无纸化办公之神
为什么你的办公室愈加混乱不堪?
弗雷德里充·依·艾伦
［１］在1970年《未来者》杂志中阿尔温·托福乐声称“打印任何资料是机器的一种原始用途，违背了其本身的初衷。”五年后，施乐公司的帕罗·阿尔托研究中心的主任认为无纸化办公已经初现端倪，并大胆预言在未来“不知道这个世界上我还会需要多少硬拷贝。”
［２］如果他还和我们一样，那么，他仍然被许多纸张包围，很可能比以往任何时候更加严重。几十年来, 我们一直期待着无纸化办公的到来, 但是, 新技术层出不穷, 旨在帮助我们取代在几千年前最先由埃及人利用河咒苇制造的纸。这些新技术包括电子记事本, 体积越来越小的笔记本电脑和内容总在不断更新的电子书籍。我们都知道纸张占据宝贵的空间, 一次只能够放在一个地方, 检索或查询非常困难, 而且缺少超文本所具有的交互性和链接功能。因为了解这一点, 所以我们为继续依赖纸张而内疚。为什么我们还不能够克服这一陋习呢?
［３］两位英国研究人员阿比加尔·宅和理此埃持仁哈坡决定对此进行研究, 并将其研究成果写成《无纸办公室的神话》一书, 由麻省理工学院出版社出版。书中举例说明了我们所处的困境:他们在一家高科技研究实验室遇到了一位经理, 其办公室里到处都堆积着纸张——椅子上、工作台上、办公桌上、电脑周围。他似乎有一种超能力, 只用几秒钟就在乱七八糟的纸堆里找到所需文件, 但是, 这的确会让他的老板感到难堪。每当公司老板到来之时, 他不得不把所有的纸张收拾起来, 藏入壁橱的箱子里。这样做的结果使他此后一两周的工作效率大减。这就产生了问题:难道纸张真的妨碍我们的工作吗?
[4] 我们很容易这么认为。关于计算机化信息处理的优点我们已经耳熟能详, 但是, 我们却从未听说过纸张的优点。塞伦和哈坡已经发现了纸张的优点。以他们如何描述一张普通办公桌上的文件摆放为例。 它准确地描述了我的, 也许还有你的乱糟糟的办公室:一叠重要的文件放在办公桌中间, 可能紧靠在电话旁, 这些文件被他们称为特急件, 需要马上处理。急件是仍然重要但不怎么紧急的文件, 占据了办公桌的边角, 它们或半悬在办公桌的一角或被塞进办公桌的抽屉里。大部分文件属于普通文件, 不需要马上处理, 装满了远处的文件柜。与此同时, 许多纸张整齐地摆放在办公桌上, 桌子中间的空处有几张纸零散地放着, 另外的一些纸张可能堆放在其他地方, 甚至散放在地板上。
[5] 上述简单描述揭示了纸张鲜为人知的优点。我们都知道在电脑屏幕上阅读可能是
件不愉快的事:相对模糊的字体、炫目的屏光、必须不断地翻页、屏幕相对固定的位置等。塞伦和哈坡发现纸张不仅没有上述缺点, 而且在许多方面都优于计算机。
[6] 人们工作时每次阅读的东西往往来自不同的文件, 因此用纸张要容易得多。另外他
们经常要做注释, 而在纸上做注释更容易, 方式更加多样——用铅笔轻轻地划、用钢笔重重地划、用彩笔划、在报事贴便条纸上写、在字上画圈等。除非是在海滩, 人们在阅读时很少从头至尾一字不漏地读完, 他们浏览、翻阅标题、查找特别事件、阅读过程中前后参阅„„这一切在屏幕上完成要困难得多。
[7] 对于写作来说, 纸张也经常是必不可少的, 这不仅因为你可以在周围摊开各种各样的源文件, 而且还可以在纸上轻松地修改和订正。你很可能在电脑上写作, 但在写作过程中你肯定还得利用大量的纸张。另外, 在开会或人们相互合作的任何场合, 电脑也不适合替代纸张。打印出来的文件可以互相传递、可以几个人同时阅读、在讨论的同时可以很容易地在上面做注释。正如塞伦和哈坡观察到的那样：评阅报告的人围桌而坐, 同事间可以看到谁在阅读报告, 谁没有读, 谁在认真翻阅, 谁把报告放在了一边。
相比之下, 谁知道对面用笔记本电 脑阅读文件的同事看到什么地方了? „„还是正在阅读自己的电子邮件?
