第四部分公文写作
第一章公文的种类和作用
公文就是公务文书，也被称为机关应用文。是党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。
第一节公文的分类 为了认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准，从不同角度，对公文分类。
一、按形成和使用的公务活动领域划分
1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。
2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。
二、按公文的来源划分
1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。
2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。
3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。
三、按公文的行文关系和行文方向划分
1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。
2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。
3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。
四、按公文的秘密程度和阅读范围划分
从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：
1．绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。
5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。
6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。
五、按公文处理时限的要求划分
1.特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。
2.急件（党的机关公文作加急件）指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。
3.平件平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文。
如系电报，可分为特提件、特急件、加急件、平急件。
六、按收文机关对收到公文的处理方式划分 1.阅件即阅知性公文，指只需按规定交有关部门、有关人员阅知的收文。
2.办件即承办性公文，指必须交有关部门、有关人员及时办理（或答复、或贯彻执行）的收文。 七、从物质载体的角度划分
1.纸质文件用纸张印制、书写的文件。
2.感光介质文件以感光胶片、像纸等感光材料为物质载体的文件，如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。
3.磁介质文件以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件以及磁光盘文件等。
4.电子文件指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件等。他们的制作方式、处理方法和保管要求均各不相同。
八、按公文性质和作用划分
在通用公文和专用公文的不同范畴内，都可以有不同的类型。我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度，可将通用公文分为若干类型。
第二节通用公文的类型
我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度将通用公文分为以下类型。
一、党政机关主要公文类
这是《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）和《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中规定的党的各级机关、国家行政机关正式文件常用的主要文种。企事业单位、人民团体也常酌情比照使用。也有人称之为机关公文、法定公文、正式公文。党的各级领导机关常用主要公文14种，国家行政机关常用主要公文13种，综合起来，可分为几个小类。
（一）领导指导性公文
命令（令）用于依照有关法律发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。法定的国家机关，才有权在规定的权限和范围内，依法发布命令。（党的各级机关通用公文无此文种。）指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。（国家行政机关常用主要公文无此文种。）
决定用于对重要事项或者重大行动做出安排及决策，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决议用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。（国家行政机关不用此文种。）
通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。批复用于答复下级机关请示事项。
会议纪要用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。（条例、规定，系党的各级机关通用公文，当属此类。但从国家行政机关的行文规范和从写作规律看，将其列入法规和规章文体为宜。）
（二）呈报性公文
议案用于各级人民政府（或者法定人数的人民代表）按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表天会常务委员会提请审议事项。（党的各级领导机关不用此文种。）
请示用于向上级机关请求指示、批准。
报告一用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（三）公布性公文
公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（党的各级领导机关主要通用公文无以上两文种。） 公报用于公开发布重要决定或者重大事件。 （四）商洽性公文
函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
（五）兼容性公文
意见行政机关用于对重要问题提出见解和处理方法。（党的机关使用意见就是下行文了。）
二、行政法规、规章和管理规章
条例用于对某一方面的行政工作作出比较全面、系统的规定的法规。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得用条例（但党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的党规，用条例），也不能用于管理规章。
规定用于对某一方面的行政工作和事务制订出带有约束性的措施和部分的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。
办法用于对某一项行政工作作出比较具体的、可操作性的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。
章程，管理规章的一种，用以规定一个组织或团体的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员及其权利义务、活动规则等事项。 守则，管理规章的一种，用于在一定范围内对有关人员作出行为准则、道德规范。
规则，管理规章的一种，用于在一定范围内对某项工作或活动作出行为规范。
准则，管理规章的一种，用于在一定范围内对组织的成员，或者限定的有关人员作出的行为规范。
细则，规章、管理规章的一种，用于具体执行实施有关法律、法规和行政规章而制定的一种解释性、操作性的规章。
规范，管理规章的一种，用于对某项工作质量标准、质量要求作出的规定。
规程，管理规章的一种，用于对某项工作、某项活动的操作过程、实施办法作出的有序的规定。 制度，管理规章的一种，用于对某项具体工作、具体事项制定出一些切实可行而又必须遵守和执行的纪律、规定。
公约，管理规章的一种，某一组织、群体为了做好某一工作，正常开展某项活动或维护正常的工作、生产、学习、生活秩序，经过商量确定的、必须共同遵守的行为规则。
三、会议文书 开幕词与闭幕词有关领导人在庄重、严肃的大型会议开幕时和闭幕时的短篇讲话稿。 会议工作报告主要领导人在代表会议、工作会议上代表领导机构所作的，说明成绩和经验、问题和教训，介绍形势与工作情况，提出任务与措施的全面性报告。
专题讲话有关领导人在会议上围绕形势与任务，就某方面工作、某一专门问题所作的指导性讲话。 提案与会代表按规定向某些重要会议提出并提请大会讨论或处理的书面意见和建议。多用于各级政协会议。
会议记录当场记录会议基本情况、即会议组织情况、会上的报告、讲话、发言以及会上讨论的问题、议定的事项等内容的书面材料。
四、计划、决策与反馈文书
可行性分析（研究）报告，领导机关、部门、单位对某项工作作出重大决策前，对决策方案进行比较、分析等可行性论证，根据论证结果写出的报告。计划，机关、单位、团体预先对一定时期内的工作提出目标、要求、措施和安排的公文。通常说的安排、方案、设想、打算、要点、纲要、规划等，都属计划。总结，是对前一阶段的工作回顾、检查和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用以指导今后工作的一种公文。答复，是各级政府办公厅（室）及有关部门，对人大代表建议（批评和意见）、政协提案办理之后，将办理意见或处理结果直复提出建议、提案的有关人员和组织的公文。
五、公务信息文书
调查报告对客观事物调查研究后写成的反映调查结果的公文。简报机关、单位、团体用来反映情况、传递信息、交流经验的一种公文。 信息快报及时反映公务活动运转情况和社情民情，供领导和有关部门决策和指挥工作参考的一种短篇公文。信访摘报信访部门对群众来信来访内容摘要整理而成的报告。信访分析报告信访部门对一段时间内群众来信来访反映的问题，作出综合分析研究而写出的分析报告。
六、日常事务文书
这是党政机关、单位、团体在处理机关日常具体事务时所使用的、格式很固定的公文。它的种类较多，可分为如下类型。
（一）公务书信
种类较多，机关日常工作中常用的有：
介绍信用于证实单位有关工作人员的身份，介绍其工作使命，凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。
证明信用于证明有关人员身份或有关事情真相的一种证明性函件。
公开信机关、单位、团体就某项重要工作或者某个重大问题，向一定范围的有关人员公开发布的书信。
倡议书机关、单位、团体或会议、或某一群体就人们所共同关心的事情，向社会或有关方面首先提出的带有号召性建议的一种专用书信。 慰问信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示安慰和问候的一种专用书信。
感谢信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示感谢的一种专用书信。
贺信向取得成绩或遇上喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的一种专用书信。
邀请书（请柬）在举行某项活动、开展某项工作、召开某个重要会议时，向有关单位、有关人员发出邀请而
使用的一种专用书信。
聘请书机关、单位、团体招聘、聘任某些专门人员所使用的一种专用书信。
（二）告启文书
启事机关、单位、团体需要公开向大家说明某项事情或者希望公众协助办理某件事情而使用的文书。
海报机关、单位、团体向公众公布有关文艺、体育、科技、学术、展览等方面活动消息的文书。
声明国家、政府、政党、团体、机关或有关人员对重大事件和问题表明立场、态度、主张而发表的一种文书。
广告有关单位通过一定的舆论媒介，进行有关商品或劳务智力服务的公开宣传、传递市场信息的文书。也属经济文书的一种。
公示机关、单位、团体领导机构，需作出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等等重要事项的决定，在事前征求一定范围公众意见的一种周知性公文。
（三）条据
单位之间、单位与个人之间，在收、领、借钱财物品时所写的凭据。如收条、领条、借条、欠条等。
（四）大事记
按时间顺序连续记载某个机关、单位在一定时期的重要工作、重大事件、重要活动的书面材料。
（五）丧事礼仪文书
讣告机关、单位、团体把某人不幸去世的消息告知亲属好友和有关方面的一种文书。
唁函（电）机关、单位、团体向死者家属或死者所在单位发出的、向死者表示哀悼、向其家属或所在单位表示慰问的专用书信（电报）。 悼词领导人代表机关、单位、团体在追悼会上对死者表示悼念与哀思的致词。
值得注意的是，日常事务文书的不少文种（如启事、条据、讣告等等），具有兼容性的特点，它们用于私人时则不属公文而是私人文书了。
第三节正确使用公文文种
一、文种的涵义 在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。 二、正确标明文种的作用
1．在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定；有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定；还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。 三、选择文种的依据
1．选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者（即主送机关单位）的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。
4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。
四、正确区分一些易混淆的文种
公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。
（一）决定与决议 他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。
从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成；都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。 1．成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。 2.发文机关（组织）不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定；而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。
3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定（简称部署性决定）、处理具体事项的决定（事项决定）和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。
4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》；有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》；有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。 5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注；由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。 （二）公告与通告
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。
1.内容适用范围不同。这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。
2.制发单位不同。公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。
3.发送对象不同。公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。
4.作用不同。公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。特别要注意不滥用公告。
（三）请示与报告
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。
1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。
2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。
3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。 （四）请示与函（请求批准函）
这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。
2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3．内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。
（五）批复与函（审批函） 这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。
1．类型不同。批复是下行文，函是平行文。
2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。 3．内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。
（六）规划与计划
规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。
规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，年度内常用计划；从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务（做什么）、工作措施（怎么做）、步骤时间（什么时候谁做）、督促检查（检查计划执行情况）。
（七）法规、规章与管理规章（规章制度）的区别
尽管法规、规章与管理规章（规章制度）在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。
1．效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为；规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章（规章制度）就是违政违纪行为。
2.作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定；地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市（专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市［一般为计划单列市］）的人民代表大会及其常务委员会制定；民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章；省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。
3.制发程序不同。法规有法定的严格的立法程序。行政法规须经国务院有关部门报请立项、国务院组织起草、国务院法制机构进行审查、国务院常务会议审议或者由国务院总理审批，然后由国务院总理签署国务院令公布。地方性法规制定程序的预案提出、审议和表决程序，要按《组织法》、《立法法》及相关规定执行；省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会制定和颁布地方法规，须报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案；较大的市制定地方法规、民族自治地方制定自治条例和单行条例，都须报省、自治区的人民代表大会常务委员会批准后施行，并由省、自治区人大常委会报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案。行政规章应按《组织法》、《立法法》《规章制定程序条例》、《法规规章备案条例》等有关规定，经立项、起草、审查后决定并公布、上报备案。其中部门规章应当经部务会议或者委员会会议决定，地方政府规章应当经政府常务会议或者全体会议决定。管理规章只须经相应的党政机关、单位、团体领导审批，或者经有关会议通过即可发布施行。 4.文种不同。法规规定用条例、规定、办法等文种，其中条例只能作法规（党内文件中的条例例外）。行政规章一般用规定、办法。而可作管理规章的文种比较多，如规定、办法、章程、守则、规则、准则、细则、规程、制度、公约等。正因为法规、规章与管理规章文书有这些不同，因此不能把他们混为一谈笼统地称为法规性文件。
第四节公文的作用
公文中不同类型文书的作用各有侧重。但总的来说，作为实施领导和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。
一、明法传令，指挥工作
公文的许多文种，不同程度地规定了有关机关、团体和单位的办事准则和行为规范。特别是各级党政领导机关的指挥指导性公文、法规规章、规章制度、计划决策类文书，常常是发布法律、法规和规章，传达党和国家的方针、政策，传达领导意图、决策，实施领导管理职能，布置、指挥、指导工作的载体，具有申明法度、传达政令、指挥、指导工作的作用。
二、联系公务，沟通信息
机关、团体、单位联系公务、沟通信息有多种渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。无论是同一系统的，或者是不同系统的各级各类机关、团体、单位，都经常利用公文与上下左右互相联系有关事宜，商洽工作，协同处理问题。离开了公文，上下左右就无法更好协调，工作就不能正常运转。而在信息工作越来越重要的当今社会，机关、团体、单位常凭借它互通情况，交流经验，取长补短，促进工作开展；凭借它向领导、向上级反映民情、社会动态和其他重要情况，使下情上达，为领导决策提供信息。
三、宣传教育，引导舆论
机关、团体、单位常常利用下行公文、会议报告、专题讲话等公文，宣传形势，宣讲政策，提出任务，以动员群众，提高认识，统一思想，推动工作。常常把它作为重要的、特殊的舆论工具，凭借公文特有的权威性和上下左右通达的传播渠道，正确引导舆论。同时，也通过公务信息、调查报告、信访摘报、信访分析报告、议案、提案等公文，对各级领导机关和领导人的工作进行舆论监督，促使机关工作高效、廉洁地进行。党政领导机关常在报刊上发布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基层群众传达一些重要文件，都是为了达到上述目的。
四、记录记载，以为凭据
公文常常是领导意图、决策的载体，因而它往往是执行公务、安排工作、解决问题、办文办事的依据。例如，凭借上级的政策性通知，下级就明确该怎样去实施；依据一份请示，丘级机关就会作出相应的批复；双方签订了经济合同，就会据此明确各自的权利、义务和责任；一份资历证明，本身就是一种具有直接效力的凭证。公文又总是公务活动的真实记录和单位工作的历史见证。不少公文在其现实效用消失后，仍具有历史效用、档案效用。
第二章公文格式规范
第一节公文的文面格式
公文的文面格式，指公文正式文本的印制规格样式。它有极强的程式性、规范性，这既有利于公文的处理，也有利于公文的写作。为提高公文写作和处理的质量和效率，必须注重公文文面格式的规范化。 一、公文文面格式的类型
1.公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用最多的文面格式。机关、单位、团体往来的正式公文，通常采用了公文格式这种文面格式。这种文面格式由《条例》和《办法》以及《中华人民共和国国家标准行政机关公文格式》作出了统一规定，显得正规、庄重、严肃、规范。
