策划方案
策划人：史 源 李 芳 安夏祎
海南大学旅游学院
2014年7月12日 中国（海南）国际热带农业博览会
目录
一、总体策划方案
二、可行性分析报告
三、筹备工作方案
四、行政审批方案
五、宣传方案
六、招展方案
七、赞助方案
八、布展工作方案
九、产品收集工作方案
十、客商邀请工作方案
十一、接待和食宿安排方案
十二、开闭幕式实施方案
十三、会后考察旅游方案
十四、后期总结方案
十五、财务预算方案
十六、现场管理方案
十七、突发事件应急预警方案
附录一：重要筹备工作事项安排表暨展会时间表
附录二：海南省国际会展中心平面图
附录三：海口市地图
附录四：海南省地图
附录五：邀请函
附录六：感谢信
附录七：展品信息统计表、会客登记表、展会客户信息归纳表、每日工作统计表
附录八：会刊
附录九：参赛队员简介
一、总体策划方案
海南——这个与美国夏威夷处在同一纬度，有着长达1528公里的海岸线，和全国
最大面积热带作物区的海岛。遍布着热带海洋，热带农业，热带旅游等各种资源。岛上
终年气候宜人，四季鸟语花香，矿物、动植物资源丰富，沿海的石油与天然气蕴藏量更
是可观。海南所孕育的热带雨林和热带红树林为中国少有的森林类型，是开展科研、旅
游、教学、展览等理想的选择之地。
为宣传海南热带特色农业、展示现代高效农业发展成果和搭建对外交流合作的平
台；为推动优势、特色、品牌和订单农业发展，实现农产品产销对接和促进农业增效、
农民增收；为进一步推进海南农业科学发展，实现绿色崛起，促进国际旅游岛建设，打
造国家热带农业生产基地，我们策划了此次2014年中国（海南）国际热带农业博览会
（以下简称“热农会”）。
充分利用“海南国际旅游岛”的城市品牌效应，以热农会为媒，以展示现代农业、
热带农业建设成就为主线；以建设现代农业、培育地方品牌、扩大内外市场、促进农业
合作为主题；以打造现代农业成果展示平台、优质农产品交易平台、农业项目合作平台、
农业高新科技信息发布平台为目标，全面展示近年来海南省热带农业建设成就，加强与
国内外企业的交流与合作。通过展览展示、贸易采购、招商引资、信息交流、理论研讨
等一系列活动，建立与参展企业和采购企业及其农业科研机构紧密的合作关系，进一步
巩固和扩大展会成果，努力打响中国（海南）国际热带农业博览会（China (Hainan)
International Fair for Tropical Agriculture）品牌，多方位展示海南省的形象与
地位，促进海南乃至全国农业快速发展。
（一）主题、宗旨和原则
本届热农会的主题是：“热带、绿色、科技、品牌”。办会宗旨是：“展示发展成果、促
进农业发展，扩大订单贸易，加强交流合作”。同时，坚持“开放、创新、节约、务实”
的办会原则，扩大市场化、国际化运作，加大开放和创新力度，力争在会展内容、形式
和创意上有新突破，取得新成效。推进热农会向产业化、品牌化、市场化、国际化发展。
（二）时间和地点
1、时间：2014年12月5日至7日（星期五、星期六、星期日），共3天。
2、地点：海南国际会展中心（海口市滨海大道258号）、海口香格里拉大酒店（海口滨
海大道256号）
（三）中国（海南）国际热带农业展览会展馆设置与布局
本届博览会共设9个主题展馆、2个会议论坛，总面积70000㎡。主要以名优、特
色、品牌农产品及科技成果的展示、交易和项目招商洽谈为主，实行严格的参展准入制
度，确保展品质量与会展安全。
1、中国（海南）国际热带农业苗木育种保种成果展
热带育种与培育成果展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销各类农作物、蔬菜、花草、
林木、果树种子、种苗；种子种苗新品种、新技术及最新科研成果展示；种子处理专用
药剂、微肥、激素及相关的农药、化肥、种衣剂等；各种农作物种子栽培技术、植保技
术、防伪技术等。本次热农会上展出的瓜菜品种多为新品种，大多是经过杂交育种产生
的，还有一些引种驯化和诱变育种产生的，这让我们看到了热带作物育种的希望和发展
前景。
热带农业植株展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销嫁接蔬菜包括嫁接茄子、嫁接番
茄、嫁接南瓜、嫁接苦瓜、嫁接青瓜等。航天育种包括航茄3号，航椒3号，航茄5号，
太空葫芦，宇航4号(番茄) ，太空仙客来，太空西瓜、太空葫芦等等一些列园艺产品。
此外还有太空五彩椒系列、彩色瓜菜、埃及帝王菜、秋葵、菌草灵芝、火山冷泉·硒米、
食用型木薯新品种——华南9号等等。以及热带种苗新品种、杂交品种等植株展示。
2、中国（海南）国际热带农业生产资料展
现代农业装备展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销肥料生产设备、肥料施用设备、
土壤分析测试仪器；种子、种苗加工、检验、包装、包衣、制作等仪器及设备；农用药
械、干燥设备、包装设备、粉碎设备、储运设备、槽车、残留测试仪器包装制版技术等。
以及国内外先进适用农机具和现代技术装备，重点推介低碳、环保、节能的新型农机具
及新产品。
农业生产资料展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销省内外优质、高效、安全的农药、
肥料、等农业生产资料。推广应用绿色、安全、环保农资，新技术等。肥料展区：氮肥、
磷肥、钾肥、生物肥、有机天然肥、复合肥、生态肥、控释肥、复混肥、叶面肥、液肥、
冲施肥、微肥、育苗肥、各种菌肥、专用肥料、环保肥料、土壤改良剂、植物生长调节
剂、表面活性剂、农业节水和水肥一体化设施、测土配方施肥技术成果等。农药展区：
①农药：杀虫剂、杀菌剂、除草剂、卫生杀虫剂、杀鼠剂、杀线虫剂、杀螨剂、昆虫生
长调节剂、杀软体、动物剂、杀藻剂、忌避剂、熏蒸剂、生物农药、环保农药等。②农
药原料和制剂/化工原料与中间体/化学试剂、助剂等类：一般有机原料、有机中间体、
工业气体、单质、酸类、碱类、无机盐、其它无机化工原料、基本有机化工原料。
现代农业科技综合展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展示全省名优、特色、品牌农产
品和现代农业新科技、新产品、新成果。此外还有高校、科研院所最新农机化科研成果
等。展馆实行统一设计，分区特装和布展。以科技成果和品牌产品展示为主，辅以图片、
造型、影像和电子演示相衬托。
3、中国（海南）国际热带农业加工与深加工展
特色农产品加工展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销特色农产品加工品牌产品，展
示和推介农产品深加工技术和研发成果，促进农产品加工技术交流与项目合作。
农业产业一体化展：设在A 馆，面积1000㎡。分设畜牧业、种植业和加工龙头企业展
销区，主要展销全省重点龙头企业和农民专业合作社示范社的名优、特色和无公害农产
品，展示农业产业化发展新成果。
4、中国（海南）国际热带农业成果与农产品展
热带水果与果树展：设在B 馆，面积1000㎡。集中展示新鲜蔬菜、脱水蔬菜、冷冻蔬
菜、灌装蔬菜、新鲜水果、干果、果蔬加工及贮运机械，果蔬采后处理设备（水果筛选、
分选、打蜡设备，保鲜设备；分级包装设备；果汁及果蔬食品加工设备）、保鲜冷藏及
运输贮藏设备等。海南热销热带水果及果树品种，种植，果树苗木良种、林业管理技术
服务、技术咨询等等。
热带花卉展：设在B 馆，面积3000㎡。集中展示热带花卉，展馆实行统一设计和简装，
按标准展位招商组织各企业参展展销。
热带粮食作物展：设在B 馆，面积3000㎡。集中展示无公害农产品、绿色食品、有机
食品，粮油、热带粮食作物、畜禽产品、水产品、肉制品、乳制品、蜂产品等。展馆实
行统一设计和简装，按标准展位招商组织各企业参展展销。
热带经济作物展：设在B 馆，面积3000㎡。集中展示橡胶，椰子等热带经济作物。展
馆实行统一设计和简装，按标准展位招商组织各企业参展展销。
5、中国（海南）国际热带农业质量检测检验成果展
农业质量安全检测与检验展：设在B 馆，面积1800㎡。集中展示农业质量安全检测简
易过程与结果，并提供专业农产品质量安全咨询与服务等，邀请质监局等单位提供资料
和手册，帮助广大人民群众辨别学习安全农产品。
安全监控与包装展：设在B 馆，面积1800㎡。分设绿色防控和包装产品2个展区，主
要展销本省绿色、有机等高端农产品，展示推介农业安全防控体系建设及绿色防控技术
与装备成果，以及国内外优质、环保、安全的农产品包装产品。并馆内设立参展产品质
量安全现场快速检测站，全程接受质量投诉和检测监督。展馆实行统一设计和施工，分
区招标参展和推介。
6、中国（海南）国际热带农业营销体系展
农垦系统展：设在B 馆，面积1500㎡。主要展示展销全省农垦系统的特色、品牌农产
品及现代垦区建设新成果，推介和洽谈招商合作项目。实行统一划定区域和审定设计方
案，由农垦总局统一招标组织企业简装参展。
全国供销系统展：设在B 馆，面积2200㎡。主要展销全国供销系统的名优农产品和优
质生产资料，促进省际间的农资、农技交流与合作。展馆实行统一划定区域和审定设计
方案，由省供销联社统一设计、简装和招商展销。
热带农业作物销售物流展：设在B 馆，面积2200㎡。主要展示农业销售渠道和过程，
通过传统销售和现在网络销售，扩大海南热带农业知名度，扩大销售量。
7、中国（海南）国际热带农业新型农业展
休闲农业与观光农业体验展：设在C 馆，面积9000㎡。主要展示我省最具特色的旅游
观光农业及休闲农庄的风貌和场景，推介我省休闲、观光农业和体验旅游线路及乡村生
态游产品。展区实行统一规划设计，招商布展和推介。
设施农业与热带园艺园林展：设在C 馆，面积9000㎡。主要展示园林景点、盆景、观
叶植物、插花、根艺、赏石、园林花卉、微型园艺、插花、微缩景观、风景园林与花卉
盆景及相关产品等。展区实行统一规划设计，招商布展和推介
8、中国（海南）国际热带农业综合服务展
海南特色农业市县展：设在C 馆，面积7000㎡。主要展示各市县名优、特色农产品及
现代农业发展成果，结合农产品订单和项目招商开展洽谈与推介。实行统一划分区域和
审定设计方案，由市县自行设计、施工和布展。展销各区、市、县特色优质农产品 。 全国各地特色农业展：设在C 馆，面积1800㎡。主要展销全国各地农业系统企业的名
优、品牌农产品及加工产品，洽谈贸易订单和推介招商合作项目。展馆按标准展位统一
设计和简装，招商组织各省组团企业参展展销。
国际与境外地区农业展：设在C 馆，面积5800㎡。主要展示国际地区农业产品，其中
主要展览东南亚有关国家，以及台湾和港澳地区的品牌农产品及加工产品。展馆按国际
标准展位统一设计布置，按国外、境外风情特装，实行国际化、市场化招商参展。 美食文化区:设在C 馆, 面积4000㎡。重点组织全省各地具有地方特色的风味小吃集中
展示展销，向国内外客商展示和推介海南特色小吃和美食文化。实行统一招标设计和施
工，按市场化运作招商展销。
洽谈休闲服务区：一是项目洽谈服务区，设在C 馆，面积500㎡，主要提供招商项目洽
谈场所和咖啡、茶水服务。二是公共餐饮服务区，设在会展中心办公区一楼，面积1000
㎡，主要提供布展和会展期间的餐饮服务和会议服务。
9、中国（海南）国际热带农业在线网络展
热带农业在线网络展览与营销：设在C 馆，面积500㎡，主要通过网络在线展示热带农
业博览会的风采，并在网络展区设置新闻现场发布区，为新闻媒体和记者提供现场采访
场所和新闻播发服务。
（四）中国（海南）国际热带农业系列高峰论坛重点会议活动安排
本着改革创新和简约务实的原则，本届冬交会共安排两项重点论坛活动——农业学术论
坛和经贸合作论坛。其中，农业学术论坛5项，经贸合作论坛4项。
1、中国（海南）国际热带农业学术论坛
中国热带作物学术研讨会：于12月4日8：30—11:30在海口香格里拉酒店会议厅举行，
邀请全国和本省相关单位及热带作物企业代表参加，由国家和海南地区有关专家作主题
演讲，研讨中国热带农业合作交流与发展战略。并举办中国（海南）国际热带农业课题
研究大赛决赛。
中国热带作物学术研讨会分论坛：于12月4日14：30—17:30在海口香格里拉酒店会
议厅举行。共设四个分论坛：热带作物产业带建设规划研讨会、
海南省热带现代农业科技创新与产业发展论坛、中国热带亚热带农业学术研讨会、海南
省热带特色现代农业发展论坛。
农产品质量安全与现代农业发展专家论坛：于12月5日14：30—16：00在会展中心东
侧二楼会议厅举行，邀请全国农产品质量安全专家做主题讲座与研讨。
农产品质量安全承诺签订仪式：所有参展企业现场签署《海南省农产品质量安全承诺协
议》。邀请省、市领导，国内外重要客商和签约企业代表及媒体记者参加。
应对气候变化与农业气象防灾减灾论坛：于12月6日08：30—11：30在会展中心东侧
二楼会议厅举行，邀请全国农业气象专家、学者、农业企业、农民代表、就海南台风，
极端天气，等气候对农业生产经营活动的影响与应对措施做主题讲座与研讨。
国家天然橡胶产业技术研讨会：于12月6日14：30—15：30在会展中心东侧二楼会议
