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档案管理制度
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档 一、 目的：
案 管
理
制 度
为对集团公司文件档案进行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便 查寻参阅，特制定本制度。 二、 职责 1. 各中心（事业部）设专人负责本机构的档案管理； 2. 行政中心设档案管理员，负责集团公司档案的归口管理； 3. 集团公司所有员工应严格遵守本管理制度。 三、 具体管理办法 一）归档范围：与集团公司生产、经营、业务拓展活动相关的，并在活动中形 成的以文件资料、传真、书信、图表、相片、录音带、录像带、电脑盘片等载 体记载的各种有备查和参考价值的资料都应列入归档文件的范围。具体归档资 料包括： 1. 行政中心：公司重要文件，重要会议纪要，经营决策，公司投资计划，各 中心总结计划，人事资料，劳动工资，各项管理制度，重要外来文件，法 律法规，合同，协议，各类证书，荣誉，资质等； 2. 财务中心：总帐，明细帐帐等各种帐簿，现金、银行存款等各种日记帐， 财务报表等各种财务内部报表，审计报告，验资报告等外部检查报告，内 部考核制度，核算流程等；
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3. 客户服务中心：竞品资料，各类销售数据的统计资料，渠道及网络客户资 料，价格表，活动方案，销售手册，培训资料，广告策划文书，市场调查， 分析与预测报告，促销方案，客户资料，公司宣传资料、其他内部需存档 资料等； 4. 生产中心：生产成本，反映生产能力的各类资料，供应商资料，机械设备 资料，修（扩）建方案，厂区规划方案，其他内部需存档资料等； 5. 技术服务中心：新产品开发计划，产品实验报告，企业产品标准体系，工 艺文件，技术规范，质量管理文件，质量活动记录，外来标准，产品配方， 产品，样品，各检验、工作标准等； 6. 采供中心：供应商资料、供应商评定、市场调查、分析与预测报告、其他 需内部存档资料； 7. 事业部：各种项目资料、申报项目备档资料、其他需要内部存档的资料。 二）档案的管理 A、档案分类： 档案实行分级管理，根据重要程度，技术水平及失密后危害大小将密级划分 为：绝密、机密和普通三级。 1. 绝密： 公司秘密中的核心部分，主要包括： 1）经营决策，广告策划文书，市场调查与预测报告，促销方案，新产品开发计
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划，公司投资计划等； 2）产品配方，关键工艺以及先进技术，科研成果，设备等核心机密； 3
）通过秘密渠道引进的技术、设备、产品、样品和来源等； 4）产品成本及其利润等财务资料； 5）董事会资料； 6）其他重要文件资料。 2 机密： 公司秘密中比较重要的部分，主要包括： 1） 2） 经营战略，远景规划，财务帐簿，销售网络； 反映公司生产能力的方案，计划及特殊原材料等情况的计划，统计事项，
产品试验报告，检验报告； 3） 新产品的研发项目，有成效的技术革新，发明创造，工艺方案，及公司
发生的重大技术质量问题； 4） 5） 6） 7） 8） 引进的产品、设备、仪器、经过改进，性能，功能有显著提高的部分； 公司各项管理制度，目标管理方案，月度运行报告等； 公司人事档案，劳动工资、公司组织构架、人员配备及运作方式等。 客户、供应商资料，价格方案、重大合同、协议等， 重要会议记录、决议、决定等。
3.普通：
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1） 2） 3） 4） 5）
营业执照、卫生许可证等经营证件，荣誉证书 一般会议记录、决议、决定、委任书、通告、通知 各中心、部门、个人工作总结及计划 一般的统计资料 企业宣传的文字、图片等各媒体资料
B、档案管理的具体规定： 1. 档案管理员要保证原始资料及单据齐全完整，存档时用代码区分档案密级类 别，并保证档案安全。. 2. 机密级以上文件的电子档案必须加密。 3. 公司员工因工作需要借阅或复印已归档的资料，须经相关领导批准，并做好 借阅/复印登记，在指定期限内归还。借走的文件不得涂改、复印、摘录、转 借他人或遗失。 4. 已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新内容有出入或相抵触、 有效期已过，失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文 件及文件的草稿，在经档案管理部门负责人同意并报公司相关领导批准后集 中销毁。 5. 经批准销毁的文件档案，档案人员要认真填写销毁登记表，并由专人监督销 毁。 6. 公司任何文件资料不得外流。
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档 案 处 理 一 览 表
级别 级别 代码 级别 的界 定
绝密 A 总经理
机密 B 中心（事业部）负责人
普通 C 部门经理
存档
1．由各中心负责人或指定管理 由 各 中 心 负 责 人 或 指 定 管理员存档。 员存档。 2. 各中心绝密文件必须将原 由部门自行存档 件交行政中心备档。 1. 各 中 心负 责人 可 直 1.总经理、 副总经理可直接提档 接提档 2. 由总经理和副总经理批准的 部门经理批准即可 2. 由 中 心负 责人 批 准 直接需要的人员可使用 的人员可使用 不
得复印（除总经理和副总经 不得复印 （除中心负责 部门经理批准即可 理允许的特殊情况） 人允许的情况） 由总经理批准 长期 每半年 由副总经理/中心负责 人批准 3---10 年 每三个月 部门经理批准 根据实际情况决定 随时
借阅
复印 销毁 保存 期限 清理 频次
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档案借阅/复印登记表
编 号 名称 借阅/复印人 用途 借阅/复印日期 主管核 准 归还日期
档案管理人：
年
月
日
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档 一、 目的：
