XX 集团信息化系统项目（ERP ） 基础数据编码规则建议
金蝶软件（中国）有限公司
实施部
二零一零年七月
1 编码规则建议
在ERP 系统实施的过程中，编码规则的整理和确认是最基本、也是最重要的工作内容之一，一套完整的编码体系是整个ERP 项目成功实施的前提条件。一般而言，ERP 中的基础数据编码规则应由集团统一规划、梳理、确认，建立相应的文档规范，并成立专门的基础数据管理组织，确保集团基础数据统一规范，为集团的查询、对比、分析提供基础数据的支持。编码的原则是既满足集团和分公司管理的需求，又方便使用部门具体使用。考虑到ABC 集团涉及的行业种类多，业务核算复杂且数据分布部署，编码策略建议如下：
请注意：如下编码规则建议仅供参考，具体编码规则以ABC 集团制订的方案为准。
1.1 组织及岗位编码规则建议
一、各级集团及下属公司的编码规则建议：
（1）各级集团及下属公司编码规则建议：重要四字名称的4位首字母；
举例说明：北京ABC 国际实业投资有限公司：FDGJ
辽宁ABC 集团实业有限公司：LNFD
南昌xx 钢铁：NCGT
ABC 特钢：FDTG
乌兰浩特xx 钢铁有限公司：FDWG
ABC 特钢本部：TGBB
江西ABC 汽车悬架有限公司：XJJT
江西ABC 长力汽车零部件有限公司：JXCL
备注：大多数企业的组织编码会采用体现公司级次的方式，层层叠加，越下属的单位编码越长，由于ABC 集团从上到下最长有七级，例如北京ABC 国际-辽宁ABC-南昌钢铁-ABC 特钢-悬架集团-重庆板簧-济南板簧，编码太长，因此建议采用首字母的非常规编码方式。
二、部门编码规则
（1）编码规则：在公司编码基础上，一级部门编码加2位数字；二级部门编码在一级部门编码的基础上再加2位数字。大部门下划分小部门，需要在编码中体现层级关系。二级
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单位与部门编码规则一致
（2）编码长度：
（3）举例说明：ABC 特钢人力资源部：FDTG01 ABC 特钢人力资源部本部：FDTG0100 ABC 特钢财务部：FDTG02 焦化厂：FDTG10
ABC 特钢人力资源部薪酬考核科：FDTG0101
三、职位编码规则
（1）编码规则：在部门编码的基础上, 使用3位数字；
（2）编码长度：
（3）举例说明：ABC 特钢人力资源部部长FDTG0100001
ABC 特钢人力资源部薪酬考核科薪酬科长：FDTG0101003
备注：部门和职位增加编码前缀主要是防止各公司之间出现重码的现象；
建议各级本部（包括集团本部、、子集团本部、部门本部均采用末位00的编码方式）；
1.2 员工编码规则建议
（1）编码规则：员工采用6位纯数字编码。由集团总部人力资源部统一设置编号，各公司系统以此为标准设置人员编码。
（2）编码长度：6位；
（3）员工编码规则分配说明：
由集团总部人力资源部统一设置，按照二级单位分段（建议按照部署点统一规划）。 编码规则：
总 部：000001-099999
ABC 特钢：100000-199999
ABC 碳素：200000-299999
乌兰浩特钢铁有限公司：300000-399999
依次往下排
预 留：(新成立的公司)
1.3 科目编码规则建议
财务科目编码严格遵循国家有关规定；
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科目级次由关键用户确认（例如：分5级）；
科目级次的位数由关键用户确认（例如：4332）；
建议使用“. ”作为分隔符；
会计期间编码－顺序编码；
汇率编码－顺序编码；
币别编码--国际标准码；
金融机构、账户编码－顺序编码；
辅助核算项目编码－顺序编码；
1.4 客户编码规则建议
客户分类标准取决于客户管理的目标，目前企业的客户分类主要是按照营销系统的管理目标制订的，常见的分类标准主要有以下几种：
（一）按客户销售额或销售量进行划分。这种划分标准是国内企业常用的划分方式，一般是将企业拥有的客户按销售数量或销售金额方式进行划分，采用的方法是将客户在月度、季度或年度总销售额或销售量进行统计，再分别计算出每个客户的销售金额小计，合计各分类客户的销售额；计算出各客户在该分类中占分类销售额的比重及大客户在总客户销售额中的比重；运用适当方法把客户划分归类。比如：千万级客户、百万级客户、十万级客户、万元级客户、万元以下客户等。
（二）按照客户为企业提供的价值分类。我们大致把客户分成了3类，即大客户，中客户和小客户；或者分为战略客户、协议客户、普通客户等。一般也可以认为大客户是战略客户，协议客户是中型客户，普通客户是小型客户。
1．大型客户，能够给我们带来很大的价值，但是频率可能没有中型和小型的客户大，而且，可能这种价值是在未来才能实现的。因此要求我们要有眼光识得这种客户，而且我们需要有耐心开发未来的合作前景。
2．中型客户，虽然他们给我们带来的利润并没有大客户多，但这类客户给我们带来的当前价值是很大的，未来的潜在价值可能性很小。
3．小型客户，能带给我们的价值很小，虽然这部分客户数量很多，但流动性也很大，所以潜在利润也很小。
（三）按照企业产品类别进行客户分类有的企业在组织客户分类过程中，采取按照产
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品类别形式进行客户分类，比如，球团客户、生铁客户、钢坯客户、轧钢客户等，这种客户分类形式主要是根据客户对产品不同需求进行划分的，这种分类适用于对客户的产品管理、业务管理或服务管理。
1．企业如果采取按照产品类别进行客户分类，必须对企业所生产或经营的产品按照一定的规则，进行产品分类，作好产品分类的基础工作，通过非常清晰的产品分类，为下一步客户分类奠定基础。
2．企业依据产品分类目录表，将根据不同客户对产品的不同需求，组织客户分类工作，企业一旦采用产品类别划分客户类型，在以后的销售工作中，必然按照这种分类体系组织和统计各项数据。
3．当使用这种分类标准制订客户政策时，往往体现了公司的产品营销策略，产品价格政策、产品销售政策、产品宣传政策和产品促销政策都按照同一类型的客户制订，并且不会产生产品相互串货和压价倾销现象的产生，对于市场管理带来规范的有利条件。
4．但是，由于客户是按照产品类别划分的，这就容易出现业务操作的单一性、独立性的可能，在销售管理中，不容易利用有效的资源配置实现多种产品协同销售的结局，多数情况下是销售人员只负责自己的产品，而不会关心其他产品销售情况，即使在同一卖场看到了不良的情况，也不会主动提出来及时改进。
（四）按客户的区域进行划分。将客户按照所处的不同地域进行分类，这种分类方式的指导思想就是能够实现客户有效的管理思想方面，目前国内绝大多数企业都在采用这种客户分类方法，因为，企业在组织市场销售过程中，首先是考虑客户的地域性，采用国内行政区域划分规则，将客户划分为全国性客户、地区性客户，将全国性客户和地区性客户再进一步划分为省级、地市级，甚至县级和县以下客户。
