编号：YWJN-001
如何写好外贸函电 ？
无论国内还是国际贸易，交易的双方往往远在千里之外。90%的沟通是通过外贸函电。外贸函电的形式很多， 通常有：电子邮件，外贸信函，电传，传真等。随着INTERNET 的发展，电子邮件已经成为外贸函电的最主要一种方式。与信函，电话相比，电子邮件已经成为双方沟通最快捷，最经济和最有效的沟通方式。而双方的了解主要通过电子邮件的方式实现。如何学会通过电子邮件来展示自我，吸引对方的注意，就成了商务人事必修之课。
如果一个商务人士掌握了写好外贸函电的技巧，就会写好电子邮件。 会给对方留下“专业 ，高效，干练 ….. ” 的好印象，自然会起到事半功倍的作用。
第一篇 怎样写外贸函电
在这里我们不做培训，对于从来没有接触外贸函电的业务人员，首先应学习外贸学校的专业课本-《外贸函电》，该课本中详细的阐述了如何写外贸函电。
是不是学习了《外贸函电》就可以写好外贸函电了，其实不是这样的，书本上理论只有与实际相结合才有价值。因此，只有与实际工作和贸易合作伙伴所在国家的实际情况相结合，写出的函电才是被客人所认同的。 在第二篇， 我们重点培训如何结合实际工作和贸易合作伙伴所在国家的实际情况来写好外贸函电。
第二篇
第一节
一．写电子邮件的步骤
1． “读”电子邮件
1） 要求逐字逐句的读邮件
2） 不放过任何不明白的“句子”和“不认识的单词”
3） 注意句子的“主语“和”宾语“，明白他们所指代的意思
2． 寻求最佳答案
只有最佳方案，才是我们应该提供给客人的回答
3． 整理思路
1） 英语是我们的第二语言。 我们很难作到，下笔如有神。如果事先将需要表达观点和要说的几件
事情列个提纲，整理一下思路，是非常必要的。
2） 清晰的思路会反映在给客人的邮件上， 会给客人一个良好的印象。
4． 写电子邮件
5． 检查电子邮件
写完邮件以后，回头检查一便是非常有必要的， 检查工作主要包括以下几个方面：
1） 对邮件进行叟身简化 （见邮件规则的3：简洁）
2） 检查是否有拼写错误，数字是否正确
如何写好电子邮件 电子邮件
3） 表达的意思是否明确，清楚
4） 内容是否完整
5） 收件人和抄送人是否正确
6． 发送电子邮件
1） “主题栏”不要空白。 一个简洁，清楚，明白的主题会引起客人的注意。可以防止客人误把你
的邮件当作垃圾邮件删掉。
2） 主题栏可以帮助客人了解邮件的主题，加深印象
3） 方便今后查找相关内容。
二．写电子邮件的原则
1． 正确 Correct
正确包含几个含义:
1) 邮件是信息的载体, 因此邮件所表述的信息本身必须是经过 “审核和校对”过的. 保证信息的正确
性是业务员基本的业务素质. 信息是错误的, 在漂亮的邮件也是垃圾, 毒药.
例如: 报价邮件, 首先要保证:
(1) 报价产品是客人所需求的产品, 而且必须完全一致.
(2) 报价的价格是有正确的工厂书面报价作为依据的, 工厂是经过筛选符合我司选厂标准的
(3) 价格的计算没有错误
(4) 其它信息, 如 交货期, 装箱量, 包装方式, 生产能力…., 都是有工厂书面确认作为依据的, 工厂是
经过筛选过的, 而且是符合我司选厂标准的 .
(3) 价格的计算没有错误
如果, 报价单信息是错误的, 那么这逢邮件是失败的, 而且后果是灾难的.
2) 书写正确
任何拼写错误, 错误的用词 , 错误的语法都有可能给客人造成歧异, 甚至误解.
3) 收件人和抄送人正确
如果邮件发给了错误的 “收件人” 或抄送了不应该抄送的人, 会泄露公司的商业机密, 甚至会若出商业纠纷, 丢掉客户, 引起诉讼.
[ 方法: ]
(1) 回复邮件是点击 工具栏的 “回复”或”全部回复” , 这样就可以避免输入错误.
(2) 全部删掉 “以前的邮件部分” , 或者只留下当前的来件. 这样即使出现错误, 也会避免大量的信
息泄露.
(3) 邮件完成后, 在点击 工具栏的 “发送/接收” 检查按钮前, 仔细检查一便收件人和抄送人
2． 直接 Direct
“ Dear Mr/Ms …. ” 后, 直接进入正题. 不需要客套, 寒暄. 客人没有时间跟你客套!
