关于文档（电子）及行政管理调研交流报告
公司领导：
为进一步加强公司文档（电子）和行政管理规范性，增强京沪工作协作，综合管理部行政专员(北京)于9月17至19日赴公司上海办公区开展调研和交流工作。现将有关情况汇报如下：
一、 调研交流主要部门领导和员工
二、调研、交流内容
1.文档、电子文档管理相关工作
2.保密管理相关工作
3.行政管理工作
4.信息化建设交流
三、工作总结
（一）文档、电子文档管理相关工作
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1.协助整理归档上海办公区历年文件
同本部门xxx进行交流近年来档案管理工作，并结合公司京沪两地办公实际情况，一同整理公司历年归档文件。其中2002年至2008年文件卷共49卷，已按公司要求，收入文件柜存档。将2008年至2014年文件中红头文件的领导批示页整理带回北京，与原文件合订后归档。将2008年至2014年文件中无需保存的非正式文件进行集中清理和销毁。
2.公司档案管理征求意见
目前，证券投资部、资产管理部、研究部、财务清算部均按照公司现有办法，将档案按项目不同进行分卷归集管理，并于年底上交综合管理部。各部门所有合同、协议等原始文件在综合管理部归档，各部门经办人存复印件。
经与证券投资部总经理沟通，按照公司要求和实际需要，拟定证券投资部所存档案，应包含但不仅限于委托业务和自营业务年度授权书、投资建议表及交易指令、止损方案（季度）、季度投资报告等。
经与资产管理部副总经理沟通，拟定资产管理部应存档案，包含但不仅限于月度业务简报、保密协议、合同（法审）复印件、投资顾问授权书以及相关变更资料、信息披露审批表、定期报告及项目清算报告、投资建议表及交易指令、发行材料等。
研究部总经理表示，研究部相关工作中股票池及调整相关文件（股票池调整建议表）应归入公司档案存储范围，研究报告及投资策略因存在时效性，建议在Notes系统中保存即可，无需归档纸质保存。待经过商议和广泛征求意见后修订办法，并上报公司领导审批。
3.电子文档管理交流
按照集团要求，北京已开展电子文档管理专项工作。此次，结合上海办公实际情况，对电子文档的建立，分类和归档等进行了交流和安排。
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（二）保密管理相关工作
1.保密办法（试行版）试行中的意见建议
调研各部门对2014年公司保密工作管理办法（试行版）试行过程中的意见和建议。各部门对办法的修订较为肯定，并表示严格执行公司相关保密办法，今后试行过程中一旦出现问题，将及时向综合管理部提出问题，逐步健全和完善保密办法。
2.落实签订保密工作责任书和保密承诺书
根据公司保密工作管理办法（试行版）要求，公司全体员工签订保密承诺书，公司各部门经理（负责人）签订保密工作责任书。上海办公区员工共25人签订保密承诺书（应签27人，其中含产假2人，待回公司后补签），部门经理（负责人）共5人签订保密工作责任书，已整理并带回北京存档管理。
（三）行政管理工作交流
1.日常行政事务性工作交流
同本部门xxx进行日常行政工作的交流。上海办公区行政事务性工作涉及公司资质变更、年检，人事社保、会议室管理、日常办公用品购置等，着重体现工作的综合性、辅助性、和服务性；北京办公区的行政工作涉及文件流转归档、保密工作管理、内外网信息上挂、办公用品购置等，相对于上海办公区，北京着重突出工作的综合性、政策性、机要性。两地办公既有差异，也存在共性。差异性要求两地及时进行沟通，提高工作的默契度，同时共性是工作的及时性、突发性和琐碎性，要求我们具有有足够的责任感和工作热情。通过此次交流，加强了公司两地对彼此行政工作的了解，更加促进日后工作的协作性，为行政工作的统一性、规范性管理奠定了良好的基础。
2.“京沪万里行—计步活动”交流
在部门领导的安排下，召开部门专题会，展开关于“京沪万里行”相关
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活动的交流和方案初步设定。
（四）信息化建设交流
就公司下一阶段信息化建设专题，部门领导组织进行了深入讨论和交流。行政专员（北京）根据集团各个办公系统（集成办公系统及其他）要求，就公司行政管理方面、档案、电子档案管理方面的信息化需求进行了汇报。唐总建议，下一步将针对具体需求，征求集团信息管理总部意见，落实具体措施，并估算出该系统成本及成本效益比，为信息化建设工作的开展做好必要的准备。
特此报告。
综合管理部
2014年9月 4