[8] 或许, 作者所揭示的纸张优点的最惊人之处就在于, 我们喜欢这样一个简单的事实:把一份报告亲手交给老板, 知道他从你手中直接拿到它, 这与点击“发送报告”按钮, 等待老板答复完全不同。
[9] 塞伦和哈坡考察了两项活动:空中交通导航和撰写警方报告。根据常识判断，无纸化操作可能会更加奏效。导航员用小纸条来记录飞行的情况, 这种方法长期以来就被作为一个常见的例子来说明僵化的官僚政治体系的危害和落后。作者发现该体系事实上具有许多无与伦比的优点。
[10J 导航员的小纸条每张约一英寸宽八英寸长, 上面记载一次航班的具体息, 诸如飞行速度、高度、航向和目的地。这些纸条通常放在紧靠导航员雷达屏幕旁的置物架上。它们不仅为导航员跟踪飞机, 而且让他或她的助手知道做什么。塞伦和哈坡发现这些纸条具有五个具体的优点：第一, 纸片可以倾斜一定的角度放置或以其他的方式放置以引起特别关注。第二, 当飞机的相对位置发生改变时, 它们可以很容易地被重新放置。第三, 当导航员做其他事情(比如与同事或飞行员进行交谈) 时, 他们可以轻松地在纸片上进行记录。第四, 它们可以提供大量的信息, 在场人员只需看一眼便可知晓, 立刻就能了解到在某个导航员负责的范围内有多少架飞机。第五, 无论何时在这些纸条上做记号或移动这些纸条, 都能立刻显示出某个导航员的工作情况。在电脑屏幕上移动这些纸片上的信息可能会麻烦得多。把信息输入电脑必然会取代速记工作，一个置物架上可以同时存放 50 张纸条, 其内容很难在电脑屏幕上一次显示出来, 如此等等。
[ll] 消灭这些纸条的唯一的方法就是大力简化导航员的工作, 因为还没有人找到用电脑处理和共享如此复杂信息的方法。一些地方的确已开始简化导航员的工作, 规定飞机必须严格按照既定航道飞行, 飞行顺序事先预定且永不改变, 飞行航线永不交叉。甚至到计算机已取代纸张的时候, 航员还会继续保留着飞行记录的小纸条, 作为备
份或作为诉讼时的证据。
[12] 许多警察部门已经为写刑事报告引进了电子信息系统。塞伦和哈坡研究了一个案例, 在这个案例中警官们配有笔记本电脑。这一想法的初衷是为了警察在调查受害者时用电脑录入, 然后, 把有关数据上传到数据库。于是, 很快暴露出两个问题。首先, 警方发现他们花了大多时间进行电脑操作, 以至于不能充分地倾听, 也不能与受害者进行交谈, 而倾听以及与受害者交流既可以安慰受害者, 又可以对破案提供宝贵线索。正因为如此, 大多数配有笔记本电脑的警官又改回先在纸上记录, 过后再把他们输入到计算机中。其次, 警方即时报告的目标也被大打折扣, 因为报告往往要不断修改, 在归档后仍要不断修改。在当地政客看来, 这使警察显得很无能。事实上它恰恰证实了犯罪案件从本质上来说一定会随着时间的推移而逐渐变得明朗化。你不可能马上了解到在一起入室盗窃案件中究竟何物被窃。
［13］ 塞伦和哈坡得出结论：“在未来, 新技术通常将改变纸张的作用, 而不是替代它。”他们为电脑和纸张相互协作提出了许多明智的建议, 并且进一步提供了衡量工作进展的标准, “废纸等将更加重要„„满满的纸篓说明了一个事实，即人们的工作是有效的，因为人们在文件生命周期的不同阶段使用纸张，特别是那些知识密集阶段。 随着他们进入文件生命周期的其它阶段, 纸张的作用将逐渐减少。”换言之, 在准备信息文件时, 我们将使用大量的纸张, 然后扔掉它。
