作者：张燕
情报资料工作 1997年01期
联合国资料是联合国及联合国所属组织出版或印发的文献资料，包括文件、报告、图书、期刊、统计及各种信息资料，内容丰富，涉及面广，具有较高使用价值。
根据联合国出版局的规定，联合国各会员国的国家图书馆和重要地区图书馆都可以申请与其建立文献保存关系。申请被批准后，联合国图书馆负责向各“文献收藏图书馆”免费分发联合国公开发行的书刊和文件。北京图书馆是联合国批准成立的“文献收藏馆”之一，与联合国的文献保存关系可以追溯到北京图书馆的前身——北平图书馆。早在1947年，北平图书馆就与联合国建立了文献保存关系，但数量有限，寄送时间也不稳定。1971年，我国在联合国恢复合法席位后，北京图书馆作为联合国“文献收藏图书馆”的地位也被正式确认。北京图书馆于1973年成立了联合国资料组，专门负责联合国资料的收集整理工作。20多年来，收藏数量直线上升，收藏范围不断扩大。从数量上看，1974年全年收到图书200多种，期刊280多册，文件8000余份；1995年全年共收到图书1500多种，期刊1200多册，文件1万余份。从入藏范围看，由原来只收集联合国总部的出版物，扩大到现在的收藏联合国及其十几个专门机构的资料。北京图书馆现存联合国资料25万余件，其数量之多、范围之广，在我国同类资料收藏单位中处于领先地位。
本文试就联合国资料的收藏、管理与开发利用进行初步探讨，以期更好地发挥联合国资料在我国社会主义建设中的作用。
1 联合国资料的收藏
众所周知，联合国及其所属各组织所处理和研究的问题均为国际社会所面临的重要问题。而联合国各机构的成员，都是各个国家政府派出的代表，他们在各个机构、各种会议上对各种问题所表明的立场、观点都是代表各个国家的，具有官方的权威性；同时，联合国各机构的活动涉及政治、经济、文化、科技、法律等各个专业，各会员国派往联合国各机构工作的人员都是各国各方面的专家，他们所提供的研究成果质量较高，记录这些研究成果的联合国文献，在各个领域无疑都具有国际公认的权威性。因此，收集好联合国资料，无论对我国的外事活动，还是对我国的经济建设、文化交流、学术研究都有着重要意义。
联合国资料不同于一般的文献资料，是特种文献，存在着特殊性：一是类型的多样性，包含有图书、期刊、文件、缩微平片、软盘、图表、统计、报告、小册子等。二是资料来源的渠道多元性，因为联合国资料不仅包括联合国总部本身出版的文献，还包括16个各自独立、但又与联合国有关的专门机构(联合国粮农组织FAO、联合国教科文组织UNESCO、世界卫生组织WHO、世界银行WB、世界气象组织WMO、世界知识产权组织WIPO、国际劳工组织ILO、国际货币基金组织IMF、国际民用航空组织ICAO、国际原子能组织IAEA、政府间海事协商组织IMO、联合国工业发展组织UNIDO、世界贸易组织WTO、国际电信联盟ITU、国际农业发展基金会IFAD、万国邮政联盟UPU)的出版物，每个组织都有权决定本组织文献出版物的“收藏图书馆”，要想获得各组织的“收藏图书馆”地位，必须分别主动与各组织取得联系，提出申请，才能获得各组织免费提供的资料。同时，有些资料是免费的，有些则必须订购。三是资料内容涉及的领域多极性，既有社会科学，又有自然科学；使用的文字有汉语，但绝大多数是西文，以英文为主。根据联合国资料的上述重要性和特殊性的特点，在收藏时必须强调：