1．按照客户区域划分类别的企业，应当对企业目前销售所辐射的地区进行有效地规划，采用行政区域划分法或经济区域划分法都可以，对划分好的行政销售区域或经济销售区域进行编号，确定区域名称、明确区域范围，这是客户区域划分的基础工作。
2．企业根据上述区域划分工作，将各类区域中的客户组织统计分析，或是将目前企业已经拥有的客户按照区域重新组织划分工作，只有将客户按照不同的区域定位后，才能明确客户区域管理的要求和规范，否则，企业销售渠道就会出现紊乱。
3．将客户按照区域划分后，紧接下来就是客户区域管理的规划，一般企业是按照客户所在区域范围的大小、客户数量多少、客户地理位置、客户重要程度安排产品管理、销售管
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理、运输管理、巡视管理等各项管理工作和人员安排。
4．这种分类由于主要是用来区分不同地区的管理，因此当用这种分类标准制订客户政策时，往往体现了公司的区域营销策略、市场涵盖与改进服务，更易确定区域内客户的准客户负责人及访问频率，改进市场和客户服务。销售人员可自己计划自己的活动，定期访问，使之保持长期关系，深入了解客户需求与问题。评价与控制，使区域业绩的评价和控制简单易行。还可以对比本区域的竞争情况。
5．采取客户区域划分的优点是：（1）客户识别：主要解决客户访问时间及各项资源的分配问题。对客户规模划分为A 、B 、C 、D 多类，再进行时间分配。大客户、一般客户和无利润客户等。（2）市场责任：避免重复工作，集中精力服务于特定的市场。（3）销售业绩评估：本区域内收集市场及客户信息比较容易，因此对业绩评估更客观、更公平，对改进工作更有针对性。（4）销售费用控制：合理设计访问路线节省大量销售费用，避免重复访问。考虑短期和长期效果。（5）客户关系：提高访问质量，有规律的销售访问可与客户保持良好的关系。成功来自于解决客户问题的能力。要有：识别问题和机会的能力、时间管理的技巧和销售技巧。
（五）按与客户的结算方式划分。目前国内企业还很少采用这种划分方式，按与客户的结算方式划分方法主要目的是企业强化管理控制诚信程度低、业绩不良的客户，防止企业资金出现坏账，但是，随着市场经济快速发展和市场操作不规范化运做，在实际业务进行过程中，出现很多客户不能及时付款提货，或是提货后经常赖账问题，所以，企业因此非常重视客户结算方式，对那些赖账和延期付款的客户加强控制和管理。
1．现金客户：企业将经常采用现金付款的客户划分为一类，针对这类客户，企业在管理方面应当给予更大的优惠政策，鼓励和促使客户长期保持使用现金付账，可以加快企业现金流量，提高资金周转效率，对这类客户企业应当倍加呵护。
2．预付款客户：企业的客户在采用预付款方式进货，可以讲一般是进货数量比较大的客户，尽管客户已经打过部分货款，但是，企业一旦给该客户发货，后期就是货款结算的时间控制和结款数额控制的问题，所以，按照不同客户结款时间和结款数额组织管理分类，就能很快将不良客户分析出来，便于企业对资金使用的管理和避免一定的风险。
3．赊销客户：对这种类型的客户，需要采取支付情况的调查，应注意付款时间、付款构成、支付方式、支付态度、票据行为、银行账户以及是否受过银行的强制性处分等。企业在实际业务操作中应当减少这种类型的行为和客户数量，因为赊销客户最容易给企业造成经
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济风险。
4．企业采取“按与客户的结算方式划分”这种方式，常常被用来管理企业与客户间的交易支付业务，它集中体现了公司的风险控制策略。
（六）按客户占用应收账款的时间或程度划分。这种客户分类标准最终目的是企业对客户在资金方面实施跟踪管理的有效手段，企业也只有采取客户应收账款划分，才能及时发现资金流失问题，一般企业采取三种类型对客户分类，如无欠款客户、长期欠款客户、呆死账客户等。这种分类主要用于对客户的收账管理。客户按此分类不是最终目的，管理好企业资金是这种分类的目标，所以企业应当建立应收账款管理的具体方法，用得较多也是最易于操作的，是账龄分析法与分类管理ABC 法相结合的一种综合分析法。
1．首先应对企业的每一个客户进行分析，结合企业商（产）品销售流向不同地区的市场需求状况及市场变化的趋势，区分企业各客户的信誉等级，合理确定每一个客户的赊销额度和赊销期，努力把好第一关。
2．对应收账款按账龄进行分析。目前各企业在对客户进行账龄分析时用得较多的一般是采取编制账龄分析表。在编制账龄分析表时，应将所有的从债权确定之日起逾期的应收账款编入表中，同时应根据企业预期的资金周转率按月来确定账龄计算单位。在确定逾期金额时，如果每一笔业务都是相互独立的并可逐笔认定，确认起来就较为容易；当一个客户长期有业务往来而且并未间断时，虽然始终保持一定的欠款，只有当客户在最后一笔交易款逾期时，才将其所有发生的欠款转入到逾期的应收账款来进行管理。
3．结合应收账款账龄分析表，跟踪起来，进一步将企业逾期欠款按风险程度进行ABC 分类，即对到期未能及时收回的应收账款，首先应判断对方是否为恶意行为。把属客户恶意行为欠债不还的应收账款划分为A 类；把因客户经营不善或因资金被挪作他用等临时性经营困难而不能及时偿还的逾期应收账款划分为B 类；对因自然灾害或国家政策调整等客观环境因素发生较大变化等不可抗因素引起经营极度困难且扭转无望的逾期应收账款划分为C 类。然后分类采取不同的策略进行清理欠款。对A 类拖欠，应及时采取包括法律手段等措施加大力度进行催收；对B 类拖欠，可以要求客户采取一些补救措施，如重新与客户签订协议适当延长其付款时间但加收一定的逾期补偿等；对C 类拖欠，是作延缓信用期，还是让利一部分给对方而宁可少收一点了结该笔拖欠，要反复加以权衡后按企业制度规定上报进行处理。
（七）按客户所在行业划分。这种客户分类标准也是目前比较常用的一种分类标准，
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主要是企业要统计分析所销售产品能够在哪些行业使用，在每个行业内的具体销售情况如何。比如：电子行业、采掘行业、汽车行业、冶金行业等。
客户分类和编码规则原则上应该在集团内部统一，鉴于ABC 集团的特殊性和行业内的一般客户分类方法，有如下两种建议方案供参考：
不管是哪种方案，鉴于ABC 集团业务的多样化、地区分布以及集团信息化管理模式，客户分类有两个级次还是应该设置的，第一是要将客户分内部客户和外部客户，第二是客户分类要有部署点编码这一级次。
1.4.1 第一种方案
按照地区划分。如果这样分类那么在同一个部署点客户档案就是统一的，按照地区统计、分析数据的时候非常的方便，销售政策也可以按照地区来做。但是缺点也是有的，比如在同一地区由于客户跟公司交易金额不同、即给企业带来的价值不同要做不同的销售政策就比较麻烦。
● 集团将客户分为内部客户和外部客户两大类，内部客户主要是集团内部单位有往来
