SAP 类型软件介绍及简单特点分析
——以知识管理软件为例
[1**********] 关翔
内容提要：通过对知识管理系统进行介绍总结出知识管理系统的大致功能模块，并由此分析SAP 类型软件的大致特点与功能，论述SAP 软件（此处举例为知识管理软件）的重要性以及此类软件的前景。
关键词：知识管理 SAP 功能 特点
SAP 是其ERP （Enterprise-wide Resource Planning）软件名称，它是ERP 解决方案的先驱，也是全世界排名第一的ERP 软件，可以为各种行业、不同规模的企业提供全面的解决方案，下文我们以知识管理软件为例分析这一类SAP 软件的特性。
知识管理（Knowledge Management，KM ）是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，知识管理是利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。知识管理包括几个方面工作：建立知识库；促进员工的知识交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。具体定义为，在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以因应市场的变迁。
当今企业实施知识管理的必要性在于：
竞争：市场竞争越来越激烈，创新的速度加快，所以企业必须不断获得新知识，并利用知识为企业和社会创造价值；
顾客导向：企业要为客户创造价值；
工作流动性：雇员的流动性加快，雇员倾向于提前退休，如果企业不能很好地管理其所获得的知识，企业有失去其知识基础的风险；
环境不确定性：环境的不确定性表现在由于竞争而导致的不确定性和由于模糊性而带来的不确定性，在动态的不确定环境下，技术更新速度加快，学习已成为企业得以生存的根本保证，组织成员获取知识和使用知识的能力成为组织的核心技能，知识已成为企业获取竞争优势的基础，成为企业重要的稀缺资产；
全球化的影响：全球化经营要求企业具有交流沟通能力以及知识获取、知识创造与知识转换的能力。知识创造、知识获取和知识转换依赖于企业的学习能力，学习是企业加强竞争优势和核心竞争力的关键。
目前常见的知识管理产品有：kmpro 知识管理系统，HOLA 企业内容管理系统，管理123, ，3Hmis 综合知识管理系统，HollyKM 知识管理系统，edoc2知识管理平台，蓝凌EKP 知识管理解决方案，TRS 知识管理系统，Lotus 的K-Station 企业门户，微软的Tahoe ，IBM 的Text Miner ，Autonomy 的Concept Agents以及TelTech:服务知识管理等。
我们通过两个有代表性的产品对知识管理系统进行了解。 深蓝海域kmpro 知识管理系统（国内）
KMPRO 知识管理平台——是基于B/S架构，快速分析企业知识结构、分类存储知识数据、共享知识应用、提升企业管理效率，增值企业知识资产，提升企业核心竞争力的软件系统。
Kmpro 知识管理系统实现对知识的精确存储、版本、权限、共享、培训、重用，延长知识的生命周期，首创性的实现组织结构型、人力结构型知识地图（K －Map ），将知识与人、岗位、工作流程的关系明确，提升人对知识应用的目的性和高效性。引入知识管理的自我学习、在线培训、积分激励、专家问答、报表管理、决策支持等辅助技术系统，推动了知识管理深入关键业务领域的应用。
kmpro 知识管理体系的思想
KMpro 知识管理平台提出了自己的IT 系统世界观，对于知识管理系统，深蓝海域经过深入的研究知识管理理论，结合用户的实际需求，以及切身的产品实践，将KMpro 知识管
理系统的核心点定义为“分类+搜索+人+应用+咨询”，并以此作为看待知识管理系统的IT 世界观。
分类，是指对知识进行分门别类，做到快速、准确的定义知识的分类，让用户获取所需。
搜索，是指通过搜索引擎，快速、准确的找到用户所需知识。
人，是参与到知识管理过程中的全部用户的集合，不同的用户拥有不同的角色与权限，面向不同的知识。
应用，是指系统提供出来给用户使用的，有效处理知识的功能。
