商 务 接 待 手 册
（草案）
人事部 2011年12月18日
目 录
总则 ................................................................................................................... 3 一、范围 ........................................................................................................ 3 二、管理 ........................................................................................................ 3 三、计划与准备 . ........................................................................................... 3 四、接待标准 . ............................................................................................... 4 五、商务接待流程 . ....................................................................................... 5 六、商务接待过程要求 . ............................................................................... 8 七、附则 ........................................................................................................ 9 附表 ..................................................................................................................
商务接待申请表 . ..................................................................................................... 10
接待行程安排表 . ..................................................................... 错误！未定义书签。
商务招待费用超额审批表 . ..................................................... 错误！未定义书签。
来访招待总结报告 . ................................................................. 错误！未定义书签。
来宾招待手册 . ......................................................................... 错误！未定义书签。
总则
为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本手册。商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。
一、范围
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。
二、管理
行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部。
三、计划与准备
1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。
4、行政部根据情况计划安排来宾用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。
5、因会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪
人员，并安排现场摄影摄像等。
6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政部接待人员协调安排，统一调度。
7、如有需要行政部应根据情况提前为客户购买车票及机票。
四、接待标准
公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为3个级别：普通接待、中级接待、高级接待。
1、普通接待
2、中等接待
3、高级接待
五、商务接待流程
1、商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门经理审核后，报行政部申请安排接待；
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待
时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议； ③公司高层领导的商务接待活动，由其助理填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；
④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下：
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；
⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。 2、商务接待的实施
①行政部依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责
任人及物品置办；
②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；
③行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排；
④行政部依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾；
⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；
⑥如接待负责人无法陪同，可由行政部人员代为行使接待负责人职责；
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；
⑧公司领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；
⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。 3、商务接待行程的变更
①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部； ②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行
调整；
③如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后的《接待行程安排表》报总经理审批后执行，并将《接待行程安排表》副本发至相关人员；
④如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原《接待行程安排表》正、副本；
⑤行政部应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待手册》，并送至来宾。
六、商务接待过程要求
1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生； 2、行政部于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。
3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。 4、接待环境标准
①物品摆放整齐，且表面无灰尘； ②地面干净无脏物，空气流通清新； ③室温适度，灯光合适，电视调好； ④备品齐全。 5、公司参观规定
①安排来宾参观公司，须报行政部经理批准； ②参观介绍以行政部为主，接待部门配合；
③参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后； ④参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 6、接待礼仪要求
①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；
②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；
③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；
④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；
⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续； 七、附则
1、本手册为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行； 2、各子公司应参照本手册开展商务接待活动；
3、本手册由人事部依据实际情况变化，不定期进行修订； 4、本手册由人事部附则最终解释； 5、本手册于 年 月 日起执行。
邯郸市销售服务有限公司
年 月
商务接待申请表
申请部门： 负责人： 1、客人信息：
2、接待时间： 年 月 日 至 年 月 日共 日
3、接待事由： 4、洽谈参加人员： 5、陪同人员：
6、招待项目：
□交通 □住宿 □宴请 □娱乐 □游览 □其它： 7、其它要求：
接待行程安排表
接待部门： 接待负责人： 制表人：
配合内容清单：
11
招待费用预算：
□交通： □住宿： □宴请： □娱乐等： 合计：
商务招待费用超额审批表
申请部门： 负责人： 1、招待对象：
2、招待时间： 年 月 日至 年 月 日
3、招待事由： 4、获批招待费用预算：
□交通： □住宿： □宴请： □娱乐等：
12
合计： 5、实际招待费用情况：
□交通： □住宿： □宴请： □娱乐等： 合计： 超额：
超额原因说明：
来访接待总结报告
接待项目： 一、来访目的：
□选型 □参观 □签合同 □合作 □顺访 □游玩 □其它
（ ） 二、接待总结： 1、接待情况：
2、效果总结：
13
3、后续工作：
4、费用总结：
注：超标是指超预算、超项目、超时间
接待负责人（签字）： 年 月 日
部门负责人（签字）： 年 月 日
来宾接待手册内容
来宾接待手册中包含以下几项基本内容：问候语、住宿安排、通讯安排、日程安排、联络人、天气情况、公司（单位）简介、公司（单位）领导简介。具体形式应由专业美术人员进行设计。
住宿安排
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通讯安排
您房间的电话拨“0”后可以直接拨打市内电话。房间与房间之间拨打时直接拨打房号即可。
日程安排
联络人
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商 务 接 待 手 册
（草案）
人事部 2011年12月18日
目 录
总则 ................................................................................................................... 3 一、范围 ........................................................................................................ 3 二、管理 ........................................................................................................ 3 三、计划与准备 . ........................................................................................... 3 四、接待标准 . ............................................................................................... 4 五、商务接待流程 . ....................................................................................... 5 六、商务接待过程要求 . ............................................................................... 8 七、附则 ........................................................................................................ 9 附表 ..................................................................................................................
