国际船舶代理人业务范围
（一）.业务范围：
1）办理船舶进出港口的手续，联系安排引航，靠泊和装卸
2）代签提单，运输合同，代为接受订舱业务
3）办理船舶，集装箱及货物的报关手续
4）承揽货物，组织货物来源，办理集装箱货物的托运和中转
5）代受运费，代办结算
6）组织客源，办理海上旅客运输业务
7）其他相关业务
8）代办货物查询，理赔，溢卸货物的处理
9） 洽谈办理船舶的检疫检验，修理，熏舱，洗舱，扫舱，燃料，淡水，物料的供应
10）办理集装箱的装卸，堆存，拆箱，装箱，清洗，熏蒸，检疫
11）洽办集装箱的建造和修理
12）办理集装箱的租赁，买卖，交接，转运，收箱，盘存，签发集装箱交接单证。
13）经办船舶的租赁，买卖，交接工作，代签租船和买卖合同
14）办理速遣费和滞期费的计算与结算。
15）联系海上救助，洽办海事处理
16）代聘船员并签订合同，代办海员护照，领事签证，联系申请海员证书，安排船 员调换，遣送和参观游览。
17）提供业务咨询和信息服务。
(二).业务详解：
1）接受委托:
A, 审核下列事宜： 船籍，船舶规范，注意港口限制，是否需要特种设备装卸货物，货物的种类，重量和性质，包装。装卸费用的负担，提单的格式，扫舱，洗舱，捆扎，油料，淡水，垫料，伙食，航次修理，吨税执照的期限，检疫证明，交船地点，危险品运输许可，货物的货积载图，提单副本，舱单，集装箱号清单，危险品舱单，超高超宽箱清单，超长超重清单，船员名单或旅客名单。租船合同，主要条款。来港，去港名称。
B, 通知船长，发抵港的时间，吃水等船舶动态和船员名单，旅客名单
C, 舱单上的注明装货条款
D，备用金的收取和备用金收取凭证，财务对帐
E，特殊船舶进港，与海事局提前联系
F，落实各种费用，包括，船员的调动，借支，和理货等费用。
G，和海事局，货主联系，制定计划，码头靠泊计划，装卸计划，特殊设备使用计划。
H，计划的执行，与港方签订滞期和速遣事项，并核算滞期费和速遣费。计算装卸时间。
2)船舶抵港前的准备工作（进口业务）
A, 向报告港港务局和海事局报告船舶信息，并与港方商定靠港时间，把结果通知船方和委托人
B，掌握来港船舶的动态，与三方保持联系。
C，通告船方港口的规定和水道规章，通知引航时间地点，和装卸计划
D，填写“国际航行船舶进口岸申请书”和“船舶规范”报海事局，之后送海关，边防，检验检疫机构。了解泊位信息，通告港口作业区船舶的状态（船舶净吨，吊杆负荷，吃水，装卸要求）
E，向委托方索取进口货运单证，（载货清单，提单副本，货物积载图，集装箱位图，），复印份数提交装卸作业区和理货公司，危险品进入需提前72小时，报海事局批准，分送港口作业区和船方。来港装出口货物的船舶，要及时通知发货人提交货物出口托运单，办理货物的集港，制作，舱单，大件尺码，危险品货物申报单，准装单，装载特殊要求，分送港口有关单位。
F，了解船舶是否需要扫舱，洗舱，货物验舱等特殊要求
G，填写“船舶费用分摊表”送装卸公司。
H，根据租约的要求，了解“交船准备就绪通知书”或“装卸时间事实记录表”的要求。
I，接受委托方的授权，同港方订立“滞期/速遣事宜的协议“。
J，编录月度来港船舶计划，送港务局和港口作业区。 K，协助船方和委托方办理检验检疫，验舱，修理，补给计划。
3）船舶在锚地期间的工作：
A, 船舶到达锚地后，与船长联系，取得船舶信息，通知船长靠泊计划，锚地检验检疫的时间，引水员上船时间，同时发出到船电报。
B，将船舶下锚时间，锚位通知海事局和港务局。
C，提交“吨税申请书”，“总申报单”“船员名单（旅客名单）”“船员物品清单”“船舶物品清单”“航海健康申报书”“货物申报单”“进口货物载货清单”――海关，边防，海事，检验检疫机构。
D，24小时，与船方保持联系。
E，协助和掌握船舶的修理，加水，加油，检测主机，船员调动的情况。
F，进港计划确定后，立即通知船长作进港准备，引水员上船，起锚，作业时间，向船公司和委托人报告船舶信息。
G, 处理检验检疫工作。
4）船舶在港作业期间的工作：
A，船舶靠港，外勤人员核对靠泊时间，拖轮使用时间，引水员/上下船的时间，告诉船长作业安排，预计离港时间，向委托方发送靠泊电。
B，协助船长填写各种申请表格
C，检验船舶的吨税执照，“船舶吨税申报单”，
D，向船长索取进口货物单证，
E，按租约要求，接受船方的“船舶装卸准备就绪通知书”
F，核对吊杆数和负荷数量，了解备机时间。
G，请船长签署各项已产生的费用单据，记录船长交办事宜
H，接受船长签字的海事报告，航海日志，举证材料， I，船舶修理，联系船厂，安排修船，做好船检准备。 J，还船的检验检测，测油，向委托方交检验证书和还船证书
K，根据委托方安培理货，
L，制作作业记录（动态报告），向船长和委托方通报。
六．驻船外勤工作注意要点
船舶现场服务是船舶代理业务中十分重要的一环，服务水平的高低将直接影响到船舶来港任务能否得以顺利及时完成，港口使费能否得以控制，船舶能否按时顺利开航。国内一般将外勤翻译成BOARDING CLERK，国外也有称其为WATER CLERK的。船方往往称其为AGENT。
对于船方来讲，船舶驶抵一个港口后，往往不熟悉当地情况，需要一个了解当地情况又肯全心全意为其提供帮助和服务的代理人，而这就是外勤需要扮演好的角色。海运界流传着“CALL YOUR AGENT”的说法：If you want go ashore, call your agent. If you need local money, call your agent. If you have problem, call your agent. If you …从中也可见代理在船员心目中的作用和地位。
