分析如何实现银行档案集约化管理
【摘要】随着中国银行业务不断的快速发展，银行档案的管理工作也出现了一些或大或小的问题，除了没有科学管理档案、对职责分配不明确、管理流程不顺畅、档案库房尚未达到安全标准之外，还存在由档案数量激增导致的档案库容紧张，一定程度上增加管理和存储成本等问题。因此，推行银行档案集约化管理工作迫在眉睫，本文将对如何实现银行档案集约化管理进行分析，并总结提出相应几点策略及措施，希望对各位银行档案管理工作人员有所帮助。
【关键词】银行档案；集约化；管理
在实行银行档案集约化之前，为了加强内控防范风险，银行需要将主要业务的档案都建立相关制度规范，并且要求从分散化的档案管理模式慢慢向专人管理专库分设档案室的模式发展。各个业务部门不仅要管理好相关档案，还要对对应业务线的档案管理负责指导和检查。通过对管理机制及其流程来看，可以发现存在各条业务线多头指导、各自为政的情况，综合档案室没有充分发挥其统筹管理的作用。从管理的成本角度进行分析，以条线实施小集中进行档案管理会在一定程度上浪费或重复配置资源，这种做法明显不够经济。因此，要实现真正意义上的档案大集中管理，要求管理层高度重视档案管理工作，并且还需要人力资源部门对流程整合和机构、人员配置方面的问题给予一定帮助，还有财务管理部门应该确保集约化所需库房等硬件设施的经费支持，以上所述都是银行档案实现集约化管理的基本要求，下文将对银行如何实现档案集约化管理的目标提出几点建议：
一、 对如何实现银行档案集约化管理进行相关分析
（一）因地制宜，从实际出发
为了丰富档案集约化管理的内涵，在不断深化对集约化管理的认识和实践下，逐步地将集约化管理发展成一项系统性的工程。中国银行在十多年前早已尝试开展这项工作，其旗下一家分行在2004年便成立了档案管理中心，将包含主要业务档案在内的各类档案全部实施集中保管的方案，在制定了相应的规避风险制度的同时，对库房安保人员的管理也制定了相关策略。该分行的管理模式和做法得到了一定的认可，但由于各单位的资源配置方面的条件有所不同，档案管理的水平也各有差异，无法采取统一的管理模式，只能够自上而下地进行分类规划并指导，注重因地制宜，从实际出发[1]。积极倡导各行不断探索、大胆实践，努力寻
找出合适的集约化管理模式。
（二）调解矛盾，统筹规划
在银行档案种类越来越丰富的情况下，其中几类主要业务档案先后被归入全行规范管理的范围，形成了一个部门牵头管理档案的模式，不再是由单一部门主导，而是多个业务部门共同管理的复杂局面。在实现集约化的目标指引下，科学合理对各部门进行分工是十分必要的，还应该健全沟通协调机制，保证在政令一致和畅通的情况下工作。此外，档案化的管理还要注意避免本位主义，努力突破条线限制，对全局统筹规划、并且将时效性低、简单的档案资料整合纳入电子化管理。
（三）集约高效，简约高能
允许分行采取不同的实施模式，这就要求在集约的管理基础上为各分行提供多种备选方案，让分行根据各行具体情况进行集约化管理。例如，可以建立不同区域共享的档案中心，让毗邻的分行可以共同享用，这在一定程度上降低了库房在使用前期时空置的成本；还可以推行“一城一库”的管理模式，合理规划，同城集中；还可以选择专租赁业化库房或是外包整个档案管理服务；还可以根据档案的种类对库房和装具的类型进行合理安排，比如说预先做好数字化处理、调阅次数相对不多的档案就可以选择仓储式库房，若是跳跃较为频繁的档案采用密集柜则更为妥帖。以上所述管理模式，皆以“集约高效、简约高能”为目标，为持续提高档案集约化管理的水平而努力。
二、集约化管理的具体内容与实施重点
（一）以中国银行为榜样，做到“应归尽归”
档案管理的覆盖面积应该包括银行各项业务一切有保存价值的文件资料，保证重要档案的“应归尽归”[2]。在中国银行《档案分类规则》中，对于档案分类和归档要求都有明确的规范，并对集约化收集和管理工作的范围也有详细的介绍。因此，各行可以以中国银行为榜样，争取对称和同步其各项经营活动和业务发展所产生的信息。
（二）完善档案集约化管理模式和构架
明确集约化管理的职能，健全相关机构，对管理流程有一定的了解，建立并完善档案集约化管理模式与构架。现阶段二级分行以下已经开始不设档案管理单