(1)主动收藏。由于联合国资料大部分是免费提供的，容易形成被动式的坐等对方赠送，影响系统入藏。主动收藏的办法有四：一是主动与联合国及其各机构联系，争取获得更多的机构向我们免费赠送文献资料。例如前两年，关贸总协定的资料来源没有解决，因此该组织公布的与商业、贸易有关的条约、协定、法规以及有关出口、进口、收支、价格、补贴、海关规则及各国商业政策等文献都缺藏，无法满足读者查阅的需求，经申请批准与该组织建立了图书收藏关系，问题才得到了解决；二是函索收集，以补齐漏发的文献；三是出资订购，以收集重要而又无法免费获得的文献；四是协作补充，在国内对口入藏联合国资料的有关部委、情报所、研究所、院校之间互换复本，以补充所缺。
(2)及时收藏。联合国资料时间性极强，有些过时的文件将失去其使用价值。同时有些联合国资料需要在出版的两年内催补，过期不给予保留。为了做到及时而有计划地收藏，必须想方设法收集联合国及其所属机构的出版目录，以了解出版信息、掌握出版动态。联合国各组织的出版机构，有的主动寄送目录，有的则要主动去函索要。获取出版目录后，要及时核对，明确哪些是免费提供的，哪些是必须订购的，对出资订购的部分，要搞清哪些是必须收藏的，哪些是可以不订的。
(3)重点收藏。在保证联合国资料全面系统入藏、不缺不漏的基础上，要分清主次和轻重。对外交、政治、经济、法律、科技、标准、专题报告、统计等有参考价值和学术价值的资料要保证其完整性，对期刊或系列性资料，要保证其连续性。
(4)有序收藏。要完善采访制度，即建立连续出版物的登记造册制度，如入藏记录卡，收到资料、赠送交换资料、订购资料等各种登记册。上述档案可以准确反映联合国资料的收集、入藏的全过程，为不断丰富、完善藏书提供依据。
2 联合国资料的管理
联合国资料的管理工作包括：登录、分类、编目、典藏等，各个环节之间，要紧密衔接。由于联合国资料来源渠道多、数量大、文献类型复杂，在资料的管理上，不宜采用对一般资料适用的流水作业，而应采用一条龙式的专人负责制。即对不同类型、不同机构的资料，由不同的人员负责管理，从采编、入藏、管理到开发利用，都由分工的专人负责。实践证明，这种管理方法完全适合对联合国资料这一特种资料的管理。这样，有利于使管理工作有条不紊地高效进行。贯彻一条龙式专人负责制，在实践中要掌握两条：
(1)按照文献的不同类型，由专人分别管理。联合国资料的类型，主要可分为图书、期刊、文件和缩微平片这四种。每一种类型的资料在各自加工整理过程中，各不相同、各具特点。因此，其管理方法必须遵循各自的客观规律，经过系统地整理，组成有机的整体。将资料按类型分开进行管理有三个好处：一是有利于管理。联合国资料即使是同一机构发行的，其类型也很多，而对每一种类型的资料，在管理过程中又有着不同的要求，例如，UN及其所属的UNESCO、FAO这三个机构，既出版图书、期刊，也发行文件和平片。我们按照其各自的工序进行分别集中管理。二是有利于读者检索资料。由于资料是按类型分工的，每一种类型的资料都有各自的检索工具，可以分别通过书名目录、刊名目录、文件目录查找所需资料，速度要快得多。三是有利于提高效率。资料按照类型分开后，使多机构、多类型的繁杂资料相对简化，资料的加工整理过程也相对简单了，负责每种资料的专人的工作也相对单一了。
(2)按照资料数量的多少，确定分工人数并实行一条龙负责制。联合国资料按类型分开后，再根据各机构出版发行资料的多少设置人员，固定岗位，形成专门管理，专人负责，从收集整理、典藏到参考咨询负责到底。这样做的优点：一是管理人员了解并掌握资料收集与管理的全过程，在整理工作中可以看出各机构资料的多少，某些资料是否齐全，对缺少、漏发的资料，及时采取催补措施，使收集工作更有针对性；二是由专人管理资料，便于把收集、整理与利用各环节结合起来考虑，收集时可以考虑资料的价值与利用，整理时可以考虑怎样才能更方便使用；三是管理人员更容易从某一专业、某一领域深入了解资料，掌握资料内容，便于解答读者的有关问题。
3 联合国资料的开发利用