外勤工作职责范围和工作方式各国都不太相同，即使在中国，各代理公司由于规模不同或体制不同也有一些区别。在中远法国公司，除大部分船舶代理业务分包给分代理来做以外，在勒哈弗港和马赛港由自己来做外勤现场服务工作，由于挂靠船舶不多，两地都只配置了一名外勤业务员，外勤业务员的工作职责范围是从计划调度、作业安排到港口使费控制（所有分包方收费单据都需要经过外勤签字确认后才由财务支付）、现场服务（上船）、动态联系报告一直到港口使费结算报告的审核与寄送。外勤在签约时就确定了加班包干费（LUMP SUM OVERTIME PAY）工资体系，工资水平高于一般员工50%，但只要有船，有工作，无论加班多少，不再支付加班费，而且，夜间或休息日加了班，仍需按正常作息时间上班（除非连续工作时间过长，说明情况后可以特批进行生理恢复所必要的睡眠休息）。在日本，外勤的工作职责范围基本与法国相同，但由于日本各行各业计划性都比较强，透明度很高，装卸作业工班、进度和加班都根据代理指令安排，其港口使费控制更为正确和及时，船到前基本上就可以预算出总费用，船舶开航前，船方就可以拿到外勤编制的船舶在港使费开支明细（初算结果）。在外代垄断经营的年代，由于公司业务量大，分工细，大部分外代基本上都实行分段式服务，综合计划调度负责接受委托，单船计划调度按照分工负责自己负责范围内船舶的作业联系安排和动态联系报告，外勤负责现场服务，甚至外勤还有详细分工，分别为联检、锚地、泊位、夜间值班、休息日值班、医疗遣返、备件转递、供应、租船代表等，造成一条船前后上船办事的代理人多达十多人的局面，船方意见很大。目前外代系统的代理服务方式仍然还不完全相同，大部分已经采用一条龙包船服务的方式，但由于公司规模大，大都还没有包含港口使费预算和控制，还有一些仍然还没有包括船舶动态联系的职责。
由于本人实际从事外勤业务工作的时间不长，相隔年代又比较久远，现仅就本人了解的外勤业务工作谈谈船舶现场服务所需要注意的一些问题和要点：
1．外勤接到包船任务后，首先必须完全彻底地熟悉了解船舶性质、来港任务、作业安排计划和港口能力、委托方和船方委办事项等一切与本船相关的事宜，提前做好联系、落实、安排。这是至关重要的一点。
尤其是还没有完全彻底实行一条龙服务方式的代理，必须将有关船舶抵港前的所有来往函电、资料等阅读整理清楚并与计划调度沟通，了解事前联系安排落实的情况。决不能在上船后面对船方一问三不知，不能把自己降低到会说外语的高级通讯员的位置上去（以前还有船员信件GARAMATA，还曾发生过上错船的笑话）。对有装卸作业任务的船，还应尽可能详细地掌握货物性能（SF及特性）、备妥（许可证、报关报验、存放地、备妥数量、装船方式等）、接运（直取、过驳、装车捣运、落地、进库、浮吊作业、灌包等）、作业安排（开工时间、工班数、移泊计划等）等各方面的情况和信息。在实行分段式服务的代理公司，各环节联系往往会出现脱节和联系不畅的情况，目前大多数外代仍在使用的单船业务工作记录本和单船作业卡片（部分外代已开发了船舶动态管理软件）在一定程度上可以部分弥补这一缺陷。实行一条龙服务的代理往往可以避免这方面的问题，但如果包船人员变化、通讯联络和信息共享得不到保障，会出现更为严重的缺陷，即当委托方或船方与包船外勤联系不上转而与公司值班人员或其他人员联系时，会出现一问三不知的尴尬情况。
2． 外语口语（听说能力）的培训对外勤来说也十分重要。在这里需要说明一点，外语听说能力并非指学校考试时测试出来的水平，而是指工作中实际交流、应变和模仿学习的能力，与参加工作后语言环境、使用频率、自身努力有关。（两次驾校经历，I NOVERMBER YOU的笑话）。由于外勤工作的特点，所接触的往往是来自世界各地的非正宗英语作为母语的船员，学校毕业生中英语口语考试水平高的在外勤实际业务工作中其沟通能力往往不一定比差的强。由于海运长期低迷不景气，原来发达国家垄断的海运业以及高级船员职位越来越多地被发展中国家的船公司和海员所替代，与这些船员交流所需要的是沟通能力。在法国时法国员工就曾给我讲过一个“I need a deep sea pilot”的故事。此外，外勤应该努力学习和掌握相关专业词汇。例如，在VHF通讯和电话沟通中，需要使用对方能够明确理解的专业用语，否则常常会出现误解，如P B T E常常会被听错。ALFA，BRAVO是海运通用拼字母用语，但在电话联系时，一般人相对熟悉的是用地理名称，如AMERICA A，KOBE K，HONGKONG H等。在数字方面，中国人用洞、幺来替代零和壹，日本人用常MARU替代零。对于会非英语语种的外勤（如日语、俄语、朝语等），还必须有英语作为第二外语，否则就不能成为一个称职的外勤。
3． 由于历史形成的原因，外代过去还常常需要向首次临时来港且缺少航行资料的船舶发航道通知（进港、老铁山水道、琼州海峡、长江南水道等）以及其他临时航行通告（军事演习、导弹发射禁航，沉船位置等）。一些外代仍在继续这样做。原则上讲，这项工作是船东和港监的职责范围，但作为称职的代理，做了也是理所当然的。但起草并发出的这类通知和通告必须经过港务监督的审核认可，翻译不能出错，以免酿成大祸，承担重大责任。
