同力科技
办公自动化系统解决方案
福州同力科技开发有限公司
2008年1月
地址：福建省福州市五四路162号
华城国际北楼10F328#
电话：0591-87816987 87805977
目 录
1．办公自动化的现实意义............................................................................................................. 4
2. 办公自动化系统建设的必要性 ................................................................................................. 5
3．同力办公自动化系统特点......................................................................................................... 6
4．同力办公自动化系统架构......................................................................................................... 7
4.1 应用体系结构 .................................................................................................................. 7
4.2 系统技术架构 .................................................................................................................. 8
4.3 系统标准规范 .................................................................................................................. 8
5．同力办公自动化系统功能简介 ................................................................................................. 8
5.1 安全认证机制 ................................................................................................................ 8
5.2 电子盖章与分发............................................................................................................. 9
5.2.1电子盖章 ............................................................................................................... 9
5.2.2 公文分发 .............................................................................................................. 9
5.3 公文签收与验证........................................................................................................... 10
5.3.1 公文签收 ............................................................................................................ 10
5.3.2 签名验证 ............................................................................................................ 10
5.4 业务接口 ...................................................................................................................... 11
5.5 办公事务 ...................................................................................................................... 11
5.5.1 收文管理........................................................................................................... 12
5.5.1.1 收文登记....................................................................................................... 12
5.5.1.2 公文分发....................................................................................................... 12
5.5.1.3 领导批办....................................................................................................... 13
5.5.1.4 经办办理....................................................................................................... 14
5.5.2 发文管理........................................................................................................... 14
5.5.2.1 正文编辑....................................................................................................... 15
5.5.2.2 附件编辑....................................................................................................... 15
5.5.2.3 修改留痕迹 ................................................................................................... 16
5.5.3 公文检索........................................................................................................... 17
5.5.4 督办事项........................................................................................................... 17
5.5.5 文号管理........................................................................................................... 18
5.5.6 登记簿管理....................................................................................................... 18
5.5.8 公文交换管理 ................................................................................................... 19
5.6 部门事务 ........................................................................................................................ 20
5.6.1 通知 .................................................................................................................. 20
5.6.2 在线论坛........................................................................................................... 21
5.7 公共事务 ........................................................................................................................ 22
5.7.1 会议管理........................................................................................................... 22
