随着年底的临近，各种总结、汇报材料纷沓而至，成为不少人的负担。“举头望明月，低头写材料。各种盘点、各种总结，少则几千字，多则上万字，有的甚至年终总结还跟评优挂钩，让不少职场人深感头疼。那么年终总结如何避免六大误区？到底该怎样写呢？
误区一:“总结一定要低调”
我们从小接受的教育就是:做人一定要谦虚不要过于表现自己. 托尔斯泰曾经说过一句话:与其说得过分, 不如说得不全, 切忌浮夸铺张. 尤其对于需要配合的部门之间, 经理人往往更愿意充当一个教练、智囊的角色. 因此, “低调为人”是这类经理们普遍的职业心态。
于是, “低调”的总结中总是贯穿着“在上级的关怀和同仁的共同努力下”、“在领导的英明决策下”这类的套话, 难免让人觉得言之无物. 因此, 总结中要增加实质内容, 而非过多的官话、套话. 还有一种情况是, 把自己的失误总结得过于细致. 这种“放大缺点”的做法, 更会让领导怀疑你的能力。
而装模作样地所谓“自我检视”, 就使得年终总结难免带有更多的压抑与灰色。 其实, 我们不妨走出窠臼, 重新审视一下现实。
随着企业规模的不断提升, 许多领导层越来越放权, 客观地说即便是直线领导也并不能充分了解每一名下属的工作情况. 因此, 下属不要再幻想自己的所作所为“领导都会看在眼里、记在心上”, 他没有那么多时间, 也没有那么细腻的心思. 我们需要通过总结来沟通、来展现自
己取得的成绩, 往往会赢得更多的理解和支持! 事实上, 总结也是一个加强上下级沟通、加深了解的过程。
因此, 一份智慧与自信的总结, 一定会让你的上司对你刮目相看. 同时, 作为部门经理, 你的总结不仅关系到自己在上司心中的印象, 甚至还关系到本部门在上司心中的印象. 因此, 适度 “当仁不让”地表现自己的“作为”, 越来越具有现实意义。
误区二:“总结就是要格式化”
其实, 总结也是一个人思维模式的体现. 比如,A 君是理工科出身的项目经理, 他习惯于用数字说话, 他的总结通常都是数字和图表.A 君认为:这样的总结清晰而明朗, 可以客观、量化的反映工作情况, 同时由于他原来的老板很喜欢这种图表方式. 然而新任的老板似乎并不以为然, 把他的总结比喻为“冰冷的项目报告”。
而B 君是一位从事人力资源工作的年轻人, 平日里激情四射, 比较喜欢展示自己. 而他的年终总结, 也像他本人一样, 扬扬洒洒、激情飞扬, 然而, 似乎又缺少了客观的总结和系统性思考, 让人们热血沸腾之余, 没有看到什么真正的内容。
因此, 年终总结既不能只有客观数据、理性分析的“一目了解”, 也不能是纪实文学似的长篇报道, 而应该是一个有系统性的报告, 既有表格、图表作为辅助, 又要有清晰明朗的文字汇报。
同时, 在年终总结的汇报形式上, 也可以充分利用多媒体演示的方式, 给领导和同仁做一个更为直观和生动的年终汇报。
总之, 一个能被上司赞许的总结, 是需要能“跳出来”的总结. 当然, 前提是摸清并符合上司的要求与口味。
误区三:“报喜不报忧是上策”
在总结中, 大部分人都希望谈及自己得意的事, 而对于错误、失误、不愉快会不自觉的避重就轻, 这也是可以理解的. 就像职场人士在追求成功和逃避痛苦时, 往往会不自觉的给自己一些心理暗示. 比如:“自己非常优秀”、“他们都没有眼光”等等有利于自己的心理暗示. 因此, 人们也更愿意谈及自己的成功方面, 以使自己保持积极向上的精神状态。
因此, 许多人都会有报喜不报忧的倾向. 有的公司规定:在总结中, 一定要至少总结出自己的三点失误和不足. 但是有人依然会避重就轻, 只谈些无伤大雅的小失误, 甚至明贬暗褒的“好缺点”。
当然, 历史总有历史的原因. 有一个部门经理人说:我以前也爱总结自己的失误和不足, 但是发现领导会认为是你的能力不行, 甚至会常常拿这个说事儿, 或者需要你越来越多地进行汇报, 开始感觉是领导的关心, 但后来却有不被别人信任的感觉, 非常不舒服。
但是, 你是否想过:如果你不主动提及失误, 当由领导发现你的失误时, 你又该如何应对呢? “只重结果不重过程”的领导越来越少了, 领导有权并且需要知道真实的情况, 包括失误的原因。
一位部门经理说:面对失误, 我会更重视分析原因和改进的对策, 同时, 我也要让领导意识到失误并不是一个原因造成的. 比如:有的失误包括部门间的配合不利, 下属执行层的偏差, 领
导监督控制不利等原因, 但是我认为最重要的还是总结该如何避免这种失误再次发生, 我要提出改进的方向和方法。
误区四:“总结就要面面俱到”
