机械工程学院
第十二届学生会
公
文
要
求
机械工程学院学生会
2012年9月
计划书的具体写作
一、计划书的概念
什么是计划书呢？各位同事，你们觉得什么是计划书呢？简单来
讲计划书就是对即将展开的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤和方法等。
二、计划书的重要性
那么我们为什么要写计划书呢？为了通俗易懂，给大家举个例
子，譬如：我们要出外旅游，难道我们什么都不做就直接出发吗？如果是这样，到时候我想我们会手忙脚乱，一塌糊涂，原本应该开心的旅程变得烦恼不堪。所以我们要想拥有开心愉快的旅程，必需提前有个计划，譬如：我们该准备什么东西，我们到目的地入住哪个酒店，这次旅行多长时间，先去哪里，再去哪里等等。这样有条不紊，旅程才能开心愉悦。
三、计划书的类型
至于计划的类型，按不同的分类标准可以分为多种类型，国家有
经济计划，企业有生产计划，我们有学习计划，活动计划等等，时间原因我们不展开介绍。
四、计划书的具体内容与格式
下面让我们来重点介绍计划书的具体内容与格式。
从外观上，计划书主要由封皮和正文两大部分组成，就像我们人
有皮和肉一样。封皮由封面和封底两部分组成。有时封底可以不加，但是封面是必不可少的。为什么要这样呢，一是为防止公文被破损，污染起保护作用，二是根据封面我们可以知道这份计划书的大致内容，以后查找时方便快捷。
封面的具体内容和格式是怎样的呢？
封面的内容主要由四部分组成，简单的来讲就是四W：
when,who,what和by who即计划执行的时间、计划对象的单位、计
划的种类、计划撰写单位或个人。在封面上首先写明计划执行时间,
由第一行顶头开始输入，可以分几行输入。字体设置为楷体，字号设
置为初号并加粗，行间距设置为1.5倍。为方便记忆可以简单记住一
句话：初次当楷模却增胖了1.5磅，初次就是初号字体，楷模就是楷
体，增胖就是字体加粗，1.5磅就是行间距设置为1.5倍。在其后要
输入计划对象的单位。计划单位要紧跟计划执行时间另起一行输入，
具体格式与计划执行时间相同。以上这些都需要横向居中排列。接着
要输入计划的种类，具体种类以具体情况为准。假设在这里要输入的
是“工作计划”四个字,则这四个字设定为黑体，字号设置为55号并
设置加粗，行间距设置为2倍。为方便记忆可以简单记忆为：黑色星
期双五，经济危机加粗了两倍。黑色星期即字体为黑体，双五即字号
为55号，加粗即字体加粗，两倍即行间距为2倍。计划的种类紧跟
上面两项居中纵向排列。最后一项是计划撰写单位或个人，这里要与
上面空出以55号字体为标准两行的距离，并在右下方输入具体格式
为：楷体、小一号字、右对齐排列，并设置字体加粗。同样可以简单
记忆为：家里小四，走路靠右，争当劳动楷模。在这里有可能会出现
在全部输入四项以后超出封面大小的情况，原则上可以按比例缩小输
入文字的字号或者通过酌情减少行间距的做法解决。 好了介绍完封
面，我们来看正文。
正文是一份计划书最重要的部分，就像一个人的心脏一样。对于
正文，我们需要注意以下几点：
要有预见性，在科学的基础上提出行动前的预想。
要有针对性，全面具体的方案。
要有可行性，从实际出发提出切实可行的方案。
要有约束力，保证行动按计划行进。
要有余地，防止突发事件的发生。
正文主要由三部分组成：标题、内容、落款。
1、标题
计划正文部分的标题大致分为三类，第一类常见格式为：单位名
称+期限+计划种类，或单位名称+内容范围+计划种类。前者如《××
大学2009年工作计划》，后者如《中共××大学委员会关于开展
小平文选>学习活动计划》，这类标题可以明确表明什么单位在什么时
限内制定的什么内容计划。
第二类常用标题的格式是：期限+内容范围+计划种类,如《国民
经济和社会发展第九个五年计划时期国家环境保护计划》。
第三类常用标题的格式是：单位名称+期限+内容范围+计划种类，
如《××省2000-2005年教育发展规划》，这类标题不仅表明了是何
单位在何期限内的何种计划，并且具体写了是关于何种工作或活动的
计划。
正文标题又分为正文开头的大标题与正文内容之中的各级小标
题，前者以二号黑体输入，设置为居中排列，字体加粗。正文开头的
大标题一般与正文第一段保持一到两行的距离，以突出主题。
正文内容之中的各级小标题一般以以下格式排列：一级小标题以
汉字 数字序号标明，例如：一、二、三，数字序号与标题之间用
顿号隔开；二级小标题以带括号的汉字数字序号标明，例如：（一）
（二）（三），数字序号与标题之间不需要特别的符号隔开；三级小标
题一般以阿拉伯数字序号标明，例如1、2、3，数字序号与标题之间
以“点”隔开。这里要特别注意的是，只有一级小标题使用小三号字
体并进行字体加粗设定，其余的两级小标题使用四号字体并且不需要
加粗设定。一级小标题顶头输入，二级小标题相对于一级小标题要进
行一个格的缩进，三级小标题相对于一级小标题要进行四个格的缩
进。这样做的目的是可以使正文内容显得条理清晰、段落规整；加强
文章的整体性，使文章不显得太散；便于阅读着迅速抓住文章的大体
脉络，便于读者阅读。另外，根据计划书的具体内容还有可能出现其
它内容的小标题，例如计划书之中出现以月份为小标题情况的话，这
些标题一般没有具体的格式限制但这些标题不应该影响文章的整体
完整性与美观。这些小标题格式的设定可以根据其在文章之中的具体重要性与地位来设定。
2、内容
前言
前言是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、要求、意义、指导思想等 ，一般一两个自然段即可。这中间要简单介绍背景，指出指导思想，点明计划的依据和上级的要求，而目的与要求要着重点出，因为目的要求是工作或活动中要达到的标准，它既是产生计划的起点，又是实施计划的重点，因此计划书要分条分项写明目标、任务、及其完成期限等。并且一定要写的具体明确。
主体
主体部分要一一列出准备开展的工作(学习)、任务，并提出方法、步骤、措施、要求。这 是计划最重要的内容，也是篇幅最大的一部分。通常主体部分由于内容繁多，需要分层、分 条撰写。常见的结构形式为：用“一、二、三„„”的序码分层次，用“(一)、(二)、 (三)„„”加“1．2．3．„„”的序码分条款。具体如何分层递进，依内容的多少及其 内在的逻辑性而定。其中方法是为实现计划目标而采取的具体做法，包括采取什么方式，动员哪些人力，调动那些物力与财力，如何安排，创造什么有利条件，克服哪些困难，如何分工协作等，必要时还应标明奖惩的具体规定；步骤使之达到目标、完成任务需要分几步走，先做什么，后做什么，如何过渡，何时完成等，这是实现目标的程序安排。
注：主体中的要求是具体操作中的要求，区别于前言中的要求。
结尾
结尾可以用来提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等，也可以在条款之后就结束 全文，不写专门的结尾部分。
正文内容部分主要以具体内容为主，对格式的要求并不是很多。
但需注意的是正文内容部分需要使用仿宋GB2312字体，四号字。这样做的目的是为了总体文章整齐规范，便于阅读。
3、落款
落款通常包括制定计划的单位名称（个人名称）和制定计划的具体日期两项内容，如果计划的标题中有单位名称，就可以省略。如果以文件的形式发下，还要加盖公章。
落款的字体大小一般与正文相同，且应标语距正文结尾五行左右的右下角处，与正文形成右对齐，且落款几行内容相互之间的相应位置应设为居中对齐。落款中的日期需用汉字大写的年月日注明。
最后不要忘记给计划书一张封底。
这样我们的整个计划书就完成了。
1.2通知的写作方法 通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。
1. 标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上 通知的主要内容。
