董事会会议文件制作标准
一、 目的与适用范围
1.1
为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作,促进文件质量的提高,制定
本标准。
1.2 1.3
本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。 董事会文件内容要求
1.3.1 董事会会议文件包括但不限于以下文件: 1.3.2 会议通知;
1.3.3 委托其他董事代为出席的授权委托书; 1.3.4 会议签到簿; 1.3.5 会议议程; 1.3.6 议案及其附件;
1.3.7 董事会会议纪要及决议。 1.4
会议通知按下列要求送达,样本请见附件一:
1.5 授权委托书(参见附件三)应当载明:
1.5.1 委托人和受托人姓名、身份证号码;
1.5.2 授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决等; 1.5.3 授权时效; 1.5.4 委托人签字。 1.6
会议签到簿(参见附件四)内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、
签名等。
1.7
会议议程(参见附件五)内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参
会人员、会议议题、具体议程安排等。
1.8 1.9
议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定,并应采取一事一文。 会议纪要(参见附件七)应该记载内容如下:
1.9.1 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;
1.9.2 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员; 1.9.3 会议议程;
1.9.4 议案汇报人的汇报意见; 1.9.5 董事发言要点;
1.9.6 每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名; 1.9.7 列席监事与列席总经理的意见; 1.9.8 其它需要记录的情况。
1.10 董事会决议(参见附件八)应记载内容如下:
1.10.1 1.10.2 1.10.3 1.10.4 1.10.5
会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;
会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员; 决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名。
董事会决议由到会董事签字;代行签字的,应当附相对应的董事授权委托书。 决议涉及对外报批的事项,应一事一议,单独形成决议。
1.11 纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式,两者特征和区别如下:
1.12 提供董事会会议使用的会册包括会册封面(参见附件十)、会议议程、议案及相关附
件,董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。
1.13 签署
于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五日。
二、 会议命名规则
各企业董事会届数通常为3年或4年一届,以各企业章程为准。董事会命名规则如下:
三、 董事会文件制作与归档要求
内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。
会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。
每次董事会会议档案应当单独装订成册,按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录(参见附件十一)。
企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
四、 执行时间
本标准自颁发之日起执行。 附件一、会议通知 附件二、回执 附件三、授权委托书 附件四、会议签到簿 附件五、会议议程 附件六、董事会会议议案 附件七、会议纪要 附件八、会议决议 附件九、临时会议决议 附件十、会册封面 附件十一、目录
关于召开_______________公司 第_____届董事会第_____次会议的通知
各位董事:
兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下:
一、主持人:
二、召开时间:_____年__月____日 三、召开地点: 四、参会人员: 五、列席人员: (一)监事: (二)会议记录人员 (三)公司邀请的其他人员 六、拟审议事项: (一)[议题描述]; (二)[议题描述]; (三)[议题描述]; 七、注意事项:
(一)本次会议应由董事本人出席,如因故不能出席的,可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的,视为放弃本次会议表决权。
(二)请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。
(三)请填写《回执》、《授权委托书》(需授权董事签名)并在召开会议时交回会议联系人。
(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意见。
八、联系方式: 姓名: 地址: 电话: 传真:
特此通知,敬请准时出席会议。
_____________公司
_____年___月___日
附:
一、《会议回执》; 二、《授权委托书》。
召集人签名:
回执
_____________有限公司:
关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。
签署: 日期:
附注:
一、请用正楷书写中文全名。
二、首次出席会议的人员,请附上身份证复印件。
三、委托代理人出席的,请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。
授权委托书
兹委托__先生/女士(身份证号码:)代表本人,出席___公司第___届董事会第___次会议,并代为行使表决权。
