学习导航
通过学习本课程，你将能够：
● 了解组织会议的准备工作；
● 熟知会议主持者与参与者需具备的条件；
● 明白有效会议应注意的事项；
● 学会会议中的沟通技巧。
组织内部会议组织与沟通技巧
一、如何组织会议
1. 会议前的三种思考
组织内部在进行会议前，应思考以下问题：
第一，要不要开会？能不能由自己决定？有没有更好的方式？
第二，多少人参加？多长时间的会议？能不能减少会议频率、时间和资料？能不能进行更为妥帖的运作？
第三，能否与其它会议一起召开？能不能通过权限委托来解决？加入其他会议中就不是好的内容吗？
2. 会议的三个原则
会议的原则主要表现为：
第一，确定不召开会议的工作日；
第二，确定会议时间，将会议时间设定为1小时，最多不超过1.5小时；
第三，整理成一张纸的会议记录。
3. 会议内容与工作实际相关
对于在会议室内进行讨论并得出结论的内容，只有向会场外的人进行传达才会得到改进。因此，如何传达会议内容、如何制订工作方案并使其能够在工作中得到很好的贯彻实施，与如何高效率地召开会议同样重要。
4. 不开无准备的会议
成功会议的80%在于准备。即便是细小的事情，也应毫无遗漏地进行准备。这样做不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。
筹划会议的5W1H
筹划会议的5W ，即Why 、What 、Where 、When 、Who ；1H ，即How 。
Why 。在筹划会议时，首先要判断会议是不是负工作和负会议，值不值得开。判断要不要开会，一般可采用实验法进行验证，即如果停止会议发现有不好的后果发生，就是正会议，可重新恢复；如果停止会议没有造成什么后果，则是零会议，可以考虑不开；如果停止会议反而有好的后果，就是负会议，应当不开。
What 。对议题是否符合会议目的进行检查。
Where 。对是否能够容纳所有人的场所进行确认。
When 。对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认。
Who 。让适合议题的人出席会议。
How 。对如何得出符合议题的结论进行讨论。比如，怎样对议题进行讨论，是个别发言还是大家讨论，运用哪些方法去达成目的。
选定参加者
在会议中，参加的人越多，发言所占用的时间就越长，会议的时间也就越长，因此，会议时间的增加与参加人数成正比。
要想合理地选择会议的参加者，最重要的方法就是对要参加会议的人一一设问：这个人能够对会议做出哪些贡献？召集真正必要的人，不要让不相关的人参加。
明确会议目的
不同的会议类型，进行会议的目的也各不相同。
一般来说，会议的目的可分为四种：
解决问题。开会的目的是解决遇到的一个或几个问题。
制定计划。开会的目的是确定由谁去制定计划。
信息传达。开会的目的是把详细信息传达下去。
利益调整。开会的目的是重新分配利益。
分配会议时间
要合理分配会议时间，需遵循三个注意事项：
第一，一定要准时开始开会。要想准时开会不是件容易的事，但是若有一次不准时开始会议，后面就很难有效执行。
【案例】
难以执行的规定
某一国企董事长发现员工开会时迟到者居多，就制定了一条规定：迟到者罚款
100元。
规定制定出来的第一次会议，董事长自己迟到了。他马上解释说：“各位实在
是对不起，有一个重要的客人耽误了15分钟，下不为例。”。第二次会议时，很多人开始迟到。
在上面的案例中，董事长第一次没有准时开会，却没有遵守惩罚措施，造成员工也不准时到会。
第二，遵守会议规定时间。会议时间是大家共有的时间，不是某一个人的时间，所以要有时间观念。
第三，会议从最重要的事情开始。无论做任何事情，人的精力总是在一开始最集中。把最重要的事情放在会议的开始，既可以有效贯彻会议精神，又可以有效吸引参会者的注意力。
5. 会议主持者与参与者需具备的条件
会议主持者必须具备的条件
开会前确定好会议所需事项。一般会前会议主持者需确定的事项有三个：会议提纲、会议结束时间、会议参加人员。
开始会议时。开始会议时会议主持者应做好四个方面的安排：第一，确定好会议目的；第二，确定好主要内容；第三，协商好会议议程；第四，确定好时间。
会议中。在会议进行中，会议主持者需做好五方面工作：第一，给予参加者均等的发言机会；第二，创造使所有参加者能够自由发言的气氛；第三，在对等立场上顺利地相互交流；第四，对部分参加者的长时间发言、争论或者题外话采取措施；第五，切实遵守讨论顺序并控制议案时间。
会议结尾。会议主持者在会议结尾要进行的工作有：第一，结论是经全体协商得出；第二，对会议结果进行概括、说明；第三，对会议中决定的事项进行明确分工；第四，由参加者对会议结果进行评价。
