处理——收文办理 收文办理，是机关文秘部门的重要工作之一，主要指收到送达本机关文件后，机关内部组织实施文件运作的全过程。由于各机关不同，具体办理方法也不可能不尽相同，但基本程序大体一致。主要包括：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、销毁等11个环节。
一、签收 指收到文件后收件人在对方文件投递单（或传真接收单）或送文簿上签字，以示收到。签收的目的是为了明确公文交接双方的责任，保证公文运行的安全。签收工作一般由机关收发室或公文交换站负责。签收的方式主要有：签名、盖章、打收条、回接收单（函）等。
签收一般包括拆封、清点、分类三个环节。
拆封，是指拆装有文件、资料的信封或文件包，取出文件的过程。拆封应注意以下几点：（1）对签收的公文进行简要分类，一般公务文书可由秘书人员拆封；绝密件一般由文秘部门负责人拆封；私人信件除授权外，一般不要拆封。（2）拆封时注意不损坏文件，同时，要注意将封内文件取清，如发现空封应及时与发文单位联系，查明原因。（3）拆封后的文件要单独存放，不要与已处理文件混放，更不要将未处理文件让他人乱放和拿走。（4）逐封核对来文，发现错送文件，应及时与发文单位取得联系并退回；发现短少、文事不符错送文件等，联系后妥善处理。（5）拆封后的空封筒应集中存放一段时间，以便一旦发现差错及时核对查询。
清点，就是对拆封后的文件进行检查核对的过程，这是保证收文安全、准确的前提。清点工作需要注意，第一，按来文单或签收回执标明的来文单位、标题、编号、数量等仔细查对，发现问题，及时采取相应的处理措施。对多收的文件要及时退回；对短少份数的，要及时通知发文单位补齐；对错发的文件要及时调换更改。第二，检查文件是否齐全完整，看是否缺附件，是否缺页、白页，有无落款、加盖印章、成文日期等。
分类，就是将清点后的文件按不同标准和要求分类。分类一般标准有：（1）按发文机关分，通常有中央、省、市（地区）、县（市）等。（2）按行文方向分，有上行文、下行文。（3）按文件内容分，有需办理文件和阅知的文件两大类。有时，也可按文件、简报、资料三大类进行分类。（4）按登记和不需登记文件两类。
二、登记 就是收到应登记的文件，对文件来源、存在、去向、密级，缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况的记录，是来文的“户口簿”。
登记的范围，是指哪些文件应该登记，哪些文件不应该登记。由于机关、工作性质和要求不同，登记没有统一界限，一般情况下，需要登记的文件有：上级机关文件，包括指导性、参阅性和需办理的文件等；下级机关文件，包括简报、资料等；平级机关商洽问题、处理问题并需回复的文件。登记的形式一般有簿式、卡片式、联单式三大类。登记方法有流水登记法、分类登记法二种。
登记应注意：（1）必须逐项登记，不得漏登、省略。（2）登记时不得重复和跳号。（3）字迹必须清楚、工整，并符合档案要求。（4）登记后的文件必须加盖收文编号章，以示区分。
三、分发 即分送，就是对收到的各类文件、材料、资料按照一定范围和运行办法送给有关领导和承办部门。分送办法主要有直接分送和机要人员传递两种。分送件主要是办件、阅件和简报，上级机关阅件一般情况按固定分送范围分送；其他文件、简报等可按非固定范围分送有关领导和相应部门。
分发原则是准确及时、主次分明、手续齐全。
传阅件是分送文件的“重头戏”，事烦任重。为保证传阅工作顺利进行和传阅质量的不断提高，应注意把握好以下几点：（1）严格传阅范围。（2）严禁文件横传。分送人员与传阅人之间文件运转原则上只能是直线联系，不允许应阅人员之间文件横传，否则不仅容易发生丢失，还难以分清责任，特别是密件丢失，会给国家带来重大损失。（3）调控文件运行。要根据文件缓急程度和应阅人工作安排情况，在坚持一定的传阅顺序的基础上，作适当调理，加速文件运行速度。（4）检查清理文件。传阅文件退回后，文秘人员要认真清理检查，并做好“四查一注”工作：即一查有无阅文漏传应阅人；二查有无批办意见；三查有无短缺文件；四查有无阅文过长、内容过时；一注即对传阅退文情况进行全面记录标注，以备查需。
四、拟办 就是对需要办理的文件，提出初步办理意见，以供领导同志或部门负责人审定。拟办意见力求准确、及时、简洁。