2.专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。在不同的领域、部门、行业、专业，各类规范文本的文面格式都有所不同，如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书，其规范文本格式迥异。但在同一专业、行业、领域中的规范文本，其文面格式则是一样的，如经济合同规范文本，在全国各地都通用。这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。规范文本将有关内容分项列出，设计好项目名称和应填写的内容，编制成表格文书。各项目之后留下足够空白，让使用单位和个人按规定填写。填写好经审查无误后，要按规定分别盖上单位公章。法人代表（法定代表人）、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人（个人）也要签名盖章。有时，有关各方（如必需的中介方、担保方、委托方、主管方）也要盖章联署。有的还要经有关方面公证、签证并签字盖章。有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本，甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本，具有同等法定效力，受到法律保护，是特殊的正本形式。而虽已填上相关内容，却并未经有关各方签字盖章的规范文本，则不具备法定效力，一律视为草稿。
3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等，也常采用一般文章的文面形式单独印发。这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。 二、规范的公文文面格式的作用
1．保证公文的完整、正确、庄重，是公文权威性、有效性的具体表现形式。如公文的红色版头，可区别于其他应用文，形式上更显庄重、严肃；加盖发文机关印章，是公文生效的重要标志。
2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。
3.可以为办公自动化奠定基础。公文格式的规范化、标准化，是采用计算机技术和其他先进设备来处理公文的前提和要求。没有公文格式的规范化，是难于实现公文处理的现代化的。
三、公文文面格式的特点
公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删；公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有一这样，才一有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。
（一）眉首（文头部分）
包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素（组成部分）。位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的通栏红一色细实横线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。党的机关的文件，其间隔横线正中常有一颗实体五角红星（★）。
1．份数序号《条例》作“份号”。党的机关的秘密文件、行政机关的机密和绝密文件均应标明份数序号。份数序号一般用两位阿拉伯数码，置于版心左上角顶格第一行。
2.秘密等级和保密期限秘密等级即“密级”，公文的涉密程度标志。分别用“绝密”、“机密”、“秘密”表示。公文标识密级，其作用是表明文件涉及国家秘密的程度与保密要求，唤起受文者警觉，提示其分别采取不同的措施，维护国家安全和利益。公文如需标识密级，顶格标识在版心（文头）左上角（《公文格式》规定标识在右上角，而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号，因此不便再标识密级等）份号之下一行位置，两字之间空1字。如需同时标识保密期限的，在密级之后标识“★”号，然后标识保密期限。
3.紧急程度《条例》中作“缓急时限”，表明对公文送达和办理的时间要求的标志。分别用“特急”、“急件”表示；党的机关公文用“特急”、“加急”表示。其作用是维护公文时效，避免延误。若是紧急电报，则标明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。紧急程度标注在版心（文头）左上角密级下面一行，单独使用则标注在版心（文头）左上角第一行位置。
4.发文机关标识俗称“公文名称”，即《条例》所指版头。一般由发文机关（单位）全称或规范简称加“文件”组成（俗称大版头），居中排一行。确有必要，也可在发文机关（单位）名称后面加一个圆括号（），括号内标标注发文的文种（俗称中版头）；或者只列发文机关（单位）名称（俗称小版头）。政府机关公文发文机关标识通常有两种形式：一是《XXX人民政府文件》，俗称为“文件版头”。
二是《XXX人民政府》，俗称为“函件版头”。企事业单位可比照使用。联合行文并列儿个发文机关（单位），但应将主办机关（单位）排列在前。党政联合行文，一般使用党委机关的公文名称。如联合行文机关（单位）过多，必须保证公文首页显示正文。在民族自治地方，公文名称可并用自治民族文字和汉字，将自治民族文字排列在前。政府机关的上行文，发文机关标识上边缘之上，要留出55毫米的空白作“领导批示域”，供上级机关领导批示文件用。
5.发文字号发出文件的代号，由发文机关（单位）代字、年份、序号构成。其作用在于为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。一件公文只有一个发文字号，几个机关（单位）联合发文，只标明主办机关（单位）发文字号。机关（单位）代字（以下简称机关代字）要简洁，一般在两、三个字以内；专指性要强，在一个市、县范围内不能有重复的机关代字；不能将机关代字分列在年份两边。年份（《条例》作“发文年度”）用阿拉伯数字写全，如写为“1999","2006"之类。年份置于六角括号〔〕中，不能再标示为方括号［］和圆括号（）。年份位于机关代字与序号之间。序号（发文顺序号）每年从1号开始，按先后顺序编到当年最后一份文件为止。序号不编虚位，不用“0”占空位，（即1不编为001），序号前也不写“第”，以显简明。不同类型的行文，发文字号的位置是不同的。平行文、下行文发文字号位于公文名称下面居中排一行。＿上行文发文字号居左空1字。发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色反线（稍粗的线）。（发文字号只要不贴反线即可。）函件式公文的发文字号位于武文线下1行版心右边缘顶格标识。
6.签发人指代表机关核准并签发公文的领导人。＿上报党政领导机关的公文，要由本机关（单位）的主要负责人签发，并在公文上注明签发人。签发人位于发文字号同一行右侧，居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4毫米。
（二）主体部分 排列在文头的横隔线之下下空2行。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。
1．标题
公文式标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题应力求简明、扼要、醒目。为了阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于一下级引用。发文机关名称应写全称或者规范化简称。标题中除法规、规章和管理规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（党的机关公文则要加书名号。）标题位于公文首页横隔红线空两行之下，居中排一行或多行，与正文间隔一行。分行书写时要做到词意完整，排列匀称、美观，人名、地名、词或词组不能拆开分置两行，以免产生歧义。多行书写时，可排列成上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。
2．主送机关（单位）
也称为主送对象、受文对象。要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。因此，主送对象力求明确、具体地写出。第一，上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关（单位），不得多头主送；受双重领导的机关单位向＿［级请小，如需同时报送另一个上级机关（单位），可使用抄送的方式。第二，普发性的一「行文主送对象可使用泛称，如“各市、州、县人民政府，省政府各部门”之类。除特殊情况外，一般不宜使用“各有关单位”之类不明确的模糊称呼。第三，除领导同志有专门交代者外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人。第四，主送机关位于标题之下、正文之前，从左至右顶格标识，回行时仍顶格。如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号分隔，最后用冒号。第五，公开发布的周知性公文如公告、通告、公报以及法规、规章、管理规章等，可不写主送对象。决定、决议、会议纪要等文种通常也不在正文前写明主送对象，而可在抄送栏内抄送机关的上方，标明“主送”或者“分送”的机关单位。如主送机关单位过多而使公文首页不能显示正文时，也可将主送机关移至抄送栏内，这时其标注方法与抄送栏规定相同。
3．正文
指公文的内容。这是公文信息的主体部分。其结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。正文中，人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。应当使用国家法定计量单位。
4.附件及附件说明
附件指附属于公文正件的其他公文、图表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后．即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。不是每件公文都有附件，只有内容需要，而又不便写入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文内容具体化、完整化；为受文者正确理解和执行公文提供依据材料或参考材料；被正件确认其作用与效力。公文若有附件的，须在正文后空一行提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号。有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。不能笼统写为“附件如文”、“附件X件”。附件原文一般另起一页附在正件版记之后。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。有些专门为发布法令、法规、规章、管理规章、批转或转发有关公文的公文，是为批准、确认其附件的作用、效力或明令执行其附件而制发的。这类公文的主体内容通常在其附件部分，有些人把这类正件叫做“文件头”或“文件头子”。这类有附件的公文，在标题和正文中，都已写明所发布或批转、转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称了。
5．印章及发文机关（单位）署名
发文机关（单位）的名称要用全称或者规范化简称。有的公文如命令、政府制发的议案、有些经济文书，也可以不署发文机关（单位），而由机关、单位主要领导人签署。即在发文机关的位置，写明签署的领导人职务和姓名（或盖签名章），如“省长XXX”、“县长XXX”、“厂长XXX”、“经理XXX”发文机关（单位）或者领导签署位于正文（附件）后面右下方。联合行文时，一个发文机关（单位）占一行。会议纪要、电报文件、党的领导机关普发性的下行公文，党政领导机关联合下发的公文，通常不加盖印章，而可标识发文机关。除此之外，其他一切公文均应加盖印章。印章是公文的生效标志。除了按规定可以不加盖印章的上述文种外，不加盖印章的公文应视为无效。印章是证实公文作者合法性及公文效力的标志，印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。政府机关公文、企事业单位公文以印章代表发文机关（单位），就不再标识发文机关（单位）。公开张贴的通告、通知等，一般也应印上套红印章。单一发文印章，应上距正文（附件）1行的空白，下压成文日期。章的上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年和月上，这就是通常所说的“上不压正文，下骑年盖月”。政府机关和企事业单位联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关（单位）名称（一可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。党的机关公文既署名又盖印章时，也要将印章下边沿盖在成文日期年月上，以显清晰。当正文（附件）后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。印章不能漏盖、错盖，也不能盖得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰无误。
6.成文日期
指定稿形成公文的时间。（不宜叫做发文时间，因发文时间往往在成文时间之后，是印发公文的日期。）除公文正文中专门说明生效日
期者外，公文的成文日期就是生效时间。成文日期通常以领一导人签发的日期为准；联合行文以最后会签单位领导人签发口期为准；凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过日期为准；电报以发出日期为准。成文日期的位置，除法规、规章及决议、决定、会议纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排一行。成文时间一律用规范小写汉字数码标明完整的年月日，如“二○○六年六月三十日”，而不能写为"2006年6月30日”或“二○○六年六月卅日”、“二○○六、六、三十”之类。党的机关公文成文日期则用阿拉伯数字标示。发文机关及成文日期也合称为落款。
7．附注
主要用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围，或用于对不便在正文中直接出现的名词术语及需要说明的有关事项的解释、说明。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，提行空两格加圆括号标示，如“（此件发至XX级）”或“（此件传达到XX级）”之类。每项（名词术语、事项等）说明为一个自然段，如两项和两项以上的，每项前标明序号。
（三）版记（文尾部分）
位于公文正件末页下端，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期（印刷版记）等部分。
1．主题词
主题词是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的专用词语，是在概括公文内容特征方面起关键作用的词语，也叫关键词。标注主题词，能与标题相配合，简要而准确的揭示公文内容。这对提高公文的检索、利用效率，都是十分有利的。因此，应将有存档利用价值的公文，都标注主题词。要从主题词表中选用最切合公文内容的、专指性最强的主题词。上报的公文应按上级机关制发的主题词表标注主题词。每件公文最少选用3个主题词语，通常是3‐5个词语，最多不超过7个。标注的顺序，前几个词语表示公文的主要内容，涵义由大到小，从类别词到类属词，最后一个表示公文的文种。主题词位于公文末页注释之下，抄送栏之上。通常居左顶格排一行。“主题词：”字样后标注主题词语，各词语间空一格。
2.抄送机关指主送机关外需要执行或知晓公文的机关、单位和组织。
一律使用“抄送’夕，抄送机关（单位）应用全称或规范化简称、统称。要严格控制抄送机关、单位和个人，可送可不送的不抄送，完全无关的坚决不送。位应准确具体地写明，不宜笼统地写“各有关单位”之类。一般也不抄送个人。抄送机关（单位）位于主题词之下，用两条平行细实线形成抄送栏。起首居左空1字标出“抄送：”字样，然后按机关、单位的级别、性质、有关规定或惯例依次排列抄送单位名称，中间用标点符号逗号“，”分隔，最后打上句号。抄送机关（单位）排列次序可按以下办法处理：按上级、平级、一下级为序；若系同一级别的，则按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军事机关的顺序排列；若是本系统行文，下级单位在前，部门在后。要注意，本单位各部门及领导均不应列入抄送栏，也不必写“存档2份”之类。
3.印发机关和印发日期
《条例》作“印刷版记”。这是对公文印制发出情况的说明，准确反映公文的生成时间，以界定生效日期与印发时间的区别。其内容包括承制单位、印发日期、印制份数等。印发单位一般为机关（单位）的办公厅（室）或文秘部门。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。位于抄送栏之下（无抄送栏的在主题词之下），划一条细实线形成1行的印刷版记栏。印发机关左空1字，印发（翻印）口期右空1字。线下右边用圆括号标注印刷份数。印刷版记的位置，应置于公文最后一面（封四）最后一行处。
二、公文的特定格式
（一）信函式格式
不少机关单位常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于处理日常事务的平行文或下行文，如函、一般事项的通知、批复等，而且使用频率很高。这种公文通常使用专门的函件版头，其用法如下。
1.发文机关名称一般用全称，置于首页线上。
2.在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细卜粗的文武线。
3．发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。如需标识份数序号、秘密等级或紧急程度，可置于武
文线下1行版心左边缘顶格标识。（一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项）
4.发文字号下空1行标识公文标题。首页不显示页码，其后由第2页开始标识。第2页后不再标识红色双线。
（二）会议纪要格式 这里所指的会议纪要格式，专指党政机关、单位的办公会议纪要。
1．会议纪要标识由“XXXXXX会议纪要”组成。其标识位置同“文件式”发文机关标识方法‘样·
2.在会议纪要之下空2行居中标识编号，即“第X号”。编号的编制按年度为限。
3.在编号下空1行版心左边缘顶格标识印发机关（部门），一般是该机关、单位的办公室或文秘部门。在印发机关同一行版心右边缘顶格标识印发日期。在印发机关和印发日期下4mm处划一条与版心等长的红线。
4.办公会议纪要主体部分及版记部分的各项要求，与“文件式”公文的主体部分、）版记格式基本一致，只有两点不同。一是办公会议纪要不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式：一是会议纪要不加盖印章。
第三章公文的撰写
第一节公文撰写的要求 一、公文撰写的基本要求
（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级的有关规定，准确、完整地体现发文单位的意图；全面、真实地反映本地区、本部门的实际情况，提出问题准确、分析问题实事求是，解决问题的政策、措施切实可行。
（二）主旨突出，观点鲜明，内容充实，条理清晰，结构严谨，表达准确，语言精练，篇幅简短，文风端正。 （三）得体合规，符合公文特定的体式要求
1．行文关系、文种、格式合乎规范。
2.表述宜用直笔，忌用曲笔，应露而不藏，直言不讳。公文叙述事物平直，来龙去脉一清二楚；汇报情况，一是一，二是二，实事求是；表明观点，提倡什么，反对什么，态度鲜明；提出要求，应当怎么办，不准怎么办，明确具体。
3．行文语气得体。上行文要尊敬上级，又不阿谀逢迎；平行文要平等协商，互相尊重、理解与支持；下行文既要严肃决断，又要质直不傲，既坚持原则，又以理服人、体谅下级实际困难。
4.坚持一文一事。除了办公会议纪要外，一件公文只提出或解决一个方面的问题，以利公文办理。
（四）公文的语言，要求做到以下几点
1.明晰表意明白、清楚，不晦涩，无歧义。要让人看得懂，能清楚地理解你的意思。语言是思想的载体，思想明晰，语言才一可能明晰。要选用含义确定、意思明确的词语；选用通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语，更不能生造词语。
2.准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题，但最基本的是词语的锤炼问题。锤炼词语，就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文，认真分辨词类，精心辨析词义，正确使用标点符号。
3.简朴是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。应注意实事求是，实话实说；叙事说理，开门见山：遣词造句，
惜字如金。 4.庄重要端庄、郑重，这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。这就要求：（l）要用规范的书面语言，符合现代汉语的规范要求，一般不得使用口语、方言、卜语。（2）恰当地使用专用语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，即公文特定用语。现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性，它在准确、严谨地表述公文的内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点，不是孤立存在的，而是互相联系，统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文的时候，遣词造句，要从体现这些特点出发，切勿顾此失彼。 二、公文撰写的具体要求
（一）突出主旨
公文的主旨，是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物，即文章中通过个部材料所表达的中心思想（或主要内容）和作者写作意图的统一。可见，公文的主旨，一般由写作目的和中心思想（或主要内容）两部分组成。只有在一些短小的应用文如任免令、公告、启事等文章中，有时才只有主要内容而没有写作意图。公文的整个写作过程，都要受到主旨制约，以主旨为核心组成个有机整体。确立主旨，就必须充分领会领导交代的写作意图；应研究全局情况，抓住事物本质。要突出主旨，应该注意以下两点。
1．正确使用标题
公文的标题有三种形式，即公文式标题、四项式标题和新闻式标题。公文标题有两种作用：公文特别是篇幅较长的文章，不但要突出主旨（也可称之为基本观点），而且还需提炼和安排一些从属观点（也称为小观点、观点）来阐述、说明主旨。只有这样，公文内容才会充实，论述、说明才更充分，文章才更富逻辑力量。观点是作者对某一问题、某一现象或某些材料的看法、意见，对某一规律的认识。在公文中，观点是直接陈述、鲜明显示出来的。受文对象对公文的观点，则是一看就明白，一听就懂得。要使公文的观点鲜明，应从以下诸方面注意。
1.明白显示、准确表达观点。
要明白显露直截了当地表明作者的态度、评价，决不允许掩饰和曲笔；要给受文对象传达唯一性的信息，决不能模糊、含混或者有歧义。在篇幅较长的公文中，常用小标题或层旨句（或段旨句、条旨句）表明观点，使文章观点鲜明，层次清楚。也常开门见山直陈主旨和要点，给受文对象以先入为主的深刻印象。现在不少公文，如篇幅稍长的决定、决议、指示、通知、会议报告、总结等文种，都常采用这种方法。
2．用好小标题（层首句、段首句、条首句） 较长的公文，常将全文分成儿个部分，每部分用一个小标题。或将全文分为若十层次、若干段落或若干条文，每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容，有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层首句、段首句或条首句，它们的作用与小标题相似。小标题（含层首句、段首句、条首句，以下同）在公文中有两类作用。一是提示该部分（含该层、段、条，以下同）内容的范围。例如《关于组织开展第三次全国城市卫生检查评比活动的通知》中，五条的条首句分别是“组团方式、检查时间、检查内容、检查评比方法、其他事项”。二是揭示该部分中心，如《三峡工程四川库区一期水位移民搬迁安置现场办公会议纪要》，开头、结尾之外，主体部分儿个小标题分别是：