5.7.2 电子刊物........................................................................................................... 22
5.7.3 参考信息及内部信息网 ................................................................................... 23
5.7.4 规章制度........................................................................................................... 24
5.7.5 电子去向牌....................................................................................................... 25
5.8 个人事务 ........................................................................................................................ 25
5.8.1 日程安排........................................................................................................... 25
5.8.2 短信息 .............................................................................................................. 26
5.8.3 留言簿 .............................................................................................................. 26
5.8.4 名片管理........................................................................................................... 27
5.9 系统事务 ........................................................................................................................ 27
5.9.1 系统事务........................................................................................................... 27
5.9.2 权限管理........................................................................................................... 28
5.9.3 流程定义........................................................................................................... 28
5.9.4 公文类型维护 ................................................................................................... 29
5.9.5 公文模板维护 ................................................................................................... 29
5.9.6 事务提醒助理 ................................................................................................... 30
5.10 电子档案管理系统..................................................................................................... 30
6. 运行环境 .................................................................................................................................. 31
7. 成功案例 .................................................................................................................................. 31
技术服务 ........................................................................................................................................ 33
1.1 技术培训 ........................................................................................................................ 33
1.2 售后服务 ...................................................................................................................... 33
附件一：培训课程表 .................................................................................................................... 35
前 言
当今的社会是计算机飞速发展的社会，随着计算机的日趋普及和在办公各个领域的日溢渗透，对计算机辅助办公与管理的需求也越来越强烈。
我国把推进信息化建设作为这几年的工作重点，对政府机关、企事业单位庞杂的公文管理与处理也提出了许多新要求，为使机关办公适应现代化的管理需要，我们设计、开发了同力办公自动化系统，并希望通过该系统在机关、企事业单位的推广使用带动机关内部各项办公自动化应用实施的进程。
同力办公自动化可涵盖各类单位的业务办公流程，涉及到单位的各职能部门和业务部门。可以满足不同的用户群对办公自动化的不同需求，通过该系统管理层、行政人员、业务人员等所有员工能够及时获取有用信息资源，提高工作效率，达到提高企事业单位整体运作效率的目的。
同力办公自动化的目标是通过现代化的管理手段优化业务流程、规范工作模式及公文格式，降低机关工作人员工作强度，提高办公效率和服务质量；改善办公环境，实现文字处理、公文运转、信息检索、档案管理的电子化、自动化和一体化管理，实现无纸化办公；加强行业内各单位上下级之间的彼此沟通，实现公文文件的上传下达。
目前该系统已在包括福建省财政厅在内数十家单位运行，用户反映良好、系统安全、可靠、高效，极大提高了使用单位的公文办理的效率和办公质量，加快了单位自动化的进程。
1．办公自动化的现实意义
实现办公自动化的目的是理顺机关办公程序，分清工作责任，规范机关管理方法，充分利用网络信息化技术，降低行政成本，提高机关办公效率及行政管理水平。
（一）实现办公自动化是顺应社会信息化发展潮流的必然选择。
党的十六大提出，要进一步转变政府职能，改进管理方式，推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本，形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制。而办公自动化是实现电子政务的前提，是实现电子政府的基础。目前，有很多单位都不同程度地实现了电子办公。随着信息技术和网络技术的高速发展，世界各国都在推行以流转电子文件为主的办公自动化，以及推行以交流电子信息为主的电子政务，人类社会正在宣告向电子信息、电子文件时代迈进。要适应时代发展潮流，在本地区推广应用政府办公自动化系统势在必行。
（二）实现办公自动化是本单位持续发展的内在要求。
信息化是当今世界经济社会发展的大趋势，对照于社会的整体信息化程度，虽然所有单位都购置有计算机、个别单位并建有局域网，但由于没有建立公共平台和联网，无法实现公文流转。比如各单位印发的情况通报，一发就是一大堆，这既不方便阅读，又浪费大量纸张，增加成本。实现办公自动化，就是要充分利用网络技术和信息技术，改进传统的管理方式和工作方法，理顺内外行政管理程序，提高内外行政管理水平和工作效率，一方面适应社会发展；另一方面对外树立务实、廉洁、高效的政府形象，同时减轻我们人员的工作压力。实现办公自动化后，我们可以在网上办公；我们的工作任务可以在计算机上得到提示，哪些文件还没有看、还没有批示，电脑都有提示。另外，我们还可以通过手提电脑或在家里办公。既节约纸张，降低行政成本，提高效率，又方便快捷。
（三）实现办公自动化是实现本单位行政管理信息化的必备基础。
实现办公自动化不仅是工作方式的变革，也是人们思想观念的更新，推行办公自动化涉及到从决策层到操作层全体干部职工，只要办公自动化得到顺利实施，一方面可以说明全员已树立了正确的实行管理信息化的思想观念，另一方面也为实施推进信息化举措进一步树立信心。因此，行政管理部门必须起到实现办公自动化的带头作用；为在本单位及下属分支机构实现网上协同办公，为继续推进信息化建设提供好的经验。因此，实现办公自动化，对于本单位全面实现管理信息化至关重要。
2. 办公自动化系统建设的必要性