五、批办 是指机关领导同志或负责人就某一文件的拟办或承办处理意见所批示的原则性意见。批办是在拟办基础上进行的，一般机关由部门领导同志批办，大的机关则由办公厅主任或秘书长批办，还有的部门则采取拟办和批办相结合，直接批办。批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明承办部门或具体承办人。
批办应注意的事项：（1）批办要针对提出明确的处理原则和办法。如有拟办意见，则表明批办态度，不能模棱两可，使承办人难以下确理解领导意见无所适从。（2）批办要及时，确定承办部门要准确，以免责任不清，影响办文效率。（3）批办人要在批办意见之后署上自己的姓名及日期。（4）批办意见应写在“文件处理单”中的批办栏内，如纸张不够，可另附纸批示。
六、承办 是指有关部门或人员根据领导的批办意见，结合本部门的实际情况，具体处理公文的工作。它是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验一个机关工作质量和工作效率的重要标志之一。承办部门对交办的批件必须件件着落，事事有回音，一般公文要求在15日内办结。
七、催办 是指对需要办复的文件，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误。
催办范围一般包括：上级机关主送酝机关需要具体落实、实施的文件；下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件；平行或不相属的机关发不商洽、征询意见以及事务性的函件。
催办方法一般有：电话催办；发函催办；登门催办；约请承办部门来人汇报等。
八、查办 是催办工作的继续和深入。查办的目的就是对承办部门或承办人办文拖拉、落实领导批示不力，反馈信息迟缓，屡催不办的情况进行督查。督促承办部门或承办人加快办理速度，提高办事效率，并限期将办理情况报结的一种重要手段和措施。查办的重点为：没有按规定期限办结的文件；对领导交办落实不力的事项；屡催不办的部门或承办人；对重大决定事项追踪反馈不及时等。
为了促进查办工作的顺利进行，常常需要在查办的基础上，配合一些辅助性措施，如书面查办通知、黄牌警告、通报批评等。
处理——收文办理 收文办理，是机关文秘部门的重要工作之一，主要指收到送达本机关文件后，机关内部组织实施文件运作的全过程。由于各机关不同，具体办理方法也不可能不尽相同，但基本程序大体一致。主要包括：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、销毁等11个环节。
一、签收 指收到文件后收件人在对方文件投递单（或传真接收单）或送文簿上签字，以示收到。签收的目的是为了明确公文交接双方的责任，保证公文运行的安全。签收工作一般由机关收发室或公文交换站负责。签收的方式主要有：签名、盖章、打收条、回接收单（函）等。
签收一般包括拆封、清点、分类三个环节。
拆封，是指拆装有文件、资料的信封或文件包，取出文件的过程。拆封应注意以下几点：（1）对签收的公文进行简要分类，一般公务文书可由秘书人员拆封；绝密件一般由文秘部门负责人拆封；私人信件除授权外，一般不要拆封。（2）拆封时注意不损坏文件，同时，要注意将封内文件取清，如发现空封应及时与发文单位联系，查明原因。（3）拆封后的文件要单独存放，不要与已处理文件混放，更不要将未处理文件让他人乱放和拿走。（4）逐封核对来文，发现错送文件，应及时与发文单位取得联系并退回；发现短少、文事不符错送文件等，联系后妥善处理。（5）拆封后的空封筒应集中存放一段时间，以便一旦发现差错及时核对查询。
清点，就是对拆封后的文件进行检查核对的过程，这是保证收文安全、准确的前提。清点工作需要注意，第一，按来文单或签收回执标明的来文单位、标题、编号、数量等仔细查对，发现问题，及时采取相应的处理措施。对多收的文件要及时退回；对短少份数的，要及时通知发文单位补齐；对错发的文件要及时调换更改。第二，检查文件是否齐全完整，看是否缺附件，是否缺页、白页，有无落款、加盖印章、成文日期等。
分类，就是将清点后的文件按不同标准和要求分类。分类一般标准有：（1）按发文机关分，通常有中央、省、市（地区）、县（市）等。（2）按行文方向分，有上行文、下行文。（3）按文件内容分，有需办理文件和阅知的文件两大类。有时，也可按文件、简报、资料三大类进行分类。（4）按登记和不需登记文件两类。
