海运出口
代理指定货
操作流程
(二○○九版)
宁波达升国际物流有限公司
目 录
海运出口NVOCC ........................................................................................................................... 1
及代理指定货 ................................................................................................................................... 1
操作流程........................................................................................................................................... 1
序 ...................................................................................................................................................... 1
第一章 指定货订舱 ....................................................................................................................... 2
1 接单：接单方式主要有以下两种 ................................................................................... 2
2 订舱信息确认 ................................................................................................................... 2
3 订舱 ................................................................................................................................... 3
第二章 装箱 ..................................................................................................................................... 4
1 仓库装箱 ........................................................................................................................... 4
2 门到门装箱 ....................................................................................................................... 4
第三章 报关 ................................................................................................................................... 4
1 报关前准备工作 ............................................................................................................... 4
2 报关放行在海关的基本流程 ........................................................................................... 4
第四章、舱单（实配舱单） ........................................................................................................... 4
1 发送（EDI）舱单数据 .................................................................................................... 4
2 根据目的港海关要求须发送的舱单数据 ....................................................................... 4
第五章、 自揽货借代理操作 ................................................................................................... 5
第六章、 提单 （提单确认与修改） ..................................................................................... 5
第六章、费用确认及结算 ............................................................................................................... 6
第七章、 PRE-ALERT ............................................................................................................. 7