传统的办公存在着各种各样的问题，尤为典型的：1、手工方式内耗了大量的人力、物力、财力、时间成本去处理低端工作；2、缺乏直效的科学决策数据，人力资源的浪费和管理效能的低下；3、沟通机制不健全，沟通、监督和指导不及时、不方便、不直接；4、各种系统造成信息孤岛，无法进行数据共享、知识管理；5、工作流程复杂，信息失真、执行不力、管理滞后，分工不清、无据可查；6、领导层无法及时了解下属的思想动态和工作进展。
通过办公自动化系统的应用，将实现：
1、实现流程的规范、优化和自动化
1）公文流转按预定义自动流转办理，流程监控、修改留痕迹、版本控制以及电子签名、印章接口；
2）通过系统提供的流程定义子系统，可快速的制定本单位所有收发文、以及其他相关业务的办理流程，允许用户在后期的运行过程中实时更正流程，以适应业务变更引起的调整。
3）公文办理提醒（声音提醒、手机短信提醒）。
2、实现公共信息的整合管理
1）建立单位或部门自己的信息中心，存放各种文件资料、产品资料、财务数据、规章制度、员工档案、培训知识等，便于所有员工充分便利的共享、检索、
利用；
2）所有信息都可进行细致的权限管理，保护核心数据安全；
3）根据需要，可集成本单位现有业务系统，实现数据的分权化、最大化共享、避免重复劳动。
3、建立完善的信息流通渠道
1）在线论坛：工作 员能够在系统内轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。信息传递不失真、不延迟、不受人为因素影响；
2）无论是本地还是外地员工都可时时保持沟通，和公司紧密联系；
3）下属可以随时向上级领导汇报工作，得到及时指导。
4、建立先进的个人办公平台
如工作日志、工作计划、个人考勤、个人文件夹等。
5、辅助工作管理
根据本单位需要可增加资产管理、车辆管理、人事管理、档案管理等功能模块。
6、实现分布式网上协同办公
支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，最大限度的整合本单位的人力、物力、财力，实现系统的最大应用价值。
3．同力办公自动化系统特点
同力办公自动化是针对行政、事业机构的核心政务工作（公文处理）开发的通用办公自动化软件，从广泛的客户应用需要出发，是公司依据多年来为行政事业机构实施OA方案的经验，采用B/S技术开发的新一代OA软件产品。产品的目标是帮助客户快速地建立一个快捷、智能、高效的自动化办公环境。
1．可靠性
系统具备长期、稳定的工作能力，当出现误操作或异常情况时，具有良好的系统纠错和恢复能力。
2．易用性
操作界面简洁、直观，使用简单，操作方便；支持手写笔、键盘、扫描等多种输入方式；可预设常用词库，支持办理意见鼠标选择。
3．可扩展
系统采用开放体系结构，可方便地为其他系统提供接口，支持组件化开发。可方便地集成原有的或新增的其他政务、业务系统，组成集成化的信息管理平台。
4．个性化支持
在管理员授权范围内，提供功能模块定制、页面风格设置等个性化服务。
5．工作流引擎支持
提供统一的工作流引擎和可视化流程配置工作，无需编程，就可以方便地创建、修改和删除各种流程，提供实时的流程跟踪、监控分析功能。
4．同力办公自动化系统架构
4.1 应用体系结构
系统采用浏览器／应用服务器／数据库服务器的三层应用体系结构。支持下属分支机构远程链入实现网上协同办公，实现客户端零维护（通过IE浏览器就可登录办公自动化系统进行相关操作），减少建设成本。
分支机构2
4.2 系统技术架构
系统基于Microsoft .NET技术架构。目前主要与MS SQL Server数据库管理系统紧密结合。根据用户的要求也可改为采用Oracle数据库。
4.3 系统标准规范
公文管理、档案管理等功能模块的数据元素、业务功能和表单格式，遵循国家及地方相关标准。
5．同力办公自动化系统功能简介
5.1 安全认证机制
办公自动化系统不仅提供了灵活的角色、组、成员的用户级权限管理机制， 更提供了通过口令或CA 身份认证登录的功能。
系统
用户管理
5.2 电子盖章与分发
5.2.1电子盖章
公文经签发后，在OA系统直接调用电子盖章系统，对公文加盖电子印章。并可设置红头文件的解密单位、打印份数，以及黑头文件的浏览范围。成功盖章处理后生成的红头与黑头文件加密存储，所有的非法修改，都会破坏原有合法签名，以保证电子盖章文件的合法、有效性。
5.2.2 公文分发
文件经电子盖章后，系统会自动根据解密单位，将公文分送给接收单位，在分发过程中，可以设置每个附件的接收单位，系统默认禁止发送给任何单位。对于通知类等无需加盖电子印章的文件，直接选择正文及附件的接收单位，通过办理流程发送给各个单位。
5.3 公文签收与验证
5.3.1 公文签收
拥有签收公文权限人员登录办公自动化系统后，在签收公文列表下可浏览所有待签收公文，并可对选定的公文进行签收、打印处理。系统自动进行收文登记处理，根据用户选择的接收人员，将公文转送给相关人员办理。支持重新签收与退回功能。
5.3.2 签名验证
提供公文内容合法、有效性的验证功能。不论是公文签收还是在办理过程中，随时点击“签名验证”功能按钮，都可阅看当前文件的电子签名信息，以确定文件的完整性。
5.4 业务接口
提供标准化业务扩展接口。实现与其他部门（如市政府、市财政局等）办公系统的对接功能，完成电子公文的自动接收与登记处理。
5.5 办公事务
实现机关公文管理的电子化，支持电子公文及纸质公文流转管理，实现公文全过程电子化办理；自动执行流程跟踪与统计、查询和归档等任务，提供流程自定义服务，支持组合条件检索及全文检索功能，实现“文档管理一体化”。办公事务主要包括收文管理、发文管理、文号管理、登记簿管理及档案管理模块。
管理员还可以对文件流程、流程名称、流程走向、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。
系统提供快捷办理、删除公文、纸质确认、公文存档、公文归档等功能。 快捷办理：实现多篇公文同时办理。
删除公文：删除本人登记、草拟的公文。
纸质确认：对纸质流转的公文进行同步确认（纸质文件与电子文档）。 收回重发：对发送错误的公文进行收回处理，重新办理。
公文存档：将公文办结处理，存档后的公文不能再进行办理，要修改公文的
内容，需先执行反存档处理。
公文归档：将公文归入指定案卷目录中。
5.5.1 收文管理
收文管理主要对外来公文（纸质或电子公文）进行处理和管理，实现收文登记、拟办、批办、传阅、承办和归档等全过程的电子化管理。
扫描来文形成图形文件或直接将电子文档登记；按预定义的流程实现自动传递，也可按照实际的特殊情况，用户在自己的职能范围内及时干预和调整流向；流程自动跟踪监控，通过流程分析与公文去向查阅每个环节的具体办理情况；提供新事务的在线感知、快捷办理功能；实现收文的条件查询、全文检索，并提供相应的报表统计和打印等功能。
5.5.1.1 收文登记
1．可按收文的文件类别，归类登记来文。
2．支持直接传入电子文档或利用扫描功能，收集正文及附件内容。
5.5.1.2 公文分发
办公室收发员的办理决策
1、对上：局领导批办（局领导）
2、本级：处内办理（本处室所有人员）
3、对下：承办处室（本单位内部所有处室）
5.5.1.3 领导批办
1．批示意见支持手写输入，可维护审批意见，在办理过程中直接选用。
2．点击正文附件的文件名，查看扫描件的内容。
3．点击“流程分析”，查看公文的流转过程。
5.5.1.4 经办办理
1．提写简单的经办意见。
2．草拟相关报告书。
3．转发文办理。
4．系统自动将原收文件作为附件。
5.5.2 发文管理
发文管理实现公文的草拟、审核、签发、编号、打印、分发、归档等全程的电子化管理。
发文拟稿遵循国标《国家行政机关公文格式》等相关标准；发文流转按预先定义的流程实现自动传递，流程自动跟踪监控；能自动生成主题词，保留正文修改痕迹；提供发文条件查询和全文检索、统计汇总、发文排版、打印等辅助功能。
5.5.2.1 正文编辑
正文编辑绑定MS Word。将MS Word嵌入IE浏览器中，使其运行更稳定、操作更加简单。在编辑过程中，正文内容支持直接输入、或从文件拷入，并按选定文件类型的标准格式自动排版，支持套打、全打、电子签名功能。提供修改痕迹保留功能，在每次保存时都生成对应版本。
5.5.2.2 附件编辑
将MS Word/Excel嵌入到IE浏览器，可简单快速地实现附件内容的编辑与
排版，以及复杂的报表编辑且运行更加稳定。在附件编辑过程中支持修改留痕迹、接收单位控制、附件名称修改以及排序功能。附件的编辑方式支持在线直接编辑Word文档、Excel报表，扫描导入，也可链接公文方式与其他文件建立关联关系。
5.5.2.3 修改留痕迹
在正文与附件编辑过程中，支持修改痕迹保留功能。根据当前登录的用户权限，通过“显示痕迹”功能按钮，可查阅具体的修改信息，且在办理过程中，每保存一次都会自动生成独立版本，而在编辑界面上始终显示最终版内容。
具有强大的组合条件查询和全文检索功能，即使不能准确地描述文件的全部特征，也可找到指定的文件，使文件的查询利用轻松快捷。
1．综合检索，按用户权限检索指定范围内文件（如：单位领导可检索全单位文件）。
5.5.4 督办事项
实现对文件、领导批示、建议提案的督查管理。具有登记、督办、反馈、归档和查询统计等功能，并提供催办、转办等流程控制以及办理过程监控。
1）对需要督查的公文按来文单位和批示级别的不同自动进行分类流转；
2）管理员可定制公文的流向、自动进行时间控制；
3）根据发文的级别存入发文数据库并且实现组合条件的检索；
4）督查公文审批完成后自动对督查记录进行归档保存；
5）查询统计：督查人员可按固定条件、模糊组合查询、全文检索对信息进行查询，并可按时间、类型等多种方式进行统计。
对本单位所使用的文号类型进行维护，对指定的文号进行预分配处理，作废文号，补号等功能。
1．文号管理：维护本年度本部门所须用到的文号类型。
2．文号预分配：将指定文号预留，供用户在申请文号时自由选用。
3．文号作废：作废指定文件的文号，将文号置空供其他文件使用。
4．补号：发文过程中申请文号时自动优先选用同类型且比当前可用号小的作废号。
5.5.6 登记簿管理
用户可根据本单位的需求，自定义各登记簿的名称，以便在文件登记管理时选用。对登记时未归类的公文进行归类登记。
1．登记簿维护：自定义登记簿信息。
2．未登项目：归类登记原收文登记时未归类的公文。
3．点击登记簿的名称，可查看登记簿内所有公文信息。
5.5.8 公文交换管理
公文交换管理应用于政务网，通过建立先进的公文交换系统平台，规范政务系统办公自动化的数据接口，充分利用现有的网络环境和各单位已建的办公自动化系统资源，实现在网上跨部门、跨平台的无纸化公文交换。
