国家档案局中央档案馆关于印发《档案事业发展“十一五”规划》的通知
文号：档发(2006)4号
内容简介
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“十一五”期间档案事业发展的指导思想、总体目标、主要任务、保障措施。
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正文
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各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：
《档案事业发展“十一五”规划》已经国家发展和改革委员会审核同意，现印发给你们，请结合本地区、本部门的实际情况贯彻执行。
国家档案局 中央档案馆
二○○六年十二月二十七日
档案事业发展“十一五”规划
为推动国家档案事业的持续健康发展，特制定“十一五”（2006年—2010年）期间全国档案事业发展规划。
一、指导思想
坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届五中全会精神，全面落实科学发展观，以改革创新为动力，以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，以国家档案资源建设为核心，以档案信息化建设为重点，以档案法制建设为保障，依托科技、教育和人才建设，加大档案开放力度，优化档案信息资源共享环境，不断提升档案部门服务各项建设事业的能力，促进档案事业与经济社会协调发展。
二、总体目标
各级各类档案馆设施完备、功能完善、技术先进、馆藏丰富、利用方便；各级国家档案馆充分发挥档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心和档案信息服务中心“四位一体”的功能；机关、团体、企业事业单位档案工作机制健全，档案收集
齐全、整理规范、保管安全、利用便捷、移交及时；建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享；各级档案行政管理部门依法行政能力进一步增强，全社会档案意识明显提高，与社会主义和谐社会相协调的档案事业体系不断完善，档案事业更好地为社会主义物质文明、政治文明、精神文明建设与和谐社会建设服务。
三、主要任务
1.档案法制建设。深入贯彻国务院《全面推进依法行政实施纲要》，适应社会主义市场经济体制的要求，进一步完善档案法律制度，构建法制统一、依法行政、有效监督、高效服务的档案法制工作体系。健全档案法制机构，充实档案行政执法人员，创造良好的法制环境，增强依法管理档案事业的能力。加大档案行政执法检查力度，完善档案行政审批制度改革的后续监管制度。继续加强《档案法》和《档案法实施办法》的普法宣传工作，提高全社会的档案法律意识。
修订《科学技术档案工作条例》（1980年）、《机关档案工作条例》（1983年）、《全国档案馆设置原则和布局方案》（1992年）、《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》（1987年）、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（1988年）、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》（1991年）、《利用档案收费规定》（1992年）、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（1998年）；制定《国家档案资源范围的确定和划分》、《企业档案业务建设规范》、《档案鉴定销毁的程序与办法》、《档案提前开放实施办法》、《科技项目档案管理办法》、《国家重点档案抢救与保护管理办法》、《国家档案馆馆藏永久档案分级管理办法》、《各级国家档案馆接收电子档案管理办法》、《国家档案馆已公开现行文件阅览中心管理办法》、《档案数字化工作规范》、《档案信息交换与共享管理办法》、《数字档案馆建设规范》；对《档案法》和《档案法实施办法》实施中遇到的问题进行调研论证，适时提出修改意见和建议。
2.档案信息化建设。加大管理力度，全面整合各类档案资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，结构优化；加强多形式多层次共享平台建设，推进服务机制创新，促进档案信息资源的公开、共享和再利用，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力；加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境，建立长效发展机制。
根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。充分利用信息化手段，对国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合。制定统一标准，规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互联互通的要求，建立与完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库，适时启动数字档案建设与社会化服务工程。规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发布。进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设。
3.档案馆基础建设。加快各级各类档案馆建设，改善档案保管和利用的条件。中央本级建设中央档案馆新库房，完成中国第一历史档案馆迁建工程。各地新建、改建和扩建一批符合国家环保、节能标准和《档案馆建筑设计规范》的国家档案馆；有条件的地方，档案馆建筑要体现档案馆的社会性、文化性、开放性、现代性。制定专项规划，加快中西部地区县级
国家综合档案馆建设。国家综合档案馆加大档案资源建设力度，根据法定职责，结合历史和现实需要合理确定档案收集范围，加大各类关系人民群众切身利益、有参考和凭证价值的档案材料的收集力度，有重点、有计划地征集散失在国内外的珍贵档案，进一步丰富和优化馆藏，使保存的档案资源适合社会各方面利用需求。加快档案鉴定与整理，基本完成各级国家档案馆馆藏1980年以前档案开放的划控解密及鉴定工作。
4.机关、团体、企业事业单位档案工作。各级机关、团体、事业单位建立健全档案工作管理机制和规章制度，加强档案基础建设和信息化建设，提高档案管理现代化水平和服务能力。各单位加强对各门类应归档文件材料的管理，确保归档文件准确、完整，整理规范，档案利用便捷；依法按期向国家档案馆移交符合进馆标准的档案，具备条件的要做到电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆。各地档案部门可根据实际情况，逐步引导建立机关文件档案管理中心，完善机关档案工作管理体制。
积极探索和建立适应社会主义市场经济体制和现代企业制度的现代企业档案工作。配合国有资产管理部门，加大对国有企业档案工作督促和检查的力度；引导、推动民营企业档案工作发展；加强驻外机构和境外企业档案工作的探索与管理。
继续探索适应科技管理体制改革发展要求的科研档案工作机制和管理方式，使科研工作与科技管理协调发展。全面加强各级各类重点建设项目档案工作，深入推行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；尽快出台和实施《重大建设项目档案验收办法》，不断规范验收工作；进一步完善各类建设项目移民档案管理；开展建设项目档案管理的评先创优活动，创建精品工程档案。结合各地机构改革，研究探索城市建设档案管理的新体制、新模式；科学规范城市建设档案的归属与流向。继续加大指导力度，促进城市社区和农村基层自治组织档案工作建立自律机制；探索农业科技档案信息化管理的模式。
5.档案安全保管与保护。建立国家档案抢救和保护经费制度，加强国家档案馆馆藏档案的保护工作。完善国家重点档案保护制度，对国家档案馆馆藏永久档案实行分级管理。抓紧对馆藏濒危国家重点档案的抢救，计划用十年的时间完成所有国家重点档案的抢救并基本实现国家重点档案的特殊保护，包括对重点档案进行修复和复制，对利用频繁的已抢救重点档案进行数字化处理，对特别重要或特殊载体档案（如列入《中国档案文献遗产名录》的国家重点档案）制作高标准仿真复制件，建设110个国家重点档案特藏库，设置专项经费，征集流失民间和国外的珍贵档案文献。“十一五”期间完成计划的一半，为下一个五年完成整个目标打好基础。
采取一切必要措施，提高档案馆、档案室抵御自然灾害和危及档案安全的突发事件的能力，确保各级各类档案馆、档案室具备安全保管条件。加强档案信息网络系统的管理，保障操作安全、数据安全、接入安全和应用服务安全。建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，确保档案信息数据安全。
6.档案信息利用与社会服务。各级国家档案馆进一步完善档案开放制度，简化利用手续，丰富利用形式，扩展服务范围，提高服务水平。各级国家档案馆加快档案开放进度，探索形成未满30年档案提前开放的途径和方法；将已公开现行文件利用工作纳入同级政府政务公开体系，探索并逐步开展各类未到进馆期限而又有极强社会性公共性的重要档案提前接收和开发利用工作。加强档案网站建设，充分利用互联网，开办档案信息查询利用窗口，提供档
案网上公布和检索利用，主动提供公益性信息服务，最大限度地满足各方面利用档案信息的需求，实现档案信息的社会共享。加强档案馆爱国主义教育基地建设，拓展档案馆的公共服务功能。加强档案信息资源深度开发与利用，举办有影响、高质量的档案展览，开发有价值、高品位的档案文化产品。各级机关、团体、企业事业单位档案室做好档案开发利用工作。充分利用社会力量和市场手段，对可以开放而又存在广泛社会需求的档案信息内容进行深度加工和开发，促进档案信息资源增值服务社会化。
7.档案科技工作。加强档案科技工作规划和科研机构建设，组织引导对重大档案科技项目的研究。加强对信息化条件下产生档案管理模式与方法的研究，集中力量和资金，对海量分布式数据存储和组织技术、开放性档案信息资源管理方法和相关技术、超大规模数字档案信息共享技术、数字档案长期保存技术、数字档案信息利用中的隐私和知识产权保护、高性能信息发布平台系统的开发、解决著录标引中相关瓶颈问题的技术方法等问题进行重点攻关研究。进行重点档案、珍贵档案的特藏保护研究。积极采用国际标准和国外先进技术，推进档案标准体系建设。加大科技成果的转化与推广应用力度，不断提高档案工作的科技含量。
8.档案人才工作。加强档案干部队伍建设，创造有利于优秀人才培养、引进和使用的机制和环境，充分发挥各方面人才在档案工作中的作用。探索推行档案职业资格考试制度，建立对省级档案在职教育培训机构的评估制度，规范档案系统的岗位培训和继续教育工作。依托大专院校、档案教育培训机构，提高档案人员学历层次，依法对新上岗档案人员开展档案专业知识培训。继续开展档案教育培训支援西部活动。培养档案事业发展急需的紧缺人才，促进档案工作人员整体素质进一步提高。加强思想建设和作风建设，培养一支忠于职守，遵守纪律，适应新时期档案事业发展需要的高素质、复合型档案干部队伍。
四、保障措施
1.依法行政，加大依法监督的力度。各级档案部门坚持依法开展档案工作，全面履行法律赋予的职责，切实加强科学管理，提高服务水平。加强档案行政执法检查和专项检查，坚持分类指导，引导各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位的档案工作持续健康发展。