[14] 这样便留下一个大问题。如果说无纸化办公是这样虚幻的东西, 那么, 为什么有人还要幻想这样的东西呢? 有两个基本原因： 第一是那些可以从中获益的人不断地向我们兜售这一理念。自动化信息解决方案有限公司解释道, 假如你寻求“更好的组织和高效的运作, 那么, 你就绝对应该考虑采用‘无纸化' 办公方案。这是未来发展趋势。”不过, 那简直就是胡说八道。市场营销的成功只能建立在销售别人真正需要的东西的基础上。这也就引出了第二个原因。
[15] 所有的技术最终都归结为我们试图得到我们想要的, 或我们渴望的东西, 无
论是更快捷的旅游、更好的身体、一场更精彩的高尔夫球比赛、更结实的办公楼、新的娱乐活动或者仅仅靠发明赚钱。而我们大多数的需求就是为了主宰自己的生活, 做自己喜欢做的事情, 而不必为不喜欢做的事情所左右。我们为纸张所控制——纸币、报告、报纸、杂志、必读的书籍等。我们禁不住梦想有这样一个世界:我们既能得到纸的所有好处, 又不必为此付出(检索的) 时间和空间。我们想享用纸的所有好处, 但不想要纸本身。
[16] 将来的某一天, 在某地, 这可能会发生。但是至少现在, 既不可能, 也毫无意义。一百年前人们也许同样梦想过打字机会取代铅笔。
选自《美国遗产》 2002 年 11 月 12 日
无纸化办公之神
为什么你的办公室愈加混乱不堪?
弗雷德里充·依·艾伦
［１］在1970年《未来者》杂志中阿尔温·托福乐声称“打印任何资料是机器的一种原始用途，违背了其本身的初衷。”五年后，施乐公司的帕罗·阿尔托研究中心的主任认为无纸化办公已经初现端倪，并大胆预言在未来“不知道这个世界上我还会需要多少硬拷贝。”
［２］如果他还和我们一样，那么，他仍然被许多纸张包围，很可能比以往任何时候更加严重。几十年来, 我们一直期待着无纸化办公的到来, 但是, 新技术层出不穷, 旨在帮助我们取代在几千年前最先由埃及人利用河咒苇制造的纸。这些新技术包括电子记事本, 体积越来越小的笔记本电脑和内容总在不断更新的电子书籍。我们都知道纸张占据宝贵的空间, 一次只能够放在一个地方, 检索或查询非常困难, 而且缺少超文本所具有的交互性和链接功能。因为了解这一点, 所以我们为继续依赖纸张而内疚。为什么我们还不能够克服这一陋习呢?
［３］两位英国研究人员阿比加尔·宅和理此埃持仁哈坡决定对此进行研究, 并将其研究成果写成《无纸办公室的神话》一书, 由麻省理工学院出版社出版。书中举例说明了我们所处的困境:他们在一家高科技研究实验室遇到了一位经理, 其办公室里到处都堆积着纸张——椅子上、工作台上、办公桌上、电脑周围。他似乎有一种超能力, 只用几秒钟就在乱七八糟的纸堆里找到所需文件, 但是, 这的确会让他的老板感到难堪。每当公司老板到来之时, 他不得不把所有的纸张收拾起来, 藏入壁橱的箱子里。这样做的结果使他此后一两周的工作效率大减。这就产生了问题:难道纸张真的妨碍我们的工作吗?
