【财会信息化】ERP系统在委托代销工作中的应用
委托代销业务，是指企业将商品委托他人进行销售但商品所有权仍归本企业所有的销售方式，代销商品销售后，受托方与企业进行结算，并开具正式的销售发票，商品所有权转移。
在ERP系统中，委托代销业务的数据流程为：
1、销售系统：增加销售“订单”保存并审核(适用于必有订单模式)；
2、销售系统：参照订单生成“发货单”保存并审核；
3、库存系统：直接审核或参照发货单生成“出库单”并审核；
4、存货系统：结转发货成本，发货单记账/生成凭证：
分录一：
借：1406发出商品
贷：1405库存商品
5、销售系统：根据代销清单开具增值税发票，参照发货单生成“委托代销结算单”并审核(自动生成增值税发票)/发票复核；
6、存货系统：结转销售商品成本，发出商品记账/生成凭证：
分录二：
借：6401主营业务成本
贷：1406发出商品
7、应收系统：确认销售收入和应收债权，应收单据审核/制单处理：
分录三：
借：1122应收账款
贷：6001主营业务收入
22210105应交税费—应交增值税(销项税额)
通过此流程可以实现对委托代销业务的单据处理、会计核算、实时监控、内容控制等多种功能，满足各种管理的需要，但需事先进行相关的系统设置。本文以用友850为例对相关设置进行说明。
一、常用凭证的设置
委托代销的操作分两大步骤：第一、发出委托代销货物，结转发出商品成本；第二、根据代销清单结算开票，确认销售收入、结转销售成本。若想达到数据流程描述的效果，即发货生成分录一、结算开票生成录二和分录三，则首先应将存货“选项”中的委托代销成本核算方式设置为“按发出商品核算”，这样才能在存货系统执行(发货单+发票)记账并生成相应凭证或分录。
(一)存货系统常用凭证设置
在代销业务中会计分录一、二、三经常重复使用，设置常用凭证，可以在相关单据审核、记账后自动生成所需要的正确凭证。
1、委托代销商品“存货科目”设置
委托代销商品存货科目的设置，就是把代销业务中使用的存货科目设置为默认科目，即在同一行中对应存货科目为“库存商品”的委托代销发出商品科目应设置为“1406发出商品”。这里应注意不要把代销商品的存货科目与普通销售的存货科目混淆，更不能代替。
2、委托代销商品“对方科目”设置
委托代销商品对方科目的设置，就是把代销业务中使用的对应科目设置为默认科目，即
隶属于代销商品的收发类别所对应的对方科目设置为“6401主营业务成本”，此设置类同于普通销售的设置。
通过以上的科目设置，可以在存货系统中，执行(发货单+发票)的发出商品记账后自动生成凭证(或分录)一和凭证(或分录)二。
(二)应收系统销售收款常用凭证设置
实践中销售业务又分赊销和现销(系统中称之为普通销售和销售现结)，所生成的会计分录也有所区别。两种业务除了是否做“发票现结”处理的区别外，在科目设置上也有所不同。
1、赊销业务应收凭证设置
在应收系统的基本科目设置对话框中，将应收科目设置为“1122应收账款”、将销售收入科目设置为“6001主营业务收入”、将应交增值税科目设置为“22210105应交税费——应交增值税(销项税额)”。
通过以上的科目设置可以在应收系统执行完应收单据(发票)审核后，在制单处理时自动生成凭证(或分录)三，即按价税合计借记1 122应收账款，按销售额贷记6 001主营业务收入，按增值税贷记22 210 105应交税费——应交增值税(销项税额)。
2、现结业务收款凭证设置
现结业务设置是赊销业务的延伸，需要在赊销设置的基础上同时进行结算科目的设置，也就是告诉系统收款方式所对应的会计科目是什么。例如现金结算方式所对应的科目是“1001库存现金”，转账支票结算方式所对应的科目是“1002银行存款”，银行汇票结算方式所对应的科目也是“1002银行存款”。这样在做发票现结处理后，现结制单时将自动生成如下凭证：
分录四：
借：1001库存现金
贷：6001主营业务收入
22210105应交税费——应交增值税(销项税额)
二、整件发货、零星退回的应对
在日常的代销业务中经常会出现整件发货、零星退回的现象，工作中小计量单位和大计量单位常常一起使用。但是用友850软件中所有单据上的单价都是针对主计量单位的。为了便于主计量和辅计量的换算和全面反映，需要将生活中最小的计量单位设置为主计量，大计量单位设为辅计量。同时，在工作中禁止以大计量单位定价，以避免出现小计量单位的单价除不尽留有尾差的现象。下面举例说明委托代销工作中整发、零退的应对处理。
例：某公司委托代码为003的利益公司代销两种规格的火腿，其计量单位、价格、代销情况如下：
计量单位：1包=50根；根设为计量单位、包为辅计量单位，换算率50规格80克、代码为010的火腿每根含税单价12元，每包60元；规格150克、代码为011的火腿每根含税单价2元，每包100元。
