************公司
档案管理办法
1 目的
档案工作是公司科研、生产管理工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要
条件，是维护公司经济效益、合法权益和历史真实面貌的重要工作。
根据中国人民共和国《档案法》和西安大唐档案管理工作的有关要求，为提高公司档案工作
的管理水平，充分发挥档案的作用，特制定本规定。
2 范围
本标准适用于公司科研、生产、基建、文书、财务、工程、销售、声像等档案的管理。
3 定义
3.1公司档案：是指以科研为主体和在各项职能活动中形成的全部档案的总和，包括科研、生产、 基建、文书、财务、工程、销售、声像等类档案，它是以文字、图纸、实物、照片、录音像（带）、电子媒介等形式构成的文件和资料。
3.2 绝密、机密级档案：涉及公司重大经营活动、公关活动、战略方向、技术秘密，一旦泄露将有可能对公司声誉、经济利益产生重大影响的档案。
3.3 秘密级档案：除3.2外归入公司档案室的文件，均属秘密档案，即对查阅、使用该档案有一般限制的档案。
4 档案管理流程
公司档案管理流程按图1（附件1）。
5 档案管理原则
5.1 公司各部门在工作中形成的凡是具有历史保存价值的文件材料，均应作为档案材料，由档案
室集中统一管理。
5.2 档案工作应列入公司规划、计划，归档制度列入相关部门、负责人的职责范围和主管领导及
有关人员岗位责任制。
5.3 对与档案有关的文件和资料进行控制，确保档案系统完整、准确可靠、安全保密，达到有关场 所使用的文件均为有效版本。
6 档案管理体系
6.1 档案工作管理体系：公司分管领导→综合管理部→档案室→各相关部门。
6.2 公司分管领导要根据国家有关规定结合公司特点，对档案建设提出指导性意见，并为档案
部门解决人员、库房、设备、经费等问题。
6.3 综合管理部是档案室的主管部门，综合管理部经理应负责组织协调公司档案室工作正常开
展。
6.4 档案室是公司全部档案资料的存储基地和利用中心，负责统筹协调、组织管理公司全部
档案资料。
6.5 公司各相关部门应设有文件资料管理人员，负责各部门文件资料的收集和管理工作，组
成全公司档案管理体系，充分发挥档案网的作用。
6.6 公司档案分类
公司档案根据来源及用途，可分为文书档案、财务档案和科技档案等，具体内容见表1。
表 1 公司档案分类及管理一览表
2
表 1 公司档案分类及管理一览表
3
7 公司档案管理
7.1 存档人员和使用档案人员基本要求：
a） 档案形成部门应审查、核对文件内容是否属于归档文件；
b） 对于需要归档的文件，存档人员应按归档要求对文件收集、审查、管理；
c） 按照档案存放日期按时归档；
d） 按照要求划分保密级
e） 遵守档案相关文件规定，严格按文件要求运作；
f） 只使用现行有效的文件，不使用失效或作废的文件；
g） 按档案相关规定借阅、保管和归还文件，不得涂改、损坏文件。
7.2 文书、财务、科技档案归档要求
7.2.1 文书档案归档要求
a) 文书档案在归档前，由相关部门经理按规定在《档案移交（接受）登记表》上签字，确定
作为唯一的一套原始文件送交档案室保管，不得另有复印件自留。
b) 当年形成的收文/发文和采购合同审批单，在次年的上半年内，应将归档的文件资料按时
间顺序编制收文/发文号，并提供一份电子版和文字明细，由综合管理处装订成册，编制移交清单，移交公司档案室。
c) 销售合同书，应在相应部门保管2年后的次年上半年，并提供一份电子版和文字明细，由商
务与物流部整理后，编制移交清单，移交公司档案室。
d) 公司各类重要证书、照片、录音（像）带，由综合管理部及时归档，需覆盖的应及时提交档
案室。
e) 基建工程资料和图纸，应在工程结束后，由物业部负责整理，并提供一份电子版和文字明
细及时提交档案室。
f) 移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。
7.2.2 财务档案归档要求
a) 财务档案在归档前，由财务部经理按规定在《档案移交（接收）登记表》上签字，确定作
为唯一的一套原始文件送交档案室保管，不得另有复印件自留。
b) 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管一年，期满之后，由财务部装订
成册，编制移交清单，移交公司档案室。
c) 移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。
d) 移交档案室管理的财务档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封整理的，应由公
司档案管理人员会同财务部经办人员共同拆封整理，以分清责任。
