档案管理实务复习重点
1.档案的含义：档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种载体形式的历史记录。
2.档案的分类
1) 按来源分：党务档案，国家政务档案，公安档案，诉讼档案，
会计档案，科技档案，艺术档案，文化档案等。
2) 按载体分：甲骨档案，金石档案，泥版档案，简牍档案，胶片
档案。
3) 按记录方式分：文字档案，图形档案，音像档案，电子文件等。
4) 按形成时间分：古代档案，近代档案和现代档案。（古代和近
代统称为历史档案）
5) 按所有权分：国家所有档案，集体所有档案和个人档案，在外
国分为公共档案和是人档案。
3． 档案的价值
1） 凭证价值和情报价值（参考价值）。
2）现实价值和长远价值。
4.档案室的类型
1.普通档案室
2.科技档案室
3.声像档案室
4．人事档案室
5.综合档案室
6.联合档案室
5．档案馆的类型
1) 综合档案馆
2) 专业档案馆
3) 部门档案馆
4) 企业档案馆
5) 事业档案馆
6.档案工作的内容
1.档案收集
2.档案整理
3.档案鉴定
4.档案保管
5.档案检索
6.档案编研
7.档案利用
8.档案统计
7.档案室应标识的工作制度
1) 档案工作人员的岗位职责
2) 文件材料的归档制度
3) 档案的保管制度
4) 档案阅览制度
5) 档案鉴定与销毁制度
6) 档案保密制度
7) 安全防火制度
8.文书人员如何做好日常文件收集工作
1) 加强宣传，使全体人员重视支持文件材料的收集工作
2) 按照归档范围把文件材料收集齐全完整
3) 及时主动的收集文件材料，做到“三勤”脑勤，手勤，腿勤
4) 注意文件材料收集的分工
5) 建立完善的文件收集制度
9.归档和归档制度：各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或工作人员整理，定期移交给档案是集中保存，称为归档。在我国，这是党和国家的一项制度，称为归档制度。
10.归档时间
1) 文书文件一般应在第二年6月前由文书部门整理后像
档案室归档
2) 会计档案在会计年度终了后，可暂有会计机构保管一
年，期满之后有会计机构向档案室移交
3) 科研基建类档案应在项目完成后两个月内归档
11.全宗：全总是指一个独立机关，组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体
12.全宗群：全宗群是由若干个具有时间，地区，性质等共同特征的全宗组成的群体
13.全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是一个案卷，是在管理档案中形成的档案，是管理权总的档案，是档案的档案。
14.全宗卷的主要内容
1) 全宗指南：是介绍和报道立档单位及其所形成的档案
情况的一种检索工具。
2) 大事记：是一种按照时间顺序记述一定范围内发生的
重大事件，重要活动的档案参考资料
3) 档案管理制度
A. 机关工作岗位责任制
B. 归档制度
C. 保管制度
D. 查阅利用制度
E. 档案资料保密制度
F. 鉴定销毁制度
G. 统计制度
H. 设备维护制度
I. 重大活动档案登记制度
4）档案收集工作中的材料
5）档案整理工作中的材料
6）档案鉴定工作中的材料
7）档案保管工作中的材料
8）档案统计工作中的材料
9）档案利用工作中的材料
10）档案管理新技术的应用材料
15.组织沿革：是系统记载一个机关，地区或专业系统的组织机构，人员编制，体制变革情况的一种参考资料。
16.归档文件的整理：将归档文件以件为单位进行装订，分类，排列，编号，编目，装盒，使之有序化的过程
17.档案整理的方法
1) 立卷：以卷为单位整理
2) 装盒：以件为单位进行整理
18.档案整理工作的内容和流程
1) 区分全宗
2) 装订
3) 分类
4) 排列
5) 编号
6) 编目
7) 装盒
8) 排架
19.归档文件的分类方案
1) 年度-机构（问题）-保管期限（用于内部机构较稳定
且文件数量较多的单位）
2) 机构-年度-保管期限
3) 机构-保管期限-年度
4) 问题-年度-保管期限
5) 问题-保管期限或年度-保管期限
20.立卷组合方法
1) 按问题立卷
2) 按作者立卷
3) 按文种（名称）立卷
4) 按时间立卷
5) 按地区立卷按收发文机关立卷
21.案卷标题的拟写：包括本卷文件的主要责任者，问题，名称。
如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定
22.档号的编制