公文交换管理实际上是全省电子公文传输交换系统与部门内部政务系统办公自动化的数据接口。公文交换管理由管理员使用，其功能结构及说明如下：
乙市单位
1）收文查询：查询是否有公文发送到本单位；
2）接收来文：接收其他单位发送来的公文并将其自动转入内部办公系统；
3）发文处理：发送内部办公系统中的公文到其他单位；
4）发文状态查询：在交换中心查询本单位已发送公文的接收和处理情况；
5）公文状态更新：修改其他单位公文在本单位的办理情况，并将其相应状态保存在交换中心；
6）预警：交换中心按管理员设置的时间频度搜索新任务，当多次传送失败，提示用户进行人工干预。
7）查询统计：交换中心提供条件检索与统计功能。
5.6 部门事务
部门事务的主要功能是发布各类公告信息，并可定义公告的类型；物品管理及值班安排、值班记录等。
部门事务包括：通知的发布、阅看，网上论坛，值班管理，物品管理等功能模块。
5.6.1 通知
发布各类公告信息。提供公告、通知等广播信息，自定义通知类型（普通或可反馈意见），实现通知的草拟、审核、发布、浏览、删除全过程电子化处理和管理。
通知可上载各种类型附件（如报表、图片信息等）；可设置通知的类型，对可反馈意见的通知可填写反馈意见，系统提供反馈意见的统计功能；可将通知设为热点通知、设置提醒时长。
5.6.2 在线论坛
以主题/响应体系结构提供用户对各自相关业务知识技能进行交流学习的场所。类似Internet上的 BBS，用户可以在论坛中讨论、交流思想，也可以创建或者围绕自己感兴趣的主题进行讨论。
系统可以设定栏目管理员，对栏目信息进行维护操作，指定授权的用户才能参加讨论，并且还可以限定论坛用户必须采用实名制等功能。
5.7 公共事务
公共事务主要功能为单位用户提供一个信息共享平台，检索、浏览相关的信息，查看会议安排记录、电子刊物、车辆信息等。
公共事务包括：会议管理、电子刊物、参考信息、规章制度、服务登记、车辆管理、领导活动安排等功能模块。
5.7.1 会议管理
实现会务信息、会议纪要、会议资源的统一安排和管理，提供了会议计划、安排、会议通知、会议资源网络预定等全过程的自动化管理功能。
系统具有创建、修改、删除会议、设定与会人员、打印会议通知单、自动发布会议通知、按组合条件检索会议等功能，只有会议管理权的人员才能进行会议的创建、删除、发布会议通知。
5.7.2 电子刊物
电子刊物主要是实现单位在网上完成单位信息简报的采集、编辑、分发和网上传阅及管理。
各处科室可以通过各种媒体、渠道（如报纸、其他单位的各类简报、通讯、单位内部的投稿、Internet等），收集各类感兴趣的信息，向信息采编处室投稿。
信息采编处室经过筛选整理，送审批后，编辑成各种主题材的信息刊物（如每天重要信息、内参、通报、经济市场形势、业务发展简报等）。
信息采编管理员可自定义各刊物的名称、所属刊期信息及刊物的浏览人员范围，对刊物信息投稿、采编、发布等全过程的电子化管理。
5.7.3 参考信息及内部信息网
管理员可对共享信息的栏目进行设置，办公自动化用户系统可在此上载相关可共享的信息，以共其他人员浏览、下载。
内部信息网：单位内部新闻网站，用户可自定义新闻网站的框架结构，对新闻的大类、小类信息进行维护（新增、删除、修改），设置新闻专题栏目，按权限管理机制，设置各类新闻的管理员、阅览用户。新闻可上载图片信息，用户在
浏览新闻时可发表言论，系统自动统计浏览人数及反馈意见。
5.7.4 规章制度
建立政策、法律、法规数据库，完成正式及相关政策法律法规等信息的发布、保存和查询。
起草的规章制度，经规章制度管理员审批、发布后，成为正式规章制度，供所有用户浏览、检索。
5.7.5 电子去向牌
实现了本单位内办公人员去向信息实时更新，方便用户查看各部门人员的办公状态(在岗、请假等)，用户可以在线修改自己的当前办公状态，系统管理员可预定义办公状态信息，使去向牌信息的查看、更新电子化处理。
5.8 个人事务
实现个人信息的电子化管理。个人事务包括：名片管理，日程安排，短信息，留言簿等功能模块。
5.8.1 日程安排
在日程表中安排自己的事务，通知他人自己的日程安排。日程安排采取日历方式，用户可定义指定时间段将要做的事，包括约会等。用户可以给相关人员发送通知以确认安排。
5.8.2 短信息
用户可以在办公自动化系统中使用短信息功能进行实时交流。
5.8.3 留言簿
用户可以发布留言，浏览收到的留言信息，对留言进行删除、转发及收回等处理。
5.8.4 名片管理
用于存放个人的单位和往来人员的通讯信息，用户可对通讯信息进行分类管理，设置不同的名片夹，提供按姓名、单位、类别等条件检索。
5.9 系统事务
系统事务是用户进行个性化自定义及系统管理员级别使用的模块，对组织机构、人员信息的维护（添加、修改、删除），授予和调整其他用户的权限，对整个系统做相应的管理工作。主要包括：组织机构，权限管理，工作流程定义等功能模块。
5.9.1 系统事务
组织机构是整OA系统管理的基础，含组织机构，组织机构信息和人员信息两个部分的内容。
对本单位信息进行维护，设置分支机构信息，建立用户的初始信息。赋予用户操作权限。
5.9.2 权限管理
权限管理是后台管理主要部分，它规定不同级别的用户在整个系统流程中扮演的角色。包括：用户个人管理和用户组管理。其中：个人管理是对个人用户做应用权限的管理；用户组管理是对拥有相同权限成员的管理。权限管理有利于对个人工作职能的限制，是OA系统的安全机构。
5.9.3 流程定义
提供用户对单位内部各业工作流的编辑处理，用户无需任何编程、就可定义出符合本单位需求的工作流程，并可根据实际工作中的需求对工作流进行维护操
作，使其更融合于工作中，提高系统的可用性及适应性。
5.9.4 公文类型维护
提供用户根据本单位工作需求，自定义公文类型、及公文的主要参数（如：密级、密期等）。
5.9.5 公文模板维护
提供用户根据本单位工作需求，自定义公文模板，上载至办公自动化系统，供所有用户使用。
5.9.6 事务提醒助理
新事务提醒助理系统，提供用户对新事务到达的在线感知功能，用户可自定义提醒次数及提示音类型。
5.10 电子档案管理系统
提供归档监控、文件归档、归档审核、档案利用（在线借阅登记、审批、利用，纸质借阅预约、审批、归还），移交入馆、档案销毁，档案保管，光盘刻录、全宗管理。实现与OA系统的无缝对接，提供历史数据归档管理功能。
用户可根据卷内文件的信息人工拟制案卷标题，既可以使用国家或行业颁发的分类大纲，也可以自定义分类表等；公文批量归档，打印案卷目录、卷内文件目录，提供强大的检索功能，对档案进行借阅、统计、催还等管理功能，支持历年文档手工导入，形成单位完整档案。
注：需了解档案管理系统的具体功能，请参阅电子档案管理系统解决方案。
6. 运行环境 服务器：Windows 2000/2003/2008 Server
Microsoft.NET；
数据库软件：SQL Server；
客户端：要求支持 Web浏览器的访问方式.
7. 成功案例
全省财政系统远程电子公文交换系统
福建省财政厅办公自动化系统
福州市财政局办公自动化系统
福州市仓山区财政局办公自动化系统
福州市鼓楼区财政局办公自动化系统
福州市保税区财政局办公自动化系统
福州市琅岐经济区财政局办公自动化系统
福州市开发区财政局办公自动化系统
福州市晋安区财政局办公自动化系统
福州市台江区财政局办公自动化系统
福建省罗源县财政局办公自动化系统
福建省连江县财政局办公自动化系统
福建省平潭县财政局办公自动化系统
福清市财政局办公自动化系统
闽侯县财政局办公自动化系统
宁德市财政局办公自动化系统
古田县财政局办公自动化系统
福安市财政局办公自动化系统
福鼎市财政局办公自动化系统
霞浦县财政局办公自动化系统
柘荣县财政局办公自动化系统
泉州市财政局办公自动化系统
福州市土地发展中心办公自动化系统
福建省农业机械管理局办公自动化系统
三明市财政局办公自动化系统
三明市大田县财政局办公自动化系统
三明市将乐县财政局办公自动化系统
三明市沙县财政局办公自动化系统
三明市梅列区财政局办公自动化系统
三明市三元区财政局办公自动化系统
三明市明溪县财政局办公自动化系统
三明市清流县财政局办公自动化系统
三明市宁化县财政局办公自动化系统
三明市尤溪县财政局办公自动化系统
三明市泰宁县财政局办公自动化系统
三明市建宁县财政局办公自动化系统
三明市永安县财政局办公自动化系统
福建省高等教育自学考试委员会办公自动化系统（全省共431个自考办、助学点实现联网办公）
技术服务
1.1 技术培训
1. 系统管理员
培训目标：使用户熟悉办公自动化产品的安装，调试及基本的操作维护方法。 课程内容：
1．办公自动化系统的安装、调试及基本操作；
2．Microsoft SQL Server软件的安装、调试及基本操作；
3．系统构架介绍。
培训对象：系统管理员及相关维护人员
2. 普通用户
培训目标：使办公人员了解办公自动化产品的系统概况，并使办公人员掌握办公自动化系统的应用。
课程内容：办公自动化系统各模块的基本操作；工作岗位涉及到的办公自动化模块详细操作。
培训对象：用户办公人员。
1.2 售后服务
1．一年免费质保期内的服务内容
1）系统安装与调试
在办公自动化项目实施过程中，负责办公自动化产品的安装、调试以及系统的维护。安装调试包括：产品运行所在的服务器环境搭建；产品的安装、配置；与数据库系统的联机调试等。
2）产品技术咨询
我司将为办公自动化产品用户提供三年的免费技术咨询服务，内容包括：
A．系统配置说明；
B．系统数据备份技术咨询；
C．系统运行环境的调整和改进；
D．日常维护常见疑难问题解答；
E．产品技术更新资料。
3）定期服务
在质保期内，将为使用办公自动化产品的用户提供免费定期服务，内容包括：
A．每月一次的电话回访；
B．每年一次的数据库数据备份；
4）产品维护与升级
免费产品维护服务为一年。在维护期内，将及时向用户通报最新的产品升级情况，用户可以随时提出升级请求，所有软件产品的升级服务费用另行协商支付。
5）故障响应
在系统出现故障时，我司将进行快速响应，尽快恢复系统的正常运行。这包括：系统故障分析，故障排除，系统加固等。故障响应处理流程如下：
Ⅰ 用户电话报告；
Ⅱ 技术支持人员远程诊断；
Ⅲ 若需要现场排错，应急服务人员于3小时内到达现场（市区）；
Ⅳ 若应急服务人员无法当天解决问题的，技术服务人员将在接到电话后于第三个工作日内排除故障。
6）获得技术支持服务的方法
福州技术支持服务中心的热线：0591-
2、一年质保期外的服务内容
在一年维护期外，我司将继续为办公自动化产品用户提供免费技术咨询服务，内容可以涉及：系统业务流转定义及产品的最新进展；数据备份技术等。
附件一：培训课程表
根据各单位项目实施需要，提供具体的培训服务。