厅举行，邀请全国农业橡胶产业有关专家和学者、农业企业、农民代表、就海南橡胶产
业的现状与发展前景，橡胶产品的研发等做主题讲座与研讨。
热带亚热带水果国际会议：于12月7日08：30—11：30在会展中心东侧二楼会议厅举
行，邀请全国水果产业有关专家和学者、农业企业、农民代表等参加会议。会议将讨论
热带和亚热带水果的研究进展和开展潜力, 会议目的是推动科学与技术交流, 促进热带
亚热带水果各领域的合作与发展。
2、中国（海南）国际热带农业经贸合作论坛
海南品牌农产品联盟年会：于12月5日14：30—16：00在会展中心多功能厅举行，组
织海南品牌农产品联盟全体成员代表参加，邀请国内知名品牌企业高管和有关专家作专
题演讲，并召开海南品牌农产品联盟年会，交流产销联盟经验。
农产品质量安全承诺签订仪式：所有参展企业现场签署《海南省农产品质量安全承诺协
议》。邀请省、市领导，国内外重要客商和签约企业代表及媒体记者参加。
热带农业重点项目招商推介会：于12月6日08：30—11：30在会展中心多功能厅举行，
邀请省、市有关领导，国内外投资公司和农业开发、农产品加工、畜牧业生产加工企业
及连锁超市企业代表参加。重点推介全省农、林、牧、渔产业及加工领域的重点投资和
招商合作项目。
海南休闲与观光农业国际高端论坛：于12月6日14：30—17：30在会展中心多功能厅
举行，邀请全国和本省相关单位及休闲观光农业企业代表参加，由国家和海南地区有关
专家作主题演讲，研讨休闲观光农业合作交流与发展战略。
热带农业电子商务发展论坛：于12月7日08：30—11：30在国际会展中心多功能厅举
行，邀请国内大型网络信息企业和本省大型龙头企业及有关单位代表参加，由信息化企
业及网络媒体高管作主题演讲。
（五）中国（海南）国际热带农业大赛赛事安排
1、中国（海南）国际热带农业课题研究大赛简介
为推动海南热带农业的发展，培养优秀的热带农业接班人，激发广大学生对热带农业的
兴趣，扩大中国（海南）国际热带农业博览会的宣传和影响。因此举办中国（海南）热
带农业课题研究大赛。大赛秉承“学以致用，知行合一”的宗旨，鼓励参赛选手运用所学知识就自己感兴趣的热带农业问题展开调研，并撰写调研报告。本次大赛旨在促进选手们更好地掌握热带农业知识并提高其实践能力。
时间：9月1日——12月4日
9月1日——11月1日征集方案
11月1日——12月1日初选方案，选出十个方案参加决赛
12月4日上午决赛，在中国热带作物学术研讨会现场举行
参赛人员：所有在校大学生、研究生
以组为单位，每组3——5人
评委老师：中国热带作物学术研讨会邀请专家
2、中国（海南）国际热带农业园林景观与园艺设计大赛简介
为促进热带农业园林景观与园艺设计的发展，特举办中国（海南）国际热带农业园林景观与园艺设计大赛。本届大赛将以热带园林为主题，以农业园艺对象而展开。鼓励广大园艺园林爱好者积极参展，交流学习，促进热带农业园林园艺的发展。
时间：9月1日——12月7日
9月1日——11月1日征集方案
11月1日——12月1日初选方案，选出十个方案参加决赛
12月7日上午决赛，在中国（海南）国际热带农业博览会现场举行
12月7日下午在中国（海南）国际热带农业博览会闭幕式现场举行颁奖仪式 参赛人员：所有在校大学生、研究生
评委老师：中国园艺园林专业邀请专家
（六）落实筹备工作
1、做好产品订单和项目招商洽谈工作。组委会要组织策划重点招商项目，提早开展项目招商和投资洽谈活动，确保会展期间的订单贸易和项目招商取得新突破。
2、做好客商邀请工作。组委会要提前拟定客商邀请计划，多渠道开展邀请工作，重点落实国内外重要客商、大型采购团和联盟企业成员的邀请，确定国外、境外和重要经销商、采购团的参会人数。要拟定好国内外重要客商的邀请和接待工作计划，利用客商参会之机，安排好项目洽谈和贸易对接活动，建立协调沟通与合作机制。
3、做好布展筹备工作。本届热农会坚持“开放、创新、节约、务实”的原则，除个别
特装馆外，其余展馆原则要求使用可重复利用的成型材料进行简装。各参展的单位要提前拟定布展设计及装修方案，于11月1日前将设计效果图送组委会审定。同时，做好参展企业和展品的组织落实工作。时间安排：11月25日—12月2日进行特装施工；12月3日—4日进行展品布展；12月7日17：00后撤展。
4、做好宣传舆论工作。提早制定宣传方案，组织新闻媒体提前宣传，开展会前预热宣传。会展期间要加大宣传报道力度，充分利用广播、电视、报刊、网络等媒体，多渠道、多形式开展系列报道，营造浓厚的宣传舆论氛围。
5、落实保障工作。根据布展任务，提早做好会展经费预算，原预算安排不足的要及早协调解决，确保会展经费按时足额到位。和有关部门沟通，要提前对参展产品进行质量检测和卫生监控，确保参展产品质量安全。组委会将对参展企业资格及参展产品质量实行严格的抽检准入制度，保证参展产品质量和展会安全。
（七）有关要求
1、高度重视，精心组织。确保各项筹备工作早策划，早部署，早落实。
2、明确任务，落实责任。根据展会的要求和部署，制订具体实施方案，明确责任分工。
3、密切配合，全力推进。所有筹备人员要统一思想，齐心协力，相互配合。
二、可行性分析报告
海南作为中国最大的热带省份，在国际旅游岛战略的上升建设时期，着眼于热带农业的特色发展之下，中国（海南）国际热带农业博览会的举办更是意义重大。
基于SWOT 分析法，从海南的整体情况与海南热带农业的发展进行了此次办展的可行性分析报告。
（一）优势：集中于自然方面。
1. 地理环境得天独厚，海南岛位于热带与亚热带之间，具备发展热带农业的自然条件，全国60%-70%的热带与亚热带经济作物、农作物品种集中于海南，产量达到50%，热带品种则全部集中在海南，其光热水资源是全国最丰富的。
2. 耕地资源丰富，其中3.4万平方千米的陆地面积中有26万公顷的尚未开发土地，且土地资源独特。
（二）劣势：集中于科技方面
由于海南省经济起步晚，农业发展局限于自然条件，先进热带农业技术的引进与人才培
养存在巨大的漏洞。
（三）机遇：会展业的发展
当今海南省经济稳步前进，以旅游业带动的会展业也日益发展。诸多知名会展在海南举
办，与农业相关的热农博览会更是业内认可的标杆。
（四）挑战：品牌的塑造与基础设施的完善。打造实力会展与海陆空交通设施的联动是
首要。
综上，在海南综合办展实力不断提升，以及特区优惠的农业开发经营政策的指引下，此
次中国（海南）国际热带农业博览会具有相当可行性。
三、筹备工作方案
（一）组委会办公室组成单位及工作职责
办公室主任单位由组委会有关单位领导组成。
主要工作职责：负责“热农会”各项筹备工作的组织指挥和协调；审查核定各项财务预
算和工作实施方案，检查督促各工作小组所负责的筹备工作的落实。
办公室下设6个工作组：综合协调组、布展组、客商邀请与接待组、招商推介与订单统
计组、论坛组、财务预算组。
（二）主要工作任务
在 “热农会”筹备办公室的领导下，开展综合协调工作，确保各项筹备工作组织有序、
高效运转、落实到位。
1、联络、协调和督促各筹备小组有关工作的落实，加强与各市县和组委会成员单位的
沟通联络，协调解决相关事宜。
2、组织起草和编印《“热农会”筹备工作手册》、《“热农会”重要活动日程安排》、《“热
农会”会刊》和《“热农会”会议指南》等文件资料。
3、协助组织召开“热农会”新闻发布会、交易成果通报会，负责起草新闻发布稿、成
果通报会通稿、主持词及领导讲话稿。
4、负责收集、整理和编发“热农会”简报。
5、负责草拟“热农会”开幕式、招待宴会、总结表彰等重要活动的领导讲话、致辞、
主持词等稿件。
6、负责起草 “热农会”总结材料，做好“热农会”总结表彰大会的组织、筹备和落实
工作。
（三）组成人员：组长、常务副组长、副组长各一名，组员若干
（四）落实责任分工
1、做好各筹备小组之间的协调配合工作，加强与各市县和组委会成员单位的沟通联络，
协调解决相关事宜。（责任人：XXX ）
2、从9月中旬起，完成每周一期的 “热农会”简报，主要刊登和发布“热农会”动态
信息，包括客商邀请、项目推介、招商引资、产销对接和订单落实等情况。（责任人：
XXX ）
3、10月30日前完成《“热农会”筹备工作手册》；11月底前完成“热农会”重要活动
日程安排的编印工作；11月30日前完成《“热农会”会刊》和会议指南等文件资料的
编印工作。（责任人：XXX ）。
4、按期完成“热农会”新闻发布会、情况通报会和筹备工作会议的新闻通稿和领导讲
话稿的草拟、撰写工作。（责任人：XXX ）
5、按期完成“热农会”招待宴会、开幕式等重要活动的领导致辞、讲话、主持词的草
拟、撰写工作。（责任人：XXX ）
具体可参见附表一
四、行政许可方案
行政许可、安防、消防、交通协调等问题，由组委会统一办理重大活动行政许可报批手
续，设计安防、消防、交通协调等问题由组委会统一负责，报到省公安局、消防局等机
关备案。
五、宣传方案
中国（海南）国际热带农业博览会是海南热带农业对外宣传的重要窗口。2014年
中国（海南）国际热带农业博览会将于12月5日—7日在海口召开，为了全面做好宣
传报道工作，特制定本方案。
围绕热带农业走出海南思路，突出实效，全面展示海南特色，全视角宣传报道各项筹备
动态、各项活动及其成果，为2014
年中国（海南）国际热带农业博览会的圆满成功营
成立2014年中国（海南）国际热带农业博览会宣传组，在海南省委宣传部总协调下，
由海南省农业厅负责组织实施。
人员分工由组长、副组长和联络员若干组成。
1、宣传我省在发展热带特色农业、品牌与龙头农业方面取得的成就，突出今年“热农
会”的主题。 2
3、宣传2014年中国（海南）国际热带农业博览会的特点和亮点。介绍本届的特色、筹
备情况进度，尤其是对开幕式盛况、集体签约、农产品加工招商会、专场推介会、海南
农业现代化发展论坛、热带园林景观、精致农业及花絮进行全面报道，并安排部分专访，
将宣传工作推向高潮。
1、召开宣传会议
11月13日下午3：00召开宣传会议, 研究部署做好2014年中国（海南）国际热带农业
博览会宣传工作。 2
1) 2014年11月13日下午3：00，召开第一次新闻发布会，介绍2014年中国（海南）
国际热带农业博览会的主题、内容、规模和参展对象及组织机构设置、运行情况。
2) 2014年12月2日上午9：00，召开第二次新闻发布会，介绍筹备进展情况等。
3) 2014年12月7日下午4：00，召开第三次新闻发布会，通报交易成果等。
3、记者采风活动
2014年11月下旬，组织海南日报、海南广播电视台、人民日报、新华社等省内外新闻
单位的记者进行采风活动。（并于11月17日前拿出具体方案）
4、海南现代农业专题宣传片
由海南广播电视台制作专题片，内容包括改革开放30年尤其是建省20年来海南农业发
展的成就等。
5、网络、期刊、海报宣传
设立专门网站，全面介绍及报道展会情况，在南国都市报、海南日报上登载展会信息等。
11月28日起，在海口主要街道悬挂横幅、彩旗，在海口会展中心县挂横幅、彩旗、建
造拱门气球等形式营造浓烈的喜庆气氛。
（六）其他要求
1、高度重视，精心策划。
2、在重要版面和时段突出报道2014年中国（海南）国际热带农业博览会的相关新闻。
六、招展方案
（一）展会信息：
1、会展地点：海南国际会展中心
2、会展时间：2014年12月5日—12月7日
3、会展名称：中国（海南）国际热带农业博览会
4、主办方：XXXXX 协办方：XXXXX
5、办展起因和办展目标：海南有着发展热带农业的独特优势，随着热带农业市场价值
的不断上升，热带农业博览会的趋势已势不可挡。此次会展的规划展场面积预计超过
10000平方米。
6、展会宣传主题：热带、绿色、科技、品牌
7、展品范围：
热带农业苗木育种保种成果展、热带农业生产资料展、热带农业加工与深加工展、热带
农业成果与农产品展、热带农业质量检测检验成果展、热带农业营销体系展、热带农业
新型农业展、热带农业综合服务展、热带农业在线网络展
8、招展价格：3m×3m 馆内标准展位：人民币 2000元；（双开口加收500元）净地展
位（36㎡起租）：人民币600元㎡。（只是粗略的估算）
（二）产业发展特点：
热带农业具有稀缺性和不可替代性等特点，是海南的特色产业，也是海南的优势
产业。海南的热带农业自然资源非常丰富，有不少热带农产品是国内外工业和医药的重
要原料，也有不少是人们日常消费品和嗜好品。全国６０％－７０％的热带与亚热带经
济作物和农作物品种集中在海南，产量占５０％，热带作物品种全部集中在海南。
（三）招展函的编制与发送：
编制
1、展会信息（同上）
2、市场状况介绍
1) 行业定位：热带农产品市场十分活跃
2) 地区的市场状况：海南省热带农业发展不只在国内起着举足轻重的地位，在国际上
也有自己的特殊影响。
3、会展招商和宣传推广计划
1) 会展招商计划
招商渠道
① 专业媒体；（主要针对专业观众。例如会展期刊等）
② 大众媒体；（主要针对普通观众。例如海南省电视台等）
③ 有关行业协会和商会；
④ 国内外同类展会；
⑤ 参展企业；
⑥ 网络招商；
⑦ 国内外著名展会主办机构；
⑧ 国际组织；
⑨ 各种招商代理；
⑩ 外国驻华机构；
2）、宣传推广计划
① 网络推广
优化：结合相关关键字，针对性的优化展会官方网站