全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号
全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号
23.档案鉴定工作的含义：是指按照一定的原则，标准和方法，分析和判定文件的价值，决定其是否保存及其保存期限的一项业务工作。
24.档案鉴定工作的内容
1) 制定档案价值鉴定的原则和标准。
2) 确定那些文件需要保存，及其保存期限。
3) 对无保存价值和保存期限届满的文件进行销毁。
25.档案鉴定的方法
1) 文件自身的特点和状况（内容，来源，名称，形成时
间，稿本，外形特征，完整程度，相对价值）
2) 文件的社会利用需求（需求方向，需求面，需求时间）
26.档案鉴定程序
1) 实施鉴定（逐份分析文件、档案，确定其是否归档；
确定归档文件的保管期限，填写鉴定登记表）
2) 确定方法(年龄鉴定法，职能鉴定法，直接鉴定法)
3) 制定计划（鉴定的目的，待鉴定档案的基本情况，鉴
定小组的成员，鉴定的就要求，时间进度，鉴定所需
场地和各种表格等）
27．不归档文件的销毁程序
1) 编制文件销毁清册
2) 拟写文件销毁请示并报送领导审批（拟销毁文件所属
年代，拟销毁文件的数量和内容，鉴定概况和销毁的
主要理由，根据:一般为法律法规）
3) 监督销毁（一般需要两人）
28.档案保管的任务
1) 防止档案的损坏
2) 延长档案的寿命
3) 维护档案的安全
29.档案库房的设施设备
1) 档案装具：密集架，档案箱，档案柜，档案盒
2) 消防设备：人工消防，自动消防
3) 温湿度调控设备：空调机，除湿机等
4) 防日光设备：遮光窗帘等
5) 消毒设备：档案消毒机
30.档案保管的八防措施
1) 防盗：安装防盗门窗；安装自动报警系统；安装安装
闭路电视监控系统；采取双人双锁措施。
2) 防火：配备消防设备；安装防火门窗；安装自动消防
措施；加强巡查，杜绝火源进入库房。
3) 防尘：保持库房门窗经常关闭；工作人员进入库房时
应换干净拖鞋；做好库房清洁卫生工作，配备吸尘器
等设备；保证库房门窗和档案箱柜的良好密闭性。
4) 防虫鼠：保持库房内外的清洁卫生，库内不应堆放任
何杂物；施用驱尘剂；控制好库房温湿度；保证库房
门窗密闭性；档案入库前要进行消毒。
5) 防日光：加设遮阳措施；库房的门窗玻璃应采取一定
的防紫外线措施；库房内使用白炽灯照明；窗帘采用
深色吸光布料，不能采用透明的材料。
6) 防潮湿：配备去湿设施；保证库房门窗和档案箱柜的
密闭性；保持库房门窗经常关闭。
7) 防高温：配备温度调控设备；尽量避免将库房安排在
顶层和西北面。
8) 防有害气体：配备必要的通风设施，已备需要时使用。
31.档案库房温湿度要求
温度：14-24摄氏度 不小于14，不大于24
湿度：45%-60% 不小于45%，不大于60%
32.档案检索：档案检索市档案馆（室）将所藏档案材料信息进行系统存储，编制成各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案以提供利用的一项业务工作。
33.档案的著录项目：文件编号，密级，提名，责任者，文件的形成时间，页数，全宗号，归档年度，件号，实体分类号，保管期限。
34．档案检索工具：是专门用于揭示馆（室）藏档案的内容与成分，积累档案线索，对档案进行科学管理和查检报道的工具。
35.检索工具的职能：存贮职能；检索职能。
36.检索工具的分类
(一) 按编制方式分
1) 目录：案卷目录，案卷文件目录，归档文件目录，全引目录，
专题目录。
2) 指南：全宗指南，专题指南。
3) 索引：文号索引，人名索引，地名索引
(二)
式 按载体形态：书本式，卡片式，缩微式，磁带式，机读
37.档案编研：档案编工作就是档案室（馆）以库藏档案为基础，根据需求对档案信息进行研究和加工，编辑各类型的档案出版物活动。
38.档案编写参考资料
1) 大事记：大事记是按照时间顺序简要的记载一定时
空范围内发生的重大事件和重要活动的一种参考
资料。
2) 组织沿革：组织沿革是系统记载一个机关，地区或
专业系统的体制，组织机构和人员编制等方面变革
情况的一种参考资料。
3) 专题概要：是用文章叙述的形式简要说明和反映某
一方面的工作，生产或其他社会现象，自然现象的
发展，变化情况的一种参考资料。
4) 基础数字汇集:又称统计数字汇集，是以数字形式
反映一定地区或某一方面基本情况的一种参考资
料。
39.档案利用工作的含义：提供利用工作就是以馆（室）藏档案为基础，通过一定方式和方法直接直接传递档案信息
