工程项目现场档案管理工作 介绍主讲：雪红红内容简介第一部分 第二部分岗位职责 常见问题第三部分工作要求第一部分岗位职责第一部分岗位职责档案管理岗位职责贯彻执行有关档案管理工作的方针、政策和规定，接 受上级档案主管部门的业务指导、监督及检查，使文 档管理工作规范化、标准化； 负责项目各类文件资料的登记、收发工作，以及文件 的收集、整理、分类、编目等工作； 负责项目有关电子版文件的收集、整理及备份等工作； 按照公司及项目规定，监督各类来往文件的规范性；第一部分岗位职责负责图纸的版次替换及作废资料的集中管理等工作； 按照公司及项目的保密规定，向本项目部相关人员提 供文件的发放、查询、借阅等工作； 负责现场档案库房的管理，文件按要求排列，文件柜 （盒）标识清晰，便于查找； 负责指导施工单位进行交工技术文件的填写和归档； 负责在项目竣工后，按照公司档案中心的归档要求整 理并移交项目档案.第二部分常见问题第二部分常见问题库房管理信息记录资料内容第二部分常见问题1. 库房管理管理文件及图纸需装盒或装袋保存，标识清晰，便于更新及查找 需要打孔的文件夹不适合存放档案 库房需配备灭火器第二部分常见问题2. 信息记录管理文件• 文件登记流水 账 • 登记时没有提 取文件信息， 无法查询 • 没有电子记录图 纸• 没有按照图纸 登记而是按照 承包单位登记 • 信息提取不够， 无法查询检索 • 没有电子记录电子文件• 存放混乱，没 有分类 • 命名混乱 • 没有检索目录第二部分常见问题3. 资料内容 问题1 例：由现场项目部分别向不同单位发出的同一类文件。 存在问题：编码不合理，一类文件出现多种编码方式，不利于档案管理。 建议： 项目一开始就制定《文档控制管理规定》，内容包含文件分类、文 件编号、文件质量要求、文件收发流程、份数，管理文件及图纸的 保管、借阅制度，库房管理等相关要求。编号参照公司《档案编号 规定》制定统一编号。 信函、传真除外，其他文件编码中一般不体现接收单位编码，项目 文件一般包含项目代号、发文单位代号、文件类别代号、流水号。 而在文件内容中填写接收单位。即：致XXX，主送XXX第二部分常见问题工作联系单本身 是单独的一类文件， 编号中不分单位，采 用一个流水，便于统 一管理，按单位分别 编流水反而更乱。第二部分问题2常见问题例：由现场项目部发出的质量整改通知单。 ② 回复对象不正确； ③ 从文件编码中看不出是回复文件； ④ 缺少复查意见，导致文件不完整； ⑤ 打印复印效果差，导致文字不清晰、内容缺失。存在问题：① 发文落款不正确；第二部分常见问题打印复印不 清晰，文字 缺失，缺少 复查意见回复对象错 误缺少复 查意见第二部分问题3常见问题例：由承包商发出的工程联络单。 ② 编码中单位代码不固定，既有ZJTD，又有TD。 ③ 缺少盖章、有盖章的盖章位置不正确； ④ 签字不全，签字位置混乱； ⑤ 在文件中随意手动划、改； ⑥ 字体大小不符合标准要求。（参见《石油化工建设工程项目 交工技术文件规定》SH 3503 第6.1.6条规定）存在问题：① 发文单位是阳光建设，盖章是通达建设的章子；第二部分常见问题阳光单位的文 件盖的通达单 位章子第二部分问题4常见问题例：由现场项目部发出的通知。 ② 落款单位应为项目部存在问题：① 送达单位重复出现第二部分常见问题第二部分问题5常见问题例：由现场项目部发出的整改通知单。 ② 整改通知单的回复没有复查意见，文件没有落款； ③ 所有文件编号都是001，一份文件两种编号。 参照《建设工程监理规范》GB/T 50319表A.0.3和表 B.0.9。存在问题：① 整改通知单没有回复件，文件没有闭合；第二部分常见问题缺少复查 意见 缺少落 款第二部分问题6常见问题例：由施工单位上报的施工报验资料。存在问题：不需要签字的地方应该划掉。第二部分常见问题第三部分工作要求第三部分工作要求1. 工作依据 2. 资料中涉及到的标准 3. 工作流程 4. 与其他部门的配合 5. 管理要求 6. 文件归档第三部分工作要求1. 工作依据（档案管理工作的依据性文件）： 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA／T 28-2002 《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328-2001 《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002 《照片档案管理规范》 GB/T 11821-2002 《工程项目施工现场档案管理规定》HUALU 2716 《工程总承包项目档案管理规定》HUALU 2714 《档案编号规定》HUALU 2707等第三部分工作要求2. 