1 范围 1.1 标识
a. 正式标题是：项目信息管理系统软件需求规格说明。 b. 缩略语有：
c. 本文档适用于项目信息管理系统的研制开发过程。
1.2 系统概述
项目信息管理系统是为实现辅助公司项目管理，提高项目管理效率和质量，实现项目管理计算机网络化而开发的系统，其主要目标是：
● 实现项目管理中的立项信息、售前准备信息、项目实施信息等信息的数字化，
使项目立项、项目实施、项目验收、项目服务等主要业务信息处理计算机化； ● 使项目信息的交换、传输网络化，项目管理正规化、电子化，提高项目管理效
率，不断增项目配套管理能力和发展后劲；
● 为公司经理机关决策提供准确的数据和依据，使之能够预测、分析、评价公司
运营情况；
● 使公司的从业人员管理人员清楚“何时完成何工作”，提供项目各阶段项目实
施情况的报告；
● 完成项目管理人员、各部门日常业务的管理，包括：协调各部门之间的合作，
发布项目信息，下发、上报各类表格，检查各项目的实施，项目验收，并进行统计、处理；
● 实现项目管理过程中各类信息的收集、存储、传递、统计、分析、综合、查询，
为各类人员提供全面、准确、及时的数据。
项目信息管理系统应满足以下各项要求： ● 实现需求所描述的各项功能要求； ● 易于使用，快速、方便、准确；
● 用户界面友好、统一、标准、表现力强，做到操作上真正的“所见即所得”； ● 易于安装与维护；
● 开放性好，便于扩展，以适应发展的需要； ● 系统安全可靠，数据完整并保持一致； ● 系统容错性好，抗损能力强； ● 优良的性能/价格比。
项目信息管理系统的最终用户是公司的经理以及以不同权限登录的各类工作人员等。
1.3 文档概述
本文适用于项目信息管理系统的研制开发过程，是项目信息管理系统详细设计和编程的依据。主要内容为：
● 对系统分析阶段的调查结果做了概括和总结； ● 提出了项目信息管理系统的研制目标； ● 制定了项目信息管理系统的逻辑方案； ● 明确下一阶段系统开发任务与原则。
2 引用文件
● 《项目信息管理系统需求说明书》； ● 《项目信息管理中问题解答书》。
3 组织管理现状 3.1 管理职能
公司项目管理在总公司经理的领导下，各部门根据自己部门的职责，为了顺利完成销售过程的各个环节，而协同工作的管理模式。 其主要职责是：具体的条款需要补充 1. 总经理：
a. 决定公司总体发展方向，负责本公司质量方针、质量目标的制定、批准并
组织实施；
b. 负责建立与质量管理体系相适应的组织机构，审定各职能部门的质量职责分配；
c. 以顾客为中心，确保向组织传达满足顾客要求的重要性； d. 为质量体系的建立、运行和改进提供足够的资源； e. 主持管理评审。
f. 负责签订金额大于30万的合同 2. 副总经理：
a. 协助总经理进行日常工作管理；
b. 在总经理授权的工作范围内，代表总经理组织、监督、检查、指导有关部门的工作；
c. 负责总部及分公司、办事处以Unix 为主的高端产品的整体销售； d. 行使存储集成事业部经理职责。 3. 销售总监：
a. 协助总经理进行日常工作管理；
b. 负责总部及分公司、办事处以NT 为主的中、低端产品的整体销售； c. 行使存储产品事业部经理职责。 4. 总经理助理：
a. 协助总经理进行日常工作； b. 主管行管部、商务部日常工作； 5. 存储集成事业部：
a. 负责以Unix 为主的高端产品的销售； b. 负责了解顾客需求；
c. 组织集成产品及特殊技术服务合同的评审工作； d. 制定简单的存储集成方案； e. 负责货款的回收。 6. 存储产品事业部：
a. 负责以NT 为主的中、低端产品的销售； b. 负责了解顾客需求；
c. 组织集成产品的合同评审工作； d. 制定简单的存储集成方案； e. 负责货款的回收。 7. 技术部：
a. 协助销售人员确定顾客需求；
b. 负责复杂存储集成方案的制定及评审工作； c. 负责产品出库前的加电检测工作；
d. 负责设备及系统的安装、调试、验收及交付工作； e. 负责设备及系统的维护工作； f. 负责对顾客的培训工作。
g. 参与存储集成合同及技术服务合同的评审工作。 8. 商务部：
a. 负责供方的选择、评价及再评价工作； b. 负责采购信息的制定并实施采购； c. 负责合同的执行及管理工作； d. 参与合同的评审工作；
e. 协助销售人员进行货款回收工作； f. 主管库房管理工作；
g. 负责顾客满意度的调查、分析工作； h. 负责维修更换件的接收、发放工作。 9. 市场部：
a. 负责媒体宣传工作；
b. 负责市场活动的策划及实施； c. 负责展会的组织工作；
d. 负责公司宣传资料的制定及发放。 10. 行管部：
a. 负责办公用品及固定资产的采购、管理工作； b. 负责人员招聘、调岗、辞职及解聘；
c. 负责员工的外出培训，协调员工的内部培训事宜；
d. 负责组织内部审核工作； e. 负责组织管理评审工作；
f. 负责纠正和预防措施的跟踪、验证工作； g. 负责计量设备的检定、校正工作。 11. 库房：
a. 负责产品的入库、出库工作；
b. 负责库房管理工作；
3.2 组织结构
公司组织机构如图1所示，可分为四个层次，上层为总经理级，其中总经理1人，副总经理1人。下层分为九个部门，分别是存储事业集成部，金融部，销售部，技术部，财务部，商务部，行政部，下属的分公司，还有住各地的办事处。
目前每个部门有一个部门经理，分公司和办事处相当于总部的部门经理，各个部门在项目信息管理的过程中是相互协作和相互合作的关系，具体的管理过程
图1公司组织结构示意图
4 业务需求
信息管理系统必须建立在现行管理业务基础之上。现行管理业务的管理方法、管理过程是一个组织经过多年摸索、积累而建立起来的管理模式，也是管理业务人员自然且习惯的管理行为。除非管理机构自身实行变革，采取了新的管理方法和模式，管理信息系统是不应该将业务管理人员不熟悉的管理手段或措施强加给他们的。当然，来源于现行管理，一定程度上高于现行管理，也是信息管理系统研制的一项重要原则。
认真分析公司的现行的项目管理系统，将手工管理模式下的管理优势，吸收到信息管理系统当中，是建立信息系统的首要任务。
通过对公司项目管理业务进行了初步了解、调查。图2是项目管理过程中的主
图2 项目管理的业务职能图
4.1 管理对象
本公司所管理的项目，是已列入已经立项准备的项目和正在实施的项目，还有已经完成的项目技术服务等等。由于项目的来源是非计划的，所以对于没有经过立项过程的项目，同样需要管理好。
4.2 管理方法
项目采取 需要补充 的管理模式。是否有相关的文件规定
4.3 管理目标
实现项目的科学、高效和规范化管理。
4.4 管理过程 4.4.1 出货管理
公司所有的销售活动中，如果需要将货物发送给客户则需要填写《销售清单》，具体内容如下：
XX 公司销售清单
销售清单一式三份，销售人员保存一份，传真一份给库管，将其余两份交给财务，财务入账后将其中一份给库管保存。
4.4.2 技术支持申请
（1） 业务流程
目前，技术支持申请分为售前技术支持和售后技术支持两种。当项目需要支持人员提供售前技术支持时，由项目负责人填写售前技术支持申请表（附录一：售前技术支持申请表）向部门经理和技术部经理提出申请，经部门经理和技术经
理同意后，由技术部经理指派相应的技术工程师为项目提供服务。对于售后技术支持，需要项目负责人向部门经理、商务部和技术部经理同时提出申请，首先由商务部对项目合同的执行情况进行审核，如果符合合同要求，则商务部通知技术部经理和部门经理，此后由部门经理进行审核，通过审核后通知技术部经理，由技术部经理指派相应的技术工程师为项目提供支持。如果商务在审查的过程中发现项目不符合合同的规定，则会通知项目负责人、部门经理和技术部经理，并与部门经理和项目负责人进行协商，达成一致意见后再通知技术部经理。
很多情况下，由于技术人员不能满足所申请的支持时间要求（如无法安排相应的技术人员），则技术部经理会直接与项目负责人进行协商，达成一致意见后由技术部经理安排技术支持。
目前的业务流程中，几乎没有部门经理没有通过审核的情况，技术部经理也还会等待部门经理的审核意见。
系统需要实现的业务流程如下： （2） 售前技术支持
由项目负责人向部门经理和技术部经理提出申请，技术部经理根据申请的内容安排相应的支持，如果无法满足所提出的要求，则通知项目负责人，项目负责人根据情况再行安排相应的支持（有时需要与客户进行沟通）重新提出申请或由技术部经理直接对申请进行修改，然后安排相应的支持。如果在技术部经理安排支持之前或过程中收到部门经理的申核意见，则需要参考部门经理的申核意见，如果部门经理不同意提供支持，则部门经理与项目负责人进行协商，达成一致意见后再通知技术部经理，技术部经理只有收到部门经理的同意意见后才可安排支持。
（3） 售后技术支持
由项目负责人向部门经理、商务部和技术部经理提出支持申请，商务部根据合同的内容进行审核并将审核意见通知部门经理、项目负责人和技术部经理。如果同意支持，则技术部经理根据情况安排相应的支持，如果无法满足所提出的要求，则技术部经理与项目负责人进行协商，由项目负责人重新提出申请或由技术部经理对申请直接进行修改。如果商务部不同意支持，则通知部门经理、技术部经理和项目负责人，由项目负责人与商务部进行协商，达成一致意见后再行通知
部门经理和技术部经理，技术部经理安排相应支持，如果无法达成一致意见，则也通知部门经理和技术部经理，技术部经理则不安排支持。
如果在此过程中，商务部或技术部经理收到部门经理的审核意见，则应参考部门经理的审核意见，由项目负责人与部门经理进行协商。
（4） 支持的安排
技术部经理在收到一个技术支持申请时，无论是否最终安排支持，都会事先预订支持的技术工程师，将申请的内容通知技术工程师，以便技术工程师提前作好准备。
（5） 技术支持的内容
（6） 售后技术支持的内容
4.4.3 项目立项阶段管理
根据项目立项管理过程及要素的划分、所要达到的性能要求，将项目立项管理分解为项目立项申请、立项申请审批、项目立项和项目组织实施形成组成员等管理子项。项目立项的业务流程图如图3所示。
立项申请立项审批
● 销售人员根据已经有的项目意向，填写相应的《立项申请单》，上报到存储集
成事业部经理审批。
● 集成部经理根据目前项目情况和人员的配置还有项目的大小等方面权衡作出
审批决定，填写审批意见，对于通过和审批不通过的项目进行不同的处理，对于审批通过的项目，开展项目组织实施的准备。
● 审批后的立项申请单要通知项目申请单的负责人（通常项目负责人并不是专门