销售业务的作为内部客户管理；外部客户就是内部客户以外的所有客户；这样分类的好处是能够很清晰的分析内部客户交易数据、外部客户交易数据；编码位数一般一位就够了。
● 对于外部客户集团可以按照省份的行政区域划分，而且集团也只划分到省份这一
级；省份编码一般位数为两位。
● 各部署点可在集团分类的基础上进一步细化外部客户的分类，可以划分到市，直辖
市可以划分到区；市或区的编码一般建议位数为两位；具体分子公司根据相应部署点分配下来的分类下直接增加客户档案。客户最终编码需要根据板块考虑客户的数据量，建议在3-5位，不能太少，至少应该考虑3－5年的发展速度。
● 内部客户：为保证业务系统及内部交易的实现，内部客户必须集团统一编码。编码
总体位数3-5位即可。
● 为了保证各个部署点不出现重码的情况（即不同的部署点在某个省市都有客户），
那么建议每个部署点也留一位编码。
那么这种方案的编码规则总体如下：
编码采用：
客户总类＋省份编码＋部署点编码＋市区编码＋顺序码
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1位 2位 1位 2位 3-5位
图例：顺序码以四位为例
0001„„顺序码：江西南昌高强实业有限公司
01 „„城市编码：南昌市
2 „„部署点编码：方大特钢
15 „„省份编码：江西
1 „„客户总类：外部客户
该客户的编码为：1152010001
客户分类为：115201
1.4.2 第二种方案
按照业务往来能够给企业带来的价值分类。这种分类方法的好处在于可以直接根据客户分类制订相应的销售策略、销售政策等，但是缺点也比较明显，那就是刚接触的客户很难准确定位是战略客户还是普通客户，而且有可能存在一个客户在A 公司是战略客户，而在B 公司却是普通客户，而A 公司和B 公司都是一个板块的，甚至还可能存在一个客户在一个公司内在A 类产品是战略客户，而在B 类产品却是协议客户，因此这样在客户档案维护的时候就无法维护了。
● 集团将客户分为内部客户和外部客户两大类，内部客户主要是集团内部单位有往来
销售业务的作为内部客户管理；外部客户就是内部客户以外的所有客户；这样分类的好处是能够很清晰的分析内部客户交易数据、外部客户交易数据；编码位数一般一位就够了。
● 对于外部客户集团可以按照客户业务往来给企业带来的价值分，比如战略客户、协
议客户、普通客户等；本级编码一般位数为一位就可以。
● 为了保证各个部署点不出现重码的情况（即不同的部署点在某个省市都有客户），
那么建议每个部署点也留一位编码。
● 客户最终编码需要根据板块考虑客户的数据量，建议在3-5位，不能太少，至少应
该考虑3－5年的发展速度。
● 内部客户：为保证业务系统及内部交易的实现，内部客户必须集团统一编码。编码
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总体位数3-5位即可。
那么这种方案的编码规则总体如下：
编码采用：
客户总类＋客户大类＋部署点编码＋顺序码
1位 1位 1位 4-7位
图例：顺序码以5位为例
00001„„顺序码：江
西南昌高强实业有限公
司
„„部署点编码：方大特钢
3„„省份编码：江西
1 „„客户总类：外部客户
该客户的编码为：13200001
客户分类为：132
1.5 供应商编码规则建议
供应商分类规则一般跟客户分类规则类似，一般情况下经常用到的分类方法包括按行政区域（北京、上海等）、供应商供货范围所属类别（主要材料、辅助材料、备件、劳保、消防器材等），供应商所属行业（冶金行业、汽车行业、电子行业等）、供应商供货渠道（经销商、直销商、个体户等）等，以及其它一些分类规则。每种分类都有其优点和缺点，可参考客户分类标准具体的介绍来对应分析供应商分类规则的优缺点。供应商的分类和编码规则原则上应该在集团内部统一，鉴于ABC 集团的特殊性，建议如下：
● 供应商分类：集团将供应商分为1-内部供应商、2-外部供应商两个大类，各部署点
可在集团分类的基础上进一步细化外部供应商的分类；
● 内部供应商：为保证业务系统及内部交易的实现，内部供应商必须集团统一编码 ● 外部供应商：为保证部署点数据资料的抽取、查看，建议外部供应商的编码按照部
署点进行统一，（即：部署点内编码统一），同时供应商采用前缀区分(例如：添加字母) ，防止各部署点间出现重码现象。
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1.6 物料编码规则建议
1.6.1 物料编码的作用
数据的整理、编码和录入是系统在企业实施ERP 的拦路虎，有人将企业管理信息系统的工作量说成" 三分技术、七分实施、十二分数据" ，一点不过分。数据整理与编码是整个ERP 系统实施的基础，数据整理就包括物料编码与资料录入。
物料编码的作用是：
● 编码是系统惟一识别某个、某类信息的依据
● 编码是进行信息分类、校核、合计、检索的关键字
● 编码是系统化、标准化、逻辑化的有效手段
● 物料编码又是MRP 、库存准确性的依据
1.6.2 定义
物料编码实际上就是对ERP 系统中的某一种物料进行相应唯一标识的符号。
1.6.3 编码工作的组织
方式一：
设立编码小组，一般由设计部门、生产部、设备部、物资管理部、财务部联合抽调人员组成。这种方式比较正规，能够避免物料编码重复等问题，但历时时间长。
方式二：
由各部门自行负责所管辖物料的编码。这种方式比较灵活，但很容易造成物料编码重复、漏编等问题。
1.6.4 编码原则
1. 一义性：物料(零件) 的编码的功能就是唯一识别这个物料(零件) ，不能有两个或
多个物料编号共用一个编号，或者一个物料有多种编号。
2. 扩充性：尽量不要在编码中描述这个物料(零件) 的任何可能变化的属性。比如：不
要把“存放地点”作为一个识别号编入 物料编码 之中。
3. 整体性：物料编号必须覆盖所有的物料，有物料就必须有编号。
4. 易用性：物料编号最好易于识别，具有适当的助记和简单分类的功能。
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5. 通用性：对于有行业、国家和国际标准、习惯用法的，应尽量采用，以方便同外界
交流。
1.6.5 物料编码方法
规则
编码采用：
物料总类＋物料大类＋物料种类＋物料小类＋顺序码
1位 2位 2位 2位 2－3位
图例：
001 „„顺序码：上海包钢产
01 „„物料小类：φ30X3000
04 „„物料中类：圆钢
01 „„物料大类：钢材类
01 „„物料总类：辅助材料
该物料的物料编码为：[1**********]
物料分类为：01010401
第一级为大类编码：
辅材/备品备件为：3 原材料为：2 产成品为：1
如果一种物料既是产品又是原料，那么，根据以下2种原则来确定它的归类：
1. 根据出现的环节先后确定：比如，氯气，采购从外面采购回来，作为原料，同时又根据市场对于氯气的需求，有时又把它们销售出去，此时，根据本原则，应该把氯气归类到原料；
