册成立，由XX 有限公司，XX 有限公司，XX 钢铁有限公司，XX 有限公司，XX 制药厂有限公司联合投资组建。注册资金人民币超过2.5亿元，注册地为江门台山市。XX 地产目前开发建设的项目有XX ·中环广场（占地84791㎡，总建面积402200㎡）、XX ·时代广场（占地136612 ㎡，总建面积 629831 ㎡）。目前单在台山的土地储备可供开发的建筑面积超过200万平方米。
其中，XX ·中环广场位于台山市环市中路，项目处于城南新旧城区交接部，是政府确定的优先建设和发展的重点区域。区位地段优越，交通便利，四通八达。生活配套设施完善成熟，生活气氛浓郁，是台城公认的高尚社区。项目总占地面积84791㎡，总建筑面积约402200㎡，其中集中商业面积26700㎡（大型超市，百货）。商业步行街面积13000㎡，会所面积1000㎡，幼儿园面积1200㎡，住宅面积280300㎡，地下室、半地下室、架空层面积80000㎡，绿化率36％. 居住总户数约2238户。居住总人口约7162人，机动车停车位超过2500个。
一直以来，XX 地产秉承着“工程质量是灵魂，优质服务是卖点”的理念在严抓工程质量的同时鞭策自我提升服务水平，充分吸取中西文化的精髓，融合大型艺术园林构筑和谐宜居经典。从材料选择到施工工艺，从施工单位甄选到设计构思，都悉心地从细节中逐步建立品质，满足新时代客户的要求。在多年的开发建设中，建立起标准化、科学化、系统化的质量管理体系，形成过程质量控制和创优机制，力争以品质为最大智慧赢得客户认可。在未来的日子里，XX 地产将继往开来，以品质为核心开发新一代人居家园，为广大客户提供最温馨、最舒服的家居环境。
第一章 员工守则
一、 为了在激烈的市场竞争中取胜，必须加强和整合好公司人力资源管理，建成一支思
想扎实、积极学习、富于创新精神的专业技术队伍，根据公司实际，制定本制度。
二、公司的管理体制包括实行公开、平等、竞争、择优的用人机制和重实绩、重贡献，向
优秀人才和关键岗位倾斜的分配激励机制。
三、员工应尽以下义务
1、遵守国家各项法律、法令、法规和政策。
2、遵守公司各项规章制度、管理办法。
3、遵守与公司所签订劳动合同中规定的义务。
4、恪守“忠诚信用、团结协作、敬业进取、追求卓越”的经营理念，并以此作为行动指南。
5、热爱公司，自觉维护公司信誉和形象。
6、完成本职岗位职责和各级主管临时交付的任务。
7、服从公司管理、人事调配和工作安排。
8、具有敬业精神，工作积极主动，并为公司改善经营管理献计献策。
9、努力钻研专业技能，不断提高自身的业务水平和能力。
10、保守公司秘密，爱护公司财物。
11、不从事与公司、职位有利益冲突的活动。
四、行为准则：
1、人人保持细心、眼明、脚勤、手快的工作风格，以诚待人，与人为善，以工作为乐趣，视公司为和睦的家庭。
2、礼貌礼节做到：对领导致意、让行、恭敬、请示；对同仁谦让、虚心、和气；对来宾热情、有礼。
3、仪容仪态做到：精神饱满、朝气蓬勃、着装整洁、美观大方。
五、职场纪律：
1、遵守公司各项规章制度，服从上级领导的工作安排。
2、倡导平等、团结、互助，工作场合应注意员工之间的相互称谓要得当、合理。
3、上班应配戴员工卡，如有遗失应尽快申请补办。工作卡应保持干净清洁。
4、遵守工作时间，做到不迟到，不早退、不旷工。
5、上班时仪表应整洁、大方、得体、斯文。对特定的部门，公司另有统一着装要求的，按具体着装规定执行。
6、工作期间应认真工作，不允许在办公区域内睡觉、赌博、化妆、进食、嬉戏、吸烟、打闹、串岗聊天和在工作区内大声喧哗，如同事间需要进行工作讨论，请在会议室或低声音讨论，不要影响到其他员工的工作。
7、上班时间不得擅自离开工作岗位，如需暂时离开时应与同事交代去向。
8、上班时间不可阅读与工作业务无关的书报杂志。不能玩游戏、看电影、放音乐等与工
作无关的其他事情、不得浏览、下载不安全和黄色网页、网站；不能随便安装盗版、不安全的与工作无关的软件，严禁利用办公室的电脑人为传播电脑病毒或制造病毒。未经允许，不能使用他人电脑。
9、上班时间应将个人手机铃声降低，接打电话要小声，应时刻保持办公室的安静。
10、请随时注意保持办公室的整齐清洁卫生，创造良好的办公环境。上班时间不要在办公
室、楼道等非吸烟区内吸烟。