规定的，有谁联系的项目，负责人就是谁） ● 审批通过后，项目正式立项，成立相应的小组
4.4.4 项目售前阶段管理
项目售前阶段管理主要是销售人员进行售前应用环境与应用需求的调研，并且编写项目解决方案，销售的项目负责人根据工程的大小难度，决定是否需要技术部门的技术支持，如果需要首先填写《技术支持申请单》，再有集成部经理审批，审批通过后（通知项目负责人），将申请单交给技术部，技术部根据申请单的要求组织相关的人员进行工作。在售前阶段所作的解决方案非常重要。所以该过程主要有下面几个步骤的管理。
解决方案的编制
● 《售前应用环境与应用需求表》填写，有销售人员调研应用环境与应用需求，
根据需求的情况进行填写。
● 销售部根据项目的情况，编制项目的解决方案。如果复杂的项目项目负责人可
申请技术支持，首先项目负责人填写《售前技术支持申请单》；
● 售前技术支持申请单提交到集成部经理审批，审批通过及时通知项目负责人。 ● 审批后的申请单送到技术部，根据情况指定人员参与售前技术支持，并且和销
售人员一起编写项目解决方案。
● 解决方案所包括的文档有：用户应用环境及需求、需求分析、解决方案框架、
子解决方案、产品配置清单及报价、产品性能介绍等 ● 在编写解决方案的过程中，应该有的参照文档有：
《项目招标书》 《项目投标书》 《产品报价》
《产品兼容性列表》等相关的信息
● 对于招标的项目，首先需要向招标公或招标方购买《项目招标书》（有商务部
门管理），除解决方案外，还需要相应的厂商授权书、公司资质证明等商务内
容，这些相关的资料是在商务部门保存
4.4.5 合同签订与管理
（1） 合同的制定
合同制定主要是由销售人员完成。销售人员根据公司的合同样本制作合同并将制作好的合同提交给商务部，商务人员对合同的内容进行初步审核以确认合同是否符合国家有关法律和公司的有关规定。如果通过审核，则商务人员将审核过的合同提交给公司总经理或副总经理进行最后审核，如果通过审核，总经理或副总经理在合同的法人代表处签字将合同返回到商务部由商务部负责对合同盖章，商务部将盖章和签字后的合同返回给销售人员。销售人员再提交给甲方（客户或集成商）并由对方法人签字并盖章，一式两份，甲乙双方各保存一份。如果商务或总经理没有通过审核，则会将合同存在的问题返回给销售人员并与销售人员进行协商，达成一致意见后再由销售人员对合同进行修改，然后再将提交给商务人员或总经理进行上面的过程。
（2） 合同的格式与内容
大多数的合同是按公司的合同规格进行制作，这些合同有相对一致的格式。但也有部分由甲方提供的合同样本，格式可能与公司使用的合同格式有所不同，这一部分占有10%。
公司的合同格式基本分为如下的部分： （a ） 甲乙双方信息
甲方信息包括：单位名称、通信地址、邮政编码、电话和传真。乙方信息包括：单位名称（北京XXX 公司）、通信地址、邮政编码、传真、帐号和开户银行。
（b ） 概述
概述部分通常是类似如下的描述：根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规的规定，广州XXX 计算机系统工程有限公司（以下简称甲方）和北京XXX 公司（以下简称乙方），双方本着诚实、公平、信用、友好协商的原则，特制定本合同。
（c ） 合同总金额 需要大写和小写两种格式。 （d ） 产品明细
包括产品的编号、名称、数量和价格等。其中有一些是可选的内容，如产品编号和单价。
（e ） 付款方式
付款方式可以分为：合同签订后预付、货到后付款、验收后付款和试运行后付款几种款项，并不是每一个合同都存在这几个阶段，但也基本没有一次付清全款的合同。每一个阶段可以描述为：阶段+时间+付款比例。
（f ） 交货地点和交货方式
其中的内容包括：交货地点、联系人、运输方式（交货方式）和费用。 （g ） 供货期限 （h ） 质量保证
一般描述如下：乙方保证产品为全新原包装销往中国大陆正货，保证提供原厂的产品和证明。甲方在验收中，如果发现货物的品种、规格型号、数量与合同不符，应妥为保管，并在货物交付之日起五个工作日内向乙方提出书面异议，否则视同产品验收合格。由于甲方购买产品范围内的版权而引起的纠纷由乙方负责。
（i ） 违约责任
如乙方没按期交货，乙方向甲方支付违约金，违约金按合同总金额*万分之五*实际违约天数计；如甲方没有按期付款，甲方向乙方支付违约金，违约金按本期未付款金额*万分之五*实际违约天数计。
合同签订后，甲方如有脱定或退定，不得收回定金并且应承担由此造成的乙方的一切损失。
不可抗力
在合同生效后，因火灾、水灾、地震、战争等不可抗力的原因影响到本协议的正常履行，视实际情况可以免于承担违约责任。
诉讼
双方对执行合同发生的争执，本着双方友好协商的原则解决。经协商不能解决的，按照《中华人民共和国合同法》之规定提交法院依法裁决。拒不执行的，对方可请求人民法院执行。
合同效力
此合同由双方单位授权代表签订。本合同自双方签字盖章之日起生效。本合同
未尽事宜，双方另行订立补充协议。补充协议与本合同的冲突时，以补充协议为准。补充协议自双方签字盖章之日起生效。
（j ） 技术服务 安装调试及培训
乙方负责对所销售的产品进行现场安装及调试，并且要对甲方工程师及最终用户进行培训；培训内容包括ADIC 磁带库安装、使用和常见问题；数据备份软件的安装使用和常见问题；数据备份的策略；数据灾难恢复及数据的恢复；培训教材由乙方提供。培训地点为甲方客户处。
产品保修
乙方对产品售出后（以产品的最终验收合格之日起计）一年内发生硬件故障免费维修。如果为非人为原因需要更换备件，应由乙方免费更换。
软件产品一年内免费升级为最新版本。 现场服务
如果电话、电子邮件、在线支持等远程手段没有解决用户所购产品的故障，乙方会做好该问题的电话记录，将其反馈给其他技术工程师或相关部门，获得确切答案后及时回复用户。如果需要上门维护的，乙方应在接到故障报告后24小时内派工程师到现场维护。
验收标准
以甲方同最终用户之间的验收标准作为甲乙双方之间的验收依据；以甲方同最终用户之间的验收合格报告作为甲乙双方之间验收合格的标的。
（k ） 签字和盖章
甲、乙双方的授权代表在下面签字，表示同意本合同的所有条款及条件。
甲方:广州XX 计算机系统工程 乙方：北京XXX 公司
————————————— —————————————— 签章（Authorized Signature） 签章（Authorized Signature）
____________________________ _____________________________
姓名（Name of Person Signing ） 姓名 （Name of Person Signing）
____________________________ ______________________________ 日期（Date ） 日期（Date ） （3） 合同的管理
所有的合同签订后集中到总公司由商务部统一管理，管理活动包括项目的有关付款、到货等执行。商务部目前在使用一个小型的合同管理程序辅助进行日常的合同管理工作。该程序是使用Microsoft Access数据库开发，它具有如下的功能：
查询每一个销售人员签订的所有合同的有关信息，每次显示一个合同和总的符合条件的合同数，可以指定某一个（序号）或查询上一个或下一个；
根据合同的执行状况（完成、未完成两种）查询合同的有关信息； 将合同的有关有关信息汇总成一个EXCEL 表格提供给公司的总经理； 查询合同中有关客户的信息。 合同信息包括如下内容：
客户信息包括
4.4.6 产品定购管理
合同签订后，进入至产品定购阶段。在该阶段，由销售人员配合商务人员完成。根据合同分别向不同的厂商或代理下定单，大多数情况下，产品订单是按生产厂商分开进行，但有时也会向集成商下订单或向生产厂商的代理厂商下订单。向集成商下订单的情况发生在一个项目是供货和集成分别是不同的集成商，这个供货的集成商可能不止提供一个厂商的产品，订有时会包括这个项目中所有需要该供货集成商提供的产品。对于一个合同中不是该公司代理的产品，所需的情况都需要向生产厂商指定的代理商下订单。
订单的格式根据不同的情况会有不同的变化，但最后都会需要有一个EXCEL 表格用于提交订单。如果是代理的产品，每个厂商都有固定的格式，如果是非代理产品，无论是向生产厂商的代理或是向供货的集成商下订单，订单的格式可能都是多种多样的，有的会随产品种类（如磁盘阵列、磁带库、备份软件等）发生变化，有的会由于对方有一定的格式要求而发生变化。
目前，订单的管理还完全是一个手工化的操作。当需要产生订单时，通常的做法是根据需要订购的产品使用XECEL 制作一个相应产品模块的列表和附加说明，然后通过电子邮件将电子文档发送给对方。当需要查询订单的状态和有关信
息时，比如，需要查询一份一个月以前的订单的具体日期等，有关人员可以通过商务管理人员查询相应的电子文档。
虽然公司有一个库存管理系统，但目前库存管理系统是一个完全独立的系统，与合同管理和订单没有任何关系。
4.4.7 项目实施管理
项目准备阶段
● 项目所需的产品货物到货后，有商务部向技术部下达‘售后支持申请表’，技术部经理指
派相应的技术人员，组成项目实施技术小组。
● 技术小组需要了解项目的解决方案，与用户货集成商所签订的合同。
● 对实施过程中可能产生的问题进行分析，对实施方案的可行性进行必要的验证，提高项
目实施的效率，技术小组需要了解售前过程中的项目解决方案，应用环境、应用需求（因为应用环境和需求在解决方案中也有相应内容，但可能包含得不完全）、合同条款。应当尽量与售前技术人员、销售人员和商务人员进行沟通。
● 技术小组在准备的过程中，必须写出《项目实施计划书》。《项目实施计划书》包括的内
容有：项目编号、项目名称、项目实施开始日期、实施小组人员、准备工作完成情况、实施计划。
● 对重大项目，需要项目组负责人招集有关人员进行集体讨论，根据讨论的结果，技术小
组再对《项目实施计划书》进行修改
● 技术部经理根据技术小组的《项目实施计划书》的内容进行审核，通过后进行确认，此
时技术小组可以进入用户现场进行项目的实施。
货物验收
● 技术小组到达用户处后根据合同条款进行货物验收 ● 现场人员验收通过后，在《货物验收单》上签字
● 对于不符合合同条款的填写《不合格货物验收单》，由技术负责人交回商务部
由商务部与相关的厂商或代理商协调。 货物验收单具体格式如下：
到货验收单
XX 公司
编号：XX
地址：XX