同力科技
办公自动化系统解决方案
福州同力科技开发有限公司
2008年1月
地址：福建省福州市五四路162号
华城国际北楼10F328#
电话：0591-87816987 87805977
目 录
1．办公自动化的现实意义............................................................................................................. 4
2. 办公自动化系统建设的必要性 ................................................................................................. 5
3．同力办公自动化系统特点......................................................................................................... 6
4．同力办公自动化系统架构......................................................................................................... 7
4.1 应用体系结构 .................................................................................................................. 7
4.2 系统技术架构 .................................................................................................................. 8
4.3 系统标准规范 .................................................................................................................. 8
5．同力办公自动化系统功能简介 ................................................................................................. 8
5.1 安全认证机制 ................................................................................................................ 8
5.2 电子盖章与分发............................................................................................................. 9
5.2.1电子盖章 ............................................................................................................... 9
5.2.2 公文分发 .............................................................................................................. 9
5.3 公文签收与验证........................................................................................................... 10
5.3.1 公文签收 ............................................................................................................ 10
5.3.2 签名验证 ............................................................................................................ 10
5.4 业务接口 ...................................................................................................................... 11
5.5 办公事务 ...................................................................................................................... 11
5.5.1 收文管理........................................................................................................... 12
5.5.1.1 收文登记....................................................................................................... 12
5.5.1.2 公文分发....................................................................................................... 12
5.5.1.3 领导批办....................................................................................................... 13
5.5.1.4 经办办理....................................................................................................... 14
5.5.2 发文管理........................................................................................................... 14
5.5.2.1 正文编辑....................................................................................................... 15
5.5.2.2 附件编辑....................................................................................................... 15
5.5.2.3 修改留痕迹 ................................................................................................... 16
5.5.3 公文检索........................................................................................................... 17
5.5.4 督办事项........................................................................................................... 17
5.5.5 文号管理........................................................................................................... 18
5.5.6 登记簿管理....................................................................................................... 18
5.5.8 公文交换管理 ................................................................................................... 19
5.6 部门事务 ........................................................................................................................ 20
5.6.1 通知 .................................................................................................................. 20
5.6.2 在线论坛........................................................................................................... 21
5.7 公共事务 ........................................................................................................................ 22
5.7.1 会议管理........................................................................................................... 22