3． 简洁 Simple
1) 用简单/常用/熟悉的单词, 不要用生僻的单词, 更不能用自己不把握的单词
2) 尽量用短句, 不要用长句. 如果必须用长句, 必须保证语法正确.
3) 坚决删掉与主题无关的部分, 如客套, 寒暄的话, 或者无关的内容
[ 方法: ]
1) 邮件完成后, 对邮件进行叟身简化.
2) 任何删掉后不影响意思表达的”单词和/或句子, 坚决删掉.
例如: I will buy the ticket on 1/8/08 and fly to Shanghai in the morning. Would you please come to The Pudong airport and pick up me on 10:30 AM approx.
简化1: 删掉所有不影响内容的单词或句子(红色部分)
简化2: 进行语法重组
I will fly to Shanghai on 1/8/08. Please pick me up at Pudong airport on 10:30AM.
4． 条理 Clear
1) 分段, 每一件事情分一段.
2) 加序列编号和标题
3) 根据内容或问题, 将客户的邮件分成几段, 然后在客户的邮件下, 采用不同 “颜色和/或字体” 一对
一的回答.
参见附件-
5． 完整 Complete
4） 内容完成. 例如报价并不意味着仅仅写一个价格给客人, 那是不完整的. 作为一个报价应该包括:
价格; 价格依据的数量, 价格依据的规格; MOQ, 包装方式, 交货期, 模具费, 制版费, 样品费等等. 一切能够影响价格的因素都必须清楚的体现, 以免产生歧异. 另外, 尽可能多的提供客人需要了解的信息, 避免客人反复发送邮件问这问那.
5） 标述完整. 要让表达的事情的必要信息没有遗漏.
例如: I will go to Shanghai tomorrow. Please pick me up. 标述信息不完整., 正确的标述应该是:
Please pick me up at Shanghai Railway station on 8:45AM tomorrow .
注意关键词: what ; when ; where ; who ? 即: 时间; 地点 ; 人物 ; 事件
6． 专业 Professional
1) 使用专业术语: 即说 “行话” . 例如: USD3.0/PC DDU TN 3050, USA
2) 专业精神: 专业精神是体现在邮件所标述的事件上. 例如: 诚信 – 商人的专业精神 ; 细致- 客服
的专业精神 ; 严谨- 工程师的专业精神.
作为一个优秀的业务人员身上应该体现各种专业精神. 例如: 严谨- 工程师的专业精神 , 业务人
员可能感觉与自己太遥远. 其实不然. 如果, 你面对一个技术型的客户 (如TRION PRODUCT 的RON , 本身是老板, 但又是公司专利产品的拥有者和设计者), 如果, 你没有严谨-工程师般的专业精神, 你根本不会得到客人的定单的.
7． 明确/量化
1) 数字, 时间, 地点 , 人物, 责任人, 态度 , 联系方式等等, 必须明确, 不能含糊.
例如: I will visit you after several days. → I will visit you 10:AM on 1/8/2008 .
I will reply you soon → I will reply you before this Friday.
2) 能量化的必须量化, 用数字说话 , 尽量不用形容词.
例如: The Quality is very good !→ Our products are certificated by SGS according to ROHS standard. The factory is very big ! → The factory is 85,000 sq ft , It is the largest sock factory in China.
一些词应该避免使用: 如 as soon as possible , quickly , very soon , very fast , very big , big order ….
8． 客气
1)
2)
3)
4)
5)
6) 和气生财. 尊重客人, 就是尊重自己！ 不要用 “no ” , “ impossible ” 等生硬的单词, 委婉的表达方式是取得客人好感的必要条件. QUESTION 后面应该跟着 SOLUTION 让客人做”选择题”, 避免 “问答题” 多用 “ If … ” “ in case … ” 尽量避免使用疑问句 ?
三．写电子邮件应注意的问题
1． 及时反馈
快速反馈是一种职业素质的体现。 公司要求：
1） 收到客人邮件必须在当工作日给予答复。 如果无法给予结果，必须于当日回复客人以下内容：
-
- 邮件收悉 汇报进展情况或给予答复
- 如不能给予结果，则需通知客人“我司将在 …. 时间前给予答复”。这个时间不得超过1周。
2） 如果无法在一周内，还无法给予客人明确的答复。 需写邮件给客人告知目前的进展情况，以及就
下一步的时间表，与客人协商。
2． 回答错误
3． 写错收件人
4． 观点含糊
5． 用词不当
6． 态度暧昧
7． 条理不清楚
8． 邮件太长
9． 内容重复
10．废话太多
11．不礼貌
12．避免使用一些含糊或摸棱两可的单词：
As soon as possible, Best Price , as soon , this week , later ， V ery Good, … .