位，这是档案管理构架逐渐扁平化的结果。因此，对于各一级、二级分行在不同阶段分步骤实现全部集中管理档案实体的目标给予鼓励，条件相对较好的分行可以施行“人随档案走”的管理方针，对各业务分档案室的职能和相关人员进行整合，并设置档案管理中心，对于所有档案进行集中、专业、规范的管理。这样一来，不仅可以减少管理层级，还能够对风险进行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。
（三）加大相关设施投入，改善档案保管环境
加强档案基础设施的投入力度，科学改善档案保管条件，为推动档案管理工作的标准化、集约化进程努力。要以安全、环保、经济、方便管理以及尽可能集中的原则，对档案的库房进行规划和建设，并且以各行长远的业务发展为基点，对高风险、小而散、高成本、低标准的临时库房进行整合工作，再进行高标准、集约化、仓储式档案库房的合理规划建设。在条件相对较差时，可以在遵守国家档案局相应的要求与确保严格防控档案外包风险下，通过档案寄存、库房租赁或是档案托管等方式在一定程度上缓解库容的压力[3]。并且必须对到期档案进行鉴定并销毁，尽可能增加档案的库容量。
（四）数据集中化，提高档案管理的信息化水准
坚持用先进发达的科技，推行数据集中化的管理模式，从而在一定程度上提升档案管理的信息化水平。各行需明确档案信息数据大集中的步骤和时间安排表，也要加快推动档案存量数字化与档案查询电子化、网络化的进程，让各级管理人员更好更快的进行管理工作。
【结束语】
在推进档案集约化管理的进程中，要充分发挥其专业、集中、仔细的管理优势，在优化资源配置的同时，争取降低成本，从而实现提高管理效能的目的。所以，推进档案管理的集约化也可以说是贯彻落实“科学发展观”，只有这样才能确保银行档案管理工作的可持续发展，真正为提高银行核心竞争力做出一定贡献。
【参考文献】
[1]王琳. 浅谈农商银行档案管理工作的内在价值功能[J].卷宗,2016,6(6):22.
[2]李小莉. 邮储银行档案管理的问题与对策[J].中国电子商务,2014,10(5):191.
[3]牛娟娟. 浅谈商业银行档案管理[J].大陆桥视野,2015,7(12):56-57.
分析如何实现银行档案集约化管理
【摘要】随着中国银行业务不断的快速发展，银行档案的管理工作也出现了一些或大或小的问题，除了没有科学管理档案、对职责分配不明确、管理流程不顺畅、档案库房尚未达到安全标准之外，还存在由档案数量激增导致的档案库容紧张，一定程度上增加管理和存储成本等问题。因此，推行银行档案集约化管理工作迫在眉睫，本文将对如何实现银行档案集约化管理进行分析，并总结提出相应几点策略及措施，希望对各位银行档案管理工作人员有所帮助。
【关键词】银行档案；集约化；管理
在实行银行档案集约化之前，为了加强内控防范风险，银行需要将主要业务的档案都建立相关制度规范，并且要求从分散化的档案管理模式慢慢向专人管理专库分设档案室的模式发展。各个业务部门不仅要管理好相关档案，还要对对应业务线的档案管理负责指导和检查。通过对管理机制及其流程来看，可以发现存在各条业务线多头指导、各自为政的情况，综合档案室没有充分发挥其统筹管理的作用。从管理的成本角度进行分析，以条线实施小集中进行档案管理会在一定程度上浪费或重复配置资源，这种做法明显不够经济。因此，要实现真正意义上的档案大集中管理，要求管理层高度重视档案管理工作，并且还需要人力资源部门对流程整合和机构、人员配置方面的问题给予一定帮助，还有财务管理部门应该确保集约化所需库房等硬件设施的经费支持，以上所述都是银行档案实现集约化管理的基本要求，下文将对银行如何实现档案集约化管理的目标提出几点建议：
一、 对如何实现银行档案集约化管理进行相关分析
（一）因地制宜，从实际出发
为了丰富档案集约化管理的内涵，在不断深化对集约化管理的认识和实践下，逐步地将集约化管理发展成一项系统性的工程。中国银行在十多年前早已尝试开展这项工作，其旗下一家分行在2004年便成立了档案管理中心，将包含主要业务档案在内的各类档案全部实施集中保管的方案，在制定了相应的规避风险制度的同时，对库房安保人员的管理也制定了相关策略。该分行的管理模式和做法得到了一定的认可，但由于各单位的资源配置方面的条件有所不同，档案管理的水平也各有差异，无法采取统一的管理模式，只能够自上而下地进行分类规划并指导，注重因地制宜，从实际出发[1]。积极倡导各行不断探索、大胆实践，努力寻