5.7.2 电子刊物........................................................................................................... 22
5.7.3 参考信息及内部信息网 ................................................................................... 23
5.7.4 规章制度........................................................................................................... 24
5.7.5 电子去向牌....................................................................................................... 25
5.8 个人事务 ........................................................................................................................ 25
5.8.1 日程安排........................................................................................................... 25
5.8.2 短信息 .............................................................................................................. 26
5.8.3 留言簿 .............................................................................................................. 26
5.8.4 名片管理........................................................................................................... 27
5.9 系统事务 ........................................................................................................................ 27
5.9.1 系统事务........................................................................................................... 27
5.9.2 权限管理........................................................................................................... 28
5.9.3 流程定义........................................................................................................... 28
5.9.4 公文类型维护 ................................................................................................... 29
5.9.5 公文模板维护 ................................................................................................... 29
5.9.6 事务提醒助理 ................................................................................................... 30
5.10 电子档案管理系统..................................................................................................... 30
6. 运行环境 .................................................................................................................................. 31
7. 成功案例 .................................................................................................................................. 31
技术服务 ........................................................................................................................................ 33
1.1 技术培训 ........................................................................................................................ 33
1.2 售后服务 ...................................................................................................................... 33
附件一：培训课程表 .................................................................................................................... 35
前 言
当今的社会是计算机飞速发展的社会，随着计算机的日趋普及和在办公各个领域的日溢渗透，对计算机辅助办公与管理的需求也越来越强烈。
我国把推进信息化建设作为这几年的工作重点，对政府机关、企事业单位庞杂的公文管理与处理也提出了许多新要求，为使机关办公适应现代化的管理需要，我们设计、开发了同力办公自动化系统，并希望通过该系统在机关、企事业单位的推广使用带动机关内部各项办公自动化应用实施的进程。
同力办公自动化可涵盖各类单位的业务办公流程，涉及到单位的各职能部门和业务部门。可以满足不同的用户群对办公自动化的不同需求，通过该系统管理层、行政人员、业务人员等所有员工能够及时获取有用信息资源，提高工作效率，达到提高企事业单位整体运作效率的目的。
同力办公自动化的目标是通过现代化的管理手段优化业务流程、规范工作模式及公文格式，降低机关工作人员工作强度，提高办公效率和服务质量；改善办公环境，实现文字处理、公文运转、信息检索、档案管理的电子化、自动化和一体化管理，实现无纸化办公；加强行业内各单位上下级之间的彼此沟通，实现公文文件的上传下达。
目前该系统已在包括福建省财政厅在内数十家单位运行，用户反映良好、系统安全、可靠、高效，极大提高了使用单位的公文办理的效率和办公质量，加快了单位自动化的进程。
1．办公自动化的现实意义
实现办公自动化的目的是理顺机关办公程序，分清工作责任，规范机关管理方法，充分利用网络信息化技术，降低行政成本，提高机关办公效率及行政管理水平。
（一）实现办公自动化是顺应社会信息化发展潮流的必然选择。
党的十六大提出，要进一步转变政府职能，改进管理方式，推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本，形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制。而办公自动化是实现电子政务的前提，是实现电子政府的基础。目前，有很多单位都不同程度地实现了电子办公。随着信息技术和网络技术的高速发展，世界各国都在推行以流转电子文件为主的办公自动化，以及推行以交流电子信息为主的电子政务，人类社会正在宣告向电子信息、电子文件时代迈进。要适应时代发展潮流，在本地区推广应用政府办公自动化系统势在必行。
（二）实现办公自动化是本单位持续发展的内在要求。
信息化是当今世界经济社会发展的大趋势，对照于社会的整体信息化程度，虽然所有单位都购置有计算机、个别单位并建有局域网，但由于没有建立公共平台和联网，无法实现公文流转。比如各单位印发的情况通报，一发就是一大堆，这既不方便阅读，又浪费大量纸张，增加成本。实现办公自动化，就是要充分利用网络技术和信息技术，改进传统的管理方式和工作方法，理顺内外行政管理程序，提高内外行政管理水平和工作效率，一方面适应社会发展；另一方面对外树立务实、廉洁、高效的政府形象，同时减轻我们人员的工作压力。实现办公自动化后，我们可以在网上办公；我们的工作任务可以在计算机上得到提示，哪些文件还没有看、还没有批示，电脑都有提示。另外，我们还可以通过手提电脑或在家里办公。既节约纸张，降低行政成本，提高效率，又方便快捷。
（三）实现办公自动化是实现本单位行政管理信息化的必备基础。
实现办公自动化不仅是工作方式的变革，也是人们思想观念的更新，推行办公自动化涉及到从决策层到操作层全体干部职工，只要办公自动化得到顺利实施，一方面可以说明全员已树立了正确的实行管理信息化的思想观念，另一方面也为实施推进信息化举措进一步树立信心。因此，行政管理部门必须起到实现办公自动化的带头作用；为在本单位及下属分支机构实现网上协同办公，为继续推进信息化建设提供好的经验。因此，实现办公自动化，对于本单位全面实现管理信息化至关重要。
2. 办公自动化系统建设的必要性