为用户服务的一项业务工作。
40.档案利用的基本途径
1) 以档案与案件提供利用
2) 以档案复制件提供利用
3) 以档案内容提供利用
41.档案提供利用的传统方式
1) 阅览服务
2) 外借服务
3) 展览服务
4) 复制服务
5) 证明服务
6) 档案咨询服务
42.档案统计的含义：档案的进出，整理，鉴定，保管的登记，档案检索工具，编研资料，提供利用的登记以及档案构成，利用效果，机构人员等情况的基本统计和其他专门统计。
1) 从档案统计的对象来划分：对档案实体及其管理状况
的统计；对档案事业的组织与管理状况的统计。
2) 从性质上看：宏观统计，即全国档案事业/地区档案
事业；微观统计工作，即某个档案馆和档案室。
43.档案统计的任务：对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、并提统计资料、为制定档案工作方针
和进行决策提供依据。
44.档案统计的指标体系
1) 档案、档案人员
2) 档案利用
3) 档案保管条件
4) 档案业务建设
45.统计指标的形式
1) 总量指标
2) 相对指标
3) 平均指标
46.档案统计工作的工作方法与步骤
1) 选定统计指标
2) 档案统计调查
3) 统计资料整理和分析
47.档案统计工作常见的分析指标
1) 归档率=已归档档案数/应归档档案数×100%
2) 库藏档案利用率=实际利用档案数/库藏档案总数×
100%
3) 档案利用人次
4) 档案利用卷次
48.数据的计算
1）计划相对数=实际完成数/计划数×100%
2）结构相对数=各组总数/计划数×100%
3）动态相对数=报告期指标/基期指标×
100
4）强度相对数=某总体某总量指标/另一总体另一有联系 不同总量指标
正算法：强度相对数=档案数量/档案人员数量 负算法：强度相对数=档案人员数量/档案数量
5）简单算术平均数=总体标志总/总体单位数
6）加权平均数=各单位标志值总和/总体单位数
注：对数据结果分析一般从以下三个方面进行分析
1. 结构分析
2. 平均分析
3. 对比分析
49.档案部门怎样做好档案利用工作？
1）建立规范的档案归档制度
2）提高档案人员的业务水平和服务态度
3）建立严格的档案管理利用制度
4）提供多种档案利用
档案管理实务复习重点
1.档案的含义：档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种载体形式的历史记录。
2.档案的分类
1) 按来源分：党务档案，国家政务档案，公安档案，诉讼档案，
会计档案，科技档案，艺术档案，文化档案等。
2) 按载体分：甲骨档案，金石档案，泥版档案，简牍档案，胶片
档案。
3) 按记录方式分：文字档案，图形档案，音像档案，电子文件等。
4) 按形成时间分：古代档案，近代档案和现代档案。（古代和近
代统称为历史档案）
5) 按所有权分：国家所有档案，集体所有档案和个人档案，在外
国分为公共档案和是人档案。
3． 档案的价值
1） 凭证价值和情报价值（参考价值）。
2）现实价值和长远价值。
4.档案室的类型
1.普通档案室
2.科技档案室
3.声像档案室
4．人事档案室
5.综合档案室
6.联合档案室
5．档案馆的类型
1) 综合档案馆
2) 专业档案馆
3) 部门档案馆
4) 企业档案馆
5) 事业档案馆
6.档案工作的内容
1.档案收集
2.档案整理
3.档案鉴定
4.档案保管
5.档案检索
6.档案编研
7.档案利用
8.档案统计
7.档案室应标识的工作制度
1) 档案工作人员的岗位职责
2) 文件材料的归档制度
3) 档案的保管制度
4) 档案阅览制度
5) 档案鉴定与销毁制度
6) 档案保密制度
7) 安全防火制度
8.文书人员如何做好日常文件收集工作
1) 加强宣传，使全体人员重视支持文件材料的收集工作
2) 按照归档范围把文件材料收集齐全完整
3) 及时主动的收集文件材料，做到“三勤”脑勤，手勤，腿勤
4) 注意文件材料收集的分工
5) 建立完善的文件收集制度
9.归档和归档制度：各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或工作人员整理，定期移交给档案是集中保存，称为归档。在我国，这是党和国家的一项制度，称为归档制度。
10.归档时间
1) 文书文件一般应在第二年6月前由文书部门整理后像
档案室归档
2) 会计档案在会计年度终了后，可暂有会计机构保管一
年，期满之后有会计机构向档案室移交
3) 科研基建类档案应在项目完成后两个月内归档