年终总结对于部门经理来说, 不仅是要总结自己, 而且还要总结部门情况, 要尽可能全面地反映出一年的工作情况. 但是, 这里所说的全面绝对不是事无巨细, 更不是月总结或者周总结的堆砌, 一定要抓住这一年来的工作重点和几个突出的成绩、亮点进行阐述, 不能让领导产生“事情做了不少, 但都印象不深”之感. 总结既要有需要浓墨重彩的渲染, 也要有点到为止的内敛, 所谓张弛有度, 层次分明。
在总结来年的计划和展望时, 往往存在只有“轮廓”而没有“清晰线条”的感觉. 其实, 这也能体现出一个企业的文化, 是细致还是粗放。
有一个外企经理人说:我们在年终总结时, 除了要总结今年做的事情外, 还要我们写下自己第二年要做的100件事情. 我开始觉得, 这太恐怖了, 工作上能写出要做的50件事, 就相当不容易了. 但是这就是我们企业的文化:追求计划性. 最后, 我总结的这100件事情中, 不仅包括工作计划, 还包括了与同事之间要处理好的事情, 个人工作与生活的事情等等, 更像是个人来年的人生规划, 回头看一下觉得还挺有意义的。
误区五:“总结难免临阵磨枪”
年底的业务通常都是最忙的. 可年终总结这时还要“凑热闹”, 又要忙业务又要写总结, 怎能不临阵磨枪、不草草了事?
其实非也。
许多部门每周、甚至每日都会开例会, 而例会上的总结恰恰是年终总结时可以参考的素材. 因此, 一份好的年终总结不是临阵磨枪、拍拍脑袋就能成就的, 它其实也需要日常的积累和进行阶段性总结. 只有把平时的总结做好了, 才能“多快好省”地写出一份到位的年终总结。 同时, 总结和工作其实是一个互相促进的过程. 尤其作为中层管理者, 如果你注意总结和积累, 在日常工作中就能不断地改善部门工作状况, 那么年终总结中能有更丰富的内容, 并且在不断改善中, 领导会领略你的管理方式、管理思路和管理能力, 从而会对你有更为准确的评价。
总之, 总结是在动态的发展过程中, 形成的成绩与问题, 也是在这个动态的过程中, 不断地化解和解决. 而总结的意义也在于通过不断地总结, 使个人、部门和企业规避错误, 取得更好的成绩。
误区六:“总结要向全体汇报”
许多单位做年终总结, 都是采取在全体同仁面前进行汇报的形式. 但其实, 并不是所有的总结都适合全体会的形式, 也应该分为“汇报总结”和“书面总结”. 也就是说, 员工在集体汇报时, 只总结工作内容, 比如一年来已经完成了哪些任务, 或者超额完成了多少, 还未完成哪些任务, 对于工作失误要分析原因, 制定来年的工作计划等等。
但对有些问题可能只适合向上司汇报, 因此这一部分不妨只作为书面汇报. 否则年终总结会上, 听到的难免是“形势一片大好”的喜讯, 而少了些深刻而沉痛的反思。
对于一些需要书面汇报的内容, 领导审阅后, 也可以事后再与汇报者进行一对一的交流. 总之, 年终总结无论形式如何, 关键是要看总结的效果如何。
【大招】年终总结小技巧
一、要紧紧围绕自己
总结要遵循各司其职的原则, 不要超越自己的职责范围和权限, 而去总结其他人的工作成绩或失误, 虽然你的工作也许会有其他部门的配合. 这也是写总结的最基本要求。
二、要针对领导的需求
作为中层经理人的年终总结, 其受众对象一定是企业的领导, 还有一部分受众是平级的部门经理, 有的企业普通的员工也会列席总结会. 那么, 此时你的总结最主要的是要针对领导们的需求。
领导的需求更多的是你今年取得的成绩和经验, 有没有达到去年制定的目标, 比去年的业绩提高了多少, 如果业绩下降, 要说明理由. 要通过总结让大家看到部门的希望和前景, 这是重中之重。
反之, 如果你什么都讲, 如部门存在的严重问题, 如何的令人担忧, 虽然你说的是事实, 甚至是非常坦诚的表达, 但是有些是不适合当着公司全体人员说明的. 否则会使普通员工对部门甚至是公司失去信心, 或者对领导的能力产生怀疑, 这是非常糟糕的。
三、追求图文并茂
总结如能力争做到有数据、有图示、有丰富的文字说明, 做到图文并茂会比较理想。 当然, 你的总结也不能过于专业化, 至少要有60%是上司能一目了然并能够马上作批示的内容, 而有30%是领导通过你在总结中的解释可以理解的, 另有10%是非常专业的, 目的在于显示自己水平的内容。
如果有可能, 不妨利用多媒体演示, 让人看起来既非常专业, 又非常便于理解, 同时会认为你的总结非常认真和准确, 同时为自己树立一个非常职业化的形象。
首先, 多用数据化和图示. 企业的领导通常都很忙, 因此他们会平时只关注大数据, 对微观的内容部分关注不多. 因此, 他们就会非常想知道一些细节的东西. 此时, 总结多用一些数据或量化的数字、对比图、文字说明做论据, 会非常符合领导的需求。
同时, 如果能运用一些科学的分析方法, 比如:swot分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法, 一定会使你的总结非常专业和精彩!
