CHINAARCHIVES
档案事业管理DANGANSHIYEGUANLI
本栏责任编辑何卫东
档案中介服务机构存在的
问题及其对策
浙江省湖州市档案事务所
郑金月
档案中介服务机构是介于政府与企事业单位之间,专门从事档案技术和事务服务的一种社会中介服务机构。档案中介服务机构与古老的档案工作相比,是一个新生儿,近年来,随着档案行政管理部门自身改革的深入及职能的转变,档案中介服务机构发展较快,但还普遍存在着“营养不良、发育不全”的问题,影响了档案中介服务机构的进一步发展,也制约了其作用的充分发挥。
一、当前制约档案中介服务机构健康发展的主要因素
(一)认识不清,致使对档案中介服务机构支持不够当前,阻碍档案中介服务机构快速、健康发展的首要因素是思想观念问题。至今,在社会上,包括在档案界存在着对档案中介服务机构的地位和作用认识不清,对其产生、发展的必然性、必要性认识不够的问题。有社会上对之不理解、不认同的因素,也有档案部门自身观念的问题。有不少人认为,档案中介服务机构只是档案行政管理部门(或档案馆)的创收工具,把建立中介机构与档案部门搞创收等同起来。由于这种错误认识的存在,导致了在发展档案中介服务机构上的短视行为,只把中介机构作为档案行政管理部门的“抽血”机器,而很少在人、财、物以及宣传、法制等方面进行大的投入,因而也就制约了档案中介服务机构的健康发展。
(二)关系不顺,致使档案中介服务机构职责不明档案中介服务机构是档案行政管理部门自身改革、职能转变的产物,其职能也是从档案行政管理部门的原有职能中分离出来的,因此,从它诞生的第一天起,就存在着两者关系不顺、职责不清的问题。具体表现为,在不少地方档案中介服务机构与档案业务监督指导部门实行两块牌子,一套班子。有时实施行政管理,有时进行中介服务;有时是无偿的,有时是有偿的。这在客观上给理顺
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中国档案2000年3期
两者的关系带来了难度,无法搞清其职能界限,也容易让社会上误认为是档案部门在变着法子搞钱。另外,由于两者关系不顺、职责不清,在人员、精力上,两方面工作都难以得到保证。在多数情况下,不是相互协调、相互促进,而是相互制约、相互阻碍。这也是影响档案中介服务机构健康发展的一个重要因素。
(三)机制不活,导致档案中介服务机构活力不足目前,档案中介服务机构存在着机制不活的问题。一是中介机构内部机制不活。由于大多数中介机构实际上是由档案行政管理部门包办的,从业人员也大多是档案行政管理部门工作人员兼职的,因此临时观念较浓,满足于按部就班,缺乏机制创新、工作创新的欲望和行动。同时,档案中介服务机构在用人、收入分配、经营管理等方面自主权不大,内部机制不活,实际上是用行政管理的老套套来运作中介机构,因而缺乏适应市场经济的应有的生机和活力。二是缺乏竞争机制。一个地方的档案中介服务机构往往只有档案行政管理部门包办的一家,别无分号。因此,也就没有竞争意识,没有忧患意识。安于现状,缺乏开拓进取精神。总之,当前的档案中介服务机构与其它中介机构如会计师事务所、审计事务所、律师事务所等相比,差距明显,还难以适应市场经济的要求。
(四)路子不宽,导致档案中介服务机构发展后劲不足
服务路子不宽,造血功能不强,发展后劲不足,也是当前制约档案中介服务机构进一步发展的一个重要因素。具体表现在:服务对象主要局限在档案达标单位;服务内容主要局限在档案整理、业务技术咨询等少数几个服务项目上;服务手段比较单一,主要依靠手工劳动,服务的技术层次不高。再加上档案行政管理部门往往把中
DANGANSHIYEGUANLI档案事业管理
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介机构的收入作为职工福利的主要来源,只“抽血”不“输血”,使中介机构自我生存和发展的能力受到很大制约,在引进人才、设备配置、广告宣传以及提升服务层次等方面无法进行较大的投入,发展后劲明显不足。
二、进一步发展档案中介服务机构的对策