2. 根据使用的比重。比如：氯气，如果20％当原料，80％做销售，此时，应该把氯
气归类到产品；
第二级为具体分类：
原材料共分5类：
铁精粉 01 外矿02 煤炭制品03 辅助原材料04 其它原材料05
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三、四级为中类编码 ，未级为物料编码取四位：
三四级中类编码分类总表，由于物料复杂度的不同其分类级别可能不同。
同时应遵循一个原则：类下有子类不得直接编物料。
这种方法的优点：
● 编码保留有一定的意义，比如：可以看出属于xx 大类的物料…，对企业一般人员
来说，容易接受；
● 编码体系中没有包含可以变化的属性，比如：安装地点…
● 编码在8-12位之间，容易记忆；
缺点是：
● 有些物料不容易区分“总类”、大类、中类…；
● 编码的位数
编码位数一般在：8-12位之间。 物料总分类：** 2位 物料大类：** 2位 物料中类：** 2位 物料小类：** 2位 顺序码、区分码：***2-3位
● 编码举例
1． 首先确定物料的总分类，推荐如下：
01:原材料
02:产成品、在制品、联产品、副产品…
03:辅助材料
04:备品备件
…
2． 接着，确定在公司内部有几个大类(应充分注意所在行业的特点和国家、部已颁布的
分类标准或规定) ，比如：
01：钢材类
02：塑胶类
03：化工类
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04：五金标准件类
05：纸制品类……等。
注意：应特别注意到编码代码的扩容性问题。比如：两位是否足够；代码之间是紧密续接码的（04之后是05称为紧密续接码），还是跳码（01之后为10，10之后为20）。
3． 现在以01钢材类为例，在此大类中再确定有几个中类，比如：
01：角钢
02：型钢
03：板材
04：圆钢…等。
4． 以0104圆钢为例，在此中类中再确定有哪些小类（规格），比如：
01：φ30X3000
02：φ30X6000
03：φ60X6000„等。
5． 以010401：φ30X3000的圆钢为例，我们可以再加两位区别码, 比如：
01：表示上海宝钢产
02：表示北京首钢产„等。
注意：因为到了小类基本可以描述出这个物料，这两位区别码可以用来更细地区分出某种物料，比如：需要区分颜色、品牌、等级、产地„等，但应注意到如果加上区别码就成为两个不同的物料了。
6． 以上如果不能进行分类的可以用“0”补位。比如：
010401：φ30X3000的圆钢，如果不需要进行更细的区分(区分产地、等级等„) ，
那么它在系统中的正式编号是：01040100
7． 从以上分解，可以很清晰地看出所谓的物料种类“关联树形结构”。
其它类别的物料类似方法编制。
2 编码体系关键要素
规划好“基础数据的分类”是整个编码过程之中最重要的关键要素!
大类的划分一般要以财务核算的大类为基准再进行细分，尤其是物料分类。
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3 编码过程
3.1 建立组织
方式一：
一般物料编码设立编码小组，一般有设计部门、工艺科、物料部、财务部联合抽调人员组成。这种方式比较正规，能够避免物料编码重复等问题，但历时时间长。
其他基础数据一般由业务负责部门结合财务部门建立编码小组。
方式二：
由各部门自行负责所管辖物料的编码。这种方式比较灵活，但很容易造成物料编码重复、漏编等问题。
3.2 时间规划
根据企业基础数据的多少、部门的配合程度、现场实施的时间等各种因素，合理规划时间，以免出现项目组再次来现场时，基础数据还没有准备好。
一般建议是：在调研开始的同时，就进行基础数据的准备。一般准备周期为：1.5－2个月比较合适。
3.3 进行培训
对企业进行《编码规则》编制的人员进行《物料编码说明书》培训。
对具体编码的人员进行《编码规则》和《编码格式》培训。
3.4 下发物料档案格式
按部门分发基础数据的准备格式。建议：使用电子文档。并要求在规定的期限内完成。
3.5 收集
将各部门编制的基础数据收集上来，然后由编码小组并企业项目组两次审核，符合编码要求才可以确定该基础数据是系统上线可录入系统的数据。
3.6 录入
企业组织人员进行录入，并且将新旧编码做对比标识。
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3.7 核对、统一名称
对基础数据进行核对，重点检查：
1． 基础数据的分类是否合理
2． 基础数据是否完整，有无遗漏；
3． 基础数据编码是否有重复；
4． 基础数据名称是否重名；
5． 基础数据名称是否有错别字：比如：物料名称“0形圈、0型圈”，实际是一个东西；
6． 基础数据名称是否有增字和减字：比如：物料名称“垫圈、密封垫圈”；
7． 企业内部各部门的基础数据名称是否有不同的叫法，必须统一；
8． 针对物料档案企业内部和供应商、客户的物料名称是否有不同的叫法，尽量统一。 注意：基础数据核对的工作一定要严谨，业务部门或编码小组必须要仔细核对，企业项目组也必须要仔细核对。
3.8 提交检查
最迟在项目初始化之前的2周，应该将基础数据提交给金蝶项目组进行检查，以发现隐含的问题。
4 编码容易犯的错误
● 同名异码，异名同码，尤其是物料档案，一码多物、多物一码的情况一定要避免。 ● 总是想将信息的各种属性都在编码中体现。比如：物料编码的种类、产地、颜色、
尺寸、包装、安装地点…，等各类信息全部想体现在编码之中，导致编码过于复杂。 ● 将编码设计的很长，一般情况下，8－12位比较适宜。代码的长度能短尽量短。 ● 每一个需要编码对象在系统中只能存在一个编码（唯一性）。不管在财务系统、还
是在其他系统，同一个名称就应该是一个编码。比如物料不管这种物料存在A 库，还是B 库，也应该是同一个编码。
● 一个基础数据一旦确定编码，并输入系统，并被使用后，就不能修改；确实由于特
殊情况需要修改的，必须经过项目组和公司领导同意才可以修改。
● 编码应当是唯一的识别符，而不是描述符，编码代码只是为了识别而用，不应是形
容、描述的形容词。
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5 编码汇编成册
在编码体系基本确定之后，应该将所有的编码汇编成册，并分发到相关部门，以方便使用者参照使用。
6 ERP 系统使用之后编码体系的维护
一般情况下，由ERP 系统管理员或编码小组统一进行ERP 系统中的编码输入、修改和增加。
如果有新的基础数据，由业务部门提出《基础数据编码申请》，经过权责部门按照《基础数据编码体系》确定的规则进行编码，之后提交ERP 系统管理员或编码小组输入到系统中。
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XX 集团信息化系统项目（ERP ） 基础数据编码规则建议