2. 称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)
3. 正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。
4. 落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。写通
知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。
另：
短信通知与口头通知的几点要求：
1. 要有称呼，注意礼貌用语。
2. 交代事情简明扼要，清楚不繁琐。
3. 通知时，日期与地点要具体清楚，忌用今天、明天等字眼
4. 短信通知在最后要写“收到请回复”等字样。
附：会议通知范例
济南大学学生会关于召开
新干事培训会议的通知
所属各部：
为了使各位新干事尽快熟悉各部门的具体工作，了解学生会内部的规章制度，经研究决定召开学生会新干事培训会议，现将有关事宜通知如下：
一、会议内容： 对新干事的内部培训；
二、参加人员： 济南大学学生会所有成员；
三、会议时间、地点：×年×月×日（星期×），教室×××
望各部及时传达，准时参加。
济南大学学生会
×年×月×日
1.3会议记录的要求
一、会议记录的性质和作用
会议记录是在比较重要的会议上，由专人当场把会议的基本情况记录下来的第一手书面材料。会议记录是会议文件和其他公文形成的基础。
会议记录的作用主要有三：
其一，可以根据记录的内容，起草、修改有关文件，上传下达会议精神，或撰写会议简报和会议新闻；
其二，领导据此督促会议各项决议事项的执行情况；
其三，立卷归档，以供参考、研究或编写材料。
二、会议记录的特点
1. 真实性，会议记录一定要按照会议的真实情况如实地记录下来，决不能随意增减或改变。
2. 完整性，记录要求按格式填写清楚，会议内容要尽可能完整地记录下来，特别是会议内容的要点不能漏记或少记。
3. 快速性，无论是摘要记录或详细记录，都要求记得快，这样可以有效地保持会议记录的真实性和完整性。
三、如何做会议记录
第一部分是记录会议的组织情况，应写明：
1. 会议的名称；
2. 开会的时间；
3. 开会的地点；
4. 出缺席和列席人员；
5. 主持人的姓名；
6. 记录人的姓名；
7. 备注：有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。 第二部分是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。 a) 要写明发言人的姓名、发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议等。
b) 记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。
c) 会议结束，记录完了，就要另起一行写“会议结束”四个字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右
下方签字。
d) 记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。 e) 会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。
f) 会议记录的写作要求会议记录的基本要求是迅速、准确。
四、会议记录的写作技巧
一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。
一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。
二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。
三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。
四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要要求办理。
五、注意事项
a) 注意衣着，带领带袖，干净整洁，精神状态良好，懂礼貌，大方得体。
b) 会议之前把会议时间地点部门准确把握，与与会人员保持密切联系，要有时间观念，做好会前的个人准备工作。
c) 会议记录上的签名必修由本人填写，不可代签。
d) 会议记录期间，记录人不能发表任何个人意见，更不能打断会议的进行，要如实客观的反映会议内容。
e) 会议完毕后，将会议记录交与会议负责人审核，看是否进行修改与添加。
f) 会议记录内容可与开会时的氛围作相应调整。
g) 会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情
感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开
发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。
1.4工作总结具体写作
一、工作总结的作用
工作总结是对一定时期内的工作加以总结,分析和研究,肯定成绩,找出问题,得出经验教训,摸索事物的发展规律,用于指导下一阶段工作的一种书面文体。它所要解决和回答的中心问题,不是某一时期要做什么,如何去做,做到什么程度的问题,而是对某种工作实施结果的总鉴定和总结论,是对以往工作实践的一种理性认识。工作总结是做好各项工作的重要环节。通过它,可以全面地,系统地了解以往的工作情况；可以正确认识以往工作中的优缺点;可以明确下一步工作的方向,少走弯路,少犯错误,提高工作效益。工作总结是由感性认识上升到理性认识的必经之路。通过工作总结，使零星的，肤浅的，表面的感性认识上升到全面的，系统的，本质的理性认识上来，寻找出工作和事物发展的规律，从而掌握并运用这些规律 写好工作总结,须勤于思索,善于总结。总结中,须对工作的失误等有个正确的认识,勇于承认错误,可以形成批评与自我批评的良好作风。写好总结,须从以往的工作实际出发,可养成调查研究之风。总之,写好工作总结是非常重要的，但也要非常困难。难度主要表现在两方面：一是总(过去的工作),二是结(工作的经验,教训,规律)。要正确处理好两者关系:总是结的依据，结是总的概括。
二、工作总结的特点
1．客观性
总结是对过去工作的回顾和评价,因而要尊重客观事实,以事实为依据。
2．典型性
总结出的经验教训是基本的、突出的、本质的、有规律性的东西,在日常学习，工作，生活中很有现实意义，具有鼓舞、针砭等作用。
3．指导性
通过工作总结,深知过去工作的成绩与失误及其原因,吸取经验教训,指导将来的工作,使今后少犯错误,取得更大的成绩。
4．全面性
工作总结是把所干工作实实在在、有始有终的进行全面客观评价，不重复，不遗漏。对所做的工作，一分为二的来看，既要看到取得的成绩，又要看到不足的地方，对于存在的问题，既要实事求是，又要全面客观 三、工作总结的格式
总结一般是由标题,正文,署名和日期几个部分构成的。
（一）标题
标题,即总结的名称。标明总结的单位,期限和性质。
（二）正文
正文一般又分为三个部分:开头,主体和结尾。
1．开头
或交待总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的基本情况；或把所取得的成绩简明扼要地写出来；或概括说明指导思想以及在什么形势下作的总结。不管以何种方式开头，都应简炼，使总结很快进入主体。
2．主体
主体是总结的主要部分,是总结的重点和中心。它的内容就是总结
的内容。
（1）基本情况
包括工作的有关条件,工作经过情况和一些数据等等。
（2）成绩、缺点
这是工作总结的中心重点。总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。
（3）经验教训
