文件编写原则
一、下列情况不得授权一个单位实施,须有两个互相无利益关系的单位分别负责: 1、 2、
二、每个程序文件都必须按照下列顺序和格式编写,而三级文件是否按此格式编写,由本组织决定。 1. 目的
描述编写本文件的目的。重点简明扼要。如:通过对……………实施有效控制, 确保…………符合合同(或接收准则) 的要求。 2. 适用范围
描述该文件它适用在何种范围内或何种情况下。 3. 职责
描述实施该文件所涉及到的部门或岗位。如: 3.1办公室负责质量管理体系文件的管理。
3.2各部门负责管理本部门接收或体系运行产生的文件、记录。 注意一项相同的工作不能同时赋予两个部门,但如果办理一项工作,两个部门或岗位人员从事的是不同时间或阶段的工作时,可在职责中进行同类的描述。但必须在“4工作程序”进行有区分的描述。
职责描述只进行定性描述,不进行定量描述。
产品的生产或项目的实施与最终测试或检验、验收; 物资、产品的采购实施与采购产品的检验或验收;
4. 工作程序
是职责的具体展开。它要进行具体的定量描述。一个好的程序文件“4工作程序“的描述,应该让一个不熟悉的人员,看到你的“工作程序“后,就知道何时、何地、由谁去做,遵循什么步骤如何去做,做时留下什么记录等。 下面的例子是一个较好的描述:
4.1每月25日前,采购部负责收集各部门的采购需求信息,并编制成《采购申请表》,经采购部经理初审后,上报主管副总经理审核,采购金额小于3000元(含)时,主管副总批准后交采购部实施采购。采购金额大于3000元时,须呈总经理批准。
第4.1条的描述基本上把上述红字所述的5W1H 内容都包括了,使人做起来比较清晰明白。
要落实第4.1条内容,你形成的质量记录《采购申请表》,就要与其相对应。
采购申请表
流水号: 质量记录编号:
日期: 年 月 日 采购部经理: 主管副总经理: 总经理:
5. 相关文件
详见“三”。 6. 质量记录 详见“三”。
三、执行文件之前就已形成的文件或文档、记录,把其归入“5 相关文件”中;而执行程序文件后形成结果的文件、质量记录,则应列入“6 质量记录”中。
例如:程序文件中这样描写:采购部对采购的物品依据《采购合同》进行验收,并填写《采购产品验收单》…………。 编写文件结果是: 5. 相关文件 5.1《采购合同》 6. 质量记录
6.1《采购产品验收单》
四、文中凡带书引号“《 》”的即为准备或已经形成的文件名或记录名,程序引用时该名必须与实施文件名相同,一个字也不能差。如:现已形成的文件名为《文件和资料编码规则》,你在程序中调用该文件名时,不得描述成《文件资料编码规则》。少了一个“和“字,可认为是两个文件。
五、一项主要职责不能同时赋予两个部门或岗位。 如:下列描述是不适宜的:
3.职责 3.1 1) 2) 3) 4) 5)
审核各部门提出的采购申请。 提交有关领导批准采购申请。 实施采购,或授权其他部门实施采购。 撰写采购合同。 对采购产品进行验收。
3.2 1) 2) 3) 4)
向采购部提出采购申请。
需要时接受综合管理部的授权实施采购。
撰写本部门需要采购的采购合同,尔后报采购部初审。 对所采购产品进行验收。
而应该把3.1和3.2中的红字部分去掉,改换成3.3中的兰色字描述: 3.3 测试部 1)………. 2)……….
