机关公文写作基础知识
开场白：
各们学员，大家好！ 我重要性。
1950年5月16日，也就是全国革命胜利后不久的一天，邓小平带着愉快的心情在西南区新闻工作会议上作了一个生动的报告。这个报告的中心是谈领导艺术的，报告告诫党内干部一定要重视笔杆子，即一定要会写。邓小平说：拿笔杆是实行领导的主要方法。领导同志要学会拿笔杆。开会是一种领导方法，是必需的，但到会的人总是少数，即使做个大报告，也只有几百人听。个别谈话也是一种领导方法，但只能是“个别”。实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔写出来传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法。
其实大家也都知道，公文写作它是一个苦差，有人说这是吃力不讨好的事，但现实却是，真正有才干的公文写作者，往往也是在职场中升职得较快的人。相反，写不好公文，即使你的工作做得很好，你的成绩也许无法报告给你的领导者，而作为一名领导者，若不会公文写作，则可能无法准备简练表达自己的领导思想和举措，又怎么能当一名出色的完成领导者呢。
第一节：公文的概念、种类及分类
一、公文的概念
（一）起源
公文，是公务文书的简称。我国现存最早的公文是殷商时代的甲骨文卜辞。西周时期出现了“誓”、“诰”、“盟书”、“谱牒”、“政典”等公文形式。秦汉时期产生了“制”、“诏”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“议”等。至唐宋后，又出现了“戕”、“符”、“露布”、“公移”、“判”、“国书”、“谕”、“疏”、“剳”等公文样式。明清公文在沿袭唐宋体制去掉的基础上，又产生了“题本”、“奏本”、“照会”、“堂谕”等公文样式。
（二）释义
广义的公文，是指机关、团体、企事业单位在公务活动中所使用的书面材料的总称。
次广义公文，特指法定公文，即由我国的党、政、军等首脑机关以“公文处理办法”的形式规定的，用于各自行使职能的过程中必不可少的书面材料，因此，有党的公文、行政公文、军用公文之分。
狭义的公文，仅指法定公文中的党政机关公文。我们这里将要学习的就是党政机关公文。 党政机关公文：是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文的特点
（1）法定的权威性 （2）明确的效用性
（3）体式的规范性 （4）作者的特定性
（规范、严谨是公文的生命；遵守规范，力求严谨，抓住规律，体例技巧是写好公文的必胜法宝。受领导之命，代机关立言。）
（三）相关的行政法规
2000年(庚辰年)8月24日，国务院以国发„2000‟23号印发•国家行政机关公文处理办法‣。•行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发•党政机关公文处理工作条例‣（中办发„2012‟14 号）。该•条例‣第42条决定，停止执行1996年5月3日中共中央办公厅发布的•中国共产党机
关公文处理条例‣和2000 年8 月24 日国务院发布的•国家行政机关公文处理办法‣。
例：基层工作也就是2013年的时候，领导说只要公章不要发文机关署名，这是不符合规定的。
二、公文的种类
（一）种类
根据2012年7月1日开始实施的•党政机关公文处理工作条例‣规定，法定党政公文种类包括以下15种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、公报、决议。
1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。•中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干问题的决议‣
2. 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。例：•中共麻阳苗族自治县委关于表彰2013年度十佳村（社区）党支部书记的决定‣
3. 命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•中华人民共和国主席令‣
4. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。•中华人民共和国国务院公报‣•中华人民共和国和印度尼西亚共和国联合新闻公报‣
5. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。•毛主席宣布中华人民共和国中央人民政府成立的公告‣•中华人民共和国海关公告‣
6. 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。例：•X 市人民政府关于禁止销售和使用含磷洗涤剂的通告‣例：县政府要求禁止停放外来车辆
7. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。•中共河南省委河南省人民政府关于†关于中国教育改革和发展纲要‡的实施意见‣
8. 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。例：•中共麻阳苗族自治县委关于认真学习•科学发展观学习纲要‣的通知‣
9. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。例：•中共麻阳苗族自治县委办公室麻阳苗族自治县人民政府办公室关于2013年度全县安全生产工作考核结果的通报‣
10. 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。•政府工作报告‣
11. 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。例：•某乡人民政府关于申请解决办公楼维修所需资金的请示‣
12. 批复。适用于答复下级机关请示事项。•关于山东省设立蓬莱市的批复‣
13. 议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。•国务院关于提请审议的议案‣
14. 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。•*省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函‣
15. 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（二）正确使用文体 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件写作的背景、目的、受文对象即为什么要写这个文件？写这个文件要达到什么目的？等等来确定采取哪个文种。一般说来：
1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择•决定‣文种。例：•中共麻阳苗族自治县委关于表彰2013年度十佳村（社区）党支部书记的决定‣
2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。
3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发•通知‣
4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（在其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）
5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用•请示‣。
6、答复下级机关的请求事项，用•批复‣。
7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用•意见‣。
8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计、国土等市政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用•函‣。