一、认清形势，服从大局，务必完成一期水位移民安置搬迁任务。
二、明确指导思想，理清基本思路，制定具体措施。
三、通盘考虑，周密部署，抓紧实施。
四、加强领导，落实责任，扎实工作。
第二类这种小标题，已概括简明地揭示了该层次（部分）的旨意，我们可称之为层旨句，类似作用的段首句、条首句可称之为段旨句、条旨句。当然，旨句不一定都在层首、段首或条首，但在公文中为引起阅者注意，便于理解，常将其置于首句处。从不同实际考虑，公文可酌情使用这两种小标题。一般说来，法规、规章、管理规章和政策性的公文、会议通知、合同等文种，常采用第一类小标题；而指挥部署工作的公文、汇报工作、总结性的文书，则常用第二类小标题。但为使文章观点鲜明，应尽可能使用第二类小标题。因为第一类小标题对内容范围虽有提示作用，但从严格的语法意义长说，它并没有形成一种观点。这两类作用不同的小标题，在语法结构上有极大不同。第一类通常用名词性的偏正词组（短语）构成，第二类则常用动词性的动宾词组（述宾短语）或动词性谓语句构成。这是我们在使用时尤其要注意的。
3.注意强调观点
在一些公文中，为了表明自己的立场、主张、看法，使观点更为鲜明，也为了引起公文阅读者（或者听众）的注意，必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。
（1)层前总提语
在公文一些较长的层次、部分中，常在层首句（或者小标题）一下，围绕层次中心，分条列项地陈述、说明、阐述有关问题。为了使分散的各条文内容给阅文者留下集中、鲜明的印象，就可以在层次（部分）开始时，在各条文之前写一段话，用以领起下文。通常把这一段话称为层前总提语。例如在《围绕西部人开发战略做好人事人才工作》这篇工作研究中，第三部分是“加强人才市场建设，充分发挥市场配置人才一资源的作用”，下面分8条阐述了加强人才市场建设的措施。而在这部分开头，就有一段层前总提语：人才资源社会化，资源配置市场化，已经成为市场经济和人才制度改革的必然趋势。建立完备的人才市场体系，既是市场经济发展的必然产物，也是搞好人才资源开发的客观需求。在人才市场建设上，我们必须针对新的情况，采取开拓性的措施，力争突破性的进展。（重在启后。）显然，有没有这一段总提语，效果是大不相同的。层前总提语在强调观点时一，可以撮要概述层次中心或者主要内容，或者介绍相关背景材料，阐述有关理论、认识，强调有关意义。
（2）层后总括语
有时，为了强调观点，也可以在层次（部分）分条列项陈述说明之后，写一段话来总结上文。通常把这段话称为层后总括语。它可以概括上文主要观点、主要内容、层旨，或者强调上文重点，补充完善上文次要内容，说明背景材料，也可以运用“但，’书的手法，使文章更有辨证性。层后总括语常用“总之”、“综上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得（特别应该）强调的是”、“不难看出”、“尽管（虽然）„„但是”等语句领起强调的观点。例如题为《加强人才市场体系建设，推动县域经济发展》的工作研究，在主体部分“二、人才交流工作的现状”中，分6项陈述了现行人才一交流工作中存在的不正常现状后，总括性地写道：综上可见，人才交流工作中的诸多“不尽如人意”之处，给人才的合理流动、科学配置产生了一定的副作用，阻碍了人才积极性、创造性的充分发挥，制约了人才在推动经济和社会发展中的作用。这段层后总括语强调了人才交流工作中存在的上述不正常现状造成的负面影响。层前总提语、层后总括语都具有承前启后的作用。层前总提语主要是启后，层后总括语一主要是承前。
（3）文中强调语有时，也可以在文中的关键处强调观点。有些重要的观点、新颖的观点、作者独到的观点、针对对方的观点、需要引起对方注意的观点等，就可以在文中强调。文中强调语常用两种形式。一种是用呼语领起所强调的观点。在讲话稿中，突然出现了“各位代表”、“同志们、朋友们”这类称呼语时，后面常常是要强调的观点。另一种是用插入语领起所强调的观点。通常使用的这类语句有
“尤其值得注意的是”、“特别应该强调（指出）的是”、“不难看出”、“笔者认为”、“试问”、“请问”等等。
（三）充实材料
材料是作者为某一写作目的，从生活中搜集、提取以及写入文章中的事实、数字、论据等。即凡是被作者有意识地搜集的这一切，不论是否写入文中，都称为材料。在文学创作中，有素材、题材之分，在公文写作中，统称为材料。公文写作的材料，大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等；理论材料包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章等。公文的材料，要求真实、切题、典型、新颖。公文材料的处理，应当在不违背事实真相，不改变事情原意，不损害事物本来面目的前提下，采取以下方式作必要的加工和处理：概括材料，以少胜多；浓缩材料，去粗取精；截取材料，去繁就简。为了使材料更有表现力、说服力，公文写作中，可以选择点面材料或者对比材料、正反材料、现实材料和历史材料、定性材料和定量材料，从不同角度、方面来说明、证明观点。在公文写作中，安排材料的主要方式有：先亮观点，后举材料；先列材料，后摆观点；边列材料，边摆观点，即夹叙夹议的写法了。总之，要做到观点和材料统一，用观点统率材料，用材料说明观点。
（四）安排结构 确立了主旨和观点、选取了材料，是解决了言之有理、言之有物的问题。要解决言之有序的问题则必须考虑结构的安排。
1．公文安排结构的要求是：围绕主旨安排结构；要做到层次清楚，思路清晰；要完整、严谨、合理。
2.公文结构的基本内容有：
（1）标题。
(2)开头公文的开头，常常是“开门见山，下笔入题，起句发意”。开头就点题，或者揭示全文内容的走向，
领起下文。常用的开头方法有以下几种。
—概述情况，简明、扼要、切题地介绍有关情况或背景。
—说明根据，常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起，行文有据，增加了文章的权威性。
—介绍目的，常用“为了”、“为”、“„„为此”等语，领出一下文。
—交代原因，可用“由于”、“因为”、“鉴于”领起下文，亦可直接陈述原因。
—阐明观点，开头提出结论性意见，或者点明主旨，下文再具体解释、说明、阐述。
—表明态度，开头就直截了当对批转、转发或发布的文件或者有关事项、会议表明态度、作出评价，提出看法。
—提出问题，用设问句开头，提示文章中心或主要内容，引起受文者思考与共鸣。
—慰问祝贺，常用于讲话稿、礼仪性文章的开头。
—引述来文，常用于针对来文而做出答复的文章。
—列序号开头。
(3)结尾公文的结尾要言尽意明。既不能虎头蛇尾，草率作结，也不能画蛇添足，或者以空话为尾。常见的结尾方式有以下几种。 —收篇点题，用简练的语言，画龙点睛似的提出主旨；或总结全文，形成完整印象；或针对开头交代的论题和初步揭示的方向，前题后点，结尾点明主旨；或者进一步强调、深化中心，形成深刻印象。
—提出希望、号召、意见、建议。
—强调说明，对主体内容作必要的强调或补充，或说明有关事项。
—表示祝贺、慰问。
—自然作结，以专门结尾用语如“特此报告“特此通知”等作结尾。
也有的主体部分言尽意明，就不另定结尾部分了。
(4)层次和段落
公文的层次，要体现出客观事件发展的阶段性、客观事物组成的系统性、客观事物内部的条理性和作者认识、表现客观事物的程序性。事物发展的一个阶段、事物特性的一个方面、诸多问题中的一个问题、分析推论的一个分论点，都可以组成一个层次。安排结构时，要防止层次混乱和不讲层次两种毛病。哪怕‘个层次不清，部分给构零乱，也会影响到文章逻辑体系的完整和严谨。公文的层次有明显的外部标志，如每部分的序号、小标题、层首句等。用好小标题或层次句，对于内容和形式的表现都t一分重要。段落是表现思想内容的最小单位，又叫自然段，小于层次，有明显的换行标志。除篇段合一的短文件外，应用文都要划分段落，这是表达内容、反映层次的需要，文章结构的需要，也是读者接受心理的需要。划分段落必须注意单一、完整、有序、合理。
(5)过渡和照应 文章要脉络清楚、连缀成篇、文气贯通、浑然一体，还离不开过渡和照应。过渡是相邻层次、段落间的衔接、转换。它能承上启下，使文章结构紧密地联结成为一个有机整体，使读者思路顺势从前面自然引到后面。公文常用的过渡方式有四种：一是词语过渡；二是句子过渡；三是段落过渡；四是自然过渡。照应指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。前面提到的，后面有着落；后面说到的，前面有交代。这样有助于加强前后内容的内在联系，增强文章的整体感。篇幅长的公文尤其应注意照应。公文的照应不同于文学作品的照应，它主要用于突出主旨，加深印象；深化主旨，立意更高；强调重点，引起注意。‘常用的照应方式，一是题文照应，二是首尾照应，三是前后照应。
3.结构的基本形式
公文采用逻辑结构和时空结构两种结构方式来组织结构。
(1)横向组合结构
其思路是横向铺排的，或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属关系展开。
—简单‘列举式这是指围绕主旨，把选用的材料分类后，逐条逐项并列排出。条理清楚，简洁醒目。法规、规章及合同等条文式公文，常采用这种结构。
—总分条文式这种结构体现着领属关系或整体与部分的关系。有总有分，多为先总后分，也有的从总到分再到总，极少数是先分后总。常常是辐射式地展开结构，并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或者说明事物的一个方面。这种结构中心突出，层次分明，条理清楚，在正式文件中用得较多。
(2)纵向组合结构
—直叙式或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。这种结构比较单一，事情的来龙去脉很清楚，常用于内容单纯、叙事性强、时间性强的公文。
—递进式这是按事理的展开或认识过程来深化来安排结构的，可以循叙事—说理—结论或由浅入深层层推进，或提出问题—分析问题—解决问题。这种结构常用于说理性较强的公文，或者是针对问题解决问题的公文。
(3)纵横交叉结构
有些篇幅较长的公文不是单一结构，而是将前面两种结构交叉运用。但交叉不是杂乱无章，而是有主有从。或是以从为主，以横为辅，或是以横为主，以纵为辅。脉络、思路仍然十分清楚。
第二节常用公文写作
一、通告 （一）通告的分类
1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。
2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。
（二）通告的写作
1．规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。
2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。
——通告缘由通常用“为了„„，根据„„，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因；也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。
——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短；规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。
——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。 3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。
4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。
5.注意通告与公告的区别。
二、通知 （一）通知的特点和用途
1．应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。
2.有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。
3.有明显的时效性。通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文；转发上级机关的公文：转发同级机关的公文；转发不相隶属机关、单位的公文；发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项；传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。 （二）通知的分类
1.布置工作的通知即工作通知。
2.召开会议的通知即会议通知。
3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知；下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。
4.任免通知用于任免、聘用有关人员。
5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。 （三）通知的基本结构和写法
各类通知均可按以下结构来组织全文。
1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”（如会议通知、停电通知）外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。
2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。
3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文的结构大体说来，可以有三种写法：总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。
4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。
（四）撰写各类通知的注意事项
1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。它通常采用总分条文式结构。
例如：
四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知
各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：
9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议；9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。
一、深化认识。„„
二、明确任务。„„
三、突出重点。„„
四、发动群众。„„
五、增加投入。„„
六、确保质量。„„
七、加强领导。各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。各级领导要改进工作作风，深入第一线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。要继续在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。
一九九六年九月二十四日
（印章）
(1)通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景，概述情况，分析形势；或肯定成绩，指出问题；或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：或上述内容综合说明、阐述。总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。多数工作通知采用了总分思路，常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主旨。如上文。少数工作通知也采用了递进思路。一种是针对存在严重问题说明情况，分析存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题—分析问题—解决问题的递进思路将引言分为了三个层次。如下面例文。
国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：
《国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知》（国发[2000]32号）下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动（以下简称打假联合行动），有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到遏制，取得了阶段性成果。但是，由于历史和社会的诸多因素，假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。国务院决定，把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容，在前一阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合行动引向深入。为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事项通知如下：
一、明确分工，联合行动„„
二、地方负责，落实责任制„„
三、依法行政，严格执法„„
四、打防结合，综合治理„„
五、查处大案要素，抓好督促检查„„
打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动，是整顿和规范市场经济秩序的重大举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪，齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。
国务院办公厅
二○○一年五月七日
这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来，而是在解决问题的部分提出主旨（下面加点的语句）。这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论，又起到承上启下的作用，引出了下文通知事项的具体措施。
(2)通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。
一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。如上面例文就是这种写法。一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语（词组）提示本条内容范围。有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语（词组）。如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。
(3)通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。
2．会议通知
这类通知写法比较简单、灵活。一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如：
会议通知
经局长办公会商定，于5月20日（星期一）下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。请准时出席。
xx市人事局办公室
二○○二年五月十六日
一种是传阅式会议通知，受文对象不在正文开头，常在正文之后用“此致”引出受文对象，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。这种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。
3.批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章而发的，通知成了正件，原文件或规章成了附件。正件、附件一起，组成了完整的通知。
例如：
成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区（市）县人民政府：
市计委、市外经委《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》已经市政府同意，现批转给你们，请遵照执行。
二○○一年三月二十一日（印章）
《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》（略）
批转、转发性通知的正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明文件名称及原发文单位；批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单，一般写上“现将《xx（规章或管理规章名称）》 印发给你们，望认真贯彻执行”即可。有的还要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期，有的简要写明规章或规章制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。基层机关单位层层转发上级有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，结构显得累赘。可简化这种标题，省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。
例如：
××县粮食局转发《xx市粮食局转发＜省粮食局转发［国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知〕的通知）的通知》的通知可改写为《xx县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知的通知》，就简明多了。而在正文中可以写道：“近日，我们收到了省粮食局、市粮食局转发的《xx通知》”，这样，有利于上下级关系的协调。
4.任免通知其正文写法极为规范、单一，只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注意依法行文。
5.事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似，但用法又有不同。使用时要注意，这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要；少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
三、通报
（一）通报的特点及作用
通报具有知晓性和指导性的特点，它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。
具体说来，其作用是：
1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评，借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。
2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报，能及时交流信息，上情下达，促进上下级之间、有关部门之间相互了解。
（二）通报的分类 根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。
1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。
2.批评性通报用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。 3.情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以作为工作的参考。从写法上看，又可分直述式通报和转述式通报。直述式通报是作者直接叙述通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。转述式通报则是针对附件（如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等）所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。 （三）通报的写作
