图书馆办公室工作初探
刘玉红
随着我国社会经济的发展与改革开放的深入，我国高等教育事业的发展进入了一个新的历史时期，高等教育事业的机遇和挑战并存，高校必将在办学思想、人才培养模式、管理体制、教学内容和方法、招生与就业等方面完成比较大的适应性调整。作为高校三大支柱之一的高校图书馆，面对高校发展的机遇，如何发挥高校图书馆办公室的支撑作用，理智应对各种挑战必将是当前需要认真探讨的课题。我认为做好办公室工作必需做好以下几个方面工作：
1. 合适的人选、良好的氛围是搞好办公室工作的基础
做好办公室工作关键在人。办公室工作人员的思想修养、精神状态、待人接物方式、处理问题态度、工作作风及办事效率等，直接影响着本部门的形象，办公室人员首先得有奉献精神，忠诚可靠，谨于行事，慎于做人，有一定的文化修养，形象端庄。再就是熟悉图书馆业务，工作踏实，勤于学习，勇于开拓，懂得一定的计算机网络知识，办事周到细致不拖拉，总之办公室工作人员要有较高的素质。营造良好的办公室氛围，一方面办公室工作人员之间要互相合作，办公室的工作虽然有明确分工，但许多突发、临时性的事务又需要大家的通力合作，紧密配合。办公室工作不像其他部门那样用量化来衡量，也没法定出量化指标，正如人们常说的“办公室工作不被批评既是最大的表扬”，办公室人员要具备默默无闻、乐于奉献的精神，要淡薄名利，尽职尽责，甘做无名英雄。在工作头绪多，事务繁杂的环境中，要有耐心的态度和适当的用语，心平气和地去工作，要懂得人无完人，原谅别人就是解脱自己的道理。另一方面，办公室的工作要争得领导和各部门的支持，办公室工作人员一定要通过勤勤恳恳、富有成效的工作，努力获得馆领导的信任、支持、有大局观念，站在一定的高度分析和处理问题，做到到位不越位。
2. 信息沟通协调管理是做好办公室工作的关键
高校图书馆办公室地位的重要性是无可质疑的事实，它是沟通上下左右、联系四面八方的信息聚集地，办公室人员要充分发挥信息渠道来源的特点，及时归纳整理全体馆员的思想动态、政策法规、规章制度的执行情况，为馆领导决策提供第一手依据。同时把学校和馆领导的决策安排及时传达给全体馆员，形成良性发展的态势。
2.1信息沟通的重要性
我校图书馆在三地设有三个分馆，共有职工136人，办公室沟通工作也因此带来了很多麻烦。也许有人认为，不就是各分馆、业务部之间打个电话，传达个领导指示的事吗，怎么能上升到信息沟通这么高的层次上去了？我不这样认为，在概念上讲，信息沟通就是指各种可理解的信息在两个或两个以上的人群中传递或交换的过程。简单地说，信息沟通就是信息的交流、联系和传递。信息沟通在图书馆管理活动中起着关键性作用，是实现个体之间、群体之间、部门之间协同工作的主要手段。
2.2注重工作细节才能做好信息沟通
虽然说起来简单，但图书馆办公室真要做好各方面的信息沟通，还真不能光纸上谈兵，结合实际工作才是做好信息沟通的硬道理。
2.2.1工作要及时
由于图书馆办公室集行政、后勤、管理于一身，事务势必有些繁杂，一旦不及时完成工作，就会引起工作的堆积，而使信息沟通延迟。所以办公室人员必须养成“今日事，今日毕”的习惯，同时要摆正自己的位置，认识到图书馆办公室工作是为其他各分馆、业务部做服务的，而不可凌驾于各部门之上，对其指手画脚，致使图书馆的整体服务功能下降。
2.2.2沟通要经常
鉴于我校图书馆在三地设有三个分馆的现状，防止与各分馆、业务部联系松弛是要时刻牢记的，办公室工作人员要知道，办公室除去承担着“上令下达”的任务外，还肩负着“下情上传”的使命。所以不能只有“上令”需要“下达”时才去与各分馆沟通，而应养成平日与分馆联系的习惯，确保“下情”能及时“上传”。
2.2.3安排要合理
图书馆除了正常的借阅、咨询等业务外，学校、兄弟院校各种临时性工作也比较多。办公室工作人员有限，不可能所有临时工作都由办公室完成，许多工作要靠各业务部门协助才能完成。办公室安排这些工作必须本着平均、平等的原则合理分配，不乱指派，避免因分配不合理造成各业务部门之间、各业务部门与各分馆之间产生矛盾，发生冲突。
3. 勤于学习勇于创新