BBS 论坛：NNSKY 、58同城网等
② 资源互换
相关展会：收集相关展会信息，用现有的展会资源进行互换，可以再相关展会期间进行
人员宣传（发放展会宣传册或宣传单页）
③ 广告投放 电视：海南电视台 海口电视台 直播海南
报纸：《海南经济报》《南国都市报》《海口晚报》
杂志：《视界》《天涯》等
平面：公车车身广告、灯箱
④ 展会报道
展会期间：邀请各媒体并选做几家深度采访现场活动环节
展会后续：各类媒体报道展会成功及下期预告
4）服务项目
展前
① 绘和展板制作；
② 提供住宿、租车等信息；
③ 协助客户预约翻译；
④ 协助客户预约并培训前台工作人员和展台模特；
⑤ 展台搭建后，工程部派专职人员协助客户进行设备的拆箱、安装及展品布展
展中
① 免费提供专职保洁员，每天展会开始前及结束后半小时彻底清洁展台卫生，展会进
行期间，不影响客户正常工作的情况下，随时进行展台保洁工作，让客户一直拥
有整洁的展览环境
② 展会期间，确保每天有项目巡场，随时协助客户解决突发事件
③ 协助客户与主板及场馆进行相关事项的沟通、协调，确保客户工作顺利进行
④ 协调客户开具出门条，并协调运输方面事宜
展后
① 工程部委派专人协助客户在最短的时间内将设备进行装箱后撤出展馆，并以最高的
工作效率完成展位的撤展工作
② 展后，对项目进行认真的总结
③ 展后，可提供有偿的仓储服务
5）参展办法
① 参展单位请详细填写《参展申请表》，并加盖公章传真或交寄至大会组委会。
② 组委会在收到企业的《参展申请表》后根据企业产品的类别确定展位，并与参展企
业签订正式协议。
③ 正式协议签订后的后5个工作日内将参展费用汇入大会组委会指定账号从而确定展
位，否则组委会有权调整或取消所定展位。参展商在汇出各项费用后，请将银行汇
单传真后将复印件寄往组委会以便核查；发票到会场财务组统一开取或根据要求邮
寄。
6）付款方式
开户银行：XXXX 银行开户名称：XXX
账号：XXXX 收款单位名称：XXXXXX
电话：56XXXXX 传真：XXXXXXXXX
网址：www.XXX.com E-mail:[email protected]
招展函发送
1、通过行业企业名录收集找到大量参展商信息邮寄招展函
2、通过商会和行业协会收集参展商信息邮寄招展函
3、通过同类会展收集参展商信息邮寄招展函
4、通过专业网站收集参展商信息邮寄招展函
5、通过电话黄页收集参展商信息电联参展商并邮寄招展函
（四）招展分工策划
主办方
1、操作方案 （营销策划组） 2、工作内容跟进落实 （会务助理）
3、展览会标准化接待工作流程 （会务助理）
4、工作人员岗位分配安排表 （营销策划组）
5、网站建设、媒体确定、招展函内容设置 （营销策划组）
6、提供首期确认展会设计建议等资料（营销策划组 ）提供给广告公司制作招展函用
7、对展会期间客户的分析 （招商部）
8、对销售人员进行展会总体工作的培训 （人事部）
9、对展会前后广告投放内容的确定（营销策划部）广告公司提供广告稿件
10、对销售人员进行展会期间活动内容的培训（商务部）
11、接受展会期间客户电话咨询（销售部）销售人员根据广告、销售统一口径接受电话
咨询
12、对销售人员板块分工的分配安排 （人事助理）
13、落实礼仪活动安排、时间、地点、人、可参与活动的情况等 （营销策划部）
14、对于媒体人员邀请的衔接 （公关部）
承办方
1、 展会物料 2、现场物料维护整理事宜
2、 宣传的扩音设备准备整理事宜
3、 安排广告公司进行相关广告投放
4、 安排电视台的制作、投放广告
5、 联络工程公司设计展位，对展览现场进行包装
6、 安排广告公司对展位展示喷画、文字设计、撰写广告
7、 现场展位的维护
（五）招展预算
1、员工工资：20000元 2、宣传费用：10000元
3、公关费用：5000元 4、电话传真邮寄费：2400元
5、代理费：4500元 6、不可预见费用10000元
（六）招商代理
1、代理方式：一般代理；为保证代理的资质可靠，海南省会展局会在各个办事处设立
资质考察，只有符合条件的才能被正式确定为代理
2、代理商的权利：按合同规定收取佣金；从办展机构获取招商必须的完整资料；按合
同享受办展机构对会展及代理商的宣传推广支持；在规定的时间内预订的展位能得到保
证。
3、代理商的责任：按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营；有责任对
所代理的展览项目进行宣传推广；定期向办展机构有关负责人汇报情况；对办展机构划
定的展位不得有异议；维护办展机构和会展的声誉和形象；按办展机构规定的价格（或
价格范围）招展，按时收取和缴纳参展款（含定金）；不得对办展机构制定的参展条件
作私自改动；必须协助办展机构做好参展商的服务工作。
4、代理招商地区范围：国内外皆可
5、代理佣金：按办展机构实收到的、由该代理商招来的参展商所交的参展费总额的
15%~20%的比例提取；会展结束后一个工作日内结清
（七）招展进度控制
1、展前5个月进行报纸、网络、杂志等宣传
2、展前2个月开始对参展商的邀请和派发招展函
3、展前1个月开始对重要观众的邀请
4、展前3天开放展馆及安排布展相关事宜
5、展中每天都要做好对数据的整理和对参展商的调查
6、展后相关事宜。
七、赞助方案
论坛赞助分为现金赞助和实物赞助两大类，其中现金赞助包括特别赞助机构（万元) 、赞助机构(每家万元) ；实物赞助包括礼品、搭建服务、会议用品等指定赞助商。 赞助项目详细说明：
（一）特别赞助机构：限1家，赞助费用万人民币，回报权益如下：
1、赞助机构冠名将于12月4日晚举办的文艺晚会，冠名全称为2014中国（海南）国际热带农业博览会“×××之夜”文艺晚会；
2、赞助机构领导可在首日上午全体大会上发表演讲；
3、赞助机构共计二位高层领导可以免费参会及出席宴会，享受贵宾待遇，入座贵宾席、佩戴胸花等；
4、另外提供2个免费参会名额；
5、赞助机构领导出席论坛期间各种社交活动，优先安排座次；
6、将年会首日午宴冠名为“××××(赞助机构名称) 招待宴会”，体现在会刊活动安排、晚宴背板、其他有关宣传中；
7、经大会组委会同意，赞助机构可根据宣传需要布置宴会厅；宴会前播放特别赞助机构宣传片(循环播出) ；
8、宴会主持人作祝酒辞，感谢赞助机构；
9、赞助机构领导发言8分钟；
10、宴会入口处摆放赞助机构展板；
11、可在会刊鸣谢页中出现赞助机构LOGO 或名称；
12、可在会刊封二刊登整版彩色广告；
13、可在会刊正文刊登2页赞助机构介绍(中英文对照) ；
14、可在官方网站鸣谢页中出现赞助机构LOGO 或名称；并与赞助机构网站链接；
15、期间组织安排媒体采访赞助机构领导；
16、可在全体大会会场鸣谢板上得到鸣谢；
17、可在会场外醒目位置的论坛鸣谢板上得到鸣谢；
18、安排一个A 类时段(首日上午茶歇期间) 播出赞助机构宣传片(5分钟) ；
19、主持人在大会中特别致谢；
20、宣传品放在统一的资料袋内派发至每一位与会代表；
21、宣传资料可免费放在面向代表开放的资料中心；
22、赞助机构领导可享受接送贵宾待遇；
23、赞助机构领导可参与贵宾活动；
24、赞助机构领导可在贵宾区落座；
25、可免费获得会刊20本；
(二) 赞助联络、协议签署及付款
账号信息、开户名、开户行、账号
赞助事宜联系：2014中国（海南）国际热带农业博览会主办方提供的电话、传真、地址、电子信箱、网址
八、布展工作方案
(一) 工作原则
在“热农会”组委会办公室的领导下，根据“热农会”组织方案中制定的工作内容，本着“紧张有序，周密严谨、布局合理、突出特色”的原则，确保“热农会”布展工作按时间、按质量圆满完成。
(二) 工作内容
1) 负责“热农会”整体平面布局的设计；
2) 负责各场馆（含开幕式、销售、招商洽谈区）的设计议标；
3) 负责开幕式的各项活动；
4) 负责组织指导整个场馆布展的制作和施工；
5) 负责销售展位的搭建及安排、外场招租及邀请函、各类证件的印制。
6) 负责展会期间参展活植株培育及摆放；
7) 负责参展果蔬及农产品加工品的收集和布展；
8) 负责农业机械展区的设计布展。
9) 负责展销品的质量标准和食品安全及协助工商受理消费者投诉等有关事宜。
10) 协调公安系统保障展会期间的消防、治安、交通安全工作。
11) 负责组织拆展及组委会领导交办的其他工作。
(三) 组成人员：各项工作组长、副组长各一名，组员若干
(四) 职责分工
设计、布展小组：组 长、副组长各一名，组员若干
负责工作内容：
1. 负责“热农会”整体平面布局的设计；
2. 负责各场馆（含开幕式、销售区场所的搭建、招商洽谈区）的设计议标；
3. 负责开幕式的各项活动；
4. 负责组织指导整个场馆布展的制作和施工；
5. 负责销售展位的搭建及安排、外场招租及邀请函、各类证件的印制。
6、负责展销品的质量标准和食品安全及协助工商受理消费者投诉等有关事宜；协调公安系统保障展会期间的消防、治安、交通安全工作；负责组织撤展及组委会领导交办的其他工作。
7、按场馆、类型进行分布。
(五) 时间安排
可参见附录一
九、产品收集工作方案
为保证“热农会”筹备工作有序开展，制定本工作责任分解细化方案。
(一) 分小组
(二) 分区域
(三) 时间安排
1、 10月30日前，做好展品征集的发动工作，拟好展品征集的有关通知，下发至各市
县农产品加工管理部门和各相关企业，要求各市县农产品加工管理部门做好展品征集前的准备工作。
2、 10月30日前做好展品存放仓库的租赁和展品收集用车的安排工作。
3、 11月1日至12月3日为展品收集时间，各小组要根据展品征集方案要求，按品种、
数量，负责展品按时征集。
4、 12月4日前，根据展馆和展位的具体情况再次核实展品数量、品种情况，做出必要
的调整以及布展前的一切准备工作。
5、 12月5日前，完成展位产品的布展工作。
(四) 展品征集经费
由负责征集展品经费和征集工作经费的落实工作。
十、客商邀请工作方案
（一）目标（数量是粗略的拟定）
客商邀请组在组委会筹备办和客商邀请和接待组的领导下，根据筹备方案中制定的工作目标，做好客商邀请的各项组织协调工作。根据往年冬交会邀请人数，拟完成邀请参会国内外客商3000人，其中国内2200人，国外、境外800人，同时参加会议人员约500人。
（二）工作任务
1、 负责拟定省直有关部门和市县邀请国内外客商、研究学者具体工作计划；
2、 负责分配安排任务下发市县、省直相关部门，并催促落实发邀请函；
3、 负责邀请信息的反馈、跟踪落实和统计工作，随时报组委会筹备办公室。
4、 与接待组的有关小组做好衔接工作，确保邀请与接待组各项工作任务的顺利完成。
（三）工作措施
1、 建立责任分工落实机制，制定目标，明确工作职责任务，各负其责。
2、 建立联络人联系工作机制，及时沟通情况，随时掌握相关信息，把握客商参会的行
程动态。
3、 建立网上上报工作机制，与各市县、相关部门之间建立起网上交流信息的机制。
4、 建立倒计时工作机制，制定工作任务倒计时时间安排表（附表一），按时间表的安
排逐步推进各项工作。
（四）职责分工
1、 邀请组人员
一名组长和四个小组成员
2、 分工安排
1) 组长负责邀请客商、科研学者的全面工作，制定工作方案，编制相关统计表格，综
合协调，与各工作组的协调联系。
2) 设副组长一名，配合组长协调客商邀请的全面工作，负责统计情况的汇总、准备汇
报文字材料。
3) 设两人负责跟踪市县、省直部门邀请客商落实情况。
4) 设一人负责农业厅邀请客商的落实工作。
（五）农业厅邀请客商工作计划（人数只是粗略的拟定）
由于此次展会性质是农业类的展览，所以将由农业厅邀请的部分客商及专家学者，预计客商600，专家学者是500人。
（六）邀请函、感谢信见附录。
十一、接待和食宿工作方案
（一）工作目标
展会接待组在“热农会”组委会的领导下，根据已定的筹备方案中制定的工作目标，逐项做好各项接待工作，本着“紧张有序，严谨高效，接待热情、服务周到”的原则，认真完成客商、专家学者参加“热农会”期间的各项接待任务，确保接待环节避免出现偏差和失误，保证邀请参展人员乘兴而来，满意而归。
（二）工作任务
1、 负责参会参展人员的邀请计划安排
2、 负责参会参展人员邀请名额下发各市县、各相关部门，及时寄发邀请函。
3、 负责全省各市县、各部门邀请情况的信息反馈、跟踪落实和统计工作，并随时将邀
请参会信息上报组委会筹备办公室。
4、 负责邀请参展人员的接送机和食宿接待。
5、 负责省政府招待晚宴和开幕式参会人员的组织安排。
6、 负责组委会筹备办公室各小组办公地点的落实及工作人员食宿安排。
7、 负责协助展期会议会务的服务和接待工作。
8、 负责“热农会”主办单位及中央、各省有关领导的邀请及接待工作。
9、 负责参会重要客商、专家基地考察接待工作。
10、 完成组委会领导临时交办的其它工作。
（三）职责分工
1、 邀请组：一名组长领队四名组员负责客商专家邀请
2、 接送机组：一位组长和厅服务中心有关人员
3、 接待组：分两队，一队由一名组长带领八名组员负责客商接待。另一队由一名组长
带领五位组员接待专家学者。各队中均有专门负责境外接待人员。