第八章、 出货信息的及时反馈 ............................................................................................... 9
第九章、文件归档 ........................................................................................................................... 9
序
代理指定货，是由与我司长期合作的国外代理指定由我司进行出口操作的货物，是基础海运操作的延伸，在基础海运出口操作上增加了与海外代理联络的工作，并需要在每个操作环节给予国外代理及时的反馈，以便国代代理以至于收货人可以及时了解货物出口的进展情况。
代理货的操作原则是：作为收货人在国内的代理，我们必须对收货人负责。对于发货人货物信息的跟踪尤为重要，必须设法取得发货人货物出货的真实信息并及时反馈给收货人，不允许有任何延误。
作为代理组的操作人员，必须了解所维护代理所属的时区，了解代理的工作时间，并保证在其工作时间内及时回复信息。任何延误都会造成信息滞后，带来不良影响。
有关海外代理指定货的操作，操作人员除了要按照基本海运出口操作的SOP进行操作以外，对于海外代理货操作的特殊要求，必须按照以下SOP执行
第一章 指定货订舱
目标：必须按照目的港代理根据收货人指示进行操作。
1 接单：接单方式主要有以下两种
1.1 发货人直接托运
发货人根据收货人指示，直接与我司联系，将订舱委托发送我司
1.2 目的港代理提供
目的港代理将发货人具体联系方式通知我司，我司与发货人联系，取得订舱委托
2 订舱信息确认
在取得以上后，需分别与发货人、目的港代理确认如下事项：
2.1 与发货人确认的信息
2.1.1 订舱委托，必须包括所有托运要求：发货人、收货人、通知人、起运地、目
的地、详细品名、唛头、毛重、件数、体积、运输条款、运费条款等
2.1.2 确认拖卡或装箱地址：
2.1.3 货物备妥预计时间：
2.1.4 有无特殊订舱要求：
2.2 与目的港代理确认的信息
2.2.1 SHIPPING DETAILS: 描述托单中所有托运内容
2.2.2 P/O NO.或其他专用代码：
2.2.3 指定哪个船公司（或货运代理）：
2.2.4 发货人货物完工、预定出货时间：
2.2.5 MB/L、HB/L运费条款显示：PP/PP、PP/CC、CC/PP、CC/CC
2.2.5.1 PP/PP：MB/L和HB/L都为预付，一般这种情况用于使用我司自
有的运费约价，我司赚取运费差价，与目的港代理的分成视具体情况
而定。
2.2.5.2 PP/CC：指MB/L预付、HB/L到付，这种情况一般用于使用我司
自有的运费约价，要求目的港向收货人高收运费，按照事先约定支付
给目的港代理一部分PROFIT SHARE。
2.2.5.3 CC/PP: 指MB/L到付、HB/L预付，这种情况一般用于使用目的
港代理运费约价，按照事先与代理确认好的分成比例，向代理收取
PROFIT SHARE。
2.2.5.4 CC/CC：指MB/L到付、HB/L到付，这种情况一般用于使用目的
港代理运费约价，并由目的港代理收、付运费，并按照事先确认好的
分成比例向目的港代理收取一定HANDLING FEE或PROFIT
SHARE。
2.2.6 预配船期：
2.2.7 PROFIT SHARE:
2.3 PROFIT SHARE分配方式：PROFIT SHARE分配
方式有以下几种：
2.3.1 只支付或者收取相应的HANDLING FEE:
2.3.2 事先确认好分成比例：如50%/50%
3 订舱
3.1 制作单证：托单、装箱单、三联单、预配清单。
3.1.1 托单：向船东订舱托单内容与发货人托运信息不同
3.1.1.1 发货人：为HEADWIN NINGBO
3.1.1.2 收货人：目的港代理
3.1.1.3 通知人：SAME AS CONSINGEE
3.1.1.4 起运地、目的地：MB/L上为港到港，CY/CY条款
3.1.1.5 运费条款：MB/L运费条款根据事先确认结果显示
3.1.1.6 其他内容按照发货人托书显示
3.1.2 三联单：按照托单内容打印
3.2 订舱开箱单 ：
具体操作参照海运出口SOP
3.3 EDI预配舱单
具体操作参照海运出口SOP
第二章 装箱
目标：装箱过程要做到全程跟踪，确保箱子及时进港。
1 仓库装箱
1.1 指定货的装箱通常会有比较具体、详细的操作要求，操作务必在操作前与收、发
货人确认好装箱中所需的具体操作要求
1.2 多票拼箱的进仓，务必以书面形式告知仓库，避免出现错误
1.3 外拼箱，在收到拼箱公司传真的进仓通知后，按照上面的进仓编号、仓库地址、
截止时间，编制我司自己的进仓通知，传真给客户。
2 门到门装箱
具体操作方式参照海运出口SOP
第三章 报关
1 报关前准备工作
搜集、检查报关所需资料。
2 报关放行在海关的基本流程
理单------输单------对单------发送------派单------申报------审单------海关放行------
港区放行------原始单据流入海关------打印退税单------退税
第四章、舱单（实配舱单）
1 发送（EDI）舱单数据
报关放行当天要发送舱单数据给船东、船代或订舱代理。
2 根据目的港海关要求须发送的舱单数据
美国和加拿大货物都要求在报关前向船公司提供目的港海关要求发送的舱单数据。 一般美国称为AMS（Automated Manifest System use in U.S.），加拿大称为ACI(Advanced
Commercial Information System use in Canada)。
AMS&ACI:AMS&ACI的发送流程见附件
ISF：自2010年1月26日起，美国海关要求发生ISF 10+2信息，具体发送流程见ISF 发送流程及要求。
第五章、 自揽货借代理操作
NVOCC的操作，通常是我司自揽货的发货人要求使用目的港代理或我司约价时使用的，提单签发HEADWIN提单，前期操作：订舱－装箱－报关－EDI舱单与一般自揽货操作流程相同。之后的提单确认、PRE-ALERT及费用结算参照以下做法。
第六章、 提单 （提单确认与修改）
1.1 MB/L确认：
1.1.1 MB/L内容确认：确认船公司提单的内容，主要包括
SHIPPER/CNEE/NOTIFY/FREIGHT TERMS/SHIPPING TERMS.
1.1.2 电放：指定货多数MB/L是做电放的。