(一)转变观念,加大对档案中介服务机构的支持力度
档案行政管理部门必须提高对在市场经济条件下,建立和发展档案中介服务机构的必要性和重要性的认识。建立档案中介服务机构不仅是档案行政管理部门自身改革,改善行政管理,加强行政执法和宏观管理的需要,而且是完善档案事业发展的运行机制和管理体制的需要,是档案工作更好地适应社会主义市场经济规则的需要。因此,档案行政管理部门应该转变观念,加大对中介机构的支持力度。
一是要在法制、政策上加大支持力度。应制订相关法规,确立档案中介服务机构的合法地位和基本职能,保障其工作的正常开展。同时,要加大档案行政执法力度,促使更多的单位建立和健全档案工作,从而为中介机构的发展提供广阔的天地。
二是要在人财物上加大支持力度。档案中介机构目前尚处在初创阶段,档案行政管理部门要改变急功近利的思想,要“放水养鱼”,让档案中介服务机构夯实基础,蓄丰羽毛,才能有大的发展。
三是要在舆论环境上加大支持力度。档案行政管理部门要做好向社会的宣传工作,让更多的人了解、理解、支持档案中介机构的发展。
(二)理顺关系,明确档案中介服务机构的基本职能我们知道,档案中介服务机构的职能并非凭空产生的,它实际是档案行政管理部门业务指导(微观指导)工作的“转轨变型”,是档案行政管理职能的一种延伸。因此,要理顺两者关系应从以下几方面着手:
一是档案行政管理部门原则上只对中介机构及其从业人员的资格进行审查把关,而不直接参与或干涉中介机构的具体业务和经营。当然,在业务上中介机构应接受档案行政管理部门的监督和指导。二是档案中介服务机构真正从档案行政管理部门脱钩,从业人员也应从档案行政管理部门分流或向社会公开招聘,使档案中介机构真正成为独立核算、自负盈亏的市场主体。三是档案行政管理部门应真正转变职能,对本地区的档案事业实施宏观管理,加强行政执法监督,而把对机关、企业事业单位的微观指导业务分离出去,交给社会,交给市场,也
即交给中介机构来承担。
两者的关系理顺了,档案中介机构的基本职能也就明确了:它是一种社会服务职能,主要是为机关、企业事业单位的档案工作提供技术性、事务性服务。如果这一基本职能明确并得到充分保证的话,那么,档案中介机构就有了广阔的发展空间。
(三)活化机制,激发档案中介服务机构的生机和活力
档案中介机构要在市场经济的大风大浪中生存壮大,机制不活是不行的。档案中介机构要活化机制,增添活力,应做好两方面的工作。
一是引进经营机制。在市场经济条件下,档案中介机构作为一个独立核算、自主经营的市场主体,必须引进经营机制,使之真正成为一个经营实体。在内部管理机制上,要实行有别于行政管理部门的管理模式,要引进企业式的经营管理机制,要有市场意识、效益意识、奖罚意识,要实行多劳多得的分配制度。二是引入竞争机制。这是市场经济的一条规律,要逐步改变过去那种一个地方由一家档案中介机构垄断的局面,鼓励建立第二家、第三家档案中介机构,形成自由竞争的灵活机制,促进中介机构不断提升自我形象,提高服务质量和服务水平,从而把档案中介服务这块“蛋糕”做大。
灵活的机制是档案中介机构发展的强大内动力,必然会推动档案中介机构和中介服务业的更快发展。
(四)开拓创新,增添档案中介服务机构的发展后劲开拓创新,就是要拓宽档案中介机构的发展路子,要增强其造血功能。要不断拓展服务对象,扩大服务内容,优化服务手段,提高服务层次,从而获得更多的服务收益,壮大自身实力,增添发展后劲。具体说来,在服务对象上,要从原来局限于档案达标单位,向接受执法检查的单位、重点项目建设单位、个体私营企业、转制企业等拓展;在服务内容上,要从原来局限于档案整理、业务技术咨询服务,向档案现代化管理、档案鉴定、档案编研、档案科技成果转让、代查档案、代管档案等方面拓展;在服务手段上,要从以手工为主向应用计算机技术、光盘技术、网络技术等现代化手段方面拓展;在服务层次上,要从简单的低层次的服务,向高层次、高附加值的服务方面提升。
档案中介机构只有不断开拓创新,提供优质高效多方位的服务,才能不断获得发展后劲,才能显现更广阔的发展前景。
中国档案2000年3期9