4、 宴会组：一名组长，六位组员，负责宴会期间的安全，通知、接送等工作。
5、 参观考察组：依考察路线而定，平均每条路线有三人负责。
6、 未安排到工作的均为临时调动成员。
7、 组长和副组长分区域负责整个展会期间的接待工作。
（四）拟定接待宾馆两家，五星级一家接待外宾，四星级一家接待内宾。
主要任务是，会议签到、资料分发，住宿、就餐安排，组织参展人员参加活动等。展会接机提前三天开始，即从12月2日-4日24：00止皆有人在机场负责接机，同时各小组12月2日开始入住酒店开始做好会务报到工作。
（五）住酒店用餐时间：提示时间早上7：0，早餐7：30—8：00，中餐12：00—13：00，晚餐18：00—19：00。用餐形式：自助。
（六）接送车辆安排。拟和旅行社签约租用大巴车6辆，内商接送4辆，外商接送2辆。
（七）保卫工作，拟与公安部门联系，派警员入住酒店负责保安王作，派警车带送车队。
（八）食品安全工作。督促酒店做好食品检验，保证食品卫生，防止食品中毒事件发生。
十二、开闭幕式实施方案
（一）开幕式
1、 时间地点：12月5日上午9：00-11:00海南省国际会展中心
2、 参与人员：所有参展人员均可参加，组委会领导，省领导的相关领导需到场致辞
3、 主要流程：
8:00 大会工作人员 、礼仪人员就位，进行各项准备、查验工作，各展台参展人员入场；
8:00-8:30 开幕前设备、音响及主持人、礼仪模特工作准备；
8:30-8:50 领导、贵宾及媒体记者等入场、签到；
8:50-9:00 引导参加开幕式的领导、贵宾步入主席台；
9:00-9:20 主持人宣布开幕式开始，介绍与会领导、贵宾、媒体；
9:20-10:30 组委会领导、省领导致辞、参展代表以及专家纷纷致辞
10:30-10:35 在音乐声中，主持人念倒计时，致辞嘉宾做开幕剪彩；
10:35-10:50 展会正式开始，引导出席开幕式的领导、贵宾、媒体等步入展会； 11:00 开幕式结束，观众入场，展览正式开始
（二）闭幕式
1、 时间地点：12月7日下午4：00-5:00海南省国际会展中心
2、 参与人员：所有参展人员均可参加，组委会领导，省领导及其他机构相关领导需到
场参与闭幕。
3、 主要流程：
4:00-4:10 主持人对展会做简单总结，宣布闭幕时开始；
4:10-4:30 领导致辞总结；
4:30-4:50 进行颁奖仪式；
4:50-5:00 闭幕式结束
十三、会后参观考察旅游方案
（一）指导思想：促进客商对我省热带农业农业现状的了解，加强产销对接，增进友谊，推动我省热带农业产品的销售，增加农民收入，推进国际旅游岛建设。
（二）时间安排、参观考察路线及内容：
初步拟定2014年12月8日上午以海南大学为起点，上午参观海南大学等高校热带农业科研培养基地 ，下午参观中国热带农业科学院等独立科研机构。这是首批考察团，主要是科研专家学者在海南各高校领导下参观海南省热带农业研究现状。
为了增加客商以及爱好热带农业的学者对海南热带农业的了解，计划和相关旅行社合作设计三天考察路线，分东、中、西三路。
考察路线一（西路）：海口-澄迈-儋州-东方-乐东-三亚，此路线为期三天，主要考察水果等经济作物基地及当地热带作物品种等。
考察路线二（中路）：海口-屯昌-琼中-五指山-保亭-三亚，主要考查的是农场养殖和农副产品。
考察路线三（东路）：海口-琼海-文昌-万宁-陵水-三亚，考察的主要是农场种植和濒海养殖。
所设考察路线均有组委会工作人员、农业厅相关工作人员陪同，由旅行社安排住宿餐饮，期间所有费用由参与者自理，考察时间均为期三天，需要延期考察的可与旅行社另商协定。
海南热带农业分布电子地图 海南地图网 http://www.hnemap.com/ncp/
十四、后期总结方案
（一）问卷调查：展会期间对参展商、观众进行随机调查，回收后通过民意了解此次展会的办展效果。
（二）展会总体评价
1、对展会策划进行总结。 2、对展会筹备工作进行总结。
3、对展会招展工作进行总结。 4、对展会宣传工作进行总结。
5、对展会服务进行总结。 6、对展会现场管理进行总结。
7、对展会指定的服务商进行评估。 8、对展会各种活动进行评估。
9、对展会的客户关系管理进行总结。 10、财务总结分析。
11、成果总结。
（三）展后客户跟踪服务
1、建立客户信息数据库。
2、向客户邮寄展会总结并致谢。
3、进行展会总结性宣传。
4、处理展会可能出现的一些遗留问题。
5、准备下一届展会。
十五、财务预算方案
（一）财务支出预算：
（三）利润370500元
十六、现场管理方案
（一）会展开幕式现场管理：
1、展会现场布置：
在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。
2、VIP （very important person) 接待：
对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。
3、媒体的接待和管理 ：
展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。
4、展会开幕
开幕时间和地点；开幕式讲话稿和新闻通稿；开幕方式的确定。
5、会展布展与现场管理：
1) 办展机构现场管理
① . 展会现场布置
② 展会注册及入场管理
③ 展会证件与门票管理
④ 展会设备设施管理
⑤ 展会现场的知识产权保护工作
⑥ 展会现场的其他服务
⑦ 展会现场的相关活动管理
⑧ 展会现场应急与安全管理
2) 参展商的现场管理工作：
展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场等；
展中，主办单位为展商提供增值服务，举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。
展后，主办单位对参展企业进行走访，听取意见，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。
3、观众登记和入场管理：
观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。
为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。
1) 预登记
2) 现场登记
3) 信息收集
4) 导引与通道维护
5) 告知观众展会日程
6) 应急处理小组
7) 现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等）
4、撤展管理
1) 展位的拆除
2) 参展商租用展具的退还
3) 参展商展品的处理和回运
4) 展品出馆控制
5) 展场的清洁
6) 撤展安全保卫
（三）会展现场风险与安全管理：
1、会展风险管理 ：
1) 对场地进行安全分析
2) 同当地相关部门建立良好的工作关系
3) 确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识
4) 制作安全小册子/标牌以及其他交流方式
5) 制定一个媒体管理计划
6) 预防“闹展”
2、重大紧急事件管理：
为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。
（四）其它管理：
1、现场广告管理
1) 广告载体分类与统一管理
2) 广告的规范与招标
3) 秉承公平公开的原则
2、交通、物流管理：
1) 展品运输（分为主办方签约物流公司与自行运输）
2) 撤展运输
3) 现场联络点
4) 线路规划
5) 对展品抵达时间的掌握
6) 撤展管理与撤展物品监控
7) 紧急事件处理
3、餐饮管理：
1) 指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。（主办方指定XX 餐饮公司作为本次展会
的餐饮供应商场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。）
2) 同时，我们推荐场馆及周遍餐饮设施。，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮情
况。
4、证件管理
在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构将加强对展览会证件，尤其是门票的管理，以避免出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。 5、新闻管理
本次展会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备请详询。 6、会展资料的采集与编写
印发宣传资料、参展商资料、资料编印、会议材料的印刷与制作。 7、会展设备管理——会议所需视听设备
本次展会及会议对视听、放映设备方面的要求较为严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都有一定质量要求，并由专业人员协助规划。
十七、突发事件应急预警方案
（一）总则 1、编制目的
有效预防、及时控制和消除展会突发公共安全事件的危害，指导和规范展会安全保卫，消防，交通秩序维护，安全生产等方面的工作，最大限度地减少展会突发公共安全事件对参展人员、设备、场所的危害，保障参展人员的生命财产安全和合法权益，保持良好的展会环境。 2、工作原则
以人为本，预防为主，快速反应，统一指挥，各部门协调联动，依法办事。 （二）组织指挥体系及职责 1、展会安全协调中心
成立展会安全应急协调中心（以下简称“展会安全协调中心”），统一组织、指挥、协调展会安全防范、突发公共事件应急处置工作。人员分工待定。
2、展会安全协调中心各成员单位职责
由展会安全协调中心统一领导，结合有关规定开展处置工作。 1) 保卫安全方面
包括领导护卫工作和展会场馆保卫工作，以及保障发生突发公共事件时的人员疏散安全，由安保负责人负责组织实施，其他部门协助开展工作。 2) 消防安全方面
包括消防监测、排除消防隐患和消防应急准备工作，由消防负责人负责组织实施，其他部门协助开展工作。 3) 交通安全方面
包括保障领导出行路线和其他参会人员的交通畅顺、交通安全，由安保负责人负责组织实施，其他部门协助开展工作。 4) 供电保障方面
包括展会期间的日常供电保障和临时供电保障，由工程部负责人负责组织实施，其他部门协助开展工作。 5) 其他未列明情况
其他未列明情况由展会应急协调中心研究部署、统一指挥、协调有关部门组织实施。 （三）安全防范
安全防范工作的保障由展会安全协调中心协调有关单位，做好展会安全保障工作 1、交通运输保障：安保人员要优先保证展会现场的交通秩序，保证消防车辆，急救车辆能顺利及时进入展会现场
2、治安保障：建立加强展会安保力量，组织对安保人员的训练与培训，组织对参展商，及工作人员的展会安全防范常识的培训，加强对展会现场的巡逻与监管。
3、消防保障：每个展位配置灭火器一个，各公共区域配置灭火器20个，加强对参展商，及工作人员的展会消防安全防范常识的培训。
4、物资保障：按照计划，展会期间建立临时应急物资库，储备足够应急物资，包括医疗设备、医疗药物、防护用品、封锁设施、运输工具、通信工具、消防器材等。 5、经费保障：由展会主办方设立展会应急预备款，保障展会突发公共事件应急处置所需经费。
6、人员保障：根据实际需要，成立相应应急保障队伍，为应急工作提供必要的人员配
备。
（四）应急响应
1、安全事故响应：现场值班安保人员，必须第一时间到场，救助受伤人员，维护现场秩序，通知展会应急协调中心；通知医疗，公安等部门。
2、消防事故响应：现场值班安保人员，必须第一时间到场，扑灭火情，救助受伤人员，维护现场秩序，通知展会应急协调中心；通知医疗，消防，公安等部门。
3、交通事故响应：现场值班安保人员，必须第一时间到场，救助受伤人员，维护现场秩序，通知展会应急协调中心；通知医疗，公安交警等部门。 （五）后期处置 1、报送事故情况报告
应急处理工作结束后，展会应急协调中心办公室要组织相关成员单位及时写出事故情况报告，报贵港市政府，并抄送市应急办和上级有关部门。 2、事故情况报告主要内容包括：
1）事故发生的时间、地点、原因、人员伤亡和直接、间接经济损失情况； 2）应急救援参加单位、投入人员和设备情况；
3）应急救援过程、实际效果； 4）诱发事故的主要责任单位和个人
附录二：海南国际会展中心平面图
海南国际会议展览中心的展览中心建筑面积7.7万平方米，共有三个展览大厅和一个4800平方米能够容纳6000人的室内开幕式大厅，室内可搭建标准展位2320个，展览中心可举办各种类型的展览、演示、表演等活动，展馆设备均达到国际展示场标准，室外展场2.5万平方米，可用于举行万人集会，大型表演及大宗设备室外展览。展览中心内设有单独的海关监管仓、展览展具仓库、高档餐厅、千人快餐服务点等。
附录三：海口市地图
附录四：海南省地图
附录五：邀请函
附录六：感谢信
（二）客户登记表 （三）展会客户信息归纳表
。 （四）每日工作统计表 附录九：比赛队员
组长：海南大学旅游学院会展经济与管理 史源