2. 统筹规划，加大对档案事业的投入。县级以上人民政府要把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展规划，统筹安排发展档案事业所需经费。把档案信息化建设纳入各地和中央各部门信息化建设相关规划。各级档案管理部门要争取信息化主管部门给予相应的政策支持与资金支持，将档案信息资源建设与国家信息资源开发利用工作结合起来，与电子政务建设结合起来。
3.开展档案事业发展综合评估。在本规划实施的中期阶段，通过对全国31个省、自治区、直辖市档案事业发展情况开展综合评估，对本规划的实施情况进行跟踪分析和监督检查，以切实加强对档案事业的宏观管理，促进档案业务建设，提高档案工作的服务水平。
4.加强理论研究，推进档案管理体制创新和制度创新。发挥档案学术团体和专家的作用，推动对档案学基础理论和档案事业重大现实问题的研究和创新。拓宽档案服务的新领域，探索档案信息资源增值服务和市场化开发的方法和途径,培育、发展和规范档案中介机构，做好档案咨询服务工作。
5.加强档案宣传与合作交流。加强档案机构与图书、文献、博物馆等部门的沟通与联动，在科学研究、标准制定、公共服务等方面开展合作。促进中外政府间档案合作及非政府档案组织间的交流，深入参与档案相关国际标准的制定与修订，积极参加国际档案学术会议。通过宣传，强化社会档案意识，扩大档案和档案工作的社会影响，培育档案利用者和利用需求。扩大档案学术著作、刊物的对外发行，宣传中国档案工作成就，树立中国档案工作新形象。
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区档案局召开“房山区‘十二五’时期档案事业发展规划”研讨会
5月4日，区档案局召开了“房山区‘十二五’时期档案事业发展规划”研讨会，局内中层以上干部参加了研讨。会议对我区档案事业今后五年的发展进行了深入讨论，对规划方案的起草工作进行了详细分工。局长张志元对“十二五”档案档案发展规划的编制工作提出了具体要求：一是要依据科学发展观要求，推动档案事业可持续发展；二是要依据国家档案局关于“十二五”时期全国档案事业发展规划的设想，以及国家档案局领导关于档案工作的重要讲话；三是要依据市档案局关于“十二五”时期北京市档案事业发展规划的设想及市档案局领导关于档案工作的重要讲话；四是要认真总结“十一五”规划所取得的成绩，吸取“十一五”期间档案事业发展取得的经验和教训；五是要结合我区今后5年乃至更长时间内经济社会发展规划的基本设想。另外，一定要分清规划不是计划，一定要将我们的“十二五”规划做实做细，切实成为我区今后5年档案事业发展的纲领性文件。
全国档案事业“十二五”规划编制论证会在琼召开
4月10日，国家档案局在海南省海口市召开全国档案事业“十二五”规划编制论证会，国家档案局副局长段东升出席并讲话。国家档案局政策法规司司长郭嗣平主持会议。段东升简要回顾了全国档案事业“十一五”规划执行情况，重点提出了“十二五”规划的编制思路：一是坚持以科学发展观为指导，贯彻落实中央领导同志有关发展档案事业的指示精神；二是以“两个体系”建设为目标，充分运用档案工作的理论成果和成功经验；三是以完善体制机制为重点，认真落实党和政府赋予档案部门的新职能；四是以中央对发展档案事业加大投入为契机，充分用好党和国家及有关部门出台的支持档案事业发展的政策；五是以经济社会发展和人民群众需求为导向，积极推动档案事业建设保持连续性、富有创新性、确保科学性。上海市档案局馆长吴辰与北京、天津、海南等14个省市区档案局馆长参加会议，并分别结
合本省市区档案事业“十二五”规划编制工作实际，对全国档案事业“十二五”规划编制的思路、目标、任务和措施等提出了建议。（邹伟农 来源：中国档案网）
全国档案事业发展“十二五”规划编制论证会召开 国家档案局中央档案馆在海南省召开全国档案事业发展“十二五”规划编制论证会。国家档案局副局长、中央档案馆副馆长段东升到会并讲话。来自14个省、自治区、直辖市和计划单列市档案局局长和承担本地区档案事业发展“十二五”规划编制工作的负责人共20余人参加了会议。
段东升在讲话中指出，今年是“十一五”的收官之年，认真总结“十一五”规划实施的成功经验，着眼未来，编制好全国档案事业发展“十二五”规划，指导和促进今后档案事业实现又好又快发展，不仅是各级档案部门的重要职责，也是当前的一项紧迫任务。
段东升在讲话中对全国档案事业发展“十二五”规划的编制提出了要在保持和继承以往编制规划连续性和好的传统的基础上，力求有所创新和有所突破的要求。他强调：一是要在坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导的前提下，深刻理解、认真贯彻中央领导同志的指示精神，指导规划编制工作。二是要深入总结、提炼和运用当前档案工作的最新理论成果和成功经验，指导规划编制工作。三是要用党和政府赋予档案工作的新职能，指导规划编制工作，抓住机遇拓展档案工作领域，完善体制机制。四是要运用党和国家以及有关部门提供的政策支持，指导规划编制工作。五是要以经济社会发展和人民群众的需求指导规划编制工作。
段东升总结了全国档案事业发展“十一五”规划的实施情况。他说，全国档案事业发展“十一五”规划的总体目标基本实现，各项任务基本完成，特别是在档案法制建设、档案馆基础建设、档案信息化建设、档案干部队伍建设等方面取得了突破性进展。
与会代表就档案事业发展“十二五”规划的指导思想、总体目标、主要任务和保障措施等作了发言。会议达到了形成思路、凝聚共识、明确方向、抓住重点的目的，对于“十二五”规划的编制将起到指导作用。
原载于《中国档案报》2010年4月26日 总第1994期 第一版
关于上海档案信息化建设的初步研究 2007-8-10 作者：赵嘉庆 王玮 编辑：问天 点击进入论坛
档案信息化是指档案部门改革传统管理方法，运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用的过程。随着档案信息化的逐步深入，档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。档案信息化既是档案工作的重要组成部分，同时，又是城市信息化、电子政务以及其他各行各业信息化的重要基础性工作。档案信息化建设又是一项庞大的系统工程，涉及面之广，技术要求之高，困难程度之多，工程投入之大，是档案部门前所未有的。因此，加强档案信息化建设若干问题的研究，总结经验教训，规划未来，明确思路，是非常必要的。本文限于经历和水平，仅作初步研究，以求同行参与并指正。
一、档案信息化建设的重要意义
随着信息化时代的到来，在未来信息社会决定一个国家和地区生产力发展水平的不再是自然资源、历史条件等，而是包括知识在内的各种信息，信息将成为知识经济时代最为重要的资源。可以说，以信息资源有效开发和应用为标志的信息化是一场信息革命，它意味着各相关信息行业都必须随之进行深刻的变革，走信息化的道路，从而推动社会全方位的发展与进步，这是社会发展的潮流。
档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是事关档案事业全局发展的重大战略。档案信息化是进一步提高档案管理和服务水平，实现档案事业跨越式发展的重要一环。《上海实施科教兴市战略行动纲要》中指出：“到2010年，上海要基本建立以人才高地为支撑的城市创新体系，成为国内外重要的创新基地、知识扩散中心，在若干关键技术与战略产业领域的竞争力处于国内外前列；各种所有制创新主体的地位牢固确立，基本形成产学研战略联盟格局；基本建立面向世界、面向未来的现代教育体系，成为国际化创新人才集聚地和国内外人才配置的中心城市；基本建成国际先进、国内领先的技术、信息、环境等公共服务平台，成为研发设施完善、成果转化孵化便捷、创新创业环境适宜的国际大都市。”这表明，上海下一步的发展，将紧紧依托人才和科技两大资源，以及创新体系，实现新跨越，获取新突破。城市的发展和社会的进步使档案工作面临着严峻的挑战，要实现档案事业的新跨越，获取档案工作的新突破只有紧紧依托人才和科技加快发展档案信息化。档案工作只有紧跟形势才能服务大局。《上海实施科教兴市战略行动纲要》中始终贯穿着的一个主题就是“创新”思想，档案部门要在理论创新、制度创新、科技创新和服务创新上有所作为，一个重大的举措和最为关键的突破口就是实现档案信息化管理。档案部门只有早日实现信息化，跟上信息社会发展潮流，与时俱进，才能充分实践“三个代表”重要思想，才能从根本上使档案事业和整个有中国特色的社会主义事业一起实现跨
越式发展。从这个意义上讲，没有档案信息化，就没有档案工作的未来。档案信息化是事关档案事业发展的重要关键性问题，它使档案工作面临着挑战却又充满了希望。
二、档案信息化建设的历史回顾
上海档案信息化建设是在改革、开放的形势下，为适应上海城市信息化建设和档案事业发展需要而逐步形成并发展起来的，它已成为上海档案事业中一项举足轻重的重要工作。回顾历史，上海档案信息化工作起步于80年代后期，发展于90年代中期，收获于“十五”期末,至今已走过将近二十个年头，大致可划分为以下三个阶段：
第一阶段：在1995年以前，是上海档案信息化工作的起步阶段，这一阶段的主要成果是编制出了《上海市计算机辅助档案管理总体方案》。这个方案是在调查、分析全市档案部门的业务管理性质和档案实体的内容、形式特征的基础上，对档案领域计算机应用系统建设工作的各个侧面进行了设计和规划。在此方案指导下,全市档案部门开展了一些自发性的调查和研究，但由于当时信息化基础设施和技术条件的限制，其成果尚停留于计算机辅助手工管理的局部性和工作性研究，档案信息化处于尝试性的初级阶段。
第二阶段：1996年--2000年，是上海档案信息化建设的稳步发展阶段，这一阶段的主要特征是：档案信息化的意识逐步增强、档案基础设施和信息资源的建设加大投入、档案应用软件的推广逐步统一和规范，在此基础上先后形成了“档案多媒体全文数据库系统”、“上海档案信息网站”、“神夹文档一体化通用软件”、“光典电子文件归档及管理系统”等一批重要的档案信息化建设成果。
第三阶段：进入21世纪，特别是近年来，上海档案信息化建设，在国家档案局的指导下，在相关部门的共同努力下，取得了丰硕的成果，“三网并举，重点突破”，以上海市档案馆仙霞路老馆信息加工和管理为基地，以上海市档案馆外滩新馆信息集聚和利用为中心的上海档案信息网络及其资源总库正在逐步建设和形成之中。其主要成绩如下：
（一）研究并制定了档案信息化的规划和管理办法
“十五期间”，上海档案行政管理部门越来越重视制定具有全局性、前瞻性、操作性和长远性的宏观规划和管理办法。如：为了进一步贯彻落实《全国档案信息化建设实施纲要》和《上海市档案事业发展“十五”计划》所提出的档案信息化建设任务，力争上海档案信息化建设在“十五”时期取得实质性进展，根据上海城市信息化建设规划和电子政务建设总体要求，我们在广泛调研和充分论证的基础上，研究制订了《上海市档案信息化建设实施意见》。其主要内容是：按照上海电子政务总体规划要求，加强档案信息化基础设施建设；加快档案目录数据建设，建立上海档案目录中心；加强档案全文数字化建设，建立档案全文数据库和档案信息中心；加强电子文件归档管理和电子档案接收工作；进一步推进档案管理应用系统建设；加强档案信息化保障体系建设。
为进一步贯彻《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令），规范电子公文的归档，保证归档电子公文的完整与安全，上海市档案局拟写了《上海市电子公文归档管理实施办法》，经反复争求意见和修改，提交市委、市府两办颁发执行。
为贯彻《上海市档案信息化建设实施意见》，保障档案信息化建设合理、有序地健康发展，结合档案事业“十一五”发展规划的调研，重点开展了对市级机关和区县档案信息化基本情况的调研，在此基础上形成了《上海市档案信息化“十一五”发展规划》（提纲）,上报上海市信息化委员会。
（二）制定了一批档案信息化业务规范与地方标准