在写总结时,须注意发掘事物的本质及规律,使感性认识上升为理性认识，以指导将来的工作。
3．结尾
结尾是总结的最后一部分,对全文进行归纳总结。或突出成绩;或写今后的打算和努力的方向;或指出工作中的缺点和存在的问题。
（三）署名和日期
如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明总结者，最后还要在署名的下面写明日期。
四、写好工作总结需注意的问题
不论何种格式的工作总结，其写作都应遵循以下要求：
(一)掌握客观事实，广泛占有材料
写总结一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是写总结的基础。总结，就是总括事实，得出结论。没有事实就无法得出结论。总结的材料要准确，典型，丰富。写总结的人得花大量的精力去搜集，积累丰富的材料，又要对搜集的材料进行筛选，确保材料的真实性和典型性。
(二)对占有的材料作认真的分析研究
这是写好总结的关键。认真分析与研究，首先要有正确的指导思想。这就要求工作总结者加强学习马列主义，毛泽东思想及
邓小平建设有中国特色的社会主义理论，并将其作为评价工作得失的理论依据。
其次，要坚持实事求是的原则，克服夸大成绩，回避错误的缺点。
再次，要坚持运用辩证法，全面地看待过去的工作。既能看到得，又能看到失；既能看到现象，又能看到本质；既能看到主流，又能看到支流。
最后，要突出重点。总结不是流水账，不能不分主次地去罗列数字和事例，要围绕一个中心主题精心选用，分析典型材料，突出主要问题。
（三)反映特点，找出规律
这是撰写工作总结的重点。每个单位都有自己的特点，好的总结应当总结出那些具有典型意义的，反映自身特点的以及带规律性的经验教训。
(四)要走群众路线
从群众中来，到群众中去，是党的一切工作的根本路线。只有走群众路线，才能集中群众的智慧和经验，丰富总结的思想内容。
(五)具体写作过程中的要求
1．编好写作提纲
在编写的提纲中，要明确回答想写什么问题，哪些问题是主要问题等。就是简单的总结，不写提纲，也得有个腹稿。
2．交待简要，背景鲜明
总结中的情况叙述必须简明扼要，条理清楚。对工作成绩的大小以及工作的先进，落后，叙述一般要用比较法，通过纵横比较，使得背景鲜明突出。
3．详略须得当
根据总结的目的及中心，对主要问题要详写，次要的要略写。
1.5活动策划的格式与要求
一、活动策划的简要格式
a) 活动背景
b) 活动目的与意义
c) 活动主题及内容
d) 活动时间与地点
e) 参加人员
f) 活动要求及奖项设置
g) 活动准备
h) 活动流程
i) 活动总结及评奖
j) 注意事项（补充说明）
二、活动策划的具体介绍
1. 活动背景 活动的开展一般具有它的社会价值，也有它开展的必要性，可以是反映某些社会背景或社会状况，这是时代的要求，像发生一个大事件给人的反思，像社会某种状况给人的警示等，抑或是它的某些依据，像根据上级指示或者精神，这些社会事件，社会状况，依据等都可以成为活动的背景
2. 活动的目的和意义 一个活动首先使参加活动的成员明白其目的和意义并且使活动的目的与意义深入人心，由此营造一个团结和谐的合作氛围。我们不但要有短期的活动的目的，更要站在一定的高度审视这次活动，升华活动的内涵。明确活动的目的与意义可以使所有的参与成员有一定的目标性，从而指导活动规范有序的开展。要注意活动的目的必须简练、意义必须深远。
3. 活动主题及内容 活动主题要既能概括整个活动，又能达到吸引人的目的。活动的内容必须明确详细，能够涵盖整个活
动的内容及形式。活动内容既要新颖，又要丰富多彩。
4. 活动的时间和地点 活动的时间和地点必须明确，并且拥有
一个流畅的通知流程，保证参与活动的每一个成员都能及时
接到改变时间或地点的通知。活动的时间与地点必须充分考
虑活动参与群体的特殊性与方便性，以保证大部分成员可以
按时参加活动。
5. 活动参加人员 根据活动的性质来确定活动的目标群体，并且尽量扩大活动所适合的人群范围，这样有利于活动更加热烈
而成功的开展。活动开展之前，应该准确统计活动参与群体
中主要人员的联系方式，并最好将活动群体分组，在每一组
中选出其负责人，减轻活动组委会的工作量。
6. 活动要求及奖项设置 明确对活动所有参与成员（工作人员、目标群体、嘉宾及外来人员）的要求，对活动内容的要求及
各部的分工。必要的话，可以设立奖项，但在活动之前，尽
量使活动成员明确活动的奖项设置，以提高参与活动的积极
性
7. 活动准备 活动的准备一般分两部分：宣传方面，通过海报，展板等形式尽可能全面的对活动进行介绍，吸引参加者，增
加他们的兴趣；实质准备，像活动所需物品，邀请嘉宾或评
委，场地的联系工作等等
8. 活动流程 活动的流程是最主要的，尽可能具体完备，应该
分几步，每一步的分工及操作的内容，调动哪些人力物力，
怎么安排，参加人员的参与方式，哪些环节怎么操作等都要
介绍，便于参加人员阅读策划书后了解整个过程，整个过程
要连续一致，以便提高执行的效果
9. 活动预期效果及预算 对活动做出预期，以备总结用，有了
预期也方便活动开展；同时要对活动做出预算，预算要合理，
恰当，最好具体一些，方便执行过程中严格执行
10.注意事项（补充说明） 对过程中的不足之处作备注，提醒
要注意的问题，同时根据活动的不同性质确定活动的后续工
作（例如颁奖晚会、出版刊物、总结表彰大会）。必要时可以
制定一个应急预案，以防活动过程有突发事件。
三、注意事项
a) 主题单一 活动策划前，充分考虑活动的各方面内容与要
求，并且根据参与人群的性质，确定唯一的最合适的活动
主题，从而把活动最重要的信息传达给目标群体，以引起
目标群体的关注，提高活动的知名度以及提高活动参与人
员的数量。
b) 直接地说明利益点 目标群体在参与活动之前，能够了解
到自己在这次活动中能够有什么收获。进而增强目标群体
的参与动力。
c) 活动要围绕主题进行 一切活动都应该紧紧围绕活动的主
题进行，是活动的主题能够深入参入者的内心，从而扩大
活动主题的影响力，达到活动的最初目的。
d) 策划要具有良好的执行性 策划要具有良好的执行性，除
了需要进行周密的思考外，详细的活动安排也是必不可少
的。活动的时间和方式必须考虑执行地点和执行人员的情
况进行仔细分析，在具体安排上应该尽量周全，另外，还
应该考虑外部环境{如天气、民俗}的影响。
e) 变换写作风格 策划书的写作不同于日常的作文写作，所
以这就要求写作人员必须转换自己的写作风格使策划书的
内容符合公文写作的要求，切忌流水帐式的作文写作。
f) 切忌主观言论 在活动策划之前，一定要充分考虑、调查
活动目标群体的想法与需求，切忌主观臆断。
四、强调
策划书的写作必须摆脱平日作文的写作方式，严格按照公文写作的格式与要求进行。策划书的内容必须具有简洁和可执行的特点，使接到策划书的人知道自己该怎么做。
1.6新闻稿写作要求
一、概念
新闻写作是新闻事实的文字表达手段，是准确、鲜明、及时地报道新闻的重要环节。
今天主要介绍新闻写作的一般规律以及几种常用新闻题材的特点和写作方法。要从事新闻写作，首先要知道什么是新闻。新闻是新近发生的事实的报道。新闻写作，实际上就是客观地记叙事实、评述实事。
二、写作原则
a) 符合党的基本路线，自觉执行党的宣传纪律。
b) 实事求是，用事实说话。
c) 迅速及时，讲求时效性。
三、写作规则
1. 在你没有理解事件本身之前，不要动笔去写。
2. 在你不知道你要说些什么之前不要动笔去写。
3. 要表现，不要陈述。
4. 把精彩的引语放在新闻的前头。
5. 把精彩的实例或轶事放在新闻的前头。
6. 运用具体名词和富于动作色彩的动词。
7. 尽量少用形容词，不要在动词上再加用副词。
8. 尽量避免自己去作判断和推理，让事实说话。
9. 在新闻中不要提那些你回答不了的问题。
10.写作要朴实、简洁、诚实、迅速。
总之，新闻写作要做到四个字：真、新、快、活。
四、写作方法
