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酒店管理手册
文件名：采购部管理手册 标题：组织机构及岗位设置
版本：1 文件编号：HMH-10.1
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.1.
组织机构及岗位设置
1
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酒店管理手册
文件名：组织机构及岗位设置 标题：组织机构图/岗位设置
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号： HMH-10.1.1-2 生效日期：2009-8-1
10.1. 组织机构及岗位设置
10.1.1. 组织机构图示
经理 1 人
文员 1 人
餐料 采购 员1人
客房 综合采 购1人
注：低星级酒店可适当减少人员
10.1.2. 岗位设置 10.1.2.1. 采购经理 全面负责和主持酒店采购工作，属部门经理级。 10.1.2.2. 餐料采购员 负责酒店的餐料采购工作。 10.1.2.3. 客房/综合采购员 负责酒店的客房用品及酒店的工程材料、五金配件等采购。 10.1.2.4. 文员 负责采购部所有文档的保存和分类。
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文件名：采购部管理手册 标题：管理范围
版本：1 文件编号：HMH-10.2
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.2.
管理范围
3
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文件名：采购部管理手册 标题：管理范围
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.2.1-6 生效日期：2009-8-1
10.2.
管理范围
采购部是酒店经营活动所需物资的采购供应部门，是酒店主要后勤保障部门之一。其主 要任务是依照酒店质量标准、按质、按量、按时、适价地组织和实施酒店经营所需 物资的 采购工作，以确保和满足酒店经营活动所需物资的供应与需求。其工作职责是根 据总经理 的指示，结合市场具体情况，审定采购计划，及时地组织和购进酒店经营活动 所需的各类 物资，并做到与酒店的星级、档次相适应，以确保酒店经营活动的正常运营； 同时，在采 购供应工作中严格控制进货价格，努力降低进货成本，科学地使用采购资金， 广泛建立供 货渠道，达到“开源节流、增收节支”的目的。管理范围如下: 10.2.1. 本着“公平、公正、公开”的原则，按照云达粤海国际酒点的有关采购规定，完 成采购任务；防微杜渐、杜绝采购工作中不良倾向的发生。 10.2.2. 采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品及食品原材料原则上均由其统 一采购，其他部门有参与监督、支持配合的权利，但一般不准自行采购。 10.2.3. 所有采购活动须遵守国家有关法律、法规和法令及本司有关规定。 10.2.4. 人员在采购、收货过程中，须遵循商业道德，努力提高业务水平，讲究文明礼貌， 以酒店利益为重，相互监督、相互配合，共同把好进货关、维护酒店的社会形象。 10.2.5. 协助协助各部
门做好各个时期的采购计划，保证物资的正常供应。 10.2.6. 具体采购如下： 10.2.6.1. 10.2.6.2. 10.2.6.3. 10.2.6.4. 经营性物品类：餐饮物料 客房物料 燃料等。 设施、设备类： 洁具 墙纸 各类清洁器械工程维修设备等。 地毯 门锁 家具空调机 电视机
外判(包)服务类：保安服务 设备保养服务 植物租摆/鲜花等。 其它类：汽车 管理系统 备及用品布草洗涤等。 电脑及设备 工程维修配件 员工制服 办公设
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文件名：采购部管理手册 标题：日常管理
版本：1 文件编号：HMH-10.3
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.3.
日常管理
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文件名：日常管理 标题：计划管理/供应商开发与管理
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号： HMH-10.3.1-4 生效日期：2009-8-1
10.3. 日常管理
10.3.1. 计划管理 10.3.1.1. 根据酒店有关方针与政策，制定采购工作的程序和各项规章制度，按年度编 制各项工作计划。 10.3.2. 供应商开发与管理 10.3.2.1. 在执行采购任务前，广泛了解采购信息，考察供应商的有关情况，对供应商 有力进行评估。 10.3.2.2． 积极与供应商沟通，建立良好的合作关系，并对供应商进行定期考核。 10.3.3. 采购招标管理 10.3.3.1. 严格执行公司招标管理办法及招标实施细则。 10.3.4. 交货与管理 10.3.4.1. 有效控制交货时间，作好交货管理事前规划、事中执行与事后考核。避免停 工断料或者缺货所造成的风险与损失。 10.3.4.2. 事前慎选有交货意愿及责任感的供应商，并规划合理的购运时间，使供应商 从容以赴。 10.3.4.3. 主动监察供应商备料及生产速度。
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文件名：日常管理
版本：1
编写日期：2009-7-10
标题： 品质管理/价格管理/合同管理/协调管理 文件编号： HMH-10.3.5-8 生效日期：2009-8-1
10.3.5. 品质管理 10.3.5.1. 制定抽样检验的标准与程序， 作为供应商配合的依据， 针对供应商交货的物品 进行检验、对比，发现有不合格的地方，要求供应商迅速作出解决。
10.3.6. 价格管理 10.3.6.1. 在保证物品适当质量的前提下，保证合理价格。
10.3.7. 合同管理 10.3.7.1. 严格执行有关法律、 法规规定， 《中华人民共和国合同法》 根据 做好合同管理。
10.3.8. 协调管理 10.3.8.1. 与供应商及酒店各部门保持良好沟通， 建立良好的合作协调关系， 并严格对供 应商的监控，保证采购工作正常进行。
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文件名：采购部管理手册 标题：岗位职责
版本：1 文件编号：HMH-10.4
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.4.