组员：海南大学旅游学院会展经济与管理 安夏祎 李芳
策划方案
策划人：史 源 李 芳 安夏祎
海南大学旅游学院
2014年7月12日 中国（海南）国际热带农业博览会
目录
一、总体策划方案
二、可行性分析报告
三、筹备工作方案
四、行政审批方案
五、宣传方案
六、招展方案
七、赞助方案
八、布展工作方案
九、产品收集工作方案
十、客商邀请工作方案
十一、接待和食宿安排方案
十二、开闭幕式实施方案
十三、会后考察旅游方案
十四、后期总结方案
十五、财务预算方案
十六、现场管理方案
十七、突发事件应急预警方案
附录一：重要筹备工作事项安排表暨展会时间表
附录二：海南省国际会展中心平面图
附录三：海口市地图
附录四：海南省地图
附录五：邀请函
附录六：感谢信
附录七：展品信息统计表、会客登记表、展会客户信息归纳表、每日工作统计表
附录八：会刊
附录九：参赛队员简介
一、总体策划方案
海南——这个与美国夏威夷处在同一纬度，有着长达1528公里的海岸线，和全国
最大面积热带作物区的海岛。遍布着热带海洋，热带农业，热带旅游等各种资源。岛上
终年气候宜人，四季鸟语花香，矿物、动植物资源丰富，沿海的石油与天然气蕴藏量更
是可观。海南所孕育的热带雨林和热带红树林为中国少有的森林类型，是开展科研、旅
游、教学、展览等理想的选择之地。
为宣传海南热带特色农业、展示现代高效农业发展成果和搭建对外交流合作的平
台；为推动优势、特色、品牌和订单农业发展，实现农产品产销对接和促进农业增效、
农民增收；为进一步推进海南农业科学发展，实现绿色崛起，促进国际旅游岛建设，打
造国家热带农业生产基地，我们策划了此次2014年中国（海南）国际热带农业博览会
（以下简称“热农会”）。
充分利用“海南国际旅游岛”的城市品牌效应，以热农会为媒，以展示现代农业、
热带农业建设成就为主线；以建设现代农业、培育地方品牌、扩大内外市场、促进农业
合作为主题；以打造现代农业成果展示平台、优质农产品交易平台、农业项目合作平台、
农业高新科技信息发布平台为目标，全面展示近年来海南省热带农业建设成就，加强与
国内外企业的交流与合作。通过展览展示、贸易采购、招商引资、信息交流、理论研讨
等一系列活动，建立与参展企业和采购企业及其农业科研机构紧密的合作关系，进一步
巩固和扩大展会成果，努力打响中国（海南）国际热带农业博览会（China (Hainan)
International Fair for Tropical Agriculture）品牌，多方位展示海南省的形象与
地位，促进海南乃至全国农业快速发展。
（一）主题、宗旨和原则
本届热农会的主题是：“热带、绿色、科技、品牌”。办会宗旨是：“展示发展成果、促
进农业发展，扩大订单贸易，加强交流合作”。同时，坚持“开放、创新、节约、务实”
的办会原则，扩大市场化、国际化运作，加大开放和创新力度，力争在会展内容、形式
和创意上有新突破，取得新成效。推进热农会向产业化、品牌化、市场化、国际化发展。
（二）时间和地点
1、时间：2014年12月5日至7日（星期五、星期六、星期日），共3天。
2、地点：海南国际会展中心（海口市滨海大道258号）、海口香格里拉大酒店（海口滨
海大道256号）
（三）中国（海南）国际热带农业展览会展馆设置与布局
本届博览会共设9个主题展馆、2个会议论坛，总面积70000㎡。主要以名优、特
色、品牌农产品及科技成果的展示、交易和项目招商洽谈为主，实行严格的参展准入制
度，确保展品质量与会展安全。
1、中国（海南）国际热带农业苗木育种保种成果展
热带育种与培育成果展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销各类农作物、蔬菜、花草、
林木、果树种子、种苗；种子种苗新品种、新技术及最新科研成果展示；种子处理专用
药剂、微肥、激素及相关的农药、化肥、种衣剂等；各种农作物种子栽培技术、植保技
术、防伪技术等。本次热农会上展出的瓜菜品种多为新品种，大多是经过杂交育种产生
的，还有一些引种驯化和诱变育种产生的，这让我们看到了热带作物育种的希望和发展
前景。
热带农业植株展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销嫁接蔬菜包括嫁接茄子、嫁接番
茄、嫁接南瓜、嫁接苦瓜、嫁接青瓜等。航天育种包括航茄3号，航椒3号，航茄5号，
太空葫芦，宇航4号(番茄) ，太空仙客来，太空西瓜、太空葫芦等等一些列园艺产品。
此外还有太空五彩椒系列、彩色瓜菜、埃及帝王菜、秋葵、菌草灵芝、火山冷泉·硒米、
食用型木薯新品种——华南9号等等。以及热带种苗新品种、杂交品种等植株展示。
2、中国（海南）国际热带农业生产资料展
现代农业装备展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销肥料生产设备、肥料施用设备、
土壤分析测试仪器；种子、种苗加工、检验、包装、包衣、制作等仪器及设备；农用药
械、干燥设备、包装设备、粉碎设备、储运设备、槽车、残留测试仪器包装制版技术等。
以及国内外先进适用农机具和现代技术装备，重点推介低碳、环保、节能的新型农机具
及新产品。
农业生产资料展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销省内外优质、高效、安全的农药、
肥料、等农业生产资料。推广应用绿色、安全、环保农资，新技术等。肥料展区：氮肥、
磷肥、钾肥、生物肥、有机天然肥、复合肥、生态肥、控释肥、复混肥、叶面肥、液肥、
冲施肥、微肥、育苗肥、各种菌肥、专用肥料、环保肥料、土壤改良剂、植物生长调节
剂、表面活性剂、农业节水和水肥一体化设施、测土配方施肥技术成果等。农药展区：
①农药：杀虫剂、杀菌剂、除草剂、卫生杀虫剂、杀鼠剂、杀线虫剂、杀螨剂、昆虫生
长调节剂、杀软体、动物剂、杀藻剂、忌避剂、熏蒸剂、生物农药、环保农药等。②农
药原料和制剂/化工原料与中间体/化学试剂、助剂等类：一般有机原料、有机中间体、
工业气体、单质、酸类、碱类、无机盐、其它无机化工原料、基本有机化工原料。
现代农业科技综合展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展示全省名优、特色、品牌农产
品和现代农业新科技、新产品、新成果。此外还有高校、科研院所最新农机化科研成果
等。展馆实行统一设计，分区特装和布展。以科技成果和品牌产品展示为主，辅以图片、
造型、影像和电子演示相衬托。
3、中国（海南）国际热带农业加工与深加工展
特色农产品加工展：设在A 馆，面积1000㎡。主要展销特色农产品加工品牌产品，展
示和推介农产品深加工技术和研发成果，促进农产品加工技术交流与项目合作。
农业产业一体化展：设在A 馆，面积1000㎡。分设畜牧业、种植业和加工龙头企业展
销区，主要展销全省重点龙头企业和农民专业合作社示范社的名优、特色和无公害农产
品，展示农业产业化发展新成果。
4、中国（海南）国际热带农业成果与农产品展
热带水果与果树展：设在B 馆，面积1000㎡。集中展示新鲜蔬菜、脱水蔬菜、冷冻蔬
菜、灌装蔬菜、新鲜水果、干果、果蔬加工及贮运机械，果蔬采后处理设备（水果筛选、
分选、打蜡设备，保鲜设备；分级包装设备；果汁及果蔬食品加工设备）、保鲜冷藏及
运输贮藏设备等。海南热销热带水果及果树品种，种植，果树苗木良种、林业管理技术
服务、技术咨询等等。
热带花卉展：设在B 馆，面积3000㎡。集中展示热带花卉，展馆实行统一设计和简装，
按标准展位招商组织各企业参展展销。
热带粮食作物展：设在B 馆，面积3000㎡。集中展示无公害农产品、绿色食品、有机
食品，粮油、热带粮食作物、畜禽产品、水产品、肉制品、乳制品、蜂产品等。展馆实
行统一设计和简装，按标准展位招商组织各企业参展展销。
热带经济作物展：设在B 馆，面积3000㎡。集中展示橡胶，椰子等热带经济作物。展
馆实行统一设计和简装，按标准展位招商组织各企业参展展销。
5、中国（海南）国际热带农业质量检测检验成果展
农业质量安全检测与检验展：设在B 馆，面积1800㎡。集中展示农业质量安全检测简
易过程与结果，并提供专业农产品质量安全咨询与服务等，邀请质监局等单位提供资料
和手册，帮助广大人民群众辨别学习安全农产品。
安全监控与包装展：设在B 馆，面积1800㎡。分设绿色防控和包装产品2个展区，主
要展销本省绿色、有机等高端农产品，展示推介农业安全防控体系建设及绿色防控技术
与装备成果，以及国内外优质、环保、安全的农产品包装产品。并馆内设立参展产品质
量安全现场快速检测站，全程接受质量投诉和检测监督。展馆实行统一设计和施工，分
区招标参展和推介。
6、中国（海南）国际热带农业营销体系展
农垦系统展：设在B 馆，面积1500㎡。主要展示展销全省农垦系统的特色、品牌农产
品及现代垦区建设新成果，推介和洽谈招商合作项目。实行统一划定区域和审定设计方
案，由农垦总局统一招标组织企业简装参展。
全国供销系统展：设在B 馆，面积2200㎡。主要展销全国供销系统的名优农产品和优
质生产资料，促进省际间的农资、农技交流与合作。展馆实行统一划定区域和审定设计
方案，由省供销联社统一设计、简装和招商展销。
热带农业作物销售物流展：设在B 馆，面积2200㎡。主要展示农业销售渠道和过程，
通过传统销售和现在网络销售，扩大海南热带农业知名度，扩大销售量。
7、中国（海南）国际热带农业新型农业展
休闲农业与观光农业体验展：设在C 馆，面积9000㎡。主要展示我省最具特色的旅游
观光农业及休闲农庄的风貌和场景，推介我省休闲、观光农业和体验旅游线路及乡村生
态游产品。展区实行统一规划设计，招商布展和推介。
设施农业与热带园艺园林展：设在C 馆，面积9000㎡。主要展示园林景点、盆景、观
叶植物、插花、根艺、赏石、园林花卉、微型园艺、插花、微缩景观、风景园林与花卉
盆景及相关产品等。展区实行统一规划设计，招商布展和推介
8、中国（海南）国际热带农业综合服务展
海南特色农业市县展：设在C 馆，面积7000㎡。主要展示各市县名优、特色农产品及
现代农业发展成果，结合农产品订单和项目招商开展洽谈与推介。实行统一划分区域和
审定设计方案，由市县自行设计、施工和布展。展销各区、市、县特色优质农产品 。 全国各地特色农业展：设在C 馆，面积1800㎡。主要展销全国各地农业系统企业的名
优、品牌农产品及加工产品，洽谈贸易订单和推介招商合作项目。展馆按标准展位统一
设计和简装，招商组织各省组团企业参展展销。
国际与境外地区农业展：设在C 馆，面积5800㎡。主要展示国际地区农业产品，其中
主要展览东南亚有关国家，以及台湾和港澳地区的品牌农产品及加工产品。展馆按国际
标准展位统一设计布置，按国外、境外风情特装，实行国际化、市场化招商参展。 美食文化区:设在C 馆, 面积4000㎡。重点组织全省各地具有地方特色的风味小吃集中
展示展销，向国内外客商展示和推介海南特色小吃和美食文化。实行统一招标设计和施
工，按市场化运作招商展销。
洽谈休闲服务区：一是项目洽谈服务区，设在C 馆，面积500㎡，主要提供招商项目洽
谈场所和咖啡、茶水服务。二是公共餐饮服务区，设在会展中心办公区一楼，面积1000
㎡，主要提供布展和会展期间的餐饮服务和会议服务。
9、中国（海南）国际热带农业在线网络展
热带农业在线网络展览与营销：设在C 馆，面积500㎡，主要通过网络在线展示热带农
业博览会的风采，并在网络展区设置新闻现场发布区，为新闻媒体和记者提供现场采访
场所和新闻播发服务。
（四）中国（海南）国际热带农业系列高峰论坛重点会议活动安排
本着改革创新和简约务实的原则，本届冬交会共安排两项重点论坛活动——农业学术论
坛和经贸合作论坛。其中，农业学术论坛5项，经贸合作论坛4项。
1、中国（海南）国际热带农业学术论坛
中国热带作物学术研讨会：于12月4日8：30—11:30在海口香格里拉酒店会议厅举行，
邀请全国和本省相关单位及热带作物企业代表参加，由国家和海南地区有关专家作主题
演讲，研讨中国热带农业合作交流与发展战略。并举办中国（海南）国际热带农业课题
研究大赛决赛。
中国热带作物学术研讨会分论坛：于12月4日14：30—17:30在海口香格里拉酒店会
议厅举行。共设四个分论坛：热带作物产业带建设规划研讨会、
海南省热带现代农业科技创新与产业发展论坛、中国热带亚热带农业学术研讨会、海南
省热带特色现代农业发展论坛。
农产品质量安全与现代农业发展专家论坛：于12月5日14：30—16：00在会展中心东
侧二楼会议厅举行，邀请全国农产品质量安全专家做主题讲座与研讨。
农产品质量安全承诺签订仪式：所有参展企业现场签署《海南省农产品质量安全承诺协
议》。邀请省、市领导，国内外重要客商和签约企业代表及媒体记者参加。
应对气候变化与农业气象防灾减灾论坛：于12月6日08：30—11：30在会展中心东侧
二楼会议厅举行，邀请全国农业气象专家、学者、农业企业、农民代表、就海南台风，
极端天气，等气候对农业生产经营活动的影响与应对措施做主题讲座与研讨。
国家天然橡胶产业技术研讨会：于12月6日14：30—15：30在会展中心东侧二楼会议
厅举行，邀请全国农业橡胶产业有关专家和学者、农业企业、农民代表、就海南橡胶产
