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电子化是现代档案管理必然趋势
作者：白霞
来源：《新一代》2014年第04期
摘 要：本文论述了，随着电子信息化社会的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益突显，成为了社会发展的必然趋势。档案电子化，就是实际情况，在档案管理中，全面运用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
关键词：档案管理；电子化；趋势
档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发的重要依据。档案的缺档、断档、死档会给人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多困难。档案管理工作在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着重要作用。
一、新时期档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。
二、档案管理电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。档案管理电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
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电子化是现代档案管理必然趋势
作者：白霞
来源：《新一代》2014年第04期
摘 要：本文论述了，随着电子信息化社会的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益突显，成为了社会发展的必然趋势。档案电子化，就是实际情况，在档案管理中，全面运用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
关键词：档案管理；电子化；趋势
档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发的重要依据。档案的缺档、断档、死档会给人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多困难。档案管理工作在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着重要作用。
一、新时期档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。
二、档案管理电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。档案管理电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。