本授权委托书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止。
委托人签名: 委托日期:
_______________________公司 第___届董事会第___次会议签到簿
_____年___月___日
会议议程
会议时间:______年____月____日 会议地点: 会议主持:
参会人员:董事会成员 列席人员: (一)监事: (二)董事会秘书: (三)公司邀请的其他人员: 议程及安排:
一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。 二、主持人介绍到会人员,宣布大会开始。 三、主持人宣读董事委派函、监事委派函(如有)。 四、审议《关于 的议案》 [发言人] 五、审议《关于 的议案》 [发言人]
六、审议《关于 的报告》 七、审议……[发言人]
八、与会董事签署会议决议和会议记要。
[发言人]
的议案
各位董事:
提议,……(希望董事会做出某种行动:听取报告;批准预算、拨款;任免人事、修改章程、委托事项……)。
(概述事由,支持资料或文件作为附件并予以注明)。 以上,请予审议。
附:1、支持资料或文件
二〇年月日
关于制定__________制度的议案
各位董事:
提议,批准《制度名称(草案)》,并授权_____签署后发布。 概述《制度名称(草案)》重点内容。具体内容请参阅附件。 以上,请予审议。
附:1、《制度名称(草案)》
二〇年月日
关于任命(职务名称)的议案
各位董事:
提名________先生/女士(身份证号码:)担任(职务名称)。 (概述事由,如:前任离职或新增职位)。
________先生/女士的基本情况如下:(或先生/女士基本情况请参阅附件。) 以上,请予审议。
附:1、《先生/女士简历》
二〇年月日
关于批准组织机构设置和岗位编制的议案
各位董事:
提议,批准以下组织机构设置和岗位编制方案,并授权签署后发布。 一、组织架构图 ……
二、部门职责(概述) ……
三、岗位分类与职级划分(概述) ……
四、人员编制(概述)
公司编制为名。其中:高级管理人员名。
具体内容请参阅附件方案(包括设置和调整前后的对比说明)。 以上,请予审议。
附:1、《组织机构设置及岗位编制方案》
二〇年月日
关于批准工资总额的议案
各位董事:
提议,批准公司_____年度工资总额预算,并授权签署后执行。
公司_____年度工资总额预算为元。预计_____年在岗正式员工人,较上一年度新增人。工资总额的项目构成如下:
示例:
备注:其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。 (预算编制说明) 以上,请予审议。
二〇〇年月日
XXX公司
第XX届董事会第XX次会议表决票
董事姓名:XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。
备注:请用钢笔在“同意”、“反对”、“弃权”项下用“√”标示表决意见,同一议案只能标示一种意见,或“同意”或“反对”或“弃权”,否则视为弃权,在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。
XXX公司
第XX届董事会第XX次会议表决结果统计表
出席会议董事:XXX、XXX、XXX、XXX、XXX(委托XXX)。
_________________________公司
第_____届董事会第_____次会议纪要
会议时间:____年____月____日 会议地点:
会议召集及主持人: 出席会议董事: 列席会议监事: 其他参会人员: 记录人: 内容:
一、出席本次会议的董事共____名,董事_____书面委托董事____代表其出席会议并代行使董事职权,符合法律有关规定。
二、重大事项通报 (一)公司股东变动; (二)公司董、监事变动; (三)……
三、参会人员发言:
【较详细记录会议过程,包括议案汇报人的汇报要点,与董事、监事及其他与会人员的发言。】 示例:
会议首先由董事长【 】致辞,……
接下来由总经理______向董事会汇报《_______年度工作报告》,介绍了上年度主要经营指标完成情况为……;主要成绩与不足包括……;下年度的工作计划……。
财务总监______作《上年度财务决算及下年度财务预算》报告。…… 与会董事发言:……
与会监事发言:…… 四、会议审议事项及结果:
(一)会议审议并原则同意《________年度工作报告》。会议认为……。 (二)会议审议通过了《关于 的议案》。会议同意……。 (三)会议审议并原则通过了《关于的议案》。会议要求……。 (四)会议审议并原则同意《关于的议案》。会议认为,……。 (五)会议决定《……议案》搁置审议。会议认为,……。
五、有关人员签署第____届董事会第____次会议决议及会议记录。
六、宣布会议闭幕。
出席会议的董事(委托代表)签名:
_______年___月____日
_______________________公司 第___届董事会第____次会议决议
第【】号
________公司第_____届董事会于____年___月___日在___召开了第__次会议。本次董事会会议由董事长____召集并主持。应出席本次董事会会议的董事人数为___人,实际到会人数为____人。其中,董事____因故未能出席本次会议,书面委托董事_____代为行使表决权。
经讨论并审议本次董事会会议议题,与会董事一致通过并决议如下: 一、批准__________________方案。 二、批准__________________方案。 三、通过《关于_____________的报告》。
四、通过《_____________公司_______年经营计划》。 五、通过《_____________公司_______年财务预算》。 (列示关键指标) 特此决议。
董事签字:
董事签字:
董事签字:
__________年_______月_______日
________________公司
第____届董事会第____次会议
会册
二○____年_____月
_____________________公司
目 录
一、会议议程
二、公司审议文件
(一)关于的议案
(二)关于的议案
(三)关于制定公司重要管理制度的议案
(四)年度工作报告及年经营计划
(五)关于申请发放年度奖金的议案
三、会议决议
四、会议纪要
五、董事、董事长委派函和高级管理人员推荐函
六、授权委托书
七、会议签到记录