电话：XX 传真：XX 出库日期： 客户名称： 联系电话： 合同号：
联系人：
以上货物如数收到，并且产品名称、型号、数量无误，包装完好。验收合格。 用户签字（印章）
现场环境勘察
● 技术人员对货物验收完成后开始对项目现场环境进行调查；
● 技术人员调查的内容包括：机房物理环境，网络环境，每个服务器的硬件平台（包括具
型号、总线类型、插槽数量等）、服务器的操作系统及其版本、补丁、数据库及其版本等 ● 技术人员比较售前应用环境表的内容，对于不一致的内容进行分析，与售前人员和项目
组负责人进行沟通
● 技术小组编写《项目实施用户应用表》
实施阶段
● 技术小组按照合同进行项目的实施，必须参照《实施规范进行》
● 技术小组或是项目负责人在实际的工作过程中可以对规范提出修改意见，修改意见的形
式有些是非正式的，有些是具体的就某条或某点进行修改，对不同的修改意见视重要程度来决定采纳的方式，可能是直接修改了，有些是需要公司讨论后决定。
● 技术小组记录对用户环境进行的修改，包括：硬件配置、操作系统配置、安装的硬件、
安装的软件及其所在的位置、具体的安装步骤及在过程使用的特殊的命令和需要注意的事项、如何复原用户原有环境等步骤
● 技术小组在实施阶段完成基本的调试工作，表明解决方案所配置的硬件和软件可以进行
基本的工作。
● 技术小组在实施完成后形成《项目实施报告》，目前项目实施报告没有一个固定的形式，
类似的这种报告，牵涉的内容比较多，一份报告实际上是几分材料的整合，或者说是多份材料的汇总。
测试阶段
● 在测试阶段需要根据合同条款或用户临时提出的要求进行系统的调整和测试。测试的项
目、环境、工具或方法、测试结果一并写入至《项目实施报告》。
● 在测试阶段可以将测试材料作为单独的文件进行处理，通常的方式是作为项目实施报告
中的附件来管理的。
项目验收
● 技术小组编写《项目验收报告》包括：验收项目名称、验收时间、验收人员等内容 ● 用户相关人员在《项目验收报告》签字确认
● 验收报告和实施报告一起提交给用户，项目实施技术小组的任务完成。
● 验收报告和实施报告，作为一个项目资料要留存的，目前的存放是在专门的档案资料管
理人员手中。 ● 进入技术服务阶段
4.4.8 技术服务管理
● 技术服务类型电话支持和现场服务两大类
● 服务项目的种类根据合同决定，大多数的项目包括现场服务。
● 现场服务程序：当用户需要现场服务时，需要项目负责人提出售后技术申请（具体过程
请参考“技术支持申请”一节）。
● 现场技术人员进行现场技术支持的过程中必须对发生的故障现象、故障原因的分析、解
决方法进行记录形成《技术服务报告》提交给用户并由用户签字。 ● 目前技术服务报告有技术部管理 技术服务报告
4.4.9 附助信息管理
● 能够做到对销售和技术人员生成的配置进行自动检测
● 能够做到对做到当进行某一项产品的报价时，相关的配件报价同时产生 ● 随时查阅与项目有关的资料
● 在项目的管理中，涉及到技术销售人员、技术人员、商务人员等各类人员、协作单位等
信息管理。 ● 合作单位
记录合作单位的基本信息，包括：名称、单位代码、联系电话、地址、项目负责人等。
5 系统需求 5.1 应用软件模块
项目信息管理系统以项目的资料管理为主线，实现全过程、全要素的管理，适合多层次的用户使用。系统按照立项、售前、合同签订、产品定购、项目实施、技术服务几个阶段进行管理。具体按公司规定的项目实施规范进行项目实施管理。同时对人员、资料、系统维护管理实施交叉滚动管理。
在应用软件设计时，必须根据现行的管理目标、管理功能、管理状况以及各类信息的产生和传递等情况，来确定模块的划分、各模块处理功能的设置，数据的使用和保密管理方式，多个系统间和多个处理环节间对专项信息的管理和处理方式等。模块的划分应以目标和功能分析为基础，处理功能的设计应模块化，以利于系统功能的扩充和调整。
根据以上原则，将系统划分为：项目立项管理、售前阶段管理、合同管理、产品定购管理、项目实施管理、技术服务管理、系统管理维护。本系统的应用软件模块结构如图所示。
图 ：项目信息管理系统的软件模块结构图
5.1.1 项目立项管理
● 《立项申请单》撰写
提供立项申请单的格式供销售人员填写，把申请单的信息输入数据库中，以便查询统计； ● 《立项申请单》审批
提供审批申请单的界面，经理接收申请单，并设立标志确认，和填写相关的审核意见； ● 提供信息提示界面：在项目负责人方，在申请单审批通过后，及时的产生提示信息； ● 提供指定参加项目技术人员界面
小组成立：记录项目小组的信息，以便于对项目人员情况的查询。
5.1.2 售前阶段管理
● 提供《售前应用环境与应用需求》撰写界面
提供售前应用环境与用用需求表的模板，按照与项目有关的内容和自行添，讲售前应用环境与应用需求表的信息输入数据库中，以便查询。 ● 提供《售前技术支持申请单》填写界面 ● 提供技术支持申请单上报审批功能
● 提供信息提示功能（及时提示项目负责人，申请单的处理结果） ● 提供项目小组人员名单填写界面（记录参加技术支持的人员名单） ● 提供《项目解决方案》撰写功能
实现技术人员或销售人员所需的项目解决方案的word 文档，以便打印，并切将有关信息存入数据库中，以便查询。 ● 《项目解决方案》审核（？）
最后确定的方案有公司负责技术的人员进行审核，提供浏览修改项目方案的界面。填写相应的修改内容。 ● 查询统计
对《项目合同》、《项目投标书》《产品报价》《产品兼容性列表》的数据和信息情况，进行按一定的条件进行查询统计。
5.1.3 合同管理
实现原有系统的所有功能：
（1） 查询每一个销售人员签订的所有合同的有关信息，每次显示一个合同和
总的符合条件的合同数，可以指定某一个（序号）或查询上一个或下一个；
（2） 根据合同的执行状况（完成、未完成两种）查询合同的有关信息； （3） 将合同的有关有关信息汇总成一个EXCEL 表格提供给公司的总经理； （4） 查询合同中有关客户的信息。
新的系统需要实现原有合同管理程序的所有功能并增加如下的功能： （5） 销售人员可以查询且只能查询自己负责销售的项目的合同的所有内容； （6） 部门经理可以查询该部门所有销售人员的合同；
（7） 技术人员可以查询由该技术人员负责实施的项目的合同的有关技术部
分，包括产品明细和技术服条款；
（8） 商务人员和总经理可以查询所有的合同信息。 （9） 根据合同中的产品明细，可以自动产生订单。 （10）合同文档管理
5.1.4 产品定购管理
目前，暂不考虑库存管理，只实现订单管理的功能。需要实现的订单管理功能如下：
（1） 订单的制作功能。可以通过Web 方式制作一个订单，在制作的过程中
可以查询相应的信息，如与之相关的合同信息（包括合同中产品明细）、厂商信息、产品信息、产品公开报价信息、和其它订单的信息，对制作有的的辅助功能，最后产生的结果可以输出一个EXCEL 表格。 （2） 可以根据合同的产品配置自动产生订单，所产生的订单可能需要商务管
理人员进行修改，系统应提供相应的订单修改功能；
（3） 订单的查询，包括根据合同查询订单、根据项目查询订单、根据销售人
员查询订单、根据日期查询订单、根据订单的状态（未发出、未到货、已到货）。
（4） 统计功能，如统计一个厂商所有订单的总金额、某一时期内的订货情况、
某一产品的订货情况等。
（5） 订单的文档管理（具体内容参见文档管理部分）。
5.1.5 项目实施管理模块
5.1.5.1 项目准备阶段管理子模块
● 提供撰写《售后技术支持申请表》功能 ● 提供《售后技术支持申请表》审批功能界面 ● 提供技术部指定项目实施人员的界面
● 提供《售后技术支持申请表》审批通过后，提示项目负责人的功能 ● 提供查询《售前应用环境和应用需求调查表》功能 ● 提供查询《项目合同书》功能 ● 提供编写《项目实施计划书》功能 ● 提供《项目实施计划书》上报审批功能
5.1.5.2 货物验收管理模块
● 提供查询《项目合同书》功能 ● 提供查询订单的功能 ● 提供填写《货物验收单》功能 ● 提供填写《不合格货物验收单》功能
5.1.5.3 现场环境勘察
● 提供查询《售前应用环境和应用需求调查表》功能 ● 提供编写《项目实施用户应用表》功能
5.1.5.4 项目实施阶段
● 提供查询《公司项目实施规范》功能 ● 提供修改《公司项目实施规范》功能 ● 提供撰写《项目实施报告》功能
5.1.5.5 项目测试阶段
● 提供查询《项目合同书》功能
● 提供撰写《项目实施报告》功能（实际是项目实施报告的补充）
5.1.5.6 项目验收阶段
● 提供撰写《项目验收报告》功能
● 提供《项目验收报告》确认功能（实际是验收通过标志） ● 提供《项目验收报告》和《项目实施报告》打印功能
5.1.5.7 技术服务管理
● 提供填写《项目技术服务申请单》功能 ● 提供《项目技术服务申请单》上报功能 ● 提供《项目技术服务申请单》审批功能 ● 提供项目负责人审批通过的消息提示功能 ● 提供指定技术服务人员的功能 ● 提供编写《技术服务报告》功能 ● 技术服务报告归档功能
5.1.6 基础数据管理模块
5.1.6.1 项目基础数据维护
人员基本信息维护
主要完成对《项目组》《项目售前技术小组》《项目实施技术小组》《项目商务小组》等的维护管理； 产品信息维护
5.1.7 系统维护管理模块
满足本系统的系统维护管理的需求，具备配置系统、初始化系统、维护系统数据字典与编码、维护用户及权限、定义工作流模板等功能。
5.2 技术实现策略
在了解用户需求的情况下，针对具体的技术实现问题，拟定了如下几方面的技术实现策略。
5.2.1 基于工作流的协同工作
对于需要多个人员相互合作才能完成的工作来说，必不可少的一项功能就是工作流与审批、流转。
● 可以关联上其他文件，以便一起被阅读； ● 可以查看流转情况；
● 文档在流转的过程中是不可能被删除、被修改的，所以也就是安全的；
为了简化工作流程的定义，还可以将常用的工作流程定义成工作流程模板，以便被大家共享和选用、节省时间、提高工作效率、保证流转的正确性。
5.2.2 数据库表设计
● 数据库表的设计关系到系统的生命力、实用性、可扩展性、可维护性，一定要在对用户
需求进行深入调研的基础上，统筹考虑整个软件的技术实现才能确定。在本系统中，我们将采用IDEF 建模分析和设计方法，进行数据库表模型设计，具体采用ORACLE DESIGNER 建模工具完成数据库表建模。
5.2.3 系统的维护与管理
