行政公文管理
第一条 为规范集团公文管理，提高公文办理效率，特制定本办法。
第二条 集团公司所有公文（包括发文及收文）由集团办公室统一管理，集团各下属分支机构行政公文管理参照本办法。
第三条 公文的种类
公文种类主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、意见、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。
第四条 公文格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
1. 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2. 主送部门：指公文主要送达的单位或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要同时报送其他上级，可以用抄报的形式。
3. 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
4. 发文单位：写在公文下方空两行偏右，要写全称。
5. 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要用汉字数字写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
6. 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。
7. 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“鼎丰集团（香港）投资有限公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的正式公文一律用红头文件形式。
8. 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。
9. 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。
10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文日期之前注明附件名称和件数。
11.其它：公文排版要求详见附件。
第五条 行文要求
1.行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版；
2.明确发文权限。属于全面性的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。
3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门负责人审核、签字后交集团办公室审核、登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及多个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交集团办公室。
第六条 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
（一）公文的草拟、打印、校对。
1.经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附件三），公文内的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
2.起草公文后，由办公室秘书（助理）负责核对公文符合公文格式，打印输出。
3.公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。
（二）公文的审核。
文件起草后，由经办部门负责人审核、签字。如涉及其他部门，由经办部门送相关部门会签后，《办文呈批单》同文件一并交集团办公室。
（三）公文的核稿。
所有公文呈批前由集团办公室主任负责核稿。核稿的主要内容包括：
1.是否确实需要行文，行文方式是否妥当；
2.发文审批手续是否完备，所有相关部门是否都已会签；
3.是否符合行文规则和拟制公司的有关要求；
4.公文意思是否得表达清楚、准确。
如核稿不合格，办公室主任签署修改意见后交经办人重新办理。
（四）公文的呈批。
办公室核稿通过后，在《办文呈批单》上填写公文编号和密级，签署处理意见。在《发文登记表》（见附件二）上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在《办文呈批单》上标注“特急”或“急件”字样。按审批权限、业务性质
分类，分别呈相关领导审批。办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。
（五）公文的审批和签发。
公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件须在两个工作日之内审批完毕。
上级领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重拟。如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。
拟稿人重拟后，再次送签时必须附上修改前的原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改。
（六）公文打印。
公文经主管领导签发后，交办公室主任审查后，由办公室行政助理打印。 对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室行政助理填写《发文登记表》后发文，同时将一份正式文件、领导签发的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。
（七）公文盖印、登记。
需要盖章的文件，打印后由办公室秘书（助理）履行盖章手续。《办文呈批单》由办公室秘书（助理）留存备查，办公室秘书（助理）须在《办文呈批单》上签字。
文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的终稿、《办文呈批单》及该文件电子版存档备案。同时由办公室秘书（助理）填写《发文登记表》后发文。
（八）发文。
1.对外发文要求：
（1）办公室行政助理通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文件的当事人须在领用签字。
（2）需以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室行政助理办理。
2.对内发文要求：
（1）对内发文采取在公司内部OA平台上公布或内部发文（纸质文件）两种方式；
（2）对于在公司网站上公布的公文，由办公室行政助理通知相关人员及时
上网查阅，并在《发文登记表》上登记；
（3）对于确需发纸质文件的，只发复印件。并由办公室行政助理通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。
第七条 公文的立卷、归档、废除、借阅等按《档案管理办法》有关规定执行。
第八条 收文程序包括登记、分文、批办、承办、催办等程序。
（一）来文收集、登记。
1.外部来文按来源方式分为两种：
（1）经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文、合同等文件资料。
（2）信函、传真等形式收到外单位（含公司下属分支机构）的正式来文。
2.对于由经办人从外部带回的文件资料，经办人必须及时交到办公室，由办公室行政助理做好来文登记。
（二）分文、呈批。
办公室主任根据事情的轻重缓急，在《文件处理单》签注“特急”或“急件”字样，签署处理意见。按审批权限、业务范围，分别呈相关领导批阅。
（三）文件批阅、批办。
公司领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件须在一个工作日之内阅批完毕，由办公室及时转交承办部门办理。
（四）文件承办、催办。
根据相关领导批办意见，办公室负责将文件转达承办部门，并进行跟踪催办，督促承办部门在规定时间内办理完成。对出现的问题及时向有关领导汇报。
（五）归档
文件在办理完毕后，应及时交回办公室，由办公室负责文件的整理、立卷、归档。
第九条 文件办理期限。
1.传真、机密文件等由领导在批示中写明办理期限；
2.一般文件在收文三个工作日内处理完毕；
3.合同审批文件，按实际需要在既定期限内办理完毕；
4.来文规定有回复期限者，应于所定期限内办理完毕；
5.传阅文件须在当天完成。