7.2.3 科技档案归档要求
a) 各科技档案在归档前，由相关部门经理在《档案移交（接受）登记表》上签字，确定作为
原始资料送交档案室保管，必要时，可复制一份，留文件形成部门保存。
b) 所有相关部门资料管理人员应将文件资料按各部门文件管理要求整理，严格按照存档时间
移交，并提供一份电子版和文字明细，确保科技档案的完整性和安全性。移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。
c) 档案室对各种原始资料、技术图纸进行统一编号、登记、保管。对借用者只提供带有编号
的档案。
7.3 档案保管期限和密级确定
7.3.1
准。 由归档部门明确档案密级（绝密、机密、秘密），档案室不再重新界定，以归档部门提供为
7.3.2 档案保管期限应根据档案内容的参考意义和历史价值确定。一般划分为：永久（五十年以上）、长期（十六～五十年）、短期（十五年以下）三种。详见公司档案的保存期限见表1。
7.4 档案更改管理
7.4.1 档案更改控制
a) 文书档案的更改由各负责部门控制。
b) 财务档案的更改由财务部负责控制。
c) 工程、设计技术资料的更改按有关规定执行。
d) 采购文件的更改由商务与物流部负责控制。
e) 科研文件资料的更改由技术管理部负责控制。
7.4.2 更改后的最新有效文件必须由文件形成部门及时提交档案室存档。
7.4.3 需覆盖的最新有效文件必须由文件形成部门及时提交档案室存档。
7.5 档案的鉴定、作废和销毁
7.5.1 档案的鉴定
7.5.1.1档案鉴定时间
依据档案工作的有关条例，档案室会同相关人员，根据公司“档案材料保管期限”的规定，对
档案每3-5年集中鉴定一次，对确无保存价值的档案写出鉴定报告后，经审查批准，方可进行
销毁。
7.5.1.2 档案鉴定内容：
对已到期限的档案决定存毁，对需要调整密级的档案重新确定密级。
7.5.2 档案作废
7.5.2.1设计定型前后作废的硬件、软件、结构等设计技术文件，由技术管理部按有关文件管理规 定执行，并及时提交档案室登记。
7.5.2.2 其他档案由上交各部门负责登记收回，加盖作废标记隔离存放或登记销毁。
7.5.3 档案的销毁：
7.5.3.1由档案室会同各负责部门提出销毁意见，编制档案销毁清单，列明销毁档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间。
7.5.3.2 销毁档案时，应当由档案管理部门和文件形成部门共同派员监销。
7.5.3.3监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清单所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁
后，应当在档案销毁清单上签字确认。
7.6 档案查阅、借阅、复制制度
7.6.1 档案查阅批准程序
查阅人填写档案查/借阅登记表――所在部门经理签字批准――公司综合管理部经理签字
批准――交档案管理人员登记备案
7.6.2 档案借阅、复制批准程序
借阅/复制人填写档案查/借阅登记表――所在部门经理签字批准――公司综合管理部经理
签字批准――交档案管理人员登记备案
注：绝密、机密文件、财务机要文件、基建工程文件图纸的查/借阅、复制需公司主管领导审批
签字后，方可借阅。
7.6.2.1 档案查阅要求
a) 利用档案者须按本制度条款办理查、借阅和复制手续。
b) 利用档案者须遵守公司各项保密制度及规定，违反者将根据公司制度给予相应处置。
c) 利用档案者在查、借阅及复制过程结束后应保证档案的完整归还， 不得发生涂改和损坏
档案的行为。
d) 档案管理人员须严格按制度要求审查程序、管理档案。
e) 经档案室归档的档案原则上不得借出，如有特殊需要，经综合管理部经理批准，可以外借。
8 相关表格
1) 档案查/借阅登记表 （附件2）
2) 档案移交（接受）登记表 （附件3）
附加说明：
本制度由综合管理部编制。
本制度自2009年 月 日开始执行。
拟制：**
审核：***
批准：
图 1 档案管理流程（附件1）
图1 档案管理流程（续）
流程说明：
1. 部门档案分管人员负责部门未归档文件的整理、分类、编号、更改、存档以及上交公司档案室等相关工作。
所有工作的必须遵循公司质量文件中关于档案管理的规定及制度。
2. 在档案室归档文件，更改已归档文件，原则上均由部门分管档案人员办理手续并执行。
Y
附件2
档案查/借阅登记表
档案查/借阅登记表
附件3
档案移交（接受）登记表
移交人（签名）：
接受人（签名）： 移交/接受部门审批人（签名）：
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************公司