写作新闻要设想并回答读者问的问题，这些问题就构成了新闻六要素，即何时、何地、何人、何事、如何、何故。其中最主要的是何事、何人。写作时要认真写好这几个方面的内容。新闻的结构比较固
定、简单，大多数新闻的结构都是“倒金字塔”式的，就是说：最重要的材料放在开头，次要材料放在后面。新闻的结构具体表现为：标题、导语、主体、结尾，并在文中穿插背景材料。
1．标题 新闻的标题能够概括、提示、评价新闻的内容，揭示新闻的本质，吸引读者的阅读兴趣。标题的好坏直接影响新闻的新闻价值。标题拟写得好，可以吸引读者；拟写得差，一篇好新闻也会被埋没。新闻的标题必须简明、准确地概括新闻内容，帮助读者理解报道的事实。标题包括主题、引题、副题、提要等，可以用不同的字体排出。主题：概括与说明主要事实和思想内容。是标题中最主要的部分，说明最重要的事实或思想，一般字号最大。
引题：也叫肩题、眉题，位于主题之前的辅助性标题，主要作用
是引出主题，揭示新闻的思想意义或交待背景，说明原因，烘托气氛。
副题：又叫子题，位于主题之后的辅助性标题，主要用事实对主题作补充和解释，提示报道的事实结果，或作内容提要。
2．导语 是新闻这一裁体特有的概念，是区别于其他文体的一个重要特征。导语是指一篇新闻的第一自然段或第一句话。它是用简明生动的文字，写出新闻中最主要、最新鲜的事实，鲜明地提示新闻的主题思想，让读者看了导语能对整篇报道的主要内容大体能够了解。具体在写作过程中，也可以只写部分要素，要求好中挑好，把最重要、最新鲜、最能引起读者兴趣的内容，突出的写在导语里。导语的要求，一是要抓住事情的核心，二是要能吸引读者看下去。要做到
第一条，必须具备训练有素的分析能力；要做到第二条，则要有写作技巧。导语写作中的思维过程，通常是以作者的自问自答开始的：①什么事情是已经发生的事件中最重要的？②什么人参加了？谁干的或谁讲的？③是用直接性导语，还是用延缓性导语？④有没有什么吸引人的词汇或生动形象的短语要写进导语中？⑤主题是什么？什么样的动词能最有效地吸引读者？以上五个问题中，第三个问题涉及到导语的类型。那么，导语有哪些类型呢？一类是直接性导语：直接写出事实的核心的导语。多是陈述性的像速记一样地反映事实。另一类是延缓性导语：多用于“软”新闻。即所报道的不是正在发展中的、
变化中的或突发性的事件。它通常用来设置一种现场或创造某种气氛。多是解释性、说明性的。
导语的形式主要有：
叙述式：用摘录或综合的方法，把新闻中最新鲜、最主要的事实简明扼要地写出来。
描写式：对新闻的主要事实或某一有意义的侧面作简洁朴素而又有特色的描写，以酿成气氛。
提问式：先揭露矛盾，鲜明地、尖锐地提出问题，再作简要的回答，引起读者的关注和思考。
结论式：把结论写在开头，提示报道某一事物的意义或目的或总结。
号召式：提出号召，给读者指出方向和奋斗目标。
另外还有摘要式、评论式、综合式、解释式等等。
3．主体 这是新闻的主干部分。它紧接导语之后，起到注释导语的作用，使导语中的事实更加清楚，更加详细，从而写出导语所概括的内容，表现全篇新闻的主题思想。以满足读者深入了解新闻事件的要求。应按“时间顺序”或“ 逻辑顺序”写作，但仍然要先写主要的，再写次要的。
4．背景 什么是背景？新闻背景，指事件的历史背景、周围环境及与其它方面的联系等。在部分新闻中，会提供一定的背景材料，目的在于帮助读者深刻理解新闻的内容和价值以及事实的意义，有时也是作者表达个人的观点。总之会使新闻的内容充实、饱满，富有立体感，并增强新闻的情趣、感染力和说服力，起到衬托、深化主题的作用，也就是我们平时说的“为什么”。有时背景也可以用意义来替换。背景类型常见的有三种：对比性的，说明性的，注释性的。有的新闻学则将背景分为四种：人物背景、地理背景、历史背景和事物背景。
5．结尾 新闻的结尾有小结式、启发式、号召式、分析式、展望式„„等等。这些结尾写作与一般记叙文结尾的写作并无大的不同。
五、段落分布与注意事项
(一)新闻稿撰写与作文相互一致,段落分配也是启,承,转,合.
(二)第一段的导言是全文的精神,最好在60字以内,重点约略提出,提纲挈领.
注意事项(1)
●新闻写作应多使用短句,尽量符合150字以内适当阅读量. ●导言不宜直接用引语,避免无谓困扰.
●每段开头不宜用同样的语句,尤其是相接的两段.如连续几段的开头部用「他说:」,「他表示:」,会让人生厌,也会使人以为作者文思不足.
●连接词(由于,但是)尽量不要用,先拿掉后再看看是否影响句子叙述的完整性,否则将可省略.落笔前先应审慎确认事件之可信度.
注意事项(2)
●使用日常,简单易懂的字:如类似歌迷,影迷,避免改用Fans:「粉丝」.
●写短句子,写简单的句子:简短有力的句子,使读者欣赏起来轻松自然,感受深刻.
●尽量少用专门术语:新闻与写作是要给大家看的,应以贴近生活习惯,浅出的语言.
●尽量少用最,甚,极为或唯一,避免与事实不符,会造成读者抗议.
●不要用避讳引语:某人说就用钱XX说,不使用钱氏说.
●尽量少夹用外文:除非有必要,但不要乱翻译,造成误解. 注意事项(3)
●删去不必要的字:虽简而不漏,意思不变.
如:1.今天起办理报名手续-今天起报名.
●不作无谓的解释:尤其在新闻专题报导中,有必要才解释,没有就省了.
●不记流水帐:除非天天精彩,否则,仅提重要事件.
●人名官衔省略:第一次提全衔,第二次用姓名即可,避免礼多文
虚.
●开会致词愈短愈好:除非有具权威的承诺,避免政令宣导,浪费版面。
1.7纪实的写作要求 纪实就是用“文学”去“记实”，用假去说真。它是一种迅速反映客观真实的现实生活的新兴文学样式，亦称“报告小说”，是报告文学化的小说，也是小说化的报告文学。它以真人真事为基础，可以有一定的虚构性。 纪实文学重在纪实,用事实说话,然后用文学的语言来描写，实家可以对特稿人物的对话做艺术加工。
写作的一般介绍：
一、题目
多采用文学形式命名，亦可用“xxx事件纪实”、“xxx事件追踪”等直接形式。
二、引言
开门见山的引出事情的概况或直设开头留下悬念。引言也可以并入章节中，成为第一章。
三、内容
1．多采用分章节描述，分部分时可按时间顺序、地域、人物来划分，其中时间顺序最为常用。章节题目可为人物语言、情节概括、事件发展进程（如：“未雨绸缪——xxxxx”；“渐进高潮——xxxxx”；“尘埃落定——xxxxx”）等，而这也决定了文章正文的排布，是按时间顺序还是空间顺序，纪实一般用时间顺序。题目中一般不出现“第一部分”、“第一章”等字眼，而是直接命题。
2．多引用当事人语言，采用“事件事实”+“事件结果”+“影响”+“作者个人评价”格式描述每一部分事件。
3．语言多采用文学化的形式，经作者加工润色，以显示事件本质性质为目的，在保证真实性前提下，对故事情节、事件经过、人物对话适度夸张。
4．叙述时事件的具体时间、人物、地点要详尽、真实，人物语言是必不可少的组成部分。
5．纪实没有僵硬的格式，一定用生动的语言叙事，文章要有文学性，而不是简单的流水帐，要有繁有简，当作叙事文章写。
四、结尾：
纪实的结尾一般只有简单的评述或个人意见，通常不会有长篇的论述，如：“抢险工作正在紧张进行，被困矿工依然生死不明。井下的水总有一天会抽干，而随着调查的不断深入，关于瞒报的细节也将被一一查清，相信过不了多久，其背后可能存在的深层次问题就将水落石出。”
1.8常用公文写作的页面设置
1．用纸：A4
2．装订线：左侧
3．页码位置：下居中
4．页边距：上2.5厘米、下2厘米、左2.5厘米、右2厘米
5．字体、字号：
正文：4号仿宋GB2312字体
一级标题：小3号仿宋GB2312加粗
二级标题：4号仿宋GB2312字体
三级标题：4号仿宋GB2312字体
6．标题格式
一级标题：一、二、三、
二级标题：（一） （二） （三）
三级标题：1． 2． 3．
（假如文章各部分最多只需分两层，则一般只需用一级标题和三级标题即可）
备注：这些格式只是常用，但并不唯一，排版整理过程中只要公文格式条理美观即可
机械工程学院学生会
机械工程学院
第十二届学生会
公
文
要