9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用•纪要‣。
10、还有一种•命令‣文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）。
以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定
（三）公文种类的新旧对比
与1996年中共中央办公厅印发的•中国共产党机关公文处理条例‣（以下简称原•条例‣）和2000年国务院印发的•国家行政机关公文处理办法‣（以下简称原•办法‣）相对比，主要有以下特点：
1. 减少了3个文种
原•条例‣规定的公文共有14个文种，原•办法‣规定的公文共有13个文种。“决定”、“意见”、“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“会议纪要”这9个文种，党的机关和行政机关都使用；“决议”、“指示”、“公报”、“条例”、“规定”这5个文种，只有党的机关使用，行政机关不使用；“命令（令）”、“公告”、“通告”、“议案”这4个文种，只有行政机关使用，党的机关不使用。
•条例‣对原来党政机关使用的18个文种进行了整合，保留使用15个文种，不再使用“指示”、“条例”、“规定”这3个文种。将原•条例‣印发以来从来没有使用过的“指示”文种去掉，“条例”、“规定”2个文种今后一般使用“通知”来印发。
2. 改变了1个文种的名称
原来使用的“会议纪要”文种，•条例‣称为“纪要”。需要注意的是，新旧文种仅仅只是名称上进行了简化，使用方面没有实质性的变化，仍然适用于记载会议主要情况和议定事项，一般标题仍然为•×××××会议纪要‣。
3. 对部分文种的适用范围进行了调整
原•条例‣和原•办法‣对以前共用的几个文种适用范围的界定和表述略有差别，•条例‣进行了相应的调整和整合，总体来看绝大部分规定都属于沿用。
三、机关公文分类
1. 按行文方向分：
上行文：下级机关、部门向所属上级领导机关或指导机关、部门报送的公文。如请示、报告，部分意见等。
下行文：上级机关、部门向所属被领导机关或被指导机关、部门发送的公文。如命令（令）、决定、条例、决议、规定、批复，多数通知、会议纪要、通告、公告和部分意见和函等。 平行文：向平级或不相隶属机关传递的公文。如函、议案（议案在行文程序、性质方面具有上行文特征），部分通知、意见、会议纪要。
2. 按使用领域分：
通用公文：法定党政公文\事务性文书。（事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。如计划、总结、调查报告等） 专用公文：外交、司法、军事、经济等文书。
3. 按公文的性质与作用分
指挥性公文：命令（令）、意见、决定、通知、批复等。
公布性公文：公告、通告等
报请性公文：报告、请示、议案
知照性公文：公告、函、通报等 记录性公文：会议纪要
第二节：公文的格式：
•党政机关公文处理工作条例‣第三章第九条、第十条、第十一条和第十二条对公文的格式作了规定。
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等（19部分）组成。
第十条 公文的版式按照•党政机关公文格式‣国家标准执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。 公文的文面由眉首、主体、版记三部分组成。
眉首包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人 6要素。
主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9要素。
版记包括抄送机关、印发机关、印发日期、页码4要素。
公文版心：一张A4纸是297*210，除去左边距28，右边距26，上边距37，下边距35即225*156的区域就是公文版心。
眉首部分：
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm ，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当臵于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位臵，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位臵。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
主体部分：
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1. ”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后
签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
版记部分：
版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 （十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
•党政机关公文处理工作条例‣和•国家行政机关公文处理办法‣第三章，都是专门谈公文的格式要求，新•条例‣与旧•办法‣相比其格式要求大体一致，但也有差别，大家要注意：
眉首部分：与•国家行政机关公文处理办法‣多出
1. 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
主体部分：多出
2. 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
版记部分：多出
3. 页码。公文页数顺序号。
少了
4. 主题词。主题词是指能反映公文主要内容的规范化词汇，是供公文主题检索时使用的。（有一种比较的图）
第三节、公文写作
一、公文的起草
（一）公文起草的要求
公文起草应当做到：
1. 符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
2. 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3. 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
4. 文种正确，格式规范。
5. 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
6. 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
7. 机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
以上七条要求，是对公文拟制中具体的要求，既有内容的要求，也有形式的要求，归纳起来包括几方面：合法、属实、（内容，表述）准确、（格式）规范牢记。
由此可见，规范、严谨是公文的生命；遵守规范，力求严谨，抓住规律，体会技巧是写好公文的必胜法定主。
（二）公文起草前的准备工作
1. 做好准备。“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？最重要的一点 “读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。
2. 要掌握领导意图、语言风格。公文写作是受领导之命，代机关立言，撰写公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。
3. 要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现，才能保证上级指示精神的贯彻和落实。
4. 要了解实际情况。各级机关的任务，就是要做好中央和上级精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究。
5. 要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。市委、市政府的秘书部门比较常用。
（三）公文起草的谋篇布局
1. 布局要求