传统的办公存在着各种各样的问题，尤为典型的：1、手工方式内耗了大量的人力、物力、财力、时间成本去处理低端工作；2、缺乏直效的科学决策数据，人力资源的浪费和管理效能的低下；3、沟通机制不健全，沟通、监督和指导不及时、不方便、不直接；4、各种系统造成信息孤岛，无法进行数据共享、知识管理；5、工作流程复杂，信息失真、执行不力、管理滞后，分工不清、无据可查；6、领导层无法及时了解下属的思想动态和工作进展。
通过办公自动化系统的应用，将实现：
1、实现流程的规范、优化和自动化
1）公文流转按预定义自动流转办理，流程监控、修改留痕迹、版本控制以及电子签名、印章接口；
2）通过系统提供的流程定义子系统，可快速的制定本单位所有收发文、以及其他相关业务的办理流程，允许用户在后期的运行过程中实时更正流程，以适应业务变更引起的调整。
3）公文办理提醒（声音提醒、手机短信提醒）。
2、实现公共信息的整合管理
1）建立单位或部门自己的信息中心，存放各种文件资料、产品资料、财务数据、规章制度、员工档案、培训知识等，便于所有员工充分便利的共享、检索、
利用；
2）所有信息都可进行细致的权限管理，保护核心数据安全；
3）根据需要，可集成本单位现有业务系统，实现数据的分权化、最大化共享、避免重复劳动。
3、建立完善的信息流通渠道
1）在线论坛：工作 员能够在系统内轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。信息传递不失真、不延迟、不受人为因素影响；
2）无论是本地还是外地员工都可时时保持沟通，和公司紧密联系；
3）下属可以随时向上级领导汇报工作，得到及时指导。
4、建立先进的个人办公平台
如工作日志、工作计划、个人考勤、个人文件夹等。
5、辅助工作管理
根据本单位需要可增加资产管理、车辆管理、人事管理、档案管理等功能模块。
6、实现分布式网上协同办公
支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，最大限度的整合本单位的人力、物力、财力，实现系统的最大应用价值。
3．同力办公自动化系统特点
同力办公自动化是针对行政、事业机构的核心政务工作（公文处理）开发的通用办公自动化软件，从广泛的客户应用需要出发，是公司依据多年来为行政事业机构实施OA方案的经验，采用B/S技术开发的新一代OA软件产品。产品的目标是帮助客户快速地建立一个快捷、智能、高效的自动化办公环境。
1．可靠性
系统具备长期、稳定的工作能力，当出现误操作或异常情况时，具有良好的系统纠错和恢复能力。
2．易用性
操作界面简洁、直观，使用简单，操作方便；支持手写笔、键盘、扫描等多种输入方式；可预设常用词库，支持办理意见鼠标选择。
3．可扩展
系统采用开放体系结构，可方便地为其他系统提供接口，支持组件化开发。可方便地集成原有的或新增的其他政务、业务系统，组成集成化的信息管理平台。
4．个性化支持
在管理员授权范围内，提供功能模块定制、页面风格设置等个性化服务。
5．工作流引擎支持
提供统一的工作流引擎和可视化流程配置工作，无需编程，就可以方便地创建、修改和删除各种流程，提供实时的流程跟踪、监控分析功能。
4．同力办公自动化系统架构
4.1 应用体系结构
系统采用浏览器／应用服务器／数据库服务器的三层应用体系结构。支持下属分支机构远程链入实现网上协同办公，实现客户端零维护（通过IE浏览器就可登录办公自动化系统进行相关操作），减少建设成本。
分支机构2
4.2 系统技术架构
系统基于Microsoft .NET技术架构。目前主要与MS SQL Server数据库管理系统紧密结合。根据用户的要求也可改为采用Oracle数据库。
4.3 系统标准规范
公文管理、档案管理等功能模块的数据元素、业务功能和表单格式，遵循国家及地方相关标准。
5．同力办公自动化系统功能简介
5.1 安全认证机制
办公自动化系统不仅提供了灵活的角色、组、成员的用户级权限管理机制， 更提供了通过口令或CA 身份认证登录的功能。
系统
用户管理
5.2 电子盖章与分发
5.2.1电子盖章
公文经签发后，在OA系统直接调用电子盖章系统，对公文加盖电子印章。并可设置红头文件的解密单位、打印份数，以及黑头文件的浏览范围。成功盖章处理后生成的红头与黑头文件加密存储，所有的非法修改，都会破坏原有合法签名，以保证电子盖章文件的合法、有效性。
5.2.2 公文分发
文件经电子盖章后，系统会自动根据解密单位，将公文分送给接收单位，在分发过程中，可以设置每个附件的接收单位，系统默认禁止发送给任何单位。对于通知类等无需加盖电子印章的文件，直接选择正文及附件的接收单位，通过办理流程发送给各个单位。
5.3 公文签收与验证
5.3.1 公文签收
拥有签收公文权限人员登录办公自动化系统后，在签收公文列表下可浏览所有待签收公文，并可对选定的公文进行签收、打印处理。系统自动进行收文登记处理，根据用户选择的接收人员，将公文转送给相关人员办理。支持重新签收与退回功能。
5.3.2 签名验证
提供公文内容合法、有效性的验证功能。不论是公文签收还是在办理过程中，随时点击“签名验证”功能按钮，都可阅看当前文件的电子签名信息，以确定文件的完整性。
5.4 业务接口
提供标准化业务扩展接口。实现与其他部门（如市政府、市财政局等）办公系统的对接功能，完成电子公文的自动接收与登记处理。
5.5 办公事务
实现机关公文管理的电子化，支持电子公文及纸质公文流转管理，实现公文全过程电子化办理；自动执行流程跟踪与统计、查询和归档等任务，提供流程自定义服务，支持组合条件检索及全文检索功能，实现“文档管理一体化”。办公事务主要包括收文管理、发文管理、文号管理、登记簿管理及档案管理模块。
管理员还可以对文件流程、流程名称、流程走向、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。
系统提供快捷办理、删除公文、纸质确认、公文存档、公文归档等功能。 快捷办理：实现多篇公文同时办理。
删除公文：删除本人登记、草拟的公文。
纸质确认：对纸质流转的公文进行同步确认（纸质文件与电子文档）。 收回重发：对发送错误的公文进行收回处理，重新办理。
公文存档：将公文办结处理，存档后的公文不能再进行办理，要修改公文的
内容，需先执行反存档处理。
公文归档：将公文归入指定案卷目录中。
5.5.1 收文管理
收文管理主要对外来公文（纸质或电子公文）进行处理和管理，实现收文登记、拟办、批办、传阅、承办和归档等全过程的电子化管理。
扫描来文形成图形文件或直接将电子文档登记；按预定义的流程实现自动传递，也可按照实际的特殊情况，用户在自己的职能范围内及时干预和调整流向；流程自动跟踪监控，通过流程分析与公文去向查阅每个环节的具体办理情况；提供新事务的在线感知、快捷办理功能；实现收文的条件查询、全文检索，并提供相应的报表统计和打印等功能。
5.5.1.1 收文登记
1．可按收文的文件类别，归类登记来文。
2．支持直接传入电子文档或利用扫描功能，收集正文及附件内容。
5.5.1.2 公文分发
办公室收发员的办理决策
1、对上：局领导批办（局领导）
2、本级：处内办理（本处室所有人员）
3、对下：承办处室（本单位内部所有处室）
5.5.1.3 领导批办
1．批示意见支持手写输入，可维护审批意见，在办理过程中直接选用。
2．点击正文附件的文件名，查看扫描件的内容。
3．点击“流程分析”，查看公文的流转过程。
5.5.1.4 经办办理
1．提写简单的经办意见。
2．草拟相关报告书。
3．转发文办理。
4．系统自动将原收文件作为附件。
5.5.2 发文管理
发文管理实现公文的草拟、审核、签发、编号、打印、分发、归档等全程的电子化管理。
发文拟稿遵循国标《国家行政机关公文格式》等相关标准；发文流转按预先定义的流程实现自动传递，流程自动跟踪监控；能自动生成主题词，保留正文修改痕迹；提供发文条件查询和全文检索、统计汇总、发文排版、打印等辅助功能。
5.5.2.1 正文编辑
正文编辑绑定MS Word。将MS Word嵌入IE浏览器中，使其运行更稳定、操作更加简单。在编辑过程中，正文内容支持直接输入、或从文件拷入，并按选定文件类型的标准格式自动排版，支持套打、全打、电子签名功能。提供修改痕迹保留功能，在每次保存时都生成对应版本。
5.5.2.2 附件编辑
将MS Word/Excel嵌入到IE浏览器，可简单快速地实现附件内容的编辑与
排版，以及复杂的报表编辑且运行更加稳定。在附件编辑过程中支持修改留痕迹、接收单位控制、附件名称修改以及排序功能。附件的编辑方式支持在线直接编辑Word文档、Excel报表，扫描导入，也可链接公文方式与其他文件建立关联关系。
5.5.2.3 修改留痕迹
在正文与附件编辑过程中，支持修改痕迹保留功能。根据当前登录的用户权限，通过“显示痕迹”功能按钮，可查阅具体的修改信息，且在办理过程中，每保存一次都会自动生成独立版本，而在编辑界面上始终显示最终版内容。
具有强大的组合条件查询和全文检索功能，即使不能准确地描述文件的全部特征，也可找到指定的文件，使文件的查询利用轻松快捷。
1．综合检索，按用户权限检索指定范围内文件（如：单位领导可检索全单位文件）。
5.5.4 督办事项
实现对文件、领导批示、建议提案的督查管理。具有登记、督办、反馈、归档和查询统计等功能，并提供催办、转办等流程控制以及办理过程监控。
1）对需要督查的公文按来文单位和批示级别的不同自动进行分类流转；
2）管理员可定制公文的流向、自动进行时间控制；
3）根据发文的级别存入发文数据库并且实现组合条件的检索；
4）督查公文审批完成后自动对督查记录进行归档保存；
5）查询统计：督查人员可按固定条件、模糊组合查询、全文检索对信息进行查询，并可按时间、类型等多种方式进行统计。
对本单位所使用的文号类型进行维护，对指定的文号进行预分配处理，作废文号，补号等功能。
1．文号管理：维护本年度本部门所须用到的文号类型。
2．文号预分配：将指定文号预留，供用户在申请文号时自由选用。
3．文号作废：作废指定文件的文号，将文号置空供其他文件使用。
4．补号：发文过程中申请文号时自动优先选用同类型且比当前可用号小的作废号。
5.5.6 登记簿管理
用户可根据本单位的需求，自定义各登记簿的名称，以便在文件登记管理时选用。对登记时未归类的公文进行归类登记。
1．登记簿维护：自定义登记簿信息。
2．未登项目：归类登记原收文登记时未归类的公文。
3．点击登记簿的名称，可查看登记簿内所有公文信息。
5.5.8 公文交换管理
公文交换管理应用于政务网，通过建立先进的公文交换系统平台，规范政务系统办公自动化的数据接口，充分利用现有的网络环境和各单位已建的办公自动化系统资源，实现在网上跨部门、跨平台的无纸化公文交换。