求
机械工程学院学生会
2012年9月
计划书的具体写作
一、计划书的概念
什么是计划书呢？各位同事，你们觉得什么是计划书呢？简单来
讲计划书就是对即将展开的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤和方法等。
二、计划书的重要性
那么我们为什么要写计划书呢？为了通俗易懂，给大家举个例
子，譬如：我们要出外旅游，难道我们什么都不做就直接出发吗？如果是这样，到时候我想我们会手忙脚乱，一塌糊涂，原本应该开心的旅程变得烦恼不堪。所以我们要想拥有开心愉快的旅程，必需提前有个计划，譬如：我们该准备什么东西，我们到目的地入住哪个酒店，这次旅行多长时间，先去哪里，再去哪里等等。这样有条不紊，旅程才能开心愉悦。
三、计划书的类型
至于计划的类型，按不同的分类标准可以分为多种类型，国家有
经济计划，企业有生产计划，我们有学习计划，活动计划等等，时间原因我们不展开介绍。
四、计划书的具体内容与格式
下面让我们来重点介绍计划书的具体内容与格式。
从外观上，计划书主要由封皮和正文两大部分组成，就像我们人
有皮和肉一样。封皮由封面和封底两部分组成。有时封底可以不加，但是封面是必不可少的。为什么要这样呢，一是为防止公文被破损，污染起保护作用，二是根据封面我们可以知道这份计划书的大致内容，以后查找时方便快捷。
封面的具体内容和格式是怎样的呢？
封面的内容主要由四部分组成，简单的来讲就是四W：
when,who,what和by who即计划执行的时间、计划对象的单位、计
划的种类、计划撰写单位或个人。在封面上首先写明计划执行时间,
由第一行顶头开始输入，可以分几行输入。字体设置为楷体，字号设
置为初号并加粗，行间距设置为1.5倍。为方便记忆可以简单记住一
句话：初次当楷模却增胖了1.5磅，初次就是初号字体，楷模就是楷
体，增胖就是字体加粗，1.5磅就是行间距设置为1.5倍。在其后要
输入计划对象的单位。计划单位要紧跟计划执行时间另起一行输入，
具体格式与计划执行时间相同。以上这些都需要横向居中排列。接着
要输入计划的种类，具体种类以具体情况为准。假设在这里要输入的
是“工作计划”四个字,则这四个字设定为黑体，字号设置为55号并
设置加粗，行间距设置为2倍。为方便记忆可以简单记忆为：黑色星
期双五，经济危机加粗了两倍。黑色星期即字体为黑体，双五即字号
为55号，加粗即字体加粗，两倍即行间距为2倍。计划的种类紧跟
上面两项居中纵向排列。最后一项是计划撰写单位或个人，这里要与
上面空出以55号字体为标准两行的距离，并在右下方输入具体格式
为：楷体、小一号字、右对齐排列，并设置字体加粗。同样可以简单
记忆为：家里小四，走路靠右，争当劳动楷模。在这里有可能会出现
在全部输入四项以后超出封面大小的情况，原则上可以按比例缩小输
入文字的字号或者通过酌情减少行间距的做法解决。 好了介绍完封
面，我们来看正文。
正文是一份计划书最重要的部分，就像一个人的心脏一样。对于
正文，我们需要注意以下几点：
要有预见性，在科学的基础上提出行动前的预想。
要有针对性，全面具体的方案。
要有可行性，从实际出发提出切实可行的方案。
要有约束力，保证行动按计划行进。
要有余地，防止突发事件的发生。
正文主要由三部分组成：标题、内容、落款。
1、标题
计划正文部分的标题大致分为三类，第一类常见格式为：单位名
称+期限+计划种类，或单位名称+内容范围+计划种类。前者如《××
大学2009年工作计划》，后者如《中共××大学委员会关于开展
小平文选>学习活动计划》，这类标题可以明确表明什么单位在什么时
限内制定的什么内容计划。
第二类常用标题的格式是：期限+内容范围+计划种类,如《国民
经济和社会发展第九个五年计划时期国家环境保护计划》。
第三类常用标题的格式是：单位名称+期限+内容范围+计划种类，
如《××省2000-2005年教育发展规划》，这类标题不仅表明了是何
单位在何期限内的何种计划，并且具体写了是关于何种工作或活动的
计划。
正文标题又分为正文开头的大标题与正文内容之中的各级小标
题，前者以二号黑体输入，设置为居中排列，字体加粗。正文开头的
大标题一般与正文第一段保持一到两行的距离，以突出主题。
正文内容之中的各级小标题一般以以下格式排列：一级小标题以
汉字 数字序号标明，例如：一、二、三，数字序号与标题之间用
顿号隔开；二级小标题以带括号的汉字数字序号标明，例如：（一）
（二）（三），数字序号与标题之间不需要特别的符号隔开；三级小标
题一般以阿拉伯数字序号标明，例如1、2、3，数字序号与标题之间
以“点”隔开。这里要特别注意的是，只有一级小标题使用小三号字
体并进行字体加粗设定，其余的两级小标题使用四号字体并且不需要
加粗设定。一级小标题顶头输入，二级小标题相对于一级小标题要进
行一个格的缩进，三级小标题相对于一级小标题要进行四个格的缩
进。这样做的目的是可以使正文内容显得条理清晰、段落规整；加强
文章的整体性，使文章不显得太散；便于阅读着迅速抓住文章的大体
脉络，便于读者阅读。另外，根据计划书的具体内容还有可能出现其
它内容的小标题，例如计划书之中出现以月份为小标题情况的话，这
些标题一般没有具体的格式限制但这些标题不应该影响文章的整体
完整性与美观。这些小标题格式的设定可以根据其在文章之中的具体重要性与地位来设定。
2、内容
前言
前言是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、要求、意义、指导思想等 ，一般一两个自然段即可。这中间要简单介绍背景，指出指导思想，点明计划的依据和上级的要求，而目的与要求要着重点出，因为目的要求是工作或活动中要达到的标准，它既是产生计划的起点，又是实施计划的重点，因此计划书要分条分项写明目标、任务、及其完成期限等。并且一定要写的具体明确。
主体
主体部分要一一列出准备开展的工作(学习)、任务，并提出方法、步骤、措施、要求。这 是计划最重要的内容，也是篇幅最大的一部分。通常主体部分由于内容繁多，需要分层、分 条撰写。常见的结构形式为：用“一、二、三„„”的序码分层次，用“(一)、(二)、 (三)„„”加“1．2．3．„„”的序码分条款。具体如何分层递进，依内容的多少及其 内在的逻辑性而定。其中方法是为实现计划目标而采取的具体做法，包括采取什么方式，动员哪些人力，调动那些物力与财力，如何安排，创造什么有利条件，克服哪些困难，如何分工协作等，必要时还应标明奖惩的具体规定；步骤使之达到目标、完成任务需要分几步走，先做什么，后做什么，如何过渡，何时完成等，这是实现目标的程序安排。
注：主体中的要求是具体操作中的要求，区别于前言中的要求。
结尾
结尾可以用来提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等，也可以在条款之后就结束 全文，不写专门的结尾部分。
正文内容部分主要以具体内容为主，对格式的要求并不是很多。
但需注意的是正文内容部分需要使用仿宋GB2312字体，四号字。这样做的目的是为了总体文章整齐规范，便于阅读。
3、落款
落款通常包括制定计划的单位名称（个人名称）和制定计划的具体日期两项内容，如果计划的标题中有单位名称，就可以省略。如果以文件的形式发下，还要加盖公章。
落款的字体大小一般与正文相同，且应标语距正文结尾五行左右的右下角处，与正文形成右对齐，且落款几行内容相互之间的相应位置应设为居中对齐。落款中的日期需用汉字大写的年月日注明。
最后不要忘记给计划书一张封底。
这样我们的整个计划书就完成了。
1.2通知的写作方法 通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。
1. 标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上 通知的主要内容。
2. 称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)