国内一些从事研究工作的专家、学者经常来北图联合国资料组查阅有关资料。一些高校师生也经常利用联合国资料撰写学位论文或编写专业文章。国家机关各部委和一些企事业单位，则主要查阅联合国资料中的经济类和统计类资料。根据近年来对1679张读者借书条的统计分析，联合国资料在政治、外交、法律、经济、学术研究等方面发挥了重要作用。
但是，从十多年的读者阅览调查情况看，读者的人数和查阅资料的范围都还十分有限。例如，现在收藏的25万份联合国资料中，文件约占20万份，总占收藏量的80%，而读者借阅这部分资料的比率只有2%左右。有些读者虽然听说过联合国资料，但并不知道联合国资料所包含的内容；还有更多的读者并不知道北京图书馆有这么丰富的联合国资料。可以说，开发利用联合国资料的问题还没有引起有关领导和广大读者的重视。现有的利用程度，远远没有充分发挥其应有的价值。所以，需要加强对联合国资料的开发利用。目前可以从以下方面着手：
(1)宣传介绍联合国资料的作用和内容。①要在收集和管理联合国资料的过程中，对有参考价值的文献资料进行二、三次文献的加工，以文摘、综述或是以简报、书评、新书广告等形式，向国内其它图书信息机构分发；②举办新书展览，让更多的人直接接触联合国资料。对联合国发行的新书、新刊可进行开架展览，展览形式可以是综合型的，也可以按主题、按组织机构分别展出；③举办讲座，聘请对联合国资料某一方面内容有研究的专家，讲解该方面资料的利用与开发，使现有文献资料得到深层次的开发；④依靠国内新闻媒介，扩大影响面，通过系统地介绍联合国资料，吸引更多读者。
(2)对联合国资料中最具特色的文献，即统计资料进行重点开发。联合国系统各组织机构出版的统计资料在联合国资料中占有重要地位，从读者登记中可以发现大部分是利用统计资料的。联合国统计资料一般是由各国政府部门提供，或者由专家把世界各国的统计资料集中加工，数据比较详细、可靠，具有权威性和实用性。利用这些资料，可以掌握有关领域的当前状况，预测发展趋势，进行立项的可行性研究以及用以作为制定某一标准的依据。目前常用的如：《联合国统计年鉴》汇集了全世界近200个国家和地区的统计资料，可查出有关人口、国民收入、工农业生产、能源、贸易以及交通运输等方面的世界经济统计，但它存在着出版不及时的问题；要查近期统计数字，就应参考《联合国统计月报》，两者在内容上稍有不同，可以互作补充。常用的统计资料还有：《工业统计年鉴》、《世界能源统计年鉴》、《建筑统计年鉴》、《国民核算统计年鉴》、《国际贸易统计年鉴》、《国际商品统计年鉴》、《人口统计年鉴》等。
(3)开展咨询业务，解答读者提出的问题。北京图书馆的联合国资料是对外开放供读者查阅的，但有些读者由于时间紧、任务急，需要短期内得到某一方面的资料，而他们又没有时间坐下来仔细查阅；有些读者由于不懂英语，很难利用联合国资料；有些读者没有接触过联合国资料，不知从何查起；有些外省市读者限于经济条件无法亲自来北京查阅。上述这些读者希望得到帮助的，都可以通过电话、信函、来人咨询或委托代查。
(4)了解和掌握其他情报单位收藏联合国资料的情况，开展馆际互借业务。我国除北京图书馆是联合国的“文献收藏图书馆”外，重庆图书馆和上海图书馆也是联合国的“文献收藏图书馆”，此外，还有一些大学图书馆、情报研究所也收藏有关联合国资料，应积极与这些单位取得联系，互相了解收藏情况，建立联合国资料网络系统，开展馆际互借业务，并为读者提供资料收藏信息，使之能多渠道得到联合国资料。
为了更好地开发利用联合国资料，提高负责这方面资料的工作人员的素质至关重要。工作人员必须具有较高的英语水平、较扎实的图书馆专业知识、较广泛的社会科学和自然科学常识，才能开发利用好联合国资料。
作者介绍：北京图书馆参考部 北京 100081