咨询，知识管理的实施过程当然不仅仅是一个IT 系统上线这么简单，需要辅助以专业的理论和实践经验指导，才能够少走弯路。
KMpro 帮助客户不仅仅完成系统的建设，更重要的是建立一套运行机制与体系。 “分类+搜索+人+应用+咨询”是KMpro 的核心观点，“分类和搜索”解决了技术上怎么实现的问题，“人和应用”解决了知识管理做什么的问题，而“咨询”则解决了项目的实施经验协助问题。
kmpro 知识管理系统功能
非结构化知识处理能力；结构化知识处理能力；征询管理系统；便捷的呼入问题引导解答应用；完善的文档及内容管理子模块；权限管理系统；知识维度的自由设定；个人知识门户；知识地图；知识培训；知识统计功能；版本管理功能；基于知识库的培训考试系统；全面精准的知识搜索。
DEYATECH 的HOLA 企业内容管理系统（国外）
德雅科技的HOLA 不但可以实现标准企业级的文档管理功能，还提供超过200中格式的
文档与图纸的阅读与红线标注，纸质文档的电子化，文档相关的日期提醒与任务管理，以及在海量数据中快速查询功能。
其中比较重要的管理想法：
文档集中管理：将企业的文档按一定的标准化结构集中存储到HOLA 中，实现高效的信息共享，防止信息丢失与被盗，便于企业知识的累计与再利用。
安全管理:HOLA 在系统层，网络层，数据层以及应用层提供多级安全控制措施。保护企业知识财产，确保商业连续性和实现法律遵从。
文档生命周期：HOLA 对文档的创作，批阅，审核，发布，归档进行全周期管理。突破组织架构，地理时区限制，安全高效透明的协同工作。
知识管理：HOLA 提供精细，准确，与企业贴切的知识分类管理功能。加速知识的获取速度，便于知识的再利用，提高决策性和避免重复工作。
这一产品的特点包括： 直观，易用，智能的用户界面： 文件拖放，跨浏览器，企业标识，未读提示，多视窗预览。
快速，准确，多维的检索： google快照，智能关键词，全文检索，索引卡搜索。 版本控制：文档签入，最新版本，历史版本，自动通知。
安全: 全面的安全管理，用户权限定义，文档播放器，CURL 。
索引卡：文档自定义属性，自定义列，生成报表，自动归档。
CURL 文档传输：快速传输，安全传输，操作可追溯，控制有效期。
文档同步：自动上载，版本管理，文档同步。
纸质文档电子化:全文索引，自动归档，支持扫描仪。
其带给用户的利益在于以下方面： 提高工作效率，方便一个人同时参与多个项目；实现知识积累，共享和重复利用；降低由于员工流动带来的负面影响；改进流程的规范化程度；快速获取公司内部的资源；提高管
理效率，降低管理成本；提高工作过程的透明度，有利于进一步提升管理能力；降低信息安全隐患；提高客户服务能力；法规遵从。
综合以上论述，我们不难发现KM 产品应该包含的模块（也是大部分SAP 软件所包含的模块）有：
1. （知识）规划模块：包括建立企业知识库，部门知识库，个人知识库，以及按照某
种逻辑和计算方式建立的知识地图，并且对这些知识数据进行合理的权限规划。这是知识管理的基础和起点。
2. （知识）应用模块：包括知识发布，以及正确发布前所必要的知识评审，评审后发
布达到知识共享，对于积累的大量知识数据，还需要有一个好的检索机制。
3. （知识）评价模块：不同时期不同情况下知识可能也是要改变的，因此对积累的只
是要有管理人员进行管理，其他有权限的用户可以对现有知识进行访问和评价，与知识管理人员进行沟通咨询以便积累的知识可以获得更多的发展并提高其可靠性。另外知识管理人员或者系统应当有能力向应该得到或可能需求某方面知识的员工
推送合适的知识数据。
4. （知识）统计模块：通过对访问次数或者其他热度的统计，可以统计出热点知识，
这样可以为企业找到提供这知识的优秀员工同时还能找出知识数据中的精华部分，可以让知识管理系统的有效率提高。
5. 即时交流平台模块：知识系统应当可以提供同时访问的用户之间以及用户与某些管
理员之间的即时交流能力，既可以在用户之间形成一定的知识评审效果，也可以提供一个讨论产生新的知识的平台，使这一系统更加便于使用。
6. 与网络的集成模块：无论是局域网或者互联网，这样一个系统必然需要网络的支持，
在网络下，这一切的系统要求和功能才能实现。