董事会会议文件制作标准
一、 目的与适用范围
1.1
为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作,促进文件质量的提高,制定
本标准。
1.2 1.3
本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。 董事会文件内容要求
1.3.1 董事会会议文件包括但不限于以下文件: 1.3.2 会议通知;
1.3.3 委托其他董事代为出席的授权委托书; 1.3.4 会议签到簿; 1.3.5 会议议程; 1.3.6 议案及其附件;
1.3.7 董事会会议纪要及决议。 1.4
会议通知按下列要求送达,样本请见附件一:
1.5 授权委托书(参见附件三)应当载明:
1.5.1 委托人和受托人姓名、身份证号码;
1.5.2 授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决等; 1.5.3 授权时效; 1.5.4 委托人签字。 1.6
会议签到簿(参见附件四)内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、
签名等。
1.7
会议议程(参见附件五)内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参
会人员、会议议题、具体议程安排等。
1.8 1.9
议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定,并应采取一事一文。 会议纪要(参见附件七)应该记载内容如下:
1.9.1 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;
1.9.2 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员; 1.9.3 会议议程;
1.9.4 议案汇报人的汇报意见; 1.9.5 董事发言要点;
1.9.6 每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名; 1.9.7 列席监事与列席总经理的意见; 1.9.8 其它需要记录的情况。
1.10 董事会决议(参见附件八)应记载内容如下:
1.10.1 1.10.2 1.10.3 1.10.4 1.10.5
会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;
会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员; 决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名。
董事会决议由到会董事签字;代行签字的,应当附相对应的董事授权委托书。 决议涉及对外报批的事项,应一事一议,单独形成决议。
1.11 纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式,两者特征和区别如下:
1.12 提供董事会会议使用的会册包括会册封面(参见附件十)、会议议程、议案及相关附
件,董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。
1.13 签署
于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五日。
二、 会议命名规则
各企业董事会届数通常为3年或4年一届,以各企业章程为准。董事会命名规则如下:
三、 董事会文件制作与归档要求
内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。
会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。
每次董事会会议档案应当单独装订成册,按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录(参见附件十一)。
企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
四、 执行时间
本标准自颁发之日起执行。 附件一、会议通知 附件二、回执 附件三、授权委托书 附件四、会议签到簿 附件五、会议议程 附件六、董事会会议议案 附件七、会议纪要 附件八、会议决议 附件九、临时会议决议 附件十、会册封面 附件十一、目录
关于召开_______________公司 第_____届董事会第_____次会议的通知
各位董事:
兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下:
一、主持人:
二、召开时间:_____年__月____日 三、召开地点: 四、参会人员: 五、列席人员: (一)监事: (二)会议记录人员 (三)公司邀请的其他人员 六、拟审议事项: (一)[议题描述]; (二)[议题描述]; (三)[议题描述]; 七、注意事项:
(一)本次会议应由董事本人出席,如因故不能出席的,可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的,视为放弃本次会议表决权。
(二)请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。
(三)请填写《回执》、《授权委托书》(需授权董事签名)并在召开会议时交回会议联系人。
(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意见。
八、联系方式: 姓名: 地址: 电话: 传真:
特此通知,敬请准时出席会议。
_____________公司
_____年___月___日
附:
一、《会议回执》; 二、《授权委托书》。
召集人签名:
回执
_____________有限公司:
关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。
签署: 日期:
附注:
一、请用正楷书写中文全名。
二、首次出席会议的人员,请附上身份证复印件。
三、委托代理人出席的,请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。
授权委托书
兹委托__先生/女士(身份证号码:)代表本人,出席___公司第___届董事会第___次会议,并代为行使表决权。