11、个人办公桌上应保持干净整洁，影响工作的物品不要摆放在办公桌上，特别是办公桌
内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。下班后要整理好个人桌面和办公用品。
12、下班离开办公室前，请将个人电脑显示器、充电器的电源切断。严禁电池或其他用
电器在办公室过夜充电，以避免因电器故障引发火灾。
13、 必须履行对公司机密、业务上的重要信息的保密义务，不得将公司业务及营销信息
泄露给他人。不打听，不传播与本人无关的，不该打听不该传播的事项。
14、如因工作需要其他部门资料，可向相关部门主管申请并经得同意后才可打印或复印。
不得私自索取、打印、复印其他部门的资料。
15、应自觉遵守公司的物料领用制度，物品出仓须经行政部发放，领用人签字确认才能
领走使用，否则行政部有权不给予物品发放。同时，请爱护公共设备，妥善保存好领用的工作资料、办公用品，以免丢失或损坏。
16、如未受到邀请，请不要进入董事会授权人办公室，财务室, 预算室等未授权区域。
17、遵守公共场所秩序，上下班乘电梯时，要遵守“先出后进”的原则。
18、对来访客人有礼，面带微笑，指引来访客人要去的部门，除公司机密和未授权区域。
19、应时刻保持办公场所公共区域的卫生，不得在公共楼道吸烟及大声喧哗，以免影响
公司形象造成不好的影响。
20、为避免盗窃、外单位滋扰，公司大门将实行关闭管理，员工出入公司需自带钥匙。
中午吃饭时间和下班时间，由行政部人员负责把公司大门关上。
21、廉洁奉公，外单位赠送的物品需上缴到财务部门做为公共财物处理由公司同一分配。
否则，一经发现个人私收物品或款项者交由公安经侦大队处理，并追究相应经济法律责任，同时开除出公司。
22、发现行迹可疑的不法分子，应提高警惕，立即报告有关领导和公司保安。
23、发现安全事故隐患，应采取紧急措施并报告领导处理，防止事故发生。
24、未经公司许可，不得以公司名义在外活动，也不得在其他同业公司兼职。
25、以上规范请各位员工认真阅读并遵照执行，如有违反，将由行政部给予责任人30—
60元的现金处罚并视情节严重给予通报批评的处分。
第二章 人员组织机构
一、 公司根据实际工作需要和法规有关要求确定内设机构和人员岗位。
二、组织机构与编制一般由董事会授权人研究拟订，董事会授权人审批，行政部负责贯彻
执行，各部门应严格按编制、要求选聘人员，不得超编，每一岗位都要制定岗位职责，并认真实施。如因特殊需要增设部门、岗位、人员或职务超编，必须经董事会授权人批准。
第三章 招聘、转正、离职管理
一、 招聘程序
1、由常务副总经理及副董事会授权人向董事会授权人提出招聘要求并定义职位和招聘标准，以确定是否招工。
2、由行政部制定招聘计划，并请示董事会授权人确定通过何种渠道进行落实招聘广告。
3、由行政部对应聘者的应聘资料进行有效地筛选，确定初次面试名单，一般地，每个职位需确定3名至5名面试名额（特殊情况另订）。
4、确定并具体通知应聘者准时参加公司组织的面试。
5、应聘者应如实填写好《XX 房地产应聘人员登记表》和提交身份证、毕业证书、资质证书等有效证件复印件，行政部在简历后附上《招聘考核表格》（由面试者填写），以上资料作为一份完整的履历资料给面试者进行面试。
6、面试流程：行政部经理（初试）→常务副总经理（复试）→董事会授权人（最终审核确定）。（注：所有人员聘请必须由董事会授权人确定是否录取试用）
二、聘用管理
1、经核定录用的人员，由行政部通知报到日期，请其于报到时携带下列资料：
（1）相片3张
（2）身份证复印件一份
（3）学历证件和相关的上岗证复印件一份
（4）体检表一份
2、由行政部检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。
3、由行政部引导新进人员逐项办理下列手续：
（1）领取员工手册；
（2）向各部门介绍新同事并协助入职；
（3）填制《公司入职表格》；
（4）由该部门主管安排培训；
（5）由行政部对新入职人员档案归档。
4、公司员工分为正式员工和试用期员工
（1）正式员工：是公司员工队伍的主体，享受公司制度中所规定的各种福利待遇。
（2）试用期员工：所有应聘人员都必须经过3个月的试用期后，才可以考虑聘为正式员
工。