业的现状与发展前景，橡胶产品的研发等做主题讲座与研讨。
热带亚热带水果国际会议：于12月7日08：30—11：30在会展中心东侧二楼会议厅举
行，邀请全国水果产业有关专家和学者、农业企业、农民代表等参加会议。会议将讨论
热带和亚热带水果的研究进展和开展潜力, 会议目的是推动科学与技术交流, 促进热带
亚热带水果各领域的合作与发展。
2、中国（海南）国际热带农业经贸合作论坛
海南品牌农产品联盟年会：于12月5日14：30—16：00在会展中心多功能厅举行，组
织海南品牌农产品联盟全体成员代表参加，邀请国内知名品牌企业高管和有关专家作专
题演讲，并召开海南品牌农产品联盟年会，交流产销联盟经验。
农产品质量安全承诺签订仪式：所有参展企业现场签署《海南省农产品质量安全承诺协
议》。邀请省、市领导，国内外重要客商和签约企业代表及媒体记者参加。
热带农业重点项目招商推介会：于12月6日08：30—11：30在会展中心多功能厅举行，
邀请省、市有关领导，国内外投资公司和农业开发、农产品加工、畜牧业生产加工企业
及连锁超市企业代表参加。重点推介全省农、林、牧、渔产业及加工领域的重点投资和
招商合作项目。
海南休闲与观光农业国际高端论坛：于12月6日14：30—17：30在会展中心多功能厅
举行，邀请全国和本省相关单位及休闲观光农业企业代表参加，由国家和海南地区有关
专家作主题演讲，研讨休闲观光农业合作交流与发展战略。
热带农业电子商务发展论坛：于12月7日08：30—11：30在国际会展中心多功能厅举
行，邀请国内大型网络信息企业和本省大型龙头企业及有关单位代表参加，由信息化企
业及网络媒体高管作主题演讲。
（五）中国（海南）国际热带农业大赛赛事安排
1、中国（海南）国际热带农业课题研究大赛简介
为推动海南热带农业的发展，培养优秀的热带农业接班人，激发广大学生对热带农业的
兴趣，扩大中国（海南）国际热带农业博览会的宣传和影响。因此举办中国（海南）热
带农业课题研究大赛。大赛秉承“学以致用，知行合一”的宗旨，鼓励参赛选手运用所学知识就自己感兴趣的热带农业问题展开调研，并撰写调研报告。本次大赛旨在促进选手们更好地掌握热带农业知识并提高其实践能力。
时间：9月1日——12月4日
9月1日——11月1日征集方案
11月1日——12月1日初选方案，选出十个方案参加决赛
12月4日上午决赛，在中国热带作物学术研讨会现场举行
参赛人员：所有在校大学生、研究生
以组为单位，每组3——5人
评委老师：中国热带作物学术研讨会邀请专家
2、中国（海南）国际热带农业园林景观与园艺设计大赛简介
为促进热带农业园林景观与园艺设计的发展，特举办中国（海南）国际热带农业园林景观与园艺设计大赛。本届大赛将以热带园林为主题，以农业园艺对象而展开。鼓励广大园艺园林爱好者积极参展，交流学习，促进热带农业园林园艺的发展。
时间：9月1日——12月7日
9月1日——11月1日征集方案
11月1日——12月1日初选方案，选出十个方案参加决赛
12月7日上午决赛，在中国（海南）国际热带农业博览会现场举行
12月7日下午在中国（海南）国际热带农业博览会闭幕式现场举行颁奖仪式 参赛人员：所有在校大学生、研究生
评委老师：中国园艺园林专业邀请专家
（六）落实筹备工作
1、做好产品订单和项目招商洽谈工作。组委会要组织策划重点招商项目，提早开展项目招商和投资洽谈活动，确保会展期间的订单贸易和项目招商取得新突破。
2、做好客商邀请工作。组委会要提前拟定客商邀请计划，多渠道开展邀请工作，重点落实国内外重要客商、大型采购团和联盟企业成员的邀请，确定国外、境外和重要经销商、采购团的参会人数。要拟定好国内外重要客商的邀请和接待工作计划，利用客商参会之机，安排好项目洽谈和贸易对接活动，建立协调沟通与合作机制。
3、做好布展筹备工作。本届热农会坚持“开放、创新、节约、务实”的原则，除个别
特装馆外，其余展馆原则要求使用可重复利用的成型材料进行简装。各参展的单位要提前拟定布展设计及装修方案，于11月1日前将设计效果图送组委会审定。同时，做好参展企业和展品的组织落实工作。时间安排：11月25日—12月2日进行特装施工；12月3日—4日进行展品布展；12月7日17：00后撤展。
4、做好宣传舆论工作。提早制定宣传方案，组织新闻媒体提前宣传，开展会前预热宣传。会展期间要加大宣传报道力度，充分利用广播、电视、报刊、网络等媒体，多渠道、多形式开展系列报道，营造浓厚的宣传舆论氛围。
5、落实保障工作。根据布展任务，提早做好会展经费预算，原预算安排不足的要及早协调解决，确保会展经费按时足额到位。和有关部门沟通，要提前对参展产品进行质量检测和卫生监控，确保参展产品质量安全。组委会将对参展企业资格及参展产品质量实行严格的抽检准入制度，保证参展产品质量和展会安全。
（七）有关要求
1、高度重视，精心组织。确保各项筹备工作早策划，早部署，早落实。
2、明确任务，落实责任。根据展会的要求和部署，制订具体实施方案，明确责任分工。
3、密切配合，全力推进。所有筹备人员要统一思想，齐心协力，相互配合。
二、可行性分析报告
海南作为中国最大的热带省份，在国际旅游岛战略的上升建设时期，着眼于热带农业的特色发展之下，中国（海南）国际热带农业博览会的举办更是意义重大。
基于SWOT 分析法，从海南的整体情况与海南热带农业的发展进行了此次办展的可行性分析报告。
（一）优势：集中于自然方面。
1. 地理环境得天独厚，海南岛位于热带与亚热带之间，具备发展热带农业的自然条件，全国60%-70%的热带与亚热带经济作物、农作物品种集中于海南，产量达到50%，热带品种则全部集中在海南，其光热水资源是全国最丰富的。
2. 耕地资源丰富，其中3.4万平方千米的陆地面积中有26万公顷的尚未开发土地，且土地资源独特。
（二）劣势：集中于科技方面
由于海南省经济起步晚，农业发展局限于自然条件，先进热带农业技术的引进与人才培
养存在巨大的漏洞。
（三）机遇：会展业的发展
当今海南省经济稳步前进，以旅游业带动的会展业也日益发展。诸多知名会展在海南举
办，与农业相关的热农博览会更是业内认可的标杆。
（四）挑战：品牌的塑造与基础设施的完善。打造实力会展与海陆空交通设施的联动是
首要。
综上，在海南综合办展实力不断提升，以及特区优惠的农业开发经营政策的指引下，此
次中国（海南）国际热带农业博览会具有相当可行性。
三、筹备工作方案
（一）组委会办公室组成单位及工作职责
办公室主任单位由组委会有关单位领导组成。
主要工作职责：负责“热农会”各项筹备工作的组织指挥和协调；审查核定各项财务预
算和工作实施方案，检查督促各工作小组所负责的筹备工作的落实。
办公室下设6个工作组：综合协调组、布展组、客商邀请与接待组、招商推介与订单统
计组、论坛组、财务预算组。
（二）主要工作任务
在 “热农会”筹备办公室的领导下，开展综合协调工作，确保各项筹备工作组织有序、
高效运转、落实到位。
1、联络、协调和督促各筹备小组有关工作的落实，加强与各市县和组委会成员单位的
沟通联络，协调解决相关事宜。
2、组织起草和编印《“热农会”筹备工作手册》、《“热农会”重要活动日程安排》、《“热
农会”会刊》和《“热农会”会议指南》等文件资料。
3、协助组织召开“热农会”新闻发布会、交易成果通报会，负责起草新闻发布稿、成
果通报会通稿、主持词及领导讲话稿。
4、负责收集、整理和编发“热农会”简报。
5、负责草拟“热农会”开幕式、招待宴会、总结表彰等重要活动的领导讲话、致辞、
主持词等稿件。
6、负责起草 “热农会”总结材料，做好“热农会”总结表彰大会的组织、筹备和落实
工作。
（三）组成人员：组长、常务副组长、副组长各一名，组员若干
（四）落实责任分工
1、做好各筹备小组之间的协调配合工作，加强与各市县和组委会成员单位的沟通联络，
协调解决相关事宜。（责任人：XXX ）
2、从9月中旬起，完成每周一期的 “热农会”简报，主要刊登和发布“热农会”动态
信息，包括客商邀请、项目推介、招商引资、产销对接和订单落实等情况。（责任人：
XXX ）
3、10月30日前完成《“热农会”筹备工作手册》；11月底前完成“热农会”重要活动
日程安排的编印工作；11月30日前完成《“热农会”会刊》和会议指南等文件资料的
编印工作。（责任人：XXX ）。
4、按期完成“热农会”新闻发布会、情况通报会和筹备工作会议的新闻通稿和领导讲
话稿的草拟、撰写工作。（责任人：XXX ）
5、按期完成“热农会”招待宴会、开幕式等重要活动的领导致辞、讲话、主持词的草
拟、撰写工作。（责任人：XXX ）
具体可参见附表一
四、行政许可方案
行政许可、安防、消防、交通协调等问题，由组委会统一办理重大活动行政许可报批手
续，设计安防、消防、交通协调等问题由组委会统一负责，报到省公安局、消防局等机
关备案。
五、宣传方案
中国（海南）国际热带农业博览会是海南热带农业对外宣传的重要窗口。2014年
中国（海南）国际热带农业博览会将于12月5日—7日在海口召开，为了全面做好宣
传报道工作，特制定本方案。
围绕热带农业走出海南思路，突出实效，全面展示海南特色，全视角宣传报道各项筹备
动态、各项活动及其成果，为2014
年中国（海南）国际热带农业博览会的圆满成功营
成立2014年中国（海南）国际热带农业博览会宣传组，在海南省委宣传部总协调下，
由海南省农业厅负责组织实施。
人员分工由组长、副组长和联络员若干组成。
1、宣传我省在发展热带特色农业、品牌与龙头农业方面取得的成就，突出今年“热农
会”的主题。 2
3、宣传2014年中国（海南）国际热带农业博览会的特点和亮点。介绍本届的特色、筹
备情况进度，尤其是对开幕式盛况、集体签约、农产品加工招商会、专场推介会、海南
农业现代化发展论坛、热带园林景观、精致农业及花絮进行全面报道，并安排部分专访，
将宣传工作推向高潮。
1、召开宣传会议
11月13日下午3：00召开宣传会议, 研究部署做好2014年中国（海南）国际热带农业
博览会宣传工作。 2
1) 2014年11月13日下午3：00，召开第一次新闻发布会，介绍2014年中国（海南）
国际热带农业博览会的主题、内容、规模和参展对象及组织机构设置、运行情况。
2) 2014年12月2日上午9：00，召开第二次新闻发布会，介绍筹备进展情况等。
3) 2014年12月7日下午4：00，召开第三次新闻发布会，通报交易成果等。
3、记者采风活动
2014年11月下旬，组织海南日报、海南广播电视台、人民日报、新华社等省内外新闻
单位的记者进行采风活动。（并于11月17日前拿出具体方案）
4、海南现代农业专题宣传片
由海南广播电视台制作专题片，内容包括改革开放30年尤其是建省20年来海南农业发
展的成就等。
5、网络、期刊、海报宣传
设立专门网站，全面介绍及报道展会情况，在南国都市报、海南日报上登载展会信息等。
11月28日起，在海口主要街道悬挂横幅、彩旗，在海口会展中心县挂横幅、彩旗、建
造拱门气球等形式营造浓烈的喜庆气氛。
（六）其他要求
1、高度重视，精心策划。
2、在重要版面和时段突出报道2014年中国（海南）国际热带农业博览会的相关新闻。
六、招展方案
（一）展会信息：
1、会展地点：海南国际会展中心
2、会展时间：2014年12月5日—12月7日
3、会展名称：中国（海南）国际热带农业博览会
4、主办方：XXXXX 协办方：XXXXX
5、办展起因和办展目标：海南有着发展热带农业的独特优势，随着热带农业市场价值
的不断上升，热带农业博览会的趋势已势不可挡。此次会展的规划展场面积预计超过
10000平方米。
6、展会宣传主题：热带、绿色、科技、品牌
7、展品范围：
热带农业苗木育种保种成果展、热带农业生产资料展、热带农业加工与深加工展、热带
农业成果与农产品展、热带农业质量检测检验成果展、热带农业营销体系展、热带农业
新型农业展、热带农业综合服务展、热带农业在线网络展
8、招展价格：3m×3m 馆内标准展位：人民币 2000元；（双开口加收500元）净地展
位（36㎡起租）：人民币600元㎡。（只是粗略的估算）
（二）产业发展特点：
热带农业具有稀缺性和不可替代性等特点，是海南的特色产业，也是海南的优势
产业。海南的热带农业自然资源非常丰富，有不少热带农产品是国内外工业和医药的重
要原料，也有不少是人们日常消费品和嗜好品。全国６０％－７０％的热带与亚热带经
济作物和农作物品种集中在海南，产量占５０％，热带作物品种全部集中在海南。
（三）招展函的编制与发送：
编制
1、展会信息（同上）
2、市场状况介绍
1) 行业定位：热带农产品市场十分活跃
2) 地区的市场状况：海南省热带农业发展不只在国内起着举足轻重的地位，在国际上
也有自己的特殊影响。
3、会展招商和宣传推广计划
1) 会展招商计划
招商渠道
① 专业媒体；（主要针对专业观众。例如会展期刊等）
② 大众媒体；（主要针对普通观众。例如海南省电视台等）
③ 有关行业协会和商会；
④ 国内外同类展会；
⑤ 参展企业；
⑥ 网络招商；
⑦ 国内外著名展会主办机构；
⑧ 国际组织；
⑨ 各种招商代理；
⑩ 外国驻华机构；
2）、宣传推广计划
① 网络推广
优化：结合相关关键字，针对性的优化展会官方网站