会议结束后。结束会议后，会议主持者应当为提高所决定事项的事实效率而不断跟进。
会议参加者必须具备的条件
会议参加者必须具备的条件有五个：
第一，了解会议主题；
第二，了解会议参加者；
第三，准备适当的资料；
第四，准备可证明自己意见的资料；
第五，绝对不要迟到。
6. 有效会议的注意事项
有效会议应注意的事项主要有五个：
使会议气氛活跃
如果会议比较乏味、参加者的参与度降低的话，主持者就应当审视一下自己，并可以通过提问来引导大家参与会议。
需注意的是，尽量不要在会议中争论，鼓励思想冲突，制止感情冲突。
不要有含糊不清的表达
对一些含糊不清的表达，如“基本上结束了”、“基本上行”、“大致有希望”、“几乎没有问题”、“或许能行”、“或许能成功”、“我觉得能行，觉得能成功”、“在一定程度上完成了”、“似乎合适”等，应尽量避免。
认同并尊重对方
许多人在召开会议时所犯的错误之一就是固执己见。如果总是抓住别人话里的漏洞不放，那么谁也没有兴趣发表意见，反而造成小心谨慎、保持沉默的气氛。因此，即使对方发表的意见违背了社会常识，也要尊重其意见，鼓励大家发言。
用肯定性的语言称赞
对于别人合理的意见和发言，要给予肯定性的语言称赞。
避免冲突
在会议中尽量避免冲突的东西，比如语言、动作等。
此外，在会议中还应注意，别人说话的时候要看着对方点头，注意听对方谈话的真正用意，并不时的做出反应，自己说话时要有自信。
二、会议中的沟通技巧
1. 发言的要领
在会议中进行发言时，应注意七个要点：
第一，从重要的部分说起；
第二，从肯定性的方面说起；
第三，有逻辑地、简单地表达；
第四，一句话表达一种想法；
第五，思考发言提纲；
第六，使听者能够理解；
第七，使用切合业务的表达。
2. 倾听的要领
会议倾听的要领主要有五个：
第一，真诚地倾听；
第二，做出倾听的身体语言，即注视对方，身体前倾，然后点头；
第三，适当地进行反馈；
第四，积极地接受新信息；
第五，积极地参与决定。
会议是沟通中的一个重要环节，也是检讨企业效率的主要环节之一。在会议中，看和听效果是不一样的，如果光听不看，只能接受20%到30%的信息；既看也听就可以接受40%到60%的信息，再加上讨论参与可接受70%到80%的信息，回去实践才能100%接收。
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组织内部会议组织与沟通技巧
一、如何组织会议
1. 会议前的三种思考
组织内部在进行会议前，应思考以下问题：
第一，要不要开会？能不能由自己决定？有没有更好的方式？
第二，多少人参加？多长时间的会议？能不能减少会议频率、时间和资料？能不能进行更为妥帖的运作？
第三，能否与其它会议一起召开？能不能通过权限委托来解决？加入其他会议中就不是好的内容吗？
2. 会议的三个原则
会议的原则主要表现为：
第一，确定不召开会议的工作日；
第二，确定会议时间，将会议时间设定为1小时，最多不超过1.5小时；
第三，整理成一张纸的会议记录。
3. 会议内容与工作实际相关
对于在会议室内进行讨论并得出结论的内容，只有向会场外的人进行传达才会得到改进。因此，如何传达会议内容、如何制订工作方案并使其能够在工作中得到很好的贯彻实施，与如何高效率地召开会议同样重要。
4. 不开无准备的会议
成功会议的80%在于准备。即便是细小的事情，也应毫无遗漏地进行准备。这样做不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。
筹划会议的5W1H
筹划会议的5W ，即Why 、What 、Where 、When 、Who ；1H ，即How 。
Why 。在筹划会议时，首先要判断会议是不是负工作和负会议，值不值得开。判断要不要开会，一般可采用实验法进行验证，即如果停止会议发现有不好的后果发生，就是正会议，可重新恢复；如果停止会议没有造成什么后果，则是零会议，可以考虑不开；如果停止会议反而有好的后果，就是负会议，应当不开。
What 。对议题是否符合会议目的进行检查。
Where 。对是否能够容纳所有人的场所进行确认。
When 。对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认。
Who 。让适合议题的人出席会议。
How 。对如何得出符合议题的结论进行讨论。比如，怎样对议题进行讨论，是个别发言还是大家讨论，运用哪些方法去达成目的。
选定参加者