5、试用期人员一般不宜担任经济要害部门的工作，也不宜安排具有重要经济责任的工作。
6、如经公司试用不合格者，可延长其试用期或决定不予聘用，对不予聘用者，不发任何
补偿费。
8、各部门应制定好人员编制，各部门用人应控制在编制范围内。
三、转正管理
1、试用人员经试用合格后，可转为正式员工，并根据其工作能力和岗位重新确定职级，
享受正式员工的各种待遇。
2、试用人员核准转正后，应由行政部填写《转正申请单》并逐级上报。
3、《转正申请单》批复后，由行政部协助办理下列转正手续：
（1）下发转正通知单
（2）将转正人员名单上报财务
（3）将转正员工档案按正式员工归档。
四、离职管理
1、辞职
（1）如员工在合同期内（包括试用期间）要求辞职的，须提前一个月以书面的形式向
直属领导提出申请。
（2）由行政部协助办理相关辞职手续：
①由申请离职人员填制《XX 地产员工离职表》并上报行政部；
②《XX 地产员工离职表》逐级核准后由行政部交给总经办领导下发辞职意见； ③由交接人、行政部及辞职人所在部门在一周内共同办理完各项交接手续，方可离职。如未办理完手续离职作自动离职处理；
④由行政部将辞职名单上报财务部；
⑤由行政部将辞职人员档案按辞职人员归档。
（3）经行政部、董事会授权人批准并在五天内办妥有关手续，方可离职。逾期不办者
作自动离职处理。
（4）经公司送外培训的员工，在合同期内辞职，必须赔偿全部培训费和赔偿经济损失。
2、辞退
（1）对违反公司相关规定，或试用不合格者，公司予以辞退。
（2）由行政部协助办理相关辞退手续：
①由被辞退员工所属部门填制《XX 地产员工离职表》并上报行政部；
②《XX 地产员工离职表》逐级核准后由行政部交给总经办领导下发辞退意见； ③由交接人、行政部及被辞退人所在部门在两天内共同办理完各项交接手续，方可
离职。如未办理完手续离职作自动离职处理；
④由行政部将辞退名单上报财务部；
⑤由行政部将辞退人员档案按辞退人员归档。
3、辞职、辞退移交事项；
（1）所有文件移交清册
（2）缴还所领用或保 管的公用物品（簿册、书类、图表、服装、文具、工具、印章、
办公钥匙等）
（3）应办未办及已办未结案应交待清楚。
（4）财务部核实离职人员的借支情况，借支款可在工资里扣减，如借支金额超出可发
放的工资，应将差额以现金的形式还款到财务部方可给予离职。
（5）其他应专案移交事项。
4、各级人员移交应亲自办理，倘是重病或其他特别原因不能亲自办理时或委托有关人员代
为办理，对所有一切责任仍由原移交人负责。
第四章 考勤管理制度
一、考勤管理办法
1、公司员工应遵守作息时间，确保准时上班和良好的仪表仪态。 2、公司正常上下班时间（周一至周六，个别部门周六和周日轮班）：
上午8：30---12：00下午13：30---17：30
3、公司实行行政监督考勤办法。行政部每月3号前上报员工考勤记录给财务，财务部按
考勤记录发放工资至个人，无考勤记录者不发放工资。
4、员工上班时间应按时到岗打卡，如因公事无法到岗的应得到部门领导或行政部经理同
意后填写《因公事无法打卡申请单》以做考勤备案。
5、员工应按时下班，不得提前，如因公外出无法回公司的，事前应得到部门领导或行政经理批准，事后填写《因公事无法打卡申请单》以做考勤备案。 二、迟到、早退、旷工、脱岗管理办法
1、迟到：如上班后无正当理由晚到5分钟以上15分钟以内视为迟到。第一次迟到公司予以口头警告，第二次予以罚款20元，以此类推。如一个月内迟到超过5次的给予降职降薪处理。
2、早退；如未到下班时间无正当理由提前5分钟以上30分钟以内下班视为早退。第一
次早退公司予以口头警告，第二次予以20元现金处罚，以此类推。如一个月内早退超过3次的给予降职降薪处理。
3、旷工：如上班后无正当理由超过30分钟未到岗的，视为旷工。旷工一次的应扣当日
全天工资；旷工两次扣三天工资，并予以降职降薪处理。一月内旷工累计超过两次者，予以辞退。
4、脱岗：如上班期间无正当理由离岗超过30分钟的，视为脱岗。第一次脱岗公司予以口头警告，第二次予以50元现金处罚，以此类推。如一个月内脱岗超过3次者给予降职降薪处理。 三、外出管理办法
1、员工上班期间不准外出办私事，特殊原因及因业务需要外出办理者必须征得部门主管
同意方可外出。上班期间如部门经理或主管被抽查手下员工的去向，不知情者和当时人一同按情况作出处罚。
