文件管理制度
一、 目的
通过对管理体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。 二、 范围
适用于所有公司文件、资料的管理和控制。 三、 职责
（一） 行政人事部对各单位管理体系文件的控制进行指导和监控。
（二）各单位文件管理员负责管理体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。 四、程序
（一）管理体系文件和资料的制定、审核、批准
1、公司各体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。
（二）文件和资料的发放
1、 一级文件的文件发放由总经理审批，由行政人事部建立发放记录。 2、 管理手册（各管理处）由物业副总审批，由行政人事部建立发放记录。
3、 部门管理手册由相关制定单位确定发放名单， 并建立发放记录。
4、 工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。 法规和条例由行政人事部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。 5、 法律法规类文件由行政人事部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。
6、以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文记录》。 （三） 质量体系文件和资料的保管
1、各级文件（工程、设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在行政人事部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。
2、 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。 3、存档作废文件在封面加盖“作废章”。 （四）文件和资料的有效性控制
1、为确保公司各级管理文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、C„„表示第一、第二、第三版„„；用0、1、2„„表示未经修改、第一、第二次修改„„。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行二年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。
2、相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控部门及公司行政人事部，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。 （五）质量体系文件和资料的更改
文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。 （六）文件借阅
1、根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。
2、 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。 3、对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。 （七） 公开文件的控制
1、公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。
2、 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或收集的单位负责。
3、各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客，审批记录应留用备查。 表单名称（需做）：
《文件发放名单》 《文件清单》 《文件修改记录》 《发放记录》 《收文记录》 《借阅记录》
文件管理制度
一、 目的
通过对管理体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。 二、 范围
适用于所有公司文件、资料的管理和控制。 三、 职责
（一） 行政人事部对各单位管理体系文件的控制进行指导和监控。
（二）各单位文件管理员负责管理体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。 四、程序
（一）管理体系文件和资料的制定、审核、批准
1、公司各体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。
（二）文件和资料的发放
1、 一级文件的文件发放由总经理审批，由行政人事部建立发放记录。 2、 管理手册（各管理处）由物业副总审批，由行政人事部建立发放记录。
3、 部门管理手册由相关制定单位确定发放名单， 并建立发放记录。
4、 工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。 法规和条例由行政人事部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。 5、 法律法规类文件由行政人事部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。
6、以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文记录》。 （三） 质量体系文件和资料的保管
1、各级文件（工程、设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在行政人事部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。
2、 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。 3、存档作废文件在封面加盖“作废章”。 （四）文件和资料的有效性控制
1、为确保公司各级管理文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、C„„表示第一、第二、第三版„„；用0、1、2„„表示未经修改、第一、第二次修改„„。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行二年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。
2、相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控部门及公司行政人事部，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。 （五）质量体系文件和资料的更改
文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。 （六）文件借阅
1、根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。
2、 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。 3、对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。 （七） 公开文件的控制
1、公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。
2、 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或收集的单位负责。
3、各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客，审批记录应留用备查。 表单名称（需做）：
《文件发放名单》 《文件清单》 《文件修改记录》 《发放记录》 《收文记录》 《借阅记录》