找出合适的集约化管理模式。
（二）调解矛盾，统筹规划
在银行档案种类越来越丰富的情况下，其中几类主要业务档案先后被归入全行规范管理的范围，形成了一个部门牵头管理档案的模式，不再是由单一部门主导，而是多个业务部门共同管理的复杂局面。在实现集约化的目标指引下，科学合理对各部门进行分工是十分必要的，还应该健全沟通协调机制，保证在政令一致和畅通的情况下工作。此外，档案化的管理还要注意避免本位主义，努力突破条线限制，对全局统筹规划、并且将时效性低、简单的档案资料整合纳入电子化管理。
（三）集约高效，简约高能
允许分行采取不同的实施模式，这就要求在集约的管理基础上为各分行提供多种备选方案，让分行根据各行具体情况进行集约化管理。例如，可以建立不同区域共享的档案中心，让毗邻的分行可以共同享用，这在一定程度上降低了库房在使用前期时空置的成本；还可以推行“一城一库”的管理模式，合理规划，同城集中；还可以选择专租赁业化库房或是外包整个档案管理服务；还可以根据档案的种类对库房和装具的类型进行合理安排，比如说预先做好数字化处理、调阅次数相对不多的档案就可以选择仓储式库房，若是跳跃较为频繁的档案采用密集柜则更为妥帖。以上所述管理模式，皆以“集约高效、简约高能”为目标，为持续提高档案集约化管理的水平而努力。
二、集约化管理的具体内容与实施重点
（一）以中国银行为榜样，做到“应归尽归”
档案管理的覆盖面积应该包括银行各项业务一切有保存价值的文件资料，保证重要档案的“应归尽归”[2]。在中国银行《档案分类规则》中，对于档案分类和归档要求都有明确的规范，并对集约化收集和管理工作的范围也有详细的介绍。因此，各行可以以中国银行为榜样，争取对称和同步其各项经营活动和业务发展所产生的信息。
（二）完善档案集约化管理模式和构架
明确集约化管理的职能，健全相关机构，对管理流程有一定的了解，建立并完善档案集约化管理模式与构架。现阶段二级分行以下已经开始不设档案管理单
位，这是档案管理构架逐渐扁平化的结果。因此，对于各一级、二级分行在不同阶段分步骤实现全部集中管理档案实体的目标给予鼓励，条件相对较好的分行可以施行“人随档案走”的管理方针，对各业务分档案室的职能和相关人员进行整合，并设置档案管理中心，对于所有档案进行集中、专业、规范的管理。这样一来，不仅可以减少管理层级，还能够对风险进行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。
（三）加大相关设施投入，改善档案保管环境
加强档案基础设施的投入力度，科学改善档案保管条件，为推动档案管理工作的标准化、集约化进程努力。要以安全、环保、经济、方便管理以及尽可能集中的原则，对档案的库房进行规划和建设，并且以各行长远的业务发展为基点，对高风险、小而散、高成本、低标准的临时库房进行整合工作，再进行高标准、集约化、仓储式档案库房的合理规划建设。在条件相对较差时，可以在遵守国家档案局相应的要求与确保严格防控档案外包风险下，通过档案寄存、库房租赁或是档案托管等方式在一定程度上缓解库容的压力[3]。并且必须对到期档案进行鉴定并销毁，尽可能增加档案的库容量。
（四）数据集中化，提高档案管理的信息化水准
坚持用先进发达的科技，推行数据集中化的管理模式，从而在一定程度上提升档案管理的信息化水平。各行需明确档案信息数据大集中的步骤和时间安排表，也要加快推动档案存量数字化与档案查询电子化、网络化的进程，让各级管理人员更好更快的进行管理工作。
【结束语】
在推进档案集约化管理的进程中，要充分发挥其专业、集中、仔细的管理优势，在优化资源配置的同时，争取降低成本，从而实现提高管理效能的目的。所以，推进档案管理的集约化也可以说是贯彻落实“科学发展观”，只有这样才能确保银行档案管理工作的可持续发展，真正为提高银行核心竞争力做出一定贡献。
【参考文献】
[1]王琳. 浅谈农商银行档案管理工作的内在价值功能[J].卷宗,2016,6(6):22.
[2]李小莉. 邮储银行档案管理的问题与对策[J].中国电子商务,2014,10(5):191.
[3]牛娟娟. 浅谈商业银行档案管理[J].大陆桥视野,2015,7(12):56-57.