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二零一零年七月
1 编码规则建议
在ERP 系统实施的过程中，编码规则的整理和确认是最基本、也是最重要的工作内容之一，一套完整的编码体系是整个ERP 项目成功实施的前提条件。一般而言，ERP 中的基础数据编码规则应由集团统一规划、梳理、确认，建立相应的文档规范，并成立专门的基础数据管理组织，确保集团基础数据统一规范，为集团的查询、对比、分析提供基础数据的支持。编码的原则是既满足集团和分公司管理的需求，又方便使用部门具体使用。考虑到ABC 集团涉及的行业种类多，业务核算复杂且数据分布部署，编码策略建议如下：
请注意：如下编码规则建议仅供参考，具体编码规则以ABC 集团制订的方案为准。
1.1 组织及岗位编码规则建议
一、各级集团及下属公司的编码规则建议：
（1）各级集团及下属公司编码规则建议：重要四字名称的4位首字母；
举例说明：北京ABC 国际实业投资有限公司：FDGJ
辽宁ABC 集团实业有限公司：LNFD
南昌xx 钢铁：NCGT
ABC 特钢：FDTG
乌兰浩特xx 钢铁有限公司：FDWG
ABC 特钢本部：TGBB
江西ABC 汽车悬架有限公司：XJJT
江西ABC 长力汽车零部件有限公司：JXCL
备注：大多数企业的组织编码会采用体现公司级次的方式，层层叠加，越下属的单位编码越长，由于ABC 集团从上到下最长有七级，例如北京ABC 国际-辽宁ABC-南昌钢铁-ABC 特钢-悬架集团-重庆板簧-济南板簧，编码太长，因此建议采用首字母的非常规编码方式。
二、部门编码规则
（1）编码规则：在公司编码基础上，一级部门编码加2位数字；二级部门编码在一级部门编码的基础上再加2位数字。大部门下划分小部门，需要在编码中体现层级关系。二级
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单位与部门编码规则一致
（2）编码长度：
（3）举例说明：ABC 特钢人力资源部：FDTG01 ABC 特钢人力资源部本部：FDTG0100 ABC 特钢财务部：FDTG02 焦化厂：FDTG10
ABC 特钢人力资源部薪酬考核科：FDTG0101
三、职位编码规则
（1）编码规则：在部门编码的基础上, 使用3位数字；
（2）编码长度：
（3）举例说明：ABC 特钢人力资源部部长FDTG0100001
ABC 特钢人力资源部薪酬考核科薪酬科长：FDTG0101003
备注：部门和职位增加编码前缀主要是防止各公司之间出现重码的现象；
建议各级本部（包括集团本部、、子集团本部、部门本部均采用末位00的编码方式）；
1.2 员工编码规则建议
（1）编码规则：员工采用6位纯数字编码。由集团总部人力资源部统一设置编号，各公司系统以此为标准设置人员编码。
（2）编码长度：6位；
（3）员工编码规则分配说明：
由集团总部人力资源部统一设置，按照二级单位分段（建议按照部署点统一规划）。 编码规则：
总 部：000001-099999
ABC 特钢：100000-199999
ABC 碳素：200000-299999
乌兰浩特钢铁有限公司：300000-399999
依次往下排
预 留：(新成立的公司)
1.3 科目编码规则建议
财务科目编码严格遵循国家有关规定；
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科目级次由关键用户确认（例如：分5级）；
科目级次的位数由关键用户确认（例如：4332）；
建议使用“. ”作为分隔符；
会计期间编码－顺序编码；
汇率编码－顺序编码；
币别编码--国际标准码；
金融机构、账户编码－顺序编码；
辅助核算项目编码－顺序编码；
1.4 客户编码规则建议
客户分类标准取决于客户管理的目标，目前企业的客户分类主要是按照营销系统的管理目标制订的，常见的分类标准主要有以下几种：
（一）按客户销售额或销售量进行划分。这种划分标准是国内企业常用的划分方式，一般是将企业拥有的客户按销售数量或销售金额方式进行划分，采用的方法是将客户在月度、季度或年度总销售额或销售量进行统计，再分别计算出每个客户的销售金额小计，合计各分类客户的销售额；计算出各客户在该分类中占分类销售额的比重及大客户在总客户销售额中的比重；运用适当方法把客户划分归类。比如：千万级客户、百万级客户、十万级客户、万元级客户、万元以下客户等。
（二）按照客户为企业提供的价值分类。我们大致把客户分成了3类，即大客户，中客户和小客户；或者分为战略客户、协议客户、普通客户等。一般也可以认为大客户是战略客户，协议客户是中型客户，普通客户是小型客户。
1．大型客户，能够给我们带来很大的价值，但是频率可能没有中型和小型的客户大，而且，可能这种价值是在未来才能实现的。因此要求我们要有眼光识得这种客户，而且我们需要有耐心开发未来的合作前景。
2．中型客户，虽然他们给我们带来的利润并没有大客户多，但这类客户给我们带来的当前价值是很大的，未来的潜在价值可能性很小。
3．小型客户，能带给我们的价值很小，虽然这部分客户数量很多，但流动性也很大，所以潜在利润也很小。
（三）按照企业产品类别进行客户分类有的企业在组织客户分类过程中，采取按照产
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品类别形式进行客户分类，比如，球团客户、生铁客户、钢坯客户、轧钢客户等，这种客户分类形式主要是根据客户对产品不同需求进行划分的，这种分类适用于对客户的产品管理、业务管理或服务管理。
1．企业如果采取按照产品类别进行客户分类，必须对企业所生产或经营的产品按照一定的规则，进行产品分类，作好产品分类的基础工作，通过非常清晰的产品分类，为下一步客户分类奠定基础。
2．企业依据产品分类目录表，将根据不同客户对产品的不同需求，组织客户分类工作，企业一旦采用产品类别划分客户类型，在以后的销售工作中，必然按照这种分类体系组织和统计各项数据。
3．当使用这种分类标准制订客户政策时，往往体现了公司的产品营销策略，产品价格政策、产品销售政策、产品宣传政策和产品促销政策都按照同一类型的客户制订，并且不会产生产品相互串货和压价倾销现象的产生，对于市场管理带来规范的有利条件。
4．但是，由于客户是按照产品类别划分的，这就容易出现业务操作的单一性、独立性的可能，在销售管理中，不容易利用有效的资源配置实现多种产品协同销售的结局，多数情况下是销售人员只负责自己的产品，而不会关心其他产品销售情况，即使在同一卖场看到了不良的情况，也不会主动提出来及时改进。
（四）按客户的区域进行划分。将客户按照所处的不同地域进行分类，这种分类方式的指导思想就是能够实现客户有效的管理思想方面，目前国内绝大多数企业都在采用这种客户分类方法，因为，企业在组织市场销售过程中，首先是考虑客户的地域性，采用国内行政区域划分规则，将客户划分为全国性客户、地区性客户，将全国性客户和地区性客户再进一步划分为省级、地市级，甚至县级和县以下客户。
