商务文书写作 1

公开课

商务公文写作

讲师:闫 静 女士

北京时代光华教育发展有限公司

闫静女士

北京雅致人生管理顾问有限公司高级讲师 五年中国惠普公司企业内训师 三年安捷伦公司资深会计师和财务分析师 清华大学国家CIMS培训中心特约讲师 亚太管理训练网授权培训师 北京外企服务公司行为规范特约讲师 Toast Master 英语演讲协会会员 部分客户: 中海油,中国工商银行,VOLVO,中国电子器材总公司, 罗德与施瓦茨,奔驰汽车,神华集团,神州数码,清华同方, 泛海集团,国电靖远第二发电厂,宇通客车,郑州移动, 中国轻工业品进出口公司,广东电信,天津移动,鲁西化工

2

1

一, 开

篇

-- 商务文书写作的概念 -- 如何写出好文章 -- 如何使文章生动有效 -- 如何使文章更加规范 -- 常用公文示范讲解

二, 写作步骤 三, 写作技巧 四, 注意事项 五, 公文范例

3

商务文书写作 一

开 篇--

商务文书写作的概念

4

2

商务文书写作的特点

公文不一定要好文章,可是必须写得一 清二楚,十分明确,句稳词妥,通体通顺, 让人家不折不扣地了解你说的是什么. --叶圣陶

一,开篇--商务文书写作的概念

5

商务文书写作的特点

公文写作贵在精确,简单而直接.

白居易

一,开篇--商务文书写作的概念

6

3

公文写作的特点

简明

句中无余字,篇内无赘语

准确

一字入公文,九牛拔不出

朴实

不拐弯抹角,不刻意藻饰

庄重

是指用词严肃端庄,不带感情色彩

规范

是指用词符合语法与逻辑要求

一,开篇--商务文书写作的概念 7

商务文书写作四要素

主旨 材料 结构 语言

一,开篇--商务文书写作的概念 8

4

商务文书写作的作用

一封好的商务信函可以让你得到一次面 试机会,帮助你摆脱困境,或者为你带来财 富.如果商务信函没有把读者调动起来,反 而让他们感到厌烦,最后使你无法实现所 愿,这就愚蠢至极了. --马尔科姆福布斯

一,开篇--商务文书写作的概念

9

商务文书写字

沟通的定义

沟通不是你传递的信息,而是 被别人理解的信息.

10 一,开篇--商务文书写作的概念

5

公文写作的类型 通用文书

1,通知 2,会议纪要 3,简报 4,介绍信 5,申请书 6,启事 7,备忘录

礼仪文书

1,贺信,贺电 2,邀请书 3,请柬 4,慰问信 5,表扬信 6,欢迎词,欢送词 7,答谢词

11 一,开篇--商务文书写作的概念

商务文书写作 二

写作步骤--

如何写出好文章

12

6

行动目标

第一步

制定正确的 行动目标

13

行动目标

我希望对方读完 这篇东西后做些 什么?

14 二,写作步骤--如何写出好文章

7

行动目标

案例分析:

请分析你的行动目标.

总经理让你组织全公司的秘书开 会,你确定了时间和地点后发一个 邮件给所有秘书.

15 二,写作步骤--如何写出好文章

行动目标

行动目标--别人的行动

罗列事实 短文即可 通知性质

说服型

多次沟通 强调利益所在 较长篇幅

立场一致

三象限 四象限

立场不一致

解决问题型

有问有答 较长篇幅

艰难型

不值得花费精力

资源不充足

32 二,写作步骤--如何写出好文章

16

说服矩阵

案例分析:

利用次序

45 二,写作步骤--如何写出好文章

列大纲

列大纲

利用大纲来有序地组织思路

提纲法

辐射法

46 二,写作步骤--如何写出好文章

23

列大纲

案例分析:

阅读下面的案例. 写出行动目标; 选择层次; 用辐射法列出大纲.

你是公司的财务人员.你想报名参加 新会计制度讲解的培训班.但是,最 近公司在控制成本,原则上不批准任 何培训申请.请写一份邮件给你的经 理,希望他支持你的请求.

47 二,写作步骤--如何写出好文章

列大纲

案例分析:

阅读下面的案例.用超 过了预期的目标

60 三,写作技巧--如何使文章生动有效

30

读者为尊 练习:

按照读者为尊的原则改写下面这段话.

我非常高兴推荐张良加入贵方的战略团队,其财务 技能将帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点,其 乐观向上的个性会使每个人都笑口常开.

61 三,写作技巧--如何使文章生动有效

有效的反馈

技巧三

有效的何使文章生动有效

时间敏感性

时间敏感性句法:

每年20%的速度增长. 你的帐款已经过期了. 你的帐款已经过期45天了.

