档案管理基本概念
档案：人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据（引至1999年12月7日早上十点，胡锦涛同志在北京人民大会堂接见全国档案工作暨表彰大会代表时的讲话）。
档案事业的意义：借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来（引至1999年12月7日胡锦涛同志在北京人民大会堂接见全国档案工作暨表彰大会代表时的讲话）。
《为党建档 为国守史》习近平同志的题词。
档案法：全称为中华人民共和国档案法，是档案工作的行为准则及法律规定。现行第二版《档案法》已经执行14年，随着社会发展，正在进行修订，第三版《档案法》尚未颁布。
档案法对企业档案的规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
档案法实施办法：档案法实施办法（以下简称实施办法）是国家档案行政管理机构对制定的与《档案法》配套法规。 实施办法对企业档案机构的职责规定：
贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健
全本单位的档案工作规章制度；
指导本单位文件资料的形成、积累和归档工作；
统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；
监督指导所属机构的档案工作。
注：实施办法随档案法亦正在修订。
全宗：立档单位的全部档案。
全宗群：大型机关、企事业单位、社会团体，所有档案全宗形成的全宗群体。
全宗号：立档单位的专一代码（不含人事档案）。企业档案依法实行分级管理，具备设置全宗号条件的由档案室确定全宗号是合法的。但是，使用阿拉伯数字设置全宗号有悖于专一性，还会产生大量重复的全宗号，不便于档案的保管和利用，应当尽量规避。
文件材料归档规定：按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
企业档案：企业档案是企业在基本建设、生产、经营管理等活动中形成的有保存利用价值的真实记录，是国家的宝贵财富、企业的无形资产。
企业档案的构成：企业档案由文书档案（含经营管理）、会计档案（含经营、社保、工会会计核算材料）、基本建设、设备仪器、生产、科学研究、声像、实物档案八个门类档案组成。
文书档案：各项管理活动的真实记录。
会计档案：会计核算活动的真实记录（含经营、工会、社保）。
基本建设档案：项目建设活动的真实记录，一般包括设备仪器档案。
生产档案：企业生产运行活动的真实记录，一般包括产品开发、研制、生产等。
科学研究档案：科学研究活动的真实记录。
声像档案：企业重大活动的音像档案，一般包括照片、录音、录像、电影拷贝等。
实物档案：企业获得的各种荣誉及具有重要纪念意义的物品，一般含奖杯、奖旗、奖状、证书、著名人物的题词、留言、书画作品等。
企业档案工作：企业档案工作是一项有法可依、有章可循、涉及面较大、专业性较强的系统工程。企业档案工作的组织协调十分重要，应当加强组织领导、建立健全规章制度和规范标准、采取有效控制措施、分工负责，档案机构或者档案工作人员实行监督指导、系统规范整理、验收归档，为
长久利用档案奠定基础。
企业档案的作用：
企业档案是维护企业合法权益的有力证据；
企业档案是企业编史修志真实、准确的原始资料； 企业档案是管理活动的凭据和借鉴文献；
企业档案是员工安全技术业务培训的生动素材； 企业档案是设备、设施维护的技术依据；
企业档案是科学研究的第一手资料；
企业档案是赖以改进管理的具体线索，等等。
档案收集：依据企业档案各门类归档范围，由相关单位或管理部门负责文件材料的形成、积累。
文件归档：
文件：信息记录和传递工具（引用联合国教科文组织记忆工程及当代信息理论术语解读）。
公文：亦称文书，指公务活动中形成的文件，包括文字材料（无论是否有文头）、表格、图样等（含电子版文件）技术文件。
归档文件：办理完毕、具有保存利用价值（参考归档范围）的文件材料。
归档范围：参照《归档文件整理规则》、行业性专业档案规范，紧密结合本单位主要职能活动、专业特点，制定本单位包括《归档范围》、《保管期限表》、《档号编制规则》在
内的文书档案、科学技术档案（含基本建设、设备仪器、生产、科研档案）分类整理方案。
文件与档案的关系：
完整收集、规范整理、划分保管期限、编目的文件，转化为档案。因此，文件的管理是档案工作的基础和保证。归档文件的质量，直接影响档案的质量和长久利用效果。
归档原则：办理完毕、具有保存利用价值（参考归档范围）的文件材料必须按规定移交归档，集中统一管理；
坚持正本原件归档的原则规定。
归档文件要求：归档文件必须做到格式规范、结构完整（附件齐全）、内容准确（含文字、数据、表格、图样准确无误）、打印清晰（激光打印、文件整洁字迹清晰）、手续完备（签字盖章齐全，具备法律效力）。
档案归档验收基本条件：保证档案的完整、准确、系统、规范，能够长久保存、具备法律效力。
收集完整：依据归档范围和归档文件要求完整收集归档文件；
规范整理：档案整理是对归档文件条理化处理过程，整理的目的在于广泛、长久开发利用档案信息资源。