委托代销发出、结算、退回一览
表
日期
摘要
发货
结算
未结算
9.20
发出10包
500根
500*80g
9.26
委托退回
-90根
410*80g
9.27
代销结算
400
10*80g
9.28
发出5包
250根
10*80g
250*150g
9.29
代销结算
7*80g
60*150g
3*80g
190*150g
9.30
结算退回
-60*150g
9.30
委托退回
-190根
3*80g
首先，令所有的单据上均能显示主、辅计量的信息。该软件默认的显示格式均无换算率和辅计量栏目，所以要在“企业门户”的“基础信息”中进行“单据设置”，将销售模块中的订单“显示”格式、发票“显示”格式、委托代销相关单据“显示”格式中的“表体项目”处，单击右键添加“换算率”和“单位”两栏，以便能够录入主、辅计量的信息。这样可以完整地反映发货、结算、结存所有的数量信息，便于收发方详细对账以及委托代销的监管。
其次，在销售“选项”中，将“新增退货单默认”设置为“参照发货单”、“新增发票默认”设置为“参照发货单”。这样可以达到退货数量自动冲减发货数量的效果。结算前退货的，结算开票数量最高限额为退货后结存数量，这便于开票参照，同时也能减少数量错误的发生。
三、代销情况的实时监控
企业委托他人代销商品，最关心的是结算情况。管理者希望在任意时刻都清楚未结算的数量，甚至结存货物的货龄，有保质期的商品尤其如此。那么，如何得到这些信息呢?结合上述例题，通过ERP可以查询该公司2007年9月份委托利益公司代销火腿的情况，了解9月30日委托代销的发货、结算、结存数量信息。
在销售模块的“账表”菜单下，打开“明细账”查询“委托代销明细账”。在过滤条件中录入：存货代码010、客户代码003。在此，要注意货物代码010至010的选入，若过滤对话框中后面的010省略，则无法获得单个货物代码010、规格80克火腿的信息，而将显示010到011所有货物名称为火腿的全部信息，即综合信息。010查询结果如图1所示。
图1
采用同样方法查询存货代码011、规格150克火腿代销情况，查询结果如图2所示。
图2
将图1和图2的信息与委托代销发出、结算、退回一览表进行核对，可以发出系统反映了发货、退货、结算、结算退回、结存数量等客观信息，便于委托受托双方的账目核对，有利于委托方实现委托代销品的优化管理。■
【财会信息化】ERP系统在委托代销工作中的应用
委托代销业务，是指企业将商品委托他人进行销售但商品所有权仍归本企业所有的销售方式，代销商品销售后，受托方与企业进行结算，并开具正式的销售发票，商品所有权转移。
在ERP系统中，委托代销业务的数据流程为：
1、销售系统：增加销售“订单”保存并审核(适用于必有订单模式)；
2、销售系统：参照订单生成“发货单”保存并审核；
3、库存系统：直接审核或参照发货单生成“出库单”并审核；
4、存货系统：结转发货成本，发货单记账/生成凭证：
分录一：
借：1406发出商品
贷：1405库存商品
5、销售系统：根据代销清单开具增值税发票，参照发货单生成“委托代销结算单”并审核(自动生成增值税发票)/发票复核；
6、存货系统：结转销售商品成本，发出商品记账/生成凭证：
分录二：
借：6401主营业务成本
贷：1406发出商品
7、应收系统：确认销售收入和应收债权，应收单据审核/制单处理：
分录三：
借：1122应收账款
贷：6001主营业务收入
22210105应交税费—应交增值税(销项税额)
通过此流程可以实现对委托代销业务的单据处理、会计核算、实时监控、内容控制等多种功能，满足各种管理的需要，但需事先进行相关的系统设置。本文以用友850为例对相关设置进行说明。
一、常用凭证的设置
委托代销的操作分两大步骤：第一、发出委托代销货物，结转发出商品成本；第二、根据代销清单结算开票，确认销售收入、结转销售成本。若想达到数据流程描述的效果，即发货生成分录一、结算开票生成录二和分录三，则首先应将存货“选项”中的委托代销成本核算方式设置为“按发出商品核算”，这样才能在存货系统执行(发货单+发票)记账并生成相应凭证或分录。
(一)存货系统常用凭证设置
在代销业务中会计分录一、二、三经常重复使用，设置常用凭证，可以在相关单据审核、记账后自动生成所需要的正确凭证。
1、委托代销商品“存货科目”设置
委托代销商品存货科目的设置，就是把代销业务中使用的存货科目设置为默认科目，即在同一行中对应存货科目为“库存商品”的委托代销发出商品科目应设置为“1406发出商品”。这里应注意不要把代销商品的存货科目与普通销售的存货科目混淆，更不能代替。
2、委托代销商品“对方科目”设置
委托代销商品对方科目的设置，就是把代销业务中使用的对应科目设置为默认科目，即