“十五期间”，上海档案行政管理部门越来越重视档案信息化业务规范和技术标准的研究工作，围绕档案信息资源建设，组织制订、发布和实施了一批重要的档案信息化建设应用类标准，有力地支持了全市档案信息化建设的健康发展。如：为配合电子政务建设和市、区二级综合档案馆，各部、委、办、局档案室，各专门、部门档案馆等的档案目录中心建设，2003年我们向市技监局申报制定《基于XML的文书档案目录数据规范》的上海市地方标准项目，经反复修改论证，目前已形成了送审稿，下一步将连同标准编制说明和意见汇总处理单等材料送市技监局报批。
通过对区县以及专门部门档案馆的信息化专题调研,我们了解到全市各区县综合档案馆拥有包括婚姻登记档案、知青档案、学籍档案、户籍档案、独生子女证档案、出身证档案、复退军人档案、土地档案、房产档案等各种档案专题目录合计735.3719万条，其中婚姻登记档案数量最多，已达337.1万条。27家专门、部门档案馆现有案卷级目录条数：42.8837万条；文件级目录条数：320.3843万条；各种专题目录：49.1936万条。如何将这部分信息资源整合起来，特别是其中关系到老百姓切身利益、查询利用率高的档案专题目录实行一门式地集中查询，首先要考虑的是如何将这些已形成的数据进行规范并集中起来，才能考虑信息整合和资源共享的问题。为此，上海市档案局研究并制定了《声像档案目录数据库结构》、《婚姻登记档案目录数据库结构》、《知青上山下乡档案目录数据库结构》、《知青返城档案目录数据库结构》、《知青子女入户档案目录数据库结构》以及《独生子女证档案目录数据库结构》等业务规范。今后还将陆续制订、颁发学籍档案、户籍档案、出身证档案、复退军人档案、土地档案、房产档案等其它各种专题目录的相应规范和标准，以配合档案目录中心建设和档案基础数据库建设，规范档案机读目录数据和档案管理软件设计。
（三）开展了档案信息化重点课题的研究
“十五期间”，上海档案行政管理部门以科研为先导，积极开展档案信息化课题研究，进行技术攻关，推动了档案信息化的发展。立项并完成的档案信息化重点课题有：《档案馆多媒体全文数据库管理系统研究》、《电子公文归档及管理研究》、《档案领域的数字水印技术应用研究和产品开发》、《公共档案信息系统及其数据规范》、《利用XML技术构建分布式档案管理系统和目录中心》、《电子政务环境下电子档案管理模式及其系统研究》、《上海
市档案目录中心与现行文件共享查询系统的研究》、《电子档案的移交与接收进馆研究》和《城域跨网多档案信息系统一体化管理系统研究》等等，这些课题都是关系到档案信息化建设的核心技术和管理中的原则与方针，以及发展方向等重大问题，这些课题有的获得了档案部门的优秀成果奖，有的获得了国家科技进步奖；有的已经完成，有的正在研究中，对上海信息化的发展，起到了极大的推动作用。
（四）加快了档案科技成果推广与应用的步伐
“十五期间”，上海档案行政管理部门以科研成果推广与应用为抓手，积极构建科技成果推广与应用的平台，把档案信息化建设项目落到实处。2004年上半年，经市编委批准，上海市档案局成立了“上海市档案科技研究中心”，其职能就是专门从事档案信息化等方面的课题研究和成果推广与应用，为此，在上海市档案科教大楼内，专门开设一个窗口，搭建了300多平方米的展示厅，集中陈列有关档案信息化的科研成果和软硬件设备与产品等。为了推广标准，逐步统一软件，市档案局多次组织召开“神夹”文档一体化通用软件推广工作协调会。据统计，截止2004年7月底，全市各级档案部门应用“神夹”软件已达200多家，网络版使用达25%。“神夹”文档一体化通用软件是提供给各级机关、企事业单位实现文档一体化管理的一个通用软件产品，它着重业务处理的规范性，强调应用功能的专业业务特性，主要包括文件管理、档案管理、系统维护三大子系统，同时可以通过各种手段来获取、处理、输出这些信息，为优化办公信息处理的业务环节，改进传统的办公方式，促进文件管理与档案管理的一体化，加快档案信息化建设的步伐创造了良好条件，使文档管理工作提高到一个新水平。为普及全市档案干部对计算机辅助档案管理的意识和水平，市档案局还向全市档案部门发出通知，要求各级档案部门普及计算机档案管理，全市档案干部都要学习并掌握计算机文档操作技术。为了开展培训，市档案局与有关软件公司共同开发了《文档管理操作技能》课程教学软件，并在上海市档案干部培训中心投入使用。
（五）开创了外滩新馆档案信息化集中查询和利用窗口
今年以来，以上海市档案馆外滩新馆档案信息化建设为重点，形成了一个集管理智能化、办公网络化、信息利用社会化的上海档案信息化集中查询和利用的窗口。目前，正在建设一系列项目，包括上海市档案馆和上海地区19个区县档案馆的馆藏档案资料查询系统、专题目录检索系统、企业信用档案管理系统以及政府公开信息和已公开现行文件的网上链接和一门式检索等，成为市民集中查询档案文件信息的窗口。新馆还开设了档案音视频资料点播等功能，目前已在研究通过上海市公务网实现与仙霞路老馆主数据库之间的城域跨网涉密信息的传输和利用等。
（六）档案信息资源总库初具规模
“十五期间”，以上海市档案馆仙霞路老馆为档案信息化数据加工和集中存储及管理的基地，加快了档案信息化资源建设的步伐。到目前为止，上海市档案馆主数据库已有目录数据325万条，全文数字化430万页，照片2万幅，数据总量所占计算机存储空间已达2385个G。
同时，各区县档案馆在市档案局的要求和指导下，也在积极开展档案信息资源建设，形成了总数约700多万条目录信息，其中，一部分如婚姻登记档案、知青档案等目录信息正在向市档案馆外滩窗口集聚，形成统一查询点。一个以市档案馆为主数据库，各区县档案馆和有关主管部门档案室为分布式数据库的档案信息资源总库正在抓紧建设之中。
（七）加强了对现行文件的收集、利用以及电子公文归档管理工作的指导
“十五期间”，市区（县）档案行政管理部门注重对政府公开信息查询以及已公开现行文件的收集和利用，并加强了对电子公文归档管理工作的指导。为了贯彻国家档案局6号令，上海市档案局在调研和试点的基础上，总结推广了长宁经验和静安模式。在国家档案局指导下，协助承办了《电子公文归档管理工作座谈会》，交流并推广了长宁区电子公文归档管理“一纳入、四统一”的经验。在电子公文归档管理技术研究和试点中，又逐步形成了静安模式，即通过科研技术攻关，形成了集各系统、各单位、各类型电子文件统一归档的接口软件----“光典电子文件归档管理系统”。通过这一软件的推广应用，构建一个在计算机网络系统上的归档管理平台，将网上流转的电子公文“一网打尽”，全部收集到档案馆并按要求统一管理和利用。
（八）启动了上海档案信息网站、上海档案目录中心应用系统
“十五期间”市区（县）档案行政管理部门加强了与信息化主管部门的联系与勾通，参与了上海市公务网建设，并在电子政务的网络平台上开发了档案目录中心应用系统；参与了政府门户网站建设，并在政府门户网站框架内构筑起上海档案信息专业网站群。
上海档案目录中心是基于上海市公务网的一个专门应用系统，上海市公务网是连接各市级机关和区县的高速宽带的涉密专网。档案目录中心，既是全市档案目录的查询系统，也是管理系统。通过统一的标准和规范，全市各级档案部门的馆藏档案目录和新归档文件目录将全部汇集于中心，形成一个分布式的统一检索系统。目前，一期项目已经完成，二期项目正在建设之中，各区县和有关主管部门的二级档案目录中心也在同步建设之中。
上海档案信息网站既是上海地区的档案信息专业网站，同时又是上海市政府门户网站的重要组成部分。以此为中心和示范，形成了各区县档案网站为基础，相关档案部门网站参与的上海档案信息网站群。为了推动这项工作，上海市档案局于2004年6月在青浦召开了“上海市区县档案网站与目录中心建设专题会”，会议主题是交流档案网站与目录中心建设经验，讨论档案信息网站建设评比标准，研究部署下一阶段区县档案信息化工作。会后印发了关于区县档案信息网站评比意见和相关标准细则，组织专家评审小组，开展评比工作。此举有力地推动了各级档案网站建设。上海档案信息网站又一次改版，并已投入使用，点击率已逾80万人次，年内争取突破百万大关。
三、档案信息化建设的主要问题
回顾档案信息化建设历程，虽然取得了较大的成绩，但也应当清醒地看到，上海档案信息化工作，还存在着不少困难和问题，目前的思想观念、管理水平、人员素质、业务能力、服务手段等与上海档案信息化快速发展的要求还不相适应；开发利用档案信息资源为党和政府的中心工作服务和为经济建设、社会发展服务的力度还不够大；档案信息化应用标准还相当缺乏；档案信息化基础设置建设发展仍不平衡；档案信息化管理水平还跟不上实践的需要等等。对此，我们要高度重视，并采取切实有效的措施加以解决。
（一） 档案信息资源建设中存在的烟囱现象
从去年对全市各区（县）综合档案馆和专门部门档案馆的信息化专题调研中了解到: 全市19个区（县）综合档案馆共拥有各种档案专题目录和27家专门、部门档案馆现有目录条数合计1200万条。由于各家在进行资源建设时所使用的档案管理软件和数据库类型、结构各不相同，因而这些目录信息资源无法实现联网互通、数据共享，各家的信息资源无法适应跨系统、跨平台的网络化应用需求，如同高高耸立着的一个个烟囱，这与IT业内的信息孤岛现象极为类似，而档案信息的机密性又加剧了这种现象。烟囱现象大大提高了档案信息资源库建设、维护和管理的成本，降低了信息提供利用的效率和质量，并限制了获取信息的范围和地域。烟囱现象究其原因主要有下几点：
1、各单位信息化建设起步不一，水平参次不齐，发展不平衡造成了档案信息管理系统不统一，从而阻碍了档案数据信息的跨平台交换。
2、条块分隔，业务指导标准不一，相互之间协调沟通不够，造成了档案信息管理标准不一致，从而阻碍了档案数据信息的跨系统共享。
3、相关信息技术现状了解不够，人员素质不高，应用跟不上，制约着档案信息资源的一门式检索。
如何消除烟囱现象将全市的档案信息资源整合起来，特别是其中关系到老百姓切身利益、查询利用率高的专题和专门档案能实行一门式查询，这将是今后档案信息资源建设中的核心问题。
（二） 档案信息化标准建设存在着严重的滞后现象
目前，档案管理正在从以实体管理为主逐步向以实体管理和信息管理并重发展转变。随着信息化程度的提高，档案管理最终将以信息管理为主。由于档案信息管理相对于实体管理而言比较薄弱，前一阶段在信息管理标准化方面虽已作了不少研究和探索，并取得了一部分成果，但总体上仍处于缺乏统一规划、缺少系统规范和技术标准指导的状态。一些档案部门无视档案信息资源的特点和计算机技术发展的规律，在应用开发中各行其是，自搞一套，土办法层出不穷。档案信息化标准规范建设远远滞后于信息化应用的现象相当突出，这在一定程度上已经严重阻碍了档案信息化的发展，档案部门已经迫切感到档案信息管理标准化的重要性。
可以说，没有标准化就没有信息化，大力加强档案信息管理标准化的研究和制定，是当前档案信息化的首要任务，是档案部门在大规模进行档案数字化过程中必须首先解决的重要问题，应该放在突出的位置而不能掉以轻心。
（三）档案信息化存在着“重系统开发、轻资源建设”；“重建设、轻利用”的现象
档案信息化建设是一项长期的任务，绝不是一蹴而就的，在建设过程中，需要作大量艰巨的基础工作。一些档案部门的同志认为，档案信息化就是简单地上一些系统建设项目，多投入一些资金和设备，多开发一些系统就行了。实际上，档案信息化需要投入，但大投入不一定有大的回报，关键是要把档案信息化作为一项系统工程来抓，要把基础工作做好。既重视项目开发，更重视信息资源基础性建设。没有大量的信息资源，再好的系统也是不能发挥作用的。一些档案部门强调客观原因，比如：因为馆藏量大，基础差，所以著录工作进展缓慢；因为馆址动迁，新馆待建，网络未通，所以数字化工作一拖再拖等等。档案信息化资源建设应该与系统项目建设同步，某些基础性工作甚至要超前，这样，开发的项目才能投入使用，发挥作用。档案信息化归根到底，是一种手段，它是为提高档案管理效率、更好地发挥档案信息资源作用而服务的。但是，有些地方就档案信息化而信息化，更有甚者，把档案信息化作为一种摆设，搞形象工程，摆花架子，浪费国家资金。有的地方只看有无建设成果，不重利用效果。一些档案信息化的项目建设了几年，却还不能投入使用；有的有了计算机及其软件，但仍然家底不清，查找档案和提供利用仍然靠传统的方式方法。这是档案信息化建设的指导思想和检验标准问题，必须澄清，一旦发现问题，应予立即纠正。