岗位职责
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文件名：岗位职责 标题：采购经理
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.1.1 生效日期：2009-8-1
10.4. 岗位职责
10.4.1. 采购经理 10.4.1.1. 对酒店领导班子及上级领导负责。 执行国家的有关法律规定， 执行酒店及上级 公司的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。拟定采购部工作方针与目标： 采购制度的建立与完善。 严格执行公开招标、货比三家的采购原则，控制采购成本。择优、择廉、及时 地采购物料，确保工作效率。 负责做好大宗采购的招标工作。 编制年度采购计划与预算。 认真核实各部门的申购计划， 负责采购计划的制定 和组织实施。 熟悉和掌握酒店所需各类物质的名称、单价和用途。检查购进物质的质量、 规格、型号、数量和使用情况，确保酒店的物质供应正常。 协调采购部内外关系，确保各项采购任务的顺利完成。 与供应商建立良好的合作关系，在平等互利的原则下开展业务活动。 掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质 的供应商，并从严监控供应商。 督导采购部门全盘业务及人员考核。 加强对属下采购人员的督导及考察， 使之 在从事采购业务活动中遵纪守法、 讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操 守，提高专业知识，培养高效廉洁的采购队伍。 主持采购人员的教育和训练。对下属的工作业绩进行考核，根据下属的工作 表现对其实施奖惩。
10.4.1.2. 10.4.1.3. 10.4.1.4.
10.4.1.5. 10.4.1.6. 10.4.1.7. 10.4.1.8.
10.4.1.9.
10.4.1.10.
10.4.1.11. 撰写部门周报、月报和总结。 10.4.1.12. 主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。 10.4.1.13. 负责采购部所属辖区的消防、治安、安全、卫生等管理工作。
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文件名：岗位职责 标题：文员
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.4.2 生效日期：2009-8-1
10.4.2. 文员 10.4.2.1. 服从经理的安排，负责本部的行政工作。 10.4.2.2. 根据经理的指示，起草本部的报告、函件、备忘录等文件。 10.4.2.3. 负责本部会议的准备和记录工作。 10.4.2.4. 负责采购单、验收单登记。 10.4.2.5. 负责订购单与合约的跟进。 10.4.2.6. 负责交货记录与稽核催办。 10.4.2.7. 负责访客安排与接待。 10.4.2.8. 负责采购费用申请与报支。 10.4.2.9. 负责档案管理。
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文件名：岗位职责 标题：餐料采购员
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.4.3 生效日期：2009-8-1
10.4.3. 餐料采购员 10.4.3.1. 10.4.3.2. 10.4.3.3. 10.4.3.4. 10.4.3.5. 10.4.3.6. 10.4.3.7. 10.4.3.8. 10.4.3.9.
服从采购部经理的安排，负责食品、饮品的采购工作。 严格执行酒店的采购程序，根据“先近后远、以新压旧、先国产后进口”的原 则，与餐饮部和客房部紧密配合，组织安排采购工作。 出现大宗食品和饮品采购时，配合做好招投标工作。 掌握各类食品、饮品的市场行情，确保酒店的餐饮供应正常。 经常听取餐饮部、客房部对采购物料的意见和建议，不断改进工作。 认真核实各部门的申购计划， 根据仓库存货情况制定采购计划， 防止物质积压。 严格把好质量关，配合餐饮部、客房部，对不符合要求的食品、饮品负责交涉 退换。 负责对食品、饮品的商标、包装、各种许可证书、标签标准化、卫生保鲜要求 进行检查，确保食品卫生，杜绝假冒伪劣产品进入酒店。 与供应商建立良好的合作关系，并从严监控供应商。
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文件名：岗位职责 标题：客房/综合采购员
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.4.4 生效日期：2009-8-1
10.4.4. 客房/综合采购员 10.4.4.1. 服从采购部经理的安排，负责百货用品、印刷品、布草、服装、餐厅用具鲜 花和一般设备及五金设备、电器、零配件等物料采购工作，并配合工程部做 好各时期的翻新装修工作。 严格执行酒店的采购程序，与使用部门紧密配合，组织安排采购工作，并严 格把好质量关， 配合使用部门， 对不符合要求的工程物品、 设备和材料负责交 涉退换，负责与供应商联系售后服务工作。掌握本地工程设备用品的供应情 况，以便在酒店工程设备急需抢修时，最迅速 地采购所需物料。 出现大宗用品采购时，配合做好招投标管理工作。 掌握酒店所需各类用品的市场行情，确保酒店的用品供应正常。 经常听取使用部门对采购物料的意见和建议，不断改进工作。
10.4.4.2.
10.4.4.3. 10.4.4.4. 10.4.4.5.
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文件名：工作程序和标准 标题：工作程序和标准
版本：1 文件编号：HMH-10.5
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.5.