有人认为办公室工作杂七杂八，无非是一些跑腿打杂的事，只要腿脚勤快就能做好工作，不需要太多业务知识，其实不然。图书馆是一个业务部门，整体上专业性较强，办公室在履行自己的职责而与各部门沟通时，几乎都要涉及到业务工作，比如：工作计划的制定，工作量的考核，有关业务数据的搜集、藏书布局的调整，开放时间的安排，设备的添置等，都必须要在熟悉业务的基础上才能进行。这就要求办公室人员掌握全面的图书馆业务知识，在平时工作注意在繁忙的工作中抽出时间，学习各业务部的相关知识，以提高工作效率。高校图书馆办公室工作要创新，首先要转变对办公室工作的传统认识，在传统认识中，办公室工作被片面理解为是办杂事的机构，或者是馆长意志的体现者，办公室工作事无巨细依赖于馆领导的调动和指挥，工作缺乏主体能动性。办公室工作人员要跳出传统的思维模式和工作定式，面对不断出现的新事物、新方法、新经验，在总结以往经验的基础上，锐意创新，创造性地完成工作。
3.1提高管理能力
办公室工作人员要在工作中不断总结以往经验的基础上，善于找出规律，理顺关系，统筹兼顾，建立科学的管理机制。
3.2提高调研能力
调研工作是办公室的基本任务。从本馆文献资源及服务设施出发，围绕学校教学科研服务，围绕不同时期图书馆重点工作和主要工作以及馆内各项规章制度实施情况，开展广泛深入的调查研究，收集并掌握第一手资料。
3.3提高协调能力
办公室处于联系上下左右的纽带地位，协调好各方面的工作是办公室的中心工作之一。协调工作不仅是工作能力的体现，也是一门艺术，在方法上需要不断总结，不断改进。
3.4提高解决问题和处理矛盾冲突的能力
办公室工作性质比较特殊，既是馆领导的“参谋”“助手”又是组织实施者、执行者，工作中经常会碰到各种困难矛盾。比如主动性与被动性的矛盾、服务性与监督性矛盾、业务性与行政性矛盾、经常性与突击性矛盾、大集体与小集体矛盾等。办公室工作人员要广泛调查、听取各方意见、辨明是非、实事求是、顾全大局化解矛盾，为馆领导排忧解难，真正成为馆领导的助手、为职工办实事的好后勤。
图书馆办公室工作初探
刘玉红
随着我国社会经济的发展与改革开放的深入，我国高等教育事业的发展进入了一个新的历史时期，高等教育事业的机遇和挑战并存，高校必将在办学思想、人才培养模式、管理体制、教学内容和方法、招生与就业等方面完成比较大的适应性调整。作为高校三大支柱之一的高校图书馆，面对高校发展的机遇，如何发挥高校图书馆办公室的支撑作用，理智应对各种挑战必将是当前需要认真探讨的课题。我认为做好办公室工作必需做好以下几个方面工作：
1. 合适的人选、良好的氛围是搞好办公室工作的基础
做好办公室工作关键在人。办公室工作人员的思想修养、精神状态、待人接物方式、处理问题态度、工作作风及办事效率等，直接影响着本部门的形象，办公室人员首先得有奉献精神，忠诚可靠，谨于行事，慎于做人，有一定的文化修养，形象端庄。再就是熟悉图书馆业务，工作踏实，勤于学习，勇于开拓，懂得一定的计算机网络知识，办事周到细致不拖拉，总之办公室工作人员要有较高的素质。营造良好的办公室氛围，一方面办公室工作人员之间要互相合作，办公室的工作虽然有明确分工，但许多突发、临时性的事务又需要大家的通力合作，紧密配合。办公室工作不像其他部门那样用量化来衡量，也没法定出量化指标，正如人们常说的“办公室工作不被批评既是最大的表扬”，办公室人员要具备默默无闻、乐于奉献的精神，要淡薄名利，尽职尽责，甘做无名英雄。在工作头绪多，事务繁杂的环境中，要有耐心的态度和适当的用语，心平气和地去工作，要懂得人无完人，原谅别人就是解脱自己的道理。另一方面，办公室的工作要争得领导和各部门的支持，办公室工作人员一定要通过勤勤恳恳、富有成效的工作，努力获得馆领导的信任、支持、有大局观念，站在一定的高度分析和处理问题，做到到位不越位。
2. 信息沟通协调管理是做好办公室工作的关键
高校图书馆办公室地位的重要性是无可质疑的事实，它是沟通上下左右、联系四面八方的信息聚集地，办公室人员要充分发挥信息渠道来源的特点，及时归纳整理全体馆员的思想动态、政策法规、规章制度的执行情况，为馆领导决策提供第一手依据。同时把学校和馆领导的决策安排及时传达给全体馆员，形成良性发展的态势。