3. 正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。
4. 落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。写通
知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。
另：
短信通知与口头通知的几点要求：
1. 要有称呼，注意礼貌用语。
2. 交代事情简明扼要，清楚不繁琐。
3. 通知时，日期与地点要具体清楚，忌用今天、明天等字眼
4. 短信通知在最后要写“收到请回复”等字样。
附：会议通知范例
济南大学学生会关于召开
新干事培训会议的通知
所属各部：
为了使各位新干事尽快熟悉各部门的具体工作，了解学生会内部的规章制度，经研究决定召开学生会新干事培训会议，现将有关事宜通知如下：
一、会议内容： 对新干事的内部培训；
二、参加人员： 济南大学学生会所有成员；
三、会议时间、地点：×年×月×日（星期×），教室×××
望各部及时传达，准时参加。
济南大学学生会
×年×月×日
1.3会议记录的要求
一、会议记录的性质和作用
会议记录是在比较重要的会议上，由专人当场把会议的基本情况记录下来的第一手书面材料。会议记录是会议文件和其他公文形成的基础。
会议记录的作用主要有三：
其一，可以根据记录的内容，起草、修改有关文件，上传下达会议精神，或撰写会议简报和会议新闻；
其二，领导据此督促会议各项决议事项的执行情况；
其三，立卷归档，以供参考、研究或编写材料。
二、会议记录的特点
1. 真实性，会议记录一定要按照会议的真实情况如实地记录下来，决不能随意增减或改变。
2. 完整性，记录要求按格式填写清楚，会议内容要尽可能完整地记录下来，特别是会议内容的要点不能漏记或少记。
3. 快速性，无论是摘要记录或详细记录，都要求记得快，这样可以有效地保持会议记录的真实性和完整性。
三、如何做会议记录
第一部分是记录会议的组织情况，应写明：
1. 会议的名称；
2. 开会的时间；
3. 开会的地点；
4. 出缺席和列席人员；
5. 主持人的姓名；
6. 记录人的姓名；
7. 备注：有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。 第二部分是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。 a) 要写明发言人的姓名、发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议等。
b) 记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。
c) 会议结束，记录完了，就要另起一行写“会议结束”四个字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右
下方签字。
d) 记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。 e) 会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。
f) 会议记录的写作要求会议记录的基本要求是迅速、准确。
四、会议记录的写作技巧
一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。
一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。
二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。
三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。
四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要要求办理。
五、注意事项
a) 注意衣着，带领带袖，干净整洁，精神状态良好，懂礼貌，大方得体。
b) 会议之前把会议时间地点部门准确把握，与与会人员保持密切联系，要有时间观念，做好会前的个人准备工作。
c) 会议记录上的签名必修由本人填写，不可代签。
d) 会议记录期间，记录人不能发表任何个人意见，更不能打断会议的进行，要如实客观的反映会议内容。
e) 会议完毕后，将会议记录交与会议负责人审核，看是否进行修改与添加。
f) 会议记录内容可与开会时的氛围作相应调整。
g) 会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情
感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开
发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。
1.4工作总结具体写作
一、工作总结的作用
工作总结是对一定时期内的工作加以总结,分析和研究,肯定成绩,找出问题,得出经验教训,摸索事物的发展规律,用于指导下一阶段工作的一种书面文体。它所要解决和回答的中心问题,不是某一时期要做什么,如何去做,做到什么程度的问题,而是对某种工作实施结果的总鉴定和总结论,是对以往工作实践的一种理性认识。工作总结是做好各项工作的重要环节。通过它,可以全面地,系统地了解以往的工作情况；可以正确认识以往工作中的优缺点;可以明确下一步工作的方向,少走弯路,少犯错误,提高工作效益。工作总结是由感性认识上升到理性认识的必经之路。通过工作总结，使零星的，肤浅的，表面的感性认识上升到全面的，系统的，本质的理性认识上来，寻找出工作和事物发展的规律，从而掌握并运用这些规律 写好工作总结,须勤于思索,善于总结。总结中,须对工作的失误等有个正确的认识,勇于承认错误,可以形成批评与自我批评的良好作风。写好总结,须从以往的工作实际出发,可养成调查研究之风。总之,写好工作总结是非常重要的，但也要非常困难。难度主要表现在两方面：一是总(过去的工作),二是结(工作的经验,教训,规律)。要正确处理好两者关系:总是结的依据，结是总的概括。
二、工作总结的特点
1．客观性
总结是对过去工作的回顾和评价,因而要尊重客观事实,以事实为依据。
2．典型性
总结出的经验教训是基本的、突出的、本质的、有规律性的东西,在日常学习，工作，生活中很有现实意义，具有鼓舞、针砭等作用。
3．指导性
通过工作总结,深知过去工作的成绩与失误及其原因,吸取经验教训,指导将来的工作,使今后少犯错误,取得更大的成绩。
4．全面性
工作总结是把所干工作实实在在、有始有终的进行全面客观评价，不重复，不遗漏。对所做的工作，一分为二的来看，既要看到取得的成绩，又要看到不足的地方，对于存在的问题，既要实事求是，又要全面客观 三、工作总结的格式
总结一般是由标题,正文,署名和日期几个部分构成的。
（一）标题
标题,即总结的名称。标明总结的单位,期限和性质。
（二）正文
正文一般又分为三个部分:开头,主体和结尾。
1．开头
或交待总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的基本情况；或把所取得的成绩简明扼要地写出来；或概括说明指导思想以及在什么形势下作的总结。不管以何种方式开头，都应简炼，使总结很快进入主体。
2．主体
主体是总结的主要部分,是总结的重点和中心。它的内容就是总结
的内容。
（1）基本情况
包括工作的有关条件,工作经过情况和一些数据等等。
（2）成绩、缺点
这是工作总结的中心重点。总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。
（3）经验教训
在写总结时,须注意发掘事物的本质及规律,使感性认识上升为理性认识，以指导将来的工作。