3)负责采购产品的检验或验收。
因为任何一个实施采购的部门自己负责验收或检验, 都有利益关系, 达不到互相监督与约束的目的。这同样适用于第“一”条所示的内容。 六、遣词用语
1. 多用定性词。如:“应该”或“应”、“必须”或“须” 2. 少用形容性或模棱两可的词。如:大概, 可能, 差不多等词;
七、编号
第一层用:1、2、3、4、5、6等 第二层用:1.1 第三层用: 1.1.1 第四层用: 1.1.1.1 第五层用: 1.1.1.1.1
第六层用: a)、b) 、c) 、d) 、e) 、f) 、g)
不得用:
或黑棱形等符号来区分层次。
每一层另起一行后可对齐排列,也可每降一个层次向里缩一至两个字符。
八、每一个文件或质量记录,都有一个唯一性的编号;如文件编号可采用程序文件以上使用三部分,支持性文件使用四部分表示:
XXXX -QMSA -XXXXX--XX 。第一部分的四个X 表示单位缩写,不限于四位,可多可少;第二部分的前三码“QMS ”表示质量管理体系,第四码“A ”表示质量手册(一级),B 表示程序文件(二级),C 表示支持性文件(三级文件);第三部分表示文件的当前序号,使用5位数码, 前三位表示9001标准要求的条
款号,不足三位的前面加“0”,后两位表示是满足该条款的要求而产生的文件流水号;如06201,表示的是:满足第6.2条款要求而形成的第一个文件,75402, 则表示的是: 满足第7.5.4条款的要求而形成的第二个文件;第四部分表示为第三部分的支持与展开,表达的是调用关系。
如:XXXX -QMSB -07502-02 ,它表示的意义是:某某单位质量管理体系程序文件,满足第7.5条款要求的第二个“控制程序文件”所调用的第2个三级文件。当然每个文件还应使用中文的文件名表示。质量手册或程序文件可以没有第4部分。
九、整套程序文件和三级文件都有一个版本控制,从A ……Z 。或从V1.0向上依次递增。每换一次版序号或字母递增一个。
十、每一页文件都有一个状态控制:从0-9,即每改一次该页,状态加1,当本页状态从0升到9时,应该采取换页修改,换页后当前状态变为0。修改按《文件和资料控制程序》规定执行。 十一、分析程序文件编写案例 《采购控制程序》
文件编写原则
一、下列情况不得授权一个单位实施,须有两个互相无利益关系的单位分别负责: 1、 2、
二、每个程序文件都必须按照下列顺序和格式编写,而三级文件是否按此格式编写,由本组织决定。 1. 目的
描述编写本文件的目的。重点简明扼要。如:通过对……………实施有效控制, 确保…………符合合同(或接收准则) 的要求。 2. 适用范围
描述该文件它适用在何种范围内或何种情况下。 3. 职责
描述实施该文件所涉及到的部门或岗位。如: 3.1办公室负责质量管理体系文件的管理。
3.2各部门负责管理本部门接收或体系运行产生的文件、记录。 注意一项相同的工作不能同时赋予两个部门,但如果办理一项工作,两个部门或岗位人员从事的是不同时间或阶段的工作时,可在职责中进行同类的描述。但必须在“4工作程序”进行有区分的描述。
职责描述只进行定性描述,不进行定量描述。
产品的生产或项目的实施与最终测试或检验、验收; 物资、产品的采购实施与采购产品的检验或验收;
4. 工作程序
是职责的具体展开。它要进行具体的定量描述。一个好的程序文件“4工作程序“的描述,应该让一个不熟悉的人员,看到你的“工作程序“后,就知道何时、何地、由谁去做,遵循什么步骤如何去做,做时留下什么记录等。 下面的例子是一个较好的描述:
4.1每月25日前,采购部负责收集各部门的采购需求信息,并编制成《采购申请表》,经采购部经理初审后,上报主管副总经理审核,采购金额小于3000元(含)时,主管副总批准后交采购部实施采购。采购金额大于3000元时,须呈总经理批准。
第4.1条的描述基本上把上述红字所述的5W1H 内容都包括了,使人做起来比较清晰明白。