文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主题后，就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，以使文章主旨突出、层次清楚，思路清晰，体现“四性”：
①完整性（开头、主体、结尾三部分不可无故残缺，要脉络畅通、首尾贯穿。）
②连贯性（各部分之间，在内容上要相互连贯，在形式上无论是采取序号或小标题衔接还是自然过渡都要求井然有序、衔接紧密、过渡合理。）
③严密性（各部分之间要有严密的逻辑联系，前后内容不能互不相干，更不能互相矛盾）。 ④变化性（也就是文章谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，表现在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。）
2. 结构的基本形式
（1）横向组合结构：或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属展开。
①简单列举式：围绕主旨，把选用的材料分类后，逐条逐项并列排出。法规、规章及合同等常用。
②总分并列式：辐射式地展开结构，并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或者说明事物的一个方面。公文常用。例如专题总结•某大学学生假期参加社会实践取得成效‣：
（2）纵向组合结构
①直叙式：或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。
②递进式：按事理的展开或认识过程的深化安排结构。或叙事--说理--结论，或提出问题--分析问题--解决问题，由浅入深层层推进。重点在解决问题或结论部分。例如发布指示、布臵工作的通知•某人民政府关于严厉打击加工销售注水猪肉非法行为的通知‣：
提出问题：我市加工销售注水猪肉的不法行为十分猖獗--分析问题：危害极大，侵害群众利益，破坏川猪声誉，扰乱市场正常秩序--解决问题：采取有力措施，坚决打击加工销售注水猪肉的不法行为（统一认识，加强领导；齐抓共管，综合治理；加强舆论、群众监督；严禁加工、贩运；严禁经营、销售；认真检查，从严惩处；形成制度，长期坚持）。
（3）纵横交叉结构：或是以纵为主，以横为辅；或以横为主，纵为辅。如上例•通知‣以纵为主，而解决问题部分是以横向结构组合材料。
（四）检查修改
公文写作过程中，在谋篇布局、拟好正文的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的”，修改文章，我基本遵循的十六字原则：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。
第一，深化主题。既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。
第二，改动材料。累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换；还有就是相同内容在不同部分出现的，要合并。
第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。
第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改有基本方法：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。一些时间不是很急的调研文章、工作报告用的文稿拟就之后，暂时搁臵一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请
熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是抱残守缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改。
二、公文的语言
公文（应用文）是为了应用、为了办事的，所以它主要以叙述说明为主要表达方式，它选择的语言也与其他文种不同。新•条例‣关于语言方面的要求：表述准确，文字精练。
古人曾说：“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。
2008年中秋前，四川省巴中市政府办公室发出的中秋节放假通知，在结尾处把“中秋节”错写成了“端午节”。尽管工作人员及时作出了更正，但包括刚上任不久的巴中市政府办公室主任在内的四名官员还是被问责———办公室主任被停职反省；综合科1名科长，2名副科长被免职。
（一）公文写作语言的具体要求：
1. 准确：用恰当的词语、正确无误的句子反映客观事物的实际情况、本质特征，准确地表达需要传达的内容。准确是公文语言最基本的特点和起码的要求。
（1）认真辨析词义，恰当选词。
①使词义准确、清楚、无歧义。
“没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。”“不可想象的” 语 义含混，到底是 “根本不可能”还是“很困难”，可改为“不可能”或“很困难”。 “经过全力拼搏，我们公司已基本超额完成了全年的生产任务” 中应去掉 “基本”。
②认真辨别同义词、近义词，注意它们在表达范围、轻重、程度、褒贬等方面的细微差别。公文写作必须仔细斟酌词语的细微差别和感情色彩。例：※ “优异”“优秀”“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。※ “鼓舞”“鼓动”“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。
③恰当使用关联词，准确表达复句间的关系。例：该公司领导由于理清了思路，明确了目的，工作更加深入扎实，以致经营管理上进步很快，取得了较好成绩。以致是表因果的关联词，引出的结果带有贬义，可改为因此或因而。
（2）讲究语法和逻辑
①句子结构完整，成分搭配得当，词序合理，使表意准确。
例：※“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。
②恰当地使用修饰、限制的词语，句中词语搭配恰当，使句子表意更准确。
例：※欢迎的人们亲自用掌声…向…致意。亲自限制多余，去掉。※凡是违反了客观规律的，就可能受到应有的惩罚。可能限制不当， 改为一定会。
③造句要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。
2. 简明：公文总是要直接地、迅速地传递某种信息，它的语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警，使他们一看起一个印象。”公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。
（1）删繁就简，禁绝空话、套话；用语精确，一以当十。
（2）尽量使用结构简单的句式（短句）和结构稳定的概括性词语。
（3）适当采用文言词语 。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加。而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景？
（4）适当运用数字、图表, 恰当运用节缩、数概、引用等修辞方式。如：全国人大、三个代表。
3. 鲜明。公文，表达要清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。不能有“学生腔”、“文学腔”；不讲空泛的“普通话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言。如，说一个医生医术高明，就说他是“当代华佗”；医德高尚，就说他是“当代白求恩”。说某人工作刻苦，就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实，也不感人，效果往往适得其反。