本授权委托书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止。
委托人签名: 委托日期:
_______________________公司 第___届董事会第___次会议签到簿
_____年___月___日
会议议程
会议时间:______年____月____日 会议地点: 会议主持:
参会人员:董事会成员 列席人员: (一)监事: (二)董事会秘书: (三)公司邀请的其他人员: 议程及安排:
一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。 二、主持人介绍到会人员,宣布大会开始。 三、主持人宣读董事委派函、监事委派函(如有)。 四、审议《关于 的议案》 [发言人] 五、审议《关于 的议案》 [发言人]
六、审议《关于 的报告》 七、审议……[发言人]
八、与会董事签署会议决议和会议记要。
[发言人]
的议案
各位董事:
提议,……(希望董事会做出某种行动:听取报告;批准预算、拨款;任免人事、修改章程、委托事项……)。
(概述事由,支持资料或文件作为附件并予以注明)。 以上,请予审议。
附:1、支持资料或文件
二〇年月日
关于制定__________制度的议案
各位董事:
提议,批准《制度名称(草案)》,并授权_____签署后发布。 概述《制度名称(草案)》重点内容。具体内容请参阅附件。 以上,请予审议。
附:1、《制度名称(草案)》
二〇年月日
关于任命(职务名称)的议案
各位董事:
提名________先生/女士(身份证号码:)担任(职务名称)。 (概述事由,如:前任离职或新增职位)。
________先生/女士的基本情况如下:(或先生/女士基本情况请参阅附件。) 以上,请予审议。
附:1、《先生/女士简历》
二〇年月日
关于批准组织机构设置和岗位编制的议案
各位董事:
提议,批准以下组织机构设置和岗位编制方案,并授权签署后发布。 一、组织架构图 ……
二、部门职责(概述) ……
三、岗位分类与职级划分(概述) ……
四、人员编制(概述)
公司编制为名。其中:高级管理人员名。
具体内容请参阅附件方案(包括设置和调整前后的对比说明)。 以上,请予审议。
附:1、《组织机构设置及岗位编制方案》
二〇年月日
关于批准工资总额的议案
各位董事:
提议,批准公司_____年度工资总额预算,并授权签署后执行。
公司_____年度工资总额预算为元。预计_____年在岗正式员工人,较上一年度新增人。工资总额的项目构成如下:
示例:
备注:其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。 (预算编制说明) 以上,请予审议。
二〇〇年月日
XXX公司
第XX届董事会第XX次会议表决票
董事姓名:XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。
备注:请用钢笔在“同意”、“反对”、“弃权”项下用“√”标示表决意见,同一议案只能标示一种意见,或“同意”或“反对”或“弃权”,否则视为弃权,在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。
XXX公司
第XX届董事会第XX次会议表决结果统计表
出席会议董事:XXX、XXX、XXX、XXX、XXX(委托XXX)。
_________________________公司
第_____届董事会第_____次会议纪要
会议时间:____年____月____日 会议地点:
会议召集及主持人: 出席会议董事: 列席会议监事: 其他参会人员: 记录人: 内容:
一、出席本次会议的董事共____名,董事_____书面委托董事____代表其出席会议并代行使董事职权,符合法律有关规定。
二、重大事项通报 (一)公司股东变动; (二)公司董、监事变动; (三)……
三、参会人员发言:
【较详细记录会议过程,包括议案汇报人的汇报要点,与董事、监事及其他与会人员的发言。】 示例:
会议首先由董事长【 】致辞,……
接下来由总经理______向董事会汇报《_______年度工作报告》,介绍了上年度主要经营指标完成情况为……;主要成绩与不足包括……;下年度的工作计划……。
财务总监______作《上年度财务决算及下年度财务预算》报告。…… 与会董事发言:……
与会监事发言:…… 四、会议审议事项及结果:
(一)会议审议并原则同意《________年度工作报告》。会议认为……。 (二)会议审议通过了《关于 的议案》。会议同意……。 (三)会议审议并原则通过了《关于的议案》。会议要求……。 (四)会议审议并原则同意《关于的议案》。会议认为,……。 (五)会议决定《……议案》搁置审议。会议认为,……。
五、有关人员签署第____届董事会第____次会议决议及会议记录。
六、宣布会议闭幕。
出席会议的董事(委托代表)签名:
_______年___月____日
_______________________公司 第___届董事会第____次会议决议
第【】号
________公司第_____届董事会于____年___月___日在___召开了第__次会议。本次董事会会议由董事长____召集并主持。应出席本次董事会会议的董事人数为___人,实际到会人数为____人。其中,董事____因故未能出席本次会议,书面委托董事_____代为行使表决权。
经讨论并审议本次董事会会议议题,与会董事一致通过并决议如下: 一、批准__________________方案。 二、批准__________________方案。 三、通过《关于_____________的报告》。
四、通过《_____________公司_______年经营计划》。 五、通过《_____________公司_______年财务预算》。 (列示关键指标) 特此决议。
董事签字:
董事签字:
董事签字:
__________年_______月_______日
________________公司
第____届董事会第____次会议
会册
二○____年_____月
_____________________公司
目 录
一、会议议程
二、公司审议文件
(一)关于的议案
(二)关于的议案
(三)关于制定公司重要管理制度的议案
(四)年度工作报告及年经营计划
(五)关于申请发放年度奖金的议案
三、会议决议
四、会议纪要
五、董事、董事长委派函和高级管理人员推荐函
六、授权委托书
七、会议签到记录