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档案中介服务机构存在的
问题及其对策
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档案中介服务机构是介于政府与企事业单位之间,专门从事档案技术和事务服务的一种社会中介服务机构。档案中介服务机构与古老的档案工作相比,是一个新生儿,近年来,随着档案行政管理部门自身改革的深入及职能的转变,档案中介服务机构发展较快,但还普遍存在着“营养不良、发育不全”的问题,影响了档案中介服务机构的进一步发展,也制约了其作用的充分发挥。
一、当前制约档案中介服务机构健康发展的主要因素
(一)认识不清,致使对档案中介服务机构支持不够当前,阻碍档案中介服务机构快速、健康发展的首要因素是思想观念问题。至今,在社会上,包括在档案界存在着对档案中介服务机构的地位和作用认识不清,对其产生、发展的必然性、必要性认识不够的问题。有社会上对之不理解、不认同的因素,也有档案部门自身观念的问题。有不少人认为,档案中介服务机构只是档案行政管理部门(或档案馆)的创收工具,把建立中介机构与档案部门搞创收等同起来。由于这种错误认识的存在,导致了在发展档案中介服务机构上的短视行为,只把中介机构作为档案行政管理部门的“抽血”机器,而很少在人、财、物以及宣传、法制等方面进行大的投入,因而也就制约了档案中介服务机构的健康发展。
(二)关系不顺,致使档案中介服务机构职责不明档案中介服务机构是档案行政管理部门自身改革、职能转变的产物,其职能也是从档案行政管理部门的原有职能中分离出来的,因此,从它诞生的第一天起,就存在着两者关系不顺、职责不清的问题。具体表现为,在不少地方档案中介服务机构与档案业务监督指导部门实行两块牌子,一套班子。有时实施行政管理,有时进行中介服务;有时是无偿的,有时是有偿的。这在客观上给理顺
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中国档案2000年3期
两者的关系带来了难度,无法搞清其职能界限,也容易让社会上误认为是档案部门在变着法子搞钱。另外,由于两者关系不顺、职责不清,在人员、精力上,两方面工作都难以得到保证。在多数情况下,不是相互协调、相互促进,而是相互制约、相互阻碍。这也是影响档案中介服务机构健康发展的一个重要因素。
(三)机制不活,导致档案中介服务机构活力不足目前,档案中介服务机构存在着机制不活的问题。一是中介机构内部机制不活。由于大多数中介机构实际上是由档案行政管理部门包办的,从业人员也大多是档案行政管理部门工作人员兼职的,因此临时观念较浓,满足于按部就班,缺乏机制创新、工作创新的欲望和行动。同时,档案中介服务机构在用人、收入分配、经营管理等方面自主权不大,内部机制不活,实际上是用行政管理的老套套来运作中介机构,因而缺乏适应市场经济的应有的生机和活力。二是缺乏竞争机制。一个地方的档案中介服务机构往往只有档案行政管理部门包办的一家,别无分号。因此,也就没有竞争意识,没有忧患意识。安于现状,缺乏开拓进取精神。总之,当前的档案中介服务机构与其它中介机构如会计师事务所、审计事务所、律师事务所等相比,差距明显,还难以适应市场经济的要求。
(四)路子不宽,导致档案中介服务机构发展后劲不足
服务路子不宽,造血功能不强,发展后劲不足,也是当前制约档案中介服务机构进一步发展的一个重要因素。具体表现在:服务对象主要局限在档案达标单位;服务内容主要局限在档案整理、业务技术咨询等少数几个服务项目上;服务手段比较单一,主要依靠手工劳动,服务的技术层次不高。再加上档案行政管理部门往往把中
DANGANSHIYEGUANLI档案事业管理
CHINAARCHIVES
介机构的收入作为职工福利的主要来源,只“抽血”不“输血”,使中介机构自我生存和发展的能力受到很大制约,在引进人才、设备配置、广告宣传以及提升服务层次等方面无法进行较大的投入,发展后劲明显不足。
二、进一步发展档案中介服务机构的对策