BBS 论坛：NNSKY 、58同城网等
② 资源互换
相关展会：收集相关展会信息，用现有的展会资源进行互换，可以再相关展会期间进行
人员宣传（发放展会宣传册或宣传单页）
③ 广告投放 电视：海南电视台 海口电视台 直播海南
报纸：《海南经济报》《南国都市报》《海口晚报》
杂志：《视界》《天涯》等
平面：公车车身广告、灯箱
④ 展会报道
展会期间：邀请各媒体并选做几家深度采访现场活动环节
展会后续：各类媒体报道展会成功及下期预告
4）服务项目
展前
① 绘和展板制作；
② 提供住宿、租车等信息；
③ 协助客户预约翻译；
④ 协助客户预约并培训前台工作人员和展台模特；
⑤ 展台搭建后，工程部派专职人员协助客户进行设备的拆箱、安装及展品布展
展中
① 免费提供专职保洁员，每天展会开始前及结束后半小时彻底清洁展台卫生，展会进
行期间，不影响客户正常工作的情况下，随时进行展台保洁工作，让客户一直拥
有整洁的展览环境
② 展会期间，确保每天有项目巡场，随时协助客户解决突发事件
③ 协助客户与主板及场馆进行相关事项的沟通、协调，确保客户工作顺利进行
④ 协调客户开具出门条，并协调运输方面事宜
展后
① 工程部委派专人协助客户在最短的时间内将设备进行装箱后撤出展馆，并以最高的
工作效率完成展位的撤展工作
② 展后，对项目进行认真的总结
③ 展后，可提供有偿的仓储服务
5）参展办法
① 参展单位请详细填写《参展申请表》，并加盖公章传真或交寄至大会组委会。
② 组委会在收到企业的《参展申请表》后根据企业产品的类别确定展位，并与参展企
业签订正式协议。
③ 正式协议签订后的后5个工作日内将参展费用汇入大会组委会指定账号从而确定展
位，否则组委会有权调整或取消所定展位。参展商在汇出各项费用后，请将银行汇
单传真后将复印件寄往组委会以便核查；发票到会场财务组统一开取或根据要求邮
寄。
6）付款方式
开户银行：XXXX 银行开户名称：XXX
账号：XXXX 收款单位名称：XXXXXX
电话：56XXXXX 传真：XXXXXXXXX
网址：www.XXX.com E-mail:[email protected]
招展函发送
1、通过行业企业名录收集找到大量参展商信息邮寄招展函
2、通过商会和行业协会收集参展商信息邮寄招展函
3、通过同类会展收集参展商信息邮寄招展函
4、通过专业网站收集参展商信息邮寄招展函
5、通过电话黄页收集参展商信息电联参展商并邮寄招展函
（四）招展分工策划
主办方
1、操作方案 （营销策划组） 2、工作内容跟进落实 （会务助理）
3、展览会标准化接待工作流程 （会务助理）
4、工作人员岗位分配安排表 （营销策划组）
5、网站建设、媒体确定、招展函内容设置 （营销策划组）
6、提供首期确认展会设计建议等资料（营销策划组 ）提供给广告公司制作招展函用
7、对展会期间客户的分析 （招商部）
8、对销售人员进行展会总体工作的培训 （人事部）
9、对展会前后广告投放内容的确定（营销策划部）广告公司提供广告稿件
10、对销售人员进行展会期间活动内容的培训（商务部）
11、接受展会期间客户电话咨询（销售部）销售人员根据广告、销售统一口径接受电话
咨询
12、对销售人员板块分工的分配安排 （人事助理）
13、落实礼仪活动安排、时间、地点、人、可参与活动的情况等 （营销策划部）
14、对于媒体人员邀请的衔接 （公关部）
承办方
1、 展会物料 2、现场物料维护整理事宜
2、 宣传的扩音设备准备整理事宜
3、 安排广告公司进行相关广告投放
4、 安排电视台的制作、投放广告
5、 联络工程公司设计展位，对展览现场进行包装
6、 安排广告公司对展位展示喷画、文字设计、撰写广告
7、 现场展位的维护
（五）招展预算
1、员工工资：20000元 2、宣传费用：10000元
3、公关费用：5000元 4、电话传真邮寄费：2400元
5、代理费：4500元 6、不可预见费用10000元
（六）招商代理
1、代理方式：一般代理；为保证代理的资质可靠，海南省会展局会在各个办事处设立
资质考察，只有符合条件的才能被正式确定为代理
2、代理商的权利：按合同规定收取佣金；从办展机构获取招商必须的完整资料；按合
同享受办展机构对会展及代理商的宣传推广支持；在规定的时间内预订的展位能得到保
证。
3、代理商的责任：按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营；有责任对
所代理的展览项目进行宣传推广；定期向办展机构有关负责人汇报情况；对办展机构划
定的展位不得有异议；维护办展机构和会展的声誉和形象；按办展机构规定的价格（或
价格范围）招展，按时收取和缴纳参展款（含定金）；不得对办展机构制定的参展条件
作私自改动；必须协助办展机构做好参展商的服务工作。
4、代理招商地区范围：国内外皆可
5、代理佣金：按办展机构实收到的、由该代理商招来的参展商所交的参展费总额的
15%~20%的比例提取；会展结束后一个工作日内结清
（七）招展进度控制
1、展前5个月进行报纸、网络、杂志等宣传
2、展前2个月开始对参展商的邀请和派发招展函
3、展前1个月开始对重要观众的邀请
4、展前3天开放展馆及安排布展相关事宜
5、展中每天都要做好对数据的整理和对参展商的调查
6、展后相关事宜。
七、赞助方案
论坛赞助分为现金赞助和实物赞助两大类，其中现金赞助包括特别赞助机构（万元) 、赞助机构(每家万元) ；实物赞助包括礼品、搭建服务、会议用品等指定赞助商。 赞助项目详细说明：
（一）特别赞助机构：限1家，赞助费用万人民币，回报权益如下：
1、赞助机构冠名将于12月4日晚举办的文艺晚会，冠名全称为2014中国（海南）国际热带农业博览会“×××之夜”文艺晚会；
2、赞助机构领导可在首日上午全体大会上发表演讲；
3、赞助机构共计二位高层领导可以免费参会及出席宴会，享受贵宾待遇，入座贵宾席、佩戴胸花等；
4、另外提供2个免费参会名额；
5、赞助机构领导出席论坛期间各种社交活动，优先安排座次；
6、将年会首日午宴冠名为“××××(赞助机构名称) 招待宴会”，体现在会刊活动安排、晚宴背板、其他有关宣传中；
7、经大会组委会同意，赞助机构可根据宣传需要布置宴会厅；宴会前播放特别赞助机构宣传片(循环播出) ；
8、宴会主持人作祝酒辞，感谢赞助机构；
9、赞助机构领导发言8分钟；
10、宴会入口处摆放赞助机构展板；
11、可在会刊鸣谢页中出现赞助机构LOGO 或名称；
12、可在会刊封二刊登整版彩色广告；
13、可在会刊正文刊登2页赞助机构介绍(中英文对照) ；
14、可在官方网站鸣谢页中出现赞助机构LOGO 或名称；并与赞助机构网站链接；
15、期间组织安排媒体采访赞助机构领导；
16、可在全体大会会场鸣谢板上得到鸣谢；
17、可在会场外醒目位置的论坛鸣谢板上得到鸣谢；
18、安排一个A 类时段(首日上午茶歇期间) 播出赞助机构宣传片(5分钟) ；
19、主持人在大会中特别致谢；
20、宣传品放在统一的资料袋内派发至每一位与会代表；
21、宣传资料可免费放在面向代表开放的资料中心；
22、赞助机构领导可享受接送贵宾待遇；
23、赞助机构领导可参与贵宾活动；
24、赞助机构领导可在贵宾区落座；
25、可免费获得会刊20本；
(二) 赞助联络、协议签署及付款
账号信息、开户名、开户行、账号
赞助事宜联系：2014中国（海南）国际热带农业博览会主办方提供的电话、传真、地址、电子信箱、网址
八、布展工作方案
(一) 工作原则
在“热农会”组委会办公室的领导下，根据“热农会”组织方案中制定的工作内容，本着“紧张有序，周密严谨、布局合理、突出特色”的原则，确保“热农会”布展工作按时间、按质量圆满完成。
(二) 工作内容
1) 负责“热农会”整体平面布局的设计；
2) 负责各场馆（含开幕式、销售、招商洽谈区）的设计议标；
3) 负责开幕式的各项活动；
4) 负责组织指导整个场馆布展的制作和施工；
5) 负责销售展位的搭建及安排、外场招租及邀请函、各类证件的印制。
6) 负责展会期间参展活植株培育及摆放；
7) 负责参展果蔬及农产品加工品的收集和布展；
8) 负责农业机械展区的设计布展。
9) 负责展销品的质量标准和食品安全及协助工商受理消费者投诉等有关事宜。
10) 协调公安系统保障展会期间的消防、治安、交通安全工作。
11) 负责组织拆展及组委会领导交办的其他工作。
(三) 组成人员：各项工作组长、副组长各一名，组员若干
(四) 职责分工
设计、布展小组：组 长、副组长各一名，组员若干
负责工作内容：
1. 负责“热农会”整体平面布局的设计；
2. 负责各场馆（含开幕式、销售区场所的搭建、招商洽谈区）的设计议标；
3. 负责开幕式的各项活动；
4. 负责组织指导整个场馆布展的制作和施工；
5. 负责销售展位的搭建及安排、外场招租及邀请函、各类证件的印制。
6、负责展销品的质量标准和食品安全及协助工商受理消费者投诉等有关事宜；协调公安系统保障展会期间的消防、治安、交通安全工作；负责组织撤展及组委会领导交办的其他工作。
7、按场馆、类型进行分布。
(五) 时间安排
可参见附录一
九、产品收集工作方案
为保证“热农会”筹备工作有序开展，制定本工作责任分解细化方案。
(一) 分小组
(二) 分区域
(三) 时间安排
1、 10月30日前，做好展品征集的发动工作，拟好展品征集的有关通知，下发至各市
县农产品加工管理部门和各相关企业，要求各市县农产品加工管理部门做好展品征集前的准备工作。
2、 10月30日前做好展品存放仓库的租赁和展品收集用车的安排工作。
3、 11月1日至12月3日为展品收集时间，各小组要根据展品征集方案要求，按品种、
数量，负责展品按时征集。
4、 12月4日前，根据展馆和展位的具体情况再次核实展品数量、品种情况，做出必要
的调整以及布展前的一切准备工作。
5、 12月5日前，完成展位产品的布展工作。
(四) 展品征集经费
由负责征集展品经费和征集工作经费的落实工作。
十、客商邀请工作方案
（一）目标（数量是粗略的拟定）
客商邀请组在组委会筹备办和客商邀请和接待组的领导下，根据筹备方案中制定的工作目标，做好客商邀请的各项组织协调工作。根据往年冬交会邀请人数，拟完成邀请参会国内外客商3000人，其中国内2200人，国外、境外800人，同时参加会议人员约500人。
（二）工作任务
1、 负责拟定省直有关部门和市县邀请国内外客商、研究学者具体工作计划；
2、 负责分配安排任务下发市县、省直相关部门，并催促落实发邀请函；
3、 负责邀请信息的反馈、跟踪落实和统计工作，随时报组委会筹备办公室。
4、 与接待组的有关小组做好衔接工作，确保邀请与接待组各项工作任务的顺利完成。
（三）工作措施
1、 建立责任分工落实机制，制定目标，明确工作职责任务，各负其责。
2、 建立联络人联系工作机制，及时沟通情况，随时掌握相关信息，把握客商参会的行
程动态。
3、 建立网上上报工作机制，与各市县、相关部门之间建立起网上交流信息的机制。
4、 建立倒计时工作机制，制定工作任务倒计时时间安排表（附表一），按时间表的安
排逐步推进各项工作。
（四）职责分工
1、 邀请组人员
一名组长和四个小组成员
2、 分工安排
1) 组长负责邀请客商、科研学者的全面工作，制定工作方案，编制相关统计表格，综
合协调，与各工作组的协调联系。
2) 设副组长一名，配合组长协调客商邀请的全面工作，负责统计情况的汇总、准备汇
报文字材料。
3) 设两人负责跟踪市县、省直部门邀请客商落实情况。
4) 设一人负责农业厅邀请客商的落实工作。
（五）农业厅邀请客商工作计划（人数只是粗略的拟定）
由于此次展会性质是农业类的展览，所以将由农业厅邀请的部分客商及专家学者，预计客商600，专家学者是500人。
（六）邀请函、感谢信见附录。
十一、接待和食宿工作方案
（一）工作目标
展会接待组在“热农会”组委会的领导下，根据已定的筹备方案中制定的工作目标，逐项做好各项接待工作，本着“紧张有序，严谨高效，接待热情、服务周到”的原则，认真完成客商、专家学者参加“热农会”期间的各项接待任务，确保接待环节避免出现偏差和失误，保证邀请参展人员乘兴而来，满意而归。
（二）工作任务
1、 负责参会参展人员的邀请计划安排
2、 负责参会参展人员邀请名额下发各市县、各相关部门，及时寄发邀请函。
3、 负责全省各市县、各部门邀请情况的信息反馈、跟踪落实和统计工作，并随时将邀
请参会信息上报组委会筹备办公室。
4、 负责邀请参展人员的接送机和食宿接待。
5、 负责省政府招待晚宴和开幕式参会人员的组织安排。
6、 负责组委会筹备办公室各小组办公地点的落实及工作人员食宿安排。
7、 负责协助展期会议会务的服务和接待工作。
8、 负责“热农会”主办单位及中央、各省有关领导的邀请及接待工作。
9、 负责参会重要客商、专家基地考察接待工作。
10、 完成组委会领导临时交办的其它工作。
（三）职责分工
1、 邀请组：一名组长领队四名组员负责客商专家邀请
2、 接送机组：一位组长和厅服务中心有关人员
3、 接待组：分两队，一队由一名组长带领八名组员负责客商接待。另一队由一名组长
带领五位组员接待专家学者。各队中均有专门负责境外接待人员。
4、 宴会组：一名组长，六位组员，负责宴会期间的安全，通知、接送等工作。