工作程序和标准
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文件名：工作程序和标准 标题：招标采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.1 生效日期：2009-8-1
10.5. 工作程序和标准
10.5.1. 招标采购 按河南省焦作市云达粤海国际酒店的规定，凡需招标的项目，按以下程序进行招标： 10.5.1.1. 10.5.1.2. 10.5.1.3. 10.5.1.4. 10.5.1.5. 成立招标工作小组； 办理本单位招标报批手续； （如需要） 向上级有关部门提交招标有关文件， 包括合同格式文本或主要条款； 发出招标公告或者邀请书 ； 收集投标申请书
或回执；
14.5.1.
14.5.2.
10.5.1.6. 资格预审确定符合条件的投标人 （实际业务需采用资格后审的， 另由招标文件 酌定）； 10.5.1.7. 10.5.1.8. 10.5.1.9. 举行招标会议（必要时）及发放招标书、组织勘察现场； 组织必要的答疑或补充招标文件； （如需要）编制和审核标底；
10.5.1.10. 组成评标小组和监标小组； 10.5.1.11. 收集投标书； 10.5.1.12. 举行会议（必要时）宣布投标截止和开标； 10.5.1.13. 评标并确定前2名候选中标人；
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文件名：工作程序和标准 标题：招标采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.1 生效日期：2009-8-1
10.5.1.14.
向招标小组和主办公司提交评标报告，由主办公司或上级公司审定（如需表 决的应使用电脑表决系统进行）；
10.5.1.15. 与候选中标人洽谈合同待决问题； 10.5.1.16. 发出中标通知书； 10.5.1.17. 签订合同（如有必要可与发出中标通知书同时进行）； 10.5.1.18. 总结招标情况并提交报告书； 10.5.1.19. 归档保存招标有关文件和资料。
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文件名：工作程序和标准 标题：其它采购类型
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.2 生效日期：2009-8-1
10.5.2. 其它类型采购 10.5.2.1. 酒管集团公司统一采购。 采购范围： 客房易耗品、布草、劳保用品 （工衣、工鞋）、 部份印刷品 （酒店宣 传册、 名片、酒店欢迎卡、酒店服务指南、酒店明信片、客房用手提袋）、 客房用品（文件 夹、垃圾桶、环保牌、衣架、闹钟）、工号牌、其它。 采购程序： 客房易耗品及布草类: 各酒店根据各自的经营情况, 每年底做好下一年度的用量计划，由酒管集团 公司统一按年度定购计划组织招标。 中标后的供货单位直接与各酒店签订供货合同， 并由各酒店自行下单进货、 验 收、 付款。 劳保用品（工衣、工鞋）： 各酒店每年对本单位的劳保用品做好计划报酒管集团公司， 由酒管集团公司统 一上报上级单位审批。 获批准后， 由酒管集团公司组织统一招标采购，各酒店根据所需提供样板，交 酒管集团公司定板。现已定板的无需提供样板。 中标后的供货单位直接与各酒店签订供货合同， 并由各酒店自行下单进货、 验 收、 付款。
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文件名：工作程序和标准 标题：其它类型采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.2 生效日期：2009-8-1
客房用品、部份印刷品： 根据各酒店的意见，由酒店定板后统一招标。 中标后的供货单位直接与各酒店签订供货合同， 并由各酒店自行下单进货、 验 收、 付款。 工号牌
： 每月5 日前各酒店按实际要补充的数量， 将名单交于酒店公司， 由酒店安排下 单进货、验收及代付款。 10.5.2.2. 酒店自行采购 采购范围：除酒店公司统一招标外的其他所有物品。 采购分类：计划采购、直拨采购、应急采购、补仓采购 计划采购：采购计划 分为年度采购计划、月度采购计划。适用于酒店所有的采购品种。 直拨采购：适用于营业部门餐料、食品的购买。 应急采购：适用于因设备损坏严重影响营业，要立即修理的零配件；因营业 急需要的餐料物品；其他特殊情况。 补仓采购：仓库根据最低库存量，经使用部门确定仍需继续使用的物品直接 交由采购部下单采购。
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文件名：工作程序和标准 标题：供应商评估
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.3 生效日期：2009-8-1
10.5.3.