作者：张燕
情报资料工作 1997年01期
联合国资料是联合国及联合国所属组织出版或印发的文献资料，包括文件、报告、图书、期刊、统计及各种信息资料，内容丰富，涉及面广，具有较高使用价值。
根据联合国出版局的规定，联合国各会员国的国家图书馆和重要地区图书馆都可以申请与其建立文献保存关系。申请被批准后，联合国图书馆负责向各“文献收藏图书馆”免费分发联合国公开发行的书刊和文件。北京图书馆是联合国批准成立的“文献收藏馆”之一，与联合国的文献保存关系可以追溯到北京图书馆的前身——北平图书馆。早在1947年，北平图书馆就与联合国建立了文献保存关系，但数量有限，寄送时间也不稳定。1971年，我国在联合国恢复合法席位后，北京图书馆作为联合国“文献收藏图书馆”的地位也被正式确认。北京图书馆于1973年成立了联合国资料组，专门负责联合国资料的收集整理工作。20多年来，收藏数量直线上升，收藏范围不断扩大。从数量上看，1974年全年收到图书200多种，期刊280多册，文件8000余份；1995年全年共收到图书1500多种，期刊1200多册，文件1万余份。从入藏范围看，由原来只收集联合国总部的出版物，扩大到现在的收藏联合国及其十几个专门机构的资料。北京图书馆现存联合国资料25万余件，其数量之多、范围之广，在我国同类资料收藏单位中处于领先地位。
本文试就联合国资料的收藏、管理与开发利用进行初步探讨，以期更好地发挥联合国资料在我国社会主义建设中的作用。
1 联合国资料的收藏
众所周知，联合国及其所属各组织所处理和研究的问题均为国际社会所面临的重要问题。而联合国各机构的成员，都是各个国家政府派出的代表，他们在各个机构、各种会议上对各种问题所表明的立场、观点都是代表各个国家的，具有官方的权威性；同时，联合国各机构的活动涉及政治、经济、文化、科技、法律等各个专业，各会员国派往联合国各机构工作的人员都是各国各方面的专家，他们所提供的研究成果质量较高，记录这些研究成果的联合国文献，在各个领域无疑都具有国际公认的权威性。因此，收集好联合国资料，无论对我国的外事活动，还是对我国的经济建设、文化交流、学术研究都有着重要意义。
联合国资料不同于一般的文献资料，是特种文献，存在着特殊性：一是类型的多样性，包含有图书、期刊、文件、缩微平片、软盘、图表、统计、报告、小册子等。二是资料来源的渠道多元性，因为联合国资料不仅包括联合国总部本身出版的文献，还包括16个各自独立、但又与联合国有关的专门机构(联合国粮农组织FAO、联合国教科文组织UNESCO、世界卫生组织WHO、世界银行WB、世界气象组织WMO、世界知识产权组织WIPO、国际劳工组织ILO、国际货币基金组织IMF、国际民用航空组织ICAO、国际原子能组织IAEA、政府间海事协商组织IMO、联合国工业发展组织UNIDO、世界贸易组织WTO、国际电信联盟ITU、国际农业发展基金会IFAD、万国邮政联盟UPU)的出版物，每个组织都有权决定本组织文献出版物的“收藏图书馆”，要想获得各组织的“收藏图书馆”地位，必须分别主动与各组织取得联系，提出申请，才能获得各组织免费提供的资料。同时，有些资料是免费的，有些则必须订购。三是资料内容涉及的领域多极性，既有社会科学，又有自然科学；使用的文字有汉语，但绝大多数是西文，以英文为主。根据联合国资料的上述重要性和特殊性的特点，在收藏时必须强调：