4．现场服务和协调工作。外勤现场服务的方式基本上可以分为两种，驻船服务和定时、有事服务。一般对特种船舶和特殊泊位的船舶可以采用驻船服务方式。例如：大型旅游观光船（散客），远离办公地点
的油轮或其他随时进行船岸协调沟通（包括翻译）的船舶，锚地或浮筒作业船舶，在非监管区、非传统作业区域内进行作业的船舶等，常常需要外勤驻船服务。本人曾在QE2驻船服务过，还曾经常在油轮驻船服务。随着通讯方式的现代化和便利化，越来越多地采用了定时和有事服务方式，但必须保证通讯联络畅通。
5.外勤现场服务应该采用主动服务方式，只做被动服务的外勤不能说是好外勤。外勤必须认真站在委托方和船方立场上来考虑问题，事前详细计划安排，做好各方面准备，主动提出问题、建议和方案，为委托方和船方排忧解难。适当时机还要通过合理方式向委托方和船方介绍自己所做的努力及所取得的成果。此外，现场协调能力也是外勤必须具备的素质。往往船岸发生争议需要外勤出面协调，协调能力强的外勤往往会在短时间内使问题得到解决，这点同样需要经验积累和培训。在现场服务过程中，常常会遇到同时受委托方授权委托或同意来船、到现场工作的船东、船员配置公司、租方、买方、保险、检验、海事调查的代表或相关人员，外勤应尽量争取了解掌握他们所代表的利益方，确认是否得到了委托方的授权或同意，争取协调好与他们的关系。对委托方派遣来的代表、监装监卸人员，要积极配合他们的工作并适当提供服务，不要与他们争功（争取与他们协调后再向委托方报告有关信息）。外勤在处理这类问题的过程中，一定程度上必须学会“看人下菜碟”。在涉及国家利益、公司利益等方面的原则问题上，必须站稳立场，坚持原则。
外勤提供现场服务需要明确自己的地位和立场，了解自己的授权行事的范围，不要越权办事。个别外勤往往单纯地认为自己就是为船长或船方服务的，这种认识是不全面的。外勤首先要明确其首要任务是为委托方服务，而船长和船员所代表的利益往往并非一定就是委托方。当双方服务对象不同时，尤其需要谨慎行事，在尽量满足船方要求、为船方办事的基础上，如遇原则问题和有重大利益冲突时，必须掌握原则，及时与委托方沟通，采取恰当的方式来解决问题。自己判断有困难时，应及时向领导请示报告，不能无原则迁就船方。（举例说明：韩国夺船案，韩国船员减速装船案，苏联船员酗酒闹事案，苏联船长酗酒拒签提单拒开船案）
6．确定服务标准，进行规范服务。外代有“八要八不要”和“船舶动态联系考核标准”等一系列服务标准。对船代整体服务来讲，除对委托方服务之外，在间接服务方面也要加强，也要尽量为关联客户提供便利措施（一站式服务、在线服务、窗口服务等）。对有特殊要求的客户则按要求制定特殊服务规范。遇到投诉要及时落实处理。
7．重视安全和保密。安全包括外勤的自身人身安全，也包括船舶、船员和现场作业安全。代理、工人、船员在工作中造成落水、掉舱、窒息、中毒、遭遇火灾等工伤事故的情况时有发生，因此注意安全、掌握了解安全知识是十分重要的。船舶安全包括航行、防火防爆、防污染、防偷渡、防盗抢、防台等许多方面，最近又增加反恐。代理应该了解这方面的知识，协助船方和有关方面做好各项安全工作。特别是在特资、
油轮、LNG、LPG船、危险品运输船等特殊船舶的代理现场服务过程中尤其要注意。通过http://www.npmoc.navy.mil/jtwc.html 或http://tenki.jp/点击“台风情报来查阅即时天气预报。
8．重视办理船舶装卸作业相关手续。对来港进行装卸货物作业的船舶，外勤应按照公司规定的工作程序及时办理相关手续。卸货船要及时收集整理并与船方核对补齐卸货单证（进口货物舱单、分舱单、货物积载图、危险品清单、重大件或特种货物清单、提单副本等），船图必须有船方签字，一般还需要翻译成中文并加注船方对卸货作业的相关要求，及时将上述单证分发给装卸和理货公司。装货船要及时将装货清单送交船方并协助船方尽快编制好装货船图，然后将装货清单和船图分发给装卸公司和外理按图作业。船图必须由船方签字，要协助船方将装货作业的各项具体要求及预计装货完毕的船舶前后吃水标注在船图上（外文编制的船图一般还需要翻译成中文）。提前向船方核实货舱备妥情况，督促船方及时安排验舱（特别是装运法定验舱的货物）和宣载（对有增减量选择的散货），落实是否需要岸上工人铺垫、隔票或加固，是否备妥相关材料等。船舶开始装卸作业后要每天与船方和相关单位沟通，了解作业进度和协调解决装卸作业中出现的问题。外勤应该努力学习与船舶、货物、配载及装卸货物作业相关的专业知识，在工作实践中不断提高业务能力。只有具备专业知识的外勤才能成为合格的外勤，才能为船方提供相应的优质服务，决不应该满足于当一名高级通讯员。
9．要注意培养和提高自己的个人素质，坚持诚信原则，决不能见利忘义。要了解不同国籍外国人的不同思维方式，西方发达国家的人（特别是美国人）喜欢直来直去，要求你答复“YES”OR“NO”，不愿意听“考虑考虑”“研究研究”，你打了保票就必须兑现，所以最好不要轻易打保票，应该把实情告诉他（丑话说在前）。我在法国工作期间，法国有一份报纸用整整一个版面的篇幅刊登了一篇有关中国海运的报道分析文章，内容中有不少对中国的偏见和攻击（中远是政府控制的为政治和战略服务的准军事机构等），也有击中要害的评论（NOT YES NOT NO—打官腔）。我让法国人将其翻译成英文，我再将英文翻成中文传回国内领导参考。法国人有一次生气后说：We are not playing the same game. 就是对不守规矩，捣糨糊的做法不满的表示。东方人普遍讲究礼仪，客套，但办起事来比较复杂，常常需要费很大周折和耗时间。希腊人的诚信评价在欧洲不高，Please do not greek me.就具有代表性。外勤在日常工作中要注意个人形象，有针对性地开展工作和对话。日本人守时、仔细，讲究严密和服从，讲究在职权范围内行事，法国人散漫、开朗和讲究享受，工作效率不高。