4. 得体：根据行文目的、内容、对象，恰当地使用语言，作到文实相符，内容和形式相统一，体现公文特有的语体风格。注意接受心理。有选择地使用模糊词语和委婉用语。如：十二届全国人大二次会议新闻发布会人大发言人傅莹针对记者“中国的军费不断地增长，这看起来并不是十分的和平”的质疑，反问美记者：“那么如果我们国家发展强大，我们繁荣昌盛，然后我们有一个很弱的国防力量，我们就和平了？”
习题：请用公文文本语言的要求评改下文：
时间如白驹过隙，一转眼2004年将要过去了，在过去的一年中，我公司经济效益犹如穿云燕子，飞向百尺竿头，比去年大幅度上升，公司上下兴高采烈，喜笑颜开，在新的一年到来之际，我们对去年的工作总结如下：……
评改：2004年，我公司经济效益比2003年大幅度上升，现对2004年的工作总结如下：……
由于应用文语言庄重得体、言简意赅的要求，所以长期以来，人们在应用文中使用一些使用频率较高的专用词语，这些词语用途稳定，约定俗成，有助于应用文语言的准确和简练。
（二）常见模式性语言有：
起首语：为了、根据、按（遵/依）照、由于、兹因、兹有、兹定于、关于、对于等，多用于表示行文目的、原因、根据、时态、范围、背景情况等；
结尾语：特此报告（通知、函达、函告、函复）；请审核（阅）；此复；此令；现予公布；为盼；尚望函复；请予批准；请审批；请予支持；希（请）遵照执行；请认真贯彻执行；当否，请批示；可否，请批示；如无不妥，请予批准等。
期请/期复/征询用语：请、敬请、拟请、特请、希、希望、当否、可否等。
称谓用语：第一人称：我、本；第二人称：贵、你；第三人称：该
衔接语：为此、鉴于、有鉴于此、因此、综上所述、总之等，承上启下，领起下文，起过渡作用；
经办时态用语：经、已经、现将、已将、拟等，用于说明工作处理过程的时态。
引述用语：近接、顷闻、欣悉、近悉等，用于引述来文，作为批答行文的依据。
表态用语：同意、批准、拟同意、基本同意、原则同意、照办、按此办理、暂不执行等。 递送用语：报、呈、颁发、印发、发布、送等，表示文件递送方向。
三、公文写作中常见的错误
（一）公文标题拟制中出现的错误
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
规范的公文标题包括3部分：发文机关+关于+公文的主要内容（事由）+的+文种（3要素齐全的标准式或基本式标题）
例如：•国务院关于制止滥发各种奖券的通知‣
有时一些特殊的公文可以省略事由，
例如：•中华人民共和国主席令‣ •中华人民共和国交通部通告‣等
还有一些内容单一、文字简短的公布性公文省略了发文机关和事由
例如：•通告‣
错例：
1. 关于印发•关于刘东凯等四名同学退学处理的决定‣的通知
错误是叠床架屋。决定本身就是法定公文，可以单独下发，无需再用通知的形式印发。如果是计划类的事务文书，或者是“办法”等规章制度类的文书，则须用通知的形式印发。
2. ××县公安局关于偷猎国家珍稀野生动物的通知
错误是事由缺少显示发文机关行为的主要动词，造成了“县公安局发通知要市民偷猎” 的歧义。另外，“公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项”应该用通告这种文种
3. ××县工商局关于XX 同志严重失职处分决定的通知
文种叠加，在表彰和处分时，不能用“通知”，删去“通知”
4. ××市人民政府关于发展钢铁工业填补本市工业缺口组建XX 钢铁厂的请示
事由不够简练，应改为X 市人民政府关于组建XX 钢铁厂的请示
5. ××市公安局关于严禁打架斗殴和收缴武器的布告
标题中出现了“严禁收缴武器”的问题，属于语序问题。布告不属于国家法定公文，应用“通告”这种文种。
改为：××市公安局关于收缴武器和严禁打架斗殴的通告
（二）公文正文拟制中出现的错误
1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。
2、文字表述规范。公文的用语用字要求准确、简明、鲜明、得体。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大量的想象去虚构、大肆渲染去描绘一个事物。
3、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。数字使用前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。计量单位必须使用阿拉伯数字 ,而且还必须与法定计量单位结合起来使用 。如 ，建筑物的高度为 30 m ( 30 米 ) 体重 70 kg ( 70千克 ) ，并且该使用千克决不能使用斤，该使用公里则不能使用里。
4、行文层次序数的写法要规范：其标准格式是：第一层为“一、”，第二层“(一) ”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
5、结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。•请示‣要说“妥否，请批示；•意见‣要说“以上意见若无不妥，请批转执行；•通知‣和•报告‣可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。
××区教育局关于“两个请示”的批复
××学校：
你校•关于办学规模和专业设臵的请示‣和•关于要求增加编制的请示‣收悉。现经我局认真研究，作出如下批复：
根据教育部•普通中等专业学校设臵暂行办法‣和你校办学条件，基本同意你校设臵×××、×××、×××和×××四个专业，每个专业每年招收应届初中毕业生八十名，学制三年、学校规模为在校生一千人。为补充办学经费，也可适当招收一些委托生和少量自费生，但收取的学费及其使用要符合有关规定，不要超标。
关于增加编制的问题，我局已签署意见送区编制部门，请你们与区编制部门联系。 此致
敬礼
××区教育局
×××年×月×日
1、下列关于此公文中出现的错误，说法不正确的是( D ) 。
A 批复标题的写法不符合规范，应一事一批
B “此致”、“敬礼”应删掉
C •关于办学规模和专业设臵的请示‣和•关于要求增加编制的请示‣未引两个文件的文号
D “我局”必须删掉
2、下列修改最无必要的是( D ) 。
A 将“八十名”改为“80名” B 将“学制三年”改为“学制3年”
C 将“一千名”改为“1000名” D 在“一千名”后面加上“左右”
关于拟建科学馆的请示报告
县政府：
我校是××××镇的中心小学。学校建筑面积1.2万平方米，在校学生、教职工800多名。多年来学校防火设施比较简陋，除简易防火工具外，仅有消防栓l 处，且因年久失修，达不到喷射要求，一旦发生事故，后果不堪设想。市消防部门多次检查、提出建议，但因缺少资金一直没有按重点防火单位标准建设。为确保安全，做到常备无患，急需修建地下消防栓4处(3栋教学楼各1处，实验室l 处) ，需拨款5万元(计划附后) 。此外，为加强学生动手能力的培养，拟建一座科学馆，急需资金50万元(计划附后) 。
特此报告，请批准。
××县××镇××小学
二00三年3月3日
1、根据公文标题的写作要求，该公文标题存在的主要问题是( D ) 。
A 缺少介词 B 缺少事由 C 事由不明 D 文种不当
2、从主送机关看，该公文存在的问题是( B ) 。
A 党政机关交叉行文 B 越级行文
C 多头主送 D 主送机关不明确
3、按照公文写作要求，该公文正文的主要问题是( B ) 。
A 事实陈述不生动 B 不符合“一文一事”要求
C 提出要求不具体 D 语言不够简洁
4、该公文结束语不规范，正确写法应该是(C ) 。
A 以上报告请审阅 B 以上请示请批准
C 妥否，请批示 D 妥否，请批准
5、该公文成文时间不规范之处是( C ) 。
A 成文时间不准确 B 写法不完整
C 写法不规范 D 成文时间不具体
结语：
值得指出的是，一字一词，使用得好，能解实际工作中棘手问题。
1943年，曹火星针对蒋介石“没有国民党就没有中国”的反动言论，满怀激情地创作了鼓舞全民族的不朽歌曲•没有共产党就没有中国‣，后来有人提出，“没有共产党就没有中国”的提法经不妥，中国已经有了几千年的历史了，而中国共产党建党才几十年……后来经过推敲，决定在“中国”的前面加上一个“新”字，问题圆满解决了，这就是公文语言的要求和魅力。
最后，我想告诉大家的是，公文写作犹如学习游泳，掌握技巧是必须的，但更重要的是我们只有下水学习才能学好游泳，我们要不断写作才能搞好写作！等到我们从带着镣铐跳舞，到写出与众不同，一支独秀的公文的时候，那么你就成功了。