目前，其实在很多的公司中都存在着很好的“知识管理系统”，当然这种系统是一种非正式的、零散的、不系统的应用，同时这种系统主要是手工操作的系统。例如企业的经理
们经常使用网络上的共享硬盘或者是Exchange 中的公用文件夹来储存重要的资料，同时经理们主要通过电话或者电子邮件的形式对于企业内人员进行观察，从而发现那些专业技能方面的精英。
这些非正式的、零散的、不系统的应用可以解决部分企业知识管理中的问题，但是随着组织或企业的成长，特别是地域的扩张，一个自动化的知识管理系统就显示出非常重要的意义，相对与原始的手工知识管理它可以为企业带来更加巨大的利益。它通过更好的组织信息、分享信息、使用信息以及提供搜寻功能，使得企业的员工和各级经理们可以容易的在最合适的时间找到最合适的文档并能找到拥有某种核心能力的最合适职员。
知识管理是适应知识经济时代发展的需求而产生的，是管理学科的思想与理念向纵深发展的结果，是随着人们对资源认识的不断深化和企业管理能力的不断提高而发展起来的。知识管理是以知识为中心的管理，旨在通过知识共享，获取和利用知识来提升企业竞争力和反应能力，以迎接经济全球化竞争的挑战。因此，知识管理是企业在知识经济时代构造新的管理机制的指导思想和理念，是企业赢取竞争优势的重要手段与工具。我们有理由相信在不远的将来，知识管理系统会成为企业的一类标准化应用。
就像知识管理软件的重要性分析一样，目前各类SAP 类型软件在不同需求下都发挥着越来越重要的作用，从上例不难看出这类软件对企业管理的重要作用，目前的SAP 软件主要有过于庞大的问题，但是庞大的系统带来的是强大的功能，SAP 软件将在企业管理和运作中起发挥越来越重要的作用。
参考文献：
1. 《知识管理》出版时间：2006-7-1，出版社：科学出版社，国内译本。
2. 刘仲康 郑明身《企业管理概论》武汉大学出版社，2005。
3. 德鲁克《系统化的知识管理》2010年3月13日。
4. 刘红军《信息管理概论》第2版. 科学出版社,2012.02.
5. 《企业资源计划ERP 》，中国知网，2013-12-04.
6. 德雅科技HOLA 文档管理系统，德雅科技官网，2013-12-04.
SAP 类型软件介绍及简单特点分析
——以知识管理软件为例
[1**********] 关翔
内容提要：通过对知识管理系统进行介绍总结出知识管理系统的大致功能模块，并由此分析SAP 类型软件的大致特点与功能，论述SAP 软件（此处举例为知识管理软件）的重要性以及此类软件的前景。
关键词：知识管理 SAP 功能 特点
SAP 是其ERP （Enterprise-wide Resource Planning）软件名称，它是ERP 解决方案的先驱，也是全世界排名第一的ERP 软件，可以为各种行业、不同规模的企业提供全面的解决方案，下文我们以知识管理软件为例分析这一类SAP 软件的特性。
知识管理（Knowledge Management，KM ）是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，知识管理是利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。知识管理包括几个方面工作：建立知识库；促进员工的知识交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。具体定义为，在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以因应市场的变迁。
当今企业实施知识管理的必要性在于：
竞争：市场竞争越来越激烈，创新的速度加快，所以企业必须不断获得新知识，并利用知识为企业和社会创造价值；
顾客导向：企业要为客户创造价值；
工作流动性：雇员的流动性加快，雇员倾向于提前退休，如果企业不能很好地管理其所获得的知识，企业有失去其知识基础的风险；
环境不确定性：环境的不确定性表现在由于竞争而导致的不确定性和由于模糊性而带来的不确定性，在动态的不确定环境下，技术更新速度加快，学习已成为企业得以生存的根本保证，组织成员获取知识和使用知识的能力成为组织的核心技能，知识已成为企业获取竞争优势的基础，成为企业重要的稀缺资产；