1．通报的一般结构
(1)标题有两种写法。一是公文标题；一是新闻式双标题，多是正题加副题，也可写为眉题加正题。前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。
(2)主送机关行文对象有专指的，写明主送机关；普发性的通报，也可不写主送机关，而在文后的发至范围中注明。 (3)正文各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的写法也有区别。正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结构。
(4)落款注明发文机关和成文日期。
2．表彰性通报的写作
这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。先进事迹在直述式通报中，这部分内容直接在通报正文中叙述，写得就详细些。在转述式通报中，这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中，就不再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上说明其意义，分析评议其精神实质。着重突出先进经验的通报，应在介绍先进事迹的基础上，归纳和论述其典型经验，以供人们效法、借鉴。文字要简明，不必过多议论。表彰决定要写得具体、准确，言简意明。希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望，更包括对有关方面和群众的希望和号召。要求要切实可行，符合实际；行文要有针对性，做到概括、鲜明，不千篇一律。
3．批评性通报的写作
这类通报的惩戒作用十分突出，除在一定范围内批评处理错误外，着重是要从中吸取教训，引起有关方面和干部群众警觉，以防止类似事件再发生。这类通报用于批评错误、公布处分决定的，篇幅较短。除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的，篇幅就要长些。正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分，可从写作意图和目的出发决定取舍详略。错误事实部分要围绕通报批评的主要问题，如实反映情况。在直述式通报中这部分要详写，在转述式通报中，错误事实一般在附件中已经说清楚了，通报正文对此则可从略，不必再重复赘述。错误原因和教训部分，一般要针对错误事实分析原因，点明实质，总结教训，指出危害。要写得准确中肯，实事求是，既不可无限上纲。分析评议要合情合理，令人信服。处理决定部分要简明扼要。要求和希望部分是针对错误及其教训，提出切实可行的改进措施和要求，告诫来者，教育大家。
4.情况通报的写作
这类通报内容集中，多为一事一报；写作比较灵活自如，结构因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行文要突出重点，抓住本质。无论是陈述情况的始末、发展过程，还是分析问题，都要不枝不蔓，语言要简洁、得体。
四、报告
（一）报告的用途 报告可用于陈述以下几方面事项：
1．定期或不定期地向上级汇报工作；
2.向上级反映情况；
3．答复上级机关的查询； 4.说明向上级机关报送文件、物品的情况。 （二）报告的分类
报告可从不同的角度分成各种类型。
1．按报告内容分类
工作报告用于向上级汇报工作进程，反映工作问题，总结工作经验教训。情况报告用于向上级反映情况，特别是反映调查了解到的重大情况、特殊情况、新情况，比较系统、全面地为上级机关和领导提供社情、民情等信息动态。答复报告用于答复上级机关的查询、提问；按要求如期汇报执行上级机关某项指示、意见的结果；回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询，交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况。
2.按报告写作范围分类
综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合、全面。专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性。实际工作中的报告大多是这种类型。综合报告与专题报告的划分有相对性，有时部门的综合报告对全局而言，就成了专题报告了。
（三）报告的一般结构和写作要求
1.标题有的报告因事情紧迫，还要在文种前加“紧急”二字，以便引起足够重视。如《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。 2．主送机关。
3.正文不同内容性质的报告，写法不尽相同，但正文结构一般由三部分构成。报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。若无必要也可略而不述。报告内容这是正文重点所在。内容较多时，可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料；也可按情况、经验、教训或问题的方方面面，以并列的横式结构安排材料，而且常分条列项使层次段落更分明。决不能在报告中夹带请示事项。报告结语各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。也可以不要结语。
4.落款写明发文机关和成文日期。
（四）各类报告正文的写法
1．工作报告它的正文内容，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排其层次结构。可标出序数分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。基本情况，可简要交代时间、背景和工作条件；主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会，这是对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括
出规律性的东西来，以便指导今后的工作；存在问题，是写出工作中的缺点与不足；基本教训，这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训；今后意见，是提出改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。例文：
四川省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告
国务院：
去冬今春是我省实施农田水利基本建设“治水兴蜀”战略方针的第二年。按照全国电视、电话会议的部署，我省狠抓了以水利建设为中心，以治水、改土、兴林、修路、办电、建园为主要内容的农田水利基本建设，取得了显著成绩。据统计，从1996年9月1日至于1997年3月底，全省累计投入劳动积累工13.25亿个，日最高峰上工人数达1900万人，共投入资金37.24亿元；累计完成土石方量9.12亿立方米；动工各类水利工程项目102万个，完成92万个，占动工数的92%；完成新增有效灌面67.7万亩，改善灌溉面积560.3万亩；新修江河堤防110.8公里解决了144万人、136万头牲畜的饮水困难；小水电新装机7.8万千瓦；新建微水工程24万多口、山平塘3182口、人工井114万口、救生高台162个；改造中低产田土178.44万亩，治理水土流失2457平方公里；完成成片植树造林166.5万亩，零星植树1.79亿株；新建县乡标美路1580公里；全省农机系统完成了7.45万台、77.5万千瓦提灌机械的修复改造，恢复改善灌面150万亩，新增提水控灌面积9.75万亩，冬蓄提水完成6.5亿立方。其主要做法和特点是：
一、领导重视，真抓实干„„
二、因地制宜，突出重点„„
首先，突出治水。
其次，实行山、水、田、林、路统一规则，综合治理，分类实施。
三、深化改革，增大投入„„
四、广泛宣传，持续发展„„
五、激励先进，开展竞赛„„
一九九七年x月x日（印章）
2．情况报告
情况报告常用于向上级汇报下列事项：
(1)严重的灾害、事故、案情、敌情；
(2)重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等；
(3)督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果；
(4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等；
(5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思； (6)其他重要的、特殊的、突发的新情况。
情况报告多数写成专题性报告，其写法不强求一律，但都要力求做到：
第一、内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。
第二、把情况和问题讲清楚，把事情的经过，原委、结果、性质写明白。
第三、若要提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的写作角度，不能在报告中夹带请示事项。 第四、理顺文章思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明。
第五、情况报告写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。
3．答复报告
答复报告的内容要注意针对性，有问必答，答其所问，以示负责。表述要明确、具体，语言要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。它的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题，要写得十分简要，有时一两句话即可说明。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又不要节外生枝，答非所问。正文写法比较灵活，或先写依据，后一并答复；或边写依据，边逐一答复。
4．报送报告
这类报告正文极为简单，有的甚至三言两语一篇，把情况说明就行。例如；“现送上我县参加《xx市首届妇女美术作品展览》的作品巧件及作者介绍资料11份。请查收。”至于向国务院法制局报送地方性法规和行政规章的备案报告，国务院办公厅则对其格式作了统一规定。
五、请示
（一）请示的用途
具体说来，遇到下列问题需要用请示行文。
1.对上级有关方针、政策、指示或法律、法规不够明确或有不同理解，需要上级机关作出明确解释和答复；
2.从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定作出变通处理，有待上级重新审定明确作答；
3.在工作中出现了新情况，新问题需要处理而又无章可循、无法可依，需要上级机关作出明确指示；
4.需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难；
5.按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示有关部门批准，无权自行处理的问题；
6工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。除此之外，凡自己职权范围的工作，经过努力能处理和解决好的问题、困难，应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。
（二）请示的写作
请示的结构是相对稳定的。
1.标题不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”；标题中的事由要明确，语言要简明。不宜写为“关于请求（或申请）xxxx的请示”，“请示”本身就含有请求、申请的意思了。
2.主送机关一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。
3.正文请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。在概述情况时，不能笼统、含糊；在陈述困难时，不能夸大事实。这部分仍然不是请示的重点所在，是为请示事项作铺垫的。因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。请示事项这是文章重点，是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。内容要具体，所提建议和要求要切实可行：用语要明确肯定，不能含糊其辞；若内容稍多时，可分条列项；语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定“怎么办，因既已“决定”就不必请示了。请示结语常用“妥否、请批复”、“特此请示，请予审定”、“请批准”“请审批”等惯用语。不要用“可否（妥否、当否），请批准”之类不合逻辑的用语作结。正文根据内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式、总分条文式。不论采用哪种结构，请示总是循请示原因—请示事项—请示要求的递进思路成文的。
（三）撰写请示的注意事项
1．内容力求单一，应一文一事。
2.制发请示时要注意与上下左右各方面的协调。请示不宜多头主送、多级主送，一般只主送一个直接上级。除领导直接交办的事项外，请示不得直接主送领导者个人，更不应同时主送多位领导，以免因违反行文制度或者领导批示的不尽一致而误时误事。请示一般不得越级上报。请示不得抄送一下级机关、单位，以免在上级作出批复表明态度前造成混乱。
3.注意请示与报告的区别。
4.正式印发请不送上级时，应在文头注明签发人、会签人姓名。
六、批复
（一）批复的特点
批复个显著特点就是有针对性。它总是针对下级机关、单位呈报的请示被动行文。上级决不会主动发出批复，总是下级有请示，上级才有批复。批复内容总是针对下级来文的请示事项作出答复的。批复事项紧扣请示事项明确作答，不能答非所问，复非所求，节外生枝。批复的主送对象一般就是请示的发文单位，有时甚至标题就体现出针对性而与其他公文不同。例如《国家税务总局关于中外合资企业北京中燕有限公司不享受“内资”福利企业税收优惠政策问题对北京市税务局的批复》，标题中就写明了受文机关。
（二）批复的写法
批复的结构和写法都比较稳定。
例如：
国务院关于同意四川省撤销温江县设立成都市温江区的批复
四川省人民政府：
你省《关于撤销温江县设置温江区的请示》（川府〔2001〕75号）收悉。同意撤销温江县，设立成都市温江区，以原温江县的行政区域为温江区的行政区域。区人民政府驻柳城镇。温江区的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置，所需经费和人员编制由你省自行解决。
国务院
二○○二年四月十四日 1.标题除按公文标题的通常写法外，还可把主送机关、单位写进标题。如前面提到的例子。
2.主送机关一般就是呈报请示来文的发文机关。
3.正文包括批复对象、批复事项和批复结语三部分。
(1)批复对象指批复所针对的请示事项。必须在正文开头引述来文的标题、文号，有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。引述应十分简练，一般都用一句话说清楚。
(2)批复事项是批复的主要部分，它要针对请示事项给予明确答复或具体指示。批复内容应一文一事。对一下级请示事项的答复，应态度鲜明，观点明确，语言简洁明了，不能模棱两可，含糊其辞，使下级无所适从。
(3)批复结语一般在正文末尾写上“特此批复”并加上句号。若紧缩写为“此复”，也要加卜句号。少数批复也在结语部分简要提出执行要求。正文视内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式（三部分各一段）、两段式（省去结语部分）或总分条文式结构。
4.落款注明发文机关、成文日期。
七、函
（一）函的用途 函的应用范围比较厂一泛，加之行文比较自由，印发方便，传递灵活，使用简便，因而使用频率亦较高。它可具体用于以下几个方面。
1．平级机关或不相隶属的机关单位之间的公务联系、往来；
2.向无上下级隶属关系的业务主管部门请示批准有关事项；
3.业务主管部门向无上下级隶属关系的机关单位答复审批事项；
4.机关单位对个人的公务联系，如答复群众来信之类；
5.上卜级机关之间涉及一些事务性的具体事项的联系、询问答复。
（二）函的分类 1．按照内容和用途，函可以分为以下几类。
(1)商洽函指用于平行机关单位之间和不相隶属机关单位之间商洽工作、联系有关事宜的函。例如商调干部、联系参观学习、查询或了解有关人和事、洽谈业务工作等。
(2)请批函指向平级的或不相隶属的业务主管部门制发的请求批准函，和业务主管部门向平级的或不相隶属的机关单位制发的审批函。有关机关、单位涉及部门业务工作，需向平级的或不相隶属的业务主管部门（例如人事局、财政局、税务局等等）请求批准，但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。同理，有关主管部门向平级的或不相隶属的机关单位批准、批复某些业务事项（例如干部录用、调动、经费拨付、税收减免等等），因无上下级的隶属关系而不宜用批复行文，也就应用复函了。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、批复，这是应该格外注意的。
(3)询问答复函指用于上下级机关之间互相询问答复处理有关具体问题的函。上下级机关之间问答某个具体问题，联系、告知或处理某项具体工作，而又不宜采用指示、通知、批复、报告、请示等文种时，则可使用函。
2.按照文面规格，函还可以分为公函和便函。公函的格式较为正规，它按信函式公文（函件）格式印制。便函的内容多涉及事务性的具体事项，格式更为灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函也常不列入正式文件处理。不少机关单位有专门的便函用纸或者便函本。
3.按照行文方向，函又可分为去函和复函。去函也叫来函，即是主动发出的函。复函则是回答来函、来文所提出的问题或事情，被动发出的函件。请求批准函如：
四川省国家安全厅关于请求批准录用1996年大中专毕业生的函
省人事厅：
根据《中共四川省委组织部、四川省人事厅关于1996年省级机关录用应届高校、中专校优秀毕业生的通知》（川人〔1996〕XX号）规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。
附件：录用审批材料24份
四川省国家安全厅
一九九六年三月二十五日
审批函例文：
四川省人民政府办公厅关于同意成都市城市房屋拆迁补偿评估管理暂行规定的函
成都市人民政府：
你市《关于报请制定城市房屋拆迁补偿评估办法的请示》（成府发〔2001〕222号）收悉。经省政府研究，现函复如下：
一、根据国务院《城市房屋拆迁管理条例》第二十四条：“货币补偿的金额，根据被拆迁房屋的区位、用途、建筑面积等因素，以房地产市场评估价格确定。具体办法由省、自治区、直辖市人民政府制定。”鉴于目前制定适用全省城市房屋拆迁补偿评估规定的条件尚不成熟，省政府原则同意成都市人民政府根据实际需要先行制定有关规定。
二、成都市人民政府制定城市房屋拆迁补偿评估规定时，应认真考虑和吸收省级有关部门提出的修改意见（修改稿附后），以利于与今后省政府制定的规定相衔接。同时，省人民政府的规定制定并发布后，成都市人民政府的规定内容如果与其有抵触或不一致的，应按省人民政府的规定执行。
附件：成都市城市房屋拆迁补偿评估管理暂行规定（修改稿）
四川省人民政府办公厅（印章）
二○○一年十二月二十日
（附件略）
（三）函的写作
1.标题可按公文的一般要求写。若是去函，标题中文种只写“函”；若是复函，则应写明“复函”。
2．主送机关。
3．正文
这是函的主干部分，不同类型、用途的函写法稍有不同。若是商洽函、询答函的去函，要把商洽的原委、询问的问题、告知的情况等，写得清楚简明，以便得到对方的支持、理解和回答。若是复函，一般要先引用来函标题，再引文号，或者在开头写明“某月某日关于某个问题的来函收悉”之类，然后针对来件询问的问题、商洽的工作给予明确答复，以示互相支持或认真负责。正文的语言要得体而有分寸，要对不同的行文对象采取不同的语气。要注意礼貌用语。正文结尾处要恰当运用习惯用语，如是去函可用“特此函告”、“请即函复”之类，也可写“清予支持（协助）”，并紧接“为感”、“为荷”、“为盼”等语。其后都要加句号。有的也可不要结尾语。请求批准函的正文，亦可写上“请批准”、“请子审批”之类结语，以表示对业务主管部门职权的尊重（但不宜写“请予指示”）。而审批函的结尾，则不必写上“特此批复”之类，而可写上“特此函复”之类结语，也表示对对方的尊重。例如：
四川省人事厅关于同意录用XXX等XX名同志为国家公务员的复函
省安全厅：
你厅《关于请求批准录用1996年大中专毕业生的函》（国安政〔1996〕18号）收悉。根据《中共四川省委组织部、四川省人事厅关干部分省级机关从1996年应届高校、中专校优秀毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》（川人〔1996〕xx号）的规定，经考试、考核合格，同意录用xxx筹xx名同志为国家公务员。
特此函复。
附：录用人员名单
四川省人事厅（印章）
一九九六年三月二十九日
（附件略）
八、会议纪要 （一）会议纪要的特点
1.内容的记实性它是在会议后期或者会后根据会议记录和各种会议材料整理而成的，注重真实、客观、准确、全面地反映会议情况和会议精神，不容随意深化、拔高。
2.表述的纪要性它不像会议记录那样对会议发言和会议内容逐一记载，它是对会议结果的择要归纳。 3.作用的限定性它只对与会单位、与会人员或者规定的有关方面有约束力，要求他们共同遵守、执行会议议定事项。若需在更大范围内发挥作用，则要由领导机关用“通知”下发执行。
（二）会议纪要的分类和作用
根据会议性质的不同，会议纪要可以分为两类：办公会议纪要、其他会议纪要。办公会议纪要用以传达机关、单位召开的办公会议研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关方面、有关人员共同遵守、执行。其他会议纪要指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、学术研究会等等会议形成的纪要。这类纪要，有的起通报会议情况的作用，使有关人员尽快知道会议的基本情况和主要精神；有的具有指导作用，它所传达的会议精神，是指导有关方面开展工作的。根据写法的不同，会议纪要又可分为决议式纪要、概述式（综合式）纪要和记录式纪要三种类型。
（三）办公会议纪要的写作
办公会议纪要由标题和正文两部分构成。标题常写成会议名称加纪要的形式，如《XX市政府2006年第X次办公会议纪要》，或者事由加纪要的形式，如《关于综合治理XX地段社会治安现场办公会纪要》。正文可以分为两部分。第一部分是会议组织情况。可以简要地逐一写出会议时间、地点、出席人员、主持人、列席人员、缺席人员、记录人等，有的还写明主要议题。办公会议纪要常用这种写法，以备查考，作为有关部门执行纪要的依据。如果与议决事项关系不大，这部分也可以写得更概括、简单一些，只概述一下主要的情况就行了。第二部分是会议议定事项，这是纪要的主要部分。要写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将采取的措施等。若会议涉及的内容较多，这部分可采用决议式的写法，分条列项，简明扼要、严谨有序地写明会议议决的事项。若研究的事项比较单一，这部分亦可采用概述式写法。从会议实际情况出发，办公会议纪要可一文数事。
（四）其他会议纪要的写作
这类会议纪要的标题，除可采用办公会议纪要标题的两种形式外，还可采用新闻式双标题，如《齐抓共管，综合治理——XX市青少年教育研究会纪要》。这类会议纪要的正文，包括会议组织情况和会议主要精神两部分。会议组织情况部分，通常采用概述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。会议主要精神部分，可以写会议召开的背景和对当时形势的简要分析、估计；会议的指导思想和议题；会议报告、讲话的主要精神要点，对会议议题的讨论情况和与会者的反映：会议形成的共识和会上提出的意见、建议（包括学术会上的各种不同意见）以及贯彻会议精神的要求等。这部分常采用概述式写法，用贯通式结构概括、综合地反映出会议主要精神和基本内容。也可采用决议式写法，用分条文、分部分或列小标题的形式，写明会议讨论的主要问题、研究的主要工作、形成的统一意见和作出的各项决定等。