依据分类方案系统规范整理、编目、准确划分保管期限。 档案整理：档案整理亦称档案分类、组卷、立卷，是依
内的文书档案、科学技术档案（含基本建设、设备仪器、生产、科研档案）分类整理方案。
文件与档案的关系：
完整收集、规范整理、划分保管期限、编目的文件，转化为档案。因此，文件的管理是档案工作的基础和保证。归档文件的质量，直接影响档案的质量和长久利用效果。
归档原则：办理完毕、具有保存利用价值（参考归档范围）的文件材料必须按规定移交归档，集中统一管理；
坚持正本原件归档的原则规定。
归档文件要求：归档文件必须做到格式规范、结构完整（附件齐全）、内容准确（含文字、数据、表格、图样准确无误）、打印清晰（激光打印、文件整洁字迹清晰）、手续完备（签字盖章齐全，具备法律效力）。
档案归档验收基本条件：保证档案的完整、准确、系统、规范，能够长久保存、具备法律效力。
收集完整：依据归档范围和归档文件要求完整收集归档文件；
规范整理：档案整理是对归档文件条理化处理过程，整理的目的在于广泛、长久开发利用档案信息资源。
依据分类方案系统规范整理、编目、准确划分保管期限。 档案整理：档案整理亦称档案分类、组卷、立卷，是依
据相关分类方案，对归档文件材料的系统整理。整理原则：尊重文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。要求层次分明、条理清晰，利于档案的科学保管和快捷、准确检索和提供利用。
规范编目：以正文为主、顺序登录卷内文件目录、全引目录，以卷为单位顺序登录案卷目录，不得缺卷。
归档文件目录（文书档案），不得缺件。
档案保管：依据《档案库房保管技术措施》（含十防：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁、防高温、防污染）《档案库房排架规则、《档案定位保存规定》等安全技术规范进行科学管理。
档案利用：档案利用是依据档案利用制度，对本单位利用者进行查阅、限时借阅、电话调卷等利用服务活动。企业档案是为企业长久利用档案的储备，禁止违反法律损坏档案和违反制度长期不还档案的行为发生。
档案统计：依据国家档案局《档案统计办法》规定，及时、准确填报《档案统计报表》报集团公司档案机构汇总，上报省级档案行政管理机构。
档案鉴定：档案鉴定是依据《档案鉴定制度》和程序对档案在形成过程、规范整理、科学保管及销毁前鉴定确定档案存、毁的技术鉴定。
档案销毁：档案销毁必须严格遵照《档案销毁制度》规
定的办法、程序进行。任何单位或个人不得违反销毁鉴定、报批规定擅自销毁所保管的档案。
档案管理基本概念
档案：人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据（引至1999年12月7日早上十点，胡锦涛同志在北京人民大会堂接见全国档案工作暨表彰大会代表时的讲话）。
档案事业的意义：借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来（引至1999年12月7日胡锦涛同志在北京人民大会堂接见全国档案工作暨表彰大会代表时的讲话）。
《为党建档 为国守史》习近平同志的题词。
档案法：全称为中华人民共和国档案法，是档案工作的行为准则及法律规定。现行第二版《档案法》已经执行14年，随着社会发展，正在进行修订，第三版《档案法》尚未颁布。
档案法对企业档案的规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
档案法实施办法：档案法实施办法（以下简称实施办法）是国家档案行政管理机构对制定的与《档案法》配套法规。 实施办法对企业档案机构的职责规定：
贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健
全本单位的档案工作规章制度；
指导本单位文件资料的形成、积累和归档工作；
统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；
监督指导所属机构的档案工作。
注：实施办法随档案法亦正在修订。
全宗：立档单位的全部档案。
全宗群：大型机关、企事业单位、社会团体，所有档案全宗形成的全宗群体。
全宗号：立档单位的专一代码（不含人事档案）。企业档案依法实行分级管理，具备设置全宗号条件的由档案室确定全宗号是合法的。但是，使用阿拉伯数字设置全宗号有悖于专一性，还会产生大量重复的全宗号，不便于档案的保管和利用，应当尽量规避。
文件材料归档规定：按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
企业档案：企业档案是企业在基本建设、生产、经营管理等活动中形成的有保存利用价值的真实记录，是国家的宝贵财富、企业的无形资产。
企业档案的构成：企业档案由文书档案（含经营管理）、会计档案（含经营、社保、工会会计核算材料）、基本建设、设备仪器、生产、科学研究、声像、实物档案八个门类档案组成。
文书档案：各项管理活动的真实记录。
会计档案：会计核算活动的真实记录（含经营、工会、社保）。
基本建设档案：项目建设活动的真实记录，一般包括设备仪器档案。