（四）档案信息化存在着发展不平衡的现象
由于思想认识上的局限和经济发展条件的限制，造成了档案信息化技术的应用水平和能力极不平衡。应用较早的一些单位，开发系统软件比较成熟，水平较高，已自成体系；而有的单位，则刚刚起步，即使配置了一些硬件设备，只能用于一些辅助手工管理。有的单位档案人员计算机水平较高，档案软件已应用多年；而有的单位档案人员对档案信息化既重视不够，也所知甚少，知识和技能相差甚远，与档案信息化的发展极不相称。档案信息化发展的管理人才和应用人才都相当缺乏。
这种发展的不平衡性，带来严重后果。许多档案部门先后各自发展而造成了在应用技术上的不统一。档案部门与计算机软件开发公司各自配对，重复开发，使各级档案部门的计算机档案管理软件五花八门，开发平台各异、设备型号不同，应用程序互不兼容、数据库结构不统一，数据不能转换，影响档案信息的统一开发利用和信息联网、资源共享。档案管理软件的不统一和不规范，给档案部门档案信息化管理带来了极大的障碍，许多档案馆室无所适从。如果请软件公司开发，势必资金大、周期长、需要大笔经费，而且开发的结果并不理想，有时，还有被“套牢”的情况，不断升级、不断投资、难免发生争议，往往不欢而散。如果购买现有软件，市场上现有文档一体化等档案管理软件五花八门、眼花缭乱，如果草率购买、风
险很大，难免留下后患。所以，有的单位或者试用，或者等待，档案信息化在一些地方难以真正启动。
（五）电子文件归档管理中存在着简单套用现象
城市信息化建设以及电子政务的不断推进，影响乃至改变着人们的生产方式、生活方式和办公模式，过去用纸墨形成和传递的文件都可用计算机产生，以数码形式存在并具有多种表现形式（图、文、音、视）的电子文件动摇了纸质文件的主导地位，由计算机产生，运行在计算机网络中的电子文件，其归档管理也必须用计算机进行。纸质文件其内容、形式、结构都统一地呈现于一种载体之上，且一旦生成便与载体成为不可分离的整体，一经修改便会留下痕迹。而电子文件其同一内容可复制到不同的存储载体上，且对其修改很难被予以证实。电子文件区别于纸质文件的这些特点决定了其难以简单套用纸质文件管理方法。受传统思维的束缚在电子文件归档管理中存在的简单套用现象主要表现在以下几个方面：
1、简单套用纸质文件的归档范围，将计算机辅助档案管理与电子文件管理相混淆，使得同一内容的文件，纸质与电子形式重复归档，真正有价值的电子文件任意流失。在电子文件归档时，无视计算机设备和载体可靠性因素，沿用纸质文件的保管期限与处置方法，必然为今后的长期保管增加压力。
2、简单套用纸质文件实体归档的手工模式，一味强调对载体的收集归档，忽视对电子文件运行所需的设备及环境的记录，必然为今后的利用带来麻烦。当大批的电子文件进行归档时，仍沿用手工抄写文件目录、手工填写归档电子文件登记表等传统模式，严重影响了电子文件归档的速度和质量。
3、简单套用纸质文件的保管措施，将电子文件的存储载体作静态保管，忽视其信息的软、硬件技术是在动态发展的，必须定期进行机读测试，以确保信息的可读性，以及软、硬件变化后电子文件的迁移等问题。
四、档案信息化建设的发展思路
经过近几年的发展，上海档案信息化建设取得了阶段性成果，也获得了不少经验和教训，为下一步快速、持续、健康发展奠定了良好的基础。如何依托现有基础，抓住机遇，加快发展，力求在全国档案信息化工作格局中领先一步，创出特色，将成为当前和今后上海档案行政管理部门研究的重点。制定科学的档案信息化“十一五”规划对加快推进档案信息化建设，实现档案事业的新一轮跨越式发展具有重要的指导意义。在综合考虑上海档案信息化现状和总体功能定位，以及广泛听取专家咨询委员会和社会各方面的意见后，大致形成如下的基本发展思路，期待与大家作共同地探讨：
（一）指导思想 “十一五”期间，上海档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，按照上海城市信息化建设的总体规划和要求，加快推进档案资源
数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，进一步提高上海档案信息化水平，实现档案事业的跨越式发展，为上海改革开放和现代化建设提供一流的档案信息服务。
（二）基本方针 “十一五”期间，上海档案信息化建设的基本方针是：根据档案信息化“统筹规划、分步实施、扩大利用、标准一致、安全保密”的原则，以档案信息网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息开发利用为目标，重点突破，务求实效，使上海档案信息化与上海城市建设和国民经济与社会发展相适应。
（三）奋斗目标 “十一五”期间，上海档案信息化建设的奋斗目标是：加强档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设和档案信息化标准体系建设，大力开发和推广档案管理应用系统，努力构建档案信息化所必需的安全保障体系、人才队伍体系和社会服务体系，促进上海档案信息化建设持续、快速、健康地发展，力争使上海档案信息化建设总体上达到国际先进水平。2006年～2007年全面建成“三网并进”的上海档案信息化基本应用格局，实施电子档案工程；2008年～2010年，建成以市档案馆馆藏为核心，以各区县综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆和企事业档案馆馆藏为骨干，连接各机关档案室的市、区（县）二级、条块结合的档案信息资源共享体系和基本完成电子档案工程。
“三网并进”的应用格局是指：依托局域网加强档案利用服务窗口建设，依托公务网完善上海档案目录中心建设，依托因特网推进档案信息网站建设。做到标准统一、功能完善、安全可靠、利用方便,逐步实现档案信息利用的网络化。
电子档案工程的建设目标是：加快实施档案信息化，构筑政府公开信息网上报送及应用平台，推进电子文件归档和电子档案接收保管与利用，建设基于公务网的电子文件归档及电子档案接收应用系统，完善上海档案目录中心以及上海档案信息资源总库，逐步实现各部门档案信息数字化。
（四）主要任务 “十一五”期间，上海档案信息化建设的主要任务是：
1、进一步加强档案信息化基础设施建设
档案信息化基础设施是档案资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平。“十一五”期间，上海档案信息化基础设施建设的主要任务是：建设以上海档案信息网站为主体，以各区县档案网站为基本骨干，各级档案部门网站参与的上海地区档案网站群，使网站成为有影响力、有特色的档案工作网站和开放档案资源网站，并成为政府公开信息一门式集中查询的门户网站。力争在全国网站中成为功能最全、信息量最大、更新及时、查询方便、点击率最高的一流专业网站。同时，按照上海电子政务总体规划要求，根据实际发展需要，配备和更新必要的信息化设备，建设和完善专网，纳入本区域的党委和政府信息管理网络架构，并与市公务网、政务网建设同步，实现全市范围内的互联互通、资源共享，建立起国际一流水平的档案信息化网络平台。
2、提高档案库房和其他档案业务基础工作的智能化管理程度
3、进一步推进档案管理应用系统建设
档案管理应用系统建设应从上海档案工作的实际出发，坚持以应用为导向，着眼未来，与国家档案局对档案信息化建设的要求相适应，与本市电子政务的建设和政府公开信息以及已公开现行文件查阅制度相衔接，注重实效，不贪多求全，避免浪费。“十一五”期间，重点建设或完善如下档案信息化应用系统：文档一体化及其电子公文归档管理系统；电子档案移交、接收、保存、利用管理系统；馆藏档案数字化系统和专题档案目录数据库系统；政务外网档案应用项目建设及门户网站的扩充；公务网档案应用项目扩充和电子公文管理系统；市档案馆内网扩充及电子阅览室的建设；电子档案信息资源总库(数据仓库) 建设；政务公开信息接收与查询系统；档案异构数据库一门式集中检索系统；城域跨网多档案信息系统一体化管理系统
4、加强档案信息资源建设，进一步发挥档案部门参政、资政职能。
档案信息资源建设是档案信息化工作的核心内容之一，而档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。“十一五”期间，上海档案信息资源建设的主要任务是：加快档案目录数据库建设步伐，建立市区二级、条块结合的上海档案目录中心和分布式目录数据库，完善和丰富目录中心资源，并在此基础上，建立以档案全文多媒体数据库为核心的档案信息中心；加快馆藏档案数字化建设，开发档案信息资源，利用信息技术进一步丰富专题汇编和编研成果，为领导、相关部门和人民群众提供高效、便捷的利用服务；加强电子文件归档管理和电子档案接收工作，全面实施电子档案工程；加快政府公开信息系统的建设，建立集中、统一、高效的查询枢纽和平台。
5、加快与档案信息化相关的档案标准体系建设。
“档案工作标准化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础”。标准是工作的规范，有了标准，工作的开展就有了可以共同遵守的规章。这一点在档案信息化建设中尤为明显，档案信息在网络上传输需要遵循规范的网络传输协议，跨部门、跨系统的档案数据交换需要遵守共同的交换格式，因为，信息是流通的，不流通则不成为信息，而信息的流通离不开通用的语言，没有通用的语言则无法畅快地交流。档案信息技术标准和规范就是档案信息化建设共同遵守的规章和通用的语言。与档案信息化相关的档案标准体系主要有三方面内容构成：信息本身的标准化和规范化，信息处理界面的标准化和规范化以及信息交换的标准化和规范化。“十一五”期间，档案信息化标准体系建设的主要任务是：对已颁发的现有档案信息化应用标准和规范，关键是加强监督指导和宣贯力度。同时，继续完成一批上海市地方标准项目、国家档案行业标准项目，并研究制定一系列与档案信息化相关的档案业务规范和档案信息化技术标准，构筑上海档案信息化应用标准体系。
6、加强档案信息化工作保障机制建设
上海作为一个国际化大都市，经济发展处于比较发达的水平，同时也是信息化的前沿阵地，信息安全的发展直接影响到信息化对社会生产力推进作用的正常发挥，也直接关系到人们对信息化的信念与态度的转变。信息安全保障体系作为档案信息化工作保障机制的重要组成部分，营造了档案信息化建设的大环境。“十一五”期间，加强档案信息化保障机制建设的主要任务之一是：设立专门机构和职能，确保档案信息内容安全和计算机软硬件设备的安全，完善档案数据备份及信息系统容灾机制，建全档案信息安全保障体系并纳入国家信息安全防御体系框架。
培养大量的信息化应用人才，是进一步推动档案信息化工作的人力保证。人才队伍建设作为档案信息化工作保障机制的关键内容，推动着档案信息化建设的跨越式发展。“十一五”期间，加强档案信息化保障机制建设的又一项重要任务是：建立一支信息资源库开发、维护、管理的专业技术人员队伍，建立一支应急、指挥、处理的技术支撑队伍和建立一个提供咨询、论证服务的专家库，以进一步加强人才队伍建设。
深化档案工作服务机制创新，是“十一五”期间加强档案信息化工作保障机制的新课题，其主要任务是：创建社会专业化服务机构，提供一流的档案信息资源深加工服务，建成档案数字化加工基地，推进档案信息化服务体系建设。
综上，在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，随着城市信息化建设和电子政务的不断推进，档案工作发生了深刻的变化，档案信息化应运而生，他是档案事业实现跨越式发展千载难逢的机遇，也是关系到档案工作生死存亡的严峻挑战，我们档案工作者必须以全新的视野、全局的观念和发展的战略，抓住机遇、迎接挑战，档案事业的发展前景一定光辉灿烂！
