山东瑞尔达科技集团股份有限公司 SHANDONG REIDA TECHNOLOGY GROUP CORPORATION LTD
发票报销管理规定(暂行V1.0)
文件编号:财务.001V1.0
编写: ______________
校对: ______________
审核: ______________
会签: ______________、______________
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批准: ______________
文件修订记录
发票报销规定
1、目的
为加强会计基础工作,规范发票的报销手续,进一步规范我公司经济活动,加强财务监督和管理,根据《中华人民共和国发票管理办法》,结合公司实际,制定本规定。
2、适用范围
适用于山东瑞尔达科技集团股份有限公司。
3、发票报销内容
3.1报销发票的要求:
所有发票必须符合以下几个要求方可到财务报销。
⑴ 凡报销的发票必须套印全国统一发票监制章,行政事业性收费收据套印财政部门票据监制章(特殊行业的专业发票除外)。
⑵ 发票的各项内容必须填列齐全。须具备的基本内容有:客户名称;开票日期;经济业务内容、计量单位、数量、单价、大小写金额;开票人;开票单位(个人)名称(章)等。增值税专用发票还应当包括:购销双方单位名称、详细地址、电话、税务登记号、开户银行及账号;增值税税率、税额;识别号。
⑶ 发票须加盖开票单位发票专用章。供货方为个体经营者,必须开具个体经营的专用发票,并加盖个体经营者名章,或取得税务部门代开的发票。
⑷ 由于集团化管理的特殊性,对于发票(收据)的客户名称,应按经济内容、合同条款、相关协议等,公司开票信息如下:
名称:山东瑞尔达科技集团股份有限公司
纳税人识别号:[**************]78N
地址、电话:济南市历城区花园路101号[1**********]6
开户行及账号:农行济南工北支行[**************]
(必需填写单位全称,不得简写)。
⑸ 发票(收据)字迹清楚,记载的各项内容均不得涂改、挖补,不得压线,有错误的应由出具单位重开。
⑹ 发票内容真实,字迹清楚,全部联次一次性打印。
⑺ 业务内容与发票类型必须相符,购买商品需取得商品销售发票,接受服务的需取得服务业发票,交通运输、通讯、保险、邮政业务等必须取得专用发票。
⑻ 汇总金额开立的发票,须有销售清单附后。
⑼ 对方为增值税一般纳税人的,必须取得增值税专用发票。
3.2对下列不符合规定的发票(收据),财会人员有权拒绝办理相关报销手续。
⑴ 发票(收据)未套印相关监制章的;
⑵ 填写项目不齐全、内容不真实、字迹不清楚、没有加盖出具单位印章的; ⑶ 发票(收据)的客户名称填写有误或用简称的;
⑷ 发票(收据)内容有涂改的;
⑸ 发票(收据)金额有错误的或大小写金额不相符的;
⑹ 增值税专用发票填写有误的;
⑺ 一式几联的发票,报销联未复写的;
⑻ 经查验后为假发票的或者为定期换版已作废的;
⑼ 发票填写业务内容与发票类型、开票单位业务范围不相符的;
⑽ 虚开或不开开票日期的。
3.3发票入帐时应同时提供以下附件。附件不全的,财会人员有权拒绝办理入帐手续。
⑴ 物资采购(含办公用品):
◆入库验收单采购联,办公用品提供明细单。
◆订立年度合同的,提供采购审批单;临时大额采购的,提供采购合同。
⑵ 设备采购:
◆设备验收单;
◆采购审批单;
◆固定资产登记卡。
报销原则:
费用发票须为公司生产运营相关发生支出。
3.4发票报销时间
差旅费必须在出差人员返回一周内,其他发票必须在取得当月,连同相关附件交财务部办理入帐手续。因报销不及时,造成税务不允许抵扣的,由本人承担损失。
4、发票管理
4.1发票的领购、缴销、保管
4.1.1 公司所用发票由财务部按规定统一向税务部门购买,财务部按税务部门要求对发票进行管理。
4.1.2 公司所用发票由财务部专人保管并建立完整的发票登记簿,详细登记各种发票购买、使用情况。
4.1.3 已缴销或使用完毕的发票,按会计档案管理规定进行保管。若发票丢失,则由经办人承担造成的一切经济损失(不限于税务罚款)。
4.2发票的开具
4.2.1发票开具计划-企业自己开具
4.2.1.1为了规范发票开具,业务部门应向财务部书面提交《发票开具通知单》,