第二节 外贸信函
外贸信函的要求基本同外贸邮件， 唯一的区别是《外贸信函》应：
1． 《外贸信函》的格式很正式，很客气， 所以应特别注意格式。关于《外贸信函》的格式，参见附件
样式-I
2． 《外贸信函》要求书写人加上“签字”
第三节 其 它
1．常用的一些用语：
1)Please kindly be adviced.
If buyer asking for a quote Coomex should answer the buyer with a figure, or, when can Coomex offer them a price, ending the email with " please kindly be advised", not "give us your thought", you can see how surprise when the buyer receive this ending
2)Waiting for your confirmation (or advise)
If you just send the buyer some pictures of the new product, you have to check with the buyer if the color is right, or the look is correct, or ..., Coomex should end your email with "waiting for your confirmation (or advise)" not "give us your thought", so the buyer will try to look into the picture of your product, then confirm it with return email as you ask him to do.
2. 关于公司地址：
错误： 1606# Guangfa Mansion 正确： 1606 Guangfa Building
40# Shandong Road , Qingdao, 266071, China #40 Shandong Road, Qingdao China ， 266071
3． 关于文件格式：
美国纸张的尺寸是： 21.59CM X 27.94CM / Letter ，为了方面客人印刷方便，而且不需要在另行调整，
所有电子版的“WORD ，EXCEL ”文档，请按照以下方法设定：
页面设置 → 纸张→ 纸张大小→ LETTER
4．E-mail 的“主题”
很多人不喜欢填写E-mail 的“主题”一栏， 其实是错误的。主题栏的作用很大：
1） 可以帮助邮件接受人识别你的邮件与垃圾邮件的区别，避免你的邮件被当作垃圾邮件删掉
2） 方面客人了解邮件的主题，加强对主题的强化，给客人留下良好的印象
3） 方便日后查找
4） 方便归档
5．关于NO 。和CODE 的区别
1）NO. 通常指数字，序号之类 ： Item No. ; Series No. ; 等
2）CODE 指编号 ，例如： UPC CODE ； HS CODE ；等
编号：YWJN-001
如何写好外贸函电 ？
无论国内还是国际贸易，交易的双方往往远在千里之外。90%的沟通是通过外贸函电。外贸函电的形式很多， 通常有：电子邮件，外贸信函，电传，传真等。随着INTERNET 的发展，电子邮件已经成为外贸函电的最主要一种方式。与信函，电话相比，电子邮件已经成为双方沟通最快捷，最经济和最有效的沟通方式。而双方的了解主要通过电子邮件的方式实现。如何学会通过电子邮件来展示自我，吸引对方的注意，就成了商务人事必修之课。
如果一个商务人士掌握了写好外贸函电的技巧，就会写好电子邮件。 会给对方留下“专业 ，高效，干练 ….. ” 的好印象，自然会起到事半功倍的作用。
第一篇 怎样写外贸函电
在这里我们不做培训，对于从来没有接触外贸函电的业务人员，首先应学习外贸学校的专业课本-《外贸函电》，该课本中详细的阐述了如何写外贸函电。
是不是学习了《外贸函电》就可以写好外贸函电了，其实不是这样的，书本上理论只有与实际相结合才有价值。因此，只有与实际工作和贸易合作伙伴所在国家的实际情况相结合，写出的函电才是被客人所认同的。 在第二篇， 我们重点培训如何结合实际工作和贸易合作伙伴所在国家的实际情况来写好外贸函电。
第二篇
第一节
一．写电子邮件的步骤
1． “读”电子邮件
1） 要求逐字逐句的读邮件
2） 不放过任何不明白的“句子”和“不认识的单词”
3） 注意句子的“主语“和”宾语“，明白他们所指代的意思
2． 寻求最佳答案
只有最佳方案，才是我们应该提供给客人的回答
3． 整理思路
1） 英语是我们的第二语言。 我们很难作到，下笔如有神。如果事先将需要表达观点和要说的几件
事情列个提纲，整理一下思路，是非常必要的。
2） 清晰的思路会反映在给客人的邮件上， 会给客人一个良好的印象。
4． 写电子邮件
5． 检查电子邮件
写完邮件以后，回头检查一便是非常有必要的， 检查工作主要包括以下几个方面：
1） 对邮件进行叟身简化 （见邮件规则的3：简洁）
2） 检查是否有拼写错误，数字是否正确
如何写好电子邮件 电子邮件
3） 表达的意思是否明确，清楚
4） 内容是否完整
5） 收件人和抄送人是否正确
6． 发送电子邮件
1） “主题栏”不要空白。 一个简洁，清楚，明白的主题会引起客人的注意。可以防止客人误把你
的邮件当作垃圾邮件删掉。
2） 主题栏可以帮助客人了解邮件的主题，加深印象
3） 方便今后查找相关内容。
二．写电子邮件的原则
1． 正确 Correct
正确包含几个含义:
1) 邮件是信息的载体, 因此邮件所表述的信息本身必须是经过 “审核和校对”过的. 保证信息的正确
性是业务员基本的业务素质. 信息是错误的, 在漂亮的邮件也是垃圾, 毒药.