商务接待申请表 . ..................................................................................................... 10
接待行程安排表 . ..................................................................... 错误！未定义书签。
商务招待费用超额审批表 . ..................................................... 错误！未定义书签。
来访招待总结报告 . ................................................................. 错误！未定义书签。
来宾招待手册 . ......................................................................... 错误！未定义书签。
总则
为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本手册。商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。
一、范围
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。
二、管理
行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部。
三、计划与准备
1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。
4、行政部根据情况计划安排来宾用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。
5、因会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪
人员，并安排现场摄影摄像等。
6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政部接待人员协调安排，统一调度。
7、如有需要行政部应根据情况提前为客户购买车票及机票。
四、接待标准
公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为3个级别：普通接待、中级接待、高级接待。
1、普通接待
2、中等接待
3、高级接待
五、商务接待流程
1、商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门经理审核后，报行政部申请安排接待；
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待
时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议； ③公司高层领导的商务接待活动，由其助理填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；
④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下：
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；
⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。 2、商务接待的实施
①行政部依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责
任人及物品置办；
②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；
③行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排；
④行政部依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾；
⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；
⑥如接待负责人无法陪同，可由行政部人员代为行使接待负责人职责；
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；
⑧公司领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；
⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。 3、商务接待行程的变更
①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部； ②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行
调整；
③如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后的《接待行程安排表》报总经理审批后执行，并将《接待行程安排表》副本发至相关人员；
④如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原《接待行程安排表》正、副本；
⑤行政部应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待手册》，并送至来宾。
六、商务接待过程要求
1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生； 2、行政部于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。
3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。 4、接待环境标准
①物品摆放整齐，且表面无灰尘； ②地面干净无脏物，空气流通清新； ③室温适度，灯光合适，电视调好； ④备品齐全。 5、公司参观规定
①安排来宾参观公司，须报行政部经理批准； ②参观介绍以行政部为主，接待部门配合；
③参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后； ④参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 6、接待礼仪要求
①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；
②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；
③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；
④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；
⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续； 七、附则
1、本手册为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行； 2、各子公司应参照本手册开展商务接待活动；
3、本手册由人事部依据实际情况变化，不定期进行修订； 4、本手册由人事部附则最终解释； 5、本手册于 年 月 日起执行。
邯郸市销售服务有限公司
年 月
商务接待申请表
申请部门： 负责人： 1、客人信息：
2、接待时间： 年 月 日 至 年 月 日共 日
3、接待事由： 4、洽谈参加人员： 5、陪同人员：
6、招待项目：
□交通 □住宿 □宴请 □娱乐 □游览 □其它： 7、其它要求：
接待行程安排表
接待部门： 接待负责人： 制表人：
配合内容清单：
11
招待费用预算：
□交通： □住宿： □宴请： □娱乐等： 合计：
商务招待费用超额审批表
申请部门： 负责人： 1、招待对象：
2、招待时间： 年 月 日至 年 月 日
3、招待事由： 4、获批招待费用预算：
□交通： □住宿： □宴请： □娱乐等：
12
合计： 5、实际招待费用情况：
□交通： □住宿： □宴请： □娱乐等： 合计： 超额：
超额原因说明：
来访接待总结报告
接待项目： 一、来访目的：
□选型 □参观 □签合同 □合作 □顺访 □游玩 □其它
（ ） 二、接待总结： 1、接待情况：
2、效果总结：
13
3、后续工作：
4、费用总结：
注：超标是指超预算、超项目、超时间
接待负责人（签字）： 年 月 日
部门负责人（签字）： 年 月 日
来宾接待手册内容
来宾接待手册中包含以下几项基本内容：问候语、住宿安排、通讯安排、日程安排、联络人、天气情况、公司（单位）简介、公司（单位）领导简介。具体形式应由专业美术人员进行设计。
住宿安排
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通讯安排
您房间的电话拨“0”后可以直接拨打市内电话。房间与房间之间拨打时直接拨打房号即可。
日程安排
联络人
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