浅 议 商 务 英 语 信 函 的 写 作
◆陆 浔 伍泽君 间就会 开溜去看其他频 道 ， 然后 再 回来 看结 尾 。因此 别把 重要信 息 埋 没 在 长 句 的 中间 位 置 ， 样 可 能 会 被 人 忽 略 漏 看 。 这
（ 江西财经职业学院 ）
【 摘要】面对客户， 同事 ， 司， 函 ， 告 ， 上 信 报 电子邮件 ……很 多初入 公 司的 新手 会 讲 英 语 ， 是 不 知 道 如 何 写 出 简单 、 体 、 效 沟 通 的 但 得 有
商务文件 。此篇文章主要论述 了商务 英语信 函的写作技巧 。写作 商务应 用文句子的平均长度为 １ ５到 １ ８个 单词 。这 是使读者 需要不断革新 ， 应社会、 适 科技 以及商业 的发展 ， 而清晰、 从 准确的 能 够快 速理解句意的最佳长度 。如果超 过 １ 单词 ， 者看到这 ８个 读 写符合 时代要求的信 函、 备忘 录、 报告 、 传真以及 电子 邮件 。这 些技
巧 可 以 帮助 我 们 增 强 个 人 的 写 作 风 格 ， 免 写 作 障 碍 ， 除 过 时 的 避 消
种句子要 么会跳 过中间的细节 ， 么就会 错误 的理解句意 ， 要 因此长
度应切 成两到三个短句为宜 。
套话 ， 用强有 力的沟通 词语 ， 运 创建 高效 的信 函、 备忘 录、 告、 报 传 真等。 【 关键词】商务英语 电子 邮件 写作技 巧
最佳 的商务信 函应该 由长短不 同地 句子组成 。太 多长句会使 人不知所措 ， 太多短句则读起来像是／ Ｊ 絮语 ， ＪＬ ， 长短句交 错的文章 对读者最具 吸引力。 标点超过 四处 的句子令人难 以卒读 。句 子因为太复 杂而需要
那么多 的标点 的话 ， 者是很 难读 懂 的。把 这样 的长 句断成 两句 读 每一份信 函 、 邮件或者传 真 ， 都代表 着公 司 的形象 ， 显示 公 司的水 或 更 多 的短 句 ， 样 有 助 于 有 逻 辑 地 清 楚 明 白地 表 达 观 点 。 这 平 和实力 。同时 ， 可以用这种 方式 来评 估 和 了解 买 家。商务 信 也 表达三个乃 至更 多观点 时使 用列表 是最 好 的办法 ， 标题式 的 函写 作 决 定 了是 否 以专 业 的方 式 跟 买 家 进 行 有 效 的 沟 通 ， 业 务 在 列 表 可 以帮 助 读 者 迅 速 掌 握 要 点 ， 且 也 留有 空 白 的问 隔 。 而 往来 中占据着举足轻重的地位 。因此商 务信 函的写作技巧是 国际 商务人员必须掌握 的一 门重要功课 。 尽管写作在今天 已经 被列 为商业 领域 的关 键技能 之一 ， 在 但
这 一 领 域 接 收 过 全 面 训 练 的人 还 是 少 之 又 少 的 ， 们 要 不 就 是 在 人
四 、 段 分
商务信 函写作能力 直接影 响 到买家对 公 司的评估 ， 给客 户的
信 函、 备忘 录
和报告 的起 始段 落 与结尾段 落 的长度 不应超 过 三到四行 。从心理学 的角度上看 ， 如果段 落过 长 ， 就可能使读 者不
愿 意 花 时 间 继 续 看 下 去 。 结 尾 段 落 也 应 该 简 短 扼 要 ， 白 说 明读 明
几乎无须动笔的课程上学有专攻 ， 么就是专攻 学术写作 之道 ， 要 而 学术写作与商务写作不是一 回事 。 学术写作与商务 写作 的不同 ， 主要 在于读者 和写作 目的不 同。 在学术写作 中， 写作者 的 目的是 要让 有 限的读 者信服 自己在专业
者应该采取怎样 的行 动。意思 表达 的越 清楚越 准确 ， 有可能得 越
到想 要 的 效 果 ，
位 于信函 、 备忘 录或 报告 肢体 部分 的段落 绝不应 该超 过 ８行
长 。今 天的读者 已经不 习惯长篇 大论 ， 们会撇 开 中间 的段落之 他 领域的博学 。读 者通 常也是 行业 内的专家 ， 他们 阅读 和评 价论文 看第一 和最后一 句。因此 ， 了保证读 者不漏掉 重要 的信息 ， 为 将段 是有报酬的。 落 长 度 控 制 在 ８行 以 内是 最 好 的 。 而在商 务英语写作 领域 ， 章是 写给那 些可 能并 不 了解 写作 文 电子 邮件 中的起 始和结尾应该 只有 ２～３行长 ， 主题部分段落 题材 的各行各业 的读者看 的。商 务文章 的写 作 ， 受到 时间 和金钱 长度不应该超过 ５行 。凡事为读者着想起见 ， 尽可能缩短段落 。 两 方 面 的 限制 ， 外 ， 者 无 须 ， 不 想 花 时 间 来 整 理 和 阅 读 那 些 另 读 也 冗长而复杂 的文章 ， 因此 ， 今天 的商务 沟通要求 的是一种 简洁明 了
