摘 要：原始单据作为信息与沟通的载体对实现内部控制目标有着重要的作用。如何利用各种原始单据的设计、填制、传递及检查监督工作来实现对内部控制各环节的关键控制点进行控制，是扎实推进内部控制工作的重要措施。
关键词：内部控制；原始单据；设计；填制；传递；检查监督
中图分类号：F271 文献标识码：A 文章编号：1008-4428（2012）05-23 -02
企业内部控制工作的建设是一项系统工程，企业生产经营的全过程以及实施各项控制活动都会涉及大量的原始单据。原始单据是企业各类信息的载体，分布在生产经营的各个环节，贯穿于内部控制工作的全过程。原始单据的规划、设计、填制、传递、监督检查等工作，充分体现了一个企业各项管理工作的脉络，体现了内部控制关键控制点以及对应的控制措施。笔者认为，通过完善原始单据管理，是推进内部控制工作一个重要的切入点。
一、利用原始单据推进内部控制工作的要点
1、原始单据的种类规划不可有漏项
企业管理中任何一项业务的发生，都应该有对应的信息载体，即原始单据，这些单据既有自制的又有来自企业外部的。在控制活动中，尤其是业务层面的控制会涉及大量原始单据。比如：
（1）资金业务控制：包括筹资及投资方案、筹资及投资合同、可行性研究报告、资金预算、收、付款单据等；
（2）采购业务控制：包括采购计划，请购单、采购合同、购货发票、付款及报销单据，到货通知单、采购物资质量送检通知单、物资采购入库单等；
（3）资产管理控制：包括出库单、入库单、验收单、各类资产盘点表、物资委托加工单、固定资产拨交单、维修单、资产的权属证明、抵押合同等；
（4）销售业务控制：包括销售预算或计划、销售合同、销售发票、收款单、对账函等。
如果在各种控制活动中有任何一个环节没有原始单据来支撑，就会存在控制的漏项，所以企业在内部控制的所有环节都必须设计相应的原始单据全面规范和控制各类活动。
2、原始单据设计要合理
（1）原始单据的设计要体现重要性原则。对重要业务事项和高风险领域要采取更为严格的措施切实保证单据的设计不出现缺陷；
（2）原始单据的设计要体现制衡性原则。责任主体要清晰，反映的信息要全面体现权责分配及业务流程。如个人出差使用的借款单，内容至少应该包括借款情况说明、借款金额、时间以及经办人、部门主管、财务主管、分管厂领导的签字审批信息，这种设计既体现了业务内容又体现了审批权限和审批程序，明确了业务流程中各层次相关人员的管理权限和管理责任。
（3）原始单据设计的联数要合理。要体现对业务流程中的关键控制点所采取的控制措施。如物资采购入库单一般包括：仓库联、财务报销联、财务稽核联、采购存根联，这种设计体现了相互制衡原则中不相容职务相分离的要求。
3、原始单据的填制要真实、完整、准确
不同的原始单据有不同的填制内容和要求。有些单据，比如增值税专用发票，其内容、格式有严格的规定，所有使用人必须按照税务部门的要求统一格式进行填写；而有些用于企业内部管理的自制单据则因会使用人的要求不同而不同，内容和填制要求可能略有差异，但无论如何，所有单据填写的内容必须真实、完整、准确。
如销售提货单，记录的内容包括：日期、客户名称、产品名称、规格型号、数量、单价、总价、合同号、销售员、仓库保管员、销售部门负责人、仓库负责人。这些内容要依据销售业务如实地填写，且要求完整、准确，相应的责任主体要签字明确责任。
再如，领料单的内容有领用日期、材料名称、单位、数量、金额以及领用人、保管人和主管人员的签名等。若这些内容填制不全，很可能会导致业务流程不能完整执行，或导致责任主体不清、控制运行无效或给财务稽核工作带来不必要的麻烦等。
还有些单据如果填写不全面，就会给企业带来时间的浪费和财力的消耗，如承兑汇票背书转让，因被背书人、印章和骑缝章不够清晰而导致无法背书转让的事经常发生，实际工作中因这方面的问题浪费了大量的时间和管理成本。