国家档案局中央档案馆关于印发《档案事业发展“十一五”规划》的通知
文号：档发(2006)4号
内容简介
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“十一五”期间档案事业发展的指导思想、总体目标、主要任务、保障措施。
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正文
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各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：
《档案事业发展“十一五”规划》已经国家发展和改革委员会审核同意，现印发给你们，请结合本地区、本部门的实际情况贯彻执行。
国家档案局 中央档案馆
二○○六年十二月二十七日
档案事业发展“十一五”规划
为推动国家档案事业的持续健康发展，特制定“十一五”（2006年—2010年）期间全国档案事业发展规划。
一、指导思想
坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届五中全会精神，全面落实科学发展观，以改革创新为动力，以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，以国家档案资源建设为核心，以档案信息化建设为重点，以档案法制建设为保障，依托科技、教育和人才建设，加大档案开放力度，优化档案信息资源共享环境，不断提升档案部门服务各项建设事业的能力，促进档案事业与经济社会协调发展。
二、总体目标
各级各类档案馆设施完备、功能完善、技术先进、馆藏丰富、利用方便；各级国家档案馆充分发挥档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心和档案信息服务中心“四位一体”的功能；机关、团体、企业事业单位档案工作机制健全，档案收集
齐全、整理规范、保管安全、利用便捷、移交及时；建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享；各级档案行政管理部门依法行政能力进一步增强，全社会档案意识明显提高，与社会主义和谐社会相协调的档案事业体系不断完善，档案事业更好地为社会主义物质文明、政治文明、精神文明建设与和谐社会建设服务。
三、主要任务
1.档案法制建设。深入贯彻国务院《全面推进依法行政实施纲要》，适应社会主义市场经济体制的要求，进一步完善档案法律制度，构建法制统一、依法行政、有效监督、高效服务的档案法制工作体系。健全档案法制机构，充实档案行政执法人员，创造良好的法制环境，增强依法管理档案事业的能力。加大档案行政执法检查力度，完善档案行政审批制度改革的后续监管制度。继续加强《档案法》和《档案法实施办法》的普法宣传工作，提高全社会的档案法律意识。
修订《科学技术档案工作条例》（1980年）、《机关档案工作条例》（1983年）、《全国档案馆设置原则和布局方案》（1992年）、《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》（1987年）、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（1988年）、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》（1991年）、《利用档案收费规定》（1992年）、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（1998年）；制定《国家档案资源范围的确定和划分》、《企业档案业务建设规范》、《档案鉴定销毁的程序与办法》、《档案提前开放实施办法》、《科技项目档案管理办法》、《国家重点档案抢救与保护管理办法》、《国家档案馆馆藏永久档案分级管理办法》、《各级国家档案馆接收电子档案管理办法》、《国家档案馆已公开现行文件阅览中心管理办法》、《档案数字化工作规范》、《档案信息交换与共享管理办法》、《数字档案馆建设规范》；对《档案法》和《档案法实施办法》实施中遇到的问题进行调研论证，适时提出修改意见和建议。
2.档案信息化建设。加大管理力度，全面整合各类档案资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，结构优化；加强多形式多层次共享平台建设，推进服务机制创新，促进档案信息资源的公开、共享和再利用，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力；加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境，建立长效发展机制。
根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。充分利用信息化手段，对国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合。制定统一标准，规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互联互通的要求，建立与完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库，适时启动数字档案建设与社会化服务工程。规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发布。进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设。
3.档案馆基础建设。加快各级各类档案馆建设，改善档案保管和利用的条件。中央本级建设中央档案馆新库房，完成中国第一历史档案馆迁建工程。各地新建、改建和扩建一批符合国家环保、节能标准和《档案馆建筑设计规范》的国家档案馆；有条件的地方，档案馆建筑要体现档案馆的社会性、文化性、开放性、现代性。制定专项规划，加快中西部地区县级
国家综合档案馆建设。国家综合档案馆加大档案资源建设力度，根据法定职责，结合历史和现实需要合理确定档案收集范围，加大各类关系人民群众切身利益、有参考和凭证价值的档案材料的收集力度，有重点、有计划地征集散失在国内外的珍贵档案，进一步丰富和优化馆藏，使保存的档案资源适合社会各方面利用需求。加快档案鉴定与整理，基本完成各级国家档案馆馆藏1980年以前档案开放的划控解密及鉴定工作。
4.机关、团体、企业事业单位档案工作。各级机关、团体、事业单位建立健全档案工作管理机制和规章制度，加强档案基础建设和信息化建设，提高档案管理现代化水平和服务能力。各单位加强对各门类应归档文件材料的管理，确保归档文件准确、完整，整理规范，档案利用便捷；依法按期向国家档案馆移交符合进馆标准的档案，具备条件的要做到电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆。各地档案部门可根据实际情况，逐步引导建立机关文件档案管理中心，完善机关档案工作管理体制。
积极探索和建立适应社会主义市场经济体制和现代企业制度的现代企业档案工作。配合国有资产管理部门，加大对国有企业档案工作督促和检查的力度；引导、推动民营企业档案工作发展；加强驻外机构和境外企业档案工作的探索与管理。
继续探索适应科技管理体制改革发展要求的科研档案工作机制和管理方式，使科研工作与科技管理协调发展。全面加强各级各类重点建设项目档案工作，深入推行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；尽快出台和实施《重大建设项目档案验收办法》，不断规范验收工作；进一步完善各类建设项目移民档案管理；开展建设项目档案管理的评先创优活动，创建精品工程档案。结合各地机构改革，研究探索城市建设档案管理的新体制、新模式；科学规范城市建设档案的归属与流向。继续加大指导力度，促进城市社区和农村基层自治组织档案工作建立自律机制；探索农业科技档案信息化管理的模式。
5.档案安全保管与保护。建立国家档案抢救和保护经费制度，加强国家档案馆馆藏档案的保护工作。完善国家重点档案保护制度，对国家档案馆馆藏永久档案实行分级管理。抓紧对馆藏濒危国家重点档案的抢救，计划用十年的时间完成所有国家重点档案的抢救并基本实现国家重点档案的特殊保护，包括对重点档案进行修复和复制，对利用频繁的已抢救重点档案进行数字化处理，对特别重要或特殊载体档案（如列入《中国档案文献遗产名录》的国家重点档案）制作高标准仿真复制件，建设110个国家重点档案特藏库，设置专项经费，征集流失民间和国外的珍贵档案文献。“十一五”期间完成计划的一半，为下一个五年完成整个目标打好基础。
采取一切必要措施，提高档案馆、档案室抵御自然灾害和危及档案安全的突发事件的能力，确保各级各类档案馆、档案室具备安全保管条件。加强档案信息网络系统的管理，保障操作安全、数据安全、接入安全和应用服务安全。建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，确保档案信息数据安全。
6.档案信息利用与社会服务。各级国家档案馆进一步完善档案开放制度，简化利用手续，丰富利用形式，扩展服务范围，提高服务水平。各级国家档案馆加快档案开放进度，探索形成未满30年档案提前开放的途径和方法；将已公开现行文件利用工作纳入同级政府政务公开体系，探索并逐步开展各类未到进馆期限而又有极强社会性公共性的重要档案提前接收和开发利用工作。加强档案网站建设，充分利用互联网，开办档案信息查询利用窗口，提供档
案网上公布和检索利用，主动提供公益性信息服务，最大限度地满足各方面利用档案信息的需求，实现档案信息的社会共享。加强档案馆爱国主义教育基地建设，拓展档案馆的公共服务功能。加强档案信息资源深度开发与利用，举办有影响、高质量的档案展览，开发有价值、高品位的档案文化产品。各级机关、团体、企业事业单位档案室做好档案开发利用工作。充分利用社会力量和市场手段，对可以开放而又存在广泛社会需求的档案信息内容进行深度加工和开发，促进档案信息资源增值服务社会化。
7.档案科技工作。加强档案科技工作规划和科研机构建设，组织引导对重大档案科技项目的研究。加强对信息化条件下产生档案管理模式与方法的研究，集中力量和资金，对海量分布式数据存储和组织技术、开放性档案信息资源管理方法和相关技术、超大规模数字档案信息共享技术、数字档案长期保存技术、数字档案信息利用中的隐私和知识产权保护、高性能信息发布平台系统的开发、解决著录标引中相关瓶颈问题的技术方法等问题进行重点攻关研究。进行重点档案、珍贵档案的特藏保护研究。积极采用国际标准和国外先进技术，推进档案标准体系建设。加大科技成果的转化与推广应用力度，不断提高档案工作的科技含量。
8.档案人才工作。加强档案干部队伍建设，创造有利于优秀人才培养、引进和使用的机制和环境，充分发挥各方面人才在档案工作中的作用。探索推行档案职业资格考试制度，建立对省级档案在职教育培训机构的评估制度，规范档案系统的岗位培训和继续教育工作。依托大专院校、档案教育培训机构，提高档案人员学历层次，依法对新上岗档案人员开展档案专业知识培训。继续开展档案教育培训支援西部活动。培养档案事业发展急需的紧缺人才，促进档案工作人员整体素质进一步提高。加强思想建设和作风建设，培养一支忠于职守，遵守纪律，适应新时期档案事业发展需要的高素质、复合型档案干部队伍。
四、保障措施
1.依法行政，加大依法监督的力度。各级档案部门坚持依法开展档案工作，全面履行法律赋予的职责，切实加强科学管理，提高服务水平。加强档案行政执法检查和专项检查，坚持分类指导，引导各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位的档案工作持续健康发展。