单船作业卡，其中包含以下文件:：
1. 与船长，客户之间的往来e-mail
2. 船舶载运危险货物申报单 Declaration form for dangerous goods carried by ships
3. 由托运人出具 船舶载运外贸散装液态危险货物进港预报告表
4. 船舶排污申报表(船名,国籍,ETA BURSE ETD 排污量)
5. 船舶申报表(到海关)呼号 航次 船名 国籍 ETA ETD
6. ESTIMATE PORT DISBURSEMENT (PORT CHARGES, AGENCY COST, OTHERS. PILOTAGE引航费 TUGGAGE拖轮使用费 MOORING解缆系缆费 SUNDRIES其他)
7. 船舶出口装货联系单
8. 海运出口托运单
9. CARGO MANIFEST
10. DESPATCH AGREEMENT 速遣协议
11. LINER B/L 排船提单(由港务局排船入港出港)
2.2.2在船务计划操作中与船长及船务委托人之间的来往email中包含了很多缩写，其中我在过去不熟悉的有:
RPM radio prestique message DERATTING 除鼠证 PROVISION 补给
F/2.0M A/4.6M M/3.3M 前吃水 后吃水 中吃水 air draft:28m 水上高度RGDS regards master船长INTINEARY 动态 ASF as follows CC copy to BERTH码头
Surveyors 检验 TUGHIRE拖轮使用费 FYI for your information HP马力 BOW THRUSTER 撤退TIDAL(tide al)潮水
2.2.3部分文件的翻译：
APPLICATION FOR TONNAGE DUES CERTIFICATE 吨位申请书 REPORT OF ENTRY FOR INCOMING SHIP 船舶进港申报单
GENERAL DECLARATION总申报单
CREW LIST 船员名单
CREW ’ S EFFECTS DECLARATION船员物品申报单
SHIP’S STORES DECLARATION 船用物品申报单
MARINTIME DECLARATION OF HEALTH健康申明
ENTRY-EXIT INSPECTION AND QUARANTINE OF THE PRC
中华人民共和国出入境检验检疫航海健康申报证
CARGO DECLARATION货物申报单
NOTICE OF REDINESS 备妥通知书
2.2.4船务代理相关：
船务代理含义：代表委托方负责船舶进出港口的操作，在港期间的管理和维护。 船务代理涉及业务：
1．办理船舶进出港口手续，联系安排引航，靠泊和装卸
2．代签提单，运输合同，代办接受订舱业务
3．办理船舶，集装箱以及货物的报关手续
4．承揽货物，组织货载，办理货物与集装箱的托运和中转
5．代收运费，代办结算
6．组织客源，办理有关海上旅客业务
港口代理业务：
1抵港前：明确委托关系，了解来港船舶性质，任务，租约及有关货物买卖合同条款，运输契约等。向有关口岸查验单位办理船舶进港。检验检疫申报手续（国际航行船舶进口岸申请书，船舶报告概况单，国际航行船舶进出口载货清单，O B/L STOWAGE PLAN， 船舶载运危险货物申报单，船舶费用分摊表，船舶速遣协议书）
2船舶在锚地：
1)与船长联系，了解锚位，抵港实际吃水，船上存油存水情况，通知靠泊计划，锚地检疫时间，引水员上船时间，同时向委托方发到泊电报。
2)将下锚时间，锚位通知海事局和港务局调度
3)将吨税申请书，总申报书，船员（旅客）名单，船员物品清单，船舶物品清单，航海健康申报单，进出口载货清单分别向海关，边防，海事局，检验检疫部门办理进口申报系统。
4)保持与船上的联系
5)协助掌握船舶在港修理，加油加水，检修主机，船员等情况
6)进港计划确定后，立即通知船长做进港准备，引水员上船，起锚作业时间。
7)港方要求看货的安排
3船舶在港作业期间工作：
1．船舶从锚地靠码头，外勤登船，核实靠泊时间、拖轮使用时间、引水员上下船时间，告知船长作业安排和预计离港时间
2．协助船长填写申请表
3．吨税申报单
4．向船长索取进口货物单证（进口货物仓单、装箱单、提单副本、船舶积载图、危险品货物清单、大件尺码单、复制传送到有关单位
5．将出口货物载货清单、危险品准装单、大件尺码单=出口货物积载图
6．ROD
7．核对吊杆数和负荷量，了解备机时间
8．请船长签署各项已产生费用单据，记录船长交办事宜
9．接受海事报告，连同航海日志摘抄与举证材料，24小时内交海事局备案
10． 协助检疫
11． 安排修船与船检
12． 期租船还船事宜安排
13． 作业进度（作业动态报告）
14． 装卸现场的协调
15． 装卸时间记录
16． 理货，其中件杂货与集装箱货强制理货，散货则非强制
17． 有关电报与信笺交船长
3实习小结