二、登记 就是收到应登记的文件，对文件来源、存在、去向、密级，缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况的记录，是来文的“户口簿”。
登记的范围，是指哪些文件应该登记，哪些文件不应该登记。由于机关、工作性质和要求不同，登记没有统一界限，一般情况下，需要登记的文件有：上级机关文件，包括指导性、参阅性和需办理的文件等；下级机关文件，包括简报、资料等；平级机关商洽问题、处理问题并需回复的文件。登记的形式一般有簿式、卡片式、联单式三大类。登记方法有流水登记法、分类登记法二种。
登记应注意：（1）必须逐项登记，不得漏登、省略。（2）登记时不得重复和跳号。（3）字迹必须清楚、工整，并符合档案要求。（4）登记后的文件必须加盖收文编号章，以示区分。
三、分发 即分送，就是对收到的各类文件、材料、资料按照一定范围和运行办法送给有关领导和承办部门。分送办法主要有直接分送和机要人员传递两种。分送件主要是办件、阅件和简报，上级机关阅件一般情况按固定分送范围分送；其他文件、简报等可按非固定范围分送有关领导和相应部门。
分发原则是准确及时、主次分明、手续齐全。
传阅件是分送文件的“重头戏”，事烦任重。为保证传阅工作顺利进行和传阅质量的不断提高，应注意把握好以下几点：（1）严格传阅范围。（2）严禁文件横传。分送人员与传阅人之间文件运转原则上只能是直线联系，不允许应阅人员之间文件横传，否则不仅容易发生丢失，还难以分清责任，特别是密件丢失，会给国家带来重大损失。（3）调控文件运行。要根据文件缓急程度和应阅人工作安排情况，在坚持一定的传阅顺序的基础上，作适当调理，加速文件运行速度。（4）检查清理文件。传阅文件退回后，文秘人员要认真清理检查，并做好“四查一注”工作：即一查有无阅文漏传应阅人；二查有无批办意见；三查有无短缺文件；四查有无阅文过长、内容过时；一注即对传阅退文情况进行全面记录标注，以备查需。
四、拟办 就是对需要办理的文件，提出初步办理意见，以供领导同志或部门负责人审定。拟办意见力求准确、及时、简洁。
五、批办 是指机关领导同志或负责人就某一文件的拟办或承办处理意见所批示的原则性意见。批办是在拟办基础上进行的，一般机关由部门领导同志批办，大的机关则由办公厅主任或秘书长批办，还有的部门则采取拟办和批办相结合，直接批办。批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明承办部门或具体承办人。
批办应注意的事项：（1）批办要针对提出明确的处理原则和办法。如有拟办意见，则表明批办态度，不能模棱两可，使承办人难以下确理解领导意见无所适从。（2）批办要及时，确定承办部门要准确，以免责任不清，影响办文效率。（3）批办人要在批办意见之后署上自己的姓名及日期。（4）批办意见应写在“文件处理单”中的批办栏内，如纸张不够，可另附纸批示。
六、承办 是指有关部门或人员根据领导的批办意见，结合本部门的实际情况，具体处理公文的工作。它是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验一个机关工作质量和工作效率的重要标志之一。承办部门对交办的批件必须件件着落，事事有回音，一般公文要求在15日内办结。
七、催办 是指对需要办复的文件，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误。
催办范围一般包括：上级机关主送酝机关需要具体落实、实施的文件；下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件；平行或不相属的机关发不商洽、征询意见以及事务性的函件。
催办方法一般有：电话催办；发函催办；登门催办；约请承办部门来人汇报等。
八、查办 是催办工作的继续和深入。查办的目的就是对承办部门或承办人办文拖拉、落实领导批示不力，反馈信息迟缓，屡催不办的情况进行督查。督促承办部门或承办人加快办理速度，提高办事效率，并限期将办理情况报结的一种重要手段和措施。查办的重点为：没有按规定期限办结的文件；对领导交办落实不力的事项；屡催不办的部门或承办人；对重大决定事项追踪反馈不及时等。
为了促进查办工作的顺利进行，常常需要在查办的基础上，配合一些辅助性措施，如书面查办通知、黄牌警告、通报批评等。