4、原始单据传递要及时且形成闭环
原始单据的传递过程就是内部信息的传递过程。单据传递应当及时。如果单据传递不及时、不通畅，可能导致决策失误或使企业蒙受经济损失。
实际工作中，由于采购人员缺少及时传递单据的意识，未将增值税发票及时送到财务部门报销入账，导致增值税进项税过期（180天）不能抵扣的现象时有发生，给企业带来了经济损失；有的业务部门对早已发生的费用不及时办理报销手续，导致企业的利润波动较大等。诸如此类的单据未及时传递等现象都给内部控制工作带来了一定的难度，很可能会导致决策失误。
单据传递不仅要及时，单据传递的范围、方式及各管理层级的职责权限规定也应当形成闭环，便于各管理层级和相关人员掌握相关信息，正确履行职责。
例如一式多联的销售提货单一般包括：销售部门存根联，财务开票联，仓库记帐联，提货联，财务稽核联，出门证联。它的传递范围包括：财务部门、销售部门、门卫、仓库、客户，涉及的环节多，时间长，如果传递不及时或传递范围上有遗漏，就没有形成闭环，导致控制运行无效，可能给企业带来经济损失。
5、原始单据的检查监督应动态化、常态化
为避免原始单据的填制或传递过程中出现疏漏，下一道工作环节要对上道工作环节进行复核；从外部取得的原始单据有的要与外部单位进行沟通，如收到的商业汇票要同出票行联系，以明辨其真伪。
企业应经常检查往来账核对的对账单，对出现的未达账项要及时清理；企业管理部门要组织人员，对原始单据填制和传递情况进行动态检查，相关部门在对内部控制进行评价时，对原始单据的设计和使用也要加以检查；内部审计部门要不定期对经营管理中使用的单据进行合理性、合法性专项检查，为原始单据的改进提出指导性意见，逐步做到防错纠弊，提高内部控制设计和运行的有效性。
二、实际工作中应该注意的几个方面
摘 要：原始单据作为信息与沟通的载体对实现内部控制目标有着重要的作用。如何利用各种原始单据的设计、填制、传递及检查监督工作来实现对内部控制各环节的关键控制点进行控制，是扎实推进内部控制工作的重要措施。
关键词：内部控制；原始单据；设计；填制；传递；检查监督
中图分类号：F271 文献标识码：A 文章编号：1008-4428（2012）05-23 -02
企业内部控制工作的建设是一项系统工程，企业生产经营的全过程以及实施各项控制活动都会涉及大量的原始单据。原始单据是企业各类信息的载体，分布在生产经营的各个环节，贯穿于内部控制工作的全过程。原始单据的规划、设计、填制、传递、监督检查等工作，充分体现了一个企业各项管理工作的脉络，体现了内部控制关键控制点以及对应的控制措施。笔者认为，通过完善原始单据管理，是推进内部控制工作一个重要的切入点。
一、利用原始单据推进内部控制工作的要点
1、原始单据的种类规划不可有漏项
企业管理中任何一项业务的发生，都应该有对应的信息载体，即原始单据，这些单据既有自制的又有来自企业外部的。在控制活动中，尤其是业务层面的控制会涉及大量原始单据。比如：
（1）资金业务控制：包括筹资及投资方案、筹资及投资合同、可行性研究报告、资金预算、收、付款单据等；
（2）采购业务控制：包括采购计划，请购单、采购合同、购货发票、付款及报销单据，到货通知单、采购物资质量送检通知单、物资采购入库单等；
（3）资产管理控制：包括出库单、入库单、验收单、各类资产盘点表、物资委托加工单、固定资产拨交单、维修单、资产的权属证明、抵押合同等；
（4）销售业务控制：包括销售预算或计划、销售合同、销售发票、收款单、对账函等。
如果在各种控制活动中有任何一个环节没有原始单据来支撑，就会存在控制的漏项，所以企业在内部控制的所有环节都必须设计相应的原始单据全面规范和控制各类活动。
