万科集团档案管理办法(MHKG-ZG-ZD-009)
1. 目的
为了有效的保护和利用档案,充分发挥公司历史资料的作用,规范公司档案管理,特制定本制度。 2. 适用范围
万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。 3. 定义: 4. 职责: 4.1. 综合管理部
4.1.1. 负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。 4.1.2. 负责对档案的借阅进行审批、登记管理。
4.1.3. 负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。 4.2. 集团各职能部门及各子公司
4.2.1. 负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文
书档案。
4.2.2. 负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。 4.2.3. 负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综
合管理部。 5. 程序和内容: 5.1. 档案立卷范围
5.1.1. 公司成立所形成的一切文件。 5.1.2. 公司章程类文件。 5.1.3. 公司管理规章制度。 5.1.4. 重要会议记录、会议纪要。 5.1.5. 经营计划、工作总结;
5.1.6. 意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。 5.1.7. 重要的来往信函。
5.1.8. 一切与公司业务、技术、项目有关的资料。 5.2. 档案立卷要求: 5.2.1. 各部门立卷要求
5.2.1.1. 凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及
音像资料均属归档范围,不得由部门或个人分散保存,必须由业务部门整理后,定期交给综合管理部集中管理保存。
5.2.1.2. 各项业务一旦结束,其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交
综合管理部正式存档(所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档),业务部门如有需要,可建立复印件的业务档案,以便工作。
5.2.1.3. 业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。
5.2.1.4. 业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全,并对文
件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注(注明是原件或复印件)。
5.2.1.5. 财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合
同(注:财务部只留一份原件,其余原件交综合管理部保管;如原件只一份,财务部留复印件。)
5.2.2. 综合管理部立卷要求:
5.2.2.1. 立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特
征及文件内容进行立卷。
5.2.2.2. 在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统排列。 5.2.2.3. 拟订案卷标题要简明、准确。
5.2.2.4. 整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永
久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。
5.2.2.4.1. 永久保管的文书档案主要包括: 5.2.2.4.1.1. 公司制定的规章制度类文件材料。
5.2.2.4.1.2. 公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。 5.2.2.4.1.3. 公司职能活动中形成的重要业务文件材料。
5.2.2.4.1.4. 公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示,重要
的报告、总结、综合统计报表等。
5.2.2.4.1.5. 公司机构演变、人事任免等文件材料。
5.2.2.4.1.6. 公司房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证
性文件材料。
5.2.2.4.1.7. 上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。 5.2.2.4.1.8. 下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复
等文件材料。
5.2.2.4.2. 定期保管的文书档案主要包括:
5.2.2.4.2.1. 公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。 5.2.2.4.2.2. 公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.3. 公司人事管理工作形成的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.4. 公司一般性事务管理文件材料。
5.2.2.4.2.5. 公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示,一
般性工作报告、总结、统计报表等。
5.2.2.4.2.6. 上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.7. 上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材
料。
5.2.2.4.2.8. 下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批
复等文件材料。
5.2.2.4.2.9. 下属机构报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题
报告等文件材料。
5.2.2.5. 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
5.2.2.6. 全部案卷组成后,要对案卷统一排列编写文档号,然后逐卷登记,填
写案卷目录。
5.2.2.7. 原则上每年年终做一次归档立卷工作,将当年所形成的公司所有文件
按上述要求进行统一整理。
5.3. 档案存档程序
5.3.1. 集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的
资料进行整理,提交集团综合管理部,并提出存期建议。 5.3.2. 集团综合管理部收集归档资料,审核归档资料及手续的完备性。 5.3.3. 集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期,对资料进行分
类立卷、存档,做好存档登记(附表1)。 5.4. 档案借阅
5.4.1. 需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求,填写《档案借阅
/复印审批单》(附表2),经部门负责人同意后报总公司综合管理部。 5.4.2. 总公司综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求,报综合管理部负责
人审批。
5.4.3. 审批通过后,综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记(附表3),并
要求借阅人签字。
5.4.4. 借阅档案,不得在文件上圈点、划线和涂改,未经批准不得复印。 5.4.5. 对于需要复印的资料,由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅
人/承办人。
5.4.6. 如不需复印,借阅人可在档案室查阅资料。
5.4.7. 对于需要归还的档案资料,综合管理部要登记明确的归还日期,借阅人
需要在期限内归还资料,综合管理部负责在档案到期前催还。 5.4.8. 档案资料归还后,集团综合管理部登记销帐。 5.5. 档案销毁
5.5.1. 对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料,总公司综合管理部
定期进行整理,并提出销毁申请(附表4:《文件资料销毁请示》)。 5.5.2. 销毁申请经资料存档提交部门进行审核,对是否销毁或延长保管期限提
出建议,并提交分管副总裁审核,总裁审批。
5.5.3. 对审批未通过的档案,由总公司综合管理部延长保管期限,并办理相关
手续。
5.5.4. 审批通过的档案,总公司综合管理部造具清册,由档案交存部门负责人
和总公司综合管理部负责人现场监督,对档案进行销毁。
5.5.5. 档案销毁后,由见证人在《档案销毁证明书》(附表5)上签字确认。 5.6. 附则
5.6.1. 本制度自 年 月 日起施行。 5.6.2. 本制度由集团综合管理部解释并修改。 6. 支持性文件:
7. 相关记录:
7.1. 《档案保管登记台帐》
MHKG-ZG-BD-032 MHKG-ZG-BD-033 MHKG-ZG-BD-034 MHKG-ZG-BD-035 MHKG-ZG-BD-036
7.2. 《档案借阅/复印审批单》
7.3. 《档案借阅/复印登记台账》 7.4. 《文件资料销毁请示》 7.5. 《档案销毁证明书》