第四部分公文写作
第一章公文的种类和作用
公文就是公务文书，也被称为机关应用文。是党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。
第一节公文的分类 为了认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准，从不同角度，对公文分类。
一、按形成和使用的公务活动领域划分
1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。
2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。
二、按公文的来源划分
1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。
2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。
3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。
三、按公文的行文关系和行文方向划分
1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。
2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。
3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。
四、按公文的秘密程度和阅读范围划分
从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：
1．绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。
5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。
6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。
五、按公文处理时限的要求划分
1.特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。
2.急件（党的机关公文作加急件）指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。
3.平件平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文。
如系电报，可分为特提件、特急件、加急件、平急件。
六、按收文机关对收到公文的处理方式划分 1.阅件即阅知性公文，指只需按规定交有关部门、有关人员阅知的收文。
2.办件即承办性公文，指必须交有关部门、有关人员及时办理（或答复、或贯彻执行）的收文。 七、从物质载体的角度划分
1.纸质文件用纸张印制、书写的文件。
2.感光介质文件以感光胶片、像纸等感光材料为物质载体的文件，如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。
3.磁介质文件以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件以及磁光盘文件等。
4.电子文件指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件等。他们的制作方式、处理方法和保管要求均各不相同。
八、按公文性质和作用划分
在通用公文和专用公文的不同范畴内，都可以有不同的类型。我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度，可将通用公文分为若干类型。
第二节通用公文的类型
我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度将通用公文分为以下类型。
一、党政机关主要公文类
这是《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）和《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中规定的党的各级机关、国家行政机关正式文件常用的主要文种。企事业单位、人民团体也常酌情比照使用。也有人称之为机关公文、法定公文、正式公文。党的各级领导机关常用主要公文14种，国家行政机关常用主要公文13种，综合起来，可分为几个小类。
（一）领导指导性公文
命令（令）用于依照有关法律发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。法定的国家机关，才有权在规定的权限和范围内，依法发布命令。（党的各级机关通用公文无此文种。）指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。（国家行政机关常用主要公文无此文种。）
决定用于对重要事项或者重大行动做出安排及决策，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决议用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。（国家行政机关不用此文种。）
通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。批复用于答复下级机关请示事项。
会议纪要用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。（条例、规定，系党的各级机关通用公文，当属此类。但从国家行政机关的行文规范和从写作规律看，将其列入法规和规章文体为宜。）
（二）呈报性公文
议案用于各级人民政府（或者法定人数的人民代表）按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表天会常务委员会提请审议事项。（党的各级领导机关不用此文种。）
请示用于向上级机关请求指示、批准。
报告一用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（三）公布性公文
公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（党的各级领导机关主要通用公文无以上两文种。） 公报用于公开发布重要决定或者重大事件。 （四）商洽性公文
函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
（五）兼容性公文
意见行政机关用于对重要问题提出见解和处理方法。（党的机关使用意见就是下行文了。）
二、行政法规、规章和管理规章
条例用于对某一方面的行政工作作出比较全面、系统的规定的法规。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得用条例（但党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的党规，用条例），也不能用于管理规章。
规定用于对某一方面的行政工作和事务制订出带有约束性的措施和部分的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。
办法用于对某一项行政工作作出比较具体的、可操作性的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。
章程，管理规章的一种，用以规定一个组织或团体的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员及其权利义务、活动规则等事项。 守则，管理规章的一种，用于在一定范围内对有关人员作出行为准则、道德规范。
规则，管理规章的一种，用于在一定范围内对某项工作或活动作出行为规范。
准则，管理规章的一种，用于在一定范围内对组织的成员，或者限定的有关人员作出的行为规范。
细则，规章、管理规章的一种，用于具体执行实施有关法律、法规和行政规章而制定的一种解释性、操作性的规章。
规范，管理规章的一种，用于对某项工作质量标准、质量要求作出的规定。
规程，管理规章的一种，用于对某项工作、某项活动的操作过程、实施办法作出的有序的规定。 制度，管理规章的一种，用于对某项具体工作、具体事项制定出一些切实可行而又必须遵守和执行的纪律、规定。
公约，管理规章的一种，某一组织、群体为了做好某一工作，正常开展某项活动或维护正常的工作、生产、学习、生活秩序，经过商量确定的、必须共同遵守的行为规则。
三、会议文书 开幕词与闭幕词有关领导人在庄重、严肃的大型会议开幕时和闭幕时的短篇讲话稿。 会议工作报告主要领导人在代表会议、工作会议上代表领导机构所作的，说明成绩和经验、问题和教训，介绍形势与工作情况，提出任务与措施的全面性报告。
专题讲话有关领导人在会议上围绕形势与任务，就某方面工作、某一专门问题所作的指导性讲话。 提案与会代表按规定向某些重要会议提出并提请大会讨论或处理的书面意见和建议。多用于各级政协会议。
会议记录当场记录会议基本情况、即会议组织情况、会上的报告、讲话、发言以及会上讨论的问题、议定的事项等内容的书面材料。
四、计划、决策与反馈文书
可行性分析（研究）报告，领导机关、部门、单位对某项工作作出重大决策前，对决策方案进行比较、分析等可行性论证，根据论证结果写出的报告。计划，机关、单位、团体预先对一定时期内的工作提出目标、要求、措施和安排的公文。通常说的安排、方案、设想、打算、要点、纲要、规划等，都属计划。总结，是对前一阶段的工作回顾、检查和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用以指导今后工作的一种公文。答复，是各级政府办公厅（室）及有关部门，对人大代表建议（批评和意见）、政协提案办理之后，将办理意见或处理结果直复提出建议、提案的有关人员和组织的公文。
五、公务信息文书
调查报告对客观事物调查研究后写成的反映调查结果的公文。简报机关、单位、团体用来反映情况、传递信息、交流经验的一种公文。 信息快报及时反映公务活动运转情况和社情民情，供领导和有关部门决策和指挥工作参考的一种短篇公文。信访摘报信访部门对群众来信来访内容摘要整理而成的报告。信访分析报告信访部门对一段时间内群众来信来访反映的问题，作出综合分析研究而写出的分析报告。
六、日常事务文书
这是党政机关、单位、团体在处理机关日常具体事务时所使用的、格式很固定的公文。它的种类较多，可分为如下类型。
（一）公务书信
种类较多，机关日常工作中常用的有：
介绍信用于证实单位有关工作人员的身份，介绍其工作使命，凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。
证明信用于证明有关人员身份或有关事情真相的一种证明性函件。
公开信机关、单位、团体就某项重要工作或者某个重大问题，向一定范围的有关人员公开发布的书信。
倡议书机关、单位、团体或会议、或某一群体就人们所共同关心的事情，向社会或有关方面首先提出的带有号召性建议的一种专用书信。 慰问信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示安慰和问候的一种专用书信。
感谢信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示感谢的一种专用书信。
贺信向取得成绩或遇上喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的一种专用书信。
邀请书（请柬）在举行某项活动、开展某项工作、召开某个重要会议时，向有关单位、有关人员发出邀请而
使用的一种专用书信。
聘请书机关、单位、团体招聘、聘任某些专门人员所使用的一种专用书信。
（二）告启文书
启事机关、单位、团体需要公开向大家说明某项事情或者希望公众协助办理某件事情而使用的文书。
海报机关、单位、团体向公众公布有关文艺、体育、科技、学术、展览等方面活动消息的文书。
声明国家、政府、政党、团体、机关或有关人员对重大事件和问题表明立场、态度、主张而发表的一种文书。
广告有关单位通过一定的舆论媒介，进行有关商品或劳务智力服务的公开宣传、传递市场信息的文书。也属经济文书的一种。
公示机关、单位、团体领导机构，需作出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等等重要事项的决定，在事前征求一定范围公众意见的一种周知性公文。
（三）条据
单位之间、单位与个人之间，在收、领、借钱财物品时所写的凭据。如收条、领条、借条、欠条等。
（四）大事记
按时间顺序连续记载某个机关、单位在一定时期的重要工作、重大事件、重要活动的书面材料。
（五）丧事礼仪文书
讣告机关、单位、团体把某人不幸去世的消息告知亲属好友和有关方面的一种文书。
唁函（电）机关、单位、团体向死者家属或死者所在单位发出的、向死者表示哀悼、向其家属或所在单位表示慰问的专用书信（电报）。 悼词领导人代表机关、单位、团体在追悼会上对死者表示悼念与哀思的致词。
值得注意的是，日常事务文书的不少文种（如启事、条据、讣告等等），具有兼容性的特点，它们用于私人时则不属公文而是私人文书了。
第三节正确使用公文文种
一、文种的涵义 在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。 二、正确标明文种的作用
1．在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定；有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定；还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。 三、选择文种的依据
1．选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者（即主送机关单位）的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。
4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。
四、正确区分一些易混淆的文种
公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。
（一）决定与决议 他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。
从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成；都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。 1．成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。 2.发文机关（组织）不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定；而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。
3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定（简称部署性决定）、处理具体事项的决定（事项决定）和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。
4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》；有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》；有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。 5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注；由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。 （二）公告与通告
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。
1.内容适用范围不同。这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。
2.制发单位不同。公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。
3.发送对象不同。公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。
4.作用不同。公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。特别要注意不滥用公告。
（三）请示与报告
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。
1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。
2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。
3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。 （四）请示与函（请求批准函）
这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。
2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3．内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。
（五）批复与函（审批函） 这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。
1．类型不同。批复是下行文，函是平行文。
2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。 3．内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。
（六）规划与计划
规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。
规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，年度内常用计划；从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务（做什么）、工作措施（怎么做）、步骤时间（什么时候谁做）、督促检查（检查计划执行情况）。
（七）法规、规章与管理规章（规章制度）的区别
尽管法规、规章与管理规章（规章制度）在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。
1．效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为；规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章（规章制度）就是违政违纪行为。
2.作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定；地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市（专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市［一般为计划单列市］）的人民代表大会及其常务委员会制定；民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章；省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。
3.制发程序不同。法规有法定的严格的立法程序。行政法规须经国务院有关部门报请立项、国务院组织起草、国务院法制机构进行审查、国务院常务会议审议或者由国务院总理审批，然后由国务院总理签署国务院令公布。地方性法规制定程序的预案提出、审议和表决程序，要按《组织法》、《立法法》及相关规定执行；省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会制定和颁布地方法规，须报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案；较大的市制定地方法规、民族自治地方制定自治条例和单行条例，都须报省、自治区的人民代表大会常务委员会批准后施行，并由省、自治区人大常委会报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案。行政规章应按《组织法》、《立法法》《规章制定程序条例》、《法规规章备案条例》等有关规定，经立项、起草、审查后决定并公布、上报备案。其中部门规章应当经部务会议或者委员会会议决定，地方政府规章应当经政府常务会议或者全体会议决定。管理规章只须经相应的党政机关、单位、团体领导审批，或者经有关会议通过即可发布施行。 4.文种不同。法规规定用条例、规定、办法等文种，其中条例只能作法规（党内文件中的条例例外）。行政规章一般用规定、办法。而可作管理规章的文种比较多，如规定、办法、章程、守则、规则、准则、细则、规程、制度、公约等。正因为法规、规章与管理规章文书有这些不同，因此不能把他们混为一谈笼统地称为法规性文件。
第四节公文的作用
公文中不同类型文书的作用各有侧重。但总的来说，作为实施领导和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。
一、明法传令，指挥工作
公文的许多文种，不同程度地规定了有关机关、团体和单位的办事准则和行为规范。特别是各级党政领导机关的指挥指导性公文、法规规章、规章制度、计划决策类文书，常常是发布法律、法规和规章，传达党和国家的方针、政策，传达领导意图、决策，实施领导管理职能，布置、指挥、指导工作的载体，具有申明法度、传达政令、指挥、指导工作的作用。
二、联系公务，沟通信息
机关、团体、单位联系公务、沟通信息有多种渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。无论是同一系统的，或者是不同系统的各级各类机关、团体、单位，都经常利用公文与上下左右互相联系有关事宜，商洽工作，协同处理问题。离开了公文，上下左右就无法更好协调，工作就不能正常运转。而在信息工作越来越重要的当今社会，机关、团体、单位常凭借它互通情况，交流经验，取长补短，促进工作开展；凭借它向领导、向上级反映民情、社会动态和其他重要情况，使下情上达，为领导决策提供信息。
三、宣传教育，引导舆论
机关、团体、单位常常利用下行公文、会议报告、专题讲话等公文，宣传形势，宣讲政策，提出任务，以动员群众，提高认识，统一思想，推动工作。常常把它作为重要的、特殊的舆论工具，凭借公文特有的权威性和上下左右通达的传播渠道，正确引导舆论。同时，也通过公务信息、调查报告、信访摘报、信访分析报告、议案、提案等公文，对各级领导机关和领导人的工作进行舆论监督，促使机关工作高效、廉洁地进行。党政领导机关常在报刊上发布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基层群众传达一些重要文件，都是为了达到上述目的。
四、记录记载，以为凭据
公文常常是领导意图、决策的载体，因而它往往是执行公务、安排工作、解决问题、办文办事的依据。例如，凭借上级的政策性通知，下级就明确该怎样去实施；依据一份请示，丘级机关就会作出相应的批复；双方签订了经济合同，就会据此明确各自的权利、义务和责任；一份资历证明，本身就是一种具有直接效力的凭证。公文又总是公务活动的真实记录和单位工作的历史见证。不少公文在其现实效用消失后，仍具有历史效用、档案效用。
第二章公文格式规范
第一节公文的文面格式
公文的文面格式，指公文正式文本的印制规格样式。它有极强的程式性、规范性，这既有利于公文的处理，也有利于公文的写作。为提高公文写作和处理的质量和效率，必须注重公文文面格式的规范化。 一、公文文面格式的类型
1.公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用最多的文面格式。机关、单位、团体往来的正式公文，通常采用了公文格式这种文面格式。这种文面格式由《条例》和《办法》以及《中华人民共和国国家标准行政机关公文格式》作出了统一规定，显得正规、庄重、严肃、规范。