1.1.3 SEAWAY BILL（NON-NEGOTIABEL）：如果船公司接受SEAWAY BILL，
目的港代理也没有收费问题，可以选择使用SEAWAY BILL，可以节省电放
费，不过，需注意目的港代理的信用问题。
1.2 HB/L确认：根据发货人的原始订舱资料在开船前传真给客户确认。
1.2.1 发货人、收货人、通知人：根据托单内容和发货人核对，按照发货人确认内
容显示
1.2.2 起运地、目的地：根据具体托运情况显示，注意CY-DOOR,DOOR-DOOR等条款
的显示方式。
1.2.3 运输条款：运输条款有可能和MB/L不一致。
1.2.4 运费条款：根据事先确认好的条款显示。
1.2.5 目的港代理显示：需显示目的港代理的详细资料，以便收货人及时联系代理。
1.3 FCR(FORWARDER CARGO RECEIPT): 根据收货人要求，签FCR给发货人
作为发货人向收货人收取货款的凭证。
1.3.1 基本内容：SHIPPER/CNEE/NOTIFY/VSL VOY/POL/PODIS/POD/
MARKS/PAKAGE/DESCRIPTION/G.W./MEA，以上内容与订舱内容一致
1.3.2 特殊内容：
1.3.2.1 PLACE OF RECEIPT：收货地，指工厂交货地址
1.3.2.2 PORT AND COUNTRY OF ORIGIN: 指起运地
1.3.2.3 DATE OF RECEIPT OF CARGO: 收货时间
1.3.2.4 RECEIPT NO.: FCR Number
1.3.2.5 Documents Received: 收到的单证
1.4 提单签发
1.4.1 MB/L：根据事先确认好的签单方式签单、或做电放、做签SEAWAY BILL
1.4.2 HB/L：根据确认好的内容，录入实际开船日期，签单，一般3正3副。目前
系统格式中没有设定ON BOARD DATE的打印，注意要加盖ON BOARD和
日期章。
1.4.3 FCR: 根据事先确认好的内容，录入开航日期，签单，一般3正3副
1.4.4 如果有船证明，应在订舱时就跟船公司确认好，船开后跟提单一起签。
1.5 签章的选择：
1.5.1.1 使用HEADWIN HB/L提单的签单需显示：AS CARRIER
1.5.1.2 代理指定货，原则使用代理提单，如需使用HEADWIN HB/L，需事
先取得总经理同意，签单显示：AS AGENT FOR THE CARRIER
1.6 提单倒签流程：
1.6.1 请客户发倒签申请邮件。邮件包括船名、提单号、商业金额、倒签原因。
1.6.2 一线员工转交客户申请给海运部经理。
1.6.3 在符合以下调节的情况下，海运部经理可以马上批准：
1.6.3.1 提单为记名提单；
1.6.3.2 信用证结汇:出示信用证复印件
1.6.3.3 发货人出示保函
1.6.3.4 收货人出示保函
1.6.3.5 倒签日期在3天只内
1.6.3.6 提供出口发票、装箱单
1.6.4 如果是非记名提单或者是记名提单但无法拿到收货人保函，货值金额超出
USD10,000，客户必须出示有银行签章的担保函。
1.6.5 如果客户有超出以上要求以外的特殊处理，海运部经理要将申请转交给总经
理、或其代理人审批
注：美线严禁倒签，其他航线视具体情况决定
1.6.6 具体保函格式见附件
第六章、费用确认及结算
1
2 在系统里录入支出、收入：（系统：海运出口——出口操作——费用）制作运费通知单传真给发货人确认 人民币收费的开票申请要在提单签发之前经主管审核后交给结算部，以便及时开出发
票，在客户付款后随提单一起寄给客户。注：费用录人时要确保数据的准确性，结算对象及付款对象要搞清楚
付款对象必须与发票抬头保持一致。
打印付款申请：付款申请生成后交部门主管审核，再交财务报销。
国外代理帐单制作流程如下：
4.1 首先将和国外代理所有的应收、应付费用录入系统，海运出口－费用帐单－代理
帐单制作－普通代理帐单，生成DEBIT NOTE 或 CREDIT NOTE，DEBIT NOTE样本
见附件
注：所有发给HW USA的货物，只签DEBIT NOTE，如有应收，请HW USA发送DEBIT
NOTE(见附件)
4.2 帐单生成后需按照审批流程执行（见附件）：
结算在确认所有费用都收回以后，将核销单和退税文件退回给客户或按我司与客户签定的协议时间收费和退文件，
3 4 5
6 操作必须及时准确的在系统中录入核销单号码
第七章、 PRE-ALERT
货物装船以后，操作应按照如下格式将出货信息发送给目的港代理，并同时提供如下单据：
1. MB/L SCAN件
2. HB/L SCAN件
3. INVOICE
PRE-ALERT的前，注意以下几点：
1.在MBL和HBL均为CC的情况下，一定要注明收款和付款金额
2.除了要在PRE-ALERT中显示箱号，还要显示封号
3.美线在ISF不是我司FILING的情况下，要在PRE-ALERT中注明MBL和HBL的AMS#和SCAC CODE；在我司FILING ISF情况下，只需要提供CBP#
4.船开后立即发送PRE-ALERT，不需要等资料全部齐了再发，缺少的文件可以注明后补。PRE-ALERT发的越早越好。
PRE-ALERT SAMPLE（样本）-- 美线:
Dear XXX,
Pls find the pre-alert of the below shipment
-----------
EX NINGBO TO LOS ANGELES,CA BY 2X40HC
Carrier:CSCL
Voy & Vsl: XIN CHANG SHA V.0074E
ATD: FEB 19TH
ETA: MAR 03TH
1. mb/l no.: NGBLAX020475*******ORIGINAL**********(CY-CY)PP
（MBL CC情况,这里注明金额USDXXX） AMS# SCAC CODE: XXXX
Original mbl will sent to you tomorrow by UPS.
2. hb/l no.: 2NBLAX020475******SEAWAY**********(CY-CY)CC
(HBL CC情况,这里注明金额 USDXXX)
AMS NO: 2NBLAX020475 SCAC CODE:CHNJ
Shrp: HANGZHOU JIESHENG IMPORT&EXPORT CO.,LTD.
Cnee: CENTRAL PURCHASING,LLC.