资料中涉及到的相关标准国家 标准 行业 标准 地方 标准 企业 标准第三部分工作要求具体标准《建筑工程资料管理规程》 JGJ/T 185-2009 《石油化工建设工程项目交工技 术文件归定》SH/T 3503 《石油化工建设工程项目施工过 程技术文件规定》 SH/T 3543 《建设工程监理规范》GB 50319 《石油化工建设工程项目监理规 范》SH/T 3903 地方标准第三部分工作要求3. 文件处理流程发文单位 反馈文登 记、存档 收发方收 发文登记文件外部 流转 转发登记接收方内 部处理第三部分工作要求4. 与其他部门的沟通配合业主部 门 公司本部 现场档案室 项目内 部各部 门 监理部 门只有与各方的信息传递渠道 通畅，积极配合与及时沟通， 现场档案管理的工作才更有 意义。承包商第三部分工作要求5. 管理要求办公和库房两分开 制定文档统一管理规定 资料的保管和提供利用第三部分工作要求办公和库房两分开第三部分工作要求制定文档统一管理规定主要划分为：综合类文件、设计文件、费控文件、 进度文件、HSE文件、质量文件、施工资料、采 购文件、业主文件、监理文件等。 项目部内部产生的文件与接收的外来文件区分开。 查询包含两种方式：直接查询 和间接查询。直接在预归档文 件中查询，间接通过计算机或 者纸质记录查询预归档的文件。查询 方便分类 准确 编码 现场档案管理 中对文件的基 本要求记录编码至少包含以下信息： 项目、发文单位、文件类 型、流水。合理流程 统一 各参建单位对各类文件的报 送流程及份数应该统一。记录包含收发文纸质版记录和 计算机中的卷内目录记录。清晰第三部分工作要求资料的保管和提供利用档案柜、盒标识清晰，便于查找图纸按照主项由小到大按顺序存放 每个主项的图纸按专业存放第三部分工作要求6. 文件归档对一个建设工程而言，归档有两 方面含义： 一是建设、勘察、设计、施工、 监理等单位将本单位在工程建设过程 中形成的文件向本单位档案管理机构 移交； 二是勘察、设计、施工、监理等 单位将本单位在工程建设过程中形成 的文件向建设单位档案管理机构移交。重复 无查 文件 考价 值 作废 图纸 等…集中销毁
工程项目现场档案管理工作 介绍主讲：雪红红内容简介第一部分 第二部分岗位职责 常见问题第三部分工作要求第一部分岗位职责第一部分岗位职责档案管理岗位职责贯彻执行有关档案管理工作的方针、政策和规定，接 受上级档案主管部门的业务指导、监督及检查，使文 档管理工作规范化、标准化； 负责项目各类文件资料的登记、收发工作，以及文件 的收集、整理、分类、编目等工作； 负责项目有关电子版文件的收集、整理及备份等工作； 按照公司及项目规定，监督各类来往文件的规范性；第一部分岗位职责负责图纸的版次替换及作废资料的集中管理等工作； 按照公司及项目的保密规定，向本项目部相关人员提 供文件的发放、查询、借阅等工作； 负责现场档案库房的管理，文件按要求排列，文件柜 （盒）标识清晰，便于查找； 负责指导施工单位进行交工技术文件的填写和归档； 负责在项目竣工后，按照公司档案中心的归档要求整 理并移交项目档案.第二部分常见问题第二部分常见问题库房管理信息记录资料内容第二部分常见问题1. 库房管理管理文件及图纸需装盒或装袋保存，标识清晰，便于更新及查找 需要打孔的文件夹不适合存放档案 库房需配备灭火器第二部分常见问题2. 信息记录管理文件• 文件登记流水 账 • 登记时没有提 取文件信息， 无法查询 • 没有电子记录图 纸• 没有按照图纸 登记而是按照 承包单位登记 • 信息提取不够， 无法查询检索 • 没有电子记录电子文件• 存放混乱，没 有分类 • 命名混乱 • 没有检索目录第二部分常见问题3. 资料内容 问题1 例：由现场项目部分别向不同单位发出的同一类文件。 存在问题：编码不合理，一类文件出现多种编码方式，不利于档案管理。 建议： 项目一开始就制定《文档控制管理规定》，内容包含文件分类、文 件编号、文件质量要求、文件收发流程、份数，管理文件及图纸的 保管、借阅制度，库房管理等相关要求。编号参照公司《档案编号 规定》制定统一编号。 信函、传真除外，其他文件编码中一般不体现接收单位编码，项目 文件一般包含项目代号、发文单位代号、文件类别代号、流水号。 而在文件内容中填写接收单位。即：致XXX，主送XXX第二部分常见问题工作联系单本身 是单独的一类文件， 编号中不分单位，采 用一个流水，便于统 一管理，按单位分别 编流水反而更乱。