例如: 报价邮件, 首先要保证:
(1) 报价产品是客人所需求的产品, 而且必须完全一致.
(2) 报价的价格是有正确的工厂书面报价作为依据的, 工厂是经过筛选符合我司选厂标准的
(3) 价格的计算没有错误
(4) 其它信息, 如 交货期, 装箱量, 包装方式, 生产能力…., 都是有工厂书面确认作为依据的, 工厂是
经过筛选过的, 而且是符合我司选厂标准的 .
(3) 价格的计算没有错误
如果, 报价单信息是错误的, 那么这逢邮件是失败的, 而且后果是灾难的.
2) 书写正确
任何拼写错误, 错误的用词 , 错误的语法都有可能给客人造成歧异, 甚至误解.
3) 收件人和抄送人正确
如果邮件发给了错误的 “收件人” 或抄送了不应该抄送的人, 会泄露公司的商业机密, 甚至会若出商业纠纷, 丢掉客户, 引起诉讼.
[ 方法: ]
(1) 回复邮件是点击 工具栏的 “回复”或”全部回复” , 这样就可以避免输入错误.
(2) 全部删掉 “以前的邮件部分” , 或者只留下当前的来件. 这样即使出现错误, 也会避免大量的信
息泄露.
(3) 邮件完成后, 在点击 工具栏的 “发送/接收” 检查按钮前, 仔细检查一便收件人和抄送人
2． 直接 Direct
“ Dear Mr/Ms …. ” 后, 直接进入正题. 不需要客套, 寒暄. 客人没有时间跟你客套!
3． 简洁 Simple
1) 用简单/常用/熟悉的单词, 不要用生僻的单词, 更不能用自己不把握的单词
2) 尽量用短句, 不要用长句. 如果必须用长句, 必须保证语法正确.
3) 坚决删掉与主题无关的部分, 如客套, 寒暄的话, 或者无关的内容
[ 方法: ]
1) 邮件完成后, 对邮件进行叟身简化.
2) 任何删掉后不影响意思表达的”单词和/或句子, 坚决删掉.
例如: I will buy the ticket on 1/8/08 and fly to Shanghai in the morning. Would you please come to The Pudong airport and pick up me on 10:30 AM approx.
简化1: 删掉所有不影响内容的单词或句子(红色部分)
简化2: 进行语法重组
I will fly to Shanghai on 1/8/08. Please pick me up at Pudong airport on 10:30AM.
4． 条理 Clear
1) 分段, 每一件事情分一段.
2) 加序列编号和标题
3) 根据内容或问题, 将客户的邮件分成几段, 然后在客户的邮件下, 采用不同 “颜色和/或字体” 一对
一的回答.
参见附件-
5． 完整 Complete
4） 内容完成. 例如报价并不意味着仅仅写一个价格给客人, 那是不完整的. 作为一个报价应该包括:
价格; 价格依据的数量, 价格依据的规格; MOQ, 包装方式, 交货期, 模具费, 制版费, 样品费等等. 一切能够影响价格的因素都必须清楚的体现, 以免产生歧异. 另外, 尽可能多的提供客人需要了解的信息, 避免客人反复发送邮件问这问那.
5） 标述完整. 要让表达的事情的必要信息没有遗漏.
例如: I will go to Shanghai tomorrow. Please pick me up. 标述信息不完整., 正确的标述应该是:
Please pick me up at Shanghai Railway station on 8:45AM tomorrow .
注意关键词: what ; when ; where ; who ? 即: 时间; 地点 ; 人物 ; 事件
6． 专业 Professional
1) 使用专业术语: 即说 “行话” . 例如: USD3.0/PC DDU TN 3050, USA
2) 专业精神: 专业精神是体现在邮件所标述的事件上. 例如: 诚信 – 商人的专业精神 ; 细致- 客服
的专业精神 ; 严谨- 工程师的专业精神.