供应商评估
10.5.3.1. 由采购部门对意向供应商进行初步调查， 了解供应商的名称、 地址、 生产能力、 所能提供产品的品种、数量、价格、质量还有企业占有的市场份额、运货条件 等基本情况。 10.5.3.2. 由定价小组根据初步调查的资料进行分析， 比较各个供应商的 优势和劣势， 选择适合于企业需要的供应商。包括： 10.5.3.3. 产品的品种、 规格和质量水平是否符合企业的需要， 价格水平如何。 企业的实 力、规模如何，产品的生产能力、技术水平如何，企业和管理水平、信用度如 何。 10.5.3.4. 供应商相对本企业的地理交通情况如何， 运输方式、 运输时间、 运输费用如何， 判断运输成本是否合适。 10.5.3.5. 必要时需到供应商单位实地进行考察： 企业的生产线、 生产工艺、 质量检验环 节甚至管理部门，对其现有的设备工艺、生产技术、管理技术等进行考察， 看 供应商所提供的产品能不能满足企业的要求。 10.5.3.6. 10.5.3.7. 必要时进行样品试制，试制成功后，才算考察合格。 出具供应商评估报告。
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文件名：工作程序和标准 标题：采购计划的制定及审批程序
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.4 生效日期：2009-8-1
10.5.4. 采购计划的制定及审批程序 10.5.4.1. 制定采购计划 由酒店各部门根据每月、 每个季度物资的消耗率、 损耗率的预测， 提前编制采 购计划或报告报批。 采购计划一式四份，自存一份，采购部存一份，其他两份交财务部。 10.5.4.2. 采购申请单的审批程序 采购申请单的审批程序： 采购价格审批程序： 10.5.4.3. 签订采购合同的审批： 为维护本酒店的利益，保证采购物品质量、价格、交货时间、 维修与保养以及 大宗购买，由采购部根
据实际情况与供应商协商签订合同，由使用部门经理 （申购部门）、 会签部门经理、采购部经理、财务总监会审，报总经理审批 签订。 如有必要， 由财务 部或采购部拟文， 经公司审批后上报管理委会， 待管理 委员会批准后再签订相关合同。 10.5.5.4. 三家报价： 计划外采购： 采购物品单价在人民币300元以下或单项总额人民币500 元以下 无需三家报价， 否则， 由采购员在计划单填写三家报价或填写 “采购价格审批 表”进行三家询价报批。 应急采购： 原则上， 采购物品单价在人民币 600 元以下或单项总额人民币2000 元以下无需三家报价，否则，由采购员在应急单填写在家报价或填写“采购 价格审批表” 进行三家询价报批。如遇特殊（紧急）情况急需采购，可先电 话向公司领导请示批准 后购买，在应急单上注明原因并补办应急采购手续， 不需三家报价。 10.5.5.5. 价格有效期：
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文件名：工作程序和标准 标题：直接采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.5 生效日期：2009-8-1
10.5.5. 直接采购 10.5.6.1. 直接采购的方式： 计划外采购单：属于计划外采购的物资，由使用部门填写 “计划外采购单”送 交采购部，采购员根据所申购的物品按审批程序审批后通知供应商送货。 应急采购单：属于营业用急需物资，由使用部门填写 “应急采购单”送交采购 部，按审批程序办理后采购。 直拨餐料申请单 （含购货通知单）：属于日常直拨餐料的物资，由营业部门填 写“直拨餐料申请单”或员工饭堂填写 “购货通知单”送交采购部。根据厨房 的申请单，采购员按总经理批准的每月“报价表”价格直接通知供应商送货。 补仓通知单：由仓库下“补仓通知单”，采购部根据所需物品价格是否有效， 无须重新报价后通知供应商送货。 招标采购按《云达粤海酒店招标管理细则》的条款来执行。 10.5.6.2. 采购周期： 计划外采购：适用酒店所有的采购品种，供货时间一般在下单后的半个月至 一个月。 应急采购： 适用于因设备损坏严重影响营业， 要立即修理的零配件； 因营业急 需要的餐料和物品；其他特殊情况，供货时间一般在下单后一周内。 直拨餐料采购 （含购货通知）：适用于营业部门（包括员工饭堂）日常餐料食 品的购买。供货时间一般是当天下单，第二天供货。 补仓采购： 适用于仓库根据 “库存物资计划储备数量及采购期限表” 最低库存 量，由仓库下单采购。供货时间按类别区分：烟酒、饮料、日常用品、厨具在 下单后三天内 到货；布草、客房一次性用品、印刷品、贵重餐料在下
单后半 个月至三个月内到货。
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文件名：工作程序和标准 标题：零星采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.6 生效日期：2009-8-1
10.5.6. 零星采购 10.5.6.1. 普通物品 属于营业或维修用急需的物资： 由使用部门口头通知采购部经理， 经电话请示 后由采购员先到市场现金购买，再补相关手续审批后报销。 经审批后的计划因各种原因不能由供应商直接供货时， 由定价小组人员直接到 批发市 场比价比质现购。 10.5.6.2. 贵重餐料 根据餐饮部已审批的计划， 由行政总厨或餐饮总监、 采购部经理、 财务经理和 财务总监或业主代表组成团体前往市场购买，购回后的贵重餐料必须立即进 仓。
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文件名：工作程序和标准 标题：固定资产采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.7 生效日期：2009-8-1
10.5.7. 固定资产采购 10.5.7.1. 凡属于固定资产的物资， 必须先由使用部门以书面报告讲述物品的需求、 用 途、以及大概费用，上报财务总监、总经理审批后，再按程序购买。
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文件名：工作程序和标准 标题：零用现金报销
版本：1 文件编号：HMH-10.8
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.5.8. 零用现金报销 10.5.8.1. 10.5.8.2. 采购员凭仓库开具的验收单连同发票， 经成本会计审核是否经经批准或在计 划预算内，核准后才给予报销。 采购员若在市场购买农产品而无发票者，应到市场工商所工具单据，并有使用 部门负责人签名再按程序报销。
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文件名：采购部管理手册 标题：组织机构及岗位设置
版本：1 文件编号：HMH-10.1
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.1.