国际船舶代理人业务范围
（一）.业务范围：
1）办理船舶进出港口的手续，联系安排引航，靠泊和装卸
2）代签提单，运输合同，代为接受订舱业务
3）办理船舶，集装箱及货物的报关手续
4）承揽货物，组织货物来源，办理集装箱货物的托运和中转
5）代受运费，代办结算
6）组织客源，办理海上旅客运输业务
7）其他相关业务
8）代办货物查询，理赔，溢卸货物的处理
9） 洽谈办理船舶的检疫检验，修理，熏舱，洗舱，扫舱，燃料，淡水，物料的供应
10）办理集装箱的装卸，堆存，拆箱，装箱，清洗，熏蒸，检疫
11）洽办集装箱的建造和修理
12）办理集装箱的租赁，买卖，交接，转运，收箱，盘存，签发集装箱交接单证。
13）经办船舶的租赁，买卖，交接工作，代签租船和买卖合同
14）办理速遣费和滞期费的计算与结算。
15）联系海上救助，洽办海事处理
16）代聘船员并签订合同，代办海员护照，领事签证，联系申请海员证书，安排船 员调换，遣送和参观游览。
17）提供业务咨询和信息服务。
(二).业务详解：
1）接受委托:
A, 审核下列事宜： 船籍，船舶规范，注意港口限制，是否需要特种设备装卸货物，货物的种类，重量和性质，包装。装卸费用的负担，提单的格式，扫舱，洗舱，捆扎，油料，淡水，垫料，伙食，航次修理，吨税执照的期限，检疫证明，交船地点，危险品运输许可，货物的货积载图，提单副本，舱单，集装箱号清单，危险品舱单，超高超宽箱清单，超长超重清单，船员名单或旅客名单。租船合同，主要条款。来港，去港名称。
B, 通知船长，发抵港的时间，吃水等船舶动态和船员名单，旅客名单
C, 舱单上的注明装货条款
D，备用金的收取和备用金收取凭证，财务对帐
E，特殊船舶进港，与海事局提前联系
F，落实各种费用，包括，船员的调动，借支，和理货等费用。
G，和海事局，货主联系，制定计划，码头靠泊计划，装卸计划，特殊设备使用计划。
H，计划的执行，与港方签订滞期和速遣事项，并核算滞期费和速遣费。计算装卸时间。
2)船舶抵港前的准备工作（进口业务）
A, 向报告港港务局和海事局报告船舶信息，并与港方商定靠港时间，把结果通知船方和委托人
B，掌握来港船舶的动态，与三方保持联系。
C，通告船方港口的规定和水道规章，通知引航时间地点，和装卸计划
D，填写“国际航行船舶进口岸申请书”和“船舶规范”报海事局，之后送海关，边防，检验检疫机构。了解泊位信息，通告港口作业区船舶的状态（船舶净吨，吊杆负荷，吃水，装卸要求）
E，向委托方索取进口货运单证，（载货清单，提单副本，货物积载图，集装箱位图，），复印份数提交装卸作业区和理货公司，危险品进入需提前72小时，报海事局批准，分送港口作业区和船方。来港装出口货物的船舶，要及时通知发货人提交货物出口托运单，办理货物的集港，制作，舱单，大件尺码，危险品货物申报单，准装单，装载特殊要求，分送港口有关单位。
F，了解船舶是否需要扫舱，洗舱，货物验舱等特殊要求
G，填写“船舶费用分摊表”送装卸公司。
H，根据租约的要求，了解“交船准备就绪通知书”或“装卸时间事实记录表”的要求。
I，接受委托方的授权，同港方订立“滞期/速遣事宜的协议“。
J，编录月度来港船舶计划，送港务局和港口作业区。 K，协助船方和委托方办理检验检疫，验舱，修理，补给计划。
3）船舶在锚地期间的工作：
A, 船舶到达锚地后，与船长联系，取得船舶信息，通知船长靠泊计划，锚地检验检疫的时间，引水员上船时间，同时发出到船电报。
B，将船舶下锚时间，锚位通知海事局和港务局。
C，提交“吨税申请书”，“总申报单”“船员名单（旅客名单）”“船员物品清单”“船舶物品清单”“航海健康申报书”“货物申报单”“进口货物载货清单”――海关，边防，海事，检验检疫机构。
D，24小时，与船方保持联系。
E，协助和掌握船舶的修理，加水，加油，检测主机，船员调动的情况。
F，进港计划确定后，立即通知船长作进港准备，引水员上船，起锚，作业时间，向船公司和委托人报告船舶信息。
G, 处理检验检疫工作。
4）船舶在港作业期间的工作：
A，船舶靠港，外勤人员核对靠泊时间，拖轮使用时间，引水员/上下船的时间，告诉船长作业安排，预计离港时间，向委托方发送靠泊电。
B，协助船长填写各种申请表格
C，检验船舶的吨税执照，“船舶吨税申报单”，
D，向船长索取进口货物单证，
E，按租约要求，接受船方的“船舶装卸准备就绪通知书”
F，核对吊杆数和负荷数量，了解备机时间。
G，请船长签署各项已产生的费用单据，记录船长交办事宜
H，接受船长签字的海事报告，航海日志，举证材料， I，船舶修理，联系船厂，安排修船，做好船检准备。 J，还船的检验检测，测油，向委托方交检验证书和还船证书
K，根据委托方安培理货，
L，制作作业记录（动态报告），向船长和委托方通报。
六．驻船外勤工作注意要点
船舶现场服务是船舶代理业务中十分重要的一环，服务水平的高低将直接影响到船舶来港任务能否得以顺利及时完成，港口使费能否得以控制，船舶能否按时顺利开航。国内一般将外勤翻译成BOARDING CLERK，国外也有称其为WATER CLERK的。船方往往称其为AGENT。
对于船方来讲，船舶驶抵一个港口后，往往不熟悉当地情况，需要一个了解当地情况又肯全心全意为其提供帮助和服务的代理人，而这就是外勤需要扮演好的角色。海运界流传着“CALL YOUR AGENT”的说法：If you want go ashore, call your agent. If you need local money, call your agent. If you have problem, call your agent. If you …从中也可见代理在船员心目中的作用和地位。
