公司文件管理办法
第一章 总 则
第一条 为适应公司经营业务飞速发展的需要，实现公司文件管理工作的规范化、制度化、制定本办
法。
第二条 公司文件，是集团公司董事会、总经理实施企业行政领导、下达经营决策指令、传达贯彻战
略方针、管理重大经营事务的具有最高效力和规范格式的文书；各项管理规章制度、作业指导书、流程规范、重要对外商洽联系函件、以及集团公司上下之间请示、答复、报告和交流情况。
第三条 公司文件管理，包括文件拟制、办理、管理、立卷、归档、销毁等工作环节内容。 第四条 纳入文件管理范围的还包括公司的重要数据、报表、及其影印、音像资料等。
第五条 公司文件管理必须做到高效、准确、及时、安全、保密。
第六条 集团公司总裁办是文件管理工作的主体部门，并对各分公司和集团公司各部门文件管理工作
进行业务指导。
第二章 文件种类
第七条 公司文件的种类主要有：
（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。 （二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。
（三）通知 用于发布公司规章制度、任免管理干部、传达董事会或国家有关法规精神、转发有关行政管理单位的文件、批转下级部门、分公司的文件、发布要求执行或者周知的事项。 （四）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（五）报告 用于向集团公司汇报工作、反映情况、提出建议，答复集团公司的询问。 （六）请示 用于向集团公司请求指示、批准。
（七）批复 用于答复分公司或部门的请示。
（八）条例 用于制定规范管理工作、活动和员工行为的规章制度。 （九）手册 用于文件、资料的汇集形式
（十）守则 用于向所属成员发布的一种要求自觉遵守的约束性文件。
（十一）规定（办法） 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十二）函 用于对外之间商洽联系工作、询问和答复问题，向无隶属关系的公司请求批准等。 （十三）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章 文件格式
第八条 公司文件由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、发
文单位署名、成文日期、印章、印发传达范围。主题词、抄送单位、印制版记组成。
（一） 版头 由发文单位全称或者规范化简称加"文件"二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居
中印在文件首页上部。
（二） 密级 文件的秘密等级，标注于版头左上方
（三） 紧急程度 对文件送达和办理的时间要求，标注于版头的右上方。紧急程度为“特急、加急、
平急。
（四） 发文字号 由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。 （五） 签发人 上报文件应当在发文字号右侧标注"签发人"，"签发人"后面标注签发人姓名。 （六） 标题 由发文单位名称、文件主题和文种组成，位于发文字号下方。
（七）主送单位 （八）正文 文件的主体，用来表达文件的内容，位于标题或者主送单位下方。
（九）附件 文件附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文单位署名之前
注明附件的名称。
（十）发文单位署名 必须用全称，位于正文的右下方。
（十一）成文日期 一般署会议通过或者领导人签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明
年、月、日，位于发文单位署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送单位的文件，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
（十二）印章 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外，文件应当加盖发文单位印章。 （十三）印发传达范围 加括号标注于成文日期左下角。 （十四）主题词 标注位于抄送单位上方。
（十五）抄送单位 指除主送单位以外的其他需要告知文件内容的上级、下级。抄送单位名称标注于
印制版记上方。
（十六）印制版记 由文件印发单位名称、印发日期和份数组成，位于文件末页下端。
第九条 文件的汉字从左至右横排。文件用纸幅面规格采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫
米）。左侧装订。
第十条 文件编号 为区别便于查询，编码设在文件封面左上角。如“MC-CW-070706”，第一区码：
“MC”为公司文件固定码，为“美臣”的第一个拼音字母；第二区码“CW”为财务部门固定码，除人力资源部为“HR”外，其他部门均取部门简称拼音第一字母为固定编码；第三区“070706”为发文时间的年月日。（详细部门发文编码录附后）
第四章 行文规则
第十一条 文件起草应当首先确认行文的必要性，确有行文必要时，要注重实效、坚持少而精。可发