总结虽然不能像写文章一样, 追求“语不惊人死不休”, 但也一定要有个人的语言风格和特色. 在写总结时, 我们不妨先写出大纲, 然后再把大纲中所涉及的事件加进去, 然后再细致地进行加工, 最后再进行文字的润色。
四、又不能“只想”自己
要素一:反思亦创新. 总结的主要目的是通过反思过去, 找出问题所在. 但是仅仅找到问题还不行, 更应该拿出解决方案. 如果你能做到拾遗补缺, 拿出有效的解决方案, 其实就是一种突破和创新。
要素二:知己亦知彼. 总结的内容一定要做到心中有数, 总结中的关键是要有重点, 要展现出自己的工作重点和亮点, 特别是上司关注的问题一定要详细具体。
要素三:瞻前亦顾后. 写总结时不要忽略细节, 尤其是一些重大事件的细节, 通过细节的描述, 赢得上司的关注和理解, 毕竟上司在决策层, 有时并不能理解执行层的苦衷。
随着年底的临近，各种总结、汇报材料纷沓而至，成为不少人的负担。“举头望明月，低头写材料。各种盘点、各种总结，少则几千字，多则上万字，有的甚至年终总结还跟评优挂钩，让不少职场人深感头疼。那么年终总结如何避免六大误区？到底该怎样写呢？
误区一:“总结一定要低调”
我们从小接受的教育就是:做人一定要谦虚不要过于表现自己. 托尔斯泰曾经说过一句话:与其说得过分, 不如说得不全, 切忌浮夸铺张. 尤其对于需要配合的部门之间, 经理人往往更愿意充当一个教练、智囊的角色. 因此, “低调为人”是这类经理们普遍的职业心态。
于是, “低调”的总结中总是贯穿着“在上级的关怀和同仁的共同努力下”、“在领导的英明决策下”这类的套话, 难免让人觉得言之无物. 因此, 总结中要增加实质内容, 而非过多的官话、套话. 还有一种情况是, 把自己的失误总结得过于细致. 这种“放大缺点”的做法, 更会让领导怀疑你的能力。
而装模作样地所谓“自我检视”, 就使得年终总结难免带有更多的压抑与灰色。 其实, 我们不妨走出窠臼, 重新审视一下现实。
随着企业规模的不断提升, 许多领导层越来越放权, 客观地说即便是直线领导也并不能充分了解每一名下属的工作情况. 因此, 下属不要再幻想自己的所作所为“领导都会看在眼里、记在心上”, 他没有那么多时间, 也没有那么细腻的心思. 我们需要通过总结来沟通、来展现自
己取得的成绩, 往往会赢得更多的理解和支持! 事实上, 总结也是一个加强上下级沟通、加深了解的过程。
因此, 一份智慧与自信的总结, 一定会让你的上司对你刮目相看. 同时, 作为部门经理, 你的总结不仅关系到自己在上司心中的印象, 甚至还关系到本部门在上司心中的印象. 因此, 适度 “当仁不让”地表现自己的“作为”, 越来越具有现实意义。
误区二:“总结就是要格式化”
其实, 总结也是一个人思维模式的体现. 比如,A 君是理工科出身的项目经理, 他习惯于用数字说话, 他的总结通常都是数字和图表.A 君认为:这样的总结清晰而明朗, 可以客观、量化的反映工作情况, 同时由于他原来的老板很喜欢这种图表方式. 然而新任的老板似乎并不以为然, 把他的总结比喻为“冰冷的项目报告”。
而B 君是一位从事人力资源工作的年轻人, 平日里激情四射, 比较喜欢展示自己. 而他的年终总结, 也像他本人一样, 扬扬洒洒、激情飞扬, 然而, 似乎又缺少了客观的总结和系统性思考, 让人们热血沸腾之余, 没有看到什么真正的内容。