3．结尾
结尾是总结的最后一部分,对全文进行归纳总结。或突出成绩;或写今后的打算和努力的方向;或指出工作中的缺点和存在的问题。
（三）署名和日期
如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明总结者，最后还要在署名的下面写明日期。
四、写好工作总结需注意的问题
不论何种格式的工作总结，其写作都应遵循以下要求：
(一)掌握客观事实，广泛占有材料
写总结一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是写总结的基础。总结，就是总括事实，得出结论。没有事实就无法得出结论。总结的材料要准确，典型，丰富。写总结的人得花大量的精力去搜集，积累丰富的材料，又要对搜集的材料进行筛选，确保材料的真实性和典型性。
(二)对占有的材料作认真的分析研究
这是写好总结的关键。认真分析与研究，首先要有正确的指导思想。这就要求工作总结者加强学习马列主义，毛泽东思想及
邓小平建设有中国特色的社会主义理论，并将其作为评价工作得失的理论依据。
其次，要坚持实事求是的原则，克服夸大成绩，回避错误的缺点。
再次，要坚持运用辩证法，全面地看待过去的工作。既能看到得，又能看到失；既能看到现象，又能看到本质；既能看到主流，又能看到支流。
最后，要突出重点。总结不是流水账，不能不分主次地去罗列数字和事例，要围绕一个中心主题精心选用，分析典型材料，突出主要问题。
（三)反映特点，找出规律
这是撰写工作总结的重点。每个单位都有自己的特点，好的总结应当总结出那些具有典型意义的，反映自身特点的以及带规律性的经验教训。
(四)要走群众路线
从群众中来，到群众中去，是党的一切工作的根本路线。只有走群众路线，才能集中群众的智慧和经验，丰富总结的思想内容。
(五)具体写作过程中的要求
1．编好写作提纲
在编写的提纲中，要明确回答想写什么问题，哪些问题是主要问题等。就是简单的总结，不写提纲，也得有个腹稿。
2．交待简要，背景鲜明
总结中的情况叙述必须简明扼要，条理清楚。对工作成绩的大小以及工作的先进，落后，叙述一般要用比较法，通过纵横比较，使得背景鲜明突出。
3．详略须得当
根据总结的目的及中心，对主要问题要详写，次要的要略写。
1.5活动策划的格式与要求
一、活动策划的简要格式
a) 活动背景
b) 活动目的与意义
c) 活动主题及内容
d) 活动时间与地点
e) 参加人员
f) 活动要求及奖项设置
g) 活动准备
h) 活动流程
i) 活动总结及评奖
j) 注意事项（补充说明）
二、活动策划的具体介绍
1. 活动背景 活动的开展一般具有它的社会价值，也有它开展的必要性，可以是反映某些社会背景或社会状况，这是时代的要求，像发生一个大事件给人的反思，像社会某种状况给人的警示等，抑或是它的某些依据，像根据上级指示或者精神，这些社会事件，社会状况，依据等都可以成为活动的背景
2. 活动的目的和意义 一个活动首先使参加活动的成员明白其目的和意义并且使活动的目的与意义深入人心，由此营造一个团结和谐的合作氛围。我们不但要有短期的活动的目的，更要站在一定的高度审视这次活动，升华活动的内涵。明确活动的目的与意义可以使所有的参与成员有一定的目标性，从而指导活动规范有序的开展。要注意活动的目的必须简练、意义必须深远。
3. 活动主题及内容 活动主题要既能概括整个活动，又能达到吸引人的目的。活动的内容必须明确详细，能够涵盖整个活
动的内容及形式。活动内容既要新颖，又要丰富多彩。
4. 活动的时间和地点 活动的时间和地点必须明确，并且拥有
一个流畅的通知流程，保证参与活动的每一个成员都能及时
接到改变时间或地点的通知。活动的时间与地点必须充分考
虑活动参与群体的特殊性与方便性，以保证大部分成员可以
按时参加活动。
5. 活动参加人员 根据活动的性质来确定活动的目标群体，并且尽量扩大活动所适合的人群范围，这样有利于活动更加热烈
而成功的开展。活动开展之前，应该准确统计活动参与群体
中主要人员的联系方式，并最好将活动群体分组，在每一组
中选出其负责人，减轻活动组委会的工作量。
6. 活动要求及奖项设置 明确对活动所有参与成员（工作人员、目标群体、嘉宾及外来人员）的要求，对活动内容的要求及
各部的分工。必要的话，可以设立奖项，但在活动之前，尽
量使活动成员明确活动的奖项设置，以提高参与活动的积极
性
7. 活动准备 活动的准备一般分两部分：宣传方面，通过海报，展板等形式尽可能全面的对活动进行介绍，吸引参加者，增
加他们的兴趣；实质准备，像活动所需物品，邀请嘉宾或评
委，场地的联系工作等等
8. 活动流程 活动的流程是最主要的，尽可能具体完备，应该
分几步，每一步的分工及操作的内容，调动哪些人力物力，
怎么安排，参加人员的参与方式，哪些环节怎么操作等都要
介绍，便于参加人员阅读策划书后了解整个过程，整个过程
要连续一致，以便提高执行的效果
9. 活动预期效果及预算 对活动做出预期，以备总结用，有了
预期也方便活动开展；同时要对活动做出预算，预算要合理，
恰当，最好具体一些，方便执行过程中严格执行
10.注意事项（补充说明） 对过程中的不足之处作备注，提醒
要注意的问题，同时根据活动的不同性质确定活动的后续工
作（例如颁奖晚会、出版刊物、总结表彰大会）。必要时可以
制定一个应急预案，以防活动过程有突发事件。
三、注意事项
a) 主题单一 活动策划前，充分考虑活动的各方面内容与要
求，并且根据参与人群的性质，确定唯一的最合适的活动
主题，从而把活动最重要的信息传达给目标群体，以引起
目标群体的关注，提高活动的知名度以及提高活动参与人
员的数量。
b) 直接地说明利益点 目标群体在参与活动之前，能够了解
到自己在这次活动中能够有什么收获。进而增强目标群体
的参与动力。
c) 活动要围绕主题进行 一切活动都应该紧紧围绕活动的主
题进行，是活动的主题能够深入参入者的内心，从而扩大
活动主题的影响力，达到活动的最初目的。
d) 策划要具有良好的执行性 策划要具有良好的执行性，除
了需要进行周密的思考外，详细的活动安排也是必不可少
的。活动的时间和方式必须考虑执行地点和执行人员的情
况进行仔细分析，在具体安排上应该尽量周全，另外，还
应该考虑外部环境{如天气、民俗}的影响。
e) 变换写作风格 策划书的写作不同于日常的作文写作，所
以这就要求写作人员必须转换自己的写作风格使策划书的
内容符合公文写作的要求，切忌流水帐式的作文写作。
f) 切忌主观言论 在活动策划之前，一定要充分考虑、调查
活动目标群体的想法与需求，切忌主观臆断。
四、强调
策划书的写作必须摆脱平日作文的写作方式，严格按照公文写作的格式与要求进行。策划书的内容必须具有简洁和可执行的特点，使接到策划书的人知道自己该怎么做。
1.6新闻稿写作要求
一、概念
新闻写作是新闻事实的文字表达手段，是准确、鲜明、及时地报道新闻的重要环节。
今天主要介绍新闻写作的一般规律以及几种常用新闻题材的特点和写作方法。要从事新闻写作，首先要知道什么是新闻。新闻是新近发生的事实的报道。新闻写作，实际上就是客观地记叙事实、评述实事。
二、写作原则
a) 符合党的基本路线，自觉执行党的宣传纪律。
b) 实事求是，用事实说话。
c) 迅速及时，讲求时效性。
三、写作规则
1. 在你没有理解事件本身之前，不要动笔去写。
2. 在你不知道你要说些什么之前不要动笔去写。
3. 要表现，不要陈述。
4. 把精彩的引语放在新闻的前头。
5. 把精彩的实例或轶事放在新闻的前头。
6. 运用具体名词和富于动作色彩的动词。
7. 尽量少用形容词，不要在动词上再加用副词。
8. 尽量避免自己去作判断和推理，让事实说话。
9. 在新闻中不要提那些你回答不了的问题。
10.写作要朴实、简洁、诚实、迅速。
总之，新闻写作要做到四个字：真、新、快、活。
四、写作方法
写作新闻要设想并回答读者问的问题，这些问题就构成了新闻六要素，即何时、何地、何人、何事、如何、何故。其中最主要的是何事、何人。写作时要认真写好这几个方面的内容。新闻的结构比较固