2. 统筹规划，加大对档案事业的投入。县级以上人民政府要把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展规划，统筹安排发展档案事业所需经费。把档案信息化建设纳入各地和中央各部门信息化建设相关规划。各级档案管理部门要争取信息化主管部门给予相应的政策支持与资金支持，将档案信息资源建设与国家信息资源开发利用工作结合起来，与电子政务建设结合起来。
3.开展档案事业发展综合评估。在本规划实施的中期阶段，通过对全国31个省、自治区、直辖市档案事业发展情况开展综合评估，对本规划的实施情况进行跟踪分析和监督检查，以切实加强对档案事业的宏观管理，促进档案业务建设，提高档案工作的服务水平。
4.加强理论研究，推进档案管理体制创新和制度创新。发挥档案学术团体和专家的作用，推动对档案学基础理论和档案事业重大现实问题的研究和创新。拓宽档案服务的新领域，探索档案信息资源增值服务和市场化开发的方法和途径,培育、发展和规范档案中介机构，做好档案咨询服务工作。
5.加强档案宣传与合作交流。加强档案机构与图书、文献、博物馆等部门的沟通与联动，在科学研究、标准制定、公共服务等方面开展合作。促进中外政府间档案合作及非政府档案组织间的交流，深入参与档案相关国际标准的制定与修订，积极参加国际档案学术会议。通过宣传，强化社会档案意识，扩大档案和档案工作的社会影响，培育档案利用者和利用需求。扩大档案学术著作、刊物的对外发行，宣传中国档案工作成就，树立中国档案工作新形象。
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区档案局召开“房山区‘十二五’时期档案事业发展规划”研讨会
5月4日，区档案局召开了“房山区‘十二五’时期档案事业发展规划”研讨会，局内中层以上干部参加了研讨。会议对我区档案事业今后五年的发展进行了深入讨论，对规划方案的起草工作进行了详细分工。局长张志元对“十二五”档案档案发展规划的编制工作提出了具体要求：一是要依据科学发展观要求，推动档案事业可持续发展；二是要依据国家档案局关于“十二五”时期全国档案事业发展规划的设想，以及国家档案局领导关于档案工作的重要讲话；三是要依据市档案局关于“十二五”时期北京市档案事业发展规划的设想及市档案局领导关于档案工作的重要讲话；四是要认真总结“十一五”规划所取得的成绩，吸取“十一五”期间档案事业发展取得的经验和教训；五是要结合我区今后5年乃至更长时间内经济社会发展规划的基本设想。另外，一定要分清规划不是计划，一定要将我们的“十二五”规划做实做细，切实成为我区今后5年档案事业发展的纲领性文件。
全国档案事业“十二五”规划编制论证会在琼召开
4月10日，国家档案局在海南省海口市召开全国档案事业“十二五”规划编制论证会，国家档案局副局长段东升出席并讲话。国家档案局政策法规司司长郭嗣平主持会议。段东升简要回顾了全国档案事业“十一五”规划执行情况，重点提出了“十二五”规划的编制思路：一是坚持以科学发展观为指导，贯彻落实中央领导同志有关发展档案事业的指示精神；二是以“两个体系”建设为目标，充分运用档案工作的理论成果和成功经验；三是以完善体制机制为重点，认真落实党和政府赋予档案部门的新职能；四是以中央对发展档案事业加大投入为契机，充分用好党和国家及有关部门出台的支持档案事业发展的政策；五是以经济社会发展和人民群众需求为导向，积极推动档案事业建设保持连续性、富有创新性、确保科学性。上海市档案局馆长吴辰与北京、天津、海南等14个省市区档案局馆长参加会议，并分别结
合本省市区档案事业“十二五”规划编制工作实际，对全国档案事业“十二五”规划编制的思路、目标、任务和措施等提出了建议。（邹伟农 来源：中国档案网）
全国档案事业发展“十二五”规划编制论证会召开 国家档案局中央档案馆在海南省召开全国档案事业发展“十二五”规划编制论证会。国家档案局副局长、中央档案馆副馆长段东升到会并讲话。来自14个省、自治区、直辖市和计划单列市档案局局长和承担本地区档案事业发展“十二五”规划编制工作的负责人共20余人参加了会议。
段东升在讲话中指出，今年是“十一五”的收官之年，认真总结“十一五”规划实施的成功经验，着眼未来，编制好全国档案事业发展“十二五”规划，指导和促进今后档案事业实现又好又快发展，不仅是各级档案部门的重要职责，也是当前的一项紧迫任务。
段东升在讲话中对全国档案事业发展“十二五”规划的编制提出了要在保持和继承以往编制规划连续性和好的传统的基础上，力求有所创新和有所突破的要求。他强调：一是要在坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导的前提下，深刻理解、认真贯彻中央领导同志的指示精神，指导规划编制工作。二是要深入总结、提炼和运用当前档案工作的最新理论成果和成功经验，指导规划编制工作。三是要用党和政府赋予档案工作的新职能，指导规划编制工作，抓住机遇拓展档案工作领域，完善体制机制。四是要运用党和国家以及有关部门提供的政策支持，指导规划编制工作。五是要以经济社会发展和人民群众的需求指导规划编制工作。
段东升总结了全国档案事业发展“十一五”规划的实施情况。他说，全国档案事业发展“十一五”规划的总体目标基本实现，各项任务基本完成，特别是在档案法制建设、档案馆基础建设、档案信息化建设、档案干部队伍建设等方面取得了突破性进展。
与会代表就档案事业发展“十二五”规划的指导思想、总体目标、主要任务和保障措施等作了发言。会议达到了形成思路、凝聚共识、明确方向、抓住重点的目的，对于“十二五”规划的编制将起到指导作用。
原载于《中国档案报》2010年4月26日 总第1994期 第一版
关于上海档案信息化建设的初步研究 2007-8-10 作者：赵嘉庆 王玮 编辑：问天 点击进入论坛
档案信息化是指档案部门改革传统管理方法，运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用的过程。随着档案信息化的逐步深入，档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。档案信息化既是档案工作的重要组成部分，同时，又是城市信息化、电子政务以及其他各行各业信息化的重要基础性工作。档案信息化建设又是一项庞大的系统工程，涉及面之广，技术要求之高，困难程度之多，工程投入之大，是档案部门前所未有的。因此，加强档案信息化建设若干问题的研究，总结经验教训，规划未来，明确思路，是非常必要的。本文限于经历和水平，仅作初步研究，以求同行参与并指正。
一、档案信息化建设的重要意义
随着信息化时代的到来，在未来信息社会决定一个国家和地区生产力发展水平的不再是自然资源、历史条件等，而是包括知识在内的各种信息，信息将成为知识经济时代最为重要的资源。可以说，以信息资源有效开发和应用为标志的信息化是一场信息革命，它意味着各相关信息行业都必须随之进行深刻的变革，走信息化的道路，从而推动社会全方位的发展与进步，这是社会发展的潮流。
档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是事关档案事业全局发展的重大战略。档案信息化是进一步提高档案管理和服务水平，实现档案事业跨越式发展的重要一环。《上海实施科教兴市战略行动纲要》中指出：“到2010年，上海要基本建立以人才高地为支撑的城市创新体系，成为国内外重要的创新基地、知识扩散中心，在若干关键技术与战略产业领域的竞争力处于国内外前列；各种所有制创新主体的地位牢固确立，基本形成产学研战略联盟格局；基本建立面向世界、面向未来的现代教育体系，成为国际化创新人才集聚地和国内外人才配置的中心城市；基本建成国际先进、国内领先的技术、信息、环境等公共服务平台，成为研发设施完善、成果转化孵化便捷、创新创业环境适宜的国际大都市。”这表明，上海下一步的发展，将紧紧依托人才和科技两大资源，以及创新体系，实现新跨越，获取新突破。城市的发展和社会的进步使档案工作面临着严峻的挑战，要实现档案事业的新跨越，获取档案工作的新突破只有紧紧依托人才和科技加快发展档案信息化。档案工作只有紧跟形势才能服务大局。《上海实施科教兴市战略行动纲要》中始终贯穿着的一个主题就是“创新”思想，档案部门要在理论创新、制度创新、科技创新和服务创新上有所作为，一个重大的举措和最为关键的突破口就是实现档案信息化管理。档案部门只有早日实现信息化，跟上信息社会发展潮流，与时俱进，才能充分实践“三个代表”重要思想，才能从根本上使档案事业和整个有中国特色的社会主义事业一起实现跨
越式发展。从这个意义上讲，没有档案信息化，就没有档案工作的未来。档案信息化是事关档案事业发展的重要关键性问题，它使档案工作面临着挑战却又充满了希望。
二、档案信息化建设的历史回顾
上海档案信息化建设是在改革、开放的形势下，为适应上海城市信息化建设和档案事业发展需要而逐步形成并发展起来的，它已成为上海档案事业中一项举足轻重的重要工作。回顾历史，上海档案信息化工作起步于80年代后期，发展于90年代中期，收获于“十五”期末,至今已走过将近二十个年头，大致可划分为以下三个阶段：
第一阶段：在1995年以前，是上海档案信息化工作的起步阶段，这一阶段的主要成果是编制出了《上海市计算机辅助档案管理总体方案》。这个方案是在调查、分析全市档案部门的业务管理性质和档案实体的内容、形式特征的基础上，对档案领域计算机应用系统建设工作的各个侧面进行了设计和规划。在此方案指导下,全市档案部门开展了一些自发性的调查和研究，但由于当时信息化基础设施和技术条件的限制，其成果尚停留于计算机辅助手工管理的局部性和工作性研究，档案信息化处于尝试性的初级阶段。
第二阶段：1996年--2000年，是上海档案信息化建设的稳步发展阶段，这一阶段的主要特征是：档案信息化的意识逐步增强、档案基础设施和信息资源的建设加大投入、档案应用软件的推广逐步统一和规范，在此基础上先后形成了“档案多媒体全文数据库系统”、“上海档案信息网站”、“神夹文档一体化通用软件”、“光典电子文件归档及管理系统”等一批重要的档案信息化建设成果。
第三阶段：进入21世纪，特别是近年来，上海档案信息化建设，在国家档案局的指导下，在相关部门的共同努力下，取得了丰硕的成果，“三网并举，重点突破”，以上海市档案馆仙霞路老馆信息加工和管理为基地，以上海市档案馆外滩新馆信息集聚和利用为中心的上海档案信息网络及其资源总库正在逐步建设和形成之中。其主要成绩如下：
（一）研究并制定了档案信息化的规划和管理办法
“十五期间”，上海档案行政管理部门越来越重视制定具有全局性、前瞻性、操作性和长远性的宏观规划和管理办法。如：为了进一步贯彻落实《全国档案信息化建设实施纲要》和《上海市档案事业发展“十五”计划》所提出的档案信息化建设任务，力争上海档案信息化建设在“十五”时期取得实质性进展，根据上海城市信息化建设规划和电子政务建设总体要求，我们在广泛调研和充分论证的基础上，研究制订了《上海市档案信息化建设实施意见》。其主要内容是：按照上海电子政务总体规划要求，加强档案信息化基础设施建设；加快档案目录数据建设，建立上海档案目录中心；加强档案全文数字化建设，建立档案全文数据库和档案信息中心；加强电子文件归档管理和电子档案接收工作；进一步推进档案管理应用系统建设；加强档案信息化保障体系建设。
为进一步贯彻《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令），规范电子公文的归档，保证归档电子公文的完整与安全，上海市档案局拟写了《上海市电子公文归档管理实施办法》，经反复争求意见和修改，提交市委、市府两办颁发执行。
为贯彻《上海市档案信息化建设实施意见》，保障档案信息化建设合理、有序地健康发展，结合档案事业“十一五”发展规划的调研，重点开展了对市级机关和区县档案信息化基本情况的调研，在此基础上形成了《上海市档案信息化“十一五”发展规划》（提纲）,上报上海市信息化委员会。
（二）制定了一批档案信息化业务规范与地方标准
