2012年2月
第3期总第253期
内蒙古科技与经济
Inner M o ngo lia Science T echnolo gy &Economy F ebruar y 2012N o . 3T o tal N o . 253
如何做好电力企业工程档案管理
邬 娜
(内蒙古超高压供电局, 内蒙古呼和浩特 010010)
X
摘 要:分析了电力企业工程档案管理的特点及管理中存在的问题, 提出了加强工程档案管理应抓好的几项工作。
关键词:工程档案; 管理; 企业
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2012) 03—0019—02 近年来, 随着电力系统工程项目的不断发展扩大, 其档案管理水平也有所提高, 但由于传统管理方法和观念的影响, 基本建设项目工程档案的收集归档过程仍存在着一些不足之处, 主要表现在:¹个别施工单位对于工程档案的重要性认识不足; º工程施工文件材料质量不高, 书写字迹耐久性差、竣工图及变更通知单修改不规范; »竣工档案收集困难。由于存在上述不足, 给工程档案的收集、归档、管理工作带来了一定难度, 为了进一步加强和改进工程档案的管理, 使其发挥应有的作用, 这就要求我们必须要分析问题存在的原因, 提出解决问题的办法, 努力改进, 从而提高工程档案管理水平。工程档案如何根据自身特点, 充分发挥其应有的作用, 成为我们档案管理部门亟待解决的问题。笔者就工程档案的归档工作谈一点粗浅的体会, 以与同行切磋。1 工程档案的特点
工程档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用) 的全过程中形成的应当归档保存的文件, 它包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用) 等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。1. 1 专业性
即不同的专业、技术板城产生形成的工程档案在内容、性质、记录手段和整体形式上有明显的区别。工程档案是专业技术活动的真实历史记录, 是专业技术人员智慧和劳动成果的结晶。1. 2 成套性
这是工程档案最突出、最重要的特点。工程档案记载和反映了建设项目活动的全部过程和成果, 即围绕一个产品或一个工程项目形成的一套档案。他们之间既以不同的工作阶段相区别, 又以总体的基建程序和专业技术内容相衔接, 构成了一个建设项
X
目完整的有机整体。1. 3 现实性
它具有较强的现实使用性。一般来说, 其他文件材料归档以后, 基本上完成了现行功能, 多是用来进行历史查考。工程档案则不同, 归档后进入档案部门的大多数档案, 不仅没有退出现行使用过程, 而且将在较长的时期内发挥现行效用。如在设计施工单位, 归档保存底图, 蓝图是进行现场施工和套用的依据。一个工程的图纸, 它的整套图纸不仅要在几年的施工过程中被利用, 它的部分留纸还会在这个工程的二期、三期中, 或其他一些工程中被套用, 在很长的时间中发挥着它的作用。
1. 4 复用性
有些档案可以最大量的、重复多次地照搬照套于新的基建工程中, 这些特点是由专业技术的继承性特点决定的。如设计一项新工程应以相关的老工程为条件, 一个工程的设计, 套用率有时达到80%～90%以上。工程档案的复用性, 体现着科技档案信息资源的共享性, 对实现工程档案的有效利用具有重大指导意义。1. 5 更改性
工程档案必须同它所反映的对象保持一致, 失真、失准的档案将无法满足它的现实作用。为此, 必须建立健全严格的更改、补充制度, 适时对工程档案进行更改和补充, 以维护其准确性。2 加强工程档案管理应抓好的几项工作
2. 1 超前控制, 工程档案管理与重点工程建设同步进行
自工程立项开始, 档案人员就根据工程建设的内容、特点, 结合具体单位工程、分部、分项工程和施工进度提前制定出档案工作的初步计划, 并明确档案工作管理体制、归档标准和质量等要求。通过健全档案工作制度, 制定竣工文件编制办法、档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表等有关制度, 以
收稿日期:2011-12-22
2012年2月
第3期总第253期
内蒙古科技与经济
Inner M o ngo lia Science T echnolo gy &Economy F ebruar y 2012N o . 3T o tal N o . 253
如何做好电力企业工程档案管理
邬 娜
(内蒙古超高压供电局, 内蒙古呼和浩特 010010)
X
摘 要:分析了电力企业工程档案管理的特点及管理中存在的问题, 提出了加强工程档案管理应抓好的几项工作。
关键词:工程档案; 管理; 企业
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2012) 03—0019—02 近年来, 随着电力系统工程项目的不断发展扩大, 其档案管理水平也有所提高, 但由于传统管理方法和观念的影响, 基本建设项目工程档案的收集归档过程仍存在着一些不足之处, 主要表现在:¹个别施工单位对于工程档案的重要性认识不足; º工程施工文件材料质量不高, 书写字迹耐久性差、竣工图及变更通知单修改不规范; »竣工档案收集困难。由于存在上述不足, 给工程档案的收集、归档、管理工作带来了一定难度, 为了进一步加强和改进工程档案的管理, 使其发挥应有的作用, 这就要求我们必须要分析问题存在的原因, 提出解决问题的办法, 努力改进, 从而提高工程档案管理水平。工程档案如何根据自身特点, 充分发挥其应有的作用, 成为我们档案管理部门亟待解决的问题。笔者就工程档案的归档工作谈一点粗浅的体会, 以与同行切磋。1 工程档案的特点
工程档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用) 的全过程中形成的应当归档保存的文件, 它包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用) 等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。1. 1 专业性
即不同的专业、技术板城产生形成的工程档案在内容、性质、记录手段和整体形式上有明显的区别。工程档案是专业技术活动的真实历史记录, 是专业技术人员智慧和劳动成果的结晶。1. 2 成套性
这是工程档案最突出、最重要的特点。工程档案记载和反映了建设项目活动的全部过程和成果, 即围绕一个产品或一个工程项目形成的一套档案。他们之间既以不同的工作阶段相区别, 又以总体的基建程序和专业技术内容相衔接, 构成了一个建设项
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目完整的有机整体。1. 3 现实性
它具有较强的现实使用性。一般来说, 其他文件材料归档以后, 基本上完成了现行功能, 多是用来进行历史查考。工程档案则不同, 归档后进入档案部门的大多数档案, 不仅没有退出现行使用过程, 而且将在较长的时期内发挥现行效用。如在设计施工单位, 归档保存底图, 蓝图是进行现场施工和套用的依据。一个工程的图纸, 它的整套图纸不仅要在几年的施工过程中被利用, 它的部分留纸还会在这个工程的二期、三期中, 或其他一些工程中被套用, 在很长的时间中发挥着它的作用。
1. 4 复用性
有些档案可以最大量的、重复多次地照搬照套于新的基建工程中, 这些特点是由专业技术的继承性特点决定的。如设计一项新工程应以相关的老工程为条件, 一个工程的设计, 套用率有时达到80%～90%以上。工程档案的复用性, 体现着科技档案信息资源的共享性, 对实现工程档案的有效利用具有重大指导意义。1. 5 更改性
工程档案必须同它所反映的对象保持一致, 失真、失准的档案将无法满足它的现实作用。为此, 必须建立健全严格的更改、补充制度, 适时对工程档案进行更改和补充, 以维护其准确性。2 加强工程档案管理应抓好的几项工作
2. 1 超前控制, 工程档案管理与重点工程建设同步进行
自工程立项开始, 档案人员就根据工程建设的内容、特点, 结合具体单位工程、分部、分项工程和施工进度提前制定出档案工作的初步计划, 并明确档案工作管理体制、归档标准和质量等要求。通过健全档案工作制度, 制定竣工文件编制办法、档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表等有关制度, 以
收稿日期:2011-12-22