2、如未经部门主管同意外出的，30分钟以上1个小时以内视为脱岗；超过1个小时视
为旷工处理。 四、请假、调休管理办法 1、事假
（1）如员工因事必须本身处理者可向部门领导申请事假，每年累计以20天为限。如
超限者，则必须提供有效的证明，否则给予降职降薪处理。
（2）事假按日计扣工资，一年内事假累计超过20天者予以降职降薪处理，超过25
天者公司予以辞退。
（3）员工必须提前一天填写请假单。请假两天内由部门经理和常务副总审批，如三天
或以上由董事会授权人审批。如未得到同意而擅自离岗者，以旷工论处。
2、病假
（1）如因病治疗或休养者应持公立医院证明向部门领导申请病假。
（2）病假按日计扣工资，经董事会授权人特别核准者不在此限。
（3）员工请假除因急病或紧急突发事件不能自行办理外，都应亲自填写请假申请单办
理请假手续。未办妥请假手续的，不得先行离岗，否则以旷工论。
（4）如因急病或紧急突发事件未能到场请假的，应电话请示直属领导，经批准并事后
24小时内补办请假手续。否则以旷工论。
（5）员工请假期届满未办理续假或办理续假尚未批准而不到职者，除确因病或临时发
生意外等不可抗力事情外，均以旷工论。
（6）请假理由不充分或有妨碍工作时，可酌情不予给假，或缩短假期或令延期请假。 （7）员工依本规定请假如发现有虚假事情者，视情节严重予以旷工或辞退处理。 3、调休、补休
（1）如因特殊工作安排，不能在原定休息日休息的或者节假日安排值班的，事后可在
当月进行调休或补休。（一般情况不得提前调休，如特殊情况跨月调休或补休的，需董事会授权人审批）
（2）调休、补休假期每月最多2天，需提前三天填写《调休申请单》或《补休申请单》，
明确调休、补休原因，并得到部门主管领导和常务副总经理审批后方可进行调休或补休。
(3) 如未得同意而擅自调休、补休者，以旷工论处。
第五章 薪酬管理
一、 员工工资计算是从当月1日起至该月结束，一般下月10日左右支付。 二、缺勤扣除：
（一）、迟到、早退、私自外出、外出超时、旷工按奖罚制度有关条例扣除。 （二）、国家规定放假天数照常支付工资。
（三）、在工资计算期间，中途任用时的工资按日计算工资（每月按26天计算）。 （四）、中途辞职者，当月工资按实际出勤天数结算，并扣除有关服装费用和补偿上月由
公司支付的保险金。
（五）、扣除后剩余的工资不足以支付保险金的由其本人补足。 （六）、个人收入所得税从工资中直接扣除。
第六章 奖罚制度
一、奖励制度：
1、年终奖金：员工在职期间遵守公司纪律，并能妥善完成上级交代的各项工作任务，公
司将于每年春节前视经营状况和个人贡献发放年终奖金。
2、特别贡献奖：经董事会评定对公司有重大贡献者，给予额外的一次性现金奖励。 （1) 、能在工程上促进进度、排出重大的安全隐患或提出建议为公司节省成本者； （2）、在完善管理体制，拓展经营渠道，改善经营管理等方面提出合理化建议经采纳起
到积极效果的；
（3）、超额完成销售任务，经济效益显著者。 二、惩罚制度：
1、有下列事件之一者，每次扣罚50元：
（1）、上班时间外出办私事（经批准有放行条）。 （2）、违反办公室纪律，在办公室抽烟、赌博者。
（3）、无请示领导外出办私事及超过批准时间才回岗位者。 （4）、其他违反公司管理制度、劳动纪律、工作规定情节较轻者。 2、 有下列事件之一者，停发当月工资：
（1）、当月无故旷工两次或以上者。
（2）、重大违规行为者（如违反安全文明生产管理规程、公司规章制度、劳动纪律等
情节严重的）。
（3）、未经请示或未办理动火许可，而发生失火的。 3、有下列情形之一者，可停工或免职处理：
（1）、无能力胜任本职致本职工作不能完成或由于个人因素而影响团体工作质量者。 （2）、由于工作疏忽或责任心不强造成安全、质量事故责任者。 （3）、其他违反有关规定及其他不称职者。
（4）、无故损坏公司财物达一千元以上者（并处追讨赔偿）。 （5）、一年中停发工资达两次者。
（6）、无故连续旷工3天且无正当理由不服从组织安排工作者。
（7）、煽动怠工或罢工者。
（8）、伪造或盗用公司印及文件者。
（9）、故意泄漏公司技术、机密至使公司蒙受损失者（公司将追究其法律责任）。 （10）、违反劳动合同相关规定者。
第七章 文件管理制度