2.专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。在不同的领域、部门、行业、专业，各类规范文本的文面格式都有所不同，如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书，其规范文本格式迥异。但在同一专业、行业、领域中的规范文本，其文面格式则是一样的，如经济合同规范文本，在全国各地都通用。这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。规范文本将有关内容分项列出，设计好项目名称和应填写的内容，编制成表格文书。各项目之后留下足够空白，让使用单位和个人按规定填写。填写好经审查无误后，要按规定分别盖上单位公章。法人代表（法定代表人）、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人（个人）也要签名盖章。有时，有关各方（如必需的中介方、担保方、委托方、主管方）也要盖章联署。有的还要经有关方面公证、签证并签字盖章。有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本，甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本，具有同等法定效力，受到法律保护，是特殊的正本形式。而虽已填上相关内容，却并未经有关各方签字盖章的规范文本，则不具备法定效力，一律视为草稿。
3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等，也常采用一般文章的文面形式单独印发。这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。 二、规范的公文文面格式的作用
1．保证公文的完整、正确、庄重，是公文权威性、有效性的具体表现形式。如公文的红色版头，可区别于其他应用文，形式上更显庄重、严肃；加盖发文机关印章，是公文生效的重要标志。
2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。
3.可以为办公自动化奠定基础。公文格式的规范化、标准化，是采用计算机技术和其他先进设备来处理公文的前提和要求。没有公文格式的规范化，是难于实现公文处理的现代化的。
三、公文文面格式的特点
公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删；公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有一这样，才一有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。
（一）眉首（文头部分）
包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素（组成部分）。位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的通栏红一色细实横线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。党的机关的文件，其间隔横线正中常有一颗实体五角红星（★）。
1．份数序号《条例》作“份号”。党的机关的秘密文件、行政机关的机密和绝密文件均应标明份数序号。份数序号一般用两位阿拉伯数码，置于版心左上角顶格第一行。
2.秘密等级和保密期限秘密等级即“密级”，公文的涉密程度标志。分别用“绝密”、“机密”、“秘密”表示。公文标识密级，其作用是表明文件涉及国家秘密的程度与保密要求，唤起受文者警觉，提示其分别采取不同的措施，维护国家安全和利益。公文如需标识密级，顶格标识在版心（文头）左上角（《公文格式》规定标识在右上角，而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号，因此不便再标识密级等）份号之下一行位置，两字之间空1字。如需同时标识保密期限的，在密级之后标识“★”号，然后标识保密期限。
3.紧急程度《条例》中作“缓急时限”，表明对公文送达和办理的时间要求的标志。分别用“特急”、“急件”表示；党的机关公文用“特急”、“加急”表示。其作用是维护公文时效，避免延误。若是紧急电报，则标明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。紧急程度标注在版心（文头）左上角密级下面一行，单独使用则标注在版心（文头）左上角第一行位置。
4.发文机关标识俗称“公文名称”，即《条例》所指版头。一般由发文机关（单位）全称或规范简称加“文件”组成（俗称大版头），居中排一行。确有必要，也可在发文机关（单位）名称后面加一个圆括号（），括号内标标注发文的文种（俗称中版头）；或者只列发文机关（单位）名称（俗称小版头）。政府机关公文发文机关标识通常有两种形式：一是《XXX人民政府文件》，俗称为“文件版头”。
二是《XXX人民政府》，俗称为“函件版头”。企事业单位可比照使用。联合行文并列儿个发文机关（单位），但应将主办机关（单位）排列在前。党政联合行文，一般使用党委机关的公文名称。如联合行文机关（单位）过多，必须保证公文首页显示正文。在民族自治地方，公文名称可并用自治民族文字和汉字，将自治民族文字排列在前。政府机关的上行文，发文机关标识上边缘之上，要留出55毫米的空白作“领导批示域”，供上级机关领导批示文件用。
5.发文字号发出文件的代号，由发文机关（单位）代字、年份、序号构成。其作用在于为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。一件公文只有一个发文字号，几个机关（单位）联合发文，只标明主办机关（单位）发文字号。机关（单位）代字（以下简称机关代字）要简洁，一般在两、三个字以内；专指性要强，在一个市、县范围内不能有重复的机关代字；不能将机关代字分列在年份两边。年份（《条例》作“发文年度”）用阿拉伯数字写全，如写为“1999","2006"之类。年份置于六角括号〔〕中，不能再标示为方括号［］和圆括号（）。年份位于机关代字与序号之间。序号（发文顺序号）每年从1号开始，按先后顺序编到当年最后一份文件为止。序号不编虚位，不用“0”占空位，（即1不编为001），序号前也不写“第”，以显简明。不同类型的行文，发文字号的位置是不同的。平行文、下行文发文字号位于公文名称下面居中排一行。＿上行文发文字号居左空1字。发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色反线（稍粗的线）。（发文字号只要不贴反线即可。）函件式公文的发文字号位于武文线下1行版心右边缘顶格标识。
6.签发人指代表机关核准并签发公文的领导人。＿上报党政领导机关的公文，要由本机关（单位）的主要负责人签发，并在公文上注明签发人。签发人位于发文字号同一行右侧，居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4毫米。
（二）主体部分 排列在文头的横隔线之下下空2行。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。
1．标题
公文式标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题应力求简明、扼要、醒目。为了阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于一下级引用。发文机关名称应写全称或者规范化简称。标题中除法规、规章和管理规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（党的机关公文则要加书名号。）标题位于公文首页横隔红线空两行之下，居中排一行或多行，与正文间隔一行。分行书写时要做到词意完整，排列匀称、美观，人名、地名、词或词组不能拆开分置两行，以免产生歧义。多行书写时，可排列成上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。
2．主送机关（单位）
也称为主送对象、受文对象。要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。因此，主送对象力求明确、具体地写出。第一，上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关（单位），不得多头主送；受双重领导的机关单位向＿［级请小，如需同时报送另一个上级机关（单位），可使用抄送的方式。第二，普发性的一「行文主送对象可使用泛称，如“各市、州、县人民政府，省政府各部门”之类。除特殊情况外，一般不宜使用“各有关单位”之类不明确的模糊称呼。第三，除领导同志有专门交代者外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人。第四，主送机关位于标题之下、正文之前，从左至右顶格标识，回行时仍顶格。如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号分隔，最后用冒号。第五，公开发布的周知性公文如公告、通告、公报以及法规、规章、管理规章等，可不写主送对象。决定、决议、会议纪要等文种通常也不在正文前写明主送对象，而可在抄送栏内抄送机关的上方，标明“主送”或者“分送”的机关单位。如主送机关单位过多而使公文首页不能显示正文时，也可将主送机关移至抄送栏内，这时其标注方法与抄送栏规定相同。
3．正文
指公文的内容。这是公文信息的主体部分。其结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。正文中，人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。应当使用国家法定计量单位。
4.附件及附件说明
附件指附属于公文正件的其他公文、图表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后．即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。不是每件公文都有附件，只有内容需要，而又不便写入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文内容具体化、完整化；为受文者正确理解和执行公文提供依据材料或参考材料；被正件确认其作用与效力。公文若有附件的，须在正文后空一行提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号。有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。不能笼统写为“附件如文”、“附件X件”。附件原文一般另起一页附在正件版记之后。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。有些专门为发布法令、法规、规章、管理规章、批转或转发有关公文的公文，是为批准、确认其附件的作用、效力或明令执行其附件而制发的。这类公文的主体内容通常在其附件部分，有些人把这类正件叫做“文件头”或“文件头子”。这类有附件的公文，在标题和正文中，都已写明所发布或批转、转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称了。
5．印章及发文机关（单位）署名
发文机关（单位）的名称要用全称或者规范化简称。有的公文如命令、政府制发的议案、有些经济文书，也可以不署发文机关（单位），而由机关、单位主要领导人签署。即在发文机关的位置，写明签署的领导人职务和姓名（或盖签名章），如“省长XXX”、“县长XXX”、“厂长XXX”、“经理XXX”发文机关（单位）或者领导签署位于正文（附件）后面右下方。联合行文时，一个发文机关（单位）占一行。会议纪要、电报文件、党的领导机关普发性的下行公文，党政领导机关联合下发的公文，通常不加盖印章，而可标识发文机关。除此之外，其他一切公文均应加盖印章。印章是公文的生效标志。除了按规定可以不加盖印章的上述文种外，不加盖印章的公文应视为无效。印章是证实公文作者合法性及公文效力的标志，印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。政府机关公文、企事业单位公文以印章代表发文机关（单位），就不再标识发文机关（单位）。公开张贴的通告、通知等，一般也应印上套红印章。单一发文印章，应上距正文（附件）1行的空白，下压成文日期。章的上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年和月上，这就是通常所说的“上不压正文，下骑年盖月”。政府机关和企事业单位联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关（单位）名称（一可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。党的机关公文既署名又盖印章时，也要将印章下边沿盖在成文日期年月上，以显清晰。当正文（附件）后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。印章不能漏盖、错盖，也不能盖得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰无误。
6.成文日期
指定稿形成公文的时间。（不宜叫做发文时间，因发文时间往往在成文时间之后，是印发公文的日期。）除公文正文中专门说明生效日
期者外，公文的成文日期就是生效时间。成文日期通常以领一导人签发的日期为准；联合行文以最后会签单位领导人签发口期为准；凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过日期为准；电报以发出日期为准。成文日期的位置，除法规、规章及决议、决定、会议纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排一行。成文时间一律用规范小写汉字数码标明完整的年月日，如“二○○六年六月三十日”，而不能写为"2006年6月30日”或“二○○六年六月卅日”、“二○○六、六、三十”之类。党的机关公文成文日期则用阿拉伯数字标示。发文机关及成文日期也合称为落款。
7．附注
主要用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围，或用于对不便在正文中直接出现的名词术语及需要说明的有关事项的解释、说明。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，提行空两格加圆括号标示，如“（此件发至XX级）”或“（此件传达到XX级）”之类。每项（名词术语、事项等）说明为一个自然段，如两项和两项以上的，每项前标明序号。
（三）版记（文尾部分）
位于公文正件末页下端，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期（印刷版记）等部分。
1．主题词
主题词是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的专用词语，是在概括公文内容特征方面起关键作用的词语，也叫关键词。标注主题词，能与标题相配合，简要而准确的揭示公文内容。这对提高公文的检索、利用效率，都是十分有利的。因此，应将有存档利用价值的公文，都标注主题词。要从主题词表中选用最切合公文内容的、专指性最强的主题词。上报的公文应按上级机关制发的主题词表标注主题词。每件公文最少选用3个主题词语，通常是3‐5个词语，最多不超过7个。标注的顺序，前几个词语表示公文的主要内容，涵义由大到小，从类别词到类属词，最后一个表示公文的文种。主题词位于公文末页注释之下，抄送栏之上。通常居左顶格排一行。“主题词：”字样后标注主题词语，各词语间空一格。
2.抄送机关指主送机关外需要执行或知晓公文的机关、单位和组织。
一律使用“抄送’夕，抄送机关（单位）应用全称或规范化简称、统称。要严格控制抄送机关、单位和个人，可送可不送的不抄送，完全无关的坚决不送。位应准确具体地写明，不宜笼统地写“各有关单位”之类。一般也不抄送个人。抄送机关（单位）位于主题词之下，用两条平行细实线形成抄送栏。起首居左空1字标出“抄送：”字样，然后按机关、单位的级别、性质、有关规定或惯例依次排列抄送单位名称，中间用标点符号逗号“，”分隔，最后打上句号。抄送机关（单位）排列次序可按以下办法处理：按上级、平级、一下级为序；若系同一级别的，则按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军事机关的顺序排列；若是本系统行文，下级单位在前，部门在后。要注意，本单位各部门及领导均不应列入抄送栏，也不必写“存档2份”之类。
3.印发机关和印发日期
《条例》作“印刷版记”。这是对公文印制发出情况的说明，准确反映公文的生成时间，以界定生效日期与印发时间的区别。其内容包括承制单位、印发日期、印制份数等。印发单位一般为机关（单位）的办公厅（室）或文秘部门。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。位于抄送栏之下（无抄送栏的在主题词之下），划一条细实线形成1行的印刷版记栏。印发机关左空1字，印发（翻印）口期右空1字。线下右边用圆括号标注印刷份数。印刷版记的位置，应置于公文最后一面（封四）最后一行处。
二、公文的特定格式
（一）信函式格式
不少机关单位常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于处理日常事务的平行文或下行文，如函、一般事项的通知、批复等，而且使用频率很高。这种公文通常使用专门的函件版头，其用法如下。
1.发文机关名称一般用全称，置于首页线上。
2.在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细卜粗的文武线。
3．发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。如需标识份数序号、秘密等级或紧急程度，可置于武
文线下1行版心左边缘顶格标识。（一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项）
4.发文字号下空1行标识公文标题。首页不显示页码，其后由第2页开始标识。第2页后不再标识红色双线。
（二）会议纪要格式 这里所指的会议纪要格式，专指党政机关、单位的办公会议纪要。
1．会议纪要标识由“XXXXXX会议纪要”组成。其标识位置同“文件式”发文机关标识方法‘样·
2.在会议纪要之下空2行居中标识编号，即“第X号”。编号的编制按年度为限。
3.在编号下空1行版心左边缘顶格标识印发机关（部门），一般是该机关、单位的办公室或文秘部门。在印发机关同一行版心右边缘顶格标识印发日期。在印发机关和印发日期下4mm处划一条与版心等长的红线。
4.办公会议纪要主体部分及版记部分的各项要求，与“文件式”公文的主体部分、）版记格式基本一致，只有两点不同。一是办公会议纪要不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式：一是会议纪要不加盖印章。
第三章公文的撰写
第一节公文撰写的要求 一、公文撰写的基本要求
（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级的有关规定，准确、完整地体现发文单位的意图；全面、真实地反映本地区、本部门的实际情况，提出问题准确、分析问题实事求是，解决问题的政策、措施切实可行。
（二）主旨突出，观点鲜明，内容充实，条理清晰，结构严谨，表达准确，语言精练，篇幅简短，文风端正。 （三）得体合规，符合公文特定的体式要求
1．行文关系、文种、格式合乎规范。
2.表述宜用直笔，忌用曲笔，应露而不藏，直言不讳。公文叙述事物平直，来龙去脉一清二楚；汇报情况，一是一，二是二，实事求是；表明观点，提倡什么，反对什么，态度鲜明；提出要求，应当怎么办，不准怎么办，明确具体。
3．行文语气得体。上行文要尊敬上级，又不阿谀逢迎；平行文要平等协商，互相尊重、理解与支持；下行文既要严肃决断，又要质直不傲，既坚持原则，又以理服人、体谅下级实际困难。
4.坚持一文一事。除了办公会议纪要外，一件公文只提出或解决一个方面的问题，以利公文办理。
（四）公文的语言，要求做到以下几点
1.明晰表意明白、清楚，不晦涩，无歧义。要让人看得懂，能清楚地理解你的意思。语言是思想的载体，思想明晰，语言才一可能明晰。要选用含义确定、意思明确的词语；选用通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语，更不能生造词语。
2.准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题，但最基本的是词语的锤炼问题。锤炼词语，就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文，认真分辨词类，精心辨析词义，正确使用标点符号。
3.简朴是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。应注意实事求是，实话实说；叙事说理，开门见山：遣词造句，
惜字如金。 4.庄重要端庄、郑重，这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。这就要求：（l）要用规范的书面语言，符合现代汉语的规范要求，一般不得使用口语、方言、卜语。（2）恰当地使用专用语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，即公文特定用语。现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性，它在准确、严谨地表述公文的内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点，不是孤立存在的，而是互相联系，统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文的时候，遣词造句，要从体现这些特点出发，切勿顾此失彼。 二、公文撰写的具体要求
（一）突出主旨
公文的主旨，是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物，即文章中通过个部材料所表达的中心思想（或主要内容）和作者写作意图的统一。可见，公文的主旨，一般由写作目的和中心思想（或主要内容）两部分组成。只有在一些短小的应用文如任免令、公告、启事等文章中，有时才只有主要内容而没有写作意图。公文的整个写作过程，都要受到主旨制约，以主旨为核心组成个有机整体。确立主旨，就必须充分领会领导交代的写作意图；应研究全局情况，抓住事物本质。要突出主旨，应该注意以下两点。
1．正确使用标题
公文的标题有三种形式，即公文式标题、四项式标题和新闻式标题。公文标题有两种作用：公文特别是篇幅较长的文章，不但要突出主旨（也可称之为基本观点），而且还需提炼和安排一些从属观点（也称为小观点、观点）来阐述、说明主旨。只有这样，公文内容才会充实，论述、说明才更充分，文章才更富逻辑力量。观点是作者对某一问题、某一现象或某些材料的看法、意见，对某一规律的认识。在公文中，观点是直接陈述、鲜明显示出来的。受文对象对公文的观点，则是一看就明白，一听就懂得。要使公文的观点鲜明，应从以下诸方面注意。
1.明白显示、准确表达观点。
要明白显露直截了当地表明作者的态度、评价，决不允许掩饰和曲笔；要给受文对象传达唯一性的信息，决不能模糊、含混或者有歧义。在篇幅较长的公文中，常用小标题或层旨句（或段旨句、条旨句）表明观点，使文章观点鲜明，层次清楚。也常开门见山直陈主旨和要点，给受文对象以先入为主的深刻印象。现在不少公文，如篇幅稍长的决定、决议、指示、通知、会议报告、总结等文种，都常采用这种方法。
2．用好小标题（层首句、段首句、条首句） 较长的公文，常将全文分成儿个部分，每部分用一个小标题。或将全文分为若十层次、若干段落或若干条文，每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容，有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层首句、段首句或条首句，它们的作用与小标题相似。小标题（含层首句、段首句、条首句，以下同）在公文中有两类作用。一是提示该部分（含该层、段、条，以下同）内容的范围。例如《关于组织开展第三次全国城市卫生检查评比活动的通知》中，五条的条首句分别是“组团方式、检查时间、检查内容、检查评比方法、其他事项”。二是揭示该部分中心，如《三峡工程四川库区一期水位移民搬迁安置现场办公会议纪要》，开头、结尾之外，主体部分儿个小标题分别是：