(一)转变观念,加大对档案中介服务机构的支持力度
档案行政管理部门必须提高对在市场经济条件下,建立和发展档案中介服务机构的必要性和重要性的认识。建立档案中介服务机构不仅是档案行政管理部门自身改革,改善行政管理,加强行政执法和宏观管理的需要,而且是完善档案事业发展的运行机制和管理体制的需要,是档案工作更好地适应社会主义市场经济规则的需要。因此,档案行政管理部门应该转变观念,加大对中介机构的支持力度。
一是要在法制、政策上加大支持力度。应制订相关法规,确立档案中介服务机构的合法地位和基本职能,保障其工作的正常开展。同时,要加大档案行政执法力度,促使更多的单位建立和健全档案工作,从而为中介机构的发展提供广阔的天地。
二是要在人财物上加大支持力度。档案中介机构目前尚处在初创阶段,档案行政管理部门要改变急功近利的思想,要“放水养鱼”,让档案中介服务机构夯实基础,蓄丰羽毛,才能有大的发展。
三是要在舆论环境上加大支持力度。档案行政管理部门要做好向社会的宣传工作,让更多的人了解、理解、支持档案中介机构的发展。
(二)理顺关系,明确档案中介服务机构的基本职能我们知道,档案中介服务机构的职能并非凭空产生的,它实际是档案行政管理部门业务指导(微观指导)工作的“转轨变型”,是档案行政管理职能的一种延伸。因此,要理顺两者关系应从以下几方面着手:
一是档案行政管理部门原则上只对中介机构及其从业人员的资格进行审查把关,而不直接参与或干涉中介机构的具体业务和经营。当然,在业务上中介机构应接受档案行政管理部门的监督和指导。二是档案中介服务机构真正从档案行政管理部门脱钩,从业人员也应从档案行政管理部门分流或向社会公开招聘,使档案中介机构真正成为独立核算、自负盈亏的市场主体。三是档案行政管理部门应真正转变职能,对本地区的档案事业实施宏观管理,加强行政执法监督,而把对机关、企业事业单位的微观指导业务分离出去,交给社会,交给市场,也
即交给中介机构来承担。
两者的关系理顺了,档案中介机构的基本职能也就明确了:它是一种社会服务职能,主要是为机关、企业事业单位的档案工作提供技术性、事务性服务。如果这一基本职能明确并得到充分保证的话,那么,档案中介机构就有了广阔的发展空间。
(三)活化机制,激发档案中介服务机构的生机和活力
档案中介机构要在市场经济的大风大浪中生存壮大,机制不活是不行的。档案中介机构要活化机制,增添活力,应做好两方面的工作。
一是引进经营机制。在市场经济条件下,档案中介机构作为一个独立核算、自主经营的市场主体,必须引进经营机制,使之真正成为一个经营实体。在内部管理机制上,要实行有别于行政管理部门的管理模式,要引进企业式的经营管理机制,要有市场意识、效益意识、奖罚意识,要实行多劳多得的分配制度。二是引入竞争机制。这是市场经济的一条规律,要逐步改变过去那种一个地方由一家档案中介机构垄断的局面,鼓励建立第二家、第三家档案中介机构,形成自由竞争的灵活机制,促进中介机构不断提升自我形象,提高服务质量和服务水平,从而把档案中介服务这块“蛋糕”做大。
灵活的机制是档案中介机构发展的强大内动力,必然会推动档案中介机构和中介服务业的更快发展。
(四)开拓创新,增添档案中介服务机构的发展后劲开拓创新,就是要拓宽档案中介机构的发展路子,要增强其造血功能。要不断拓展服务对象,扩大服务内容,优化服务手段,提高服务层次,从而获得更多的服务收益,壮大自身实力,增添发展后劲。具体说来,在服务对象上,要从原来局限于档案达标单位,向接受执法检查的单位、重点项目建设单位、个体私营企业、转制企业等拓展;在服务内容上,要从原来局限于档案整理、业务技术咨询服务,向档案现代化管理、档案鉴定、档案编研、档案科技成果转让、代查档案、代管档案等方面拓展;在服务手段上,要从以手工为主向应用计算机技术、光盘技术、网络技术等现代化手段方面拓展;在服务层次上,要从简单的低层次的服务,向高层次、高附加值的服务方面提升。
档案中介机构只有不断开拓创新,提供优质高效多方位的服务,才能不断获得发展后劲,才能显现更广阔的发展前景。
中国档案2000年3期9