一、文件分类管理
1、工程合同、广告合同、工作联系函、工程图纸等工程资料由行政部和工程资料员统
一归档管理；
2、零星采购合同、公司资质、人事档案、会议记录等资料由行政部统一归档管理； 3、工程、水电、造价等专业书籍由使用人妥善管理。 二、合同管理制度 1、 总则
（1） 为了加强公司合同管理，规范和完善公司各类合同的订立、履行程序，避免合同
漏洞，防止合同陷阱及合同欺诈行为，特制定本制度。
（2）公司以及各职能部门代表公司签订的以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的
各类合同，除必须遵守国家有关法律法规外，应遵守本制度。 （3） 凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。 （4） 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
（5） 订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿
的原则。
（6）公司由法律顾问根据董事会授权人的授权，全面负责指导、监督有关部门的合同订
立、履行等工作。 2、 合同订立
（1）订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的
单位不得与之订立经济合同。
（2） 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外
订立书面经济合同。
（3） 经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等）数量和质量，价款或者酬
金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。
（4） 每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号。 （5） 合同文本拟定完毕，须复印一份，凭《合同审批单》按规定的流程经业务部门负
责人、预算部、法律顾问、财务部、分管领导、公司董事会授权人审核通过后加
盖公章或合同专用章方能生效。
（6） 公司董事会授权人对合同的订立具有最终决定权。
（7） 合同审批单作为合同审核过程中的记录和凭证由行政部和工程部合同管理员在合
同盖章后留存并及时归档。
（8） 对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我
方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须董事会授权人特批。
（9）单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
（10） 合同盖章生效后，应交由行政部、工程部合同管理员按公司确定的规范对合同进
行编号并登记。
（11） 合同文本原则上我方应持两份，原件分别由财务部和工程部合同管理员留存。 （12） 非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。
（13） 订立合同的双方当事人必须具备合法的资格，即具有签订合同的权利能力和行为
能力，必须具备法定性、合法性、真实性和完整性等。下列情况的合同均不准签订：
①、违反国家法律、政策的合同； ②、采取欺诈、胁迫等手段订立的合同； ③、违反国家、公司和社会公共利益的合同； ④、代理人超越代理权限订立的合同；
⑤、与未取得营业执照的商业机构订立的合同；
⑥、与无履约能力及无承担经济责任能力的人或机构订立的合同； ⑦、条款明显有欠公允的合同。
凡签订没有法律和经济保证的合同或假合同、利用合同进行违法活动等行为，一经发现与查证，送交司法机关处理。 3、 合同履行
（1）合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行，
（2） 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司董事会授权人汇
报并通知法律顾问。
（3） 依据合同履行付款时，参照《财务管理制度》中应付款的管理规定。