组织机构及岗位设置
1
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酒店管理手册
文件名：组织机构及岗位设置 标题：组织机构图/岗位设置
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号： HMH-10.1.1-2 生效日期：2009-8-1
10.1. 组织机构及岗位设置
10.1.1. 组织机构图示
经理 1 人
文员 1 人
餐料 采购 员1人
客房 综合采 购1人
注：低星级酒店可适当减少人员
10.1.2. 岗位设置 10.1.2.1. 采购经理 全面负责和主持酒店采购工作，属部门经理级。 10.1.2.2. 餐料采购员 负责酒店的餐料采购工作。 10.1.2.3. 客房/综合采购员 负责酒店的客房用品及酒店的工程材料、五金配件等采购。 10.1.2.4. 文员 负责采购部所有文档的保存和分类。
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文件名：采购部管理手册 标题：管理范围
版本：1 文件编号：HMH-10.2
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.2.
管理范围
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文件名：采购部管理手册 标题：管理范围
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.2.1-6 生效日期：2009-8-1
10.2.
管理范围
采购部是酒店经营活动所需物资的采购供应部门，是酒店主要后勤保障部门之一。其主 要任务是依照酒店质量标准、按质、按量、按时、适价地组织和实施酒店经营所需 物资的 采购工作，以确保和满足酒店经营活动所需物资的供应与需求。其工作职责是根 据总经理 的指示，结合市场具体情况，审定采购计划，及时地组织和购进酒店经营活动 所需的各类 物资，并做到与酒店的星级、档次相适应，以确保酒店经营活动的正常运营； 同时，在采 购供应工作中严格控制进货价格，努力降低进货成本，科学地使用采购资金， 广泛建立供 货渠道，达到“开源节流、增收节支”的目的。管理范围如下: 10.2.1. 本着“公平、公正、公开”的原则，按照云达粤海国际酒点的有关采购规定，完 成采购任务；防微杜渐、杜绝采购工作中不良倾向的发生。 10.2.2. 采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品及食品原材料原则上均由其统 一采购，其他部门有参与监督、支持配合的权利，但一般不准自行采购。 10.2.3. 所有采购活动须遵守国家有关法律、法规和法令及本司有关规定。 10.2.4. 人员在采购、收货过程中，须遵循商业道德，努力提高业务水平，讲究文明礼貌， 以酒店利益为重，相互监督、相互配合，共同把好进货关、维护酒店的社会形象。 10.2.5. 协助协助各部
门做好各个时期的采购计划，保证物资的正常供应。 10.2.6. 具体采购如下： 10.2.6.1. 10.2.6.2. 10.2.6.3. 10.2.6.4. 经营性物品类：餐饮物料 客房物料 燃料等。 设施、设备类： 洁具 墙纸 各类清洁器械工程维修设备等。 地毯 门锁 家具空调机 电视机
外判(包)服务类：保安服务 设备保养服务 植物租摆/鲜花等。 其它类：汽车 管理系统 备及用品布草洗涤等。 电脑及设备 工程维修配件 员工制服 办公设
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文件名：采购部管理手册 标题：日常管理
版本：1 文件编号：HMH-10.3
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.3.
日常管理
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文件名：日常管理 标题：计划管理/供应商开发与管理
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号： HMH-10.3.1-4 生效日期：2009-8-1
10.3. 日常管理
10.3.1. 计划管理 10.3.1.1. 根据酒店有关方针与政策，制定采购工作的程序和各项规章制度，按年度编 制各项工作计划。 10.3.2. 供应商开发与管理 10.3.2.1. 在执行采购任务前，广泛了解采购信息，考察供应商的有关情况，对供应商 有力进行评估。 10.3.2.2． 积极与供应商沟通，建立良好的合作关系，并对供应商进行定期考核。 10.3.3. 采购招标管理 10.3.3.1. 严格执行公司招标管理办法及招标实施细则。 10.3.4. 交货与管理 10.3.4.1. 有效控制交货时间，作好交货管理事前规划、事中执行与事后考核。避免停 工断料或者缺货所造成的风险与损失。 10.3.4.2. 事前慎选有交货意愿及责任感的供应商，并规划合理的购运时间，使供应商 从容以赴。 10.3.4.3. 主动监察供应商备料及生产速度。
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文件名：日常管理
版本：1
编写日期：2009-7-10
标题： 品质管理/价格管理/合同管理/协调管理 文件编号： HMH-10.3.5-8 生效日期：2009-8-1
10.3.5. 品质管理 10.3.5.1. 制定抽样检验的标准与程序， 作为供应商配合的依据， 针对供应商交货的物品 进行检验、对比，发现有不合格的地方，要求供应商迅速作出解决。
10.3.6. 价格管理 10.3.6.1. 在保证物品适当质量的前提下，保证合理价格。
10.3.7. 合同管理 10.3.7.1. 严格执行有关法律、 法规规定， 《中华人民共和国合同法》 根据 做好合同管理。
10.3.8. 协调管理 10.3.8.1. 与供应商及酒店各部门保持良好沟通， 建立良好的合作协调关系， 并严格对供 应商的监控，保证采购工作正常进行。
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文件名：采购部管理手册 标题：岗位职责
版本：1 文件编号：HMH-10.4
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.4.