隶属于代销商品的收发类别所对应的对方科目设置为“6401主营业务成本”，此设置类同于普通销售的设置。
通过以上的科目设置，可以在存货系统中，执行(发货单+发票)的发出商品记账后自动生成凭证(或分录)一和凭证(或分录)二。
(二)应收系统销售收款常用凭证设置
实践中销售业务又分赊销和现销(系统中称之为普通销售和销售现结)，所生成的会计分录也有所区别。两种业务除了是否做“发票现结”处理的区别外，在科目设置上也有所不同。
1、赊销业务应收凭证设置
在应收系统的基本科目设置对话框中，将应收科目设置为“1122应收账款”、将销售收入科目设置为“6001主营业务收入”、将应交增值税科目设置为“22210105应交税费——应交增值税(销项税额)”。
通过以上的科目设置可以在应收系统执行完应收单据(发票)审核后，在制单处理时自动生成凭证(或分录)三，即按价税合计借记1 122应收账款，按销售额贷记6 001主营业务收入，按增值税贷记22 210 105应交税费——应交增值税(销项税额)。
2、现结业务收款凭证设置
现结业务设置是赊销业务的延伸，需要在赊销设置的基础上同时进行结算科目的设置，也就是告诉系统收款方式所对应的会计科目是什么。例如现金结算方式所对应的科目是“1001库存现金”，转账支票结算方式所对应的科目是“1002银行存款”，银行汇票结算方式所对应的科目也是“1002银行存款”。这样在做发票现结处理后，现结制单时将自动生成如下凭证：
分录四：
借：1001库存现金
贷：6001主营业务收入
22210105应交税费——应交增值税(销项税额)
二、整件发货、零星退回的应对
在日常的代销业务中经常会出现整件发货、零星退回的现象，工作中小计量单位和大计量单位常常一起使用。但是用友850软件中所有单据上的单价都是针对主计量单位的。为了便于主计量和辅计量的换算和全面反映，需要将生活中最小的计量单位设置为主计量，大计量单位设为辅计量。同时，在工作中禁止以大计量单位定价，以避免出现小计量单位的单价除不尽留有尾差的现象。下面举例说明委托代销工作中整发、零退的应对处理。
例：某公司委托代码为003的利益公司代销两种规格的火腿，其计量单位、价格、代销情况如下：
计量单位：1包=50根；根设为计量单位、包为辅计量单位，换算率50规格80克、代码为010的火腿每根含税单价12元，每包60元；规格150克、代码为011的火腿每根含税单价2元，每包100元。
委托代销发出、结算、退回一览
表
日期
摘要
发货
结算
未结算
9.20
发出10包
500根
500*80g
9.26
委托退回
-90根
410*80g
9.27
代销结算
400
10*80g
9.28
发出5包
250根
10*80g
250*150g
9.29
代销结算
7*80g
60*150g
3*80g
190*150g
9.30
结算退回
-60*150g
9.30
委托退回
-190根
3*80g
首先，令所有的单据上均能显示主、辅计量的信息。该软件默认的显示格式均无换算率和辅计量栏目，所以要在“企业门户”的“基础信息”中进行“单据设置”，将销售模块中的订单“显示”格式、发票“显示”格式、委托代销相关单据“显示”格式中的“表体项目”处，单击右键添加“换算率”和“单位”两栏，以便能够录入主、辅计量的信息。这样可以完整地反映发货、结算、结存所有的数量信息，便于收发方详细对账以及委托代销的监管。
其次，在销售“选项”中，将“新增退货单默认”设置为“参照发货单”、“新增发票默认”设置为“参照发货单”。这样可以达到退货数量自动冲减发货数量的效果。结算前退货的，结算开票数量最高限额为退货后结存数量，这便于开票参照，同时也能减少数量错误的发生。
三、代销情况的实时监控
企业委托他人代销商品，最关心的是结算情况。管理者希望在任意时刻都清楚未结算的数量，甚至结存货物的货龄，有保质期的商品尤其如此。那么，如何得到这些信息呢?结合上述例题，通过ERP可以查询该公司2007年9月份委托利益公司代销火腿的情况，了解9月30日委托代销的发货、结算、结存数量信息。
在销售模块的“账表”菜单下，打开“明细账”查询“委托代销明细账”。在过滤条件中录入：存货代码010、客户代码003。在此，要注意货物代码010至010的选入，若过滤对话框中后面的010省略，则无法获得单个货物代码010、规格80克火腿的信息，而将显示010到011所有货物名称为火腿的全部信息，即综合信息。010查询结果如图1所示。
图1
采用同样方法查询存货代码011、规格150克火腿代销情况，查询结果如图2所示。
图2
将图1和图2的信息与委托代销发出、结算、退回一览表进行核对，可以发出系统反映了发货、退货、结算、结算退回、结存数量等客观信息，便于委托受托双方的账目核对，有利于委托方实现委托代销品的优化管理。■