机关公文写作基础知识
开场白：
各们学员，大家好！ 我重要性。
1950年5月16日，也就是全国革命胜利后不久的一天，邓小平带着愉快的心情在西南区新闻工作会议上作了一个生动的报告。这个报告的中心是谈领导艺术的，报告告诫党内干部一定要重视笔杆子，即一定要会写。邓小平说：拿笔杆是实行领导的主要方法。领导同志要学会拿笔杆。开会是一种领导方法，是必需的，但到会的人总是少数，即使做个大报告，也只有几百人听。个别谈话也是一种领导方法，但只能是“个别”。实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔写出来传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法。
其实大家也都知道，公文写作它是一个苦差，有人说这是吃力不讨好的事，但现实却是，真正有才干的公文写作者，往往也是在职场中升职得较快的人。相反，写不好公文，即使你的工作做得很好，你的成绩也许无法报告给你的领导者，而作为一名领导者，若不会公文写作，则可能无法准备简练表达自己的领导思想和举措，又怎么能当一名出色的完成领导者呢。
第一节：公文的概念、种类及分类
一、公文的概念
（一）起源
公文，是公务文书的简称。我国现存最早的公文是殷商时代的甲骨文卜辞。西周时期出现了“誓”、“诰”、“盟书”、“谱牒”、“政典”等公文形式。秦汉时期产生了“制”、“诏”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“议”等。至唐宋后，又出现了“戕”、“符”、“露布”、“公移”、“判”、“国书”、“谕”、“疏”、“剳”等公文样式。明清公文在沿袭唐宋体制去掉的基础上，又产生了“题本”、“奏本”、“照会”、“堂谕”等公文样式。
（二）释义
广义的公文，是指机关、团体、企事业单位在公务活动中所使用的书面材料的总称。
次广义公文，特指法定公文，即由我国的党、政、军等首脑机关以“公文处理办法”的形式规定的，用于各自行使职能的过程中必不可少的书面材料，因此，有党的公文、行政公文、军用公文之分。
狭义的公文，仅指法定公文中的党政机关公文。我们这里将要学习的就是党政机关公文。 党政机关公文：是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文的特点
（1）法定的权威性 （2）明确的效用性
（3）体式的规范性 （4）作者的特定性
（规范、严谨是公文的生命；遵守规范，力求严谨，抓住规律，体例技巧是写好公文的必胜法宝。受领导之命，代机关立言。）
（三）相关的行政法规
2000年(庚辰年)8月24日，国务院以国发„2000‟23号印发•国家行政机关公文处理办法‣。•行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发•党政机关公文处理工作条例‣（中办发„2012‟14 号）。该•条例‣第42条决定，停止执行1996年5月3日中共中央办公厅发布的•中国共产党机
关公文处理条例‣和2000 年8 月24 日国务院发布的•国家行政机关公文处理办法‣。
例：基层工作也就是2013年的时候，领导说只要公章不要发文机关署名，这是不符合规定的。
二、公文的种类
（一）种类
根据2012年7月1日开始实施的•党政机关公文处理工作条例‣规定，法定党政公文种类包括以下15种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、公报、决议。
1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。•中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干问题的决议‣
2. 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。例：•中共麻阳苗族自治县委关于表彰2013年度十佳村（社区）党支部书记的决定‣
3. 命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•中华人民共和国主席令‣
4. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。•中华人民共和国国务院公报‣•中华人民共和国和印度尼西亚共和国联合新闻公报‣
5. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。•毛主席宣布中华人民共和国中央人民政府成立的公告‣•中华人民共和国海关公告‣
6. 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。例：•X 市人民政府关于禁止销售和使用含磷洗涤剂的通告‣例：县政府要求禁止停放外来车辆
7. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。•中共河南省委河南省人民政府关于†关于中国教育改革和发展纲要‡的实施意见‣
8. 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。例：•中共麻阳苗族自治县委关于认真学习•科学发展观学习纲要‣的通知‣
9. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。例：•中共麻阳苗族自治县委办公室麻阳苗族自治县人民政府办公室关于2013年度全县安全生产工作考核结果的通报‣
10. 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。•政府工作报告‣
11. 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。例：•某乡人民政府关于申请解决办公楼维修所需资金的请示‣
12. 批复。适用于答复下级机关请示事项。•关于山东省设立蓬莱市的批复‣
13. 议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。•国务院关于提请审议的议案‣
14. 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。•*省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函‣
15. 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（二）正确使用文体 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件写作的背景、目的、受文对象即为什么要写这个文件？写这个文件要达到什么目的？等等来确定采取哪个文种。一般说来：
1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择•决定‣文种。例：•中共麻阳苗族自治县委关于表彰2013年度十佳村（社区）党支部书记的决定‣
2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。
3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发•通知‣
4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（在其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）
5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用•请示‣。
6、答复下级机关的请求事项，用•批复‣。
7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用•意见‣。
8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计、国土等市政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用•函‣。