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为对集团公司文件档案进行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便 查寻参阅，特制定本制度。 二、 职责 1. 各中心（事业部）设专人负责本机构的档案管理； 2. 行政中心设档案管理员，负责集团公司档案的归口管理； 3. 集团公司所有员工应严格遵守本管理制度。 三、 具体管理办法 一）归档范围：与集团公司生产、经营、业务拓展活动相关的，并在活动中形 成的以文件资料、传真、书信、图表、相片、录音带、录像带、电脑盘片等载 体记载的各种有备查和参考价值的资料都应列入归档文件的范围。具体归档资 料包括： 1. 行政中心：公司重要文件，重要会议纪要，经营决策，公司投资计划，各 中心总结计划，人事资料，劳动工资，各项管理制度，重要外来文件，法 律法规，合同，协议，各类证书，荣誉，资质等； 2. 财务中心：总帐，明细帐帐等各种帐簿，现金、银行存款等各种日记帐， 财务报表等各种财务内部报表，审计报告，验资报告等外部检查报告，内 部考核制度，核算流程等；
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3. 客户服务中心：竞品资料，各类销售数据的统计资料，渠道及网络客户资 料，价格表，活动方案，销售手册，培训资料，广告策划文书，市场调查， 分析与预测报告，促销方案，客户资料，公司宣传资料、其他内部需存档 资料等； 4. 生产中心：生产成本，反映生产能力的各类资料，供应商资料，机械设备 资料，修（扩）建方案，厂区规划方案，其他内部需存档资料等； 5. 技术服务中心：新产品开发计划，产品实验报告，企业产品标准体系，工 艺文件，技术规范，质量管理文件，质量活动记录，外来标准，产品配方， 产品，样品，各检验、工作标准等； 6. 采供中心：供应商资料、供应商评定、市场调查、分析与预测报告、其他 需内部存档资料； 7. 事业部：各种项目资料、申报项目备档资料、其他需要内部存档的资料。 二）档案的管理 A、档案分类： 档案实行分级管理，根据重要程度，技术水平及失密后危害大小将密级划分 为：绝密、机密和普通三级。 1. 绝密： 公司秘密中的核心部分，主要包括： 1）经营决策，广告策划文书，市场调查与预测报告，促销方案，新产品开发计
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划，公司投资计划等； 2）产品配方，关键工艺以及先进技术，科研成果，设备等核心机密； 3
）通过秘密渠道引进的技术、设备、产品、样品和来源等； 4）产品成本及其利润等财务资料； 5）董事会资料； 6）其他重要文件资料。 2 机密： 公司秘密中比较重要的部分，主要包括： 1） 2） 经营战略，远景规划，财务帐簿，销售网络； 反映公司生产能力的方案，计划及特殊原材料等情况的计划，统计事项，
产品试验报告，检验报告； 3） 新产品的研发项目，有成效的技术革新，发明创造，工艺方案，及公司
发生的重大技术质量问题； 4） 5） 6） 7） 8） 引进的产品、设备、仪器、经过改进，性能，功能有显著提高的部分； 公司各项管理制度，目标管理方案，月度运行报告等； 公司人事档案，劳动工资、公司组织构架、人员配备及运作方式等。 客户、供应商资料，价格方案、重大合同、协议等， 重要会议记录、决议、决定等。
3.普通：
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1） 2） 3） 4） 5）
营业执照、卫生许可证等经营证件，荣誉证书 一般会议记录、决议、决定、委任书、通告、通知 各中心、部门、个人工作总结及计划 一般的统计资料 企业宣传的文字、图片等各媒体资料
B、档案管理的具体规定： 1. 档案管理员要保证原始资料及单据齐全完整，存档时用代码区分档案密级类 别，并保证档案安全。. 2. 机密级以上文件的电子档案必须加密。 3. 公司员工因工作需要借阅或复印已归档的资料，须经相关领导批准，并做好 借阅/复印登记，在指定期限内归还。借走的文件不得涂改、复印、摘录、转 借他人或遗失。 4. 已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新内容有出入或相抵触、 有效期已过，失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文 件及文件的草稿，在经档案管理部门负责人同意并报公司相关领导批准后集 中销毁。 5. 经批准销毁的文件档案，档案人员要认真填写销毁登记表，并由专人监督销 毁。 6. 公司任何文件资料不得外流。
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级别 级别 代码 级别 的界 定
绝密 A 总经理
机密 B 中心（事业部）负责人
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存档
1．由各中心负责人或指定管理 由 各 中 心 负 责 人 或 指 定 管理员存档。 员存档。 2. 各中心绝密文件必须将原 由部门自行存档 件交行政中心备档。 1. 各 中 心负 责人 可 直 1.总经理、 副总经理可直接提档 接提档 2. 由总经理和副总经理批准的 部门经理批准即可 2. 由 中 心负 责人 批 准 直接需要的人员可使用 的人员可使用 不
得复印（除总经理和副总经 不得复印 （除中心负责 部门经理批准即可 理允许的特殊情况） 人允许的情况） 由总经理批准 长期 每半年 由副总经理/中心负责 人批准 3---10 年 每三个月 部门经理批准 根据实际情况决定 随时
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复印 销毁 保存 期限 清理 频次
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档案借阅/复印登记表
编 号 名称 借阅/复印人 用途 借阅/复印日期 主管核 准 归还日期
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年
月
日