(1)主动收藏。由于联合国资料大部分是免费提供的，容易形成被动式的坐等对方赠送，影响系统入藏。主动收藏的办法有四：一是主动与联合国及其各机构联系，争取获得更多的机构向我们免费赠送文献资料。例如前两年，关贸总协定的资料来源没有解决，因此该组织公布的与商业、贸易有关的条约、协定、法规以及有关出口、进口、收支、价格、补贴、海关规则及各国商业政策等文献都缺藏，无法满足读者查阅的需求，经申请批准与该组织建立了图书收藏关系，问题才得到了解决；二是函索收集，以补齐漏发的文献；三是出资订购，以收集重要而又无法免费获得的文献；四是协作补充，在国内对口入藏联合国资料的有关部委、情报所、研究所、院校之间互换复本，以补充所缺。
(2)及时收藏。联合国资料时间性极强，有些过时的文件将失去其使用价值。同时有些联合国资料需要在出版的两年内催补，过期不给予保留。为了做到及时而有计划地收藏，必须想方设法收集联合国及其所属机构的出版目录，以了解出版信息、掌握出版动态。联合国各组织的出版机构，有的主动寄送目录，有的则要主动去函索要。获取出版目录后，要及时核对，明确哪些是免费提供的，哪些是必须订购的，对出资订购的部分，要搞清哪些是必须收藏的，哪些是可以不订的。
(3)重点收藏。在保证联合国资料全面系统入藏、不缺不漏的基础上，要分清主次和轻重。对外交、政治、经济、法律、科技、标准、专题报告、统计等有参考价值和学术价值的资料要保证其完整性，对期刊或系列性资料，要保证其连续性。
(4)有序收藏。要完善采访制度，即建立连续出版物的登记造册制度，如入藏记录卡，收到资料、赠送交换资料、订购资料等各种登记册。上述档案可以准确反映联合国资料的收集、入藏的全过程，为不断丰富、完善藏书提供依据。
2 联合国资料的管理
联合国资料的管理工作包括：登录、分类、编目、典藏等，各个环节之间，要紧密衔接。由于联合国资料来源渠道多、数量大、文献类型复杂，在资料的管理上，不宜采用对一般资料适用的流水作业，而应采用一条龙式的专人负责制。即对不同类型、不同机构的资料，由不同的人员负责管理，从采编、入藏、管理到开发利用，都由分工的专人负责。实践证明，这种管理方法完全适合对联合国资料这一特种资料的管理。这样，有利于使管理工作有条不紊地高效进行。贯彻一条龙式专人负责制，在实践中要掌握两条：
(1)按照文献的不同类型，由专人分别管理。联合国资料的类型，主要可分为图书、期刊、文件和缩微平片这四种。每一种类型的资料在各自加工整理过程中，各不相同、各具特点。因此，其管理方法必须遵循各自的客观规律，经过系统地整理，组成有机的整体。将资料按类型分开进行管理有三个好处：一是有利于管理。联合国资料即使是同一机构发行的，其类型也很多，而对每一种类型的资料，在管理过程中又有着不同的要求，例如，UN及其所属的UNESCO、FAO这三个机构，既出版图书、期刊，也发行文件和平片。我们按照其各自的工序进行分别集中管理。二是有利于读者检索资料。由于资料是按类型分工的，每一种类型的资料都有各自的检索工具，可以分别通过书名目录、刊名目录、文件目录查找所需资料，速度要快得多。三是有利于提高效率。资料按照类型分开后，使多机构、多类型的繁杂资料相对简化，资料的加工整理过程也相对简单了，负责每种资料的专人的工作也相对单一了。
(2)按照资料数量的多少，确定分工人数并实行一条龙负责制。联合国资料按类型分开后，再根据各机构出版发行资料的多少设置人员，固定岗位，形成专门管理，专人负责，从收集整理、典藏到参考咨询负责到底。这样做的优点：一是管理人员了解并掌握资料收集与管理的全过程，在整理工作中可以看出各机构资料的多少，某些资料是否齐全，对缺少、漏发的资料，及时采取催补措施，使收集工作更有针对性；二是由专人管理资料，便于把收集、整理与利用各环节结合起来考虑，收集时可以考虑资料的价值与利用，整理时可以考虑怎样才能更方便使用；三是管理人员更容易从某一专业、某一领域深入了解资料，掌握资料内容，便于解答读者的有关问题。
3 联合国资料的开发利用