档案管理办法
1 目的
档案工作是公司科研、生产管理工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要
条件，是维护公司经济效益、合法权益和历史真实面貌的重要工作。
根据中国人民共和国《档案法》和西安大唐档案管理工作的有关要求，为提高公司档案工作
的管理水平，充分发挥档案的作用，特制定本规定。
2 范围
本标准适用于公司科研、生产、基建、文书、财务、工程、销售、声像等档案的管理。
3 定义
3.1公司档案：是指以科研为主体和在各项职能活动中形成的全部档案的总和，包括科研、生产、 基建、文书、财务、工程、销售、声像等类档案，它是以文字、图纸、实物、照片、录音像（带）、电子媒介等形式构成的文件和资料。
3.2 绝密、机密级档案：涉及公司重大经营活动、公关活动、战略方向、技术秘密，一旦泄露将有可能对公司声誉、经济利益产生重大影响的档案。
3.3 秘密级档案：除3.2外归入公司档案室的文件，均属秘密档案，即对查阅、使用该档案有一般限制的档案。
4 档案管理流程
公司档案管理流程按图1（附件1）。
5 档案管理原则
5.1 公司各部门在工作中形成的凡是具有历史保存价值的文件材料，均应作为档案材料，由档案
室集中统一管理。
5.2 档案工作应列入公司规划、计划，归档制度列入相关部门、负责人的职责范围和主管领导及
有关人员岗位责任制。
5.3 对与档案有关的文件和资料进行控制，确保档案系统完整、准确可靠、安全保密，达到有关场 所使用的文件均为有效版本。
6 档案管理体系
6.1 档案工作管理体系：公司分管领导→综合管理部→档案室→各相关部门。
6.2 公司分管领导要根据国家有关规定结合公司特点，对档案建设提出指导性意见，并为档案
部门解决人员、库房、设备、经费等问题。
6.3 综合管理部是档案室的主管部门，综合管理部经理应负责组织协调公司档案室工作正常开
展。
6.4 档案室是公司全部档案资料的存储基地和利用中心，负责统筹协调、组织管理公司全部
档案资料。
6.5 公司各相关部门应设有文件资料管理人员，负责各部门文件资料的收集和管理工作，组
成全公司档案管理体系，充分发挥档案网的作用。
6.6 公司档案分类
公司档案根据来源及用途，可分为文书档案、财务档案和科技档案等，具体内容见表1。
表 1 公司档案分类及管理一览表
2
表 1 公司档案分类及管理一览表
3
7 公司档案管理
7.1 存档人员和使用档案人员基本要求：
a） 档案形成部门应审查、核对文件内容是否属于归档文件；
b） 对于需要归档的文件，存档人员应按归档要求对文件收集、审查、管理；
c） 按照档案存放日期按时归档；
d） 按照要求划分保密级
e） 遵守档案相关文件规定，严格按文件要求运作；
f） 只使用现行有效的文件，不使用失效或作废的文件；
g） 按档案相关规定借阅、保管和归还文件，不得涂改、损坏文件。
7.2 文书、财务、科技档案归档要求
7.2.1 文书档案归档要求
a) 文书档案在归档前，由相关部门经理按规定在《档案移交（接受）登记表》上签字，确定
作为唯一的一套原始文件送交档案室保管，不得另有复印件自留。
b) 当年形成的收文/发文和采购合同审批单，在次年的上半年内，应将归档的文件资料按时
间顺序编制收文/发文号，并提供一份电子版和文字明细，由综合管理处装订成册，编制移交清单，移交公司档案室。
c) 销售合同书，应在相应部门保管2年后的次年上半年，并提供一份电子版和文字明细，由商
务与物流部整理后，编制移交清单，移交公司档案室。
d) 公司各类重要证书、照片、录音（像）带，由综合管理部及时归档，需覆盖的应及时提交档
案室。
e) 基建工程资料和图纸，应在工程结束后，由物业部负责整理，并提供一份电子版和文字明
细及时提交档案室。
f) 移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。
7.2.2 财务档案归档要求
a) 财务档案在归档前，由财务部经理按规定在《档案移交（接收）登记表》上签字，确定作
为唯一的一套原始文件送交档案室保管，不得另有复印件自留。
b) 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管一年，期满之后，由财务部装订
成册，编制移交清单，移交公司档案室。
c) 移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。
d) 移交档案室管理的财务档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封整理的，应由公
司档案管理人员会同财务部经办人员共同拆封整理，以分清责任。
