摘 要：学籍档案是学校教学档案的重要组成部分，它能为毕业生资格审查、评审等提供翔实的档案材料。因此，正确认识学籍档案管理方面存在的问题，探讨如何搞好学籍档案管理，并有效发挥学籍档案在教学管理中的作用有着重要意义。 关键词：学校；学籍档案；档案管理 中图分类号：G630 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2013）-03-0142-01 学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体诸方面发展状况的真实记录和反映。强化学籍档案管理，对深化教学改革，提高教育质量和管理水平，开拓人才信息资源，增进办学效益有着十分重要的意义。然而，目前学校在学籍档案管理方面还普遍存在一定的问题：一是各校的基层学籍档案管理者素质普遍较低，对档案管理工作的重要性认识不足，难免产生懈怠情绪；二是领导不够重视，管理不完善，致使有些学籍档案的原始依据丢失、损坏等；三是学籍档案没有一套完整的、相对稳定的规章制度；四是由于基层档案管理者各方面待遇较低，加之工作量较大，工作任务繁重，使人员流动性较大，没有相对固定、素质较高的专业队伍。因此，教务处等有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。 一、树立法律意识并提高学籍档案管理水平 1.强化学籍管理的档案意识 所谓档案意识，是指人们在实际工作中对档案资料的认知及反应度。档案意识是做好档案工作的根本。主管领导及学籍档案管理人员应进一步学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。学籍管理人员有了良好的档案意识，才能在具体的学籍管理工作中对其资料数据做出敏捷的反应，及时地加以收集、整理、保管。 2.制定统一标准并树立全局观念 学籍档案管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一，要切实改变各自为政、各行其是的局面，主管部门应加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；要树立整体观念，服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。 3.健全管理制度 严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。同时，各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。 4.改进档案管理手段以提高工作效率 随着教育事业的迅猛发展，过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下，掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力，包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少学校的教务处建立计算机房，引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、评审提供了翔实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。 5.加强管理队伍建设 做好学籍档案管理工作，关键要有一支稳定且能胜任这一工作的队伍。要采取措施，重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。学籍管理人员不仅要熟练掌握学籍管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识。同时，要保持学籍档案人员的相对稳定。 二、按照规范做好学籍档案的收集与整理工作 1.完整性。学籍管理人员要严格执行国家教育部及地方教育行政部门的有关规定，对学生的入学注册、考勤与纪律、学习成绩考核、转学、升级与留级、退学、奖励与处分、毕业与肄业等方面做完整的记载，并按规章妥善保存，以形成健全、完整的学籍档案。只有这样，才能做到事事有真实记载，件件查之有据，真正体现学籍档案的完整性。 2.及时性。为了保证学籍档案的完整可靠，建档必须及时，即做好平时立卷工作。对于日常的管理情况，要按规范化原则随时进行整理；对于任课教师送来的原始成绩，必须坚持随到随收，及时登记；每学期结束时，必须有组织、有秩序地把该学期的材料整理好，及时入档，避免材料散失，以确保档案的完整。 3.真实性。真实性是档案价值的核心。对学籍管理方面的内容必须实事求是地、客观地记载，不能弄虚作假，对于含糊不清的问题必须在当时调查核实，更不允许伪造、篡改。例如，对于不符合填写要求的成绩单，应及时要求任课教师重新填写；需要变更的，必须由教师更改；对于确因有误而涂改的，任课教师必须签名证实。 4.准确性。学籍管理工作中的程序应符合客观实际，具有条理性和规范性。根据学籍管理规章制度的规定，对学生的学习、思想、行为、健康等问题所进行的考勤、考核、调查、报告和处理以及其他有关的学籍管理文件材料，必须及时收集，并严肃认真地记载。特别是对于有关的数据，更应规范、准确，以确保学籍档案的真实性和价值。 三、适应社会发展做好档案的开发利用 学校学籍档案虽然是以往教学及教学管理活动的历史记载，但它并非只有保存价值，它还以其特有的价值参与社会和教学等各种教育活动，并在其中发挥其参考、借鉴价值。对学籍档案的管理，不能只满足于整理、保存，要积极开展对档案的研究，从大量的档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为学校教学和管理体制改革服务，为领导决策服务。如通过对不同科考试成绩分布情况的统计，可以发现文理科教学管理中存在的问题，并有针对性地采取措施；通过对受学籍处分学生档案的研究，可总结学生思想教育中应注意的问题等；通过计算机对学籍档案的管理，还能准确、快速地查出毕业证的真假，有力地打击假证；通过对学籍档案的研究开发利用，可以使静态的分散信息变为动态的集中信息，使档案管理与校体制改革和发展同步前进。