外勤工作职责范围和工作方式各国都不太相同，即使在中国，各代理公司由于规模不同或体制不同也有一些区别。在中远法国公司，除大部分船舶代理业务分包给分代理来做以外，在勒哈弗港和马赛港由自己来做外勤现场服务工作，由于挂靠船舶不多，两地都只配置了一名外勤业务员，外勤业务员的工作职责范围是从计划调度、作业安排到港口使费控制（所有分包方收费单据都需要经过外勤签字确认后才由财务支付）、现场服务（上船）、动态联系报告一直到港口使费结算报告的审核与寄送。外勤在签约时就确定了加班包干费（LUMP SUM OVERTIME PAY）工资体系，工资水平高于一般员工50%，但只要有船，有工作，无论加班多少，不再支付加班费，而且，夜间或休息日加了班，仍需按正常作息时间上班（除非连续工作时间过长，说明情况后可以特批进行生理恢复所必要的睡眠休息）。在日本，外勤的工作职责范围基本与法国相同，但由于日本各行各业计划性都比较强，透明度很高，装卸作业工班、进度和加班都根据代理指令安排，其港口使费控制更为正确和及时，船到前基本上就可以预算出总费用，船舶开航前，船方就可以拿到外勤编制的船舶在港使费开支明细（初算结果）。在外代垄断经营的年代，由于公司业务量大，分工细，大部分外代基本上都实行分段式服务，综合计划调度负责接受委托，单船计划调度按照分工负责自己负责范围内船舶的作业联系安排和动态联系报告，外勤负责现场服务，甚至外勤还有详细分工，分别为联检、锚地、泊位、夜间值班、休息日值班、医疗遣返、备件转递、供应、租船代表等，造成一条船前后上船办事的代理人多达十多人的局面，船方意见很大。目前外代系统的代理服务方式仍然还不完全相同，大部分已经采用一条龙包船服务的方式，但由于公司规模大，大都还没有包含港口使费预算和控制，还有一些仍然还没有包括船舶动态联系的职责。
由于本人实际从事外勤业务工作的时间不长，相隔年代又比较久远，现仅就本人了解的外勤业务工作谈谈船舶现场服务所需要注意的一些问题和要点：
1．外勤接到包船任务后，首先必须完全彻底地熟悉了解船舶性质、来港任务、作业安排计划和港口能力、委托方和船方委办事项等一切与本船相关的事宜，提前做好联系、落实、安排。这是至关重要的一点。
尤其是还没有完全彻底实行一条龙服务方式的代理，必须将有关船舶抵港前的所有来往函电、资料等阅读整理清楚并与计划调度沟通，了解事前联系安排落实的情况。决不能在上船后面对船方一问三不知，不能把自己降低到会说外语的高级通讯员的位置上去（以前还有船员信件GARAMATA，还曾发生过上错船的笑话）。对有装卸作业任务的船，还应尽可能详细地掌握货物性能（SF及特性）、备妥（许可证、报关报验、存放地、备妥数量、装船方式等）、接运（直取、过驳、装车捣运、落地、进库、浮吊作业、灌包等）、作业安排（开工时间、工班数、移泊计划等）等各方面的情况和信息。在实行分段式服务的代理公司，各环节联系往往会出现脱节和联系不畅的情况，目前大多数外代仍在使用的单船业务工作记录本和单船作业卡片（部分外代已开发了船舶动态管理软件）在一定程度上可以部分弥补这一缺陷。实行一条龙服务的代理往往可以避免这方面的问题，但如果包船人员变化、通讯联络和信息共享得不到保障，会出现更为严重的缺陷，即当委托方或船方与包船外勤联系不上转而与公司值班人员或其他人员联系时，会出现一问三不知的尴尬情况。
2． 外语口语（听说能力）的培训对外勤来说也十分重要。在这里需要说明一点，外语听说能力并非指学校考试时测试出来的水平，而是指工作中实际交流、应变和模仿学习的能力，与参加工作后语言环境、使用频率、自身努力有关。（两次驾校经历，I NOVERMBER YOU的笑话）。由于外勤工作的特点，所接触的往往是来自世界各地的非正宗英语作为母语的船员，学校毕业生中英语口语考试水平高的在外勤实际业务工作中其沟通能力往往不一定比差的强。由于海运长期低迷不景气，原来发达国家垄断的海运业以及高级船员职位越来越多地被发展中国家的船公司和海员所替代，与这些船员交流所需要的是沟通能力。在法国时法国员工就曾给我讲过一个“I need a deep sea pilot”的故事。此外，外勤应该努力学习和掌握相关专业词汇。例如，在VHF通讯和电话沟通中，需要使用对方能够明确理解的专业用语，否则常常会出现误解，如P B T E常常会被听错。ALFA，BRAVO是海运通用拼字母用语，但在电话联系时，一般人相对熟悉的是用地理名称，如AMERICA A，KOBE K，HONGKONG H等。在数字方面，中国人用洞、幺来替代零和壹，日本人用常MARU替代零。对于会非英语语种的外勤（如日语、俄语、朝语等），还必须有英语作为第二外语，否则就不能成为一个称职的外勤。
3． 由于历史形成的原因，外代过去还常常需要向首次临时来港且缺少航行资料的船舶发航道通知（进港、老铁山水道、琼州海峡、长江南水道等）以及其他临时航行通告（军事演习、导弹发射禁航，沉船位置等）。一些外代仍在继续这样做。原则上讲，这项工作是船东和港监的职责范围，但作为称职的代理，做了也是理所当然的。但起草并发出的这类通知和通告必须经过港务监督的审核认可，翻译不能出错，以免酿成大祸，承担重大责任。