岗位职责
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文件名：岗位职责 标题：采购经理
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.1.1 生效日期：2009-8-1
10.4. 岗位职责
10.4.1. 采购经理 10.4.1.1. 对酒店领导班子及上级领导负责。 执行国家的有关法律规定， 执行酒店及上级 公司的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。拟定采购部工作方针与目标： 采购制度的建立与完善。 严格执行公开招标、货比三家的采购原则，控制采购成本。择优、择廉、及时 地采购物料，确保工作效率。 负责做好大宗采购的招标工作。 编制年度采购计划与预算。 认真核实各部门的申购计划， 负责采购计划的制定 和组织实施。 熟悉和掌握酒店所需各类物质的名称、单价和用途。检查购进物质的质量、 规格、型号、数量和使用情况，确保酒店的物质供应正常。 协调采购部内外关系，确保各项采购任务的顺利完成。 与供应商建立良好的合作关系，在平等互利的原则下开展业务活动。 掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质 的供应商，并从严监控供应商。 督导采购部门全盘业务及人员考核。 加强对属下采购人员的督导及考察， 使之 在从事采购业务活动中遵纪守法、 讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操 守，提高专业知识，培养高效廉洁的采购队伍。 主持采购人员的教育和训练。对下属的工作业绩进行考核，根据下属的工作 表现对其实施奖惩。
10.4.1.2. 10.4.1.3. 10.4.1.4.
10.4.1.5. 10.4.1.6. 10.4.1.7. 10.4.1.8.
10.4.1.9.
10.4.1.10.
10.4.1.11. 撰写部门周报、月报和总结。 10.4.1.12. 主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。 10.4.1.13. 负责采购部所属辖区的消防、治安、安全、卫生等管理工作。
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文件名：岗位职责 标题：文员
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.4.2 生效日期：2009-8-1
10.4.2. 文员 10.4.2.1. 服从经理的安排，负责本部的行政工作。 10.4.2.2. 根据经理的指示，起草本部的报告、函件、备忘录等文件。 10.4.2.3. 负责本部会议的准备和记录工作。 10.4.2.4. 负责采购单、验收单登记。 10.4.2.5. 负责订购单与合约的跟进。 10.4.2.6. 负责交货记录与稽核催办。 10.4.2.7. 负责访客安排与接待。 10.4.2.8. 负责采购费用申请与报支。 10.4.2.9. 负责档案管理。
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文件名：岗位职责 标题：餐料采购员
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.4.3 生效日期：2009-8-1
10.4.3. 餐料采购员 10.4.3.1. 10.4.3.2. 10.4.3.3. 10.4.3.4. 10.4.3.5. 10.4.3.6. 10.4.3.7. 10.4.3.8. 10.4.3.9.
服从采购部经理的安排，负责食品、饮品的采购工作。 严格执行酒店的采购程序，根据“先近后远、以新压旧、先国产后进口”的原 则，与餐饮部和客房部紧密配合，组织安排采购工作。 出现大宗食品和饮品采购时，配合做好招投标工作。 掌握各类食品、饮品的市场行情，确保酒店的餐饮供应正常。 经常听取餐饮部、客房部对采购物料的意见和建议，不断改进工作。 认真核实各部门的申购计划， 根据仓库存货情况制定采购计划， 防止物质积压。 严格把好质量关，配合餐饮部、客房部，对不符合要求的食品、饮品负责交涉 退换。 负责对食品、饮品的商标、包装、各种许可证书、标签标准化、卫生保鲜要求 进行检查，确保食品卫生，杜绝假冒伪劣产品进入酒店。 与供应商建立良好的合作关系，并从严监控供应商。
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文件名：岗位职责 标题：客房/综合采购员
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.4.4 生效日期：2009-8-1
10.4.4. 客房/综合采购员 10.4.4.1. 服从采购部经理的安排，负责百货用品、印刷品、布草、服装、餐厅用具鲜 花和一般设备及五金设备、电器、零配件等物料采购工作，并配合工程部做 好各时期的翻新装修工作。 严格执行酒店的采购程序，与使用部门紧密配合，组织安排采购工作，并严 格把好质量关， 配合使用部门， 对不符合要求的工程物品、 设备和材料负责交 涉退换，负责与供应商联系售后服务工作。掌握本地工程设备用品的供应情 况，以便在酒店工程设备急需抢修时，最迅速 地采购所需物料。 出现大宗用品采购时，配合做好招投标管理工作。 掌握酒店所需各类用品的市场行情，确保酒店的用品供应正常。 经常听取使用部门对采购物料的意见和建议，不断改进工作。
10.4.4.2.
10.4.4.3. 10.4.4.4. 10.4.4.5.
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文件名：工作程序和标准 标题：工作程序和标准
版本：1 文件编号：HMH-10.5
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.5.