系统维护与管理主要是保证本系统的正常运行和环境维护，如设置初始条件，设置角色、密码等安全策略，修改数据字典与编码等。因此，它是最重要的一个部分。这个部分应该具备如下几个功能。
5.2.3.1 单位与人员管理
为了建立和维护单位的信息；为了在各个单位、人员之间进行协同工作，定义各项业务所涉及的“工作流程”，进行审批流转；为了对各个单位、各个人员的各种数据信息进行输入、查询、统计等工作；为了定义能够操作使用本系统的“用户”，就必须先要建立或维护“单位、人员信息”。这样就可以使本系统最终能以“单位、人员”为中心，开发各种数据库应用软件，包括“工作流”软件。
采用直观的、实用的树型图的方式来管理单位、人员，及其隶属关系。
5.2.3.2 角色与权限管理
在权限控制方面，本系统除了要用可登录计算机、用户名称、密码之外，还要用到用户角色及其相应的菜单权限，以便定制该角色可以操作的菜单。
按照单位人员的各种可能的权限或业务种类的划分，本系统可以根据需要，预先定义几种用户角色。然后定义每种用户角色可以执行的操作以及相应的菜单（或业务权限）、按钮。当给某个人员赋予某个用户角色后，他便具有了该角色相应的权限了。这可以简化权限管理。
主要是用直观的、实用的树型图的方式来维护某个角色可以操作的菜单。另外，对于一个用户角色而言，当不同的文档处于不同的阶段时，还需要对其可以操作的菜单、按钮进行
控制，以便实现其他的权限管理，如浏览、改写、无任何权限等。
5.2.3.3 文档模板管理
对项目管理中所涉及的有固定行文格式的文件。本系统应该预先将其用到文件做成文档模板，并将其输入到数据库中。这样就可以被本系统的所有用户使用了，而不必在每个节点中都保留所有用到的各种文档模板。还可以将该文档模板打印、拷贝、传递给研制单位。
另外，办公业务中所用到的其他文件，也可以被做成文档模板，保存到数据库中，以便共享，增强文档的规范化，使本系统具有更高的价值和功能。
6 附录一 技术支持申请表样本
7 附录二 购销合同样本
购 销 合 同
甲方（需方）:广州某计算机系统工程有限公司
地址：广州市五山路248号金山大厦软件园北塔9楼 邮编：510630
电话：020－38468380
传真：020-38468378
乙方（供方）：北京XXX 公司
地址：北京市海淀区中关村南大街36号湖北大厦18层
邮编：100081
电话：010-62177517
传真：010－62179013
帐号：[***********]2
开户行：北京市商业银行75000
购 销 合 同
根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规的规定，广州某计算机系统工程有限公司（以下简称甲方）和北京XXX 公司（以下简称乙方），双方本着诚实、公平、信用、友好协商的原则，特制定本合同。
一、本合同总金额
合同总金额
大写（RMB ）人民币肆拾陆万贰仟零柒拾壹元捌角零分
小写（RMB ）￥462,071.80
二、产品明细
三、付款方式
甲方在签订合同后即向乙方支付合同总金额的10%的做为定金，即
￥46,207.18，人民币肆万陆仟贰佰零柒元壹角捌分；货到并且产品初步验收合格后一周内, 甲方向乙方支付合同金额50%的货款；即￥231,035.90，人民币贰拾叁万壹仟零叁拾伍元玖角零分；产品安装、调试、验收合格后一周内向乙方支付合同金额30%的货款，即￥138,621.54，人民币壹拾叁万捌仟陆佰贰拾壹元伍角肆分；验收之日起系统正常运行三个月后一周内甲方向乙方支付合同金额10%的余款。即￥46,207.18，人民币肆万陆仟贰佰零柒元壹角捌分。
四、交货地点及交货方式
交货地点：广州市五山路248号金山大厦北塔30层 联系人：刘 芳
运输方式：送货 费用：由乙方负责
五、供货期限
签定合同后在一个月内到货
六、质量保证
乙方保证产品为全新原包装销往中国大陆正货，保证提供原厂的产品和证明。甲方在验收中，如果发现货物的品种、规格型号、数量与合同不符，应
妥为保管，并在货物交付之日起五个工作日内向乙方提出书面异议，否则视同产品验收合格。由于甲方购买产品范围内的版权而引起的纠纷由乙方负责。
七、违约责任
如乙方没按期交货，乙方向甲方支付违约金，违约金按合同总金额*万分之五*实际违约天数计；如甲方没有按期付款，甲方向乙方支付违约金，违约金按本期未付款金额*万分之五*实际违约天数计。
合同签订后，甲方如有脱定或退定，不得收回定金并且应承担由此造成的乙方的一切损失。
八、不可抗力
在合同生效后，因火灾、水灾、地震、战争等不可抗力的原因影响到本协议的正常履行，视实际情况可以免于承担违约责任。
九、诉讼
双方对执行合同发生的争执，本着双方友好协商的原则解决。经协商不能解决的，按照《中华人民共和国合同法》之规定提交法院依法裁决。拒不执行的，对方可请求人民法院执行。
十、合同效力
此合同由双方单位授权代表签订。本合同自双方签字盖章之日起生效。本合同未尽事宜，双方另行订立补充协议。补充协议与本合同的冲突时，以补充协议为准。补充协议自双方签字盖章之日起生效。
十一、技术服务
1. 安装调试及培训
乙方负责对所销售的产品进行现场安装及调试，并且要对甲方工程师及最终用户进行培训；培训内容包括ADIC 磁带库安装、使用和常见问题；数据备份软件的安装使用和常见问题；数据备份的策略；数据灾难恢复及数据的恢复；培训
教材由乙方提供。培训地点为甲方客户处。
2. 产品保修
乙方对产品售出后（以产品的最终验收合格之日起计）一年内发生硬件故障免费维修。如果为非人为原因需要更换备件，应由乙方免费更换。
软件产品一年内免费升级为最新版本。
3、现场服务
如果电话、电子邮件、在线支持等远程手段没有解决用户所购产品的故障，乙方会做好该问题的电话记录，将其反馈给其他技术工程师或相关部门，获得确切答案后及时回复用户。如果需要上门维护的，乙方应在接到故障报告后24小时内派工程师到现场维护。
十二、验收标准
以甲方同最终用户之间的验收标准作为甲乙双方之间的验收依据；以甲方同最终用户之间的验收合格报告作为甲乙双方之间验收合格的标的。
甲、乙双方的授权代表在下面签字，表示同意本合同的所有条款及条件。
甲方:广州XXX 系统工程
有限公司 乙方：北京XXX 公司
—————————————— —————————————— 签章（Authorized Signature） 签章（Authorized Signature）
____________________________ _____________________________ 姓名（Name of Person Signing ） 姓名 （Name of Person Signing ）
____________________________ ______________________________ 日期（Date ） 日期（Date ）
8 附录三 技术服务合同样本
北京XXX 公司
技术服务合同
项目名称：
委托方（甲方）：
受托方（乙方）：
签订时间：
签订地点：
本合同甲方委托乙方就 项目进行服务，并支付相应的技术服务报酬。双方经过平等协商，在真实、充分地表达各自意愿的基础上，根据《中华人民共和国合同法》的规定，达成如下协议，并由双方共同恪守。
第一条 甲方委托乙方进行技术服务的内容如下：
1．技术服务的目标： 。
2．技术服务的内容： 。
3．技术服务的方式：
第二条 乙方应按下列要求完成技术服务工作：
1．
2．
3．技术服务质量期限要求：
第三条 为保证乙方有效进行技术服务工作，甲方应当向乙方提供下列工作条件和协作事项：
1．提供技术资料：
1）相关所有系统和应用的操作手册；
2）相关所有系统和应用的安装程序和补丁程序；
3）相关所有系统和应用的操作管理口令。
2．提供工作条件：
1）相关所有系统和应用必需的停机时间；
2）相关所有系统和应用的管理员或决策人员的陪同和支持 ；
3）相关其它系统和应用运行正常良好；
4）相关所有系统和应用和新添设备所需的电源、连接电缆的接口、服务器硬件插槽；
5） 甲方负责对各系统和应用配置和数据等事先进行备份。
3．其他：
4．甲方提供上述工作条件和协作事项的时间：
第四条 可能发生的事故责任
1． 对乙方提供设备和软件系统的故障导致损失的事故责任
由乙方承担；
2． 甲方应事先对关键数据和配置信息进行备份，无论由哪
方原因导致数据及配置信息等丢失造成损失由甲方承
担；
3． 乙方针对甲方系统进行的任何操作应由甲方人员陪同或
确认。未经确认也无人陪同情况下由乙方人员擅自操作
产生的损失由乙方承担，在甲方陪同或确认情况下操作
产生的损失由甲方承担。
第五条 甲方向乙方支付技术服务报酬及支付方式为：
1．
2．技术服务费由甲方 具体支付方式和时间如下：
（1
（2
（3 乙方开户银行名称、地址和帐号为：
开户银行： 地址： 帐号： 第六条 双方确定因履行本合同应遵守的保密义务如下： 甲方：
1. 保密内容（包括技术信息和经营信息）:
2．涉密人员范围:
3．保密期限：
4．泄密责任： 乙方：
1. 保密内容（包括技术信息和经营信息）:
2．涉密人员范围: 。
3．保密期限： 。
4．泄密责任： 。
第七条 本合同的变更必须由双方协商一致，并以书面形式确定。 但有下列情形之一的，一方可以向另一方提出变更合同权利与义务的请求，另一方应当在 日内予以答复；逾期未予答复的，视为同意。
1．；
2．；
第八条 双方确定以下列标准和方式对乙方的技术服务工作成果进行验收：
1．乙方完成技术服务工作的形式： 。
2．技术服务工作成果的验收标准：参照《产品加电验收单》、
《备份项目实施验收单》、《高可用性项目验收单》。
4．
第九条 双方确定，按以下约定承担各自的违约责任：
1． 方违反本合同第 条约定，应当
（支付违约金或损失赔偿额的计算方法）。
2． 方违反本合同第 条约定，应当
（支付违约金或损失赔偿额的计算方法）。
3． 方违反本合同第 条约定，应当
（支付违约金或损失赔偿额的计算方法）。
4 方违反本合同第 条约定，应当
（支付违约金或损失赔偿额的计算方法）。
第十条 双方确定，出现下列情形，致使本合同的履行成为不必要
或不可能的，可以解除本合同：
1．发生不可抗力；
2．；
3．。
第十一条 双方因履行本合同而发生的争议，应协商、调解解决。
协商、调解不成的，确定按以下第 种方式处理：
1．提交仲裁委员会仲裁；
2．依法向人民法院起诉。
第十二条 双方约定本合同其他相关事项为：
第十三条 本合同一式
第十四条 本合同经双方签字盖章后生效。
年 月 日
年 月 日