公文交换管理实际上是全省电子公文传输交换系统与部门内部政务系统办公自动化的数据接口。公文交换管理由管理员使用，其功能结构及说明如下：
乙市单位
1）收文查询：查询是否有公文发送到本单位；
2）接收来文：接收其他单位发送来的公文并将其自动转入内部办公系统；
3）发文处理：发送内部办公系统中的公文到其他单位；
4）发文状态查询：在交换中心查询本单位已发送公文的接收和处理情况；
5）公文状态更新：修改其他单位公文在本单位的办理情况，并将其相应状态保存在交换中心；
6）预警：交换中心按管理员设置的时间频度搜索新任务，当多次传送失败，提示用户进行人工干预。
7）查询统计：交换中心提供条件检索与统计功能。
5.6 部门事务
部门事务的主要功能是发布各类公告信息，并可定义公告的类型；物品管理及值班安排、值班记录等。
部门事务包括：通知的发布、阅看，网上论坛，值班管理，物品管理等功能模块。
5.6.1 通知
发布各类公告信息。提供公告、通知等广播信息，自定义通知类型（普通或可反馈意见），实现通知的草拟、审核、发布、浏览、删除全过程电子化处理和管理。
通知可上载各种类型附件（如报表、图片信息等）；可设置通知的类型，对可反馈意见的通知可填写反馈意见，系统提供反馈意见的统计功能；可将通知设为热点通知、设置提醒时长。
5.6.2 在线论坛
以主题/响应体系结构提供用户对各自相关业务知识技能进行交流学习的场所。类似Internet上的 BBS，用户可以在论坛中讨论、交流思想，也可以创建或者围绕自己感兴趣的主题进行讨论。
系统可以设定栏目管理员，对栏目信息进行维护操作，指定授权的用户才能参加讨论，并且还可以限定论坛用户必须采用实名制等功能。
5.7 公共事务
公共事务主要功能为单位用户提供一个信息共享平台，检索、浏览相关的信息，查看会议安排记录、电子刊物、车辆信息等。
公共事务包括：会议管理、电子刊物、参考信息、规章制度、服务登记、车辆管理、领导活动安排等功能模块。
5.7.1 会议管理
实现会务信息、会议纪要、会议资源的统一安排和管理，提供了会议计划、安排、会议通知、会议资源网络预定等全过程的自动化管理功能。
系统具有创建、修改、删除会议、设定与会人员、打印会议通知单、自动发布会议通知、按组合条件检索会议等功能，只有会议管理权的人员才能进行会议的创建、删除、发布会议通知。
5.7.2 电子刊物
电子刊物主要是实现单位在网上完成单位信息简报的采集、编辑、分发和网上传阅及管理。
各处科室可以通过各种媒体、渠道（如报纸、其他单位的各类简报、通讯、单位内部的投稿、Internet等），收集各类感兴趣的信息，向信息采编处室投稿。
信息采编处室经过筛选整理，送审批后，编辑成各种主题材的信息刊物（如每天重要信息、内参、通报、经济市场形势、业务发展简报等）。
信息采编管理员可自定义各刊物的名称、所属刊期信息及刊物的浏览人员范围，对刊物信息投稿、采编、发布等全过程的电子化管理。
5.7.3 参考信息及内部信息网
管理员可对共享信息的栏目进行设置，办公自动化用户系统可在此上载相关可共享的信息，以共其他人员浏览、下载。
内部信息网：单位内部新闻网站，用户可自定义新闻网站的框架结构，对新闻的大类、小类信息进行维护（新增、删除、修改），设置新闻专题栏目，按权限管理机制，设置各类新闻的管理员、阅览用户。新闻可上载图片信息，用户在
浏览新闻时可发表言论，系统自动统计浏览人数及反馈意见。
5.7.4 规章制度
建立政策、法律、法规数据库，完成正式及相关政策法律法规等信息的发布、保存和查询。
起草的规章制度，经规章制度管理员审批、发布后，成为正式规章制度，供所有用户浏览、检索。
5.7.5 电子去向牌
实现了本单位内办公人员去向信息实时更新，方便用户查看各部门人员的办公状态(在岗、请假等)，用户可以在线修改自己的当前办公状态，系统管理员可预定义办公状态信息，使去向牌信息的查看、更新电子化处理。
5.8 个人事务
实现个人信息的电子化管理。个人事务包括：名片管理，日程安排，短信息，留言簿等功能模块。
5.8.1 日程安排
在日程表中安排自己的事务，通知他人自己的日程安排。日程安排采取日历方式，用户可定义指定时间段将要做的事，包括约会等。用户可以给相关人员发送通知以确认安排。
5.8.2 短信息
用户可以在办公自动化系统中使用短信息功能进行实时交流。
5.8.3 留言簿
用户可以发布留言，浏览收到的留言信息，对留言进行删除、转发及收回等处理。
5.8.4 名片管理
用于存放个人的单位和往来人员的通讯信息，用户可对通讯信息进行分类管理，设置不同的名片夹，提供按姓名、单位、类别等条件检索。
5.9 系统事务
系统事务是用户进行个性化自定义及系统管理员级别使用的模块，对组织机构、人员信息的维护（添加、修改、删除），授予和调整其他用户的权限，对整个系统做相应的管理工作。主要包括：组织机构，权限管理，工作流程定义等功能模块。
5.9.1 系统事务
组织机构是整OA系统管理的基础，含组织机构，组织机构信息和人员信息两个部分的内容。
对本单位信息进行维护，设置分支机构信息，建立用户的初始信息。赋予用户操作权限。
5.9.2 权限管理
权限管理是后台管理主要部分，它规定不同级别的用户在整个系统流程中扮演的角色。包括：用户个人管理和用户组管理。其中：个人管理是对个人用户做应用权限的管理；用户组管理是对拥有相同权限成员的管理。权限管理有利于对个人工作职能的限制，是OA系统的安全机构。
5.9.3 流程定义
提供用户对单位内部各业工作流的编辑处理，用户无需任何编程、就可定义出符合本单位需求的工作流程，并可根据实际工作中的需求对工作流进行维护操
作，使其更融合于工作中，提高系统的可用性及适应性。
5.9.4 公文类型维护
提供用户根据本单位工作需求，自定义公文类型、及公文的主要参数（如：密级、密期等）。
5.9.5 公文模板维护
提供用户根据本单位工作需求，自定义公文模板，上载至办公自动化系统，供所有用户使用。
5.9.6 事务提醒助理
新事务提醒助理系统，提供用户对新事务到达的在线感知功能，用户可自定义提醒次数及提示音类型。
5.10 电子档案管理系统
提供归档监控、文件归档、归档审核、档案利用（在线借阅登记、审批、利用，纸质借阅预约、审批、归还），移交入馆、档案销毁，档案保管，光盘刻录、全宗管理。实现与OA系统的无缝对接，提供历史数据归档管理功能。
用户可根据卷内文件的信息人工拟制案卷标题，既可以使用国家或行业颁发的分类大纲，也可以自定义分类表等；公文批量归档，打印案卷目录、卷内文件目录，提供强大的检索功能，对档案进行借阅、统计、催还等管理功能，支持历年文档手工导入，形成单位完整档案。
注：需了解档案管理系统的具体功能，请参阅电子档案管理系统解决方案。
6. 运行环境 服务器：Windows 2000/2003/2008 Server
Microsoft.NET；
数据库软件：SQL Server；
客户端：要求支持 Web浏览器的访问方式.
7. 成功案例
全省财政系统远程电子公文交换系统
福建省财政厅办公自动化系统
福州市财政局办公自动化系统
福州市仓山区财政局办公自动化系统
福州市鼓楼区财政局办公自动化系统
福州市保税区财政局办公自动化系统
福州市琅岐经济区财政局办公自动化系统
福州市开发区财政局办公自动化系统
福州市晋安区财政局办公自动化系统
福州市台江区财政局办公自动化系统
福建省罗源县财政局办公自动化系统
福建省连江县财政局办公自动化系统
福建省平潭县财政局办公自动化系统
福清市财政局办公自动化系统
闽侯县财政局办公自动化系统
宁德市财政局办公自动化系统
古田县财政局办公自动化系统
福安市财政局办公自动化系统
福鼎市财政局办公自动化系统
霞浦县财政局办公自动化系统
柘荣县财政局办公自动化系统
泉州市财政局办公自动化系统
福州市土地发展中心办公自动化系统
福建省农业机械管理局办公自动化系统
三明市财政局办公自动化系统
三明市大田县财政局办公自动化系统
三明市将乐县财政局办公自动化系统
三明市沙县财政局办公自动化系统
三明市梅列区财政局办公自动化系统
三明市三元区财政局办公自动化系统
三明市明溪县财政局办公自动化系统
三明市清流县财政局办公自动化系统
三明市宁化县财政局办公自动化系统
三明市尤溪县财政局办公自动化系统
三明市泰宁县财政局办公自动化系统
三明市建宁县财政局办公自动化系统
三明市永安县财政局办公自动化系统
福建省高等教育自学考试委员会办公自动化系统（全省共431个自考办、助学点实现联网办公）
技术服务
1.1 技术培训
1. 系统管理员
培训目标：使用户熟悉办公自动化产品的安装，调试及基本的操作维护方法。 课程内容：
1．办公自动化系统的安装、调试及基本操作；
2．Microsoft SQL Server软件的安装、调试及基本操作；
3．系统构架介绍。
培训对象：系统管理员及相关维护人员
2. 普通用户
培训目标：使办公人员了解办公自动化产品的系统概况，并使办公人员掌握办公自动化系统的应用。
课程内容：办公自动化系统各模块的基本操作；工作岗位涉及到的办公自动化模块详细操作。
培训对象：用户办公人员。
1.2 售后服务
1．一年免费质保期内的服务内容
1）系统安装与调试
在办公自动化项目实施过程中，负责办公自动化产品的安装、调试以及系统的维护。安装调试包括：产品运行所在的服务器环境搭建；产品的安装、配置；与数据库系统的联机调试等。
2）产品技术咨询
我司将为办公自动化产品用户提供三年的免费技术咨询服务，内容包括：
A．系统配置说明；
B．系统数据备份技术咨询；
C．系统运行环境的调整和改进；
D．日常维护常见疑难问题解答；
E．产品技术更新资料。
3）定期服务
在质保期内，将为使用办公自动化产品的用户提供免费定期服务，内容包括：
A．每月一次的电话回访；
B．每年一次的数据库数据备份；
4）产品维护与升级
免费产品维护服务为一年。在维护期内，将及时向用户通报最新的产品升级情况，用户可以随时提出升级请求，所有软件产品的升级服务费用另行协商支付。
5）故障响应
在系统出现故障时，我司将进行快速响应，尽快恢复系统的正常运行。这包括：系统故障分析，故障排除，系统加固等。故障响应处理流程如下：
Ⅰ 用户电话报告；
Ⅱ 技术支持人员远程诊断；
Ⅲ 若需要现场排错，应急服务人员于3小时内到达现场（市区）；
Ⅳ 若应急服务人员无法当天解决问题的，技术服务人员将在接到电话后于第三个工作日内排除故障。
6）获得技术支持服务的方法
福州技术支持服务中心的热线：0591-
2、一年质保期外的服务内容
在一年维护期外，我司将继续为办公自动化产品用户提供免费技术咨询服务，内容可以涉及：系统业务流转定义及产品的最新进展；数据备份技术等。
附件一：培训课程表
根据各单位项目实施需要，提供具体的培训服务。