行政公文管理
第一条 为规范集团公文管理，提高公文办理效率，特制定本办法。
第二条 集团公司所有公文（包括发文及收文）由集团办公室统一管理，集团各下属分支机构行政公文管理参照本办法。
第三条 公文的种类
公文种类主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、意见、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。
第四条 公文格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
1. 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2. 主送部门：指公文主要送达的单位或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要同时报送其他上级，可以用抄报的形式。
3. 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
4. 发文单位：写在公文下方空两行偏右，要写全称。
5. 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要用汉字数字写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
6. 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。
7. 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“鼎丰集团（香港）投资有限公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的正式公文一律用红头文件形式。
8. 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。
9. 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。
10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文日期之前注明附件名称和件数。
11.其它：公文排版要求详见附件。
第五条 行文要求
1.行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版；
2.明确发文权限。属于全面性的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。
3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门负责人审核、签字后交集团办公室审核、登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及多个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交集团办公室。
第六条 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
（一）公文的草拟、打印、校对。
1.经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附件三），公文内的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
2.起草公文后，由办公室秘书（助理）负责核对公文符合公文格式，打印输出。
3.公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。
（二）公文的审核。
文件起草后，由经办部门负责人审核、签字。如涉及其他部门，由经办部门送相关部门会签后，《办文呈批单》同文件一并交集团办公室。
（三）公文的核稿。
所有公文呈批前由集团办公室主任负责核稿。核稿的主要内容包括：
1.是否确实需要行文，行文方式是否妥当；
2.发文审批手续是否完备，所有相关部门是否都已会签；
3.是否符合行文规则和拟制公司的有关要求；
4.公文意思是否得表达清楚、准确。
如核稿不合格，办公室主任签署修改意见后交经办人重新办理。
（四）公文的呈批。
办公室核稿通过后，在《办文呈批单》上填写公文编号和密级，签署处理意见。在《发文登记表》（见附件二）上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在《办文呈批单》上标注“特急”或“急件”字样。按审批权限、业务性质
分类，分别呈相关领导审批。办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。
（五）公文的审批和签发。
公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件须在两个工作日之内审批完毕。
上级领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重拟。如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。
拟稿人重拟后，再次送签时必须附上修改前的原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改。
（六）公文打印。
公文经主管领导签发后，交办公室主任审查后，由办公室行政助理打印。 对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室行政助理填写《发文登记表》后发文，同时将一份正式文件、领导签发的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。
（七）公文盖印、登记。
需要盖章的文件，打印后由办公室秘书（助理）履行盖章手续。《办文呈批单》由办公室秘书（助理）留存备查，办公室秘书（助理）须在《办文呈批单》上签字。
文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的终稿、《办文呈批单》及该文件电子版存档备案。同时由办公室秘书（助理）填写《发文登记表》后发文。
（八）发文。
1.对外发文要求：
（1）办公室行政助理通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文件的当事人须在领用签字。
（2）需以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室行政助理办理。
2.对内发文要求：
（1）对内发文采取在公司内部OA平台上公布或内部发文（纸质文件）两种方式；
（2）对于在公司网站上公布的公文，由办公室行政助理通知相关人员及时
上网查阅，并在《发文登记表》上登记；
（3）对于确需发纸质文件的，只发复印件。并由办公室行政助理通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。
第七条 公文的立卷、归档、废除、借阅等按《档案管理办法》有关规定执行。
第八条 收文程序包括登记、分文、批办、承办、催办等程序。
（一）来文收集、登记。
1.外部来文按来源方式分为两种：
（1）经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文、合同等文件资料。
（2）信函、传真等形式收到外单位（含公司下属分支机构）的正式来文。
2.对于由经办人从外部带回的文件资料，经办人必须及时交到办公室，由办公室行政助理做好来文登记。
（二）分文、呈批。
办公室主任根据事情的轻重缓急，在《文件处理单》签注“特急”或“急件”字样，签署处理意见。按审批权限、业务范围，分别呈相关领导批阅。
（三）文件批阅、批办。
公司领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件须在一个工作日之内阅批完毕，由办公室及时转交承办部门办理。
（四）文件承办、催办。
根据相关领导批办意见，办公室负责将文件转达承办部门，并进行跟踪催办，督促承办部门在规定时间内办理完成。对出现的问题及时向有关领导汇报。
（五）归档
文件在办理完毕后，应及时交回办公室，由办公室负责文件的整理、立卷、归档。
第九条 文件办理期限。
1.传真、机密文件等由领导在批示中写明办理期限；
2.一般文件在收文三个工作日内处理完毕；
3.合同审批文件，按实际需要在既定期限内办理完毕；
4.来文规定有回复期限者，应于所定期限内办理完毕；
5.传阅文件须在当天完成。