咸宁市幸乐食品有限公司
咸宁市幸乐食品有限公司文件
咸幸乐办„2015‟28号
关于下发《宾客来访接待管理办法》的通知
公司各部门：
为规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高
效、廉洁原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，
不断提高接待工作效率和水平，结合前期各类宾客来访参观所
积累经验,特修订本办法。请大家遵照执行。
特此通知
咸宁市幸乐食品有限公司
二〇一五年八月十五日
1
咸宁市幸乐食品有限公司
宾客来访接待管理办法
一 目的：
规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高效、
廉洁原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，不
断提高接待工作效率和水平，结合前期各类宾客来访参观所积
累经验,特修订本办法。
二 范围：
用于规范公司各类宾客人员来访的接待管理工作。
三 管理原则：
㈠ 归口管理原则
1.政府主管部门（含市、开发区）领导、重要新闻媒体记者、
公司领导所安排的其它单位领导人员来访，由行政管理中心牵
头、市场部、销售部等部门共同配合，做好接待事宜工作。
2.非涉及公司层面直接与各部门联系工作的一般外单位人员来
访或涉及较强业务性接待事务，由对口部门具体负责接待工作，
行政中心提供协助，如对口部门不明确的则由行政中心统筹安
排接待。
3.新开发客户（包括潜在重要客户）来访、售后投诉分别归口
由销售部牵头负责。
㈡接待工作基本原则
1.坚持服务经营发展和效益原则。根据企业发展规划，积极主
动宣传企业形象，强化公共和品牌意识。
2.坚持规范化、标准化、流程化、制度化的原则。
3.坚持勤俭节约、热情周到的原则。
4.坚持各职能部门设置专职人员负责对口接待的原则。
四 各部门及相关人员职责
㈠ 来访者
1.门岗处登记，登记完成后在门岗处领取临时出入牌。
2.受访人员前往门岗接待来访者并将来访者直接带往受访地点
(或部门)。
3.来访结束后，来访者按路线回到门岗处，并将临时出入牌归
还至门岗处后即可离开（如携带工厂内物品离厂需受访者提供
《物资放行条》（附表三）给来访者，门岗回收《物资放行条》
并确认无误后及时予以放行）。
㈡ 行政管理中心（门岗）
1.门岗须问询来访人员目的，回复并进行《来访人员登记表》
登记（附表二）。
2.门岗负责了解来访人员的目的和要求落实各环节的对口接待
人员、地点、会务、后勤支持等准备事宜，通知各相关部门责
任人做好接待过程中的组织协调和各类事务性工作，并安排来
访人员在门岗处等候并联系受访部门人员前往接待（如已填写
预约单根据预约单联系受访部门人员前往门岗处接待）并发放
临时出入牌。
3.门岗须安排来访车辆停车位（送货车辆要引导司机按规定路
线行驶并时刻关注送货车辆动态）。
4.门岗须车辆离厂时进行登记（送货车辆需打开车厢检查并给
门岗递《物资放行条》（附表三），门岗回收《物资放行条》
并确认无误后及时予以放行）。
㈢ 受访部门
1.尽量做好提前预约，填写《预约〃来访表》交行政管理中心。
2.协助来访者在门岗进行《来访人员登记表》登记。
3.提示来访者厂区内禁止随意走动，受访完毕后将来访者原路
送行至门岗处。
4.认真做好接待过程中归属本部门职能工作要求。
㈣其他：办公楼/楼外、公共区域卫生、各参观场所应提前打
扫干净，各部门各自搞好本办公室卫生---行政中心和相关部
门负责；
五 接待流程及来访分类
㈠ 有预约；受访部门提交申请表（附表一）→行政审核→门
岗接待来访者并通知受访部门→受访部门接待→离厂→门岗进
行离厂登记。
㈡ 无预约；外来人员到门岗→门岗询问并登记→告知行政→
行政分类通知受访部门→受访部门前往门岗处接待→来访者离
厂→门岗进行离厂登记。
㈢ 培训人员；培训部门提交名单与行政管理中心→门岗备案
→培训部门安排接待相关事项→前往培训地点进行培训→培训
完毕离厂（如需在食堂就餐需提前向行政中心报备）。
㈣若是特殊访客（如拆迁信访人员、精神异常人员、故意蓄意