连同相应的与合同原件相符的复印件(若合同已经在财务备案,可不必提供)、购货单位开票信息,提交财务部开票人员开具发票。若遇特殊情况,在不违反法律法规的情况下,业务部门与财务部门协商解决。
4.2.1.2已开好的发票,经业务人员复核无误后,在发票登记簿上签字领取发票相应联次;财务人员依据记账联登记入账。
4.2.1.3发票填写规定:开发票时,应按顺序号全份一次打印,并加盖单位发票专用章;各项目内容应填写清晰、真实、完整,包括客户名称、产品名称、规格型号、数量、单位、金额;作废的发票应整份保存,并注明“作废”字样。严禁超范围或携往外市使用发票;严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖和单联填写。
4.3发票的取得
4.3.1 经办人员取得各类发票时,包括增值税专用发票、普通发票、特殊收据,应严格审核其真伪、内容开具是否合规。
4.3.2 经济业务发生后,业务人员取得发票时,应向对方索取发票及税务登记证复印件,以确定其是否具有发票开具的资格。若其经营范围中不包含此业务,则其不具备开具发票的资格,需要到税务部门代开发票。
4.3.3 业务人员取得发票后应及时送交财务部门入账。日常经营活动取得的发票应在取得日后30天内(不超过发票开具日期45日内)提交财务入账。若出现发票滞后入账,使增值税进项不能抵扣(一般发票抵扣期为180天),不能税前列支的问题,应追究有关当事人的责任。增值税专用发票发票联粘贴到费用报销单上报销,抵扣联单独交给财务(保证票面整洁、平整,不得折叠)。
4.3.4 差旅费、招待费发票必须在出差返回后或业务发生的15天内到财务办理报销手续。借款平账期限不得超过次月底。
4.3.5 本年度发票应在本年度结束之前提交财务挂账或付款,每年1月1日起不再报销以前年度各类发票及票据。
4.3.6 财务部门在进行账务处理时将发现的假发票,退回经办人员,由经办人负责联系客户进行发票的更换。如不能更换,财务部拒绝付款,并提请总经理追究相关人员的责任。
5、本规定自发布之日起执行
附一:
费用项目清单:
附二:
税前扣除项目主要包括: 与取得收入有关的、合理的、实际发生的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。
1. 广告费
广告费一般应通过媒体传播,例如利用图书、报纸、杂志、广播、电视、电影、灯、路牌、招贴、橱窗、霓虹灯、灯箱等形式,并且是为介绍本企业的商品、经营服务项目、文体节目或通告、声明等进行宣传。
2. 业务宣传费包括对外发放宣传品,业务宣传资料、展会支出、印有企业标志的礼品、公关设计费、以及上述与产品宣传相关的食宿费、材料费、人工费,服装费、场地租赁费,等等。总之,业务宣传费是企业未通过媒体的广告性支出。
企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品;
新产品上市新闻发布会;
(1)企业印刷的各种产品宣传册(不包括说明书)
(2)一些活动的冠名费用
(3)在一些内部刊物上刊登的广告
(4)为推广产品召开宣讲会而发放的会议用品;
(5)为展览会消耗的宣传资料、参展样品;
(6)为宣传公司产品而发生的群发短信费用等。
3. 劳动保护费是指确因工作需要为雇员配备或提供工作服、手套、安全保护用品等所发生支出。劳动保护费(劳保费)的范围包括:工作服、手套、洗衣粉等劳保用品,解毒剂等安全保护用品,清凉饮料等防暑降温用品,以及按照原劳动部等部门规定的范围对接触有毒物质、矽尘作业、放射线作业和潜水、沉箱作业、高温作业等5类工种所享受的由劳动保护费开支的保健食品待遇。
头部防护:塑料安全帽,V形安全帽,竹编安全帽,矿工安全帽。
面部防护:头戴式电焊面罩、防酸有机面罩类面罩、防高温面罩。
眼睛防护:防尘眼镜,防酸眼镜,防飞溅眼镜,防紫外线眼镜。
呼吸道防护:防毒口罩,防毒面具,防尘口罩,氧(空)气呼吸器。
听力防护:防噪音耳塞,护耳罩,噪音阻抗器。
手部防护:绝缘手套,耐酸碱手套,耐油手套,医用手套,皮手套,浸塑手套,帆布手套,棉纱手套,防静电手套,耐高温手套,防割手套。
脚部防护:工矿靴,绝缘靴,耐酸碱靴,安全皮鞋,防砸皮鞋,耐油鞋。
身躯防护:耐酸围裙,防尘围裙,工作服,雨衣,太阳伴伞。
高空安全防护:高空悬挂安全带、电工安全带、安全绳、踩板、密目网等。
附三:
发票接收单
山东瑞尔达科技集团股份有限公司 SHANDONG REIDA TECHNOLOGY GROUP CORPORATION LTD