要落实第4.1条内容,你形成的质量记录《采购申请表》,就要与其相对应。
采购申请表
流水号: 质量记录编号:
日期: 年 月 日 采购部经理: 主管副总经理: 总经理:
5. 相关文件
详见“三”。 6. 质量记录 详见“三”。
三、执行文件之前就已形成的文件或文档、记录,把其归入“5 相关文件”中;而执行程序文件后形成结果的文件、质量记录,则应列入“6 质量记录”中。
例如:程序文件中这样描写:采购部对采购的物品依据《采购合同》进行验收,并填写《采购产品验收单》…………。 编写文件结果是: 5. 相关文件 5.1《采购合同》 6. 质量记录
6.1《采购产品验收单》
四、文中凡带书引号“《 》”的即为准备或已经形成的文件名或记录名,程序引用时该名必须与实施文件名相同,一个字也不能差。如:现已形成的文件名为《文件和资料编码规则》,你在程序中调用该文件名时,不得描述成《文件资料编码规则》。少了一个“和“字,可认为是两个文件。
五、一项主要职责不能同时赋予两个部门或岗位。 如:下列描述是不适宜的:
3.职责 3.1 1) 2) 3) 4) 5)
审核各部门提出的采购申请。 提交有关领导批准采购申请。 实施采购,或授权其他部门实施采购。 撰写采购合同。 对采购产品进行验收。
3.2 1) 2) 3) 4)
向采购部提出采购申请。
需要时接受综合管理部的授权实施采购。
撰写本部门需要采购的采购合同,尔后报采购部初审。 对所采购产品进行验收。
而应该把3.1和3.2中的红字部分去掉,改换成3.3中的兰色字描述: 3.3 测试部 1)………. 2)……….
3)负责采购产品的检验或验收。
因为任何一个实施采购的部门自己负责验收或检验, 都有利益关系, 达不到互相监督与约束的目的。这同样适用于第“一”条所示的内容。 六、遣词用语
1. 多用定性词。如:“应该”或“应”、“必须”或“须” 2. 少用形容性或模棱两可的词。如:大概, 可能, 差不多等词;
七、编号
第一层用:1、2、3、4、5、6等 第二层用:1.1 第三层用: 1.1.1 第四层用: 1.1.1.1 第五层用: 1.1.1.1.1
第六层用: a)、b) 、c) 、d) 、e) 、f) 、g)
不得用:
或黑棱形等符号来区分层次。
每一层另起一行后可对齐排列,也可每降一个层次向里缩一至两个字符。
八、每一个文件或质量记录,都有一个唯一性的编号;如文件编号可采用程序文件以上使用三部分,支持性文件使用四部分表示:
XXXX -QMSA -XXXXX--XX 。第一部分的四个X 表示单位缩写,不限于四位,可多可少;第二部分的前三码“QMS ”表示质量管理体系,第四码“A ”表示质量手册(一级),B 表示程序文件(二级),C 表示支持性文件(三级文件);第三部分表示文件的当前序号,使用5位数码, 前三位表示9001标准要求的条
款号,不足三位的前面加“0”,后两位表示是满足该条款的要求而产生的文件流水号;如06201,表示的是:满足第6.2条款要求而形成的第一个文件,75402, 则表示的是: 满足第7.5.4条款的要求而形成的第二个文件;第四部分表示为第三部分的支持与展开,表达的是调用关系。
如:XXXX -QMSB -07502-02 ,它表示的意义是:某某单位质量管理体系程序文件,满足第7.5条款要求的第二个“控制程序文件”所调用的第2个三级文件。当然每个文件还应使用中文的文件名表示。质量手册或程序文件可以没有第4部分。
九、整套程序文件和三级文件都有一个版本控制,从A ……Z 。或从V1.0向上依次递增。每换一次版序号或字母递增一个。
十、每一页文件都有一个状态控制:从0-9,即每改一次该页,状态加1,当本页状态从0升到9时,应该采取换页修改,换页后当前状态变为0。修改按《文件和资料控制程序》规定执行。 十一、分析程序文件编写案例 《采购控制程序》