5、 参观考察组：依考察路线而定，平均每条路线有三人负责。
6、 未安排到工作的均为临时调动成员。
7、 组长和副组长分区域负责整个展会期间的接待工作。
（四）拟定接待宾馆两家，五星级一家接待外宾，四星级一家接待内宾。
主要任务是，会议签到、资料分发，住宿、就餐安排，组织参展人员参加活动等。展会接机提前三天开始，即从12月2日-4日24：00止皆有人在机场负责接机，同时各小组12月2日开始入住酒店开始做好会务报到工作。
（五）住酒店用餐时间：提示时间早上7：0，早餐7：30—8：00，中餐12：00—13：00，晚餐18：00—19：00。用餐形式：自助。
（六）接送车辆安排。拟和旅行社签约租用大巴车6辆，内商接送4辆，外商接送2辆。
（七）保卫工作，拟与公安部门联系，派警员入住酒店负责保安王作，派警车带送车队。
（八）食品安全工作。督促酒店做好食品检验，保证食品卫生，防止食品中毒事件发生。
十二、开闭幕式实施方案
（一）开幕式
1、 时间地点：12月5日上午9：00-11:00海南省国际会展中心
2、 参与人员：所有参展人员均可参加，组委会领导，省领导的相关领导需到场致辞
3、 主要流程：
8:00 大会工作人员 、礼仪人员就位，进行各项准备、查验工作，各展台参展人员入场；
8:00-8:30 开幕前设备、音响及主持人、礼仪模特工作准备；
8:30-8:50 领导、贵宾及媒体记者等入场、签到；
8:50-9:00 引导参加开幕式的领导、贵宾步入主席台；
9:00-9:20 主持人宣布开幕式开始，介绍与会领导、贵宾、媒体；
9:20-10:30 组委会领导、省领导致辞、参展代表以及专家纷纷致辞
10:30-10:35 在音乐声中，主持人念倒计时，致辞嘉宾做开幕剪彩；
10:35-10:50 展会正式开始，引导出席开幕式的领导、贵宾、媒体等步入展会； 11:00 开幕式结束，观众入场，展览正式开始
（二）闭幕式
1、 时间地点：12月7日下午4：00-5:00海南省国际会展中心
2、 参与人员：所有参展人员均可参加，组委会领导，省领导及其他机构相关领导需到
场参与闭幕。
3、 主要流程：
4:00-4:10 主持人对展会做简单总结，宣布闭幕时开始；
4:10-4:30 领导致辞总结；
4:30-4:50 进行颁奖仪式；
4:50-5:00 闭幕式结束
十三、会后参观考察旅游方案
（一）指导思想：促进客商对我省热带农业农业现状的了解，加强产销对接，增进友谊，推动我省热带农业产品的销售，增加农民收入，推进国际旅游岛建设。
（二）时间安排、参观考察路线及内容：
初步拟定2014年12月8日上午以海南大学为起点，上午参观海南大学等高校热带农业科研培养基地 ，下午参观中国热带农业科学院等独立科研机构。这是首批考察团，主要是科研专家学者在海南各高校领导下参观海南省热带农业研究现状。
为了增加客商以及爱好热带农业的学者对海南热带农业的了解，计划和相关旅行社合作设计三天考察路线，分东、中、西三路。
考察路线一（西路）：海口-澄迈-儋州-东方-乐东-三亚，此路线为期三天，主要考察水果等经济作物基地及当地热带作物品种等。
考察路线二（中路）：海口-屯昌-琼中-五指山-保亭-三亚，主要考查的是农场养殖和农副产品。
考察路线三（东路）：海口-琼海-文昌-万宁-陵水-三亚，考察的主要是农场种植和濒海养殖。
所设考察路线均有组委会工作人员、农业厅相关工作人员陪同，由旅行社安排住宿餐饮，期间所有费用由参与者自理，考察时间均为期三天，需要延期考察的可与旅行社另商协定。
海南热带农业分布电子地图 海南地图网 http://www.hnemap.com/ncp/
十四、后期总结方案
（一）问卷调查：展会期间对参展商、观众进行随机调查，回收后通过民意了解此次展会的办展效果。
（二）展会总体评价
1、对展会策划进行总结。 2、对展会筹备工作进行总结。
3、对展会招展工作进行总结。 4、对展会宣传工作进行总结。
5、对展会服务进行总结。 6、对展会现场管理进行总结。
7、对展会指定的服务商进行评估。 8、对展会各种活动进行评估。
9、对展会的客户关系管理进行总结。 10、财务总结分析。
11、成果总结。
（三）展后客户跟踪服务
1、建立客户信息数据库。
2、向客户邮寄展会总结并致谢。
3、进行展会总结性宣传。
4、处理展会可能出现的一些遗留问题。
5、准备下一届展会。
十五、财务预算方案
（一）财务支出预算：
（三）利润370500元
十六、现场管理方案
（一）会展开幕式现场管理：
1、展会现场布置：
在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。
2、VIP （very important person) 接待：
对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。
3、媒体的接待和管理 ：
展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。
4、展会开幕
开幕时间和地点；开幕式讲话稿和新闻通稿；开幕方式的确定。
5、会展布展与现场管理：
1) 办展机构现场管理
① . 展会现场布置
② 展会注册及入场管理
③ 展会证件与门票管理
④ 展会设备设施管理
⑤ 展会现场的知识产权保护工作
⑥ 展会现场的其他服务
⑦ 展会现场的相关活动管理
⑧ 展会现场应急与安全管理
2) 参展商的现场管理工作：
展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场等；
展中，主办单位为展商提供增值服务，举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。
展后，主办单位对参展企业进行走访，听取意见，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。
3、观众登记和入场管理：
观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。
为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。
1) 预登记
2) 现场登记
3) 信息收集
4) 导引与通道维护
5) 告知观众展会日程
6) 应急处理小组
7) 现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等）
4、撤展管理
1) 展位的拆除
2) 参展商租用展具的退还
3) 参展商展品的处理和回运
4) 展品出馆控制
5) 展场的清洁
6) 撤展安全保卫
（三）会展现场风险与安全管理：
1、会展风险管理 ：
1) 对场地进行安全分析
2) 同当地相关部门建立良好的工作关系
3) 确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识
4) 制作安全小册子/标牌以及其他交流方式
5) 制定一个媒体管理计划
6) 预防“闹展”
2、重大紧急事件管理：
为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。
（四）其它管理：
1、现场广告管理
1) 广告载体分类与统一管理
2) 广告的规范与招标
3) 秉承公平公开的原则
2、交通、物流管理：
1) 展品运输（分为主办方签约物流公司与自行运输）
2) 撤展运输
3) 现场联络点
4) 线路规划
5) 对展品抵达时间的掌握
6) 撤展管理与撤展物品监控
7) 紧急事件处理
3、餐饮管理：
1) 指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。（主办方指定XX 餐饮公司作为本次展会
的餐饮供应商场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。）
2) 同时，我们推荐场馆及周遍餐饮设施。，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮情
况。
4、证件管理
在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构将加强对展览会证件，尤其是门票的管理，以避免出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。 5、新闻管理
本次展会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备请详询。 6、会展资料的采集与编写
印发宣传资料、参展商资料、资料编印、会议材料的印刷与制作。 7、会展设备管理——会议所需视听设备
本次展会及会议对视听、放映设备方面的要求较为严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都有一定质量要求，并由专业人员协助规划。
十七、突发事件应急预警方案
（一）总则 1、编制目的
有效预防、及时控制和消除展会突发公共安全事件的危害，指导和规范展会安全保卫，消防，交通秩序维护，安全生产等方面的工作，最大限度地减少展会突发公共安全事件对参展人员、设备、场所的危害，保障参展人员的生命财产安全和合法权益，保持良好的展会环境。 2、工作原则
以人为本，预防为主，快速反应，统一指挥，各部门协调联动，依法办事。 （二）组织指挥体系及职责 1、展会安全协调中心
成立展会安全应急协调中心（以下简称“展会安全协调中心”），统一组织、指挥、协调展会安全防范、突发公共事件应急处置工作。人员分工待定。
2、展会安全协调中心各成员单位职责
由展会安全协调中心统一领导，结合有关规定开展处置工作。 1) 保卫安全方面
包括领导护卫工作和展会场馆保卫工作，以及保障发生突发公共事件时的人员疏散安全，由安保负责人负责组织实施，其他部门协助开展工作。 2) 消防安全方面
包括消防监测、排除消防隐患和消防应急准备工作，由消防负责人负责组织实施，其他部门协助开展工作。 3) 交通安全方面
包括保障领导出行路线和其他参会人员的交通畅顺、交通安全，由安保负责人负责组织实施，其他部门协助开展工作。 4) 供电保障方面
包括展会期间的日常供电保障和临时供电保障，由工程部负责人负责组织实施，其他部门协助开展工作。 5) 其他未列明情况
其他未列明情况由展会应急协调中心研究部署、统一指挥、协调有关部门组织实施。 （三）安全防范
安全防范工作的保障由展会安全协调中心协调有关单位，做好展会安全保障工作 1、交通运输保障：安保人员要优先保证展会现场的交通秩序，保证消防车辆，急救车辆能顺利及时进入展会现场
2、治安保障：建立加强展会安保力量，组织对安保人员的训练与培训，组织对参展商，及工作人员的展会安全防范常识的培训，加强对展会现场的巡逻与监管。
3、消防保障：每个展位配置灭火器一个，各公共区域配置灭火器20个，加强对参展商，及工作人员的展会消防安全防范常识的培训。
4、物资保障：按照计划，展会期间建立临时应急物资库，储备足够应急物资，包括医疗设备、医疗药物、防护用品、封锁设施、运输工具、通信工具、消防器材等。 5、经费保障：由展会主办方设立展会应急预备款，保障展会突发公共事件应急处置所需经费。
6、人员保障：根据实际需要，成立相应应急保障队伍，为应急工作提供必要的人员配
备。
（四）应急响应
1、安全事故响应：现场值班安保人员，必须第一时间到场，救助受伤人员，维护现场秩序，通知展会应急协调中心；通知医疗，公安等部门。
2、消防事故响应：现场值班安保人员，必须第一时间到场，扑灭火情，救助受伤人员，维护现场秩序，通知展会应急协调中心；通知医疗，消防，公安等部门。
3、交通事故响应：现场值班安保人员，必须第一时间到场，救助受伤人员，维护现场秩序，通知展会应急协调中心；通知医疗，公安交警等部门。 （五）后期处置 1、报送事故情况报告
应急处理工作结束后，展会应急协调中心办公室要组织相关成员单位及时写出事故情况报告，报贵港市政府，并抄送市应急办和上级有关部门。 2、事故情况报告主要内容包括：
1）事故发生的时间、地点、原因、人员伤亡和直接、间接经济损失情况； 2）应急救援参加单位、投入人员和设备情况；
3）应急救援过程、实际效果； 4）诱发事故的主要责任单位和个人
附录二：海南国际会展中心平面图
海南国际会议展览中心的展览中心建筑面积7.7万平方米，共有三个展览大厅和一个4800平方米能够容纳6000人的室内开幕式大厅，室内可搭建标准展位2320个，展览中心可举办各种类型的展览、演示、表演等活动，展馆设备均达到国际展示场标准，室外展场2.5万平方米，可用于举行万人集会，大型表演及大宗设备室外展览。展览中心内设有单独的海关监管仓、展览展具仓库、高档餐厅、千人快餐服务点等。
附录三：海口市地图
附录四：海南省地图
附录五：邀请函
附录六：感谢信
（二）客户登记表 （三）展会客户信息归纳表
。 （四）每日工作统计表 附录九：比赛队员
组长：海南大学旅游学院会展经济与管理 史源
组员：海南大学旅游学院会展经济与管理 安夏祎 李芳