[4] 我们很容易这么认为。关于计算机化信息处理的优点我们已经耳熟能详, 但是, 我们却从未听说过纸张的优点。塞伦和哈坡已经发现了纸张的优点。以他们如何描述一张普通办公桌上的文件摆放为例。 它准确地描述了我的, 也许还有你的乱糟糟的办公室:一叠重要的文件放在办公桌中间, 可能紧靠在电话旁, 这些文件被他们称为特急件, 需要马上处理。急件是仍然重要但不怎么紧急的文件, 占据了办公桌的边角, 它们或半悬在办公桌的一角或被塞进办公桌的抽屉里。大部分文件属于普通文件, 不需要马上处理, 装满了远处的文件柜。与此同时, 许多纸张整齐地摆放在办公桌上, 桌子中间的空处有几张纸零散地放着, 另外的一些纸张可能堆放在其他地方, 甚至散放在地板上。
[5] 上述简单描述揭示了纸张鲜为人知的优点。我们都知道在电脑屏幕上阅读可能是
件不愉快的事:相对模糊的字体、炫目的屏光、必须不断地翻页、屏幕相对固定的位置等。塞伦和哈坡发现纸张不仅没有上述缺点, 而且在许多方面都优于计算机。
[6] 人们工作时每次阅读的东西往往来自不同的文件, 因此用纸张要容易得多。另外他
们经常要做注释, 而在纸上做注释更容易, 方式更加多样——用铅笔轻轻地划、用钢笔重重地划、用彩笔划、在报事贴便条纸上写、在字上画圈等。除非是在海滩, 人们在阅读时很少从头至尾一字不漏地读完, 他们浏览、翻阅标题、查找特别事件、阅读过程中前后参阅„„这一切在屏幕上完成要困难得多。
[7] 对于写作来说, 纸张也经常是必不可少的, 这不仅因为你可以在周围摊开各种各样的源文件, 而且还可以在纸上轻松地修改和订正。你很可能在电脑上写作, 但在写作过程中你肯定还得利用大量的纸张。另外, 在开会或人们相互合作的任何场合, 电脑也不适合替代纸张。打印出来的文件可以互相传递、可以几个人同时阅读、在讨论的同时可以很容易地在上面做注释。正如塞伦和哈坡观察到的那样：评阅报告的人围桌而坐, 同事间可以看到谁在阅读报告, 谁没有读, 谁在认真翻阅, 谁把报告放在了一边。
相比之下, 谁知道对面用笔记本电 脑阅读文件的同事看到什么地方了? „„还是正在阅读自己的电子邮件?
[8] 或许, 作者所揭示的纸张优点的最惊人之处就在于, 我们喜欢这样一个简单的事实:把一份报告亲手交给老板, 知道他从你手中直接拿到它, 这与点击“发送报告”按钮, 等待老板答复完全不同。
[9] 塞伦和哈坡考察了两项活动:空中交通导航和撰写警方报告。根据常识判断，无纸化操作可能会更加奏效。导航员用小纸条来记录飞行的情况, 这种方法长期以来就被作为一个常见的例子来说明僵化的官僚政治体系的危害和落后。作者发现该体系事实上具有许多无与伦比的优点。
[10J 导航员的小纸条每张约一英寸宽八英寸长, 上面记载一次航班的具体息, 诸如飞行速度、高度、航向和目的地。这些纸条通常放在紧靠导航员雷达屏幕旁的置物架上。它们不仅为导航员跟踪飞机, 而且让他或她的助手知道做什么。塞伦和哈坡发现这些纸条具有五个具体的优点：第一, 纸片可以倾斜一定的角度放置或以其他的方式放置以引起特别关注。第二, 当飞机的相对位置发生改变时, 它们可以很容易地被重新放置。第三, 当导航员做其他事情(比如与同事或飞行员进行交谈) 时, 他们可以轻松地在纸片上进行记录。第四, 它们可以提供大量的信息, 在场人员只需看一眼便可知晓, 立刻就能了解到在某个导航员负责的范围内有多少架飞机。第五, 无论何时在这些纸条上做记号或移动这些纸条, 都能立刻显示出某个导航员的工作情况。在电脑屏幕上移动这些纸片上的信息可能会麻烦得多。把信息输入电脑必然会取代速记工作，一个置物架上可以同时存放 50 张纸条, 其内容很难在电脑屏幕上一次显示出来, 如此等等。