11.全宗：全总是指一个独立机关，组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体
12.全宗群：全宗群是由若干个具有时间，地区，性质等共同特征的全宗组成的群体
13.全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是一个案卷，是在管理档案中形成的档案，是管理权总的档案，是档案的档案。
14.全宗卷的主要内容
1) 全宗指南：是介绍和报道立档单位及其所形成的档案
情况的一种检索工具。
2) 大事记：是一种按照时间顺序记述一定范围内发生的
重大事件，重要活动的档案参考资料
3) 档案管理制度
A. 机关工作岗位责任制
B. 归档制度
C. 保管制度
D. 查阅利用制度
E. 档案资料保密制度
F. 鉴定销毁制度
G. 统计制度
H. 设备维护制度
I. 重大活动档案登记制度
4）档案收集工作中的材料
5）档案整理工作中的材料
6）档案鉴定工作中的材料
7）档案保管工作中的材料
8）档案统计工作中的材料
9）档案利用工作中的材料
10）档案管理新技术的应用材料
15.组织沿革：是系统记载一个机关，地区或专业系统的组织机构，人员编制，体制变革情况的一种参考资料。
16.归档文件的整理：将归档文件以件为单位进行装订，分类，排列，编号，编目，装盒，使之有序化的过程
17.档案整理的方法
1) 立卷：以卷为单位整理
2) 装盒：以件为单位进行整理
18.档案整理工作的内容和流程
1) 区分全宗
2) 装订
3) 分类
4) 排列
5) 编号
6) 编目
7) 装盒
8) 排架
19.归档文件的分类方案
1) 年度-机构（问题）-保管期限（用于内部机构较稳定
且文件数量较多的单位）
2) 机构-年度-保管期限
3) 机构-保管期限-年度
4) 问题-年度-保管期限
5) 问题-保管期限或年度-保管期限
20.立卷组合方法
1) 按问题立卷
2) 按作者立卷
3) 按文种（名称）立卷
4) 按时间立卷
5) 按地区立卷按收发文机关立卷
21.案卷标题的拟写：包括本卷文件的主要责任者，问题，名称。
如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定
22.档号的编制
全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号
全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号
23.档案鉴定工作的含义：是指按照一定的原则，标准和方法，分析和判定文件的价值，决定其是否保存及其保存期限的一项业务工作。
24.档案鉴定工作的内容
1) 制定档案价值鉴定的原则和标准。
2) 确定那些文件需要保存，及其保存期限。
3) 对无保存价值和保存期限届满的文件进行销毁。
25.档案鉴定的方法
1) 文件自身的特点和状况（内容，来源，名称，形成时
间，稿本，外形特征，完整程度，相对价值）
2) 文件的社会利用需求（需求方向，需求面，需求时间）
26.档案鉴定程序
1) 实施鉴定（逐份分析文件、档案，确定其是否归档；
确定归档文件的保管期限，填写鉴定登记表）
2) 确定方法(年龄鉴定法，职能鉴定法，直接鉴定法)
3) 制定计划（鉴定的目的，待鉴定档案的基本情况，鉴
定小组的成员，鉴定的就要求，时间进度，鉴定所需
场地和各种表格等）
27．不归档文件的销毁程序
1) 编制文件销毁清册
2) 拟写文件销毁请示并报送领导审批（拟销毁文件所属
年代，拟销毁文件的数量和内容，鉴定概况和销毁的
主要理由，根据:一般为法律法规）
3) 监督销毁（一般需要两人）
28.档案保管的任务
1) 防止档案的损坏
2) 延长档案的寿命
3) 维护档案的安全
29.档案库房的设施设备
1) 档案装具：密集架，档案箱，档案柜，档案盒
2) 消防设备：人工消防，自动消防
3) 温湿度调控设备：空调机，除湿机等
4) 防日光设备：遮光窗帘等
5) 消毒设备：档案消毒机
30.档案保管的八防措施
1) 防盗：安装防盗门窗；安装自动报警系统；安装安装
闭路电视监控系统；采取双人双锁措施。
2) 防火：配备消防设备；安装防火门窗；安装自动消防
措施；加强巡查，杜绝火源进入库房。
3) 防尘：保持库房门窗经常关闭；工作人员进入库房时
应换干净拖鞋；做好库房清洁卫生工作，配备吸尘器
等设备；保证库房门窗和档案箱柜的良好密闭性。
4) 防虫鼠：保持库房内外的清洁卫生，库内不应堆放任
何杂物；施用驱尘剂；控制好库房温湿度；保证库房
