上海银盛国际贸易发展有限公司
来宾接待管理制度(试行)
为进一步加强公司对来宾接待的管理工作,增进公司对外沟通与交往,体现企业形象,保证接待工作更加规范、有序,特制定本制度。
一、接待程序
1、办公室负责公司来宾接待事宜,并根据接待对象及来访事由,做好有关领导和部门对口接待的协调服务工作。
2、客户来访时,前台本着热情、周到的态度负责具体接待,问明来访事宜和拜访部门(人员),并通知相关部门和人员对口接待。 ①属业务往来的,由业务部门对口接待,办公室予以协助。
②来公司参观考察的宾客接待,一般由对口部门负责人或工作人员陪同,办公室派员协助参加。
③公司领导重要客人接待,由办公室负责安排,事先做好招待准备,必要时作好导向或接站工作,并在客人来访时协助招待,事中根据领导授权做好住食行安排。领导在会议室接待客人时,办公室人员需不定时进入会议室倒茶。如果接待工作持续较长,并已过中、下午下班时间,办公室人员需安排人员值班(除非领导指示不需要值班)。
3、客户来电时,前台作好电话转接工作。相关人员不在时,前台须作好电话记录,并及时告知相关人员。
二、接待规格及标准
1、严格控制接待总费用,每年接待费用控制在年度接待费预算之内。
2、接待标准由办公室视情况灵活掌握,原则上按普通宾客、嘉宾、贵宾三个不同规格区别对待,做到既大方得体,又节省开支。
3、来宾接待住宿、就餐标准
(1)普通宾客“三星”住宿标准;就餐:80-150元/人(不包括酒水、烟)。
(2)嘉宾“四星”住宿标准;就餐:150-250元/人(不包括酒水、烟)。
(3)贵宾“五星”住宿标准;就餐:250-500 元/人(不包括酒水、烟)。
4、礼品赠送
礼品赠送按对口部门接待需要,报公司总经理同意后,由办公室协调办理。
三、接待申请程序
1、相关部门日常业务性宴请,由各部门填写《业务招待申请单》,单笔招待预算金额500元(含)以内报常务副总同意后自行安排,也可由办公室协助安排。单笔招待预算金额500元以上报常务副总审核后,报总经理审批。常务副总业务招待宴请,填写《业务招待申请单》后,报总经理审批同意后安排。
2、对重要来宾或团体类来宾接待,办公室和对口部门应及时了解来宾的人数、身份、姓名、抵达日期、来访事由、停留时间、活动
要求等情况,并由办公室制定《接待行程安排表》。申请业务招待预算时,一般由对口部门事先填写《业务招待申请单》,报常务副总审核,总经理批准后,由办公室协调安排。
3、因特殊情况临时安排接待(宴请)的,各部门需电话或口头告知公司主要领导,征得同意后可先行安排,事后告知办公室补办有关手续。常务副总临时接待,需事先口头告知总经理,事后告知办公室补办有关手续。
四、接待费的报销
1、接待费一般包括住宿、餐费、礼品、游览活动等费用。接待费用应及时报销,由对口部门凭《业务招待申请单》、填制报销凭证及业务招待报销确认单,经部门负责人审核,报分管领导和总经理签字后报销。具体费用报销按照沪银字[2008]14号文件规定实施。
2、单笔实际招待费用超出该笔业务招待申请单预算金额,需补办追加申请手续,经总经理同意后方可全额报销。
本制度自发文之日起实行。
上海银盛国际贸易发展有限公司
二零零九年三月三日
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来宾接待管理制度(试行)
为进一步加强公司对来宾接待的管理工作,增进公司对外沟通与交往,体现企业形象,保证接待工作更加规范、有序,特制定本制度。
一、接待程序
1、办公室负责公司来宾接待事宜,并根据接待对象及来访事由,做好有关领导和部门对口接待的协调服务工作。
2、客户来访时,前台本着热情、周到的态度负责具体接待,问明来访事宜和拜访部门(人员),并通知相关部门和人员对口接待。 ①属业务往来的,由业务部门对口接待,办公室予以协助。
②来公司参观考察的宾客接待,一般由对口部门负责人或工作人员陪同,办公室派员协助参加。
③公司领导重要客人接待,由办公室负责安排,事先做好招待准备,必要时作好导向或接站工作,并在客人来访时协助招待,事中根据领导授权做好住食行安排。领导在会议室接待客人时,办公室人员需不定时进入会议室倒茶。如果接待工作持续较长,并已过中、下午下班时间,办公室人员需安排人员值班(除非领导指示不需要值班)。
3、客户来电时,前台作好电话转接工作。相关人员不在时,前台须作好电话记录,并及时告知相关人员。
二、接待规格及标准
1、严格控制接待总费用,每年接待费用控制在年度接待费预算之内。
2、接待标准由办公室视情况灵活掌握,原则上按普通宾客、嘉宾、贵宾三个不同规格区别对待,做到既大方得体,又节省开支。
3、来宾接待住宿、就餐标准
(1)普通宾客“三星”住宿标准;就餐:80-150元/人(不包括酒水、烟)。
(2)嘉宾“四星”住宿标准;就餐:150-250元/人(不包括酒水、烟)。
(3)贵宾“五星”住宿标准;就餐:250-500 元/人(不包括酒水、烟)。
4、礼品赠送
礼品赠送按对口部门接待需要,报公司总经理同意后,由办公室协调办理。
三、接待申请程序
1、相关部门日常业务性宴请,由各部门填写《业务招待申请单》,单笔招待预算金额500元(含)以内报常务副总同意后自行安排,也可由办公室协助安排。单笔招待预算金额500元以上报常务副总审核后,报总经理审批。常务副总业务招待宴请,填写《业务招待申请单》后,报总经理审批同意后安排。
2、对重要来宾或团体类来宾接待,办公室和对口部门应及时了解来宾的人数、身份、姓名、抵达日期、来访事由、停留时间、活动
要求等情况,并由办公室制定《接待行程安排表》。申请业务招待预算时,一般由对口部门事先填写《业务招待申请单》,报常务副总审核,总经理批准后,由办公室协调安排。
3、因特殊情况临时安排接待(宴请)的,各部门需电话或口头告知公司主要领导,征得同意后可先行安排,事后告知办公室补办有关手续。常务副总临时接待,需事先口头告知总经理,事后告知办公室补办有关手续。
四、接待费的报销
1、接待费一般包括住宿、餐费、礼品、游览活动等费用。接待费用应及时报销,由对口部门凭《业务招待申请单》、填制报销凭证及业务招待报销确认单,经部门负责人审核,报分管领导和总经理签字后报销。具体费用报销按照沪银字[2008]14号文件规定实施。
2、单笔实际招待费用超出该笔业务招待申请单预算金额,需补办追加申请手续,经总经理同意后方可全额报销。
本制度自发文之日起实行。
上海银盛国际贸易发展有限公司
二零零九年三月三日