1 范围 1.1 标识
a. 正式标题是：项目信息管理系统软件需求规格说明。 b. 缩略语有：
c. 本文档适用于项目信息管理系统的研制开发过程。
1.2 系统概述
项目信息管理系统是为实现辅助公司项目管理，提高项目管理效率和质量，实现项目管理计算机网络化而开发的系统，其主要目标是：
● 实现项目管理中的立项信息、售前准备信息、项目实施信息等信息的数字化，
使项目立项、项目实施、项目验收、项目服务等主要业务信息处理计算机化； ● 使项目信息的交换、传输网络化，项目管理正规化、电子化，提高项目管理效
率，不断增项目配套管理能力和发展后劲；
● 为公司经理机关决策提供准确的数据和依据，使之能够预测、分析、评价公司
运营情况；
● 使公司的从业人员管理人员清楚“何时完成何工作”，提供项目各阶段项目实
施情况的报告；
● 完成项目管理人员、各部门日常业务的管理，包括：协调各部门之间的合作，
发布项目信息，下发、上报各类表格，检查各项目的实施，项目验收，并进行统计、处理；
● 实现项目管理过程中各类信息的收集、存储、传递、统计、分析、综合、查询，
为各类人员提供全面、准确、及时的数据。
项目信息管理系统应满足以下各项要求： ● 实现需求所描述的各项功能要求； ● 易于使用，快速、方便、准确；
● 用户界面友好、统一、标准、表现力强，做到操作上真正的“所见即所得”； ● 易于安装与维护；
● 开放性好，便于扩展，以适应发展的需要； ● 系统安全可靠，数据完整并保持一致； ● 系统容错性好，抗损能力强； ● 优良的性能/价格比。
项目信息管理系统的最终用户是公司的经理以及以不同权限登录的各类工作人员等。
1.3 文档概述
本文适用于项目信息管理系统的研制开发过程，是项目信息管理系统详细设计和编程的依据。主要内容为：
● 对系统分析阶段的调查结果做了概括和总结； ● 提出了项目信息管理系统的研制目标； ● 制定了项目信息管理系统的逻辑方案； ● 明确下一阶段系统开发任务与原则。
2 引用文件
● 《项目信息管理系统需求说明书》； ● 《项目信息管理中问题解答书》。
3 组织管理现状 3.1 管理职能
公司项目管理在总公司经理的领导下，各部门根据自己部门的职责，为了顺利完成销售过程的各个环节，而协同工作的管理模式。 其主要职责是：具体的条款需要补充 1. 总经理：
a. 决定公司总体发展方向，负责本公司质量方针、质量目标的制定、批准并
组织实施；
b. 负责建立与质量管理体系相适应的组织机构，审定各职能部门的质量职责分配；
c. 以顾客为中心，确保向组织传达满足顾客要求的重要性； d. 为质量体系的建立、运行和改进提供足够的资源； e. 主持管理评审。
f. 负责签订金额大于30万的合同 2. 副总经理：
a. 协助总经理进行日常工作管理；
b. 在总经理授权的工作范围内，代表总经理组织、监督、检查、指导有关部门的工作；
c. 负责总部及分公司、办事处以Unix 为主的高端产品的整体销售； d. 行使存储集成事业部经理职责。 3. 销售总监：
a. 协助总经理进行日常工作管理；
b. 负责总部及分公司、办事处以NT 为主的中、低端产品的整体销售； c. 行使存储产品事业部经理职责。 4. 总经理助理：
a. 协助总经理进行日常工作； b. 主管行管部、商务部日常工作； 5. 存储集成事业部：
a. 负责以Unix 为主的高端产品的销售； b. 负责了解顾客需求；
c. 组织集成产品及特殊技术服务合同的评审工作； d. 制定简单的存储集成方案； e. 负责货款的回收。 6. 存储产品事业部：
a. 负责以NT 为主的中、低端产品的销售； b. 负责了解顾客需求；
c. 组织集成产品的合同评审工作； d. 制定简单的存储集成方案； e. 负责货款的回收。 7. 技术部：
a. 协助销售人员确定顾客需求；
b. 负责复杂存储集成方案的制定及评审工作； c. 负责产品出库前的加电检测工作；
d. 负责设备及系统的安装、调试、验收及交付工作； e. 负责设备及系统的维护工作； f. 负责对顾客的培训工作。
g. 参与存储集成合同及技术服务合同的评审工作。 8. 商务部：
a. 负责供方的选择、评价及再评价工作； b. 负责采购信息的制定并实施采购； c. 负责合同的执行及管理工作； d. 参与合同的评审工作；
e. 协助销售人员进行货款回收工作； f. 主管库房管理工作；
g. 负责顾客满意度的调查、分析工作； h. 负责维修更换件的接收、发放工作。 9. 市场部：
a. 负责媒体宣传工作；
b. 负责市场活动的策划及实施； c. 负责展会的组织工作；
d. 负责公司宣传资料的制定及发放。 10. 行管部：
a. 负责办公用品及固定资产的采购、管理工作； b. 负责人员招聘、调岗、辞职及解聘；
c. 负责员工的外出培训，协调员工的内部培训事宜；
d. 负责组织内部审核工作； e. 负责组织管理评审工作；
f. 负责纠正和预防措施的跟踪、验证工作； g. 负责计量设备的检定、校正工作。 11. 库房：
a. 负责产品的入库、出库工作；
b. 负责库房管理工作；
3.2 组织结构
公司组织机构如图1所示，可分为四个层次，上层为总经理级，其中总经理1人，副总经理1人。下层分为九个部门，分别是存储事业集成部，金融部，销售部，技术部，财务部，商务部，行政部，下属的分公司，还有住各地的办事处。
目前每个部门有一个部门经理，分公司和办事处相当于总部的部门经理，各个部门在项目信息管理的过程中是相互协作和相互合作的关系，具体的管理过程
图1公司组织结构示意图
4 业务需求
信息管理系统必须建立在现行管理业务基础之上。现行管理业务的管理方法、管理过程是一个组织经过多年摸索、积累而建立起来的管理模式，也是管理业务人员自然且习惯的管理行为。除非管理机构自身实行变革，采取了新的管理方法和模式，管理信息系统是不应该将业务管理人员不熟悉的管理手段或措施强加给他们的。当然，来源于现行管理，一定程度上高于现行管理，也是信息管理系统研制的一项重要原则。
认真分析公司的现行的项目管理系统，将手工管理模式下的管理优势，吸收到信息管理系统当中，是建立信息系统的首要任务。
通过对公司项目管理业务进行了初步了解、调查。图2是项目管理过程中的主
图2 项目管理的业务职能图
4.1 管理对象
本公司所管理的项目，是已列入已经立项准备的项目和正在实施的项目，还有已经完成的项目技术服务等等。由于项目的来源是非计划的，所以对于没有经过立项过程的项目，同样需要管理好。
4.2 管理方法
项目采取 需要补充 的管理模式。是否有相关的文件规定
4.3 管理目标
实现项目的科学、高效和规范化管理。
4.4 管理过程 4.4.1 出货管理
公司所有的销售活动中，如果需要将货物发送给客户则需要填写《销售清单》，具体内容如下：
XX 公司销售清单
销售清单一式三份，销售人员保存一份，传真一份给库管，将其余两份交给财务，财务入账后将其中一份给库管保存。
4.4.2 技术支持申请
（1） 业务流程
目前，技术支持申请分为售前技术支持和售后技术支持两种。当项目需要支持人员提供售前技术支持时，由项目负责人填写售前技术支持申请表（附录一：售前技术支持申请表）向部门经理和技术部经理提出申请，经部门经理和技术经
理同意后，由技术部经理指派相应的技术工程师为项目提供服务。对于售后技术支持，需要项目负责人向部门经理、商务部和技术部经理同时提出申请，首先由商务部对项目合同的执行情况进行审核，如果符合合同要求，则商务部通知技术部经理和部门经理，此后由部门经理进行审核，通过审核后通知技术部经理，由技术部经理指派相应的技术工程师为项目提供支持。如果商务在审查的过程中发现项目不符合合同的规定，则会通知项目负责人、部门经理和技术部经理，并与部门经理和项目负责人进行协商，达成一致意见后再通知技术部经理。
很多情况下，由于技术人员不能满足所申请的支持时间要求（如无法安排相应的技术人员），则技术部经理会直接与项目负责人进行协商，达成一致意见后由技术部经理安排技术支持。
目前的业务流程中，几乎没有部门经理没有通过审核的情况，技术部经理也还会等待部门经理的审核意见。
系统需要实现的业务流程如下： （2） 售前技术支持
由项目负责人向部门经理和技术部经理提出申请，技术部经理根据申请的内容安排相应的支持，如果无法满足所提出的要求，则通知项目负责人，项目负责人根据情况再行安排相应的支持（有时需要与客户进行沟通）重新提出申请或由技术部经理直接对申请进行修改，然后安排相应的支持。如果在技术部经理安排支持之前或过程中收到部门经理的申核意见，则需要参考部门经理的申核意见，如果部门经理不同意提供支持，则部门经理与项目负责人进行协商，达成一致意见后再通知技术部经理，技术部经理只有收到部门经理的同意意见后才可安排支持。
（3） 售后技术支持
由项目负责人向部门经理、商务部和技术部经理提出支持申请，商务部根据合同的内容进行审核并将审核意见通知部门经理、项目负责人和技术部经理。如果同意支持，则技术部经理根据情况安排相应的支持，如果无法满足所提出的要求，则技术部经理与项目负责人进行协商，由项目负责人重新提出申请或由技术部经理对申请直接进行修改。如果商务部不同意支持，则通知部门经理、技术部经理和项目负责人，由项目负责人与商务部进行协商，达成一致意见后再行通知
部门经理和技术部经理，技术部经理安排相应支持，如果无法达成一致意见，则也通知部门经理和技术部经理，技术部经理则不安排支持。
如果在此过程中，商务部或技术部经理收到部门经理的审核意见，则应参考部门经理的审核意见，由项目负责人与部门经理进行协商。
（4） 支持的安排
技术部经理在收到一个技术支持申请时，无论是否最终安排支持，都会事先预订支持的技术工程师，将申请的内容通知技术工程师，以便技术工程师提前作好准备。
（5） 技术支持的内容
（6） 售后技术支持的内容
4.4.3 项目立项阶段管理
根据项目立项管理过程及要素的划分、所要达到的性能要求，将项目立项管理分解为项目立项申请、立项申请审批、项目立项和项目组织实施形成组成员等管理子项。项目立项的业务流程图如图3所示。
立项申请立项审批
● 销售人员根据已经有的项目意向，填写相应的《立项申请单》，上报到存储集
成事业部经理审批。
● 集成部经理根据目前项目情况和人员的配置还有项目的大小等方面权衡作出
审批决定，填写审批意见，对于通过和审批不通过的项目进行不同的处理，对于审批通过的项目，开展项目组织实施的准备。
● 审批后的立项申请单要通知项目申请单的负责人（通常项目负责人并不是专门