门窗密闭性；档案入库前要进行消毒。
5) 防日光：加设遮阳措施；库房的门窗玻璃应采取一定
的防紫外线措施；库房内使用白炽灯照明；窗帘采用
深色吸光布料，不能采用透明的材料。
6) 防潮湿：配备去湿设施；保证库房门窗和档案箱柜的
密闭性；保持库房门窗经常关闭。
7) 防高温：配备温度调控设备；尽量避免将库房安排在
顶层和西北面。
8) 防有害气体：配备必要的通风设施，已备需要时使用。
31.档案库房温湿度要求
温度：14-24摄氏度 不小于14，不大于24
湿度：45%-60% 不小于45%，不大于60%
32.档案检索：档案检索市档案馆（室）将所藏档案材料信息进行系统存储，编制成各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案以提供利用的一项业务工作。
33.档案的著录项目：文件编号，密级，提名，责任者，文件的形成时间，页数，全宗号，归档年度，件号，实体分类号，保管期限。
34．档案检索工具：是专门用于揭示馆（室）藏档案的内容与成分，积累档案线索，对档案进行科学管理和查检报道的工具。
35.检索工具的职能：存贮职能；检索职能。
36.检索工具的分类
(一) 按编制方式分
1) 目录：案卷目录，案卷文件目录，归档文件目录，全引目录，
专题目录。
2) 指南：全宗指南，专题指南。
3) 索引：文号索引，人名索引，地名索引
(二)
式 按载体形态：书本式，卡片式，缩微式，磁带式，机读
37.档案编研：档案编工作就是档案室（馆）以库藏档案为基础，根据需求对档案信息进行研究和加工，编辑各类型的档案出版物活动。
38.档案编写参考资料
1) 大事记：大事记是按照时间顺序简要的记载一定时
空范围内发生的重大事件和重要活动的一种参考
资料。
2) 组织沿革：组织沿革是系统记载一个机关，地区或
专业系统的体制，组织机构和人员编制等方面变革
情况的一种参考资料。
3) 专题概要：是用文章叙述的形式简要说明和反映某
一方面的工作，生产或其他社会现象，自然现象的
发展，变化情况的一种参考资料。
4) 基础数字汇集:又称统计数字汇集，是以数字形式
反映一定地区或某一方面基本情况的一种参考资
料。
39.档案利用工作的含义：提供利用工作就是以馆（室）藏档案为基础，通过一定方式和方法直接直接传递档案信息
为用户服务的一项业务工作。
40.档案利用的基本途径
1) 以档案与案件提供利用
2) 以档案复制件提供利用
3) 以档案内容提供利用
41.档案提供利用的传统方式
1) 阅览服务
2) 外借服务
3) 展览服务
4) 复制服务
5) 证明服务
6) 档案咨询服务
42.档案统计的含义：档案的进出，整理，鉴定，保管的登记，档案检索工具，编研资料，提供利用的登记以及档案构成，利用效果，机构人员等情况的基本统计和其他专门统计。
1) 从档案统计的对象来划分：对档案实体及其管理状况
的统计；对档案事业的组织与管理状况的统计。
2) 从性质上看：宏观统计，即全国档案事业/地区档案
事业；微观统计工作，即某个档案馆和档案室。
43.档案统计的任务：对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、并提统计资料、为制定档案工作方针
和进行决策提供依据。
44.档案统计的指标体系
1) 档案、档案人员
2) 档案利用
3) 档案保管条件
4) 档案业务建设
45.统计指标的形式
1) 总量指标
2) 相对指标
3) 平均指标
46.档案统计工作的工作方法与步骤
1) 选定统计指标
2) 档案统计调查
3) 统计资料整理和分析
47.档案统计工作常见的分析指标
1) 归档率=已归档档案数/应归档档案数×100%
2) 库藏档案利用率=实际利用档案数/库藏档案总数×
100%
3) 档案利用人次
4) 档案利用卷次
48.数据的计算
1）计划相对数=实际完成数/计划数×100%
2）结构相对数=各组总数/计划数×100%
3）动态相对数=报告期指标/基期指标×
100
4）强度相对数=某总体某总量指标/另一总体另一有联系 不同总量指标
正算法：强度相对数=档案数量/档案人员数量 负算法：强度相对数=档案人员数量/档案数量
5）简单算术平均数=总体标志总/总体单位数
6）加权平均数=各单位标志值总和/总体单位数
注：对数据结果分析一般从以下三个方面进行分析
1. 结构分析
2. 平均分析
3. 对比分析
49.档案部门怎样做好档案利用工作？
1）建立规范的档案归档制度
2）提高档案人员的业务水平和服务态度
3）建立严格的档案管理利用制度
4）提供多种档案利用