2、原始单据设计要合理
（1）原始单据的设计要体现重要性原则。对重要业务事项和高风险领域要采取更为严格的措施切实保证单据的设计不出现缺陷；
（2）原始单据的设计要体现制衡性原则。责任主体要清晰，反映的信息要全面体现权责分配及业务流程。如个人出差使用的借款单，内容至少应该包括借款情况说明、借款金额、时间以及经办人、部门主管、财务主管、分管厂领导的签字审批信息，这种设计既体现了业务内容又体现了审批权限和审批程序，明确了业务流程中各层次相关人员的管理权限和管理责任。
（3）原始单据设计的联数要合理。要体现对业务流程中的关键控制点所采取的控制措施。如物资采购入库单一般包括：仓库联、财务报销联、财务稽核联、采购存根联，这种设计体现了相互制衡原则中不相容职务相分离的要求。
3、原始单据的填制要真实、完整、准确
不同的原始单据有不同的填制内容和要求。有些单据，比如增值税专用发票，其内容、格式有严格的规定，所有使用人必须按照税务部门的要求统一格式进行填写；而有些用于企业内部管理的自制单据则因会使用人的要求不同而不同，内容和填制要求可能略有差异，但无论如何，所有单据填写的内容必须真实、完整、准确。
如销售提货单，记录的内容包括：日期、客户名称、产品名称、规格型号、数量、单价、总价、合同号、销售员、仓库保管员、销售部门负责人、仓库负责人。这些内容要依据销售业务如实地填写，且要求完整、准确，相应的责任主体要签字明确责任。
再如，领料单的内容有领用日期、材料名称、单位、数量、金额以及领用人、保管人和主管人员的签名等。若这些内容填制不全，很可能会导致业务流程不能完整执行，或导致责任主体不清、控制运行无效或给财务稽核工作带来不必要的麻烦等。
还有些单据如果填写不全面，就会给企业带来时间的浪费和财力的消耗，如承兑汇票背书转让，因被背书人、印章和骑缝章不够清晰而导致无法背书转让的事经常发生，实际工作中因这方面的问题浪费了大量的时间和管理成本。
4、原始单据传递要及时且形成闭环
原始单据的传递过程就是内部信息的传递过程。单据传递应当及时。如果单据传递不及时、不通畅，可能导致决策失误或使企业蒙受经济损失。
实际工作中，由于采购人员缺少及时传递单据的意识，未将增值税发票及时送到财务部门报销入账，导致增值税进项税过期（180天）不能抵扣的现象时有发生，给企业带来了经济损失；有的业务部门对早已发生的费用不及时办理报销手续，导致企业的利润波动较大等。诸如此类的单据未及时传递等现象都给内部控制工作带来了一定的难度，很可能会导致决策失误。
单据传递不仅要及时，单据传递的范围、方式及各管理层级的职责权限规定也应当形成闭环，便于各管理层级和相关人员掌握相关信息，正确履行职责。
例如一式多联的销售提货单一般包括：销售部门存根联，财务开票联，仓库记帐联，提货联，财务稽核联，出门证联。它的传递范围包括：财务部门、销售部门、门卫、仓库、客户，涉及的环节多，时间长，如果传递不及时或传递范围上有遗漏，就没有形成闭环，导致控制运行无效，可能给企业带来经济损失。
5、原始单据的检查监督应动态化、常态化
为避免原始单据的填制或传递过程中出现疏漏，下一道工作环节要对上道工作环节进行复核；从外部取得的原始单据有的要与外部单位进行沟通，如收到的商业汇票要同出票行联系，以明辨其真伪。
企业应经常检查往来账核对的对账单，对出现的未达账项要及时清理；企业管理部门要组织人员，对原始单据填制和传递情况进行动态检查，相关部门在对内部控制进行评价时，对原始单据的设计和使用也要加以检查；内部审计部门要不定期对经营管理中使用的单据进行合理性、合法性专项检查，为原始单据的改进提出指导性意见，逐步做到防错纠弊，提高内部控制设计和运行的有效性。
二、实际工作中应该注意的几个方面