滋事者等）来访，门岗应做好解释工作，劝说其离开。对劝说
无效，仍强行入内滋事者，门岗可拨打报警电话（110），请
公安机关出面帮助处理，同时向行政管理中心报告情况。
六 车间准入类别、审批流程及相关要求
㈠ 车间参观
1. 工厂参观通道参观
⑴审批流程：陪同人员填写《车间参观准入申请表》（附表四）
报行政中心负责人审批。
⑵ 陪同标准：相关对口部门负责人陪同。
2. 工厂车间内部参观
⑴审批流程：陪同人员填写《车间参观准入申请表》（附表四）
报总经理审批。
⑵陪同标准：由行政中心负责人、相关对口部门负责人按照车
间要求一同进入车间。
㈡ 外部人员车间维修
⑴ 审批流程：外部人员（含外部技术员、设备供应商售后人
员、设备维修员等）进入车间维修陪同人员填写《车间维修准
入申请表》（附表五）报总经理审批。
⑵ 陪同标准：由工程部及生产部人员按车间要求进入车间维
修。
七 重大接待要求
㈠ 凡来公司检查工作的各级领导、参观团、重要嘉宾，由行政
中心负责统筹接待工作、安排讲解员（原则上以PPT讲解和现
场讲解相结合方式进行），并协调其他相关部门做好各自环节
接待讲解工作，公司领导全程陪同。
㈡重要来宾来访参观时，各环节接待责任人、讲解员要热情、
认真、主动详细介绍本部门/环节运作细节，做到言简意赅、
百问不厌、热情周到。
㈢重要参访人员离开，由接待人员陪同送车，如有公司赠送的
记念礼品一定要提前送到来访人员车辆上或者直接递交到来访
人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围后方
返回。
八 接待注意事项
㈠接待来访人员要使用文明语言，如
一下稍候
我公司的关注，由于今天公司组织XX活动，实在不方便，届
时我会主动跟您联系”等类似的礼貌用语。
㈡接待人员对宾客来访应热情主动迎接，主动引导客人到办公
室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公
桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。
㈢行政中心、销售中心等重要接待部门要做好各种可能突发事
件的应急预案预演准备工作，要有应急预案，以便重要宾客来
访时能随时解决宾客所提的各种疑问，并能随时提供实践演练
来应对产品售后服务发生的各种突发事件的解决方法。
㈣各环节的接待人员要注意个人着装、修饰，男同事不得留长
发、胡须，女同事不得浓妆艳抹，男女同事都不得染异发。接
待重要来宾参访时安保人员及生产一线人员要统一着装上岗。
㈤各位来宾在公司内的参观、检查等活动必须由当次接待总协
调员、讲解员或对口接待部门接待人员全程陪同，重要来宾还
应有公司领导、相关部门经理全程陪同。
㈥在参观过程中，所有接待人员要严格执行公司保密制度。
九 附则
㈠违反规定，擅自提高接待标准或未经批准自行接待宾客，或
接待工作中不作为为来宾服务过程中出现纰漏，在月度考核中
减责任部门经理和责任人5分。
㈡ 在接待过程中出现重大安全事故，在月度考核中直接责任人
打0分。并根据情况轻重追究法律责任。
㈢ 在接待过程中，因企业机密造成重大损失，按公司有关奖惩
制度执行。
㈣ 本办法自下发之日日起施行，由行政管理中心负责解释。
十 附件
1. 《预约〃来访表》
2. 《来访人员登记表》
3. 《物资放行条》
4. 《车间参观准入申请表》
5. 《车间维修准入申请表》
附表一
预约·来访表（受访部门填写）
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附表二
咸宁市幸乐食品有限公司
来访人员登记表
1
附表三
咸宁市幸乐食品有限公司
物资放行条
表单编号: 日期：月日
附表四
车间参观准入申请表
编号：
附表五
车间维修准入申请表
编号：
注：此申请表由申请人填写并留存于行政管理中心处。
访 管理 通知
呈：总经理 咸宁市幸乐食品有限公司行政管理中心 2015年8月15日印发
（共印2份）
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关于下发《宾客来访接待管理办法》的通知