（4） 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代
付款证明。
（5） 在合同履行过程中，董事会授权人签定《申请使用资金审批表》同意后，合同
对方必须先开具发票，经财务员审核后，才到财务转账付款。
（6） 合同履行过程中行政部和工程部合同管理员应妥善管理合同资料，对合同原件
应建立借阅制度，原则上不准复印留底，以保证合同的完整性、唯一性和保密性。
4、 合同的变更和解除
（1） 变更或解除合同必须依照合同的审批流程，凭《合同审批单》附合同复印件，
经业务部门负责人、预审部、法律顾问、财务部、分管领导、公司董事会授权人审核通过方可。
（2） 我方变更或解除合同时，通知对方应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖
公章或合同专用章。
（3） 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在当日向公司董事会授权人
汇报并通知法律顾问。
（4） 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发应由对方签收，
挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。
（5） 合同变更后，合同编号不予改变。
5、 合同归档管理
（1） 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按季度汇总各自的工作范围内的
合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向董事会授权人汇报。
（2） 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、
图表、传真件以及合同审批单等）按合同编号整理，交由档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
（3） 公司会对合同管理工作进行考核，逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履
行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
（4） 行政部应建立合同档案和合同管理台帐，按月填写《合同情况月报表》，上报公
司领导。
6、 责任
（1） 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造
成损失的，追究其经济和行政责任。
（2） 对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担
全部损失：
①、在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；
②、在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失； ③、其他故意违反本管理制度的行为。
（4） 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
附件1：
合同审批单
附件2：
合同审批流程
附件3：
合同付款流程
三、文件审批管理
1、资金申请类文件需由部门经理起稿，预算部加审批意见后交由行政部分管人员统一走
审批流程；
2、报销类文件由报销人填写后交由行政部分管人员统一走审批流程；
3、采购申请类文件由各使用部门填写申请单，并经部门经理审核后交由行政部分管人员
统一走审批流程。
四、对外文件发放管理
1、发给政府部门的文件由行政部经理审阅后再送出，并留复印件到行政部备案；
2、对工程合作单位、监理单位、设计单位的发文统一由工程资料员对外发放，文件需抄
送给常务副总经理和董事会授权人。
第八章 物资采购管理制度
一、采购规则