规定的，有谁联系的项目，负责人就是谁） ● 审批通过后，项目正式立项，成立相应的小组
4.4.4 项目售前阶段管理
项目售前阶段管理主要是销售人员进行售前应用环境与应用需求的调研，并且编写项目解决方案，销售的项目负责人根据工程的大小难度，决定是否需要技术部门的技术支持，如果需要首先填写《技术支持申请单》，再有集成部经理审批，审批通过后（通知项目负责人），将申请单交给技术部，技术部根据申请单的要求组织相关的人员进行工作。在售前阶段所作的解决方案非常重要。所以该过程主要有下面几个步骤的管理。
解决方案的编制
● 《售前应用环境与应用需求表》填写，有销售人员调研应用环境与应用需求，
根据需求的情况进行填写。
● 销售部根据项目的情况，编制项目的解决方案。如果复杂的项目项目负责人可
申请技术支持，首先项目负责人填写《售前技术支持申请单》；
● 售前技术支持申请单提交到集成部经理审批，审批通过及时通知项目负责人。 ● 审批后的申请单送到技术部，根据情况指定人员参与售前技术支持，并且和销
售人员一起编写项目解决方案。
● 解决方案所包括的文档有：用户应用环境及需求、需求分析、解决方案框架、
子解决方案、产品配置清单及报价、产品性能介绍等 ● 在编写解决方案的过程中，应该有的参照文档有：
《项目招标书》 《项目投标书》 《产品报价》
《产品兼容性列表》等相关的信息
● 对于招标的项目，首先需要向招标公或招标方购买《项目招标书》（有商务部
门管理），除解决方案外，还需要相应的厂商授权书、公司资质证明等商务内
容，这些相关的资料是在商务部门保存
4.4.5 合同签订与管理
（1） 合同的制定
合同制定主要是由销售人员完成。销售人员根据公司的合同样本制作合同并将制作好的合同提交给商务部，商务人员对合同的内容进行初步审核以确认合同是否符合国家有关法律和公司的有关规定。如果通过审核，则商务人员将审核过的合同提交给公司总经理或副总经理进行最后审核，如果通过审核，总经理或副总经理在合同的法人代表处签字将合同返回到商务部由商务部负责对合同盖章，商务部将盖章和签字后的合同返回给销售人员。销售人员再提交给甲方（客户或集成商）并由对方法人签字并盖章，一式两份，甲乙双方各保存一份。如果商务或总经理没有通过审核，则会将合同存在的问题返回给销售人员并与销售人员进行协商，达成一致意见后再由销售人员对合同进行修改，然后再将提交给商务人员或总经理进行上面的过程。
（2） 合同的格式与内容
大多数的合同是按公司的合同规格进行制作，这些合同有相对一致的格式。但也有部分由甲方提供的合同样本，格式可能与公司使用的合同格式有所不同，这一部分占有10%。
公司的合同格式基本分为如下的部分： （a ） 甲乙双方信息
甲方信息包括：单位名称、通信地址、邮政编码、电话和传真。乙方信息包括：单位名称（北京XXX 公司）、通信地址、邮政编码、传真、帐号和开户银行。
（b ） 概述
概述部分通常是类似如下的描述：根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规的规定，广州XXX 计算机系统工程有限公司（以下简称甲方）和北京XXX 公司（以下简称乙方），双方本着诚实、公平、信用、友好协商的原则，特制定本合同。
（c ） 合同总金额 需要大写和小写两种格式。 （d ） 产品明细
包括产品的编号、名称、数量和价格等。其中有一些是可选的内容，如产品编号和单价。
（e ） 付款方式
付款方式可以分为：合同签订后预付、货到后付款、验收后付款和试运行后付款几种款项，并不是每一个合同都存在这几个阶段，但也基本没有一次付清全款的合同。每一个阶段可以描述为：阶段+时间+付款比例。
（f ） 交货地点和交货方式
其中的内容包括：交货地点、联系人、运输方式（交货方式）和费用。 （g ） 供货期限 （h ） 质量保证
一般描述如下：乙方保证产品为全新原包装销往中国大陆正货，保证提供原厂的产品和证明。甲方在验收中，如果发现货物的品种、规格型号、数量与合同不符，应妥为保管，并在货物交付之日起五个工作日内向乙方提出书面异议，否则视同产品验收合格。由于甲方购买产品范围内的版权而引起的纠纷由乙方负责。
（i ） 违约责任
如乙方没按期交货，乙方向甲方支付违约金，违约金按合同总金额*万分之五*实际违约天数计；如甲方没有按期付款，甲方向乙方支付违约金，违约金按本期未付款金额*万分之五*实际违约天数计。
合同签订后，甲方如有脱定或退定，不得收回定金并且应承担由此造成的乙方的一切损失。
不可抗力
在合同生效后，因火灾、水灾、地震、战争等不可抗力的原因影响到本协议的正常履行，视实际情况可以免于承担违约责任。
诉讼
双方对执行合同发生的争执，本着双方友好协商的原则解决。经协商不能解决的，按照《中华人民共和国合同法》之规定提交法院依法裁决。拒不执行的，对方可请求人民法院执行。
合同效力
此合同由双方单位授权代表签订。本合同自双方签字盖章之日起生效。本合同
未尽事宜，双方另行订立补充协议。补充协议与本合同的冲突时，以补充协议为准。补充协议自双方签字盖章之日起生效。
（j ） 技术服务 安装调试及培训
乙方负责对所销售的产品进行现场安装及调试，并且要对甲方工程师及最终用户进行培训；培训内容包括ADIC 磁带库安装、使用和常见问题；数据备份软件的安装使用和常见问题；数据备份的策略；数据灾难恢复及数据的恢复；培训教材由乙方提供。培训地点为甲方客户处。
产品保修
乙方对产品售出后（以产品的最终验收合格之日起计）一年内发生硬件故障免费维修。如果为非人为原因需要更换备件，应由乙方免费更换。
软件产品一年内免费升级为最新版本。 现场服务
如果电话、电子邮件、在线支持等远程手段没有解决用户所购产品的故障，乙方会做好该问题的电话记录，将其反馈给其他技术工程师或相关部门，获得确切答案后及时回复用户。如果需要上门维护的，乙方应在接到故障报告后24小时内派工程师到现场维护。
验收标准
以甲方同最终用户之间的验收标准作为甲乙双方之间的验收依据；以甲方同最终用户之间的验收合格报告作为甲乙双方之间验收合格的标的。
（k ） 签字和盖章
甲、乙双方的授权代表在下面签字，表示同意本合同的所有条款及条件。
甲方:广州XX 计算机系统工程 乙方：北京XXX 公司
————————————— —————————————— 签章（Authorized Signature） 签章（Authorized Signature）
____________________________ _____________________________
姓名（Name of Person Signing ） 姓名 （Name of Person Signing）
____________________________ ______________________________ 日期（Date ） 日期（Date ） （3） 合同的管理
所有的合同签订后集中到总公司由商务部统一管理，管理活动包括项目的有关付款、到货等执行。商务部目前在使用一个小型的合同管理程序辅助进行日常的合同管理工作。该程序是使用Microsoft Access数据库开发，它具有如下的功能：
查询每一个销售人员签订的所有合同的有关信息，每次显示一个合同和总的符合条件的合同数，可以指定某一个（序号）或查询上一个或下一个；
根据合同的执行状况（完成、未完成两种）查询合同的有关信息； 将合同的有关有关信息汇总成一个EXCEL 表格提供给公司的总经理； 查询合同中有关客户的信息。 合同信息包括如下内容：
客户信息包括
4.4.6 产品定购管理
合同签订后，进入至产品定购阶段。在该阶段，由销售人员配合商务人员完成。根据合同分别向不同的厂商或代理下定单，大多数情况下，产品订单是按生产厂商分开进行，但有时也会向集成商下订单或向生产厂商的代理厂商下订单。向集成商下订单的情况发生在一个项目是供货和集成分别是不同的集成商，这个供货的集成商可能不止提供一个厂商的产品，订有时会包括这个项目中所有需要该供货集成商提供的产品。对于一个合同中不是该公司代理的产品，所需的情况都需要向生产厂商指定的代理商下订单。
订单的格式根据不同的情况会有不同的变化，但最后都会需要有一个EXCEL 表格用于提交订单。如果是代理的产品，每个厂商都有固定的格式，如果是非代理产品，无论是向生产厂商的代理或是向供货的集成商下订单，订单的格式可能都是多种多样的，有的会随产品种类（如磁盘阵列、磁带库、备份软件等）发生变化，有的会由于对方有一定的格式要求而发生变化。
目前，订单的管理还完全是一个手工化的操作。当需要产生订单时，通常的做法是根据需要订购的产品使用XECEL 制作一个相应产品模块的列表和附加说明，然后通过电子邮件将电子文档发送给对方。当需要查询订单的状态和有关信
息时，比如，需要查询一份一个月以前的订单的具体日期等，有关人员可以通过商务管理人员查询相应的电子文档。
虽然公司有一个库存管理系统，但目前库存管理系统是一个完全独立的系统，与合同管理和订单没有任何关系。
4.4.7 项目实施管理
项目准备阶段
● 项目所需的产品货物到货后，有商务部向技术部下达‘售后支持申请表’，技术部经理指
派相应的技术人员，组成项目实施技术小组。
● 技术小组需要了解项目的解决方案，与用户货集成商所签订的合同。
● 对实施过程中可能产生的问题进行分析，对实施方案的可行性进行必要的验证，提高项
目实施的效率，技术小组需要了解售前过程中的项目解决方案，应用环境、应用需求（因为应用环境和需求在解决方案中也有相应内容，但可能包含得不完全）、合同条款。应当尽量与售前技术人员、销售人员和商务人员进行沟通。
● 技术小组在准备的过程中，必须写出《项目实施计划书》。《项目实施计划书》包括的内
容有：项目编号、项目名称、项目实施开始日期、实施小组人员、准备工作完成情况、实施计划。
● 对重大项目，需要项目组负责人招集有关人员进行集体讨论，根据讨论的结果，技术小
组再对《项目实施计划书》进行修改
● 技术部经理根据技术小组的《项目实施计划书》的内容进行审核，通过后进行确认，此
时技术小组可以进入用户现场进行项目的实施。
货物验收
● 技术小组到达用户处后根据合同条款进行货物验收 ● 现场人员验收通过后，在《货物验收单》上签字
● 对于不符合合同条款的填写《不合格货物验收单》，由技术负责人交回商务部
由商务部与相关的厂商或代理商协调。 货物验收单具体格式如下：
到货验收单
XX 公司
编号：XX
地址：XX