摘 要：学籍档案是学校教学档案的重要组成部分，它能为毕业生资格审查、评审等提供翔实的档案材料。因此，正确认识学籍档案管理方面存在的问题，探讨如何搞好学籍档案管理，并有效发挥学籍档案在教学管理中的作用有着重要意义。 关键词：学校；学籍档案；档案管理 中图分类号：G630 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2013）-03-0142-01 学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体诸方面发展状况的真实记录和反映。强化学籍档案管理，对深化教学改革，提高教育质量和管理水平，开拓人才信息资源，增进办学效益有着十分重要的意义。然而，目前学校在学籍档案管理方面还普遍存在一定的问题：一是各校的基层学籍档案管理者素质普遍较低，对档案管理工作的重要性认识不足，难免产生懈怠情绪；二是领导不够重视，管理不完善，致使有些学籍档案的原始依据丢失、损坏等；三是学籍档案没有一套完整的、相对稳定的规章制度；四是由于基层档案管理者各方面待遇较低，加之工作量较大，工作任务繁重，使人员流动性较大，没有相对固定、素质较高的专业队伍。因此，教务处等有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。 一、树立法律意识并提高学籍档案管理水平 1.强化学籍管理的档案意识 所谓档案意识，是指人们在实际工作中对档案资料的认知及反应度。档案意识是做好档案工作的根本。主管领导及学籍档案管理人员应进一步学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。学籍管理人员有了良好的档案意识，才能在具体的学籍管理工作中对其资料数据做出敏捷的反应，及时地加以收集、整理、保管。 2.制定统一标准并树立全局观念 学籍档案管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一，要切实改变各自为政、各行其是的局面，主管部门应加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；要树立整体观念，服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。 3.健全管理制度 严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。同时，各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。 4.改进档案管理手段以提高工作效率 随着教育事业的迅猛发展，过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下，掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力，包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少学校的教务处建立计算机房，引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、评审提供了翔实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。 5.加强管理队伍建设 做好学籍档案管理工作，关键要有一支稳定且能胜任这一工作的队伍。要采取措施，重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。学籍管理人员不仅要熟练掌握学籍管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识。同时，要保持学籍档案人员的相对稳定。 二、按照规范做好学籍档案的收集与整理工作 1.完整性。学籍管理人员要严格执行国家教育部及地方教育行政部门的有关规定，对学生的入学注册、考勤与纪律、学习成绩考核、转学、升级与留级、退学、奖励与处分、毕业与肄业等方面做完整的记载，并按规章妥善保存，以形成健全、完整的学籍档案。只有这样，才能做到事事有真实记载，件件查之有据，真正体现学籍档案的完整性。 2.及时性。为了保证学籍档案的完整可靠，建档必须及时，即做好平时立卷工作。对于日常的管理情况，要按规范化原则随时进行整理；对于任课教师送来的原始成绩，必须坚持随到随收，及时登记；每学期结束时，必须有组织、有秩序地把该学期的材料整理好，及时入档，避免材料散失，以确保档案的完整。 3.真实性。真实性是档案价值的核心。对学籍管理方面的内容必须实事求是地、客观地记载，不能弄虚作假，对于含糊不清的问题必须在当时调查核实，更不允许伪造、篡改。例如，对于不符合填写要求的成绩单，应及时要求任课教师重新填写；需要变更的，必须由教师更改；对于确因有误而涂改的，任课教师必须签名证实。 4.准确性。学籍管理工作中的程序应符合客观实际，具有条理性和规范性。根据学籍管理规章制度的规定，对学生的学习、思想、行为、健康等问题所进行的考勤、考核、调查、报告和处理以及其他有关的学籍管理文件材料，必须及时收集，并严肃认真地记载。特别是对于有关的数据，更应规范、准确，以确保学籍档案的真实性和价值。 三、适应社会发展做好档案的开发利用 学校学籍档案虽然是以往教学及教学管理活动的历史记载，但它并非只有保存价值，它还以其特有的价值参与社会和教学等各种教育活动，并在其中发挥其参考、借鉴价值。对学籍档案的管理，不能只满足于整理、保存，要积极开展对档案的研究，从大量的档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为学校教学和管理体制改革服务，为领导决策服务。如通过对不同科考试成绩分布情况的统计，可以发现文理科教学管理中存在的问题，并有针对性地采取措施；通过对受学籍处分学生档案的研究，可总结学生思想教育中应注意的问题等；通过计算机对学籍档案的管理，还能准确、快速地查出毕业证的真假，有力地打击假证；通过对学籍档案的研究开发利用，可以使静态的分散信息变为动态的集中信息，使档案管理与校体制改革和发展同步前进。