4．现场服务和协调工作。外勤现场服务的方式基本上可以分为两种，驻船服务和定时、有事服务。一般对特种船舶和特殊泊位的船舶可以采用驻船服务方式。例如：大型旅游观光船（散客），远离办公地点
的油轮或其他随时进行船岸协调沟通（包括翻译）的船舶，锚地或浮筒作业船舶，在非监管区、非传统作业区域内进行作业的船舶等，常常需要外勤驻船服务。本人曾在QE2驻船服务过，还曾经常在油轮驻船服务。随着通讯方式的现代化和便利化，越来越多地采用了定时和有事服务方式，但必须保证通讯联络畅通。
5.外勤现场服务应该采用主动服务方式，只做被动服务的外勤不能说是好外勤。外勤必须认真站在委托方和船方立场上来考虑问题，事前详细计划安排，做好各方面准备，主动提出问题、建议和方案，为委托方和船方排忧解难。适当时机还要通过合理方式向委托方和船方介绍自己所做的努力及所取得的成果。此外，现场协调能力也是外勤必须具备的素质。往往船岸发生争议需要外勤出面协调，协调能力强的外勤往往会在短时间内使问题得到解决，这点同样需要经验积累和培训。在现场服务过程中，常常会遇到同时受委托方授权委托或同意来船、到现场工作的船东、船员配置公司、租方、买方、保险、检验、海事调查的代表或相关人员，外勤应尽量争取了解掌握他们所代表的利益方，确认是否得到了委托方的授权或同意，争取协调好与他们的关系。对委托方派遣来的代表、监装监卸人员，要积极配合他们的工作并适当提供服务，不要与他们争功（争取与他们协调后再向委托方报告有关信息）。外勤在处理这类问题的过程中，一定程度上必须学会“看人下菜碟”。在涉及国家利益、公司利益等方面的原则问题上，必须站稳立场，坚持原则。
外勤提供现场服务需要明确自己的地位和立场，了解自己的授权行事的范围，不要越权办事。个别外勤往往单纯地认为自己就是为船长或船方服务的，这种认识是不全面的。外勤首先要明确其首要任务是为委托方服务，而船长和船员所代表的利益往往并非一定就是委托方。当双方服务对象不同时，尤其需要谨慎行事，在尽量满足船方要求、为船方办事的基础上，如遇原则问题和有重大利益冲突时，必须掌握原则，及时与委托方沟通，采取恰当的方式来解决问题。自己判断有困难时，应及时向领导请示报告，不能无原则迁就船方。（举例说明：韩国夺船案，韩国船员减速装船案，苏联船员酗酒闹事案，苏联船长酗酒拒签提单拒开船案）
6．确定服务标准，进行规范服务。外代有“八要八不要”和“船舶动态联系考核标准”等一系列服务标准。对船代整体服务来讲，除对委托方服务之外，在间接服务方面也要加强，也要尽量为关联客户提供便利措施（一站式服务、在线服务、窗口服务等）。对有特殊要求的客户则按要求制定特殊服务规范。遇到投诉要及时落实处理。
7．重视安全和保密。安全包括外勤的自身人身安全，也包括船舶、船员和现场作业安全。代理、工人、船员在工作中造成落水、掉舱、窒息、中毒、遭遇火灾等工伤事故的情况时有发生，因此注意安全、掌握了解安全知识是十分重要的。船舶安全包括航行、防火防爆、防污染、防偷渡、防盗抢、防台等许多方面，最近又增加反恐。代理应该了解这方面的知识，协助船方和有关方面做好各项安全工作。特别是在特资、
油轮、LNG、LPG船、危险品运输船等特殊船舶的代理现场服务过程中尤其要注意。通过http://www.npmoc.navy.mil/jtwc.html 或http://tenki.jp/点击“台风情报来查阅即时天气预报。
8．重视办理船舶装卸作业相关手续。对来港进行装卸货物作业的船舶，外勤应按照公司规定的工作程序及时办理相关手续。卸货船要及时收集整理并与船方核对补齐卸货单证（进口货物舱单、分舱单、货物积载图、危险品清单、重大件或特种货物清单、提单副本等），船图必须有船方签字，一般还需要翻译成中文并加注船方对卸货作业的相关要求，及时将上述单证分发给装卸和理货公司。装货船要及时将装货清单送交船方并协助船方尽快编制好装货船图，然后将装货清单和船图分发给装卸公司和外理按图作业。船图必须由船方签字，要协助船方将装货作业的各项具体要求及预计装货完毕的船舶前后吃水标注在船图上（外文编制的船图一般还需要翻译成中文）。提前向船方核实货舱备妥情况，督促船方及时安排验舱（特别是装运法定验舱的货物）和宣载（对有增减量选择的散货），落实是否需要岸上工人铺垫、隔票或加固，是否备妥相关材料等。船舶开始装卸作业后要每天与船方和相关单位沟通，了解作业进度和协调解决装卸作业中出现的问题。外勤应该努力学习与船舶、货物、配载及装卸货物作业相关的专业知识，在工作实践中不断提高业务能力。只有具备专业知识的外勤才能成为合格的外勤，才能为船方提供相应的优质服务，决不应该满足于当一名高级通讯员。
9．要注意培养和提高自己的个人素质，坚持诚信原则，决不能见利忘义。要了解不同国籍外国人的不同思维方式，西方发达国家的人（特别是美国人）喜欢直来直去，要求你答复“YES”OR“NO”，不愿意听“考虑考虑”“研究研究”，你打了保票就必须兑现，所以最好不要轻易打保票，应该把实情告诉他（丑话说在前）。我在法国工作期间，法国有一份报纸用整整一个版面的篇幅刊登了一篇有关中国海运的报道分析文章，内容中有不少对中国的偏见和攻击（中远是政府控制的为政治和战略服务的准军事机构等），也有击中要害的评论（NOT YES NOT NO—打官腔）。我让法国人将其翻译成英文，我再将英文翻成中文传回国内领导参考。法国人有一次生气后说：We are not playing the same game. 就是对不守规矩，捣糨糊的做法不满的表示。东方人普遍讲究礼仪，客套，但办起事来比较复杂，常常需要费很大周折和耗时间。希腊人的诚信评价在欧洲不高，Please do not greek me.就具有代表性。外勤在日常工作中要注意个人形象，有针对性地开展工作和对话。日本人守时、仔细，讲究严密和服从，讲究在职权范围内行事，法国人散漫、开朗和讲究享受，工作效率不高。