Total: 1195CTNS/ 23900KGS/ 120.96CBM
CTN NO: CCLU4430341 40GP 780CTNS 15600KGS 60.1CBM
CCLU4487877 40GP 415CTNS 8300KGS 60.86CBM
SEAL# XXX
COMM: CUT OFF SAW---------GENERAOTR
ISF filing by XXX.
3. D/N: NB10021334
COST:
O/F: $1950.00/40GP*2=$3900.00
THC: $110.00*2=$220.00
TOTAL:$ 3900.00 (应该是 $4120.00)
S/R:
O/F:$2100.00/40GP*2=$4200.00
THC: $110.00*2=$220.00
TOTAL:$4420.00
P/S FOR US: ($4420-$4120)*30%=$90
TOTAL: $4420-$90.00=4330.00
Attached the copies(HBL,D/N, B/L) just for your ref,
Pls confirm your acknowledge by return.
REMARK: IN ORDER TO AVOID ANY MISTAKE WHICH MAY OCCUR BY MISSING PRE-ALERT.PLS GIVE US YOUR REPLY ON RECEIVING OUR PRE-ALERT, THANKS!
PRE-ALERT SAMPLE（样本）-- 除美线以外的其他航线:
Pre-Alert: Please kindly find the attached docs for below shipments.
EX NINGBO TO HAMBURG by 1X20GP
Vsl & voy no: ITAL CONTESSA V.0437W
Carrier: EVERGREEN
BL#: EGLV[1**********]7
Etd: NOV 17,2007
Eta: DEC 13,2007
1. MBL: EGLV[1**********]7 ****ORIGINAL**** PP/CC
（MBL CC情况,这里注明金额USDXXX）
WE HAVE SENT YOU THE ORIGINAL MBL BY TNT.THE TRACKING NO.IS
306337355.
2. HBL: HWNH0711084****Telex released**** PP/CC
(HBL CC情况,这里注明金额 USDXXX)
Original released as attachment.
(Full set of original hb/l was telex released in Ningbo.
Pls release the cargo to the cnee without original one)
SHPR: XXXXXXXXXXX
CNEE:XXXXXXXXXX
Total: 1195CTNS/ 23900KGS/ 120.96CBM
COMM: CUT OFF SAW---------GENERAOTR
Cntr & Seal No.: XXXXXXX
3. D/N: NB10021334
COST:
O/F: $1950.00/40GP*2=$3900.00
THC: $110.00*2=$220.00
TOTAL:$ 4120
S/R:
O/F:$2100.00/40GP*2=$4200.00
THC: $110.00*2=$220.00
TOTAL:$4420.00
P/S FOR US: ($4420-$4120)*30%=$90
4. Debit Note or Credit Note, pls refer to attached.
Attached the copies (HBL,D/N, B/L) just for your ref,
Pls confirm your acknowledge by return.
REMARK: IN ORDER TO AVOID ANY MISTAKE WHICH MAY OCCUR BY MISSING PRE-ALERT.PLS GIVE US YOUR REPLY ON RECEIVING OUR PRE-ALERT, THANKS! TOTAL: $4420-$90.00=4330.00
另，如有其它需要代理特别注意的地方，请务必在邮件中以比较显眼的方式描述并标注！
第八章、 出货信息的及时反馈
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7. 操作在收到客户托运信息后，应及时与国外代理取得联系，确认出口信息和要求 收到代理出货信息以后及时与发货人保持联系，取得准确的出货信息反馈给代理 订舱遇到舱位等问题时要及时向代理反应，取得代理的帮助向船东申请舱位 安排订舱后，将预配船期信息发送代理 船期有变动时需及时告知代理 装船3天内将PRE-ALERT和相关单证发送代理 有任何假期通知，必须提前在邮件签名中进行备注
第九章、文件归档
货物操作完毕后，要及时整理，再次审核文件的准确性，齐全性。
所有操作过的货都必须将以下文件留底：
1. SHIPPING NOTES
2. JOB SHEET
3. 预配清单
4. 托书（包括：客人给我司的托书/我司给船公司的托书或我司外配的对外订舱托书）
5. 相关通知书（进仓通知等）及各种相关保函（正本）
6. 报关整套文件
7. 提单最终确认OK件
8. 运费确认件
9. 提单复印件
10. 舱单数据确认件
文件留底应按上述顺序整理好并装订存放，每月/季/年都要定期整理，按不同日期存放于公司规定的不同地点。
二○○九年十二月
备注：
2003版流程编辑：严洁琼、邱超艳、徐继东、王铁
2005版流程编辑：邱超艳、胡弘晓、李雯雅、王铁
2006版流程编辑：黄婷婷、胡弘晓、李雯雅、王铁
2007版流程编辑：周璟虹、胡弘晓
2008版流程编辑：周璟虹
2009 版流程编辑：周璟虹、董莹
海运出口
代理指定货
操作流程
(二○○九版)
宁波达升国际物流有限公司
目 录
海运出口NVOCC ........................................................................................................................... 1