全球化的影响：全球化经营要求企业具有交流沟通能力以及知识获取、知识创造与知识转换的能力。知识创造、知识获取和知识转换依赖于企业的学习能力，学习是企业加强竞争优势和核心竞争力的关键。
目前常见的知识管理产品有：kmpro 知识管理系统，HOLA 企业内容管理系统，管理123, ，3Hmis 综合知识管理系统，HollyKM 知识管理系统，edoc2知识管理平台，蓝凌EKP 知识管理解决方案，TRS 知识管理系统，Lotus 的K-Station 企业门户，微软的Tahoe ，IBM 的Text Miner ，Autonomy 的Concept Agents以及TelTech:服务知识管理等。
我们通过两个有代表性的产品对知识管理系统进行了解。 深蓝海域kmpro 知识管理系统（国内）
KMPRO 知识管理平台——是基于B/S架构，快速分析企业知识结构、分类存储知识数据、共享知识应用、提升企业管理效率，增值企业知识资产，提升企业核心竞争力的软件系统。
Kmpro 知识管理系统实现对知识的精确存储、版本、权限、共享、培训、重用，延长知识的生命周期，首创性的实现组织结构型、人力结构型知识地图（K －Map ），将知识与人、岗位、工作流程的关系明确，提升人对知识应用的目的性和高效性。引入知识管理的自我学习、在线培训、积分激励、专家问答、报表管理、决策支持等辅助技术系统，推动了知识管理深入关键业务领域的应用。
kmpro 知识管理体系的思想
KMpro 知识管理平台提出了自己的IT 系统世界观，对于知识管理系统，深蓝海域经过深入的研究知识管理理论，结合用户的实际需求，以及切身的产品实践，将KMpro 知识管
理系统的核心点定义为“分类+搜索+人+应用+咨询”，并以此作为看待知识管理系统的IT 世界观。
分类，是指对知识进行分门别类，做到快速、准确的定义知识的分类，让用户获取所需。
搜索，是指通过搜索引擎，快速、准确的找到用户所需知识。
人，是参与到知识管理过程中的全部用户的集合，不同的用户拥有不同的角色与权限，面向不同的知识。
应用，是指系统提供出来给用户使用的，有效处理知识的功能。
咨询，知识管理的实施过程当然不仅仅是一个IT 系统上线这么简单，需要辅助以专业的理论和实践经验指导，才能够少走弯路。
KMpro 帮助客户不仅仅完成系统的建设，更重要的是建立一套运行机制与体系。 “分类+搜索+人+应用+咨询”是KMpro 的核心观点，“分类和搜索”解决了技术上怎么实现的问题，“人和应用”解决了知识管理做什么的问题，而“咨询”则解决了项目的实施经验协助问题。
kmpro 知识管理系统功能
非结构化知识处理能力；结构化知识处理能力；征询管理系统；便捷的呼入问题引导解答应用；完善的文档及内容管理子模块；权限管理系统；知识维度的自由设定；个人知识门户；知识地图；知识培训；知识统计功能；版本管理功能；基于知识库的培训考试系统；全面精准的知识搜索。
DEYATECH 的HOLA 企业内容管理系统（国外）
德雅科技的HOLA 不但可以实现标准企业级的文档管理功能，还提供超过200中格式的
文档与图纸的阅读与红线标注，纸质文档的电子化，文档相关的日期提醒与任务管理，以及在海量数据中快速查询功能。
其中比较重要的管理想法：
文档集中管理：将企业的文档按一定的标准化结构集中存储到HOLA 中，实现高效的信息共享，防止信息丢失与被盗，便于企业知识的累计与再利用。
安全管理:HOLA 在系统层，网络层，数据层以及应用层提供多级安全控制措施。保护企业知识财产，确保商业连续性和实现法律遵从。
文档生命周期：HOLA 对文档的创作，批阅，审核，发布，归档进行全周期管理。突破组织架构，地理时区限制，安全高效透明的协同工作。
知识管理：HOLA 提供精细，准确，与企业贴切的知识分类管理功能。加速知识的获取速度，便于知识的再利用，提高决策性和避免重复工作。
这一产品的特点包括： 直观，易用，智能的用户界面： 文件拖放，跨浏览器，企业标识，未读提示，多视窗预览。
快速，准确，多维的检索： google快照，智能关键词，全文检索，索引卡搜索。 版本控制：文档签入，最新版本，历史版本，自动通知。
安全: 全面的安全管理，用户权限定义，文档播放器，CURL 。
索引卡：文档自定义属性，自定义列，生成报表，自动归档。