[ll] 消灭这些纸条的唯一的方法就是大力简化导航员的工作, 因为还没有人找到用电脑处理和共享如此复杂信息的方法。一些地方的确已开始简化导航员的工作, 规定飞机必须严格按照既定航道飞行, 飞行顺序事先预定且永不改变, 飞行航线永不交叉。甚至到计算机已取代纸张的时候, 航员还会继续保留着飞行记录的小纸条, 作为备
份或作为诉讼时的证据。
[12] 许多警察部门已经为写刑事报告引进了电子信息系统。塞伦和哈坡研究了一个案例, 在这个案例中警官们配有笔记本电脑。这一想法的初衷是为了警察在调查受害者时用电脑录入, 然后, 把有关数据上传到数据库。于是, 很快暴露出两个问题。首先, 警方发现他们花了大多时间进行电脑操作, 以至于不能充分地倾听, 也不能与受害者进行交谈, 而倾听以及与受害者交流既可以安慰受害者, 又可以对破案提供宝贵线索。正因为如此, 大多数配有笔记本电脑的警官又改回先在纸上记录, 过后再把他们输入到计算机中。其次, 警方即时报告的目标也被大打折扣, 因为报告往往要不断修改, 在归档后仍要不断修改。在当地政客看来, 这使警察显得很无能。事实上它恰恰证实了犯罪案件从本质上来说一定会随着时间的推移而逐渐变得明朗化。你不可能马上了解到在一起入室盗窃案件中究竟何物被窃。
［13］ 塞伦和哈坡得出结论：“在未来, 新技术通常将改变纸张的作用, 而不是替代它。”他们为电脑和纸张相互协作提出了许多明智的建议, 并且进一步提供了衡量工作进展的标准, “废纸等将更加重要„„满满的纸篓说明了一个事实，即人们的工作是有效的，因为人们在文件生命周期的不同阶段使用纸张，特别是那些知识密集阶段。 随着他们进入文件生命周期的其它阶段, 纸张的作用将逐渐减少。”换言之, 在准备信息文件时, 我们将使用大量的纸张, 然后扔掉它。
[14] 这样便留下一个大问题。如果说无纸化办公是这样虚幻的东西, 那么, 为什么有人还要幻想这样的东西呢? 有两个基本原因： 第一是那些可以从中获益的人不断地向我们兜售这一理念。自动化信息解决方案有限公司解释道, 假如你寻求“更好的组织和高效的运作, 那么, 你就绝对应该考虑采用‘无纸化' 办公方案。这是未来发展趋势。”不过, 那简直就是胡说八道。市场营销的成功只能建立在销售别人真正需要的东西的基础上。这也就引出了第二个原因。
[15] 所有的技术最终都归结为我们试图得到我们想要的, 或我们渴望的东西, 无
论是更快捷的旅游、更好的身体、一场更精彩的高尔夫球比赛、更结实的办公楼、新的娱乐活动或者仅仅靠发明赚钱。而我们大多数的需求就是为了主宰自己的生活, 做自己喜欢做的事情, 而不必为不喜欢做的事情所左右。我们为纸张所控制——纸币、报告、报纸、杂志、必读的书籍等。我们禁不住梦想有这样一个世界:我们既能得到纸的所有好处, 又不必为此付出(检索的) 时间和空间。我们想享用纸的所有好处, 但不想要纸本身。
[16] 将来的某一天, 在某地, 这可能会发生。但是至少现在, 既不可能, 也毫无意义。一百年前人们也许同样梦想过打字机会取代铅笔。
选自《美国遗产》 2002 年 11 月 12 日