及代理指定货 ................................................................................................................................... 1
操作流程........................................................................................................................................... 1
序 ...................................................................................................................................................... 1
第一章 指定货订舱 ....................................................................................................................... 2
1 接单：接单方式主要有以下两种 ................................................................................... 2
2 订舱信息确认 ................................................................................................................... 2
3 订舱 ................................................................................................................................... 3
第二章 装箱 ..................................................................................................................................... 4
1 仓库装箱 ........................................................................................................................... 4
2 门到门装箱 ....................................................................................................................... 4
第三章 报关 ................................................................................................................................... 4
1 报关前准备工作 ............................................................................................................... 4
2 报关放行在海关的基本流程 ........................................................................................... 4
第四章、舱单（实配舱单） ........................................................................................................... 4
1 发送（EDI）舱单数据 .................................................................................................... 4
2 根据目的港海关要求须发送的舱单数据 ....................................................................... 4
第五章、 自揽货借代理操作 ................................................................................................... 5
第六章、 提单 （提单确认与修改） ..................................................................................... 5
第六章、费用确认及结算 ............................................................................................................... 6
第七章、 PRE-ALERT ............................................................................................................. 7
第八章、 出货信息的及时反馈 ............................................................................................... 9
第九章、文件归档 ........................................................................................................................... 9
序
代理指定货，是由与我司长期合作的国外代理指定由我司进行出口操作的货物，是基础海运操作的延伸，在基础海运出口操作上增加了与海外代理联络的工作，并需要在每个操作环节给予国外代理及时的反馈，以便国代代理以至于收货人可以及时了解货物出口的进展情况。
代理货的操作原则是：作为收货人在国内的代理，我们必须对收货人负责。对于发货人货物信息的跟踪尤为重要，必须设法取得发货人货物出货的真实信息并及时反馈给收货人，不允许有任何延误。
作为代理组的操作人员，必须了解所维护代理所属的时区，了解代理的工作时间，并保证在其工作时间内及时回复信息。任何延误都会造成信息滞后，带来不良影响。
有关海外代理指定货的操作，操作人员除了要按照基本海运出口操作的SOP进行操作以外，对于海外代理货操作的特殊要求，必须按照以下SOP执行
第一章 指定货订舱
目标：必须按照目的港代理根据收货人指示进行操作。
1 接单：接单方式主要有以下两种
1.1 发货人直接托运
发货人根据收货人指示，直接与我司联系，将订舱委托发送我司
1.2 目的港代理提供
目的港代理将发货人具体联系方式通知我司，我司与发货人联系，取得订舱委托
2 订舱信息确认
在取得以上后，需分别与发货人、目的港代理确认如下事项：
2.1 与发货人确认的信息
2.1.1 订舱委托，必须包括所有托运要求：发货人、收货人、通知人、起运地、目
的地、详细品名、唛头、毛重、件数、体积、运输条款、运费条款等
2.1.2 确认拖卡或装箱地址：
2.1.3 货物备妥预计时间：
2.1.4 有无特殊订舱要求：
2.2 与目的港代理确认的信息
2.2.1 SHIPPING DETAILS: 描述托单中所有托运内容
2.2.2 P/O NO.或其他专用代码：
2.2.3 指定哪个船公司（或货运代理）：
2.2.4 发货人货物完工、预定出货时间：
2.2.5 MB/L、HB/L运费条款显示：PP/PP、PP/CC、CC/PP、CC/CC
2.2.5.1 PP/PP：MB/L和HB/L都为预付，一般这种情况用于使用我司自
有的运费约价，我司赚取运费差价，与目的港代理的分成视具体情况
而定。
2.2.5.2 PP/CC：指MB/L预付、HB/L到付，这种情况一般用于使用我司
自有的运费约价，要求目的港向收货人高收运费，按照事先约定支付
给目的港代理一部分PROFIT SHARE。
2.2.5.3 CC/PP: 指MB/L到付、HB/L预付，这种情况一般用于使用目的
港代理运费约价，按照事先与代理确认好的分成比例，向代理收取
PROFIT SHARE。
2.2.5.4 CC/CC：指MB/L到付、HB/L到付，这种情况一般用于使用目的
港代理运费约价，并由目的港代理收、付运费，并按照事先确认好的
分成比例向目的港代理收取一定HANDLING FEE或PROFIT
SHARE。
2.2.6 预配船期：
2.2.7 PROFIT SHARE:
2.3 PROFIT SHARE分配方式：PROFIT SHARE分配
方式有以下几种：
2.3.1 只支付或者收取相应的HANDLING FEE:
2.3.2 事先确认好分成比例：如50%/50%
3 订舱
3.1 制作单证：托单、装箱单、三联单、预配清单。
3.1.1 托单：向船东订舱托单内容与发货人托运信息不同
3.1.1.1 发货人：为HEADWIN NINGBO
3.1.1.2 收货人：目的港代理
3.1.1.3 通知人：SAME AS CONSINGEE
3.1.1.4 起运地、目的地：MB/L上为港到港，CY/CY条款
3.1.1.5 运费条款：MB/L运费条款根据事先确认结果显示
3.1.1.6 其他内容按照发货人托书显示
3.1.2 三联单：按照托单内容打印
3.2 订舱开箱单 ：
具体操作参照海运出口SOP
3.3 EDI预配舱单
具体操作参照海运出口SOP
第二章 装箱
目标：装箱过程要做到全程跟踪，确保箱子及时进港。
1 仓库装箱
1.1 指定货的装箱通常会有比较具体、详细的操作要求，操作务必在操作前与收、发
货人确认好装箱中所需的具体操作要求
1.2 多票拼箱的进仓，务必以书面形式告知仓库，避免出现错误
1.3 外拼箱，在收到拼箱公司传真的进仓通知后，按照上面的进仓编号、仓库地址、
截止时间，编制我司自己的进仓通知，传真给客户。
2 门到门装箱
具体操作方式参照海运出口SOP
第三章 报关
1 报关前准备工作
搜集、检查报关所需资料。
2 报关放行在海关的基本流程
理单------输单------对单------发送------派单------申报------审单------海关放行------
港区放行------原始单据流入海关------打印退税单------退税
第四章、舱单（实配舱单）
1 发送（EDI）舱单数据
报关放行当天要发送舱单数据给船东、船代或订舱代理。
2 根据目的港海关要求须发送的舱单数据
美国和加拿大货物都要求在报关前向船公司提供目的港海关要求发送的舱单数据。 一般美国称为AMS（Automated Manifest System use in U.S.），加拿大称为ACI(Advanced
Commercial Information System use in Canada)。
AMS&ACI:AMS&ACI的发送流程见附件
ISF：自2010年1月26日起，美国海关要求发生ISF 10+2信息，具体发送流程见ISF 发送流程及要求。
第五章、 自揽货借代理操作
NVOCC的操作，通常是我司自揽货的发货人要求使用目的港代理或我司约价时使用的，提单签发HEADWIN提单，前期操作：订舱－装箱－报关－EDI舱单与一般自揽货操作流程相同。之后的提单确认、PRE-ALERT及费用结算参照以下做法。
第六章、 提单 （提单确认与修改）
1.1 MB/L确认：
1.1.1 MB/L内容确认：确认船公司提单的内容，主要包括
SHIPPER/CNEE/NOTIFY/FREIGHT TERMS/SHIPPING TERMS.
1.1.2 电放：指定货多数MB/L是做电放的。
1.1.3 SEAWAY BILL（NON-NEGOTIABEL）：如果船公司接受SEAWAY BILL，