可不发的文件不发，可长可短的文件要短。
第十二条 分公司向下的重要行文，应当同时抄送集团公司总裁办和行文内容相关的部门。
第十三条 总裁办根据总经理授权，可以向各分公司下行文；
第十四条 向集团公司请示问题，应当一文一事，不得在非请示文件中夹带请示事项。 第十五条 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在正文尾注明联系人的姓名和
电话。
第十六条 文件除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。 第十七条 电报以发出日期为准（生效时间）。
第十八条 对不符合行文规则的上报文件，总裁办指导其纠正。
第五章 文件起草办理
第十九条 起草文件应当做到：
（一）符合国家相关政策法规，完整、准确地体现总裁意图，并同现行有关文件相衔接。 （二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
（三）开门见山，观点明确，文字精练，内容充实，条理清晰，结构严谨，表述准确，力求篇幅简
短。
（四）文种、格式使用正确。
（五〕杜绝空洞、形式主义和繁琐。 第二十条 行文审批程序
—总裁办制作发文（发文前必须再核无误方可）。
—返回再审 —附上文件。
第二十一条 起草重要文件应当作好调查研究和充分论证，广泛征求有关部门意见。
第六章 文件的制作（校对、签发、审核）
第二十二条 公文送总裁签发前，由总裁办进行审核：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合
行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十三条 公司文件必须由总裁（或者总裁授权的负责人）签发后，方可制作；
第二十四条 公文正式印制前，起草部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材
料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第二十五条 已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及内容的实质性修
改，须报原审批领导人复审。
第七章 文件办理和传递
第二十六条 文件办理分为收文和发文办理。
第二十七条 发文办理，指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登
记、分发等程序。总裁办在文件制作完毕后，发出之前必须再审阅一遍。
第二十八条 收文办理包括文件的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办督办。
第十九条 文件管理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件，应
当复制后办理。
第二十条 秘密文件应当通过机要交通（或机要通信）传递、密电传输或者计算机网络加密传输，不
得密电明传、明电密电混用。
第八章 文件管理
第二十一条 集团公司文件由总裁办统一管理，分公司应明确专人（兼职）管理，登记造册。各部门
应根据工作需要建立（备份）一份文书档案，登记造册，专人管理。
第二十二条 复制重要（密级）文件，须经部门负责人报总经理批准。复制的文件应当与正式印发的
文件同样管理。
第二十三条 文件查、借阅。查、借阅部门密级文件，应经部门经理同意，并作登记，限期归还；查、
借阅密级文件，必须经部门负责人和总经理批准，方可查借阅。绝密文件一般不得查借阅，特殊情况必须经总经理批准。
第二十四条 公司文件应当定期收集、整理，每年归档一次，入档案库管。文件入库后按《档案管理
办法》管理。
第二十五条 入档案库管理的文件，应按照档案管理要求，分门别类，登记造册，分密级、保存期限
进行管理。
第二十六条 各部门的电脑数据、文件电子版，应由信息部定期进行一次备份，交总裁办入库管理。 第二十七条 文件柜应注意作好防火、防潮。
第二十八条 对已过保密期限和保存期的文件，进行清理、清退、造册，报总经理审批后，有二人以
上在场监督销毁。个人不得擅自销毁文件。
第二十九条 分公司的文件每年清理归档上交集团总部一次。需要注销的，必须及时作好档案数据资
料的完整封存，由集团公司派专人登记接收。
第三十条 员工岗位变动或离职，必须将本人保管、借用的文件按照有关规定移交、清退，方可办
理变动离职手续。
第九章 文件保密
第三十一条 公司所有员工必须严格遵守《公司保密规定》，任何人不得利用接触秘密文件之便，泄
露公司秘密。
第十章 附则
第三十二条 本办法适用美臣集团公司各级单位。
第三十三条 本办法由集团公司总经理办公室负责解释。 第三十四条 本办法自发布之日起施行。
后附文件样式：
美臣发[200X]X号文 签发人：
正文标题
： 正文、、、
发文单位（部门）
发文时间（此处加盖印章）
主 题 词： 发放范围： 抄送部门：
印发单位名称： 印发日期 份数
中国XXX集团有限公司
文件处理笺
登记处理时间： 年 月 日
中国XXX集团有限公司
文件起草签发处理笺