关于文档（电子）及行政管理调研交流报告
公司领导：
为进一步加强公司文档（电子）和行政管理规范性，增强京沪工作协作，综合管理部行政专员(北京)于9月17至19日赴公司上海办公区开展调研和交流工作。现将有关情况汇报如下：
一、 调研交流主要部门领导和员工
二、调研、交流内容
1.文档、电子文档管理相关工作
2.保密管理相关工作
3.行政管理工作
4.信息化建设交流
三、工作总结
（一）文档、电子文档管理相关工作
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1.协助整理归档上海办公区历年文件
同本部门xxx进行交流近年来档案管理工作，并结合公司京沪两地办公实际情况，一同整理公司历年归档文件。其中2002年至2008年文件卷共49卷，已按公司要求，收入文件柜存档。将2008年至2014年文件中红头文件的领导批示页整理带回北京，与原文件合订后归档。将2008年至2014年文件中无需保存的非正式文件进行集中清理和销毁。
2.公司档案管理征求意见
目前，证券投资部、资产管理部、研究部、财务清算部均按照公司现有办法，将档案按项目不同进行分卷归集管理，并于年底上交综合管理部。各部门所有合同、协议等原始文件在综合管理部归档，各部门经办人存复印件。
经与证券投资部总经理沟通，按照公司要求和实际需要，拟定证券投资部所存档案，应包含但不仅限于委托业务和自营业务年度授权书、投资建议表及交易指令、止损方案（季度）、季度投资报告等。
经与资产管理部副总经理沟通，拟定资产管理部应存档案，包含但不仅限于月度业务简报、保密协议、合同（法审）复印件、投资顾问授权书以及相关变更资料、信息披露审批表、定期报告及项目清算报告、投资建议表及交易指令、发行材料等。
研究部总经理表示，研究部相关工作中股票池及调整相关文件（股票池调整建议表）应归入公司档案存储范围，研究报告及投资策略因存在时效性，建议在Notes系统中保存即可，无需归档纸质保存。待经过商议和广泛征求意见后修订办法，并上报公司领导审批。
3.电子文档管理交流
按照集团要求，北京已开展电子文档管理专项工作。此次，结合上海办公实际情况，对电子文档的建立，分类和归档等进行了交流和安排。
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（二）保密管理相关工作
1.保密办法（试行版）试行中的意见建议
调研各部门对2014年公司保密工作管理办法（试行版）试行过程中的意见和建议。各部门对办法的修订较为肯定，并表示严格执行公司相关保密办法，今后试行过程中一旦出现问题，将及时向综合管理部提出问题，逐步健全和完善保密办法。
2.落实签订保密工作责任书和保密承诺书
根据公司保密工作管理办法（试行版）要求，公司全体员工签订保密承诺书，公司各部门经理（负责人）签订保密工作责任书。上海办公区员工共25人签订保密承诺书（应签27人，其中含产假2人，待回公司后补签），部门经理（负责人）共5人签订保密工作责任书，已整理并带回北京存档管理。
（三）行政管理工作交流
1.日常行政事务性工作交流
同本部门xxx进行日常行政工作的交流。上海办公区行政事务性工作涉及公司资质变更、年检，人事社保、会议室管理、日常办公用品购置等，着重体现工作的综合性、辅助性、和服务性；北京办公区的行政工作涉及文件流转归档、保密工作管理、内外网信息上挂、办公用品购置等，相对于上海办公区，北京着重突出工作的综合性、政策性、机要性。两地办公既有差异，也存在共性。差异性要求两地及时进行沟通，提高工作的默契度，同时共性是工作的及时性、突发性和琐碎性，要求我们具有有足够的责任感和工作热情。通过此次交流，加强了公司两地对彼此行政工作的了解，更加促进日后工作的协作性，为行政工作的统一性、规范性管理奠定了良好的基础。
2.“京沪万里行—计步活动”交流
在部门领导的安排下，召开部门专题会，展开关于“京沪万里行”相关
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活动的交流和方案初步设定。
（四）信息化建设交流
就公司下一阶段信息化建设专题，部门领导组织进行了深入讨论和交流。行政专员（北京）根据集团各个办公系统（集成办公系统及其他）要求，就公司行政管理方面、档案、电子档案管理方面的信息化需求进行了汇报。唐总建议，下一步将针对具体需求，征求集团信息管理总部意见，落实具体措施，并估算出该系统成本及成本效益比，为信息化建设工作的开展做好必要的准备。
特此报告。
综合管理部
2014年9月 4