“十五期间”，上海档案行政管理部门越来越重视档案信息化业务规范和技术标准的研究工作，围绕档案信息资源建设，组织制订、发布和实施了一批重要的档案信息化建设应用类标准，有力地支持了全市档案信息化建设的健康发展。如：为配合电子政务建设和市、区二级综合档案馆，各部、委、办、局档案室，各专门、部门档案馆等的档案目录中心建设，2003年我们向市技监局申报制定《基于XML的文书档案目录数据规范》的上海市地方标准项目，经反复修改论证，目前已形成了送审稿，下一步将连同标准编制说明和意见汇总处理单等材料送市技监局报批。
通过对区县以及专门部门档案馆的信息化专题调研,我们了解到全市各区县综合档案馆拥有包括婚姻登记档案、知青档案、学籍档案、户籍档案、独生子女证档案、出身证档案、复退军人档案、土地档案、房产档案等各种档案专题目录合计735.3719万条，其中婚姻登记档案数量最多，已达337.1万条。27家专门、部门档案馆现有案卷级目录条数：42.8837万条；文件级目录条数：320.3843万条；各种专题目录：49.1936万条。如何将这部分信息资源整合起来，特别是其中关系到老百姓切身利益、查询利用率高的档案专题目录实行一门式地集中查询，首先要考虑的是如何将这些已形成的数据进行规范并集中起来，才能考虑信息整合和资源共享的问题。为此，上海市档案局研究并制定了《声像档案目录数据库结构》、《婚姻登记档案目录数据库结构》、《知青上山下乡档案目录数据库结构》、《知青返城档案目录数据库结构》、《知青子女入户档案目录数据库结构》以及《独生子女证档案目录数据库结构》等业务规范。今后还将陆续制订、颁发学籍档案、户籍档案、出身证档案、复退军人档案、土地档案、房产档案等其它各种专题目录的相应规范和标准，以配合档案目录中心建设和档案基础数据库建设，规范档案机读目录数据和档案管理软件设计。
（三）开展了档案信息化重点课题的研究
“十五期间”，上海档案行政管理部门以科研为先导，积极开展档案信息化课题研究，进行技术攻关，推动了档案信息化的发展。立项并完成的档案信息化重点课题有：《档案馆多媒体全文数据库管理系统研究》、《电子公文归档及管理研究》、《档案领域的数字水印技术应用研究和产品开发》、《公共档案信息系统及其数据规范》、《利用XML技术构建分布式档案管理系统和目录中心》、《电子政务环境下电子档案管理模式及其系统研究》、《上海
市档案目录中心与现行文件共享查询系统的研究》、《电子档案的移交与接收进馆研究》和《城域跨网多档案信息系统一体化管理系统研究》等等，这些课题都是关系到档案信息化建设的核心技术和管理中的原则与方针，以及发展方向等重大问题，这些课题有的获得了档案部门的优秀成果奖，有的获得了国家科技进步奖；有的已经完成，有的正在研究中，对上海信息化的发展，起到了极大的推动作用。
（四）加快了档案科技成果推广与应用的步伐
“十五期间”，上海档案行政管理部门以科研成果推广与应用为抓手，积极构建科技成果推广与应用的平台，把档案信息化建设项目落到实处。2004年上半年，经市编委批准，上海市档案局成立了“上海市档案科技研究中心”，其职能就是专门从事档案信息化等方面的课题研究和成果推广与应用，为此，在上海市档案科教大楼内，专门开设一个窗口，搭建了300多平方米的展示厅，集中陈列有关档案信息化的科研成果和软硬件设备与产品等。为了推广标准，逐步统一软件，市档案局多次组织召开“神夹”文档一体化通用软件推广工作协调会。据统计，截止2004年7月底，全市各级档案部门应用“神夹”软件已达200多家，网络版使用达25%。“神夹”文档一体化通用软件是提供给各级机关、企事业单位实现文档一体化管理的一个通用软件产品，它着重业务处理的规范性，强调应用功能的专业业务特性，主要包括文件管理、档案管理、系统维护三大子系统，同时可以通过各种手段来获取、处理、输出这些信息，为优化办公信息处理的业务环节，改进传统的办公方式，促进文件管理与档案管理的一体化，加快档案信息化建设的步伐创造了良好条件，使文档管理工作提高到一个新水平。为普及全市档案干部对计算机辅助档案管理的意识和水平，市档案局还向全市档案部门发出通知，要求各级档案部门普及计算机档案管理，全市档案干部都要学习并掌握计算机文档操作技术。为了开展培训，市档案局与有关软件公司共同开发了《文档管理操作技能》课程教学软件，并在上海市档案干部培训中心投入使用。
（五）开创了外滩新馆档案信息化集中查询和利用窗口
今年以来，以上海市档案馆外滩新馆档案信息化建设为重点，形成了一个集管理智能化、办公网络化、信息利用社会化的上海档案信息化集中查询和利用的窗口。目前，正在建设一系列项目，包括上海市档案馆和上海地区19个区县档案馆的馆藏档案资料查询系统、专题目录检索系统、企业信用档案管理系统以及政府公开信息和已公开现行文件的网上链接和一门式检索等，成为市民集中查询档案文件信息的窗口。新馆还开设了档案音视频资料点播等功能，目前已在研究通过上海市公务网实现与仙霞路老馆主数据库之间的城域跨网涉密信息的传输和利用等。
（六）档案信息资源总库初具规模
“十五期间”，以上海市档案馆仙霞路老馆为档案信息化数据加工和集中存储及管理的基地，加快了档案信息化资源建设的步伐。到目前为止，上海市档案馆主数据库已有目录数据325万条，全文数字化430万页，照片2万幅，数据总量所占计算机存储空间已达2385个G。
同时，各区县档案馆在市档案局的要求和指导下，也在积极开展档案信息资源建设，形成了总数约700多万条目录信息，其中，一部分如婚姻登记档案、知青档案等目录信息正在向市档案馆外滩窗口集聚，形成统一查询点。一个以市档案馆为主数据库，各区县档案馆和有关主管部门档案室为分布式数据库的档案信息资源总库正在抓紧建设之中。
（七）加强了对现行文件的收集、利用以及电子公文归档管理工作的指导
“十五期间”，市区（县）档案行政管理部门注重对政府公开信息查询以及已公开现行文件的收集和利用，并加强了对电子公文归档管理工作的指导。为了贯彻国家档案局6号令，上海市档案局在调研和试点的基础上，总结推广了长宁经验和静安模式。在国家档案局指导下，协助承办了《电子公文归档管理工作座谈会》，交流并推广了长宁区电子公文归档管理“一纳入、四统一”的经验。在电子公文归档管理技术研究和试点中，又逐步形成了静安模式，即通过科研技术攻关，形成了集各系统、各单位、各类型电子文件统一归档的接口软件----“光典电子文件归档管理系统”。通过这一软件的推广应用，构建一个在计算机网络系统上的归档管理平台，将网上流转的电子公文“一网打尽”，全部收集到档案馆并按要求统一管理和利用。
（八）启动了上海档案信息网站、上海档案目录中心应用系统
“十五期间”市区（县）档案行政管理部门加强了与信息化主管部门的联系与勾通，参与了上海市公务网建设，并在电子政务的网络平台上开发了档案目录中心应用系统；参与了政府门户网站建设，并在政府门户网站框架内构筑起上海档案信息专业网站群。
上海档案目录中心是基于上海市公务网的一个专门应用系统，上海市公务网是连接各市级机关和区县的高速宽带的涉密专网。档案目录中心，既是全市档案目录的查询系统，也是管理系统。通过统一的标准和规范，全市各级档案部门的馆藏档案目录和新归档文件目录将全部汇集于中心，形成一个分布式的统一检索系统。目前，一期项目已经完成，二期项目正在建设之中，各区县和有关主管部门的二级档案目录中心也在同步建设之中。
上海档案信息网站既是上海地区的档案信息专业网站，同时又是上海市政府门户网站的重要组成部分。以此为中心和示范，形成了各区县档案网站为基础，相关档案部门网站参与的上海档案信息网站群。为了推动这项工作，上海市档案局于2004年6月在青浦召开了“上海市区县档案网站与目录中心建设专题会”，会议主题是交流档案网站与目录中心建设经验，讨论档案信息网站建设评比标准，研究部署下一阶段区县档案信息化工作。会后印发了关于区县档案信息网站评比意见和相关标准细则，组织专家评审小组，开展评比工作。此举有力地推动了各级档案网站建设。上海档案信息网站又一次改版，并已投入使用，点击率已逾80万人次，年内争取突破百万大关。
三、档案信息化建设的主要问题
回顾档案信息化建设历程，虽然取得了较大的成绩，但也应当清醒地看到，上海档案信息化工作，还存在着不少困难和问题，目前的思想观念、管理水平、人员素质、业务能力、服务手段等与上海档案信息化快速发展的要求还不相适应；开发利用档案信息资源为党和政府的中心工作服务和为经济建设、社会发展服务的力度还不够大；档案信息化应用标准还相当缺乏；档案信息化基础设置建设发展仍不平衡；档案信息化管理水平还跟不上实践的需要等等。对此，我们要高度重视，并采取切实有效的措施加以解决。
（一） 档案信息资源建设中存在的烟囱现象
从去年对全市各区（县）综合档案馆和专门部门档案馆的信息化专题调研中了解到: 全市19个区（县）综合档案馆共拥有各种档案专题目录和27家专门、部门档案馆现有目录条数合计1200万条。由于各家在进行资源建设时所使用的档案管理软件和数据库类型、结构各不相同，因而这些目录信息资源无法实现联网互通、数据共享，各家的信息资源无法适应跨系统、跨平台的网络化应用需求，如同高高耸立着的一个个烟囱，这与IT业内的信息孤岛现象极为类似，而档案信息的机密性又加剧了这种现象。烟囱现象大大提高了档案信息资源库建设、维护和管理的成本，降低了信息提供利用的效率和质量，并限制了获取信息的范围和地域。烟囱现象究其原因主要有下几点：
1、各单位信息化建设起步不一，水平参次不齐，发展不平衡造成了档案信息管理系统不统一，从而阻碍了档案数据信息的跨平台交换。
2、条块分隔，业务指导标准不一，相互之间协调沟通不够，造成了档案信息管理标准不一致，从而阻碍了档案数据信息的跨系统共享。
3、相关信息技术现状了解不够，人员素质不高，应用跟不上，制约着档案信息资源的一门式检索。
如何消除烟囱现象将全市的档案信息资源整合起来，特别是其中关系到老百姓切身利益、查询利用率高的专题和专门档案能实行一门式查询，这将是今后档案信息资源建设中的核心问题。
（二） 档案信息化标准建设存在着严重的滞后现象
目前，档案管理正在从以实体管理为主逐步向以实体管理和信息管理并重发展转变。随着信息化程度的提高，档案管理最终将以信息管理为主。由于档案信息管理相对于实体管理而言比较薄弱，前一阶段在信息管理标准化方面虽已作了不少研究和探索，并取得了一部分成果，但总体上仍处于缺乏统一规划、缺少系统规范和技术标准指导的状态。一些档案部门无视档案信息资源的特点和计算机技术发展的规律，在应用开发中各行其是，自搞一套，土办法层出不穷。档案信息化标准规范建设远远滞后于信息化应用的现象相当突出，这在一定程度上已经严重阻碍了档案信息化的发展，档案部门已经迫切感到档案信息管理标准化的重要性。
可以说，没有标准化就没有信息化，大力加强档案信息管理标准化的研究和制定，是当前档案信息化的首要任务，是档案部门在大规模进行档案数字化过程中必须首先解决的重要问题，应该放在突出的位置而不能掉以轻心。
（三）档案信息化存在着“重系统开发、轻资源建设”；“重建设、轻利用”的现象
档案信息化建设是一项长期的任务，绝不是一蹴而就的，在建设过程中，需要作大量艰巨的基础工作。一些档案部门的同志认为，档案信息化就是简单地上一些系统建设项目，多投入一些资金和设备，多开发一些系统就行了。实际上，档案信息化需要投入，但大投入不一定有大的回报，关键是要把档案信息化作为一项系统工程来抓，要把基础工作做好。既重视项目开发，更重视信息资源基础性建设。没有大量的信息资源，再好的系统也是不能发挥作用的。一些档案部门强调客观原因，比如：因为馆藏量大，基础差，所以著录工作进展缓慢；因为馆址动迁，新馆待建，网络未通，所以数字化工作一拖再拖等等。档案信息化资源建设应该与系统项目建设同步，某些基础性工作甚至要超前，这样，开发的项目才能投入使用，发挥作用。档案信息化归根到底，是一种手段，它是为提高档案管理效率、更好地发挥档案信息资源作用而服务的。但是，有些地方就档案信息化而信息化，更有甚者，把档案信息化作为一种摆设，搞形象工程，摆花架子，浪费国家资金。有的地方只看有无建设成果，不重利用效果。一些档案信息化的项目建设了几年，却还不能投入使用；有的有了计算机及其软件，但仍然家底不清，查找档案和提供利用仍然靠传统的方式方法。这是档案信息化建设的指导思想和检验标准问题，必须澄清，一旦发现问题，应予立即纠正。