在会议中，参加的人越多，发言所占用的时间就越长，会议的时间也就越长，因此，会议时间的增加与参加人数成正比。
要想合理地选择会议的参加者，最重要的方法就是对要参加会议的人一一设问：这个人能够对会议做出哪些贡献？召集真正必要的人，不要让不相关的人参加。
明确会议目的
不同的会议类型，进行会议的目的也各不相同。
一般来说，会议的目的可分为四种：
解决问题。开会的目的是解决遇到的一个或几个问题。
制定计划。开会的目的是确定由谁去制定计划。
信息传达。开会的目的是把详细信息传达下去。
利益调整。开会的目的是重新分配利益。
分配会议时间
要合理分配会议时间，需遵循三个注意事项：
第一，一定要准时开始开会。要想准时开会不是件容易的事，但是若有一次不准时开始会议，后面就很难有效执行。
【案例】
难以执行的规定
某一国企董事长发现员工开会时迟到者居多，就制定了一条规定：迟到者罚款
100元。
规定制定出来的第一次会议，董事长自己迟到了。他马上解释说：“各位实在
是对不起，有一个重要的客人耽误了15分钟，下不为例。”。第二次会议时，很多人开始迟到。
在上面的案例中，董事长第一次没有准时开会，却没有遵守惩罚措施，造成员工也不准时到会。
第二，遵守会议规定时间。会议时间是大家共有的时间，不是某一个人的时间，所以要有时间观念。
第三，会议从最重要的事情开始。无论做任何事情，人的精力总是在一开始最集中。把最重要的事情放在会议的开始，既可以有效贯彻会议精神，又可以有效吸引参会者的注意力。
5. 会议主持者与参与者需具备的条件
会议主持者必须具备的条件
开会前确定好会议所需事项。一般会前会议主持者需确定的事项有三个：会议提纲、会议结束时间、会议参加人员。
开始会议时。开始会议时会议主持者应做好四个方面的安排：第一，确定好会议目的；第二，确定好主要内容；第三，协商好会议议程；第四，确定好时间。
会议中。在会议进行中，会议主持者需做好五方面工作：第一，给予参加者均等的发言机会；第二，创造使所有参加者能够自由发言的气氛；第三，在对等立场上顺利地相互交流；第四，对部分参加者的长时间发言、争论或者题外话采取措施；第五，切实遵守讨论顺序并控制议案时间。
会议结尾。会议主持者在会议结尾要进行的工作有：第一，结论是经全体协商得出；第二，对会议结果进行概括、说明；第三，对会议中决定的事项进行明确分工；第四，由参加者对会议结果进行评价。
会议结束后。结束会议后，会议主持者应当为提高所决定事项的事实效率而不断跟进。
会议参加者必须具备的条件
会议参加者必须具备的条件有五个：
第一，了解会议主题；
第二，了解会议参加者；
第三，准备适当的资料；
第四，准备可证明自己意见的资料；
第五，绝对不要迟到。
6. 有效会议的注意事项
有效会议应注意的事项主要有五个：
使会议气氛活跃
如果会议比较乏味、参加者的参与度降低的话，主持者就应当审视一下自己，并可以通过提问来引导大家参与会议。
需注意的是，尽量不要在会议中争论，鼓励思想冲突，制止感情冲突。
不要有含糊不清的表达
对一些含糊不清的表达，如“基本上结束了”、“基本上行”、“大致有希望”、“几乎没有问题”、“或许能行”、“或许能成功”、“我觉得能行，觉得能成功”、“在一定程度上完成了”、“似乎合适”等，应尽量避免。
认同并尊重对方
许多人在召开会议时所犯的错误之一就是固执己见。如果总是抓住别人话里的漏洞不放，那么谁也没有兴趣发表意见，反而造成小心谨慎、保持沉默的气氛。因此，即使对方发表的意见违背了社会常识，也要尊重其意见，鼓励大家发言。
用肯定性的语言称赞
对于别人合理的意见和发言，要给予肯定性的语言称赞。
避免冲突
在会议中尽量避免冲突的东西，比如语言、动作等。
此外，在会议中还应注意，别人说话的时候要看着对方点头，注意听对方谈话的真正用意，并不时的做出反应，自己说话时要有自信。
二、会议中的沟通技巧
1. 发言的要领
在会议中进行发言时，应注意七个要点：
第一，从重要的部分说起；
第二，从肯定性的方面说起；
第三，有逻辑地、简单地表达；
第四，一句话表达一种想法；
第五，思考发言提纲；
第六，使听者能够理解；
第七，使用切合业务的表达。
2. 倾听的要领
会议倾听的要领主要有五个：
第一，真诚地倾听；
第二，做出倾听的身体语言，即注视对方，身体前倾，然后点头；
第三，适当地进行反馈；
第四，积极地接受新信息；
第五，积极地参与决定。
会议是沟通中的一个重要环节，也是检讨企业效率的主要环节之一。在会议中，看和听效果是不一样的，如果光听不看，只能接受20%到30%的信息；既看也听就可以接受40%到60%的信息，再加上讨论参与可接受70%到80%的信息，回去实践才能100%接收。