一、认清形势，服从大局，务必完成一期水位移民安置搬迁任务。
二、明确指导思想，理清基本思路，制定具体措施。
三、通盘考虑，周密部署，抓紧实施。
四、加强领导，落实责任，扎实工作。
第二类这种小标题，已概括简明地揭示了该层次（部分）的旨意，我们可称之为层旨句，类似作用的段首句、条首句可称之为段旨句、条旨句。当然，旨句不一定都在层首、段首或条首，但在公文中为引起阅者注意，便于理解，常将其置于首句处。从不同实际考虑，公文可酌情使用这两种小标题。一般说来，法规、规章、管理规章和政策性的公文、会议通知、合同等文种，常采用第一类小标题；而指挥部署工作的公文、汇报工作、总结性的文书，则常用第二类小标题。但为使文章观点鲜明，应尽可能使用第二类小标题。因为第一类小标题对内容范围虽有提示作用，但从严格的语法意义长说，它并没有形成一种观点。这两类作用不同的小标题，在语法结构上有极大不同。第一类通常用名词性的偏正词组（短语）构成，第二类则常用动词性的动宾词组（述宾短语）或动词性谓语句构成。这是我们在使用时尤其要注意的。
3.注意强调观点
在一些公文中，为了表明自己的立场、主张、看法，使观点更为鲜明，也为了引起公文阅读者（或者听众）的注意，必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。
（1)层前总提语
在公文一些较长的层次、部分中，常在层首句（或者小标题）一下，围绕层次中心，分条列项地陈述、说明、阐述有关问题。为了使分散的各条文内容给阅文者留下集中、鲜明的印象，就可以在层次（部分）开始时，在各条文之前写一段话，用以领起下文。通常把这一段话称为层前总提语。例如在《围绕西部人开发战略做好人事人才工作》这篇工作研究中，第三部分是“加强人才市场建设，充分发挥市场配置人才一资源的作用”，下面分8条阐述了加强人才市场建设的措施。而在这部分开头，就有一段层前总提语：人才资源社会化，资源配置市场化，已经成为市场经济和人才制度改革的必然趋势。建立完备的人才市场体系，既是市场经济发展的必然产物，也是搞好人才资源开发的客观需求。在人才市场建设上，我们必须针对新的情况，采取开拓性的措施，力争突破性的进展。（重在启后。）显然，有没有这一段总提语，效果是大不相同的。层前总提语在强调观点时一，可以撮要概述层次中心或者主要内容，或者介绍相关背景材料，阐述有关理论、认识，强调有关意义。
（2）层后总括语
有时，为了强调观点，也可以在层次（部分）分条列项陈述说明之后，写一段话来总结上文。通常把这段话称为层后总括语。它可以概括上文主要观点、主要内容、层旨，或者强调上文重点，补充完善上文次要内容，说明背景材料，也可以运用“但，’书的手法，使文章更有辨证性。层后总括语常用“总之”、“综上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得（特别应该）强调的是”、“不难看出”、“尽管（虽然）„„但是”等语句领起强调的观点。例如题为《加强人才市场体系建设，推动县域经济发展》的工作研究，在主体部分“二、人才交流工作的现状”中，分6项陈述了现行人才一交流工作中存在的不正常现状后，总括性地写道：综上可见，人才交流工作中的诸多“不尽如人意”之处，给人才的合理流动、科学配置产生了一定的副作用，阻碍了人才积极性、创造性的充分发挥，制约了人才在推动经济和社会发展中的作用。这段层后总括语强调了人才交流工作中存在的上述不正常现状造成的负面影响。层前总提语、层后总括语都具有承前启后的作用。层前总提语主要是启后，层后总括语一主要是承前。
（3）文中强调语有时，也可以在文中的关键处强调观点。有些重要的观点、新颖的观点、作者独到的观点、针对对方的观点、需要引起对方注意的观点等，就可以在文中强调。文中强调语常用两种形式。一种是用呼语领起所强调的观点。在讲话稿中，突然出现了“各位代表”、“同志们、朋友们”这类称呼语时，后面常常是要强调的观点。另一种是用插入语领起所强调的观点。通常使用的这类语句有
“尤其值得注意的是”、“特别应该强调（指出）的是”、“不难看出”、“笔者认为”、“试问”、“请问”等等。
（三）充实材料
材料是作者为某一写作目的，从生活中搜集、提取以及写入文章中的事实、数字、论据等。即凡是被作者有意识地搜集的这一切，不论是否写入文中，都称为材料。在文学创作中，有素材、题材之分，在公文写作中，统称为材料。公文写作的材料，大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等；理论材料包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章等。公文的材料，要求真实、切题、典型、新颖。公文材料的处理，应当在不违背事实真相，不改变事情原意，不损害事物本来面目的前提下，采取以下方式作必要的加工和处理：概括材料，以少胜多；浓缩材料，去粗取精；截取材料，去繁就简。为了使材料更有表现力、说服力，公文写作中，可以选择点面材料或者对比材料、正反材料、现实材料和历史材料、定性材料和定量材料，从不同角度、方面来说明、证明观点。在公文写作中，安排材料的主要方式有：先亮观点，后举材料；先列材料，后摆观点；边列材料，边摆观点，即夹叙夹议的写法了。总之，要做到观点和材料统一，用观点统率材料，用材料说明观点。
（四）安排结构 确立了主旨和观点、选取了材料，是解决了言之有理、言之有物的问题。要解决言之有序的问题则必须考虑结构的安排。
1．公文安排结构的要求是：围绕主旨安排结构；要做到层次清楚，思路清晰；要完整、严谨、合理。
2.公文结构的基本内容有：
（1）标题。
(2)开头公文的开头，常常是“开门见山，下笔入题，起句发意”。开头就点题，或者揭示全文内容的走向，
领起下文。常用的开头方法有以下几种。
—概述情况，简明、扼要、切题地介绍有关情况或背景。
—说明根据，常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起，行文有据，增加了文章的权威性。
—介绍目的，常用“为了”、“为”、“„„为此”等语，领出一下文。
—交代原因，可用“由于”、“因为”、“鉴于”领起下文，亦可直接陈述原因。
—阐明观点，开头提出结论性意见，或者点明主旨，下文再具体解释、说明、阐述。
—表明态度，开头就直截了当对批转、转发或发布的文件或者有关事项、会议表明态度、作出评价，提出看法。
—提出问题，用设问句开头，提示文章中心或主要内容，引起受文者思考与共鸣。
—慰问祝贺，常用于讲话稿、礼仪性文章的开头。
—引述来文，常用于针对来文而做出答复的文章。
—列序号开头。
(3)结尾公文的结尾要言尽意明。既不能虎头蛇尾，草率作结，也不能画蛇添足，或者以空话为尾。常见的结尾方式有以下几种。 —收篇点题，用简练的语言，画龙点睛似的提出主旨；或总结全文，形成完整印象；或针对开头交代的论题和初步揭示的方向，前题后点，结尾点明主旨；或者进一步强调、深化中心，形成深刻印象。
—提出希望、号召、意见、建议。
—强调说明，对主体内容作必要的强调或补充，或说明有关事项。
—表示祝贺、慰问。
—自然作结，以专门结尾用语如“特此报告“特此通知”等作结尾。
也有的主体部分言尽意明，就不另定结尾部分了。
(4)层次和段落
公文的层次，要体现出客观事件发展的阶段性、客观事物组成的系统性、客观事物内部的条理性和作者认识、表现客观事物的程序性。事物发展的一个阶段、事物特性的一个方面、诸多问题中的一个问题、分析推论的一个分论点，都可以组成一个层次。安排结构时，要防止层次混乱和不讲层次两种毛病。哪怕‘个层次不清，部分给构零乱，也会影响到文章逻辑体系的完整和严谨。公文的层次有明显的外部标志，如每部分的序号、小标题、层首句等。用好小标题或层次句，对于内容和形式的表现都t一分重要。段落是表现思想内容的最小单位，又叫自然段，小于层次，有明显的换行标志。除篇段合一的短文件外，应用文都要划分段落，这是表达内容、反映层次的需要，文章结构的需要，也是读者接受心理的需要。划分段落必须注意单一、完整、有序、合理。
(5)过渡和照应 文章要脉络清楚、连缀成篇、文气贯通、浑然一体，还离不开过渡和照应。过渡是相邻层次、段落间的衔接、转换。它能承上启下，使文章结构紧密地联结成为一个有机整体，使读者思路顺势从前面自然引到后面。公文常用的过渡方式有四种：一是词语过渡；二是句子过渡；三是段落过渡；四是自然过渡。照应指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。前面提到的，后面有着落；后面说到的，前面有交代。这样有助于加强前后内容的内在联系，增强文章的整体感。篇幅长的公文尤其应注意照应。公文的照应不同于文学作品的照应，它主要用于突出主旨，加深印象；深化主旨，立意更高；强调重点，引起注意。‘常用的照应方式，一是题文照应，二是首尾照应，三是前后照应。
3.结构的基本形式
公文采用逻辑结构和时空结构两种结构方式来组织结构。
(1)横向组合结构
其思路是横向铺排的，或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属关系展开。
—简单‘列举式这是指围绕主旨，把选用的材料分类后，逐条逐项并列排出。条理清楚，简洁醒目。法规、规章及合同等条文式公文，常采用这种结构。
—总分条文式这种结构体现着领属关系或整体与部分的关系。有总有分，多为先总后分，也有的从总到分再到总，极少数是先分后总。常常是辐射式地展开结构，并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或者说明事物的一个方面。这种结构中心突出，层次分明，条理清楚，在正式文件中用得较多。
(2)纵向组合结构
—直叙式或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。这种结构比较单一，事情的来龙去脉很清楚，常用于内容单纯、叙事性强、时间性强的公文。
—递进式这是按事理的展开或认识过程来深化来安排结构的，可以循叙事—说理—结论或由浅入深层层推进，或提出问题—分析问题—解决问题。这种结构常用于说理性较强的公文，或者是针对问题解决问题的公文。
(3)纵横交叉结构
有些篇幅较长的公文不是单一结构，而是将前面两种结构交叉运用。但交叉不是杂乱无章，而是有主有从。或是以从为主，以横为辅，或是以横为主，以纵为辅。脉络、思路仍然十分清楚。
第二节常用公文写作
一、通告 （一）通告的分类
1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。
2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。
（二）通告的写作
1．规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。
2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。
——通告缘由通常用“为了„„，根据„„，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因；也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。
——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短；规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。
——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。 3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。
4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。
5.注意通告与公告的区别。
二、通知 （一）通知的特点和用途
1．应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。
2.有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。
3.有明显的时效性。通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文；转发上级机关的公文：转发同级机关的公文；转发不相隶属机关、单位的公文；发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项；传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。 （二）通知的分类
1.布置工作的通知即工作通知。
2.召开会议的通知即会议通知。
3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知；下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。
4.任免通知用于任免、聘用有关人员。
5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。 （三）通知的基本结构和写法
各类通知均可按以下结构来组织全文。
1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”（如会议通知、停电通知）外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。
2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。
3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文的结构大体说来，可以有三种写法：总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。
4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。
（四）撰写各类通知的注意事项
1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。它通常采用总分条文式结构。
例如：
四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知
各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：
9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议；9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。
一、深化认识。„„
二、明确任务。„„
三、突出重点。„„
四、发动群众。„„
五、增加投入。„„
六、确保质量。„„
七、加强领导。各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。各级领导要改进工作作风，深入第一线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。要继续在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。
一九九六年九月二十四日
（印章）
(1)通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景，概述情况，分析形势；或肯定成绩，指出问题；或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：或上述内容综合说明、阐述。总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。多数工作通知采用了总分思路，常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主旨。如上文。少数工作通知也采用了递进思路。一种是针对存在严重问题说明情况，分析存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题—分析问题—解决问题的递进思路将引言分为了三个层次。如下面例文。
国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：
《国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知》（国发[2000]32号）下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动（以下简称打假联合行动），有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到遏制，取得了阶段性成果。但是，由于历史和社会的诸多因素，假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。国务院决定，把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容，在前一阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合行动引向深入。为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事项通知如下：
一、明确分工，联合行动„„
二、地方负责，落实责任制„„
三、依法行政，严格执法„„
四、打防结合，综合治理„„
五、查处大案要素，抓好督促检查„„
打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动，是整顿和规范市场经济秩序的重大举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪，齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。
国务院办公厅
二○○一年五月七日
这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来，而是在解决问题的部分提出主旨（下面加点的语句）。这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论，又起到承上启下的作用，引出了下文通知事项的具体措施。
(2)通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。
一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。如上面例文就是这种写法。一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语（词组）提示本条内容范围。有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语（词组）。如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。
(3)通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。
2．会议通知
这类通知写法比较简单、灵活。一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如：
会议通知
经局长办公会商定，于5月20日（星期一）下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。请准时出席。
xx市人事局办公室
二○○二年五月十六日
一种是传阅式会议通知，受文对象不在正文开头，常在正文之后用“此致”引出受文对象，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。这种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。
3.批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章而发的，通知成了正件，原文件或规章成了附件。正件、附件一起，组成了完整的通知。
例如：
成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区（市）县人民政府：
市计委、市外经委《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》已经市政府同意，现批转给你们，请遵照执行。
二○○一年三月二十一日（印章）
《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》（略）
批转、转发性通知的正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明文件名称及原发文单位；批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单，一般写上“现将《xx（规章或管理规章名称）》 印发给你们，望认真贯彻执行”即可。有的还要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期，有的简要写明规章或规章制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。基层机关单位层层转发上级有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，结构显得累赘。可简化这种标题，省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。
例如：
××县粮食局转发《xx市粮食局转发＜省粮食局转发［国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知〕的通知）的通知》的通知可改写为《xx县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知的通知》，就简明多了。而在正文中可以写道：“近日，我们收到了省粮食局、市粮食局转发的《xx通知》”，这样，有利于上下级关系的协调。
4.任免通知其正文写法极为规范、单一，只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注意依法行文。
5.事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似，但用法又有不同。使用时要注意，这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要；少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
三、通报
（一）通报的特点及作用
通报具有知晓性和指导性的特点，它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。
具体说来，其作用是：
1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评，借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。
2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报，能及时交流信息，上情下达，促进上下级之间、有关部门之间相互了解。
（二）通报的分类 根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。
1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。
2.批评性通报用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。 3.情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以作为工作的参考。从写法上看，又可分直述式通报和转述式通报。直述式通报是作者直接叙述通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。转述式通报则是针对附件（如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等）所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。 （三）通报的写作