发票报销管理规定(暂行V1.0)
文件编号:财务.001V1.0
编写: ______________
校对: ______________
审核: ______________
会签: ______________、______________
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______________、______________
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______________、______________
批准: ______________
文件修订记录
发票报销规定
1、目的
为加强会计基础工作,规范发票的报销手续,进一步规范我公司经济活动,加强财务监督和管理,根据《中华人民共和国发票管理办法》,结合公司实际,制定本规定。
2、适用范围
适用于山东瑞尔达科技集团股份有限公司。
3、发票报销内容
3.1报销发票的要求:
所有发票必须符合以下几个要求方可到财务报销。
⑴ 凡报销的发票必须套印全国统一发票监制章,行政事业性收费收据套印财政部门票据监制章(特殊行业的专业发票除外)。
⑵ 发票的各项内容必须填列齐全。须具备的基本内容有:客户名称;开票日期;经济业务内容、计量单位、数量、单价、大小写金额;开票人;开票单位(个人)名称(章)等。增值税专用发票还应当包括:购销双方单位名称、详细地址、电话、税务登记号、开户银行及账号;增值税税率、税额;识别号。
⑶ 发票须加盖开票单位发票专用章。供货方为个体经营者,必须开具个体经营的专用发票,并加盖个体经营者名章,或取得税务部门代开的发票。
⑷ 由于集团化管理的特殊性,对于发票(收据)的客户名称,应按经济内容、合同条款、相关协议等,公司开票信息如下:
名称:山东瑞尔达科技集团股份有限公司
纳税人识别号:[**************]78N
地址、电话:济南市历城区花园路101号[1**********]6
开户行及账号:农行济南工北支行[**************]
(必需填写单位全称,不得简写)。
⑸ 发票(收据)字迹清楚,记载的各项内容均不得涂改、挖补,不得压线,有错误的应由出具单位重开。
⑹ 发票内容真实,字迹清楚,全部联次一次性打印。
⑺ 业务内容与发票类型必须相符,购买商品需取得商品销售发票,接受服务的需取得服务业发票,交通运输、通讯、保险、邮政业务等必须取得专用发票。
⑻ 汇总金额开立的发票,须有销售清单附后。
⑼ 对方为增值税一般纳税人的,必须取得增值税专用发票。
3.2对下列不符合规定的发票(收据),财会人员有权拒绝办理相关报销手续。
⑴ 发票(收据)未套印相关监制章的;
⑵ 填写项目不齐全、内容不真实、字迹不清楚、没有加盖出具单位印章的; ⑶ 发票(收据)的客户名称填写有误或用简称的;
⑷ 发票(收据)内容有涂改的;
⑸ 发票(收据)金额有错误的或大小写金额不相符的;
⑹ 增值税专用发票填写有误的;
⑺ 一式几联的发票,报销联未复写的;
⑻ 经查验后为假发票的或者为定期换版已作废的;
⑼ 发票填写业务内容与发票类型、开票单位业务范围不相符的;
⑽ 虚开或不开开票日期的。
3.3发票入帐时应同时提供以下附件。附件不全的,财会人员有权拒绝办理入帐手续。
⑴ 物资采购(含办公用品):
◆入库验收单采购联,办公用品提供明细单。
◆订立年度合同的,提供采购审批单;临时大额采购的,提供采购合同。
⑵ 设备采购:
◆设备验收单;
◆采购审批单;
◆固定资产登记卡。
报销原则:
费用发票须为公司生产运营相关发生支出。
3.4发票报销时间
差旅费必须在出差人员返回一周内,其他发票必须在取得当月,连同相关附件交财务部办理入帐手续。因报销不及时,造成税务不允许抵扣的,由本人承担损失。
4、发票管理
4.1发票的领购、缴销、保管
4.1.1 公司所用发票由财务部按规定统一向税务部门购买,财务部按税务部门要求对发票进行管理。
4.1.2 公司所用发票由财务部专人保管并建立完整的发票登记簿,详细登记各种发票购买、使用情况。
4.1.3 已缴销或使用完毕的发票,按会计档案管理规定进行保管。若发票丢失,则由经办人承担造成的一切经济损失(不限于税务罚款)。
4.2发票的开具
4.2.1发票开具计划-企业自己开具
4.2.1.1为了规范发票开具,业务部门应向财务部书面提交《发票开具通知单》,