生产档案：企业生产运行活动的真实记录，一般包括产品开发、研制、生产等。
科学研究档案：科学研究活动的真实记录。
声像档案：企业重大活动的音像档案，一般包括照片、录音、录像、电影拷贝等。
实物档案：企业获得的各种荣誉及具有重要纪念意义的物品，一般含奖杯、奖旗、奖状、证书、著名人物的题词、留言、书画作品等。
企业档案工作：企业档案工作是一项有法可依、有章可循、涉及面较大、专业性较强的系统工程。企业档案工作的组织协调十分重要，应当加强组织领导、建立健全规章制度和规范标准、采取有效控制措施、分工负责，档案机构或者档案工作人员实行监督指导、系统规范整理、验收归档，为
长久利用档案奠定基础。
企业档案的作用：
企业档案是维护企业合法权益的有力证据；
企业档案是企业编史修志真实、准确的原始资料； 企业档案是管理活动的凭据和借鉴文献；
企业档案是员工安全技术业务培训的生动素材； 企业档案是设备、设施维护的技术依据；
企业档案是科学研究的第一手资料；
企业档案是赖以改进管理的具体线索，等等。
档案收集：依据企业档案各门类归档范围，由相关单位或管理部门负责文件材料的形成、积累。
文件归档：
文件：信息记录和传递工具（引用联合国教科文组织记忆工程及当代信息理论术语解读）。
公文：亦称文书，指公务活动中形成的文件，包括文字材料（无论是否有文头）、表格、图样等（含电子版文件）技术文件。
归档文件：办理完毕、具有保存利用价值（参考归档范围）的文件材料。
归档范围：参照《归档文件整理规则》、行业性专业档案规范，紧密结合本单位主要职能活动、专业特点，制定本单位包括《归档范围》、《保管期限表》、《档号编制规则》在
内的文书档案、科学技术档案（含基本建设、设备仪器、生产、科研档案）分类整理方案。
文件与档案的关系：
完整收集、规范整理、划分保管期限、编目的文件，转化为档案。因此，文件的管理是档案工作的基础和保证。归档文件的质量，直接影响档案的质量和长久利用效果。
归档原则：办理完毕、具有保存利用价值（参考归档范围）的文件材料必须按规定移交归档，集中统一管理；
坚持正本原件归档的原则规定。
归档文件要求：归档文件必须做到格式规范、结构完整（附件齐全）、内容准确（含文字、数据、表格、图样准确无误）、打印清晰（激光打印、文件整洁字迹清晰）、手续完备（签字盖章齐全，具备法律效力）。
档案归档验收基本条件：保证档案的完整、准确、系统、规范，能够长久保存、具备法律效力。
收集完整：依据归档范围和归档文件要求完整收集归档文件；
规范整理：档案整理是对归档文件条理化处理过程，整理的目的在于广泛、长久开发利用档案信息资源。
依据分类方案系统规范整理、编目、准确划分保管期限。 档案整理：档案整理亦称档案分类、组卷、立卷，是依
内的文书档案、科学技术档案（含基本建设、设备仪器、生产、科研档案）分类整理方案。
文件与档案的关系：
完整收集、规范整理、划分保管期限、编目的文件，转化为档案。因此，文件的管理是档案工作的基础和保证。归档文件的质量，直接影响档案的质量和长久利用效果。
归档原则：办理完毕、具有保存利用价值（参考归档范围）的文件材料必须按规定移交归档，集中统一管理；
坚持正本原件归档的原则规定。
归档文件要求：归档文件必须做到格式规范、结构完整（附件齐全）、内容准确（含文字、数据、表格、图样准确无误）、打印清晰（激光打印、文件整洁字迹清晰）、手续完备（签字盖章齐全，具备法律效力）。
档案归档验收基本条件：保证档案的完整、准确、系统、规范，能够长久保存、具备法律效力。
收集完整：依据归档范围和归档文件要求完整收集归档文件；
规范整理：档案整理是对归档文件条理化处理过程，整理的目的在于广泛、长久开发利用档案信息资源。
依据分类方案系统规范整理、编目、准确划分保管期限。 档案整理：档案整理亦称档案分类、组卷、立卷，是依
据相关分类方案，对归档文件材料的系统整理。整理原则：尊重文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。要求层次分明、条理清晰，利于档案的科学保管和快捷、准确检索和提供利用。
规范编目：以正文为主、顺序登录卷内文件目录、全引目录，以卷为单位顺序登录案卷目录，不得缺卷。
归档文件目录（文书档案），不得缺件。
档案保管：依据《档案库房保管技术措施》（含十防：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁、防高温、防污染）《档案库房排架规则、《档案定位保存规定》等安全技术规范进行科学管理。
档案利用：档案利用是依据档案利用制度，对本单位利用者进行查阅、限时借阅、电话调卷等利用服务活动。企业档案是为企业长久利用档案的储备，禁止违反法律损坏档案和违反制度长期不还档案的行为发生。
档案统计：依据国家档案局《档案统计办法》规定，及时、准确填报《档案统计报表》报集团公司档案机构汇总，上报省级档案行政管理机构。
档案鉴定：档案鉴定是依据《档案鉴定制度》和程序对档案在形成过程、规范整理、科学保管及销毁前鉴定确定档案存、毁的技术鉴定。
档案销毁：档案销毁必须严格遵照《档案销毁制度》规
定的办法、程序进行。任何单位或个人不得违反销毁鉴定、报批规定擅自销毁所保管的档案。