作为一个优秀的业务人员身上应该体现各种专业精神. 例如: 严谨- 工程师的专业精神 , 业务人
员可能感觉与自己太遥远. 其实不然. 如果, 你面对一个技术型的客户 (如TRION PRODUCT 的RON , 本身是老板, 但又是公司专利产品的拥有者和设计者), 如果, 你没有严谨-工程师般的专业精神, 你根本不会得到客人的定单的.
7． 明确/量化
1) 数字, 时间, 地点 , 人物, 责任人, 态度 , 联系方式等等, 必须明确, 不能含糊.
例如: I will visit you after several days. → I will visit you 10:AM on 1/8/2008 .
I will reply you soon → I will reply you before this Friday.
2) 能量化的必须量化, 用数字说话 , 尽量不用形容词.
例如: The Quality is very good !→ Our products are certificated by SGS according to ROHS standard. The factory is very big ! → The factory is 85,000 sq ft , It is the largest sock factory in China.
一些词应该避免使用: 如 as soon as possible , quickly , very soon , very fast , very big , big order ….
8． 客气
1)
2)
3)
4)
5)
6) 和气生财. 尊重客人, 就是尊重自己！ 不要用 “no ” , “ impossible ” 等生硬的单词, 委婉的表达方式是取得客人好感的必要条件. QUESTION 后面应该跟着 SOLUTION 让客人做”选择题”, 避免 “问答题” 多用 “ If … ” “ in case … ” 尽量避免使用疑问句 ?
三．写电子邮件应注意的问题
1． 及时反馈
快速反馈是一种职业素质的体现。 公司要求：
1） 收到客人邮件必须在当工作日给予答复。 如果无法给予结果，必须于当日回复客人以下内容：
-
- 邮件收悉 汇报进展情况或给予答复
- 如不能给予结果，则需通知客人“我司将在 …. 时间前给予答复”。这个时间不得超过1周。
2） 如果无法在一周内，还无法给予客人明确的答复。 需写邮件给客人告知目前的进展情况，以及就
下一步的时间表，与客人协商。
2． 回答错误
3． 写错收件人
4． 观点含糊
5． 用词不当
6． 态度暧昧
7． 条理不清楚
8． 邮件太长
9． 内容重复
10．废话太多
11．不礼貌
12．避免使用一些含糊或摸棱两可的单词：
As soon as possible, Best Price , as soon , this week , later ， V ery Good, … .
第二节 外贸信函
外贸信函的要求基本同外贸邮件， 唯一的区别是《外贸信函》应：
1． 《外贸信函》的格式很正式，很客气， 所以应特别注意格式。关于《外贸信函》的格式，参见附件
样式-I
2． 《外贸信函》要求书写人加上“签字”
第三节 其 它
1．常用的一些用语：
1)Please kindly be adviced.
If buyer asking for a quote Coomex should answer the buyer with a figure, or, when can Coomex offer them a price, ending the email with " please kindly be advised", not "give us your thought", you can see how surprise when the buyer receive this ending
2)Waiting for your confirmation (or advise)
If you just send the buyer some pictures of the new product, you have to check with the buyer if the color is right, or the look is correct, or ..., Coomex should end your email with "waiting for your confirmation (or advise)" not "give us your thought", so the buyer will try to look into the picture of your product, then confirm it with return email as you ask him to do.
2. 关于公司地址：
错误： 1606# Guangfa Mansion 正确： 1606 Guangfa Building
40# Shandong Road , Qingdao, 266071, China #40 Shandong Road, Qingdao China ， 266071
3． 关于文件格式：
美国纸张的尺寸是： 21.59CM X 27.94CM / Letter ，为了方面客人印刷方便，而且不需要在另行调整，
所有电子版的“WORD ，EXCEL ”文档，请按照以下方法设定：
页面设置 → 纸张→ 纸张大小→ LETTER
4．E-mail 的“主题”
很多人不喜欢填写E-mail 的“主题”一栏， 其实是错误的。主题栏的作用很大：
1） 可以帮助邮件接受人识别你的邮件与垃圾邮件的区别，避免你的邮件被当作垃圾邮件删掉
2） 方面客人了解邮件的主题，加强对主题的强化，给客人留下良好的印象
3） 方便日后查找
4） 方便归档
5．关于NO 。和CODE 的区别
1）NO. 通常指数字，序号之类 ： Item No. ; Series No. ; 等
2）CODE 指编号 ，例如： UPC CODE ； HS CODE ；等