因此, 年终总结既不能只有客观数据、理性分析的“一目了解”, 也不能是纪实文学似的长篇报道, 而应该是一个有系统性的报告, 既有表格、图表作为辅助, 又要有清晰明朗的文字汇报。
同时, 在年终总结的汇报形式上, 也可以充分利用多媒体演示的方式, 给领导和同仁做一个更为直观和生动的年终汇报。
总之, 一个能被上司赞许的总结, 是需要能“跳出来”的总结. 当然, 前提是摸清并符合上司的要求与口味。
误区三:“报喜不报忧是上策”
在总结中, 大部分人都希望谈及自己得意的事, 而对于错误、失误、不愉快会不自觉的避重就轻, 这也是可以理解的. 就像职场人士在追求成功和逃避痛苦时, 往往会不自觉的给自己一些心理暗示. 比如:“自己非常优秀”、“他们都没有眼光”等等有利于自己的心理暗示. 因此, 人们也更愿意谈及自己的成功方面, 以使自己保持积极向上的精神状态。
因此, 许多人都会有报喜不报忧的倾向. 有的公司规定:在总结中, 一定要至少总结出自己的三点失误和不足. 但是有人依然会避重就轻, 只谈些无伤大雅的小失误, 甚至明贬暗褒的“好缺点”。
当然, 历史总有历史的原因. 有一个部门经理人说:我以前也爱总结自己的失误和不足, 但是发现领导会认为是你的能力不行, 甚至会常常拿这个说事儿, 或者需要你越来越多地进行汇报, 开始感觉是领导的关心, 但后来却有不被别人信任的感觉, 非常不舒服。
但是, 你是否想过:如果你不主动提及失误, 当由领导发现你的失误时, 你又该如何应对呢? “只重结果不重过程”的领导越来越少了, 领导有权并且需要知道真实的情况, 包括失误的原因。
一位部门经理说:面对失误, 我会更重视分析原因和改进的对策, 同时, 我也要让领导意识到失误并不是一个原因造成的. 比如:有的失误包括部门间的配合不利, 下属执行层的偏差, 领
导监督控制不利等原因, 但是我认为最重要的还是总结该如何避免这种失误再次发生, 我要提出改进的方向和方法。
误区四:“总结就要面面俱到”
年终总结对于部门经理来说, 不仅是要总结自己, 而且还要总结部门情况, 要尽可能全面地反映出一年的工作情况. 但是, 这里所说的全面绝对不是事无巨细, 更不是月总结或者周总结的堆砌, 一定要抓住这一年来的工作重点和几个突出的成绩、亮点进行阐述, 不能让领导产生“事情做了不少, 但都印象不深”之感. 总结既要有需要浓墨重彩的渲染, 也要有点到为止的内敛, 所谓张弛有度, 层次分明。
在总结来年的计划和展望时, 往往存在只有“轮廓”而没有“清晰线条”的感觉. 其实, 这也能体现出一个企业的文化, 是细致还是粗放。
有一个外企经理人说:我们在年终总结时, 除了要总结今年做的事情外, 还要我们写下自己第二年要做的100件事情. 我开始觉得, 这太恐怖了, 工作上能写出要做的50件事, 就相当不容易了. 但是这就是我们企业的文化:追求计划性. 最后, 我总结的这100件事情中, 不仅包括工作计划, 还包括了与同事之间要处理好的事情, 个人工作与生活的事情等等, 更像是个人来年的人生规划, 回头看一下觉得还挺有意义的。
误区五:“总结难免临阵磨枪”
年底的业务通常都是最忙的. 可年终总结这时还要“凑热闹”, 又要忙业务又要写总结, 怎能不临阵磨枪、不草草了事?