万科集团档案管理办法(MHKG-ZG-ZD-009)
1. 目的
为了有效的保护和利用档案,充分发挥公司历史资料的作用,规范公司档案管理,特制定本制度。 2. 适用范围
万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。 3. 定义: 4. 职责: 4.1. 综合管理部
4.1.1. 负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。 4.1.2. 负责对档案的借阅进行审批、登记管理。
4.1.3. 负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。 4.2. 集团各职能部门及各子公司
4.2.1. 负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文
书档案。
4.2.2. 负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。 4.2.3. 负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综
合管理部。 5. 程序和内容: 5.1. 档案立卷范围
5.1.1. 公司成立所形成的一切文件。 5.1.2. 公司章程类文件。 5.1.3. 公司管理规章制度。 5.1.4. 重要会议记录、会议纪要。 5.1.5. 经营计划、工作总结;
5.1.6. 意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。 5.1.7. 重要的来往信函。
5.1.8. 一切与公司业务、技术、项目有关的资料。 5.2. 档案立卷要求: 5.2.1. 各部门立卷要求
5.2.1.1. 凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及
音像资料均属归档范围,不得由部门或个人分散保存,必须由业务部门整理后,定期交给综合管理部集中管理保存。
5.2.1.2. 各项业务一旦结束,其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交
综合管理部正式存档(所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档),业务部门如有需要,可建立复印件的业务档案,以便工作。
5.2.1.3. 业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。
5.2.1.4. 业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全,并对文
件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注(注明是原件或复印件)。
5.2.1.5. 财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合
同(注:财务部只留一份原件,其余原件交综合管理部保管;如原件只一份,财务部留复印件。)
5.2.2. 综合管理部立卷要求:
5.2.2.1. 立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特
征及文件内容进行立卷。
5.2.2.2. 在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统排列。 5.2.2.3. 拟订案卷标题要简明、准确。
5.2.2.4. 整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永
久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。
5.2.2.4.1. 永久保管的文书档案主要包括: 5.2.2.4.1.1. 公司制定的规章制度类文件材料。
5.2.2.4.1.2. 公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。 5.2.2.4.1.3. 公司职能活动中形成的重要业务文件材料。
5.2.2.4.1.4. 公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示,重要
的报告、总结、综合统计报表等。
5.2.2.4.1.5. 公司机构演变、人事任免等文件材料。
5.2.2.4.1.6. 公司房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证
性文件材料。
5.2.2.4.1.7. 上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。 5.2.2.4.1.8. 下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复
等文件材料。
5.2.2.4.2. 定期保管的文书档案主要包括:
5.2.2.4.2.1. 公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。 5.2.2.4.2.2. 公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.3. 公司人事管理工作形成的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.4. 公司一般性事务管理文件材料。
5.2.2.4.2.5. 公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示,一
般性工作报告、总结、统计报表等。
5.2.2.4.2.6. 上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.7. 上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材
料。
5.2.2.4.2.8. 下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批
复等文件材料。
5.2.2.4.2.9. 下属机构报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题
报告等文件材料。
5.2.2.5. 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
5.2.2.6. 全部案卷组成后,要对案卷统一排列编写文档号,然后逐卷登记,填
写案卷目录。
5.2.2.7. 原则上每年年终做一次归档立卷工作,将当年所形成的公司所有文件
按上述要求进行统一整理。
5.3. 档案存档程序
5.3.1. 集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的
资料进行整理,提交集团综合管理部,并提出存期建议。 5.3.2. 集团综合管理部收集归档资料,审核归档资料及手续的完备性。 5.3.3. 集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期,对资料进行分
类立卷、存档,做好存档登记(附表1)。 5.4. 档案借阅
5.4.1. 需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求,填写《档案借阅
/复印审批单》(附表2),经部门负责人同意后报总公司综合管理部。 5.4.2. 总公司综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求,报综合管理部负责
人审批。
5.4.3. 审批通过后,综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记(附表3),并
要求借阅人签字。
5.4.4. 借阅档案,不得在文件上圈点、划线和涂改,未经批准不得复印。 5.4.5. 对于需要复印的资料,由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅
人/承办人。
5.4.6. 如不需复印,借阅人可在档案室查阅资料。
5.4.7. 对于需要归还的档案资料,综合管理部要登记明确的归还日期,借阅人
需要在期限内归还资料,综合管理部负责在档案到期前催还。 5.4.8. 档案资料归还后,集团综合管理部登记销帐。 5.5. 档案销毁
5.5.1. 对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料,总公司综合管理部
定期进行整理,并提出销毁申请(附表4:《文件资料销毁请示》)。 5.5.2. 销毁申请经资料存档提交部门进行审核,对是否销毁或延长保管期限提
出建议,并提交分管副总裁审核,总裁审批。
5.5.3. 对审批未通过的档案,由总公司综合管理部延长保管期限,并办理相关
手续。
5.5.4. 审批通过的档案,总公司综合管理部造具清册,由档案交存部门负责人
和总公司综合管理部负责人现场监督,对档案进行销毁。
5.5.5. 档案销毁后,由见证人在《档案销毁证明书》(附表5)上签字确认。 5.6. 附则
5.6.1. 本制度自 年 月 日起施行。 5.6.2. 本制度由集团综合管理部解释并修改。 6. 支持性文件:
7. 相关记录:
7.1. 《档案保管登记台帐》
MHKG-ZG-BD-032 MHKG-ZG-BD-033 MHKG-ZG-BD-034 MHKG-ZG-BD-035 MHKG-ZG-BD-036
7.2. 《档案借阅/复印审批单》
7.3. 《档案借阅/复印登记台账》 7.4. 《文件资料销毁请示》 7.5. 《档案销毁证明书》