7.2.3 科技档案归档要求
a) 各科技档案在归档前，由相关部门经理在《档案移交（接受）登记表》上签字，确定作为
原始资料送交档案室保管，必要时，可复制一份，留文件形成部门保存。
b) 所有相关部门资料管理人员应将文件资料按各部门文件管理要求整理，严格按照存档时间
移交，并提供一份电子版和文字明细，确保科技档案的完整性和安全性。移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。
c) 档案室对各种原始资料、技术图纸进行统一编号、登记、保管。对借用者只提供带有编号
的档案。
7.3 档案保管期限和密级确定
7.3.1
准。 由归档部门明确档案密级（绝密、机密、秘密），档案室不再重新界定，以归档部门提供为
7.3.2 档案保管期限应根据档案内容的参考意义和历史价值确定。一般划分为：永久（五十年以上）、长期（十六～五十年）、短期（十五年以下）三种。详见公司档案的保存期限见表1。
7.4 档案更改管理
7.4.1 档案更改控制
a) 文书档案的更改由各负责部门控制。
b) 财务档案的更改由财务部负责控制。
c) 工程、设计技术资料的更改按有关规定执行。
d) 采购文件的更改由商务与物流部负责控制。
e) 科研文件资料的更改由技术管理部负责控制。
7.4.2 更改后的最新有效文件必须由文件形成部门及时提交档案室存档。
7.4.3 需覆盖的最新有效文件必须由文件形成部门及时提交档案室存档。
7.5 档案的鉴定、作废和销毁
7.5.1 档案的鉴定
7.5.1.1档案鉴定时间
依据档案工作的有关条例，档案室会同相关人员，根据公司“档案材料保管期限”的规定，对
档案每3-5年集中鉴定一次，对确无保存价值的档案写出鉴定报告后，经审查批准，方可进行
销毁。
7.5.1.2 档案鉴定内容：
对已到期限的档案决定存毁，对需要调整密级的档案重新确定密级。
7.5.2 档案作废
7.5.2.1设计定型前后作废的硬件、软件、结构等设计技术文件，由技术管理部按有关文件管理规 定执行，并及时提交档案室登记。
7.5.2.2 其他档案由上交各部门负责登记收回，加盖作废标记隔离存放或登记销毁。
7.5.3 档案的销毁：
7.5.3.1由档案室会同各负责部门提出销毁意见，编制档案销毁清单，列明销毁档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间。
7.5.3.2 销毁档案时，应当由档案管理部门和文件形成部门共同派员监销。
7.5.3.3监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清单所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁
后，应当在档案销毁清单上签字确认。
7.6 档案查阅、借阅、复制制度
7.6.1 档案查阅批准程序
查阅人填写档案查/借阅登记表――所在部门经理签字批准――公司综合管理部经理签字
批准――交档案管理人员登记备案
7.6.2 档案借阅、复制批准程序
借阅/复制人填写档案查/借阅登记表――所在部门经理签字批准――公司综合管理部经理
签字批准――交档案管理人员登记备案
注：绝密、机密文件、财务机要文件、基建工程文件图纸的查/借阅、复制需公司主管领导审批
签字后，方可借阅。
7.6.2.1 档案查阅要求
a) 利用档案者须按本制度条款办理查、借阅和复制手续。
b) 利用档案者须遵守公司各项保密制度及规定，违反者将根据公司制度给予相应处置。
c) 利用档案者在查、借阅及复制过程结束后应保证档案的完整归还， 不得发生涂改和损坏
档案的行为。
d) 档案管理人员须严格按制度要求审查程序、管理档案。
e) 经档案室归档的档案原则上不得借出，如有特殊需要，经综合管理部经理批准，可以外借。
8 相关表格
1) 档案查/借阅登记表 （附件2）
2) 档案移交（接受）登记表 （附件3）
附加说明：
本制度由综合管理部编制。
本制度自2009年 月 日开始执行。
拟制：**
审核：***
批准：
图 1 档案管理流程（附件1）
图1 档案管理流程（续）
流程说明：
1. 部门档案分管人员负责部门未归档文件的整理、分类、编号、更改、存档以及上交公司档案室等相关工作。
所有工作的必须遵循公司质量文件中关于档案管理的规定及制度。
2. 在档案室归档文件，更改已归档文件，原则上均由部门分管档案人员办理手续并执行。
Y
附件2
档案查/借阅登记表
档案查/借阅登记表
附件3
档案移交（接受）登记表
移交人（签名）：
接受人（签名）： 移交/接受部门审批人（签名）：
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