工作程序和标准
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文件名：工作程序和标准 标题：招标采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.1 生效日期：2009-8-1
10.5. 工作程序和标准
10.5.1. 招标采购 按河南省焦作市云达粤海国际酒店的规定，凡需招标的项目，按以下程序进行招标： 10.5.1.1. 10.5.1.2. 10.5.1.3. 10.5.1.4. 10.5.1.5. 成立招标工作小组； 办理本单位招标报批手续； （如需要） 向上级有关部门提交招标有关文件， 包括合同格式文本或主要条款； 发出招标公告或者邀请书 ； 收集投标申请书
或回执；
14.5.1.
14.5.2.
10.5.1.6. 资格预审确定符合条件的投标人 （实际业务需采用资格后审的， 另由招标文件 酌定）； 10.5.1.7. 10.5.1.8. 10.5.1.9. 举行招标会议（必要时）及发放招标书、组织勘察现场； 组织必要的答疑或补充招标文件； （如需要）编制和审核标底；
10.5.1.10. 组成评标小组和监标小组； 10.5.1.11. 收集投标书； 10.5.1.12. 举行会议（必要时）宣布投标截止和开标； 10.5.1.13. 评标并确定前2名候选中标人；
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文件名：工作程序和标准 标题：招标采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.1 生效日期：2009-8-1
10.5.1.14.
向招标小组和主办公司提交评标报告，由主办公司或上级公司审定（如需表 决的应使用电脑表决系统进行）；
10.5.1.15. 与候选中标人洽谈合同待决问题； 10.5.1.16. 发出中标通知书； 10.5.1.17. 签订合同（如有必要可与发出中标通知书同时进行）； 10.5.1.18. 总结招标情况并提交报告书； 10.5.1.19. 归档保存招标有关文件和资料。
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文件名：工作程序和标准 标题：其它采购类型
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.2 生效日期：2009-8-1
10.5.2. 其它类型采购 10.5.2.1. 酒管集团公司统一采购。 采购范围： 客房易耗品、布草、劳保用品 （工衣、工鞋）、 部份印刷品 （酒店宣 传册、 名片、酒店欢迎卡、酒店服务指南、酒店明信片、客房用手提袋）、 客房用品（文件 夹、垃圾桶、环保牌、衣架、闹钟）、工号牌、其它。 采购程序： 客房易耗品及布草类: 各酒店根据各自的经营情况, 每年底做好下一年度的用量计划，由酒管集团 公司统一按年度定购计划组织招标。 中标后的供货单位直接与各酒店签订供货合同， 并由各酒店自行下单进货、 验 收、 付款。 劳保用品（工衣、工鞋）： 各酒店每年对本单位的劳保用品做好计划报酒管集团公司， 由酒管集团公司统 一上报上级单位审批。 获批准后， 由酒管集团公司组织统一招标采购，各酒店根据所需提供样板，交 酒管集团公司定板。现已定板的无需提供样板。 中标后的供货单位直接与各酒店签订供货合同， 并由各酒店自行下单进货、 验 收、 付款。
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文件名：工作程序和标准 标题：其它类型采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.2 生效日期：2009-8-1
客房用品、部份印刷品： 根据各酒店的意见，由酒店定板后统一招标。 中标后的供货单位直接与各酒店签订供货合同， 并由各酒店自行下单进货、 验 收、 付款。 工号牌
： 每月5 日前各酒店按实际要补充的数量， 将名单交于酒店公司， 由酒店安排下 单进货、验收及代付款。 10.5.2.2. 酒店自行采购 采购范围：除酒店公司统一招标外的其他所有物品。 采购分类：计划采购、直拨采购、应急采购、补仓采购 计划采购：采购计划 分为年度采购计划、月度采购计划。适用于酒店所有的采购品种。 直拨采购：适用于营业部门餐料、食品的购买。 应急采购：适用于因设备损坏严重影响营业，要立即修理的零配件；因营业 急需要的餐料物品；其他特殊情况。 补仓采购：仓库根据最低库存量，经使用部门确定仍需继续使用的物品直接 交由采购部下单采购。
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文件名：工作程序和标准 标题：供应商评估
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.3 生效日期：2009-8-1
10.5.3.