定、简单，大多数新闻的结构都是“倒金字塔”式的，就是说：最重要的材料放在开头，次要材料放在后面。新闻的结构具体表现为：标题、导语、主体、结尾，并在文中穿插背景材料。
1．标题 新闻的标题能够概括、提示、评价新闻的内容，揭示新闻的本质，吸引读者的阅读兴趣。标题的好坏直接影响新闻的新闻价值。标题拟写得好，可以吸引读者；拟写得差，一篇好新闻也会被埋没。新闻的标题必须简明、准确地概括新闻内容，帮助读者理解报道的事实。标题包括主题、引题、副题、提要等，可以用不同的字体排出。主题：概括与说明主要事实和思想内容。是标题中最主要的部分，说明最重要的事实或思想，一般字号最大。
引题：也叫肩题、眉题，位于主题之前的辅助性标题，主要作用
是引出主题，揭示新闻的思想意义或交待背景，说明原因，烘托气氛。
副题：又叫子题，位于主题之后的辅助性标题，主要用事实对主题作补充和解释，提示报道的事实结果，或作内容提要。
2．导语 是新闻这一裁体特有的概念，是区别于其他文体的一个重要特征。导语是指一篇新闻的第一自然段或第一句话。它是用简明生动的文字，写出新闻中最主要、最新鲜的事实，鲜明地提示新闻的主题思想，让读者看了导语能对整篇报道的主要内容大体能够了解。具体在写作过程中，也可以只写部分要素，要求好中挑好，把最重要、最新鲜、最能引起读者兴趣的内容，突出的写在导语里。导语的要求，一是要抓住事情的核心，二是要能吸引读者看下去。要做到
第一条，必须具备训练有素的分析能力；要做到第二条，则要有写作技巧。导语写作中的思维过程，通常是以作者的自问自答开始的：①什么事情是已经发生的事件中最重要的？②什么人参加了？谁干的或谁讲的？③是用直接性导语，还是用延缓性导语？④有没有什么吸引人的词汇或生动形象的短语要写进导语中？⑤主题是什么？什么样的动词能最有效地吸引读者？以上五个问题中，第三个问题涉及到导语的类型。那么，导语有哪些类型呢？一类是直接性导语：直接写出事实的核心的导语。多是陈述性的像速记一样地反映事实。另一类是延缓性导语：多用于“软”新闻。即所报道的不是正在发展中的、
变化中的或突发性的事件。它通常用来设置一种现场或创造某种气氛。多是解释性、说明性的。
导语的形式主要有：
叙述式：用摘录或综合的方法，把新闻中最新鲜、最主要的事实简明扼要地写出来。
描写式：对新闻的主要事实或某一有意义的侧面作简洁朴素而又有特色的描写，以酿成气氛。
提问式：先揭露矛盾，鲜明地、尖锐地提出问题，再作简要的回答，引起读者的关注和思考。
结论式：把结论写在开头，提示报道某一事物的意义或目的或总结。
号召式：提出号召，给读者指出方向和奋斗目标。
另外还有摘要式、评论式、综合式、解释式等等。
3．主体 这是新闻的主干部分。它紧接导语之后，起到注释导语的作用，使导语中的事实更加清楚，更加详细，从而写出导语所概括的内容，表现全篇新闻的主题思想。以满足读者深入了解新闻事件的要求。应按“时间顺序”或“ 逻辑顺序”写作，但仍然要先写主要的，再写次要的。
4．背景 什么是背景？新闻背景，指事件的历史背景、周围环境及与其它方面的联系等。在部分新闻中，会提供一定的背景材料，目的在于帮助读者深刻理解新闻的内容和价值以及事实的意义，有时也是作者表达个人的观点。总之会使新闻的内容充实、饱满，富有立体感，并增强新闻的情趣、感染力和说服力，起到衬托、深化主题的作用，也就是我们平时说的“为什么”。有时背景也可以用意义来替换。背景类型常见的有三种：对比性的，说明性的，注释性的。有的新闻学则将背景分为四种：人物背景、地理背景、历史背景和事物背景。
5．结尾 新闻的结尾有小结式、启发式、号召式、分析式、展望式„„等等。这些结尾写作与一般记叙文结尾的写作并无大的不同。
五、段落分布与注意事项
(一)新闻稿撰写与作文相互一致,段落分配也是启,承,转,合.
(二)第一段的导言是全文的精神,最好在60字以内,重点约略提出,提纲挈领.
注意事项(1)
●新闻写作应多使用短句,尽量符合150字以内适当阅读量. ●导言不宜直接用引语,避免无谓困扰.
●每段开头不宜用同样的语句,尤其是相接的两段.如连续几段的开头部用「他说:」,「他表示:」,会让人生厌,也会使人以为作者文思不足.
●连接词(由于,但是)尽量不要用,先拿掉后再看看是否影响句子叙述的完整性,否则将可省略.落笔前先应审慎确认事件之可信度.
注意事项(2)
●使用日常,简单易懂的字:如类似歌迷,影迷,避免改用Fans:「粉丝」.
●写短句子,写简单的句子:简短有力的句子,使读者欣赏起来轻松自然,感受深刻.
●尽量少用专门术语:新闻与写作是要给大家看的,应以贴近生活习惯,浅出的语言.
●尽量少用最,甚,极为或唯一,避免与事实不符,会造成读者抗议.
●不要用避讳引语:某人说就用钱XX说,不使用钱氏说.
●尽量少夹用外文:除非有必要,但不要乱翻译,造成误解. 注意事项(3)
●删去不必要的字:虽简而不漏,意思不变.
如:1.今天起办理报名手续-今天起报名.
●不作无谓的解释:尤其在新闻专题报导中,有必要才解释,没有就省了.
●不记流水帐:除非天天精彩,否则,仅提重要事件.
●人名官衔省略:第一次提全衔,第二次用姓名即可,避免礼多文
虚.
●开会致词愈短愈好:除非有具权威的承诺,避免政令宣导,浪费版面。
1.7纪实的写作要求 纪实就是用“文学”去“记实”，用假去说真。它是一种迅速反映客观真实的现实生活的新兴文学样式，亦称“报告小说”，是报告文学化的小说，也是小说化的报告文学。它以真人真事为基础，可以有一定的虚构性。 纪实文学重在纪实,用事实说话,然后用文学的语言来描写，实家可以对特稿人物的对话做艺术加工。
写作的一般介绍：
一、题目
多采用文学形式命名，亦可用“xxx事件纪实”、“xxx事件追踪”等直接形式。
二、引言
开门见山的引出事情的概况或直设开头留下悬念。引言也可以并入章节中，成为第一章。
三、内容
1．多采用分章节描述，分部分时可按时间顺序、地域、人物来划分，其中时间顺序最为常用。章节题目可为人物语言、情节概括、事件发展进程（如：“未雨绸缪——xxxxx”；“渐进高潮——xxxxx”；“尘埃落定——xxxxx”）等，而这也决定了文章正文的排布，是按时间顺序还是空间顺序，纪实一般用时间顺序。题目中一般不出现“第一部分”、“第一章”等字眼，而是直接命题。
2．多引用当事人语言，采用“事件事实”+“事件结果”+“影响”+“作者个人评价”格式描述每一部分事件。
3．语言多采用文学化的形式，经作者加工润色，以显示事件本质性质为目的，在保证真实性前提下，对故事情节、事件经过、人物对话适度夸张。
4．叙述时事件的具体时间、人物、地点要详尽、真实，人物语言是必不可少的组成部分。
5．纪实没有僵硬的格式，一定用生动的语言叙事，文章要有文学性，而不是简单的流水帐，要有繁有简，当作叙事文章写。
四、结尾：
纪实的结尾一般只有简单的评述或个人意见，通常不会有长篇的论述，如：“抢险工作正在紧张进行，被困矿工依然生死不明。井下的水总有一天会抽干，而随着调查的不断深入，关于瞒报的细节也将被一一查清，相信过不了多久，其背后可能存在的深层次问题就将水落石出。”
1.8常用公文写作的页面设置
1．用纸：A4
2．装订线：左侧
3．页码位置：下居中
4．页边距：上2.5厘米、下2厘米、左2.5厘米、右2厘米
5．字体、字号：
正文：4号仿宋GB2312字体
一级标题：小3号仿宋GB2312加粗
二级标题：4号仿宋GB2312字体
三级标题：4号仿宋GB2312字体
6．标题格式
一级标题：一、二、三、
二级标题：（一） （二） （三）
三级标题：1． 2． 3．
（假如文章各部分最多只需分两层，则一般只需用一级标题和三级标题即可）
备注：这些格式只是常用，但并不唯一，排版整理过程中只要公文格式条理美观即可
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