易 懂 的文 风 。
五 、 观 外
外观是非常重要 的。大多数人 并不关心 文档 的外 观。然而一 封信 函， 电子邮件或报告 的外观如何 ， 在很大程 度上决定 了收件方
是 否 愿 意 拆 开 阅 读 。如 果 其 书 写 潦 草 难 懂 ， 对 方 可 能 就 会 忽 略 那
因此要符合上述交流 的要求 ， 并且树立起 专业 ， 以顾客 为本 和
思 维 清 晰 的 形 象 ， 注 意 的一 些 问 题 如 下 。 要 读者
一
其 内容或推迟到 以后再 阅读 。
、
了 ｗｒ ｏｄ软件 ， 人们 有机会 使用 多种 大量 不 同的字 体 ， 但是 如果 同 口头的交流） 的首要原则 即便是 了解 听众 ， 一切都 围绕着 这一原则 时使 用 多 种 字 体 ， 出 的 东 西 就 会 获 得 “ 索 信 ” 样 的 效 果 。 字 写 勒 一 进行。 号要慎重 的选择 ， 太小太大都 不利 于读 者的阅读 。
二 、 词 遣
了解读者是成功的关键 。无 论任何 交 流 （ 无论是 文 书的还 是
选择合适的字体和字号 。字体应 以
适宜 阅读 为标准 。现在 有
来写 。有些人 以为这样 可 以突 出个人 的风格 或趣 味 ， 于是 大部分 章的难度稍稍低于人们 通常 的理解 水平 ， 那他 们理 解起来 就会 更 甚 至 整 篇 文 档 都 用 大 写 字 母 、 体 字 或 斜 体 字 来 写 。但 是 这 些 字 粗 快 。在生意场上 的人 ， 无论 是老板 还是 打工族 都没 有 时间为 了看 体很难 阅读 ， 果不 加 节制 的 滥用 ， 倒 使它 们 丧失 了正 常 的功 如 反 懂生词而去查字典 。所 以为 了确保 普通读 者正 确理 解你 的意思 ， 用—— 即对某些单词或 习语起 到强调作用 。只在 其强调作 用时用 尽 量 挑 选 短 小 精 悍 的 简 单 词 汇 。 这 样 也 就 减 少 了 产 生 误 解 的 大 写 字 母 、 体 字或 斜 体 字 。 粗 可能 。 参考文献 ： 行话 仍有用武之地。行 话是在特定 的团体或行业 内使用 的专 ［ ］ 晓 莉． 务 英 语 函 电教 学探 讨 ［ ］ 北 方 经 贸，０ ４ １侯 商 Ｊ． ２０ ， 业语 言。如果 给这样 的 团体 写信 ， 话就 能 比平 常 的语言 更清 晰 行 更准确的解释某些 概念 ， 也有 助于 于技术 人员读 者建 立起 和谐 友
好 的联 系 。 三 、 句 造
（） ２．
简单 的词效果 是最好 的。阅读 理解 研究 的结果 显示 ， 果文 如
绝不 要整篇文档或 电子邮件 都用 大写 字母 、 粗体 字或 斜体字
［ ］熊 伟．国 际 贸 易 实 务 英 语 ［ ．武 汉 ： 汉 大 学 出 版 ２ Ｍ］ 武
社 ，０ １ ２０ ．
句首 、 句尾的内容应 该得 到突 出。人们 在看 电视情 景喜 剧 时
［ ］ 芳 ， 慧 萍． 经 贸 英 语 函 电 ［ ． 京 ： ３谈 苏 外 Ｍ］ 北 学林 出版
社 ．０ ５ ２０．
也是这样一个情形 ， 他们一打开电视 ， 因为熟悉 剧情 的发展 看到 中
１ ５
浅 议 商 务 英 语 信 函 的 写 作
◆陆 浔 伍泽君 间就会 开溜去看其他频 道 ， 然后 再 回来 看结 尾 。因此 别把 重要信 息 埋 没 在 长 句 的 中间 位 置 ， 样 可 能 会 被 人 忽 略 漏 看 。 这
（ 江西财经职业学院 ）
【 摘要】面对客户， 同事 ， 司， 函 ， 告 ， 上 信 报 电子邮件 ……很 多初入 公 司的 新手 会 讲 英 语 ， 是 不 知 道 如 何 写 出 简单 、 体 、 效 沟 通 的 但 得 有
商务文件 。此篇文章主要论述 了商务 英语信 函的写作技巧 。写作 商务应 用文句子的平均长度为 １ ５到 １ ８个 单词 。这 是使读者 需要不断革新 ， 应社会、 适 科技 以及商业 的发展 ， 而清晰、 从 准确的 能 够快 速理解句意的最佳长度 。如果超 过 １ 单词 ， 者看到这 ８个 读 写符合 时代要求的信 函、 备忘 录、 报告 、 传真以及 电子 邮件 。这 些技