单船作业卡，其中包含以下文件:：
1. 与船长，客户之间的往来e-mail
2. 船舶载运危险货物申报单 Declaration form for dangerous goods carried by ships
3. 由托运人出具 船舶载运外贸散装液态危险货物进港预报告表
4. 船舶排污申报表(船名,国籍,ETA BURSE ETD 排污量)
5. 船舶申报表(到海关)呼号 航次 船名 国籍 ETA ETD
6. ESTIMATE PORT DISBURSEMENT (PORT CHARGES, AGENCY COST, OTHERS. PILOTAGE引航费 TUGGAGE拖轮使用费 MOORING解缆系缆费 SUNDRIES其他)
7. 船舶出口装货联系单
8. 海运出口托运单
9. CARGO MANIFEST
10. DESPATCH AGREEMENT 速遣协议
11. LINER B/L 排船提单(由港务局排船入港出港)
2.2.2在船务计划操作中与船长及船务委托人之间的来往email中包含了很多缩写，其中我在过去不熟悉的有:
RPM radio prestique message DERATTING 除鼠证 PROVISION 补给
F/2.0M A/4.6M M/3.3M 前吃水 后吃水 中吃水 air draft:28m 水上高度RGDS regards master船长INTINEARY 动态 ASF as follows CC copy to BERTH码头
Surveyors 检验 TUGHIRE拖轮使用费 FYI for your information HP马力 BOW THRUSTER 撤退TIDAL(tide al)潮水
2.2.3部分文件的翻译：
APPLICATION FOR TONNAGE DUES CERTIFICATE 吨位申请书 REPORT OF ENTRY FOR INCOMING SHIP 船舶进港申报单
GENERAL DECLARATION总申报单
CREW LIST 船员名单
CREW ’ S EFFECTS DECLARATION船员物品申报单
SHIP’S STORES DECLARATION 船用物品申报单
MARINTIME DECLARATION OF HEALTH健康申明
ENTRY-EXIT INSPECTION AND QUARANTINE OF THE PRC
中华人民共和国出入境检验检疫航海健康申报证
CARGO DECLARATION货物申报单
NOTICE OF REDINESS 备妥通知书
2.2.4船务代理相关：
船务代理含义：代表委托方负责船舶进出港口的操作，在港期间的管理和维护。 船务代理涉及业务：
1．办理船舶进出港口手续，联系安排引航，靠泊和装卸
2．代签提单，运输合同，代办接受订舱业务
3．办理船舶，集装箱以及货物的报关手续
4．承揽货物，组织货载，办理货物与集装箱的托运和中转
5．代收运费，代办结算
6．组织客源，办理有关海上旅客业务
港口代理业务：
1抵港前：明确委托关系，了解来港船舶性质，任务，租约及有关货物买卖合同条款，运输契约等。向有关口岸查验单位办理船舶进港。检验检疫申报手续（国际航行船舶进口岸申请书，船舶报告概况单，国际航行船舶进出口载货清单，O B/L STOWAGE PLAN， 船舶载运危险货物申报单，船舶费用分摊表，船舶速遣协议书）
2船舶在锚地：
1)与船长联系，了解锚位，抵港实际吃水，船上存油存水情况，通知靠泊计划，锚地检疫时间，引水员上船时间，同时向委托方发到泊电报。
2)将下锚时间，锚位通知海事局和港务局调度
3)将吨税申请书，总申报书，船员（旅客）名单，船员物品清单，船舶物品清单，航海健康申报单，进出口载货清单分别向海关，边防，海事局，检验检疫部门办理进口申报系统。
4)保持与船上的联系
5)协助掌握船舶在港修理，加油加水，检修主机，船员等情况
6)进港计划确定后，立即通知船长做进港准备，引水员上船，起锚作业时间。
7)港方要求看货的安排
3船舶在港作业期间工作：
1．船舶从锚地靠码头，外勤登船，核实靠泊时间、拖轮使用时间、引水员上下船时间，告知船长作业安排和预计离港时间
2．协助船长填写申请表
3．吨税申报单
4．向船长索取进口货物单证（进口货物仓单、装箱单、提单副本、船舶积载图、危险品货物清单、大件尺码单、复制传送到有关单位
5．将出口货物载货清单、危险品准装单、大件尺码单=出口货物积载图
6．ROD
7．核对吊杆数和负荷量，了解备机时间
8．请船长签署各项已产生费用单据，记录船长交办事宜
9．接受海事报告，连同航海日志摘抄与举证材料，24小时内交海事局备案
10． 协助检疫
11． 安排修船与船检
12． 期租船还船事宜安排
13． 作业进度（作业动态报告）
14． 装卸现场的协调
15． 装卸时间记录
16． 理货，其中件杂货与集装箱货强制理货，散货则非强制
17． 有关电报与信笺交船长
3实习小结