目的港代理也没有收费问题，可以选择使用SEAWAY BILL，可以节省电放
费，不过，需注意目的港代理的信用问题。
1.2 HB/L确认：根据发货人的原始订舱资料在开船前传真给客户确认。
1.2.1 发货人、收货人、通知人：根据托单内容和发货人核对，按照发货人确认内
容显示
1.2.2 起运地、目的地：根据具体托运情况显示，注意CY-DOOR,DOOR-DOOR等条款
的显示方式。
1.2.3 运输条款：运输条款有可能和MB/L不一致。
1.2.4 运费条款：根据事先确认好的条款显示。
1.2.5 目的港代理显示：需显示目的港代理的详细资料，以便收货人及时联系代理。
1.3 FCR(FORWARDER CARGO RECEIPT): 根据收货人要求，签FCR给发货人
作为发货人向收货人收取货款的凭证。
1.3.1 基本内容：SHIPPER/CNEE/NOTIFY/VSL VOY/POL/PODIS/POD/
MARKS/PAKAGE/DESCRIPTION/G.W./MEA，以上内容与订舱内容一致
1.3.2 特殊内容：
1.3.2.1 PLACE OF RECEIPT：收货地，指工厂交货地址
1.3.2.2 PORT AND COUNTRY OF ORIGIN: 指起运地
1.3.2.3 DATE OF RECEIPT OF CARGO: 收货时间
1.3.2.4 RECEIPT NO.: FCR Number
1.3.2.5 Documents Received: 收到的单证
1.4 提单签发
1.4.1 MB/L：根据事先确认好的签单方式签单、或做电放、做签SEAWAY BILL
1.4.2 HB/L：根据确认好的内容，录入实际开船日期，签单，一般3正3副。目前
系统格式中没有设定ON BOARD DATE的打印，注意要加盖ON BOARD和
日期章。
1.4.3 FCR: 根据事先确认好的内容，录入开航日期，签单，一般3正3副
1.4.4 如果有船证明，应在订舱时就跟船公司确认好，船开后跟提单一起签。
1.5 签章的选择：
1.5.1.1 使用HEADWIN HB/L提单的签单需显示：AS CARRIER
1.5.1.2 代理指定货，原则使用代理提单，如需使用HEADWIN HB/L，需事
先取得总经理同意，签单显示：AS AGENT FOR THE CARRIER
1.6 提单倒签流程：
1.6.1 请客户发倒签申请邮件。邮件包括船名、提单号、商业金额、倒签原因。
1.6.2 一线员工转交客户申请给海运部经理。
1.6.3 在符合以下调节的情况下，海运部经理可以马上批准：
1.6.3.1 提单为记名提单；
1.6.3.2 信用证结汇:出示信用证复印件
1.6.3.3 发货人出示保函
1.6.3.4 收货人出示保函
1.6.3.5 倒签日期在3天只内
1.6.3.6 提供出口发票、装箱单
1.6.4 如果是非记名提单或者是记名提单但无法拿到收货人保函，货值金额超出
USD10,000，客户必须出示有银行签章的担保函。
1.6.5 如果客户有超出以上要求以外的特殊处理，海运部经理要将申请转交给总经
理、或其代理人审批
注：美线严禁倒签，其他航线视具体情况决定
1.6.6 具体保函格式见附件
第六章、费用确认及结算
1
2 在系统里录入支出、收入：（系统：海运出口——出口操作——费用）制作运费通知单传真给发货人确认 人民币收费的开票申请要在提单签发之前经主管审核后交给结算部，以便及时开出发
票，在客户付款后随提单一起寄给客户。注：费用录人时要确保数据的准确性，结算对象及付款对象要搞清楚
付款对象必须与发票抬头保持一致。
打印付款申请：付款申请生成后交部门主管审核，再交财务报销。
国外代理帐单制作流程如下：
4.1 首先将和国外代理所有的应收、应付费用录入系统，海运出口－费用帐单－代理
帐单制作－普通代理帐单，生成DEBIT NOTE 或 CREDIT NOTE，DEBIT NOTE样本
见附件
注：所有发给HW USA的货物，只签DEBIT NOTE，如有应收，请HW USA发送DEBIT
NOTE(见附件)
4.2 帐单生成后需按照审批流程执行（见附件）：
结算在确认所有费用都收回以后，将核销单和退税文件退回给客户或按我司与客户签定的协议时间收费和退文件，
3 4 5
6 操作必须及时准确的在系统中录入核销单号码
第七章、 PRE-ALERT
货物装船以后，操作应按照如下格式将出货信息发送给目的港代理，并同时提供如下单据：
1. MB/L SCAN件
2. HB/L SCAN件
3. INVOICE
PRE-ALERT的前，注意以下几点：
1.在MBL和HBL均为CC的情况下，一定要注明收款和付款金额
2.除了要在PRE-ALERT中显示箱号，还要显示封号
3.美线在ISF不是我司FILING的情况下，要在PRE-ALERT中注明MBL和HBL的AMS#和SCAC CODE；在我司FILING ISF情况下，只需要提供CBP#
4.船开后立即发送PRE-ALERT，不需要等资料全部齐了再发，缺少的文件可以注明后补。PRE-ALERT发的越早越好。
PRE-ALERT SAMPLE（样本）-- 美线:
Dear XXX,
Pls find the pre-alert of the below shipment
-----------
EX NINGBO TO LOS ANGELES,CA BY 2X40HC
Carrier:CSCL
Voy & Vsl: XIN CHANG SHA V.0074E
ATD: FEB 19TH
ETA: MAR 03TH
1. mb/l no.: NGBLAX020475*******ORIGINAL**********(CY-CY)PP
（MBL CC情况,这里注明金额USDXXX） AMS# SCAC CODE: XXXX
Original mbl will sent to you tomorrow by UPS.
2. hb/l no.: 2NBLAX020475******SEAWAY**********(CY-CY)CC
(HBL CC情况,这里注明金额 USDXXX)
AMS NO: 2NBLAX020475 SCAC CODE:CHNJ
Shrp: HANGZHOU JIESHENG IMPORT&EXPORT CO.,LTD.
Cnee: CENTRAL PURCHASING,LLC.