81 四,注意事项--如何使文章更加规范

数字的使用

请找出下面的句子中的表达上的错误:

本月氯化钾产量为300吨,增加了8% 大专文化程度的由过去的54%上升到78%, 大本文化程度的由过去的29%上升到53%.

82 四,注意事项--如何使文章更加规范

41

数字的使用

问:长度单位 功率单位 功,热单位 体积单位 电量单位 土地面积单位 千克,公斤,吨,克,毫克 千米,公里,米,厘米,毫米 千瓦,瓦 焦耳 升,毫升,立方米,立方厘米 千瓦时 公顷,平方米,平方公里

90 四,注意事项--如何使文章更加规范

45

综合校对

旁观者:话断断续续 不要与,实事求是 建议报告:下级主动,祈使性上行文,要求批转

五,公文范例--常用公文示范讲解 107

报告 写作格式

标题:发文机关,事由,文种(也可无发文机关); 主送机关:上级机关全称或规范简称,1个主送机关; 正文: 发文依据,缘由(报告如下); 详细叙述:经验教训,突出重点,综合分析 结尾:简明概括,请单位名称和邀请时间

五,公文范例--常用公文示范讲解

118

59

邀请信

邀请信

收件单位或个人:

前言 事项

正 文

落款 日期

五,公文范例--常用公文示范讲解 119

邀请信 范例:

XXX书记:

邀请信

兹定于2005年9月12日9时在XX市XX路X号举行 XX大厦开工奠基典礼仪式.我们恳请您参加,为XX 大厦奠基剪彩,并发表即席演讲.敬请届时光临. 此致 敬礼 XX大厦筹建委员会(章) 二零零五年九月一日

五,公文范例--常用公文示范讲解

120

60

总结

回顾,概括,经验,教训 第一人称 综合性,专题性

五,公文范例--常用公文示范讲解

121

总结 写作格式

标题:机构名称,时间,事由,文种 《中国XX银行XX省分行1997年工作总结》 序言:说明主题,主要成绩 主体:

工作主要情况,成绩,问题 归纳经验和体会 指出存在的问题

结尾:工作展望 落款:作者及写的日期

五,公文范例--常用公文示范讲解 122

61

合同

1

封闭型写法:写清各个段落的逻辑关系,在每一段集中写一个主题;

五,公文范例--常用公文示范讲解

131

合同

19

尽量写一些短句子;

20

克服日常理解与合同用语的距离.例 如 :

公开课

商务公文写作

讲师:闫 静 女士

北京时代光华教育发展有限公司

闫静女士

北京雅致人生管理顾问有限公司高级讲师 五年中国惠普公司企业内训师 三年安捷伦公司资深会计师和财务分析师 清华大学国家CIMS培训中心特约讲师 亚太管理训练网授权培训师 北京外企服务公司行为规范特约讲师 Toast Master 英语演讲协会会员 部分客户: 中海油,中国工商银行,VOLVO,中国电子器材总公司, 罗德与施瓦茨,奔驰汽车,神华集团,神州数码,清华同方, 泛海集团,国电靖远第二发电厂,宇通客车,郑州移动, 中国轻工业品进出口公司,广东电信,天津移动,鲁西化工

2

1

一, 开

篇

-- 商务文书写作的概念 -- 如何写出好文章 -- 如何使文章生动有效 -- 如何使文章更加规范 -- 常用公文示范讲解

二, 写作步骤 三, 写作技巧 四, 注意事项 五, 公文范例

3

商务文书写作 一

开 篇--

商务文书写作的概念

4

2

商务文书写作的特点

公文不一定要好文章,可是必须写得一 清二楚,十分明确,句稳词妥,通体通顺, 让人家不折不扣地了解你说的是什么. --叶圣陶

一,开篇--商务文书写作的概念

5

商务文书写作的特点

公文写作贵在精确,简单而直接.

白居易

一,开篇--商务文书写作的概念

6

3

公文写作的特点

简明

句中无余字,篇内无赘语

准确

一字入公文,九牛拔不出

朴实

不拐弯抹角,不刻意藻饰

庄重

是指用词严肃端庄,不带感情色彩

规范

是指用词符合语法与逻辑要求

一,开篇--商务文书写作的概念 7

商务文书写作四要素

主旨 材料 结构 语言

一,开篇--商务文书写作的概念 8

4

商务文书写作的作用

一封好的商务信函可以让你得到一次面 试机会,帮助你摆脱困境,或者为你带来财 富.如果商务信函没有把读者调动起来,反 而让他们感到厌烦,最后使你无法实现所 愿,这就愚蠢至极了. --马尔科姆福布斯

一,开篇--商务文书写作的概念

9

商务文书写字

沟通的定义

沟通不是你传递的信息,而是 被别人理解的信息.