电话：XX 传真：XX 出库日期： 客户名称： 联系电话： 合同号：
联系人：
以上货物如数收到，并且产品名称、型号、数量无误，包装完好。验收合格。 用户签字（印章）
现场环境勘察
● 技术人员对货物验收完成后开始对项目现场环境进行调查；
● 技术人员调查的内容包括：机房物理环境，网络环境，每个服务器的硬件平台（包括具
型号、总线类型、插槽数量等）、服务器的操作系统及其版本、补丁、数据库及其版本等 ● 技术人员比较售前应用环境表的内容，对于不一致的内容进行分析，与售前人员和项目
组负责人进行沟通
● 技术小组编写《项目实施用户应用表》
实施阶段
● 技术小组按照合同进行项目的实施，必须参照《实施规范进行》
● 技术小组或是项目负责人在实际的工作过程中可以对规范提出修改意见，修改意见的形
式有些是非正式的，有些是具体的就某条或某点进行修改，对不同的修改意见视重要程度来决定采纳的方式，可能是直接修改了，有些是需要公司讨论后决定。
● 技术小组记录对用户环境进行的修改，包括：硬件配置、操作系统配置、安装的硬件、
安装的软件及其所在的位置、具体的安装步骤及在过程使用的特殊的命令和需要注意的事项、如何复原用户原有环境等步骤
● 技术小组在实施阶段完成基本的调试工作，表明解决方案所配置的硬件和软件可以进行
基本的工作。
● 技术小组在实施完成后形成《项目实施报告》，目前项目实施报告没有一个固定的形式，
类似的这种报告，牵涉的内容比较多，一份报告实际上是几分材料的整合，或者说是多份材料的汇总。
测试阶段
● 在测试阶段需要根据合同条款或用户临时提出的要求进行系统的调整和测试。测试的项
目、环境、工具或方法、测试结果一并写入至《项目实施报告》。
● 在测试阶段可以将测试材料作为单独的文件进行处理，通常的方式是作为项目实施报告
中的附件来管理的。
项目验收
● 技术小组编写《项目验收报告》包括：验收项目名称、验收时间、验收人员等内容 ● 用户相关人员在《项目验收报告》签字确认
● 验收报告和实施报告一起提交给用户，项目实施技术小组的任务完成。
● 验收报告和实施报告，作为一个项目资料要留存的，目前的存放是在专门的档案资料管
理人员手中。 ● 进入技术服务阶段
4.4.8 技术服务管理
● 技术服务类型电话支持和现场服务两大类
● 服务项目的种类根据合同决定，大多数的项目包括现场服务。
● 现场服务程序：当用户需要现场服务时，需要项目负责人提出售后技术申请（具体过程
请参考“技术支持申请”一节）。
● 现场技术人员进行现场技术支持的过程中必须对发生的故障现象、故障原因的分析、解
决方法进行记录形成《技术服务报告》提交给用户并由用户签字。 ● 目前技术服务报告有技术部管理 技术服务报告
4.4.9 附助信息管理
● 能够做到对销售和技术人员生成的配置进行自动检测
● 能够做到对做到当进行某一项产品的报价时，相关的配件报价同时产生 ● 随时查阅与项目有关的资料
● 在项目的管理中，涉及到技术销售人员、技术人员、商务人员等各类人员、协作单位等
信息管理。 ● 合作单位
记录合作单位的基本信息，包括：名称、单位代码、联系电话、地址、项目负责人等。
5 系统需求 5.1 应用软件模块
项目信息管理系统以项目的资料管理为主线，实现全过程、全要素的管理，适合多层次的用户使用。系统按照立项、售前、合同签订、产品定购、项目实施、技术服务几个阶段进行管理。具体按公司规定的项目实施规范进行项目实施管理。同时对人员、资料、系统维护管理实施交叉滚动管理。
在应用软件设计时，必须根据现行的管理目标、管理功能、管理状况以及各类信息的产生和传递等情况，来确定模块的划分、各模块处理功能的设置，数据的使用和保密管理方式，多个系统间和多个处理环节间对专项信息的管理和处理方式等。模块的划分应以目标和功能分析为基础，处理功能的设计应模块化，以利于系统功能的扩充和调整。
根据以上原则，将系统划分为：项目立项管理、售前阶段管理、合同管理、产品定购管理、项目实施管理、技术服务管理、系统管理维护。本系统的应用软件模块结构如图所示。
图 ：项目信息管理系统的软件模块结构图
5.1.1 项目立项管理
● 《立项申请单》撰写
提供立项申请单的格式供销售人员填写，把申请单的信息输入数据库中，以便查询统计； ● 《立项申请单》审批
提供审批申请单的界面，经理接收申请单，并设立标志确认，和填写相关的审核意见； ● 提供信息提示界面：在项目负责人方，在申请单审批通过后，及时的产生提示信息； ● 提供指定参加项目技术人员界面
小组成立：记录项目小组的信息，以便于对项目人员情况的查询。
5.1.2 售前阶段管理
● 提供《售前应用环境与应用需求》撰写界面
提供售前应用环境与用用需求表的模板，按照与项目有关的内容和自行添，讲售前应用环境与应用需求表的信息输入数据库中，以便查询。 ● 提供《售前技术支持申请单》填写界面 ● 提供技术支持申请单上报审批功能
● 提供信息提示功能（及时提示项目负责人，申请单的处理结果） ● 提供项目小组人员名单填写界面（记录参加技术支持的人员名单） ● 提供《项目解决方案》撰写功能
实现技术人员或销售人员所需的项目解决方案的word 文档，以便打印，并切将有关信息存入数据库中，以便查询。 ● 《项目解决方案》审核（？）
最后确定的方案有公司负责技术的人员进行审核，提供浏览修改项目方案的界面。填写相应的修改内容。 ● 查询统计
对《项目合同》、《项目投标书》《产品报价》《产品兼容性列表》的数据和信息情况，进行按一定的条件进行查询统计。
5.1.3 合同管理
实现原有系统的所有功能：
（1） 查询每一个销售人员签订的所有合同的有关信息，每次显示一个合同和
总的符合条件的合同数，可以指定某一个（序号）或查询上一个或下一个；
（2） 根据合同的执行状况（完成、未完成两种）查询合同的有关信息； （3） 将合同的有关有关信息汇总成一个EXCEL 表格提供给公司的总经理； （4） 查询合同中有关客户的信息。
新的系统需要实现原有合同管理程序的所有功能并增加如下的功能： （5） 销售人员可以查询且只能查询自己负责销售的项目的合同的所有内容； （6） 部门经理可以查询该部门所有销售人员的合同；
（7） 技术人员可以查询由该技术人员负责实施的项目的合同的有关技术部
分，包括产品明细和技术服条款；
（8） 商务人员和总经理可以查询所有的合同信息。 （9） 根据合同中的产品明细，可以自动产生订单。 （10）合同文档管理
5.1.4 产品定购管理
目前，暂不考虑库存管理，只实现订单管理的功能。需要实现的订单管理功能如下：
（1） 订单的制作功能。可以通过Web 方式制作一个订单，在制作的过程中
可以查询相应的信息，如与之相关的合同信息（包括合同中产品明细）、厂商信息、产品信息、产品公开报价信息、和其它订单的信息，对制作有的的辅助功能，最后产生的结果可以输出一个EXCEL 表格。 （2） 可以根据合同的产品配置自动产生订单，所产生的订单可能需要商务管
理人员进行修改，系统应提供相应的订单修改功能；
（3） 订单的查询，包括根据合同查询订单、根据项目查询订单、根据销售人
员查询订单、根据日期查询订单、根据订单的状态（未发出、未到货、已到货）。
（4） 统计功能，如统计一个厂商所有订单的总金额、某一时期内的订货情况、
某一产品的订货情况等。
（5） 订单的文档管理（具体内容参见文档管理部分）。
5.1.5 项目实施管理模块
5.1.5.1 项目准备阶段管理子模块
● 提供撰写《售后技术支持申请表》功能 ● 提供《售后技术支持申请表》审批功能界面 ● 提供技术部指定项目实施人员的界面
● 提供《售后技术支持申请表》审批通过后，提示项目负责人的功能 ● 提供查询《售前应用环境和应用需求调查表》功能 ● 提供查询《项目合同书》功能 ● 提供编写《项目实施计划书》功能 ● 提供《项目实施计划书》上报审批功能
5.1.5.2 货物验收管理模块
● 提供查询《项目合同书》功能 ● 提供查询订单的功能 ● 提供填写《货物验收单》功能 ● 提供填写《不合格货物验收单》功能
5.1.5.3 现场环境勘察
● 提供查询《售前应用环境和应用需求调查表》功能 ● 提供编写《项目实施用户应用表》功能
5.1.5.4 项目实施阶段
● 提供查询《公司项目实施规范》功能 ● 提供修改《公司项目实施规范》功能 ● 提供撰写《项目实施报告》功能
5.1.5.5 项目测试阶段
● 提供查询《项目合同书》功能
● 提供撰写《项目实施报告》功能（实际是项目实施报告的补充）
5.1.5.6 项目验收阶段
● 提供撰写《项目验收报告》功能
● 提供《项目验收报告》确认功能（实际是验收通过标志） ● 提供《项目验收报告》和《项目实施报告》打印功能
5.1.5.7 技术服务管理
● 提供填写《项目技术服务申请单》功能 ● 提供《项目技术服务申请单》上报功能 ● 提供《项目技术服务申请单》审批功能 ● 提供项目负责人审批通过的消息提示功能 ● 提供指定技术服务人员的功能 ● 提供编写《技术服务报告》功能 ● 技术服务报告归档功能
5.1.6 基础数据管理模块
5.1.6.1 项目基础数据维护
人员基本信息维护
主要完成对《项目组》《项目售前技术小组》《项目实施技术小组》《项目商务小组》等的维护管理； 产品信息维护
5.1.7 系统维护管理模块
满足本系统的系统维护管理的需求，具备配置系统、初始化系统、维护系统数据字典与编码、维护用户及权限、定义工作流模板等功能。
5.2 技术实现策略
在了解用户需求的情况下，针对具体的技术实现问题，拟定了如下几方面的技术实现策略。
5.2.1 基于工作流的协同工作
对于需要多个人员相互合作才能完成的工作来说，必不可少的一项功能就是工作流与审批、流转。
● 可以关联上其他文件，以便一起被阅读； ● 可以查看流转情况；
● 文档在流转的过程中是不可能被删除、被修改的，所以也就是安全的；
为了简化工作流程的定义，还可以将常用的工作流程定义成工作流程模板，以便被大家共享和选用、节省时间、提高工作效率、保证流转的正确性。
5.2.2 数据库表设计
● 数据库表的设计关系到系统的生命力、实用性、可扩展性、可维护性，一定要在对用户
需求进行深入调研的基础上，统筹考虑整个软件的技术实现才能确定。在本系统中，我们将采用IDEF 建模分析和设计方法，进行数据库表模型设计，具体采用ORACLE DESIGNER 建模工具完成数据库表建模。
5.2.3 系统的维护与管理