2.1信息沟通的重要性
我校图书馆在三地设有三个分馆，共有职工136人，办公室沟通工作也因此带来了很多麻烦。也许有人认为，不就是各分馆、业务部之间打个电话，传达个领导指示的事吗，怎么能上升到信息沟通这么高的层次上去了？我不这样认为，在概念上讲，信息沟通就是指各种可理解的信息在两个或两个以上的人群中传递或交换的过程。简单地说，信息沟通就是信息的交流、联系和传递。信息沟通在图书馆管理活动中起着关键性作用，是实现个体之间、群体之间、部门之间协同工作的主要手段。
2.2注重工作细节才能做好信息沟通
虽然说起来简单，但图书馆办公室真要做好各方面的信息沟通，还真不能光纸上谈兵，结合实际工作才是做好信息沟通的硬道理。
2.2.1工作要及时
由于图书馆办公室集行政、后勤、管理于一身，事务势必有些繁杂，一旦不及时完成工作，就会引起工作的堆积，而使信息沟通延迟。所以办公室人员必须养成“今日事，今日毕”的习惯，同时要摆正自己的位置，认识到图书馆办公室工作是为其他各分馆、业务部做服务的，而不可凌驾于各部门之上，对其指手画脚，致使图书馆的整体服务功能下降。
2.2.2沟通要经常
鉴于我校图书馆在三地设有三个分馆的现状，防止与各分馆、业务部联系松弛是要时刻牢记的，办公室工作人员要知道，办公室除去承担着“上令下达”的任务外，还肩负着“下情上传”的使命。所以不能只有“上令”需要“下达”时才去与各分馆沟通，而应养成平日与分馆联系的习惯，确保“下情”能及时“上传”。
2.2.3安排要合理
图书馆除了正常的借阅、咨询等业务外，学校、兄弟院校各种临时性工作也比较多。办公室工作人员有限，不可能所有临时工作都由办公室完成，许多工作要靠各业务部门协助才能完成。办公室安排这些工作必须本着平均、平等的原则合理分配，不乱指派，避免因分配不合理造成各业务部门之间、各业务部门与各分馆之间产生矛盾，发生冲突。
3. 勤于学习勇于创新
有人认为办公室工作杂七杂八，无非是一些跑腿打杂的事，只要腿脚勤快就能做好工作，不需要太多业务知识，其实不然。图书馆是一个业务部门，整体上专业性较强，办公室在履行自己的职责而与各部门沟通时，几乎都要涉及到业务工作，比如：工作计划的制定，工作量的考核，有关业务数据的搜集、藏书布局的调整，开放时间的安排，设备的添置等，都必须要在熟悉业务的基础上才能进行。这就要求办公室人员掌握全面的图书馆业务知识，在平时工作注意在繁忙的工作中抽出时间，学习各业务部的相关知识，以提高工作效率。高校图书馆办公室工作要创新，首先要转变对办公室工作的传统认识，在传统认识中，办公室工作被片面理解为是办杂事的机构，或者是馆长意志的体现者，办公室工作事无巨细依赖于馆领导的调动和指挥，工作缺乏主体能动性。办公室工作人员要跳出传统的思维模式和工作定式，面对不断出现的新事物、新方法、新经验，在总结以往经验的基础上，锐意创新，创造性地完成工作。
3.1提高管理能力
办公室工作人员要在工作中不断总结以往经验的基础上，善于找出规律，理顺关系，统筹兼顾，建立科学的管理机制。
3.2提高调研能力
调研工作是办公室的基本任务。从本馆文献资源及服务设施出发，围绕学校教学科研服务，围绕不同时期图书馆重点工作和主要工作以及馆内各项规章制度实施情况，开展广泛深入的调查研究，收集并掌握第一手资料。
3.3提高协调能力
办公室处于联系上下左右的纽带地位，协调好各方面的工作是办公室的中心工作之一。协调工作不仅是工作能力的体现，也是一门艺术，在方法上需要不断总结，不断改进。
3.4提高解决问题和处理矛盾冲突的能力
办公室工作性质比较特殊，既是馆领导的“参谋”“助手”又是组织实施者、执行者，工作中经常会碰到各种困难矛盾。比如主动性与被动性的矛盾、服务性与监督性矛盾、业务性与行政性矛盾、经常性与突击性矛盾、大集体与小集体矛盾等。办公室工作人员要广泛调查、听取各方意见、辨明是非、实事求是、顾全大局化解矛盾，为馆领导排忧解难，真正成为馆领导的助手、为职工办实事的好后勤。