公司文件管理办法
第一章 总 则
第一条 为适应公司经营业务飞速发展的需要，实现公司文件管理工作的规范化、制度化、制定本办
法。
第二条 公司文件，是集团公司董事会、总经理实施企业行政领导、下达经营决策指令、传达贯彻战
略方针、管理重大经营事务的具有最高效力和规范格式的文书；各项管理规章制度、作业指导书、流程规范、重要对外商洽联系函件、以及集团公司上下之间请示、答复、报告和交流情况。
第三条 公司文件管理，包括文件拟制、办理、管理、立卷、归档、销毁等工作环节内容。 第四条 纳入文件管理范围的还包括公司的重要数据、报表、及其影印、音像资料等。
第五条 公司文件管理必须做到高效、准确、及时、安全、保密。
第六条 集团公司总裁办是文件管理工作的主体部门，并对各分公司和集团公司各部门文件管理工作
进行业务指导。
第二章 文件种类
第七条 公司文件的种类主要有：
（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。 （二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。
（三）通知 用于发布公司规章制度、任免管理干部、传达董事会或国家有关法规精神、转发有关行政管理单位的文件、批转下级部门、分公司的文件、发布要求执行或者周知的事项。 （四）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（五）报告 用于向集团公司汇报工作、反映情况、提出建议，答复集团公司的询问。 （六）请示 用于向集团公司请求指示、批准。
（七）批复 用于答复分公司或部门的请示。
（八）条例 用于制定规范管理工作、活动和员工行为的规章制度。 （九）手册 用于文件、资料的汇集形式
（十）守则 用于向所属成员发布的一种要求自觉遵守的约束性文件。
（十一）规定（办法） 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十二）函 用于对外之间商洽联系工作、询问和答复问题，向无隶属关系的公司请求批准等。 （十三）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章 文件格式
第八条 公司文件由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、发
文单位署名、成文日期、印章、印发传达范围。主题词、抄送单位、印制版记组成。
（一） 版头 由发文单位全称或者规范化简称加"文件"二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居
中印在文件首页上部。
（二） 密级 文件的秘密等级，标注于版头左上方
（三） 紧急程度 对文件送达和办理的时间要求，标注于版头的右上方。紧急程度为“特急、加急、
平急。
（四） 发文字号 由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。 （五） 签发人 上报文件应当在发文字号右侧标注"签发人"，"签发人"后面标注签发人姓名。 （六） 标题 由发文单位名称、文件主题和文种组成，位于发文字号下方。
（七）主送单位 （八）正文 文件的主体，用来表达文件的内容，位于标题或者主送单位下方。
（九）附件 文件附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文单位署名之前
注明附件的名称。
（十）发文单位署名 必须用全称，位于正文的右下方。
（十一）成文日期 一般署会议通过或者领导人签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明
年、月、日，位于发文单位署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送单位的文件，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
（十二）印章 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外，文件应当加盖发文单位印章。 （十三）印发传达范围 加括号标注于成文日期左下角。 （十四）主题词 标注位于抄送单位上方。
（十五）抄送单位 指除主送单位以外的其他需要告知文件内容的上级、下级。抄送单位名称标注于
印制版记上方。
（十六）印制版记 由文件印发单位名称、印发日期和份数组成，位于文件末页下端。
第九条 文件的汉字从左至右横排。文件用纸幅面规格采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫
米）。左侧装订。
第十条 文件编号 为区别便于查询，编码设在文件封面左上角。如“MC-CW-070706”，第一区码：
“MC”为公司文件固定码，为“美臣”的第一个拼音字母；第二区码“CW”为财务部门固定码，除人力资源部为“HR”外，其他部门均取部门简称拼音第一字母为固定编码；第三区“070706”为发文时间的年月日。（详细部门发文编码录附后）
第四章 行文规则
第十一条 文件起草应当首先确认行文的必要性，确有行文必要时，要注重实效、坚持少而精。可发