（四）档案信息化存在着发展不平衡的现象
由于思想认识上的局限和经济发展条件的限制，造成了档案信息化技术的应用水平和能力极不平衡。应用较早的一些单位，开发系统软件比较成熟，水平较高，已自成体系；而有的单位，则刚刚起步，即使配置了一些硬件设备，只能用于一些辅助手工管理。有的单位档案人员计算机水平较高，档案软件已应用多年；而有的单位档案人员对档案信息化既重视不够，也所知甚少，知识和技能相差甚远，与档案信息化的发展极不相称。档案信息化发展的管理人才和应用人才都相当缺乏。
这种发展的不平衡性，带来严重后果。许多档案部门先后各自发展而造成了在应用技术上的不统一。档案部门与计算机软件开发公司各自配对，重复开发，使各级档案部门的计算机档案管理软件五花八门，开发平台各异、设备型号不同，应用程序互不兼容、数据库结构不统一，数据不能转换，影响档案信息的统一开发利用和信息联网、资源共享。档案管理软件的不统一和不规范，给档案部门档案信息化管理带来了极大的障碍，许多档案馆室无所适从。如果请软件公司开发，势必资金大、周期长、需要大笔经费，而且开发的结果并不理想，有时，还有被“套牢”的情况，不断升级、不断投资、难免发生争议，往往不欢而散。如果购买现有软件，市场上现有文档一体化等档案管理软件五花八门、眼花缭乱，如果草率购买、风
险很大，难免留下后患。所以，有的单位或者试用，或者等待，档案信息化在一些地方难以真正启动。
（五）电子文件归档管理中存在着简单套用现象
城市信息化建设以及电子政务的不断推进，影响乃至改变着人们的生产方式、生活方式和办公模式，过去用纸墨形成和传递的文件都可用计算机产生，以数码形式存在并具有多种表现形式（图、文、音、视）的电子文件动摇了纸质文件的主导地位，由计算机产生，运行在计算机网络中的电子文件，其归档管理也必须用计算机进行。纸质文件其内容、形式、结构都统一地呈现于一种载体之上，且一旦生成便与载体成为不可分离的整体，一经修改便会留下痕迹。而电子文件其同一内容可复制到不同的存储载体上，且对其修改很难被予以证实。电子文件区别于纸质文件的这些特点决定了其难以简单套用纸质文件管理方法。受传统思维的束缚在电子文件归档管理中存在的简单套用现象主要表现在以下几个方面：
1、简单套用纸质文件的归档范围，将计算机辅助档案管理与电子文件管理相混淆，使得同一内容的文件，纸质与电子形式重复归档，真正有价值的电子文件任意流失。在电子文件归档时，无视计算机设备和载体可靠性因素，沿用纸质文件的保管期限与处置方法，必然为今后的长期保管增加压力。
2、简单套用纸质文件实体归档的手工模式，一味强调对载体的收集归档，忽视对电子文件运行所需的设备及环境的记录，必然为今后的利用带来麻烦。当大批的电子文件进行归档时，仍沿用手工抄写文件目录、手工填写归档电子文件登记表等传统模式，严重影响了电子文件归档的速度和质量。
3、简单套用纸质文件的保管措施，将电子文件的存储载体作静态保管，忽视其信息的软、硬件技术是在动态发展的，必须定期进行机读测试，以确保信息的可读性，以及软、硬件变化后电子文件的迁移等问题。
四、档案信息化建设的发展思路
经过近几年的发展，上海档案信息化建设取得了阶段性成果，也获得了不少经验和教训，为下一步快速、持续、健康发展奠定了良好的基础。如何依托现有基础，抓住机遇，加快发展，力求在全国档案信息化工作格局中领先一步，创出特色，将成为当前和今后上海档案行政管理部门研究的重点。制定科学的档案信息化“十一五”规划对加快推进档案信息化建设，实现档案事业的新一轮跨越式发展具有重要的指导意义。在综合考虑上海档案信息化现状和总体功能定位，以及广泛听取专家咨询委员会和社会各方面的意见后，大致形成如下的基本发展思路，期待与大家作共同地探讨：
（一）指导思想 “十一五”期间，上海档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，按照上海城市信息化建设的总体规划和要求，加快推进档案资源
数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，进一步提高上海档案信息化水平，实现档案事业的跨越式发展，为上海改革开放和现代化建设提供一流的档案信息服务。
（二）基本方针 “十一五”期间，上海档案信息化建设的基本方针是：根据档案信息化“统筹规划、分步实施、扩大利用、标准一致、安全保密”的原则，以档案信息网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息开发利用为目标，重点突破，务求实效，使上海档案信息化与上海城市建设和国民经济与社会发展相适应。
（三）奋斗目标 “十一五”期间，上海档案信息化建设的奋斗目标是：加强档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设和档案信息化标准体系建设，大力开发和推广档案管理应用系统，努力构建档案信息化所必需的安全保障体系、人才队伍体系和社会服务体系，促进上海档案信息化建设持续、快速、健康地发展，力争使上海档案信息化建设总体上达到国际先进水平。2006年～2007年全面建成“三网并进”的上海档案信息化基本应用格局，实施电子档案工程；2008年～2010年，建成以市档案馆馆藏为核心，以各区县综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆和企事业档案馆馆藏为骨干，连接各机关档案室的市、区（县）二级、条块结合的档案信息资源共享体系和基本完成电子档案工程。
“三网并进”的应用格局是指：依托局域网加强档案利用服务窗口建设，依托公务网完善上海档案目录中心建设，依托因特网推进档案信息网站建设。做到标准统一、功能完善、安全可靠、利用方便,逐步实现档案信息利用的网络化。
电子档案工程的建设目标是：加快实施档案信息化，构筑政府公开信息网上报送及应用平台，推进电子文件归档和电子档案接收保管与利用，建设基于公务网的电子文件归档及电子档案接收应用系统，完善上海档案目录中心以及上海档案信息资源总库，逐步实现各部门档案信息数字化。
（四）主要任务 “十一五”期间，上海档案信息化建设的主要任务是：
1、进一步加强档案信息化基础设施建设
档案信息化基础设施是档案资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平。“十一五”期间，上海档案信息化基础设施建设的主要任务是：建设以上海档案信息网站为主体，以各区县档案网站为基本骨干，各级档案部门网站参与的上海地区档案网站群，使网站成为有影响力、有特色的档案工作网站和开放档案资源网站，并成为政府公开信息一门式集中查询的门户网站。力争在全国网站中成为功能最全、信息量最大、更新及时、查询方便、点击率最高的一流专业网站。同时，按照上海电子政务总体规划要求，根据实际发展需要，配备和更新必要的信息化设备，建设和完善专网，纳入本区域的党委和政府信息管理网络架构，并与市公务网、政务网建设同步，实现全市范围内的互联互通、资源共享，建立起国际一流水平的档案信息化网络平台。
2、提高档案库房和其他档案业务基础工作的智能化管理程度
3、进一步推进档案管理应用系统建设
档案管理应用系统建设应从上海档案工作的实际出发，坚持以应用为导向，着眼未来，与国家档案局对档案信息化建设的要求相适应，与本市电子政务的建设和政府公开信息以及已公开现行文件查阅制度相衔接，注重实效，不贪多求全，避免浪费。“十一五”期间，重点建设或完善如下档案信息化应用系统：文档一体化及其电子公文归档管理系统；电子档案移交、接收、保存、利用管理系统；馆藏档案数字化系统和专题档案目录数据库系统；政务外网档案应用项目建设及门户网站的扩充；公务网档案应用项目扩充和电子公文管理系统；市档案馆内网扩充及电子阅览室的建设；电子档案信息资源总库(数据仓库) 建设；政务公开信息接收与查询系统；档案异构数据库一门式集中检索系统；城域跨网多档案信息系统一体化管理系统
4、加强档案信息资源建设，进一步发挥档案部门参政、资政职能。
档案信息资源建设是档案信息化工作的核心内容之一，而档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。“十一五”期间，上海档案信息资源建设的主要任务是：加快档案目录数据库建设步伐，建立市区二级、条块结合的上海档案目录中心和分布式目录数据库，完善和丰富目录中心资源，并在此基础上，建立以档案全文多媒体数据库为核心的档案信息中心；加快馆藏档案数字化建设，开发档案信息资源，利用信息技术进一步丰富专题汇编和编研成果，为领导、相关部门和人民群众提供高效、便捷的利用服务；加强电子文件归档管理和电子档案接收工作，全面实施电子档案工程；加快政府公开信息系统的建设，建立集中、统一、高效的查询枢纽和平台。
5、加快与档案信息化相关的档案标准体系建设。
“档案工作标准化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础”。标准是工作的规范，有了标准，工作的开展就有了可以共同遵守的规章。这一点在档案信息化建设中尤为明显，档案信息在网络上传输需要遵循规范的网络传输协议，跨部门、跨系统的档案数据交换需要遵守共同的交换格式，因为，信息是流通的，不流通则不成为信息，而信息的流通离不开通用的语言，没有通用的语言则无法畅快地交流。档案信息技术标准和规范就是档案信息化建设共同遵守的规章和通用的语言。与档案信息化相关的档案标准体系主要有三方面内容构成：信息本身的标准化和规范化，信息处理界面的标准化和规范化以及信息交换的标准化和规范化。“十一五”期间，档案信息化标准体系建设的主要任务是：对已颁发的现有档案信息化应用标准和规范，关键是加强监督指导和宣贯力度。同时，继续完成一批上海市地方标准项目、国家档案行业标准项目，并研究制定一系列与档案信息化相关的档案业务规范和档案信息化技术标准，构筑上海档案信息化应用标准体系。
6、加强档案信息化工作保障机制建设
上海作为一个国际化大都市，经济发展处于比较发达的水平，同时也是信息化的前沿阵地，信息安全的发展直接影响到信息化对社会生产力推进作用的正常发挥，也直接关系到人们对信息化的信念与态度的转变。信息安全保障体系作为档案信息化工作保障机制的重要组成部分，营造了档案信息化建设的大环境。“十一五”期间，加强档案信息化保障机制建设的主要任务之一是：设立专门机构和职能，确保档案信息内容安全和计算机软硬件设备的安全，完善档案数据备份及信息系统容灾机制，建全档案信息安全保障体系并纳入国家信息安全防御体系框架。
培养大量的信息化应用人才，是进一步推动档案信息化工作的人力保证。人才队伍建设作为档案信息化工作保障机制的关键内容，推动着档案信息化建设的跨越式发展。“十一五”期间，加强档案信息化保障机制建设的又一项重要任务是：建立一支信息资源库开发、维护、管理的专业技术人员队伍，建立一支应急、指挥、处理的技术支撑队伍和建立一个提供咨询、论证服务的专家库，以进一步加强人才队伍建设。
深化档案工作服务机制创新，是“十一五”期间加强档案信息化工作保障机制的新课题，其主要任务是：创建社会专业化服务机构，提供一流的档案信息资源深加工服务，建成档案数字化加工基地，推进档案信息化服务体系建设。
综上，在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，随着城市信息化建设和电子政务的不断推进，档案工作发生了深刻的变化，档案信息化应运而生，他是档案事业实现跨越式发展千载难逢的机遇，也是关系到档案工作生死存亡的严峻挑战，我们档案工作者必须以全新的视野、全局的观念和发展的战略，抓住机遇、迎接挑战，档案事业的发展前景一定光辉灿烂！