9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用•纪要‣。
10、还有一种•命令‣文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）。
以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定
（三）公文种类的新旧对比
与1996年中共中央办公厅印发的•中国共产党机关公文处理条例‣（以下简称原•条例‣）和2000年国务院印发的•国家行政机关公文处理办法‣（以下简称原•办法‣）相对比，主要有以下特点：
1. 减少了3个文种
原•条例‣规定的公文共有14个文种，原•办法‣规定的公文共有13个文种。“决定”、“意见”、“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“会议纪要”这9个文种，党的机关和行政机关都使用；“决议”、“指示”、“公报”、“条例”、“规定”这5个文种，只有党的机关使用，行政机关不使用；“命令（令）”、“公告”、“通告”、“议案”这4个文种，只有行政机关使用，党的机关不使用。
•条例‣对原来党政机关使用的18个文种进行了整合，保留使用15个文种，不再使用“指示”、“条例”、“规定”这3个文种。将原•条例‣印发以来从来没有使用过的“指示”文种去掉，“条例”、“规定”2个文种今后一般使用“通知”来印发。
2. 改变了1个文种的名称
原来使用的“会议纪要”文种，•条例‣称为“纪要”。需要注意的是，新旧文种仅仅只是名称上进行了简化，使用方面没有实质性的变化，仍然适用于记载会议主要情况和议定事项，一般标题仍然为•×××××会议纪要‣。
3. 对部分文种的适用范围进行了调整
原•条例‣和原•办法‣对以前共用的几个文种适用范围的界定和表述略有差别，•条例‣进行了相应的调整和整合，总体来看绝大部分规定都属于沿用。
三、机关公文分类
1. 按行文方向分：
上行文：下级机关、部门向所属上级领导机关或指导机关、部门报送的公文。如请示、报告，部分意见等。
下行文：上级机关、部门向所属被领导机关或被指导机关、部门发送的公文。如命令（令）、决定、条例、决议、规定、批复，多数通知、会议纪要、通告、公告和部分意见和函等。 平行文：向平级或不相隶属机关传递的公文。如函、议案（议案在行文程序、性质方面具有上行文特征），部分通知、意见、会议纪要。
2. 按使用领域分：
通用公文：法定党政公文\事务性文书。（事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。如计划、总结、调查报告等） 专用公文：外交、司法、军事、经济等文书。
3. 按公文的性质与作用分
指挥性公文：命令（令）、意见、决定、通知、批复等。
公布性公文：公告、通告等
报请性公文：报告、请示、议案
知照性公文：公告、函、通报等 记录性公文：会议纪要
第二节：公文的格式：
•党政机关公文处理工作条例‣第三章第九条、第十条、第十一条和第十二条对公文的格式作了规定。
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等（19部分）组成。
第十条 公文的版式按照•党政机关公文格式‣国家标准执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。 公文的文面由眉首、主体、版记三部分组成。
眉首包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人 6要素。
主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9要素。
版记包括抄送机关、印发机关、印发日期、页码4要素。
公文版心：一张A4纸是297*210，除去左边距28，右边距26，上边距37，下边距35即225*156的区域就是公文版心。
眉首部分：
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm ，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当臵于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位臵，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位臵。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
主体部分：
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1. ”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后
签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
版记部分：
版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 （十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
•党政机关公文处理工作条例‣和•国家行政机关公文处理办法‣第三章，都是专门谈公文的格式要求，新•条例‣与旧•办法‣相比其格式要求大体一致，但也有差别，大家要注意：
眉首部分：与•国家行政机关公文处理办法‣多出
1. 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
主体部分：多出
2. 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
版记部分：多出
3. 页码。公文页数顺序号。
少了
4. 主题词。主题词是指能反映公文主要内容的规范化词汇，是供公文主题检索时使用的。（有一种比较的图）
第三节、公文写作
一、公文的起草
（一）公文起草的要求
公文起草应当做到：
1. 符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
2. 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
3. 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
4. 文种正确，格式规范。
5. 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
6. 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
7. 机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
以上七条要求，是对公文拟制中具体的要求，既有内容的要求，也有形式的要求，归纳起来包括几方面：合法、属实、（内容，表述）准确、（格式）规范牢记。
由此可见，规范、严谨是公文的生命；遵守规范，力求严谨，抓住规律，体会技巧是写好公文的必胜法定主。
（二）公文起草前的准备工作
1. 做好准备。“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？最重要的一点 “读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。
2. 要掌握领导意图、语言风格。公文写作是受领导之命，代机关立言，撰写公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。
3. 要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现，才能保证上级指示精神的贯彻和落实。
4. 要了解实际情况。各级机关的任务，就是要做好中央和上级精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究。
5. 要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。市委、市政府的秘书部门比较常用。
（三）公文起草的谋篇布局
1. 布局要求