其实非也。
许多部门每周、甚至每日都会开例会, 而例会上的总结恰恰是年终总结时可以参考的素材. 因此, 一份好的年终总结不是临阵磨枪、拍拍脑袋就能成就的, 它其实也需要日常的积累和进行阶段性总结. 只有把平时的总结做好了, 才能“多快好省”地写出一份到位的年终总结。 同时, 总结和工作其实是一个互相促进的过程. 尤其作为中层管理者, 如果你注意总结和积累, 在日常工作中就能不断地改善部门工作状况, 那么年终总结中能有更丰富的内容, 并且在不断改善中, 领导会领略你的管理方式、管理思路和管理能力, 从而会对你有更为准确的评价。
总之, 总结是在动态的发展过程中, 形成的成绩与问题, 也是在这个动态的过程中, 不断地化解和解决. 而总结的意义也在于通过不断地总结, 使个人、部门和企业规避错误, 取得更好的成绩。
误区六:“总结要向全体汇报”
许多单位做年终总结, 都是采取在全体同仁面前进行汇报的形式. 但其实, 并不是所有的总结都适合全体会的形式, 也应该分为“汇报总结”和“书面总结”. 也就是说, 员工在集体汇报时, 只总结工作内容, 比如一年来已经完成了哪些任务, 或者超额完成了多少, 还未完成哪些任务, 对于工作失误要分析原因, 制定来年的工作计划等等。
但对有些问题可能只适合向上司汇报, 因此这一部分不妨只作为书面汇报. 否则年终总结会上, 听到的难免是“形势一片大好”的喜讯, 而少了些深刻而沉痛的反思。
对于一些需要书面汇报的内容, 领导审阅后, 也可以事后再与汇报者进行一对一的交流. 总之, 年终总结无论形式如何, 关键是要看总结的效果如何。
【大招】年终总结小技巧
一、要紧紧围绕自己
总结要遵循各司其职的原则, 不要超越自己的职责范围和权限, 而去总结其他人的工作成绩或失误, 虽然你的工作也许会有其他部门的配合. 这也是写总结的最基本要求。
二、要针对领导的需求
作为中层经理人的年终总结, 其受众对象一定是企业的领导, 还有一部分受众是平级的部门经理, 有的企业普通的员工也会列席总结会. 那么, 此时你的总结最主要的是要针对领导们的需求。
领导的需求更多的是你今年取得的成绩和经验, 有没有达到去年制定的目标, 比去年的业绩提高了多少, 如果业绩下降, 要说明理由. 要通过总结让大家看到部门的希望和前景, 这是重中之重。
反之, 如果你什么都讲, 如部门存在的严重问题, 如何的令人担忧, 虽然你说的是事实, 甚至是非常坦诚的表达, 但是有些是不适合当着公司全体人员说明的. 否则会使普通员工对部门甚至是公司失去信心, 或者对领导的能力产生怀疑, 这是非常糟糕的。
三、追求图文并茂
总结如能力争做到有数据、有图示、有丰富的文字说明, 做到图文并茂会比较理想。 当然, 你的总结也不能过于专业化, 至少要有60%是上司能一目了然并能够马上作批示的内容, 而有30%是领导通过你在总结中的解释可以理解的, 另有10%是非常专业的, 目的在于显示自己水平的内容。
如果有可能, 不妨利用多媒体演示, 让人看起来既非常专业, 又非常便于理解, 同时会认为你的总结非常认真和准确, 同时为自己树立一个非常职业化的形象。
首先, 多用数据化和图示. 企业的领导通常都很忙, 因此他们会平时只关注大数据, 对微观的内容部分关注不多. 因此, 他们就会非常想知道一些细节的东西. 此时, 总结多用一些数据或量化的数字、对比图、文字说明做论据, 会非常符合领导的需求。
同时, 如果能运用一些科学的分析方法, 比如:swot分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法, 一定会使你的总结非常专业和精彩!
总结虽然不能像写文章一样, 追求“语不惊人死不休”, 但也一定要有个人的语言风格和特色. 在写总结时, 我们不妨先写出大纲, 然后再把大纲中所涉及的事件加进去, 然后再细致地进行加工, 最后再进行文字的润色。
四、又不能“只想”自己
要素一:反思亦创新. 总结的主要目的是通过反思过去, 找出问题所在. 但是仅仅找到问题还不行, 更应该拿出解决方案. 如果你能做到拾遗补缺, 拿出有效的解决方案, 其实就是一种突破和创新。
要素二:知己亦知彼. 总结的内容一定要做到心中有数, 总结中的关键是要有重点, 要展现出自己的工作重点和亮点, 特别是上司关注的问题一定要详细具体。
要素三:瞻前亦顾后. 写总结时不要忽略细节, 尤其是一些重大事件的细节, 通过细节的描述, 赢得上司的关注和理解, 毕竟上司在决策层, 有时并不能理解执行层的苦衷。