10 一,开篇--商务文书写作的概念

5

公文写作的类型 通用文书

1,通知 2,会议纪要 3,简报 4,介绍信 5,申请书 6,启事 7,备忘录

礼仪文书

1,贺信,贺电 2,邀请书 3,请柬 4,慰问信 5,表扬信 6,欢迎词,欢送词 7,答谢词

11 一,开篇--商务文书写作的概念

商务文书写作 二

写作步骤--

如何写出好文章

12

6

行动目标

第一步

制定正确的 行动目标

13

行动目标

我希望对方读完 这篇东西后做些 什么?

14 二,写作步骤--如何写出好文章

7

行动目标

案例分析:

请分析你的行动目标.

总经理让你组织全公司的秘书开 会,你确定了时间和地点后发一个 邮件给所有秘书.

15 二,写作步骤--如何写出好文章

行动目标

行动目标--别人的行动

罗列事实 短文即可 通知性质

说服型

多次沟通 强调利益所在 较长篇幅

立场一致

三象限 四象限

立场不一致

解决问题型

有问有答 较长篇幅

艰难型

不值得花费精力

资源不充足

32 二,写作步骤--如何写出好文章

16

说服矩阵

案例分析:

利用次序

45 二,写作步骤--如何写出好文章

列大纲

列大纲

利用大纲来有序地组织思路

提纲法

辐射法

46 二,写作步骤--如何写出好文章

23

列大纲

案例分析:

阅读下面的案例. 写出行动目标; 选择层次; 用辐射法列出大纲.

你是公司的财务人员.你想报名参加 新会计制度讲解的培训班.但是,最 近公司在控制成本,原则上不批准任 何培训申请.请写一份邮件给你的经 理,希望他支持你的请求.

47 二,写作步骤--如何写出好文章

列大纲

案例分析:

阅读下面的案例.用超 过了预期的目标

60 三,写作技巧--如何使文章生动有效

30

读者为尊 练习:

按照读者为尊的原则改写下面这段话.

我非常高兴推荐张良加入贵方的战略团队,其财务 技能将帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点,其 乐观向上的个性会使每个人都笑口常开.

61 三,写作技巧--如何使文章生动有效

有效的反馈

技巧三

有效的何使文章生动有效

时间敏感性

时间敏感性句法:

每年20%的速度增长. 你的帐款已经过期了. 你的帐款已经过期45天了.

81 四,注意事项--如何使文章更加规范

数字的使用

请找出下面的句子中的表达上的错误:

本月氯化钾产量为300吨,增加了8% 大专文化程度的由过去的54%上升到78%, 大本文化程度的由过去的29%上升到53%.

82 四,注意事项--如何使文章更加规范

41

数字的使用

问:长度单位 功率单位 功,热单位 体积单位 电量单位 土地面积单位 千克,公斤,吨,克,毫克 千米,公里,米,厘米,毫米 千瓦,瓦 焦耳 升,毫升,立方米,立方厘米 千瓦时 公顷,平方米,平方公里

90 四,注意事项--如何使文章更加规范

45

综合校对

旁观者:话断断续续 不要与,实事求是 建议报告:下级主动,祈使性上行文,要求批转

五,公文范例--常用公文示范讲解 107

报告 写作格式

标题:发文机关,事由,文种(也可无发文机关); 主送机关:上级机关全称或规范简称,1个主送机关; 正文: 发文依据,缘由(报告如下); 详细叙述:经验教训,突出重点,综合分析 结尾:简明概括,请单位名称和邀请时间

五,公文范例--常用公文示范讲解

118

59

邀请信

邀请信

收件单位或个人:

前言 事项

正 文

落款 日期

五,公文范例--常用公文示范讲解 119

邀请信 范例:

XXX书记:

邀请信

兹定于2005年9月12日9时在XX市XX路X号举行 XX大厦开工奠基典礼仪式.我们恳请您参加,为XX 大厦奠基剪彩,并发表即席演讲.敬请届时光临. 此致 敬礼 XX大厦筹建委员会(章) 二零零五年九月一日

五,公文范例--常用公文示范讲解

120

60

总结

回顾,概括,经验,教训 第一人称 综合性,专题性

五,公文范例--常用公文示范讲解

121

总结 写作格式

标题:机构名称,时间,事由,文种 《中国XX银行XX省分行1997年工作总结》 序言:说明主题,主要成绩 主体:

工作主要情况,成绩,问题 归纳经验和体会 指出存在的问题

结尾:工作展望 落款:作者及写的日期

五,公文范例--常用公文示范讲解 122

61

合同

1

封闭型写法:写清各个段落的逻辑关系,在每一段集中写一个主题;

五,公文范例--常用公文示范讲解

131

合同

19

尽量写一些短句子;

20

克服日常理解与合同用语的距离.例 如 :