1．按照客户区域划分类别的企业，应当对企业目前销售所辐射的地区进行有效地规划，采用行政区域划分法或经济区域划分法都可以，对划分好的行政销售区域或经济销售区域进行编号，确定区域名称、明确区域范围，这是客户区域划分的基础工作。
2．企业根据上述区域划分工作，将各类区域中的客户组织统计分析，或是将目前企业已经拥有的客户按照区域重新组织划分工作，只有将客户按照不同的区域定位后，才能明确客户区域管理的要求和规范，否则，企业销售渠道就会出现紊乱。
3．将客户按照区域划分后，紧接下来就是客户区域管理的规划，一般企业是按照客户所在区域范围的大小、客户数量多少、客户地理位置、客户重要程度安排产品管理、销售管
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理、运输管理、巡视管理等各项管理工作和人员安排。
4．这种分类由于主要是用来区分不同地区的管理，因此当用这种分类标准制订客户政策时，往往体现了公司的区域营销策略、市场涵盖与改进服务，更易确定区域内客户的准客户负责人及访问频率，改进市场和客户服务。销售人员可自己计划自己的活动，定期访问，使之保持长期关系，深入了解客户需求与问题。评价与控制，使区域业绩的评价和控制简单易行。还可以对比本区域的竞争情况。
5．采取客户区域划分的优点是：（1）客户识别：主要解决客户访问时间及各项资源的分配问题。对客户规模划分为A 、B 、C 、D 多类，再进行时间分配。大客户、一般客户和无利润客户等。（2）市场责任：避免重复工作，集中精力服务于特定的市场。（3）销售业绩评估：本区域内收集市场及客户信息比较容易，因此对业绩评估更客观、更公平，对改进工作更有针对性。（4）销售费用控制：合理设计访问路线节省大量销售费用，避免重复访问。考虑短期和长期效果。（5）客户关系：提高访问质量，有规律的销售访问可与客户保持良好的关系。成功来自于解决客户问题的能力。要有：识别问题和机会的能力、时间管理的技巧和销售技巧。
（五）按与客户的结算方式划分。目前国内企业还很少采用这种划分方式，按与客户的结算方式划分方法主要目的是企业强化管理控制诚信程度低、业绩不良的客户，防止企业资金出现坏账，但是，随着市场经济快速发展和市场操作不规范化运做，在实际业务进行过程中，出现很多客户不能及时付款提货，或是提货后经常赖账问题，所以，企业因此非常重视客户结算方式，对那些赖账和延期付款的客户加强控制和管理。
1．现金客户：企业将经常采用现金付款的客户划分为一类，针对这类客户，企业在管理方面应当给予更大的优惠政策，鼓励和促使客户长期保持使用现金付账，可以加快企业现金流量，提高资金周转效率，对这类客户企业应当倍加呵护。
2．预付款客户：企业的客户在采用预付款方式进货，可以讲一般是进货数量比较大的客户，尽管客户已经打过部分货款，但是，企业一旦给该客户发货，后期就是货款结算的时间控制和结款数额控制的问题，所以，按照不同客户结款时间和结款数额组织管理分类，就能很快将不良客户分析出来，便于企业对资金使用的管理和避免一定的风险。
3．赊销客户：对这种类型的客户，需要采取支付情况的调查，应注意付款时间、付款构成、支付方式、支付态度、票据行为、银行账户以及是否受过银行的强制性处分等。企业在实际业务操作中应当减少这种类型的行为和客户数量，因为赊销客户最容易给企业造成经
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济风险。
4．企业采取“按与客户的结算方式划分”这种方式，常常被用来管理企业与客户间的交易支付业务，它集中体现了公司的风险控制策略。
（六）按客户占用应收账款的时间或程度划分。这种客户分类标准最终目的是企业对客户在资金方面实施跟踪管理的有效手段，企业也只有采取客户应收账款划分，才能及时发现资金流失问题，一般企业采取三种类型对客户分类，如无欠款客户、长期欠款客户、呆死账客户等。这种分类主要用于对客户的收账管理。客户按此分类不是最终目的，管理好企业资金是这种分类的目标，所以企业应当建立应收账款管理的具体方法，用得较多也是最易于操作的，是账龄分析法与分类管理ABC 法相结合的一种综合分析法。
1．首先应对企业的每一个客户进行分析，结合企业商（产）品销售流向不同地区的市场需求状况及市场变化的趋势，区分企业各客户的信誉等级，合理确定每一个客户的赊销额度和赊销期，努力把好第一关。
2．对应收账款按账龄进行分析。目前各企业在对客户进行账龄分析时用得较多的一般是采取编制账龄分析表。在编制账龄分析表时，应将所有的从债权确定之日起逾期的应收账款编入表中，同时应根据企业预期的资金周转率按月来确定账龄计算单位。在确定逾期金额时，如果每一笔业务都是相互独立的并可逐笔认定，确认起来就较为容易；当一个客户长期有业务往来而且并未间断时，虽然始终保持一定的欠款，只有当客户在最后一笔交易款逾期时，才将其所有发生的欠款转入到逾期的应收账款来进行管理。
3．结合应收账款账龄分析表，跟踪起来，进一步将企业逾期欠款按风险程度进行ABC 分类，即对到期未能及时收回的应收账款，首先应判断对方是否为恶意行为。把属客户恶意行为欠债不还的应收账款划分为A 类；把因客户经营不善或因资金被挪作他用等临时性经营困难而不能及时偿还的逾期应收账款划分为B 类；对因自然灾害或国家政策调整等客观环境因素发生较大变化等不可抗因素引起经营极度困难且扭转无望的逾期应收账款划分为C 类。然后分类采取不同的策略进行清理欠款。对A 类拖欠，应及时采取包括法律手段等措施加大力度进行催收；对B 类拖欠，可以要求客户采取一些补救措施，如重新与客户签订协议适当延长其付款时间但加收一定的逾期补偿等；对C 类拖欠，是作延缓信用期，还是让利一部分给对方而宁可少收一点了结该笔拖欠，要反复加以权衡后按企业制度规定上报进行处理。
（七）按客户所在行业划分。这种客户分类标准也是目前比较常用的一种分类标准，
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主要是企业要统计分析所销售产品能够在哪些行业使用，在每个行业内的具体销售情况如何。比如：电子行业、采掘行业、汽车行业、冶金行业等。
客户分类和编码规则原则上应该在集团内部统一，鉴于ABC 集团的特殊性和行业内的一般客户分类方法，有如下两种建议方案供参考：
不管是哪种方案，鉴于ABC 集团业务的多样化、地区分布以及集团信息化管理模式，客户分类有两个级次还是应该设置的，第一是要将客户分内部客户和外部客户，第二是客户分类要有部署点编码这一级次。
1.4.1 第一种方案
按照地区划分。如果这样分类那么在同一个部署点客户档案就是统一的，按照地区统计、分析数据的时候非常的方便，销售政策也可以按照地区来做。但是缺点也是有的，比如在同一地区由于客户跟公司交易金额不同、即给企业带来的价值不同要做不同的销售政策就比较麻烦。
● 集团将客户分为内部客户和外部客户两大类，内部客户主要是集团内部单位有往来