国内一些从事研究工作的专家、学者经常来北图联合国资料组查阅有关资料。一些高校师生也经常利用联合国资料撰写学位论文或编写专业文章。国家机关各部委和一些企事业单位，则主要查阅联合国资料中的经济类和统计类资料。根据近年来对1679张读者借书条的统计分析，联合国资料在政治、外交、法律、经济、学术研究等方面发挥了重要作用。
但是，从十多年的读者阅览调查情况看，读者的人数和查阅资料的范围都还十分有限。例如，现在收藏的25万份联合国资料中，文件约占20万份，总占收藏量的80%，而读者借阅这部分资料的比率只有2%左右。有些读者虽然听说过联合国资料，但并不知道联合国资料所包含的内容；还有更多的读者并不知道北京图书馆有这么丰富的联合国资料。可以说，开发利用联合国资料的问题还没有引起有关领导和广大读者的重视。现有的利用程度，远远没有充分发挥其应有的价值。所以，需要加强对联合国资料的开发利用。目前可以从以下方面着手：
(1)宣传介绍联合国资料的作用和内容。①要在收集和管理联合国资料的过程中，对有参考价值的文献资料进行二、三次文献的加工，以文摘、综述或是以简报、书评、新书广告等形式，向国内其它图书信息机构分发；②举办新书展览，让更多的人直接接触联合国资料。对联合国发行的新书、新刊可进行开架展览，展览形式可以是综合型的，也可以按主题、按组织机构分别展出；③举办讲座，聘请对联合国资料某一方面内容有研究的专家，讲解该方面资料的利用与开发，使现有文献资料得到深层次的开发；④依靠国内新闻媒介，扩大影响面，通过系统地介绍联合国资料，吸引更多读者。
(2)对联合国资料中最具特色的文献，即统计资料进行重点开发。联合国系统各组织机构出版的统计资料在联合国资料中占有重要地位，从读者登记中可以发现大部分是利用统计资料的。联合国统计资料一般是由各国政府部门提供，或者由专家把世界各国的统计资料集中加工，数据比较详细、可靠，具有权威性和实用性。利用这些资料，可以掌握有关领域的当前状况，预测发展趋势，进行立项的可行性研究以及用以作为制定某一标准的依据。目前常用的如：《联合国统计年鉴》汇集了全世界近200个国家和地区的统计资料，可查出有关人口、国民收入、工农业生产、能源、贸易以及交通运输等方面的世界经济统计，但它存在着出版不及时的问题；要查近期统计数字，就应参考《联合国统计月报》，两者在内容上稍有不同，可以互作补充。常用的统计资料还有：《工业统计年鉴》、《世界能源统计年鉴》、《建筑统计年鉴》、《国民核算统计年鉴》、《国际贸易统计年鉴》、《国际商品统计年鉴》、《人口统计年鉴》等。
(3)开展咨询业务，解答读者提出的问题。北京图书馆的联合国资料是对外开放供读者查阅的，但有些读者由于时间紧、任务急，需要短期内得到某一方面的资料，而他们又没有时间坐下来仔细查阅；有些读者由于不懂英语，很难利用联合国资料；有些读者没有接触过联合国资料，不知从何查起；有些外省市读者限于经济条件无法亲自来北京查阅。上述这些读者希望得到帮助的，都可以通过电话、信函、来人咨询或委托代查。
(4)了解和掌握其他情报单位收藏联合国资料的情况，开展馆际互借业务。我国除北京图书馆是联合国的“文献收藏图书馆”外，重庆图书馆和上海图书馆也是联合国的“文献收藏图书馆”，此外，还有一些大学图书馆、情报研究所也收藏有关联合国资料，应积极与这些单位取得联系，互相了解收藏情况，建立联合国资料网络系统，开展馆际互借业务，并为读者提供资料收藏信息，使之能多渠道得到联合国资料。
为了更好地开发利用联合国资料，提高负责这方面资料的工作人员的素质至关重要。工作人员必须具有较高的英语水平、较扎实的图书馆专业知识、较广泛的社会科学和自然科学常识，才能开发利用好联合国资料。
作者介绍：北京图书馆参考部 北京 100081