可不发的文件不发，可长可短的文件要短。
第十二条 分公司向下的重要行文，应当同时抄送集团公司总裁办和行文内容相关的部门。
第十三条 总裁办根据总经理授权，可以向各分公司下行文；
第十四条 向集团公司请示问题，应当一文一事，不得在非请示文件中夹带请示事项。 第十五条 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在正文尾注明联系人的姓名和
电话。
第十六条 文件除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。 第十七条 电报以发出日期为准（生效时间）。
第十八条 对不符合行文规则的上报文件，总裁办指导其纠正。
第五章 文件起草办理
第十九条 起草文件应当做到：
（一）符合国家相关政策法规，完整、准确地体现总裁意图，并同现行有关文件相衔接。 （二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
（三）开门见山，观点明确，文字精练，内容充实，条理清晰，结构严谨，表述准确，力求篇幅简
短。
（四）文种、格式使用正确。
（五〕杜绝空洞、形式主义和繁琐。 第二十条 行文审批程序
—总裁办制作发文（发文前必须再核无误方可）。
—返回再审 —附上文件。
第二十一条 起草重要文件应当作好调查研究和充分论证，广泛征求有关部门意见。
第六章 文件的制作（校对、签发、审核）
第二十二条 公文送总裁签发前，由总裁办进行审核：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合
行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十三条 公司文件必须由总裁（或者总裁授权的负责人）签发后，方可制作；
第二十四条 公文正式印制前，起草部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材
料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第二十五条 已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及内容的实质性修
改，须报原审批领导人复审。
第七章 文件办理和传递
第二十六条 文件办理分为收文和发文办理。
第二十七条 发文办理，指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登
记、分发等程序。总裁办在文件制作完毕后，发出之前必须再审阅一遍。
第二十八条 收文办理包括文件的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办督办。
第十九条 文件管理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件，应
当复制后办理。
第二十条 秘密文件应当通过机要交通（或机要通信）传递、密电传输或者计算机网络加密传输，不
得密电明传、明电密电混用。
第八章 文件管理
第二十一条 集团公司文件由总裁办统一管理，分公司应明确专人（兼职）管理，登记造册。各部门
应根据工作需要建立（备份）一份文书档案，登记造册，专人管理。
第二十二条 复制重要（密级）文件，须经部门负责人报总经理批准。复制的文件应当与正式印发的
文件同样管理。
第二十三条 文件查、借阅。查、借阅部门密级文件，应经部门经理同意，并作登记，限期归还；查、
借阅密级文件，必须经部门负责人和总经理批准，方可查借阅。绝密文件一般不得查借阅，特殊情况必须经总经理批准。
第二十四条 公司文件应当定期收集、整理，每年归档一次，入档案库管。文件入库后按《档案管理
办法》管理。
第二十五条 入档案库管理的文件，应按照档案管理要求，分门别类，登记造册，分密级、保存期限
进行管理。
第二十六条 各部门的电脑数据、文件电子版，应由信息部定期进行一次备份，交总裁办入库管理。 第二十七条 文件柜应注意作好防火、防潮。
第二十八条 对已过保密期限和保存期的文件，进行清理、清退、造册，报总经理审批后，有二人以
上在场监督销毁。个人不得擅自销毁文件。
第二十九条 分公司的文件每年清理归档上交集团总部一次。需要注销的，必须及时作好档案数据资
料的完整封存，由集团公司派专人登记接收。
第三十条 员工岗位变动或离职，必须将本人保管、借用的文件按照有关规定移交、清退，方可办
理变动离职手续。
第九章 文件保密
第三十一条 公司所有员工必须严格遵守《公司保密规定》，任何人不得利用接触秘密文件之便，泄
露公司秘密。
第十章 附则
第三十二条 本办法适用美臣集团公司各级单位。
第三十三条 本办法由集团公司总经理办公室负责解释。 第三十四条 本办法自发布之日起施行。
后附文件样式：
美臣发[200X]X号文 签发人：
正文标题
： 正文、、、
发文单位（部门）
发文时间（此处加盖印章）
主 题 词： 发放范围： 抄送部门：
印发单位名称： 印发日期 份数
中国XXX集团有限公司
文件处理笺
登记处理时间： 年 月 日
中国XXX集团有限公司
文件起草签发处理笺