销售业务的作为内部客户管理；外部客户就是内部客户以外的所有客户；这样分类的好处是能够很清晰的分析内部客户交易数据、外部客户交易数据；编码位数一般一位就够了。
● 对于外部客户集团可以按照省份的行政区域划分，而且集团也只划分到省份这一
级；省份编码一般位数为两位。
● 各部署点可在集团分类的基础上进一步细化外部客户的分类，可以划分到市，直辖
市可以划分到区；市或区的编码一般建议位数为两位；具体分子公司根据相应部署点分配下来的分类下直接增加客户档案。客户最终编码需要根据板块考虑客户的数据量，建议在3-5位，不能太少，至少应该考虑3－5年的发展速度。
● 内部客户：为保证业务系统及内部交易的实现，内部客户必须集团统一编码。编码
总体位数3-5位即可。
● 为了保证各个部署点不出现重码的情况（即不同的部署点在某个省市都有客户），
那么建议每个部署点也留一位编码。
那么这种方案的编码规则总体如下：
编码采用：
客户总类＋省份编码＋部署点编码＋市区编码＋顺序码
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1位 2位 1位 2位 3-5位
图例：顺序码以四位为例
0001„„顺序码：江西南昌高强实业有限公司
01 „„城市编码：南昌市
2 „„部署点编码：方大特钢
15 „„省份编码：江西
1 „„客户总类：外部客户
该客户的编码为：1152010001
客户分类为：115201
1.4.2 第二种方案
按照业务往来能够给企业带来的价值分类。这种分类方法的好处在于可以直接根据客户分类制订相应的销售策略、销售政策等，但是缺点也比较明显，那就是刚接触的客户很难准确定位是战略客户还是普通客户，而且有可能存在一个客户在A 公司是战略客户，而在B 公司却是普通客户，而A 公司和B 公司都是一个板块的，甚至还可能存在一个客户在一个公司内在A 类产品是战略客户，而在B 类产品却是协议客户，因此这样在客户档案维护的时候就无法维护了。
● 集团将客户分为内部客户和外部客户两大类，内部客户主要是集团内部单位有往来
销售业务的作为内部客户管理；外部客户就是内部客户以外的所有客户；这样分类的好处是能够很清晰的分析内部客户交易数据、外部客户交易数据；编码位数一般一位就够了。
● 对于外部客户集团可以按照客户业务往来给企业带来的价值分，比如战略客户、协
议客户、普通客户等；本级编码一般位数为一位就可以。
● 为了保证各个部署点不出现重码的情况（即不同的部署点在某个省市都有客户），
那么建议每个部署点也留一位编码。
● 客户最终编码需要根据板块考虑客户的数据量，建议在3-5位，不能太少，至少应
该考虑3－5年的发展速度。
● 内部客户：为保证业务系统及内部交易的实现，内部客户必须集团统一编码。编码
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总体位数3-5位即可。
那么这种方案的编码规则总体如下：
编码采用：
客户总类＋客户大类＋部署点编码＋顺序码
1位 1位 1位 4-7位
图例：顺序码以5位为例
00001„„顺序码：江
西南昌高强实业有限公
司
„„部署点编码：方大特钢
3„„省份编码：江西
1 „„客户总类：外部客户
该客户的编码为：13200001
客户分类为：132
1.5 供应商编码规则建议
供应商分类规则一般跟客户分类规则类似，一般情况下经常用到的分类方法包括按行政区域（北京、上海等）、供应商供货范围所属类别（主要材料、辅助材料、备件、劳保、消防器材等），供应商所属行业（冶金行业、汽车行业、电子行业等）、供应商供货渠道（经销商、直销商、个体户等）等，以及其它一些分类规则。每种分类都有其优点和缺点，可参考客户分类标准具体的介绍来对应分析供应商分类规则的优缺点。供应商的分类和编码规则原则上应该在集团内部统一，鉴于ABC 集团的特殊性，建议如下：
● 供应商分类：集团将供应商分为1-内部供应商、2-外部供应商两个大类，各部署点
可在集团分类的基础上进一步细化外部供应商的分类；
● 内部供应商：为保证业务系统及内部交易的实现，内部供应商必须集团统一编码 ● 外部供应商：为保证部署点数据资料的抽取、查看，建议外部供应商的编码按照部
署点进行统一，（即：部署点内编码统一），同时供应商采用前缀区分(例如：添加字母) ，防止各部署点间出现重码现象。
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1.6 物料编码规则建议
1.6.1 物料编码的作用
数据的整理、编码和录入是系统在企业实施ERP 的拦路虎，有人将企业管理信息系统的工作量说成" 三分技术、七分实施、十二分数据" ，一点不过分。数据整理与编码是整个ERP 系统实施的基础，数据整理就包括物料编码与资料录入。
物料编码的作用是：
● 编码是系统惟一识别某个、某类信息的依据
● 编码是进行信息分类、校核、合计、检索的关键字
● 编码是系统化、标准化、逻辑化的有效手段
● 物料编码又是MRP 、库存准确性的依据
1.6.2 定义
物料编码实际上就是对ERP 系统中的某一种物料进行相应唯一标识的符号。
1.6.3 编码工作的组织
方式一：
设立编码小组，一般由设计部门、生产部、设备部、物资管理部、财务部联合抽调人员组成。这种方式比较正规，能够避免物料编码重复等问题，但历时时间长。
方式二：
由各部门自行负责所管辖物料的编码。这种方式比较灵活，但很容易造成物料编码重复、漏编等问题。
1.6.4 编码原则
1. 一义性：物料(零件) 的编码的功能就是唯一识别这个物料(零件) ，不能有两个或
多个物料编号共用一个编号，或者一个物料有多种编号。
2. 扩充性：尽量不要在编码中描述这个物料(零件) 的任何可能变化的属性。比如：不
要把“存放地点”作为一个识别号编入 物料编码 之中。
3. 整体性：物料编号必须覆盖所有的物料，有物料就必须有编号。
4. 易用性：物料编号最好易于识别，具有适当的助记和简单分类的功能。
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5. 通用性：对于有行业、国家和国际标准、习惯用法的，应尽量采用，以方便同外界
交流。
1.6.5 物料编码方法
规则
编码采用：
物料总类＋物料大类＋物料种类＋物料小类＋顺序码
1位 2位 2位 2位 2－3位
图例：
001 „„顺序码：上海包钢产
01 „„物料小类：φ30X3000
04 „„物料中类：圆钢
01 „„物料大类：钢材类
01 „„物料总类：辅助材料
该物料的物料编码为：[1**********]
物料分类为：01010401
第一级为大类编码：
辅材/备品备件为：3 原材料为：2 产成品为：1
如果一种物料既是产品又是原料，那么，根据以下2种原则来确定它的归类：
1. 根据出现的环节先后确定：比如，氯气，采购从外面采购回来，作为原料，同时又根据市场对于氯气的需求，有时又把它们销售出去，此时，根据本原则，应该把氯气归类到原料；