文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主题后，就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，以使文章主旨突出、层次清楚，思路清晰，体现“四性”：
①完整性（开头、主体、结尾三部分不可无故残缺，要脉络畅通、首尾贯穿。）
②连贯性（各部分之间，在内容上要相互连贯，在形式上无论是采取序号或小标题衔接还是自然过渡都要求井然有序、衔接紧密、过渡合理。）
③严密性（各部分之间要有严密的逻辑联系，前后内容不能互不相干，更不能互相矛盾）。 ④变化性（也就是文章谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，表现在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。）
2. 结构的基本形式
（1）横向组合结构：或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属展开。
①简单列举式：围绕主旨，把选用的材料分类后，逐条逐项并列排出。法规、规章及合同等常用。
②总分并列式：辐射式地展开结构，并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或者说明事物的一个方面。公文常用。例如专题总结•某大学学生假期参加社会实践取得成效‣：
（2）纵向组合结构
①直叙式：或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。
②递进式：按事理的展开或认识过程的深化安排结构。或叙事--说理--结论，或提出问题--分析问题--解决问题，由浅入深层层推进。重点在解决问题或结论部分。例如发布指示、布臵工作的通知•某人民政府关于严厉打击加工销售注水猪肉非法行为的通知‣：
提出问题：我市加工销售注水猪肉的不法行为十分猖獗--分析问题：危害极大，侵害群众利益，破坏川猪声誉，扰乱市场正常秩序--解决问题：采取有力措施，坚决打击加工销售注水猪肉的不法行为（统一认识，加强领导；齐抓共管，综合治理；加强舆论、群众监督；严禁加工、贩运；严禁经营、销售；认真检查，从严惩处；形成制度，长期坚持）。
（3）纵横交叉结构：或是以纵为主，以横为辅；或以横为主，纵为辅。如上例•通知‣以纵为主，而解决问题部分是以横向结构组合材料。
（四）检查修改
公文写作过程中，在谋篇布局、拟好正文的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的”，修改文章，我基本遵循的十六字原则：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。
第一，深化主题。既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。
第二，改动材料。累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换；还有就是相同内容在不同部分出现的，要合并。
第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。
第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改有基本方法：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。一些时间不是很急的调研文章、工作报告用的文稿拟就之后，暂时搁臵一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请
熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是抱残守缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改。
二、公文的语言
公文（应用文）是为了应用、为了办事的，所以它主要以叙述说明为主要表达方式，它选择的语言也与其他文种不同。新•条例‣关于语言方面的要求：表述准确，文字精练。
古人曾说：“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。
2008年中秋前，四川省巴中市政府办公室发出的中秋节放假通知，在结尾处把“中秋节”错写成了“端午节”。尽管工作人员及时作出了更正，但包括刚上任不久的巴中市政府办公室主任在内的四名官员还是被问责———办公室主任被停职反省；综合科1名科长，2名副科长被免职。
（一）公文写作语言的具体要求：
1. 准确：用恰当的词语、正确无误的句子反映客观事物的实际情况、本质特征，准确地表达需要传达的内容。准确是公文语言最基本的特点和起码的要求。
（1）认真辨析词义，恰当选词。
①使词义准确、清楚、无歧义。
“没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。”“不可想象的” 语 义含混，到底是 “根本不可能”还是“很困难”，可改为“不可能”或“很困难”。 “经过全力拼搏，我们公司已基本超额完成了全年的生产任务” 中应去掉 “基本”。
②认真辨别同义词、近义词，注意它们在表达范围、轻重、程度、褒贬等方面的细微差别。公文写作必须仔细斟酌词语的细微差别和感情色彩。例：※ “优异”“优秀”“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。※ “鼓舞”“鼓动”“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。
③恰当使用关联词，准确表达复句间的关系。例：该公司领导由于理清了思路，明确了目的，工作更加深入扎实，以致经营管理上进步很快，取得了较好成绩。以致是表因果的关联词，引出的结果带有贬义，可改为因此或因而。
（2）讲究语法和逻辑
①句子结构完整，成分搭配得当，词序合理，使表意准确。
例：※“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。
②恰当地使用修饰、限制的词语，句中词语搭配恰当，使句子表意更准确。
例：※欢迎的人们亲自用掌声…向…致意。亲自限制多余，去掉。※凡是违反了客观规律的，就可能受到应有的惩罚。可能限制不当， 改为一定会。
③造句要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。
2. 简明：公文总是要直接地、迅速地传递某种信息，它的语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警，使他们一看起一个印象。”公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。
（1）删繁就简，禁绝空话、套话；用语精确，一以当十。
（2）尽量使用结构简单的句式（短句）和结构稳定的概括性词语。
（3）适当采用文言词语 。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加。而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景？
（4）适当运用数字、图表, 恰当运用节缩、数概、引用等修辞方式。如：全国人大、三个代表。
3. 鲜明。公文，表达要清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。不能有“学生腔”、“文学腔”；不讲空泛的“普通话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言。如，说一个医生医术高明，就说他是“当代华佗”；医德高尚，就说他是“当代白求恩”。说某人工作刻苦，就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实，也不感人，效果往往适得其反。