连同相应的与合同原件相符的复印件(若合同已经在财务备案,可不必提供)、购货单位开票信息,提交财务部开票人员开具发票。若遇特殊情况,在不违反法律法规的情况下,业务部门与财务部门协商解决。
4.2.1.2已开好的发票,经业务人员复核无误后,在发票登记簿上签字领取发票相应联次;财务人员依据记账联登记入账。
4.2.1.3发票填写规定:开发票时,应按顺序号全份一次打印,并加盖单位发票专用章;各项目内容应填写清晰、真实、完整,包括客户名称、产品名称、规格型号、数量、单位、金额;作废的发票应整份保存,并注明“作废”字样。严禁超范围或携往外市使用发票;严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖和单联填写。
4.3发票的取得
4.3.1 经办人员取得各类发票时,包括增值税专用发票、普通发票、特殊收据,应严格审核其真伪、内容开具是否合规。
4.3.2 经济业务发生后,业务人员取得发票时,应向对方索取发票及税务登记证复印件,以确定其是否具有发票开具的资格。若其经营范围中不包含此业务,则其不具备开具发票的资格,需要到税务部门代开发票。
4.3.3 业务人员取得发票后应及时送交财务部门入账。日常经营活动取得的发票应在取得日后30天内(不超过发票开具日期45日内)提交财务入账。若出现发票滞后入账,使增值税进项不能抵扣(一般发票抵扣期为180天),不能税前列支的问题,应追究有关当事人的责任。增值税专用发票发票联粘贴到费用报销单上报销,抵扣联单独交给财务(保证票面整洁、平整,不得折叠)。
4.3.4 差旅费、招待费发票必须在出差返回后或业务发生的15天内到财务办理报销手续。借款平账期限不得超过次月底。
4.3.5 本年度发票应在本年度结束之前提交财务挂账或付款,每年1月1日起不再报销以前年度各类发票及票据。
4.3.6 财务部门在进行账务处理时将发现的假发票,退回经办人员,由经办人负责联系客户进行发票的更换。如不能更换,财务部拒绝付款,并提请总经理追究相关人员的责任。
5、本规定自发布之日起执行
附一:
费用项目清单:
附二:
税前扣除项目主要包括: 与取得收入有关的、合理的、实际发生的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。
1. 广告费
广告费一般应通过媒体传播,例如利用图书、报纸、杂志、广播、电视、电影、灯、路牌、招贴、橱窗、霓虹灯、灯箱等形式,并且是为介绍本企业的商品、经营服务项目、文体节目或通告、声明等进行宣传。
2. 业务宣传费包括对外发放宣传品,业务宣传资料、展会支出、印有企业标志的礼品、公关设计费、以及上述与产品宣传相关的食宿费、材料费、人工费,服装费、场地租赁费,等等。总之,业务宣传费是企业未通过媒体的广告性支出。
企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品;
新产品上市新闻发布会;
(1)企业印刷的各种产品宣传册(不包括说明书)
(2)一些活动的冠名费用
(3)在一些内部刊物上刊登的广告
(4)为推广产品召开宣讲会而发放的会议用品;
(5)为展览会消耗的宣传资料、参展样品;
(6)为宣传公司产品而发生的群发短信费用等。
3. 劳动保护费是指确因工作需要为雇员配备或提供工作服、手套、安全保护用品等所发生支出。劳动保护费(劳保费)的范围包括:工作服、手套、洗衣粉等劳保用品,解毒剂等安全保护用品,清凉饮料等防暑降温用品,以及按照原劳动部等部门规定的范围对接触有毒物质、矽尘作业、放射线作业和潜水、沉箱作业、高温作业等5类工种所享受的由劳动保护费开支的保健食品待遇。
头部防护:塑料安全帽,V形安全帽,竹编安全帽,矿工安全帽。
面部防护:头戴式电焊面罩、防酸有机面罩类面罩、防高温面罩。
眼睛防护:防尘眼镜,防酸眼镜,防飞溅眼镜,防紫外线眼镜。
呼吸道防护:防毒口罩,防毒面具,防尘口罩,氧(空)气呼吸器。
听力防护:防噪音耳塞,护耳罩,噪音阻抗器。
手部防护:绝缘手套,耐酸碱手套,耐油手套,医用手套,皮手套,浸塑手套,帆布手套,棉纱手套,防静电手套,耐高温手套,防割手套。
脚部防护:工矿靴,绝缘靴,耐酸碱靴,安全皮鞋,防砸皮鞋,耐油鞋。
身躯防护:耐酸围裙,防尘围裙,工作服,雨衣,太阳伴伞。
高空安全防护:高空悬挂安全带、电工安全带、安全绳、踩板、密目网等。
附三:
发票接收单