2. 根据使用的比重。比如：氯气，如果20％当原料，80％做销售，此时，应该把氯
气归类到产品；
第二级为具体分类：
原材料共分5类：
铁精粉 01 外矿02 煤炭制品03 辅助原材料04 其它原材料05
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三、四级为中类编码 ，未级为物料编码取四位：
三四级中类编码分类总表，由于物料复杂度的不同其分类级别可能不同。
同时应遵循一个原则：类下有子类不得直接编物料。
这种方法的优点：
● 编码保留有一定的意义，比如：可以看出属于xx 大类的物料…，对企业一般人员
来说，容易接受；
● 编码体系中没有包含可以变化的属性，比如：安装地点…
● 编码在8-12位之间，容易记忆；
缺点是：
● 有些物料不容易区分“总类”、大类、中类…；
● 编码的位数
编码位数一般在：8-12位之间。 物料总分类：** 2位 物料大类：** 2位 物料中类：** 2位 物料小类：** 2位 顺序码、区分码：***2-3位
● 编码举例
1． 首先确定物料的总分类，推荐如下：
01:原材料
02:产成品、在制品、联产品、副产品…
03:辅助材料
04:备品备件
…
2． 接着，确定在公司内部有几个大类(应充分注意所在行业的特点和国家、部已颁布的
分类标准或规定) ，比如：
01：钢材类
02：塑胶类
03：化工类
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04：五金标准件类
05：纸制品类……等。
注意：应特别注意到编码代码的扩容性问题。比如：两位是否足够；代码之间是紧密续接码的（04之后是05称为紧密续接码），还是跳码（01之后为10，10之后为20）。
3． 现在以01钢材类为例，在此大类中再确定有几个中类，比如：
01：角钢
02：型钢
03：板材
04：圆钢…等。
4． 以0104圆钢为例，在此中类中再确定有哪些小类（规格），比如：
01：φ30X3000
02：φ30X6000
03：φ60X6000„等。
5． 以010401：φ30X3000的圆钢为例，我们可以再加两位区别码, 比如：
01：表示上海宝钢产
02：表示北京首钢产„等。
注意：因为到了小类基本可以描述出这个物料，这两位区别码可以用来更细地区分出某种物料，比如：需要区分颜色、品牌、等级、产地„等，但应注意到如果加上区别码就成为两个不同的物料了。
6． 以上如果不能进行分类的可以用“0”补位。比如：
010401：φ30X3000的圆钢，如果不需要进行更细的区分(区分产地、等级等„) ，
那么它在系统中的正式编号是：01040100
7． 从以上分解，可以很清晰地看出所谓的物料种类“关联树形结构”。
其它类别的物料类似方法编制。
2 编码体系关键要素
规划好“基础数据的分类”是整个编码过程之中最重要的关键要素!
大类的划分一般要以财务核算的大类为基准再进行细分，尤其是物料分类。
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3 编码过程
3.1 建立组织
方式一：
一般物料编码设立编码小组，一般有设计部门、工艺科、物料部、财务部联合抽调人员组成。这种方式比较正规，能够避免物料编码重复等问题，但历时时间长。
其他基础数据一般由业务负责部门结合财务部门建立编码小组。
方式二：
由各部门自行负责所管辖物料的编码。这种方式比较灵活，但很容易造成物料编码重复、漏编等问题。
3.2 时间规划
根据企业基础数据的多少、部门的配合程度、现场实施的时间等各种因素，合理规划时间，以免出现项目组再次来现场时，基础数据还没有准备好。
一般建议是：在调研开始的同时，就进行基础数据的准备。一般准备周期为：1.5－2个月比较合适。
3.3 进行培训
对企业进行《编码规则》编制的人员进行《物料编码说明书》培训。
对具体编码的人员进行《编码规则》和《编码格式》培训。
3.4 下发物料档案格式
按部门分发基础数据的准备格式。建议：使用电子文档。并要求在规定的期限内完成。
3.5 收集
将各部门编制的基础数据收集上来，然后由编码小组并企业项目组两次审核，符合编码要求才可以确定该基础数据是系统上线可录入系统的数据。
3.6 录入
企业组织人员进行录入，并且将新旧编码做对比标识。
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3.7 核对、统一名称
对基础数据进行核对，重点检查：
1． 基础数据的分类是否合理
2． 基础数据是否完整，有无遗漏；
3． 基础数据编码是否有重复；
4． 基础数据名称是否重名；
5． 基础数据名称是否有错别字：比如：物料名称“0形圈、0型圈”，实际是一个东西；
6． 基础数据名称是否有增字和减字：比如：物料名称“垫圈、密封垫圈”；
7． 企业内部各部门的基础数据名称是否有不同的叫法，必须统一；
8． 针对物料档案企业内部和供应商、客户的物料名称是否有不同的叫法，尽量统一。 注意：基础数据核对的工作一定要严谨，业务部门或编码小组必须要仔细核对，企业项目组也必须要仔细核对。
3.8 提交检查
最迟在项目初始化之前的2周，应该将基础数据提交给金蝶项目组进行检查，以发现隐含的问题。
4 编码容易犯的错误
● 同名异码，异名同码，尤其是物料档案，一码多物、多物一码的情况一定要避免。 ● 总是想将信息的各种属性都在编码中体现。比如：物料编码的种类、产地、颜色、
尺寸、包装、安装地点…，等各类信息全部想体现在编码之中，导致编码过于复杂。 ● 将编码设计的很长，一般情况下，8－12位比较适宜。代码的长度能短尽量短。 ● 每一个需要编码对象在系统中只能存在一个编码（唯一性）。不管在财务系统、还
是在其他系统，同一个名称就应该是一个编码。比如物料不管这种物料存在A 库，还是B 库，也应该是同一个编码。
● 一个基础数据一旦确定编码，并输入系统，并被使用后，就不能修改；确实由于特
殊情况需要修改的，必须经过项目组和公司领导同意才可以修改。
● 编码应当是唯一的识别符，而不是描述符，编码代码只是为了识别而用，不应是形
容、描述的形容词。
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5 编码汇编成册
在编码体系基本确定之后，应该将所有的编码汇编成册，并分发到相关部门，以方便使用者参照使用。
6 ERP 系统使用之后编码体系的维护
一般情况下，由ERP 系统管理员或编码小组统一进行ERP 系统中的编码输入、修改和增加。
如果有新的基础数据，由业务部门提出《基础数据编码申请》，经过权责部门按照《基础数据编码体系》确定的规则进行编码，之后提交ERP 系统管理员或编码小组输入到系统中。
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