Total: 1195CTNS/ 23900KGS/ 120.96CBM
CTN NO: CCLU4430341 40GP 780CTNS 15600KGS 60.1CBM
CCLU4487877 40GP 415CTNS 8300KGS 60.86CBM
SEAL# XXX
COMM: CUT OFF SAW---------GENERAOTR
ISF filing by XXX.
3. D/N: NB10021334
COST:
O/F: $1950.00/40GP*2=$3900.00
THC: $110.00*2=$220.00
TOTAL:$ 3900.00 (应该是 $4120.00)
S/R:
O/F:$2100.00/40GP*2=$4200.00
THC: $110.00*2=$220.00
TOTAL:$4420.00
P/S FOR US: ($4420-$4120)*30%=$90
TOTAL: $4420-$90.00=4330.00
Attached the copies(HBL,D/N, B/L) just for your ref,
Pls confirm your acknowledge by return.
REMARK: IN ORDER TO AVOID ANY MISTAKE WHICH MAY OCCUR BY MISSING PRE-ALERT.PLS GIVE US YOUR REPLY ON RECEIVING OUR PRE-ALERT, THANKS!
PRE-ALERT SAMPLE（样本）-- 除美线以外的其他航线:
Pre-Alert: Please kindly find the attached docs for below shipments.
EX NINGBO TO HAMBURG by 1X20GP
Vsl & voy no: ITAL CONTESSA V.0437W
Carrier: EVERGREEN
BL#: EGLV[1**********]7
Etd: NOV 17,2007
Eta: DEC 13,2007
1. MBL: EGLV[1**********]7 ****ORIGINAL**** PP/CC
（MBL CC情况,这里注明金额USDXXX）
WE HAVE SENT YOU THE ORIGINAL MBL BY TNT.THE TRACKING NO.IS
306337355.
2. HBL: HWNH0711084****Telex released**** PP/CC
(HBL CC情况,这里注明金额 USDXXX)
Original released as attachment.
(Full set of original hb/l was telex released in Ningbo.
Pls release the cargo to the cnee without original one)
SHPR: XXXXXXXXXXX
CNEE:XXXXXXXXXX
Total: 1195CTNS/ 23900KGS/ 120.96CBM
COMM: CUT OFF SAW---------GENERAOTR
Cntr & Seal No.: XXXXXXX
3. D/N: NB10021334
COST:
O/F: $1950.00/40GP*2=$3900.00
THC: $110.00*2=$220.00
TOTAL:$ 4120
S/R:
O/F:$2100.00/40GP*2=$4200.00
THC: $110.00*2=$220.00
TOTAL:$4420.00
P/S FOR US: ($4420-$4120)*30%=$90
4. Debit Note or Credit Note, pls refer to attached.
Attached the copies (HBL,D/N, B/L) just for your ref,
Pls confirm your acknowledge by return.
REMARK: IN ORDER TO AVOID ANY MISTAKE WHICH MAY OCCUR BY MISSING PRE-ALERT.PLS GIVE US YOUR REPLY ON RECEIVING OUR PRE-ALERT, THANKS! TOTAL: $4420-$90.00=4330.00
另，如有其它需要代理特别注意的地方，请务必在邮件中以比较显眼的方式描述并标注！
第八章、 出货信息的及时反馈
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7. 操作在收到客户托运信息后，应及时与国外代理取得联系，确认出口信息和要求 收到代理出货信息以后及时与发货人保持联系，取得准确的出货信息反馈给代理 订舱遇到舱位等问题时要及时向代理反应，取得代理的帮助向船东申请舱位 安排订舱后，将预配船期信息发送代理 船期有变动时需及时告知代理 装船3天内将PRE-ALERT和相关单证发送代理 有任何假期通知，必须提前在邮件签名中进行备注
第九章、文件归档
货物操作完毕后，要及时整理，再次审核文件的准确性，齐全性。
所有操作过的货都必须将以下文件留底：
1. SHIPPING NOTES
2. JOB SHEET
3. 预配清单
4. 托书（包括：客人给我司的托书/我司给船公司的托书或我司外配的对外订舱托书）
5. 相关通知书（进仓通知等）及各种相关保函（正本）
6. 报关整套文件
7. 提单最终确认OK件
8. 运费确认件
9. 提单复印件
10. 舱单数据确认件
文件留底应按上述顺序整理好并装订存放，每月/季/年都要定期整理，按不同日期存放于公司规定的不同地点。
二○○九年十二月
备注：
2003版流程编辑：严洁琼、邱超艳、徐继东、王铁
2005版流程编辑：邱超艳、胡弘晓、李雯雅、王铁
2006版流程编辑：黄婷婷、胡弘晓、李雯雅、王铁
2007版流程编辑：周璟虹、胡弘晓
2008版流程编辑：周璟虹
2009 版流程编辑：周璟虹、董莹