遵循公平、公开、公正的原则，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、多个供应商报价对比等采购方式进行采购。材料采购应做到事先进行控制，所采购的原材料、半成品、构配件、工程设备等物资必须符合国家标准、规范及工程设计和合同要求，所采购的材料必须有经销许可证、产品检验检测报告和合格证等。
二、采购分工：
1、行政部负责零散物品，包括：办公用品、电脑耗材、劳保用品等的申购计划制定和执行。
2、工程部负责对工程所需的机器设备、材料等的申购计划制定及管理。根据需要数量、规格、使用时间等制定出采购计划。（零散材料采购用《零星用料采购申请单》，大宗材料采购需签订合同）同时根据工程施工进度，对不同类型的材料分别制定采购计划。
3、物业公司负责对物管所需的机器设备、材料等的申购计划制定及管理。根据需要数量、规格、使用时间等制定出采购计划。（零散材料采购用《零星用料采购申请单》，大宗材料采购需签订合同）
三、采购手续办理流程
1、办公用品、电脑耗材、劳保用品等由需要人员填写申请单后交由行政部汇总确认后，交给常务副总经理和董事会授权人审批签字。
2、工程所需的小型材料和低值易耗品采购由工程部填写申请单后（需明确规格、型号、估价等）交由行政部汇总确认后，交给常务副总经理和董事会授权人审批签字。
3、工程所需的机器设备、施工材料等大型物资的采购，必须先由工程部负责人编制材料采购申请单或合同，并附上《合同审批单》一起交给常务副总经理和董事会授权人审批签字。
4、工程资料员对所有工程材料、设备的库存数量进行动态管理，办理出入仓手续并建立台账登记收发存记录，每月3号前上交工程材料仓库的收发存报表给财务部。
5、行政部专员对所有办公用品、设备的库存数量进行动态管理，办理出入仓手续并建立台账登记收发存记录，每月3号前上交办公材料仓库的收发存报表给财务部。
第九章 车辆管理制度
一、 为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制订本办法。
二、本办法所指车辆系指公司的业务车辆，业务车辆由行政部管理。
三、本公司的车辆锁匙由行政部专人保管，并负责用车登记。
四、车辆应由专职司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人的责任。
五、车辆的有关证件及保险资料由财务部保管，并负责统筹缴纳车辆保险、年审费用。
六、有关部门用车要填写“用车申请单”，经行政部经理审核派车，车匙保管人见单发车
匙，特殊情况，如抢险、救援等，可先用后补办手续。
七、驾驶车辆当事人负责违章处罚，并承负行车安全责任、风险由驾车人承担。
八、公车油费由公司统一现付，指定专人凭加油卡到公司指定的加油站加油，其他人不得
自行加油。如遇特殊情况，经请示董事会授权人同意后才能加油并报销费用。
第十章 出差管理
一、员工出差指经董事会授权人批准的外出学习、开会、业务联系等。
二、出差省内外的交通费用一般按路程远近以乘坐公共汽车、长途客车、火车硬坐为主，
但乘飞机、轮船经济舱，火车软卧的，事先需经董事会授权人批准方可报销，否则费用自负。
三、住宿费凭旅馆、酒店正式发票，按规定标准，按公司财务报销制度报销。一般工作人
员在一般地区住宿费为80元/天，特殊地区为120元/天，超出部分由个人自理。
四、出差伙食补助
1、五邑地区以外地区25元/天。
2、因接待需要餐费报销的，无伙食补助，出差半天无伙食补助。
3、董事会授权人一同出差的，没有出差补助。
第十一章 集体宿舍管理规定
非台山户口或在台城无住所并且就职前约定要安排住宿的员工，统一由行政部负责按以下方案安排及管理：
一、安排入住本公司板房集体宿舍，水、电费均自理。
二、安排入住台山市化学制药有限公司员工宿舍，月租金（二房一厅月租金为300元，三
房一厅为400元/月）、水、电费、其他管理费均自理。董事长特批除外。
三、 每月发工资时，同时缴交上月房租，水、电等费用，到台山市化学制药有限公司财
务部（居住药厂宿舍者）或本公司财务部（居住本公司板房宿舍者）办理。
四、凡住集体宿舍者应以“文明住户”要求进行自我约束，遵守各公司宿舍管理制度及公
司有关的法律法规规定，一切违法行为责任自负。
备注：本手册自签发日期生效。
台山市XX 房地产有限公司
授权人签发：
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