公司各部门：
为规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高
效、廉洁原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，
不断提高接待工作效率和水平，结合前期各类宾客来访参观所
积累经验,特修订本办法。请大家遵照执行。
特此通知
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二〇一五年八月十五日
1
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宾客来访接待管理办法
一 目的：
规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高效、
廉洁原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，不
断提高接待工作效率和水平，结合前期各类宾客来访参观所积
累经验,特修订本办法。
二 范围：
用于规范公司各类宾客人员来访的接待管理工作。
三 管理原则：
㈠ 归口管理原则
1.政府主管部门（含市、开发区）领导、重要新闻媒体记者、
公司领导所安排的其它单位领导人员来访，由行政管理中心牵
头、市场部、销售部等部门共同配合，做好接待事宜工作。
2.非涉及公司层面直接与各部门联系工作的一般外单位人员来
访或涉及较强业务性接待事务，由对口部门具体负责接待工作，
行政中心提供协助，如对口部门不明确的则由行政中心统筹安
排接待。
3.新开发客户（包括潜在重要客户）来访、售后投诉分别归口
由销售部牵头负责。
㈡接待工作基本原则
1.坚持服务经营发展和效益原则。根据企业发展规划，积极主
动宣传企业形象，强化公共和品牌意识。
2.坚持规范化、标准化、流程化、制度化的原则。
3.坚持勤俭节约、热情周到的原则。
4.坚持各职能部门设置专职人员负责对口接待的原则。
四 各部门及相关人员职责
㈠ 来访者
1.门岗处登记，登记完成后在门岗处领取临时出入牌。
2.受访人员前往门岗接待来访者并将来访者直接带往受访地点
(或部门)。
3.来访结束后，来访者按路线回到门岗处，并将临时出入牌归
还至门岗处后即可离开（如携带工厂内物品离厂需受访者提供
《物资放行条》（附表三）给来访者，门岗回收《物资放行条》
并确认无误后及时予以放行）。
㈡ 行政管理中心（门岗）
1.门岗须问询来访人员目的，回复并进行《来访人员登记表》
登记（附表二）。
2.门岗负责了解来访人员的目的和要求落实各环节的对口接待
人员、地点、会务、后勤支持等准备事宜，通知各相关部门责
任人做好接待过程中的组织协调和各类事务性工作，并安排来
访人员在门岗处等候并联系受访部门人员前往接待（如已填写
预约单根据预约单联系受访部门人员前往门岗处接待）并发放
临时出入牌。
3.门岗须安排来访车辆停车位（送货车辆要引导司机按规定路
线行驶并时刻关注送货车辆动态）。
4.门岗须车辆离厂时进行登记（送货车辆需打开车厢检查并给
门岗递《物资放行条》（附表三），门岗回收《物资放行条》
并确认无误后及时予以放行）。
㈢ 受访部门
1.尽量做好提前预约，填写《预约〃来访表》交行政管理中心。
2.协助来访者在门岗进行《来访人员登记表》登记。
3.提示来访者厂区内禁止随意走动，受访完毕后将来访者原路
送行至门岗处。
4.认真做好接待过程中归属本部门职能工作要求。
㈣其他：办公楼/楼外、公共区域卫生、各参观场所应提前打
扫干净，各部门各自搞好本办公室卫生---行政中心和相关部
门负责；
五 接待流程及来访分类
㈠ 有预约；受访部门提交申请表（附表一）→行政审核→门
岗接待来访者并通知受访部门→受访部门接待→离厂→门岗进
行离厂登记。
㈡ 无预约；外来人员到门岗→门岗询问并登记→告知行政→
行政分类通知受访部门→受访部门前往门岗处接待→来访者离
厂→门岗进行离厂登记。
㈢ 培训人员；培训部门提交名单与行政管理中心→门岗备案
→培训部门安排接待相关事项→前往培训地点进行培训→培训
完毕离厂（如需在食堂就餐需提前向行政中心报备）。