第二部分问题2常见问题例：由现场项目部发出的质量整改通知单。 ② 回复对象不正确； ③ 从文件编码中看不出是回复文件； ④ 缺少复查意见，导致文件不完整； ⑤ 打印复印效果差，导致文字不清晰、内容缺失。存在问题：① 发文落款不正确；第二部分常见问题打印复印不 清晰，文字 缺失，缺少 复查意见回复对象错 误缺少复 查意见第二部分问题3常见问题例：由承包商发出的工程联络单。 ② 编码中单位代码不固定，既有ZJTD，又有TD。 ③ 缺少盖章、有盖章的盖章位置不正确； ④ 签字不全，签字位置混乱； ⑤ 在文件中随意手动划、改； ⑥ 字体大小不符合标准要求。（参见《石油化工建设工程项目 交工技术文件规定》SH 3503 第6.1.6条规定）存在问题：① 发文单位是阳光建设，盖章是通达建设的章子；第二部分常见问题阳光单位的文 件盖的通达单 位章子第二部分问题4常见问题例：由现场项目部发出的通知。 ② 落款单位应为项目部存在问题：① 送达单位重复出现第二部分常见问题第二部分问题5常见问题例：由现场项目部发出的整改通知单。 ② 整改通知单的回复没有复查意见，文件没有落款； ③ 所有文件编号都是001，一份文件两种编号。 参照《建设工程监理规范》GB/T 50319表A.0.3和表 B.0.9。存在问题：① 整改通知单没有回复件，文件没有闭合；第二部分常见问题缺少复查 意见 缺少落 款第二部分问题6常见问题例：由施工单位上报的施工报验资料。存在问题：不需要签字的地方应该划掉。第二部分常见问题第三部分工作要求第三部分工作要求1. 工作依据 2. 资料中涉及到的标准 3. 工作流程 4. 与其他部门的配合 5. 管理要求 6. 文件归档第三部分工作要求1. 工作依据（档案管理工作的依据性文件）： 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA／T 28-2002 《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328-2001 《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002 《照片档案管理规范》 GB/T 11821-2002 《工程项目施工现场档案管理规定》HUALU 2716 《工程总承包项目档案管理规定》HUALU 2714 《档案编号规定》HUALU 2707等第三部分工作要求2. 资料中涉及到的相关标准国家 标准 行业 标准 地方 标准 企业 标准第三部分工作要求具体标准《建筑工程资料管理规程》 JGJ/T 185-2009 《石油化工建设工程项目交工技 术文件归定》SH/T 3503 《石油化工建设工程项目施工过 程技术文件规定》 SH/T 3543 《建设工程监理规范》GB 50319 《石油化工建设工程项目监理规 范》SH/T 3903 地方标准第三部分工作要求3. 文件处理流程发文单位 反馈文登 记、存档 收发方收 发文登记文件外部 流转 转发登记接收方内 部处理第三部分工作要求4. 与其他部门的沟通配合业主部 门 公司本部 现场档案室 项目内 部各部 门 监理部 门只有与各方的信息传递渠道 通畅，积极配合与及时沟通， 现场档案管理的工作才更有 意义。承包商第三部分工作要求5. 管理要求办公和库房两分开 制定文档统一管理规定 资料的保管和提供利用第三部分工作要求办公和库房两分开第三部分工作要求制定文档统一管理规定主要划分为：综合类文件、设计文件、费控文件、 进度文件、HSE文件、质量文件、施工资料、采 购文件、业主文件、监理文件等。 项目部内部产生的文件与接收的外来文件区分开。 查询包含两种方式：直接查询 和间接查询。直接在预归档文 件中查询，间接通过计算机或 者纸质记录查询预归档的文件。查询 方便分类 准确 编码 现场档案管理 中对文件的基 本要求记录编码至少包含以下信息： 项目、发文单位、文件类 型、流水。合理流程 统一 各参建单位对各类文件的报 送流程及份数应该统一。记录包含收发文纸质版记录和 计算机中的卷内目录记录。清晰第三部分工作要求资料的保管和提供利用档案柜、盒标识清晰，便于查找图纸按照主项由小到大按顺序存放 每个主项的图纸按专业存放第三部分工作要求6. 文件归档对一个建设工程而言，归档有两 方面含义： 一是建设、勘察、设计、施工、 监理等单位将本单位在工程建设过程 中形成的文件向本单位档案管理机构 移交； 二是勘察、设计、施工、监理等 单位将本单位在工程建设过程中形成 的文件向建设单位档案管理机构移交。重复 无查 文件 考价 值 作废 图纸 等…集中销毁