4. 得体：根据行文目的、内容、对象，恰当地使用语言，作到文实相符，内容和形式相统一，体现公文特有的语体风格。注意接受心理。有选择地使用模糊词语和委婉用语。如：十二届全国人大二次会议新闻发布会人大发言人傅莹针对记者“中国的军费不断地增长，这看起来并不是十分的和平”的质疑，反问美记者：“那么如果我们国家发展强大，我们繁荣昌盛，然后我们有一个很弱的国防力量，我们就和平了？”
习题：请用公文文本语言的要求评改下文：
时间如白驹过隙，一转眼2004年将要过去了，在过去的一年中，我公司经济效益犹如穿云燕子，飞向百尺竿头，比去年大幅度上升，公司上下兴高采烈，喜笑颜开，在新的一年到来之际，我们对去年的工作总结如下：……
评改：2004年，我公司经济效益比2003年大幅度上升，现对2004年的工作总结如下：……
由于应用文语言庄重得体、言简意赅的要求，所以长期以来，人们在应用文中使用一些使用频率较高的专用词语，这些词语用途稳定，约定俗成，有助于应用文语言的准确和简练。
（二）常见模式性语言有：
起首语：为了、根据、按（遵/依）照、由于、兹因、兹有、兹定于、关于、对于等，多用于表示行文目的、原因、根据、时态、范围、背景情况等；
结尾语：特此报告（通知、函达、函告、函复）；请审核（阅）；此复；此令；现予公布；为盼；尚望函复；请予批准；请审批；请予支持；希（请）遵照执行；请认真贯彻执行；当否，请批示；可否，请批示；如无不妥，请予批准等。
期请/期复/征询用语：请、敬请、拟请、特请、希、希望、当否、可否等。
称谓用语：第一人称：我、本；第二人称：贵、你；第三人称：该
衔接语：为此、鉴于、有鉴于此、因此、综上所述、总之等，承上启下，领起下文，起过渡作用；
经办时态用语：经、已经、现将、已将、拟等，用于说明工作处理过程的时态。
引述用语：近接、顷闻、欣悉、近悉等，用于引述来文，作为批答行文的依据。
表态用语：同意、批准、拟同意、基本同意、原则同意、照办、按此办理、暂不执行等。 递送用语：报、呈、颁发、印发、发布、送等，表示文件递送方向。
三、公文写作中常见的错误
（一）公文标题拟制中出现的错误
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
规范的公文标题包括3部分：发文机关+关于+公文的主要内容（事由）+的+文种（3要素齐全的标准式或基本式标题）
例如：•国务院关于制止滥发各种奖券的通知‣
有时一些特殊的公文可以省略事由，
例如：•中华人民共和国主席令‣ •中华人民共和国交通部通告‣等
还有一些内容单一、文字简短的公布性公文省略了发文机关和事由
例如：•通告‣
错例：
1. 关于印发•关于刘东凯等四名同学退学处理的决定‣的通知
错误是叠床架屋。决定本身就是法定公文，可以单独下发，无需再用通知的形式印发。如果是计划类的事务文书，或者是“办法”等规章制度类的文书，则须用通知的形式印发。
2. ××县公安局关于偷猎国家珍稀野生动物的通知
错误是事由缺少显示发文机关行为的主要动词，造成了“县公安局发通知要市民偷猎” 的歧义。另外，“公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项”应该用通告这种文种
3. ××县工商局关于XX 同志严重失职处分决定的通知
文种叠加，在表彰和处分时，不能用“通知”，删去“通知”
4. ××市人民政府关于发展钢铁工业填补本市工业缺口组建XX 钢铁厂的请示
事由不够简练，应改为X 市人民政府关于组建XX 钢铁厂的请示
5. ××市公安局关于严禁打架斗殴和收缴武器的布告
标题中出现了“严禁收缴武器”的问题，属于语序问题。布告不属于国家法定公文，应用“通告”这种文种。
改为：××市公安局关于收缴武器和严禁打架斗殴的通告
（二）公文正文拟制中出现的错误
1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。
2、文字表述规范。公文的用语用字要求准确、简明、鲜明、得体。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大量的想象去虚构、大肆渲染去描绘一个事物。
3、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。数字使用前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。计量单位必须使用阿拉伯数字 ,而且还必须与法定计量单位结合起来使用 。如 ，建筑物的高度为 30 m ( 30 米 ) 体重 70 kg ( 70千克 ) ，并且该使用千克决不能使用斤，该使用公里则不能使用里。
4、行文层次序数的写法要规范：其标准格式是：第一层为“一、”，第二层“(一) ”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
5、结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。•请示‣要说“妥否，请批示；•意见‣要说“以上意见若无不妥，请批转执行；•通知‣和•报告‣可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。
××区教育局关于“两个请示”的批复
××学校：
你校•关于办学规模和专业设臵的请示‣和•关于要求增加编制的请示‣收悉。现经我局认真研究，作出如下批复：
根据教育部•普通中等专业学校设臵暂行办法‣和你校办学条件，基本同意你校设臵×××、×××、×××和×××四个专业，每个专业每年招收应届初中毕业生八十名，学制三年、学校规模为在校生一千人。为补充办学经费，也可适当招收一些委托生和少量自费生，但收取的学费及其使用要符合有关规定，不要超标。
关于增加编制的问题，我局已签署意见送区编制部门，请你们与区编制部门联系。 此致
敬礼
××区教育局
×××年×月×日
1、下列关于此公文中出现的错误，说法不正确的是( D ) 。
A 批复标题的写法不符合规范，应一事一批
B “此致”、“敬礼”应删掉
C •关于办学规模和专业设臵的请示‣和•关于要求增加编制的请示‣未引两个文件的文号
D “我局”必须删掉
2、下列修改最无必要的是( D ) 。
A 将“八十名”改为“80名” B 将“学制三年”改为“学制3年”
C 将“一千名”改为“1000名” D 在“一千名”后面加上“左右”
关于拟建科学馆的请示报告
县政府：
我校是××××镇的中心小学。学校建筑面积1.2万平方米，在校学生、教职工800多名。多年来学校防火设施比较简陋，除简易防火工具外，仅有消防栓l 处，且因年久失修，达不到喷射要求，一旦发生事故，后果不堪设想。市消防部门多次检查、提出建议，但因缺少资金一直没有按重点防火单位标准建设。为确保安全，做到常备无患，急需修建地下消防栓4处(3栋教学楼各1处，实验室l 处) ，需拨款5万元(计划附后) 。此外，为加强学生动手能力的培养，拟建一座科学馆，急需资金50万元(计划附后) 。
特此报告，请批准。
××县××镇××小学
二00三年3月3日
1、根据公文标题的写作要求，该公文标题存在的主要问题是( D ) 。
A 缺少介词 B 缺少事由 C 事由不明 D 文种不当
2、从主送机关看，该公文存在的问题是( B ) 。
A 党政机关交叉行文 B 越级行文
C 多头主送 D 主送机关不明确
3、按照公文写作要求，该公文正文的主要问题是( B ) 。
A 事实陈述不生动 B 不符合“一文一事”要求
C 提出要求不具体 D 语言不够简洁
4、该公文结束语不规范，正确写法应该是(C ) 。
A 以上报告请审阅 B 以上请示请批准
C 妥否，请批示 D 妥否，请批准
5、该公文成文时间不规范之处是( C ) 。
A 成文时间不准确 B 写法不完整
C 写法不规范 D 成文时间不具体
结语：
值得指出的是，一字一词，使用得好，能解实际工作中棘手问题。
1943年，曹火星针对蒋介石“没有国民党就没有中国”的反动言论，满怀激情地创作了鼓舞全民族的不朽歌曲•没有共产党就没有中国‣，后来有人提出，“没有共产党就没有中国”的提法经不妥，中国已经有了几千年的历史了，而中国共产党建党才几十年……后来经过推敲，决定在“中国”的前面加上一个“新”字，问题圆满解决了，这就是公文语言的要求和魅力。
最后，我想告诉大家的是，公文写作犹如学习游泳，掌握技巧是必须的，但更重要的是我们只有下水学习才能学好游泳，我们要不断写作才能搞好写作！等到我们从带着镣铐跳舞，到写出与众不同，一支独秀的公文的时候，那么你就成功了。