巧 可 以 帮助 我 们 增 强 个 人 的 写 作 风 格 ， 免 写 作 障 碍 ， 除 过 时 的 避 消
种句子要 么会跳 过中间的细节 ， 么就会 错误 的理解句意 ， 要 因此长
度应切 成两到三个短句为宜 。
套话 ， 用强有 力的沟通 词语 ， 运 创建 高效 的信 函、 备忘 录、 告、 报 传 真等。 【 关键词】商务英语 电子 邮件 写作技 巧
最佳 的商务信 函应该 由长短不 同地 句子组成 。太 多长句会使 人不知所措 ， 太多短句则读起来像是／ Ｊ 絮语 ， ＪＬ ， 长短句交 错的文章 对读者最具 吸引力。 标点超过 四处 的句子令人难 以卒读 。句 子因为太复 杂而需要
那么多 的标点 的话 ， 者是很 难读 懂 的。把 这样 的长 句断成 两句 读 每一份信 函 、 邮件或者传 真 ， 都代表 着公 司 的形象 ， 显示 公 司的水 或 更 多 的短 句 ， 样 有 助 于 有 逻 辑 地 清 楚 明 白地 表 达 观 点 。 这 平 和实力 。同时 ， 可以用这种 方式 来评 估 和 了解 买 家。商务 信 也 表达三个乃 至更 多观点 时使 用列表 是最 好 的办法 ， 标题式 的 函写 作 决 定 了是 否 以专 业 的方 式 跟 买 家 进 行 有 效 的 沟 通 ， 业 务 在 列 表 可 以帮 助 读 者 迅 速 掌 握 要 点 ， 且 也 留有 空 白 的问 隔 。 而 往来 中占据着举足轻重的地位 。因此商 务信 函的写作技巧是 国际 商务人员必须掌握 的一 门重要功课 。 尽管写作在今天 已经 被列 为商业 领域 的关 键技能 之一 ， 在 但
这 一 领 域 接 收 过 全 面 训 练 的人 还 是 少 之 又 少 的 ， 们 要 不 就 是 在 人
四 、 段 分
商务信 函写作能力 直接影 响 到买家对 公 司的评估 ， 给客 户的
信 函、 备忘 录
和报告 的起 始段 落 与结尾段 落 的长度 不应超 过 三到四行 。从心理学 的角度上看 ， 如果段 落过 长 ， 就可能使读 者不
愿 意 花 时 间 继 续 看 下 去 。 结 尾 段 落 也 应 该 简 短 扼 要 ， 白 说 明读 明
几乎无须动笔的课程上学有专攻 ， 么就是专攻 学术写作 之道 ， 要 而 学术写作与商务写作不是一 回事 。 学术写作与商务 写作 的不同 ， 主要 在于读者 和写作 目的不 同。 在学术写作 中， 写作者 的 目的是 要让 有 限的读 者信服 自己在专业
者应该采取怎样 的行 动。意思 表达 的越 清楚越 准确 ， 有可能得 越
到想 要 的 效 果 ，
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其 内容或推迟到 以后再 阅读 。
、
了 ｗｒ ｏｄ软件 ， 人们 有机会 使用 多种 大量 不 同的字 体 ， 但是 如果 同 口头的交流） 的首要原则 即便是 了解 听众 ， 一切都 围绕着 这一原则 时使 用 多 种 字 体 ， 出 的 东 西 就 会 获 得 “ 索 信 ” 样 的 效 果 。 字 写 勒 一 进行。 号要慎重 的选择 ， 太小太大都 不利 于读 者的阅读 。
二 、 词 遣
了解读者是成功的关键 。无 论任何 交 流 （ 无论是 文 书的还 是
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适宜 阅读 为标准 。现在 有
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好 的联 系 。 三 、 句 造
（） ２．
简单 的词效果 是最好 的。阅读 理解 研究 的结果 显示 ， 果文 如
绝不 要整篇文档或 电子邮件 都用 大写 字母 、 粗体 字或 斜体字
［ ］熊 伟．国 际 贸 易 实 务 英 语 ［ ．武 汉 ： 汉 大 学 出 版 ２ Ｍ］ 武
社 ，０ １ ２０ ．
句首 、 句尾的内容应 该得 到突 出。人们 在看 电视情 景喜 剧 时
［ ］ 芳 ， 慧 萍． 经 贸 英 语 函 电 ［ ． 京 ： ３谈 苏 外 Ｍ］ 北 学林 出版
社 ．０ ５ ２０．
也是这样一个情形 ， 他们一打开电视 ， 因为熟悉 剧情 的发展 看到 中
１ ５