㈣若是特殊访客（如拆迁信访人员、精神异常人员、故意蓄意
滋事者等）来访，门岗应做好解释工作，劝说其离开。对劝说
无效，仍强行入内滋事者，门岗可拨打报警电话（110），请
公安机关出面帮助处理，同时向行政管理中心报告情况。
六 车间准入类别、审批流程及相关要求
㈠ 车间参观
1. 工厂参观通道参观
⑴审批流程：陪同人员填写《车间参观准入申请表》（附表四）
报行政中心负责人审批。
⑵ 陪同标准：相关对口部门负责人陪同。
2. 工厂车间内部参观
⑴审批流程：陪同人员填写《车间参观准入申请表》（附表四）
报总经理审批。
⑵陪同标准：由行政中心负责人、相关对口部门负责人按照车
间要求一同进入车间。
㈡ 外部人员车间维修
⑴ 审批流程：外部人员（含外部技术员、设备供应商售后人
员、设备维修员等）进入车间维修陪同人员填写《车间维修准
入申请表》（附表五）报总经理审批。
⑵ 陪同标准：由工程部及生产部人员按车间要求进入车间维
修。
七 重大接待要求
㈠ 凡来公司检查工作的各级领导、参观团、重要嘉宾，由行政
中心负责统筹接待工作、安排讲解员（原则上以PPT讲解和现
场讲解相结合方式进行），并协调其他相关部门做好各自环节
接待讲解工作，公司领导全程陪同。
㈡重要来宾来访参观时，各环节接待责任人、讲解员要热情、
认真、主动详细介绍本部门/环节运作细节，做到言简意赅、
百问不厌、热情周到。
㈢重要参访人员离开，由接待人员陪同送车，如有公司赠送的
记念礼品一定要提前送到来访人员车辆上或者直接递交到来访
人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围后方
返回。
八 接待注意事项
㈠接待来访人员要使用文明语言，如
一下稍候
我公司的关注，由于今天公司组织XX活动，实在不方便，届
时我会主动跟您联系”等类似的礼貌用语。
㈡接待人员对宾客来访应热情主动迎接，主动引导客人到办公
室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公
桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。
㈢行政中心、销售中心等重要接待部门要做好各种可能突发事
件的应急预案预演准备工作，要有应急预案，以便重要宾客来
访时能随时解决宾客所提的各种疑问，并能随时提供实践演练
来应对产品售后服务发生的各种突发事件的解决方法。
㈣各环节的接待人员要注意个人着装、修饰，男同事不得留长
发、胡须，女同事不得浓妆艳抹，男女同事都不得染异发。接
待重要来宾参访时安保人员及生产一线人员要统一着装上岗。
㈤各位来宾在公司内的参观、检查等活动必须由当次接待总协
调员、讲解员或对口接待部门接待人员全程陪同，重要来宾还
应有公司领导、相关部门经理全程陪同。
㈥在参观过程中，所有接待人员要严格执行公司保密制度。
九 附则
㈠违反规定，擅自提高接待标准或未经批准自行接待宾客，或
接待工作中不作为为来宾服务过程中出现纰漏，在月度考核中
减责任部门经理和责任人5分。
㈡ 在接待过程中出现重大安全事故，在月度考核中直接责任人
打0分。并根据情况轻重追究法律责任。
㈢ 在接待过程中，因企业机密造成重大损失，按公司有关奖惩
制度执行。
㈣ 本办法自下发之日日起施行，由行政管理中心负责解释。
十 附件
1. 《预约〃来访表》
2. 《来访人员登记表》
3. 《物资放行条》
4. 《车间参观准入申请表》
5. 《车间维修准入申请表》
附表一
预约·来访表（受访部门填写）
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附表二
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来访人员登记表
1
附表三
咸宁市幸乐食品有限公司
物资放行条
表单编号: 日期：月日
附表四
车间参观准入申请表
编号：
附表五
车间维修准入申请表
编号：
注：此申请表由申请人填写并留存于行政管理中心处。
访 管理 通知
呈：总经理 咸宁市幸乐食品有限公司行政管理中心 2015年8月15日印发
（共印2份）