供应商评估
10.5.3.1. 由采购部门对意向供应商进行初步调查， 了解供应商的名称、 地址、 生产能力、 所能提供产品的品种、数量、价格、质量还有企业占有的市场份额、运货条件 等基本情况。 10.5.3.2. 由定价小组根据初步调查的资料进行分析， 比较各个供应商的 优势和劣势， 选择适合于企业需要的供应商。包括： 10.5.3.3. 产品的品种、 规格和质量水平是否符合企业的需要， 价格水平如何。 企业的实 力、规模如何，产品的生产能力、技术水平如何，企业和管理水平、信用度如 何。 10.5.3.4. 供应商相对本企业的地理交通情况如何， 运输方式、 运输时间、 运输费用如何， 判断运输成本是否合适。 10.5.3.5. 必要时需到供应商单位实地进行考察： 企业的生产线、 生产工艺、 质量检验环 节甚至管理部门，对其现有的设备工艺、生产技术、管理技术等进行考察， 看 供应商所提供的产品能不能满足企业的要求。 10.5.3.6. 10.5.3.7. 必要时进行样品试制，试制成功后，才算考察合格。 出具供应商评估报告。
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文件名：工作程序和标准 标题：采购计划的制定及审批程序
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.4 生效日期：2009-8-1
10.5.4. 采购计划的制定及审批程序 10.5.4.1. 制定采购计划 由酒店各部门根据每月、 每个季度物资的消耗率、 损耗率的预测， 提前编制采 购计划或报告报批。 采购计划一式四份，自存一份，采购部存一份，其他两份交财务部。 10.5.4.2. 采购申请单的审批程序 采购申请单的审批程序： 采购价格审批程序： 10.5.4.3. 签订采购合同的审批： 为维护本酒店的利益，保证采购物品质量、价格、交货时间、 维修与保养以及 大宗购买，由采购部根
据实际情况与供应商协商签订合同，由使用部门经理 （申购部门）、 会签部门经理、采购部经理、财务总监会审，报总经理审批 签订。 如有必要， 由财务 部或采购部拟文， 经公司审批后上报管理委会， 待管理 委员会批准后再签订相关合同。 10.5.5.4. 三家报价： 计划外采购： 采购物品单价在人民币300元以下或单项总额人民币500 元以下 无需三家报价， 否则， 由采购员在计划单填写三家报价或填写 “采购价格审批 表”进行三家询价报批。 应急采购： 原则上， 采购物品单价在人民币 600 元以下或单项总额人民币2000 元以下无需三家报价，否则，由采购员在应急单填写在家报价或填写“采购 价格审批表” 进行三家询价报批。如遇特殊（紧急）情况急需采购，可先电 话向公司领导请示批准 后购买，在应急单上注明原因并补办应急采购手续， 不需三家报价。 10.5.5.5. 价格有效期：
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文件名：工作程序和标准 标题：直接采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.5 生效日期：2009-8-1
10.5.5. 直接采购 10.5.6.1. 直接采购的方式： 计划外采购单：属于计划外采购的物资，由使用部门填写 “计划外采购单”送 交采购部，采购员根据所申购的物品按审批程序审批后通知供应商送货。 应急采购单：属于营业用急需物资，由使用部门填写 “应急采购单”送交采购 部，按审批程序办理后采购。 直拨餐料申请单 （含购货通知单）：属于日常直拨餐料的物资，由营业部门填 写“直拨餐料申请单”或员工饭堂填写 “购货通知单”送交采购部。根据厨房 的申请单，采购员按总经理批准的每月“报价表”价格直接通知供应商送货。 补仓通知单：由仓库下“补仓通知单”，采购部根据所需物品价格是否有效， 无须重新报价后通知供应商送货。 招标采购按《云达粤海酒店招标管理细则》的条款来执行。 10.5.6.2. 采购周期： 计划外采购：适用酒店所有的采购品种，供货时间一般在下单后的半个月至 一个月。 应急采购： 适用于因设备损坏严重影响营业， 要立即修理的零配件； 因营业急 需要的餐料和物品；其他特殊情况，供货时间一般在下单后一周内。 直拨餐料采购 （含购货通知）：适用于营业部门（包括员工饭堂）日常餐料食 品的购买。供货时间一般是当天下单，第二天供货。 补仓采购： 适用于仓库根据 “库存物资计划储备数量及采购期限表” 最低库存 量，由仓库下单采购。供货时间按类别区分：烟酒、饮料、日常用品、厨具在 下单后三天内 到货；布草、客房一次性用品、印刷品、贵重餐料在下
单后半 个月至三个月内到货。
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文件名：工作程序和标准 标题：零星采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.6 生效日期：2009-8-1
10.5.6. 零星采购 10.5.6.1. 普通物品 属于营业或维修用急需的物资： 由使用部门口头通知采购部经理， 经电话请示 后由采购员先到市场现金购买，再补相关手续审批后报销。 经审批后的计划因各种原因不能由供应商直接供货时， 由定价小组人员直接到 批发市 场比价比质现购。 10.5.6.2. 贵重餐料 根据餐饮部已审批的计划， 由行政总厨或餐饮总监、 采购部经理、 财务经理和 财务总监或业主代表组成团体前往市场购买，购回后的贵重餐料必须立即进 仓。
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文件名：工作程序和标准 标题：固定资产采购
版本：1
编写日期：2009-7-10
文件编号：HMH-10.5.7 生效日期：2009-8-1
10.5.7. 固定资产采购 10.5.7.1. 凡属于固定资产的物资， 必须先由使用部门以书面报告讲述物品的需求、 用 途、以及大概费用，上报财务总监、总经理审批后，再按程序购买。
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文件名：工作程序和标准 标题：零用现金报销
版本：1 文件编号：HMH-10.8
编写日期：2009-7-10 生效日期：2009-8-1
10.5.8. 零用现金报销 10.5.8.1. 10.5.8.2. 采购员凭仓库开具的验收单连同发票， 经成本会计审核是否经经批准或在计 划预算内，核准后才给予报销。 采购员若在市场购买农产品而无发票者，应到市场工商所工具单据，并有使用 部门负责人签名再按程序报销。
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