系统维护与管理主要是保证本系统的正常运行和环境维护，如设置初始条件，设置角色、密码等安全策略，修改数据字典与编码等。因此，它是最重要的一个部分。这个部分应该具备如下几个功能。
5.2.3.1 单位与人员管理
为了建立和维护单位的信息；为了在各个单位、人员之间进行协同工作，定义各项业务所涉及的“工作流程”，进行审批流转；为了对各个单位、各个人员的各种数据信息进行输入、查询、统计等工作；为了定义能够操作使用本系统的“用户”，就必须先要建立或维护“单位、人员信息”。这样就可以使本系统最终能以“单位、人员”为中心，开发各种数据库应用软件，包括“工作流”软件。
采用直观的、实用的树型图的方式来管理单位、人员，及其隶属关系。
5.2.3.2 角色与权限管理
在权限控制方面，本系统除了要用可登录计算机、用户名称、密码之外，还要用到用户角色及其相应的菜单权限，以便定制该角色可以操作的菜单。
按照单位人员的各种可能的权限或业务种类的划分，本系统可以根据需要，预先定义几种用户角色。然后定义每种用户角色可以执行的操作以及相应的菜单（或业务权限）、按钮。当给某个人员赋予某个用户角色后，他便具有了该角色相应的权限了。这可以简化权限管理。
主要是用直观的、实用的树型图的方式来维护某个角色可以操作的菜单。另外，对于一个用户角色而言，当不同的文档处于不同的阶段时，还需要对其可以操作的菜单、按钮进行
控制，以便实现其他的权限管理，如浏览、改写、无任何权限等。
5.2.3.3 文档模板管理
对项目管理中所涉及的有固定行文格式的文件。本系统应该预先将其用到文件做成文档模板，并将其输入到数据库中。这样就可以被本系统的所有用户使用了，而不必在每个节点中都保留所有用到的各种文档模板。还可以将该文档模板打印、拷贝、传递给研制单位。
另外，办公业务中所用到的其他文件，也可以被做成文档模板，保存到数据库中，以便共享，增强文档的规范化，使本系统具有更高的价值和功能。
6 附录一 技术支持申请表样本
7 附录二 购销合同样本
购 销 合 同
甲方（需方）:广州某计算机系统工程有限公司
地址：广州市五山路248号金山大厦软件园北塔9楼 邮编：510630
电话：020－38468380
传真：020-38468378
乙方（供方）：北京XXX 公司
地址：北京市海淀区中关村南大街36号湖北大厦18层
邮编：100081
电话：010-62177517
传真：010－62179013
帐号：[***********]2
开户行：北京市商业银行75000
购 销 合 同
根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规的规定，广州某计算机系统工程有限公司（以下简称甲方）和北京XXX 公司（以下简称乙方），双方本着诚实、公平、信用、友好协商的原则，特制定本合同。
一、本合同总金额
合同总金额
大写（RMB ）人民币肆拾陆万贰仟零柒拾壹元捌角零分
小写（RMB ）￥462,071.80
二、产品明细
三、付款方式
甲方在签订合同后即向乙方支付合同总金额的10%的做为定金，即
￥46,207.18，人民币肆万陆仟贰佰零柒元壹角捌分；货到并且产品初步验收合格后一周内, 甲方向乙方支付合同金额50%的货款；即￥231,035.90，人民币贰拾叁万壹仟零叁拾伍元玖角零分；产品安装、调试、验收合格后一周内向乙方支付合同金额30%的货款，即￥138,621.54，人民币壹拾叁万捌仟陆佰贰拾壹元伍角肆分；验收之日起系统正常运行三个月后一周内甲方向乙方支付合同金额10%的余款。即￥46,207.18，人民币肆万陆仟贰佰零柒元壹角捌分。
四、交货地点及交货方式
交货地点：广州市五山路248号金山大厦北塔30层 联系人：刘 芳
运输方式：送货 费用：由乙方负责
五、供货期限
签定合同后在一个月内到货
六、质量保证
乙方保证产品为全新原包装销往中国大陆正货，保证提供原厂的产品和证明。甲方在验收中，如果发现货物的品种、规格型号、数量与合同不符，应
妥为保管，并在货物交付之日起五个工作日内向乙方提出书面异议，否则视同产品验收合格。由于甲方购买产品范围内的版权而引起的纠纷由乙方负责。
七、违约责任
如乙方没按期交货，乙方向甲方支付违约金，违约金按合同总金额*万分之五*实际违约天数计；如甲方没有按期付款，甲方向乙方支付违约金，违约金按本期未付款金额*万分之五*实际违约天数计。
合同签订后，甲方如有脱定或退定，不得收回定金并且应承担由此造成的乙方的一切损失。
八、不可抗力
在合同生效后，因火灾、水灾、地震、战争等不可抗力的原因影响到本协议的正常履行，视实际情况可以免于承担违约责任。
九、诉讼
双方对执行合同发生的争执，本着双方友好协商的原则解决。经协商不能解决的，按照《中华人民共和国合同法》之规定提交法院依法裁决。拒不执行的，对方可请求人民法院执行。
十、合同效力
此合同由双方单位授权代表签订。本合同自双方签字盖章之日起生效。本合同未尽事宜，双方另行订立补充协议。补充协议与本合同的冲突时，以补充协议为准。补充协议自双方签字盖章之日起生效。
十一、技术服务
1. 安装调试及培训
乙方负责对所销售的产品进行现场安装及调试，并且要对甲方工程师及最终用户进行培训；培训内容包括ADIC 磁带库安装、使用和常见问题；数据备份软件的安装使用和常见问题；数据备份的策略；数据灾难恢复及数据的恢复；培训
教材由乙方提供。培训地点为甲方客户处。
2. 产品保修
乙方对产品售出后（以产品的最终验收合格之日起计）一年内发生硬件故障免费维修。如果为非人为原因需要更换备件，应由乙方免费更换。
软件产品一年内免费升级为最新版本。
3、现场服务
如果电话、电子邮件、在线支持等远程手段没有解决用户所购产品的故障，乙方会做好该问题的电话记录，将其反馈给其他技术工程师或相关部门，获得确切答案后及时回复用户。如果需要上门维护的，乙方应在接到故障报告后24小时内派工程师到现场维护。
十二、验收标准
以甲方同最终用户之间的验收标准作为甲乙双方之间的验收依据；以甲方同最终用户之间的验收合格报告作为甲乙双方之间验收合格的标的。
甲、乙双方的授权代表在下面签字，表示同意本合同的所有条款及条件。
甲方:广州XXX 系统工程
有限公司 乙方：北京XXX 公司
—————————————— —————————————— 签章（Authorized Signature） 签章（Authorized Signature）
____________________________ _____________________________ 姓名（Name of Person Signing ） 姓名 （Name of Person Signing ）
____________________________ ______________________________ 日期（Date ） 日期（Date ）
8 附录三 技术服务合同样本
北京XXX 公司
技术服务合同
项目名称：
委托方（甲方）：
受托方（乙方）：
签订时间：
签订地点：
本合同甲方委托乙方就 项目进行服务，并支付相应的技术服务报酬。双方经过平等协商，在真实、充分地表达各自意愿的基础上，根据《中华人民共和国合同法》的规定，达成如下协议，并由双方共同恪守。
第一条 甲方委托乙方进行技术服务的内容如下：
1．技术服务的目标： 。
2．技术服务的内容： 。
3．技术服务的方式：
第二条 乙方应按下列要求完成技术服务工作：
1．
2．
3．技术服务质量期限要求：
第三条 为保证乙方有效进行技术服务工作，甲方应当向乙方提供下列工作条件和协作事项：
1．提供技术资料：
1）相关所有系统和应用的操作手册；
2）相关所有系统和应用的安装程序和补丁程序；
3）相关所有系统和应用的操作管理口令。
2．提供工作条件：
1）相关所有系统和应用必需的停机时间；
2）相关所有系统和应用的管理员或决策人员的陪同和支持 ；
3）相关其它系统和应用运行正常良好；
4）相关所有系统和应用和新添设备所需的电源、连接电缆的接口、服务器硬件插槽；
5） 甲方负责对各系统和应用配置和数据等事先进行备份。
3．其他：
4．甲方提供上述工作条件和协作事项的时间：
第四条 可能发生的事故责任
1． 对乙方提供设备和软件系统的故障导致损失的事故责任
由乙方承担；
2． 甲方应事先对关键数据和配置信息进行备份，无论由哪
方原因导致数据及配置信息等丢失造成损失由甲方承
担；
3． 乙方针对甲方系统进行的任何操作应由甲方人员陪同或
确认。未经确认也无人陪同情况下由乙方人员擅自操作
产生的损失由乙方承担，在甲方陪同或确认情况下操作
产生的损失由甲方承担。
第五条 甲方向乙方支付技术服务报酬及支付方式为：
1．
2．技术服务费由甲方 具体支付方式和时间如下：
（1
（2
（3 乙方开户银行名称、地址和帐号为：
开户银行： 地址： 帐号： 第六条 双方确定因履行本合同应遵守的保密义务如下： 甲方：
1. 保密内容（包括技术信息和经营信息）:
2．涉密人员范围:
3．保密期限：
4．泄密责任： 乙方：
1. 保密内容（包括技术信息和经营信息）:
2．涉密人员范围: 。
3．保密期限： 。
4．泄密责任： 。
第七条 本合同的变更必须由双方协商一致，并以书面形式确定。 但有下列情形之一的，一方可以向另一方提出变更合同权利与义务的请求，另一方应当在 日内予以答复；逾期未予答复的，视为同意。
1．；
2．；
第八条 双方确定以下列标准和方式对乙方的技术服务工作成果进行验收：
1．乙方完成技术服务工作的形式： 。
2．技术服务工作成果的验收标准：参照《产品加电验收单》、
《备份项目实施验收单》、《高可用性项目验收单》。
4．
第九条 双方确定，按以下约定承担各自的违约责任：
1． 方违反本合同第 条约定，应当
（支付违约金或损失赔偿额的计算方法）。
2． 方违反本合同第 条约定，应当
（支付违约金或损失赔偿额的计算方法）。
3． 方违反本合同第 条约定，应当
（支付违约金或损失赔偿额的计算方法）。
4 方违反本合同第 条约定，应当
（支付违约金或损失赔偿额的计算方法）。
第十条 双方确定，出现下列情形，致使本合同的履行成为不必要
或不可能的，可以解除本合同：
1．发生不可抗力；
2．；
3．。
第十一条 双方因履行本合同而发生的争议，应协商、调解解决。
协商、调解不成的，确定按以下第 种方式处理：
1．提交仲裁委员会仲裁；
2．依法向人民法院起诉。
第十二条 双方约定本合同其他相关事项为：
第十三条 本合同一式
第十四条 本合同经双方签字盖章后生效。
年 月 日
年 月 日