1．通报的一般结构
(1)标题有两种写法。一是公文标题；一是新闻式双标题，多是正题加副题，也可写为眉题加正题。前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。
(2)主送机关行文对象有专指的，写明主送机关；普发性的通报，也可不写主送机关，而在文后的发至范围中注明。 (3)正文各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的写法也有区别。正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结构。
(4)落款注明发文机关和成文日期。
2．表彰性通报的写作
这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。先进事迹在直述式通报中，这部分内容直接在通报正文中叙述，写得就详细些。在转述式通报中，这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中，就不再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上说明其意义，分析评议其精神实质。着重突出先进经验的通报，应在介绍先进事迹的基础上，归纳和论述其典型经验，以供人们效法、借鉴。文字要简明，不必过多议论。表彰决定要写得具体、准确，言简意明。希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望，更包括对有关方面和群众的希望和号召。要求要切实可行，符合实际；行文要有针对性，做到概括、鲜明，不千篇一律。
3．批评性通报的写作
这类通报的惩戒作用十分突出，除在一定范围内批评处理错误外，着重是要从中吸取教训，引起有关方面和干部群众警觉，以防止类似事件再发生。这类通报用于批评错误、公布处分决定的，篇幅较短。除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的，篇幅就要长些。正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分，可从写作意图和目的出发决定取舍详略。错误事实部分要围绕通报批评的主要问题，如实反映情况。在直述式通报中这部分要详写，在转述式通报中，错误事实一般在附件中已经说清楚了，通报正文对此则可从略，不必再重复赘述。错误原因和教训部分，一般要针对错误事实分析原因，点明实质，总结教训，指出危害。要写得准确中肯，实事求是，既不可无限上纲。分析评议要合情合理，令人信服。处理决定部分要简明扼要。要求和希望部分是针对错误及其教训，提出切实可行的改进措施和要求，告诫来者，教育大家。
4.情况通报的写作
这类通报内容集中，多为一事一报；写作比较灵活自如，结构因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行文要突出重点，抓住本质。无论是陈述情况的始末、发展过程，还是分析问题，都要不枝不蔓，语言要简洁、得体。
四、报告
（一）报告的用途 报告可用于陈述以下几方面事项：
1．定期或不定期地向上级汇报工作；
2.向上级反映情况；
3．答复上级机关的查询； 4.说明向上级机关报送文件、物品的情况。 （二）报告的分类
报告可从不同的角度分成各种类型。
1．按报告内容分类
工作报告用于向上级汇报工作进程，反映工作问题，总结工作经验教训。情况报告用于向上级反映情况，特别是反映调查了解到的重大情况、特殊情况、新情况，比较系统、全面地为上级机关和领导提供社情、民情等信息动态。答复报告用于答复上级机关的查询、提问；按要求如期汇报执行上级机关某项指示、意见的结果；回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询，交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况。
2.按报告写作范围分类
综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合、全面。专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性。实际工作中的报告大多是这种类型。综合报告与专题报告的划分有相对性，有时部门的综合报告对全局而言，就成了专题报告了。
（三）报告的一般结构和写作要求
1.标题有的报告因事情紧迫，还要在文种前加“紧急”二字，以便引起足够重视。如《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。 2．主送机关。
3.正文不同内容性质的报告，写法不尽相同，但正文结构一般由三部分构成。报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。若无必要也可略而不述。报告内容这是正文重点所在。内容较多时，可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料；也可按情况、经验、教训或问题的方方面面，以并列的横式结构安排材料，而且常分条列项使层次段落更分明。决不能在报告中夹带请示事项。报告结语各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。也可以不要结语。
4.落款写明发文机关和成文日期。
（四）各类报告正文的写法
1．工作报告它的正文内容，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排其层次结构。可标出序数分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。基本情况，可简要交代时间、背景和工作条件；主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会，这是对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括
出规律性的东西来，以便指导今后的工作；存在问题，是写出工作中的缺点与不足；基本教训，这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训；今后意见，是提出改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。例文：
四川省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告
国务院：
去冬今春是我省实施农田水利基本建设“治水兴蜀”战略方针的第二年。按照全国电视、电话会议的部署，我省狠抓了以水利建设为中心，以治水、改土、兴林、修路、办电、建园为主要内容的农田水利基本建设，取得了显著成绩。据统计，从1996年9月1日至于1997年3月底，全省累计投入劳动积累工13.25亿个，日最高峰上工人数达1900万人，共投入资金37.24亿元；累计完成土石方量9.12亿立方米；动工各类水利工程项目102万个，完成92万个，占动工数的92%；完成新增有效灌面67.7万亩，改善灌溉面积560.3万亩；新修江河堤防110.8公里解决了144万人、136万头牲畜的饮水困难；小水电新装机7.8万千瓦；新建微水工程24万多口、山平塘3182口、人工井114万口、救生高台162个；改造中低产田土178.44万亩，治理水土流失2457平方公里；完成成片植树造林166.5万亩，零星植树1.79亿株；新建县乡标美路1580公里；全省农机系统完成了7.45万台、77.5万千瓦提灌机械的修复改造，恢复改善灌面150万亩，新增提水控灌面积9.75万亩，冬蓄提水完成6.5亿立方。其主要做法和特点是：
一、领导重视，真抓实干„„
二、因地制宜，突出重点„„
首先，突出治水。
其次，实行山、水、田、林、路统一规则，综合治理，分类实施。
三、深化改革，增大投入„„
四、广泛宣传，持续发展„„
五、激励先进，开展竞赛„„
一九九七年x月x日（印章）
2．情况报告
情况报告常用于向上级汇报下列事项：
(1)严重的灾害、事故、案情、敌情；
(2)重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等；
(3)督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果；
(4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等；
(5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思； (6)其他重要的、特殊的、突发的新情况。
情况报告多数写成专题性报告，其写法不强求一律，但都要力求做到：
第一、内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。
第二、把情况和问题讲清楚，把事情的经过，原委、结果、性质写明白。
第三、若要提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的写作角度，不能在报告中夹带请示事项。 第四、理顺文章思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明。
第五、情况报告写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。
3．答复报告
答复报告的内容要注意针对性，有问必答，答其所问，以示负责。表述要明确、具体，语言要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。它的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题，要写得十分简要，有时一两句话即可说明。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又不要节外生枝，答非所问。正文写法比较灵活，或先写依据，后一并答复；或边写依据，边逐一答复。
4．报送报告
这类报告正文极为简单，有的甚至三言两语一篇，把情况说明就行。例如；“现送上我县参加《xx市首届妇女美术作品展览》的作品巧件及作者介绍资料11份。请查收。”至于向国务院法制局报送地方性法规和行政规章的备案报告，国务院办公厅则对其格式作了统一规定。
五、请示
（一）请示的用途
具体说来，遇到下列问题需要用请示行文。
1.对上级有关方针、政策、指示或法律、法规不够明确或有不同理解，需要上级机关作出明确解释和答复；
2.从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定作出变通处理，有待上级重新审定明确作答；
3.在工作中出现了新情况，新问题需要处理而又无章可循、无法可依，需要上级机关作出明确指示；
4.需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难；
5.按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示有关部门批准，无权自行处理的问题；
6工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。除此之外，凡自己职权范围的工作，经过努力能处理和解决好的问题、困难，应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。
（二）请示的写作
请示的结构是相对稳定的。
1.标题不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”；标题中的事由要明确，语言要简明。不宜写为“关于请求（或申请）xxxx的请示”，“请示”本身就含有请求、申请的意思了。
2.主送机关一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。
3.正文请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。在概述情况时，不能笼统、含糊；在陈述困难时，不能夸大事实。这部分仍然不是请示的重点所在，是为请示事项作铺垫的。因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。请示事项这是文章重点，是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。内容要具体，所提建议和要求要切实可行：用语要明确肯定，不能含糊其辞；若内容稍多时，可分条列项；语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定“怎么办，因既已“决定”就不必请示了。请示结语常用“妥否、请批复”、“特此请示，请予审定”、“请批准”“请审批”等惯用语。不要用“可否（妥否、当否），请批准”之类不合逻辑的用语作结。正文根据内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式、总分条文式。不论采用哪种结构，请示总是循请示原因—请示事项—请示要求的递进思路成文的。
（三）撰写请示的注意事项
1．内容力求单一，应一文一事。
2.制发请示时要注意与上下左右各方面的协调。请示不宜多头主送、多级主送，一般只主送一个直接上级。除领导直接交办的事项外，请示不得直接主送领导者个人，更不应同时主送多位领导，以免因违反行文制度或者领导批示的不尽一致而误时误事。请示一般不得越级上报。请示不得抄送一下级机关、单位，以免在上级作出批复表明态度前造成混乱。
3.注意请示与报告的区别。
4.正式印发请不送上级时，应在文头注明签发人、会签人姓名。
六、批复
（一）批复的特点
批复个显著特点就是有针对性。它总是针对下级机关、单位呈报的请示被动行文。上级决不会主动发出批复，总是下级有请示，上级才有批复。批复内容总是针对下级来文的请示事项作出答复的。批复事项紧扣请示事项明确作答，不能答非所问，复非所求，节外生枝。批复的主送对象一般就是请示的发文单位，有时甚至标题就体现出针对性而与其他公文不同。例如《国家税务总局关于中外合资企业北京中燕有限公司不享受“内资”福利企业税收优惠政策问题对北京市税务局的批复》，标题中就写明了受文机关。
（二）批复的写法
批复的结构和写法都比较稳定。
例如：
国务院关于同意四川省撤销温江县设立成都市温江区的批复
四川省人民政府：
你省《关于撤销温江县设置温江区的请示》（川府〔2001〕75号）收悉。同意撤销温江县，设立成都市温江区，以原温江县的行政区域为温江区的行政区域。区人民政府驻柳城镇。温江区的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置，所需经费和人员编制由你省自行解决。
国务院
二○○二年四月十四日 1.标题除按公文标题的通常写法外，还可把主送机关、单位写进标题。如前面提到的例子。
2.主送机关一般就是呈报请示来文的发文机关。
3.正文包括批复对象、批复事项和批复结语三部分。
(1)批复对象指批复所针对的请示事项。必须在正文开头引述来文的标题、文号，有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。引述应十分简练，一般都用一句话说清楚。
(2)批复事项是批复的主要部分，它要针对请示事项给予明确答复或具体指示。批复内容应一文一事。对一下级请示事项的答复，应态度鲜明，观点明确，语言简洁明了，不能模棱两可，含糊其辞，使下级无所适从。
(3)批复结语一般在正文末尾写上“特此批复”并加上句号。若紧缩写为“此复”，也要加卜句号。少数批复也在结语部分简要提出执行要求。正文视内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式（三部分各一段）、两段式（省去结语部分）或总分条文式结构。
4.落款注明发文机关、成文日期。
七、函
（一）函的用途 函的应用范围比较厂一泛，加之行文比较自由，印发方便，传递灵活，使用简便，因而使用频率亦较高。它可具体用于以下几个方面。
1．平级机关或不相隶属的机关单位之间的公务联系、往来；
2.向无上下级隶属关系的业务主管部门请示批准有关事项；
3.业务主管部门向无上下级隶属关系的机关单位答复审批事项；
4.机关单位对个人的公务联系，如答复群众来信之类；
5.上卜级机关之间涉及一些事务性的具体事项的联系、询问答复。
（二）函的分类 1．按照内容和用途，函可以分为以下几类。
(1)商洽函指用于平行机关单位之间和不相隶属机关单位之间商洽工作、联系有关事宜的函。例如商调干部、联系参观学习、查询或了解有关人和事、洽谈业务工作等。
(2)请批函指向平级的或不相隶属的业务主管部门制发的请求批准函，和业务主管部门向平级的或不相隶属的机关单位制发的审批函。有关机关、单位涉及部门业务工作，需向平级的或不相隶属的业务主管部门（例如人事局、财政局、税务局等等）请求批准，但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。同理，有关主管部门向平级的或不相隶属的机关单位批准、批复某些业务事项（例如干部录用、调动、经费拨付、税收减免等等），因无上下级的隶属关系而不宜用批复行文，也就应用复函了。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、批复，这是应该格外注意的。
(3)询问答复函指用于上下级机关之间互相询问答复处理有关具体问题的函。上下级机关之间问答某个具体问题，联系、告知或处理某项具体工作，而又不宜采用指示、通知、批复、报告、请示等文种时，则可使用函。
2.按照文面规格，函还可以分为公函和便函。公函的格式较为正规，它按信函式公文（函件）格式印制。便函的内容多涉及事务性的具体事项，格式更为灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函也常不列入正式文件处理。不少机关单位有专门的便函用纸或者便函本。
3.按照行文方向，函又可分为去函和复函。去函也叫来函，即是主动发出的函。复函则是回答来函、来文所提出的问题或事情，被动发出的函件。请求批准函如：
四川省国家安全厅关于请求批准录用1996年大中专毕业生的函
省人事厅：
根据《中共四川省委组织部、四川省人事厅关于1996年省级机关录用应届高校、中专校优秀毕业生的通知》（川人〔1996〕XX号）规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。
附件：录用审批材料24份
四川省国家安全厅
一九九六年三月二十五日
审批函例文：
四川省人民政府办公厅关于同意成都市城市房屋拆迁补偿评估管理暂行规定的函
成都市人民政府：
你市《关于报请制定城市房屋拆迁补偿评估办法的请示》（成府发〔2001〕222号）收悉。经省政府研究，现函复如下：
一、根据国务院《城市房屋拆迁管理条例》第二十四条：“货币补偿的金额，根据被拆迁房屋的区位、用途、建筑面积等因素，以房地产市场评估价格确定。具体办法由省、自治区、直辖市人民政府制定。”鉴于目前制定适用全省城市房屋拆迁补偿评估规定的条件尚不成熟，省政府原则同意成都市人民政府根据实际需要先行制定有关规定。
二、成都市人民政府制定城市房屋拆迁补偿评估规定时，应认真考虑和吸收省级有关部门提出的修改意见（修改稿附后），以利于与今后省政府制定的规定相衔接。同时，省人民政府的规定制定并发布后，成都市人民政府的规定内容如果与其有抵触或不一致的，应按省人民政府的规定执行。
附件：成都市城市房屋拆迁补偿评估管理暂行规定（修改稿）
四川省人民政府办公厅（印章）
二○○一年十二月二十日
（附件略）
（三）函的写作
1.标题可按公文的一般要求写。若是去函，标题中文种只写“函”；若是复函，则应写明“复函”。
2．主送机关。
3．正文
这是函的主干部分，不同类型、用途的函写法稍有不同。若是商洽函、询答函的去函，要把商洽的原委、询问的问题、告知的情况等，写得清楚简明，以便得到对方的支持、理解和回答。若是复函，一般要先引用来函标题，再引文号，或者在开头写明“某月某日关于某个问题的来函收悉”之类，然后针对来件询问的问题、商洽的工作给予明确答复，以示互相支持或认真负责。正文的语言要得体而有分寸，要对不同的行文对象采取不同的语气。要注意礼貌用语。正文结尾处要恰当运用习惯用语，如是去函可用“特此函告”、“请即函复”之类，也可写“清予支持（协助）”，并紧接“为感”、“为荷”、“为盼”等语。其后都要加句号。有的也可不要结尾语。请求批准函的正文，亦可写上“请批准”、“请子审批”之类结语，以表示对业务主管部门职权的尊重（但不宜写“请予指示”）。而审批函的结尾，则不必写上“特此批复”之类，而可写上“特此函复”之类结语，也表示对对方的尊重。例如：
四川省人事厅关于同意录用XXX等XX名同志为国家公务员的复函
省安全厅：
你厅《关于请求批准录用1996年大中专毕业生的函》（国安政〔1996〕18号）收悉。根据《中共四川省委组织部、四川省人事厅关干部分省级机关从1996年应届高校、中专校优秀毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》（川人〔1996〕xx号）的规定，经考试、考核合格，同意录用xxx筹xx名同志为国家公务员。
特此函复。
附：录用人员名单
四川省人事厅（印章）
一九九六年三月二十九日
（附件略）
八、会议纪要 （一）会议纪要的特点
1.内容的记实性它是在会议后期或者会后根据会议记录和各种会议材料整理而成的，注重真实、客观、准确、全面地反映会议情况和会议精神，不容随意深化、拔高。
2.表述的纪要性它不像会议记录那样对会议发言和会议内容逐一记载，它是对会议结果的择要归纳。 3.作用的限定性它只对与会单位、与会人员或者规定的有关方面有约束力，要求他们共同遵守、执行会议议定事项。若需在更大范围内发挥作用，则要由领导机关用“通知”下发执行。
（二）会议纪要的分类和作用
根据会议性质的不同，会议纪要可以分为两类：办公会议纪要、其他会议纪要。办公会议纪要用以传达机关、单位召开的办公会议研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关方面、有关人员共同遵守、执行。其他会议纪要指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、学术研究会等等会议形成的纪要。这类纪要，有的起通报会议情况的作用，使有关人员尽快知道会议的基本情况和主要精神；有的具有指导作用，它所传达的会议精神，是指导有关方面开展工作的。根据写法的不同，会议纪要又可分为决议式纪要、概述式（综合式）纪要和记录式纪要三种类型。
（三）办公会议纪要的写作
办公会议纪要由标题和正文两部分构成。标题常写成会议名称加纪要的形式，如《XX市政府2006年第X次办公会议纪要》，或者事由加纪要的形式，如《关于综合治理XX地段社会治安现场办公会纪要》。正文可以分为两部分。第一部分是会议组织情况。可以简要地逐一写出会议时间、地点、出席人员、主持人、列席人员、缺席人员、记录人等，有的还写明主要议题。办公会议纪要常用这种写法，以备查考，作为有关部门执行纪要的依据。如果与议决事项关系不大，这部分也可以写得更概括、简单一些，只概述一下主要的情况就行了。第二部分是会议议定事项，这是纪要的主要部分。要写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将采取的措施等。若会议涉及的内容较多，这部分可采用决议式的写法，分条列项，简明扼要、严谨有序地写明会议议决的事项。若研究的事项比较单一，这部分亦可采用概述式写法。从会议实际情况出发，办公会议纪要可一文数事。
（四）其他会议纪要的写作
这类会议纪要的标题，除可采用办公会议纪要标题的两种形式外，还可采用新闻式双标题，如《齐抓共管，综合治理——XX市青少年教育研究会纪要》。这类会议纪要的正文，包括会议组织情况和会议主要精神两部分。会议组织情况部分，通常采用概述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。会议主要精神部分，可以写会议召开的背景和对当时形势的简要分析、估计；会议的指导思想和议题；会议报告、讲话的主要精神要点，对会议议题的讨论情况和与会者的反映：会议形成的共识和会上提出的意见、建议（包括学术会上的各种不同意见）以及贯彻会议精神的要求等。这部分常采用概述式写法，用贯通式结构概括、综合地反映出会议主要精神和基本内容。也可采用决议式写法，用分条文、分部分或列小标题的形式，写明会议讨论的主要问题、研究的主要工作、形成的统一意见和作出的各项决定等。