CURL 文档传输：快速传输，安全传输，操作可追溯，控制有效期。
文档同步：自动上载，版本管理，文档同步。
纸质文档电子化:全文索引，自动归档，支持扫描仪。
其带给用户的利益在于以下方面： 提高工作效率，方便一个人同时参与多个项目；实现知识积累，共享和重复利用；降低由于员工流动带来的负面影响；改进流程的规范化程度；快速获取公司内部的资源；提高管
理效率，降低管理成本；提高工作过程的透明度，有利于进一步提升管理能力；降低信息安全隐患；提高客户服务能力；法规遵从。
综合以上论述，我们不难发现KM 产品应该包含的模块（也是大部分SAP 软件所包含的模块）有：
1. （知识）规划模块：包括建立企业知识库，部门知识库，个人知识库，以及按照某
种逻辑和计算方式建立的知识地图，并且对这些知识数据进行合理的权限规划。这是知识管理的基础和起点。
2. （知识）应用模块：包括知识发布，以及正确发布前所必要的知识评审，评审后发
布达到知识共享，对于积累的大量知识数据，还需要有一个好的检索机制。
3. （知识）评价模块：不同时期不同情况下知识可能也是要改变的，因此对积累的只
是要有管理人员进行管理，其他有权限的用户可以对现有知识进行访问和评价，与知识管理人员进行沟通咨询以便积累的知识可以获得更多的发展并提高其可靠性。另外知识管理人员或者系统应当有能力向应该得到或可能需求某方面知识的员工
推送合适的知识数据。
4. （知识）统计模块：通过对访问次数或者其他热度的统计，可以统计出热点知识，
这样可以为企业找到提供这知识的优秀员工同时还能找出知识数据中的精华部分，可以让知识管理系统的有效率提高。
5. 即时交流平台模块：知识系统应当可以提供同时访问的用户之间以及用户与某些管
理员之间的即时交流能力，既可以在用户之间形成一定的知识评审效果，也可以提供一个讨论产生新的知识的平台，使这一系统更加便于使用。
6. 与网络的集成模块：无论是局域网或者互联网，这样一个系统必然需要网络的支持，
在网络下，这一切的系统要求和功能才能实现。
目前，其实在很多的公司中都存在着很好的“知识管理系统”，当然这种系统是一种非正式的、零散的、不系统的应用，同时这种系统主要是手工操作的系统。例如企业的经理
们经常使用网络上的共享硬盘或者是Exchange 中的公用文件夹来储存重要的资料，同时经理们主要通过电话或者电子邮件的形式对于企业内人员进行观察，从而发现那些专业技能方面的精英。
这些非正式的、零散的、不系统的应用可以解决部分企业知识管理中的问题，但是随着组织或企业的成长，特别是地域的扩张，一个自动化的知识管理系统就显示出非常重要的意义，相对与原始的手工知识管理它可以为企业带来更加巨大的利益。它通过更好的组织信息、分享信息、使用信息以及提供搜寻功能，使得企业的员工和各级经理们可以容易的在最合适的时间找到最合适的文档并能找到拥有某种核心能力的最合适职员。
知识管理是适应知识经济时代发展的需求而产生的，是管理学科的思想与理念向纵深发展的结果，是随着人们对资源认识的不断深化和企业管理能力的不断提高而发展起来的。知识管理是以知识为中心的管理，旨在通过知识共享，获取和利用知识来提升企业竞争力和反应能力，以迎接经济全球化竞争的挑战。因此，知识管理是企业在知识经济时代构造新的管理机制的指导思想和理念，是企业赢取竞争优势的重要手段与工具。我们有理由相信在不远的将来，知识管理系统会成为企业的一类标准化应用。
就像知识管理软件的重要性分析一样，目前各类SAP 类型软件在不同需求下都发挥着越来越重要的作用，从上例不难看出这类软件对企业管理的重要作用，目前的SAP 软件主要有过于庞大的问题，但是庞大的系统带来的是强大的功能，SAP 软件将在企业管理和运作中起发挥越来越重要的作用。
参考文献：
1. 《知识管理》出版时间：2006-7-1，出版社：科学出版社，国内译本。
2. 刘仲康 郑明身《企业管理概论》武汉大学出版社，2005。
3. 德鲁克《系统化的知识管理》2010年3月13日。
4. 刘红军《信息管理概论》第2版. 科学出版社,2012.02.
5. 《企业资源计划ERP 》，中国知网，2013-12-04.
6. 德雅科技HOLA 文档管理系统，德雅科技官网，2013-12-04.